会务组工作专题方案

1、会务组分工及工作方案一、工作目日勺及重要任务全力做好有关会务组工作，保证座谈会的顺利进行。重要任 务：拟定本组工作方案；负责座谈会的接待工作；负责礼物、纪 念品、签到表、座次牌的设计制作；负责准备会议资料；负责座 谈会期间各项活动的后勤保障工作。二、人员安排负责人：刘芳三、会务准备场景布置(协助广告公司)：(1)40周年华诞展及各专科展牌；彩虹门、气球、横幅、典礼启动幻影球、有关牌匾、礼炮、 鲜花等；音响的调配；有关歌曲的准备(国歌、院歌、背景音乐等)；新院区项目、科研中心、生殖中心启动典礼及博士后工作 站挂牌典礼的有关准备工作；“千人宣言”典礼的准备工作；颁奖证书的准备；院庆工作牌的统一制作

2、。会场座椅的摆放（按不同颜色座椅辨别ABCD区，方摆放主席台；准备嘉宾名牌；准备嘉宾胸花（院外所有嘉宾）、附院院庆小手旗；摆放矿泉水；准备会议资料及礼物装袋；在会场一角设萨斯风、钢琴现场演奏；会场卫生间的批示牌（告知资产管理部做好清洁卫生工作）。资料袋内物品：（1）产品简介（2）座谈会专项片DVD（3）座谈会活动手册（4）纪念品（二）嘉宾接待刘芳姜芳榕庆典大会当天提前到大会现场，熟悉嘉宾坐席；迎接嘉宾，指引嘉宾到报到处签到（协助礼仪小姐及义工）；协助嘉宾领取会议资料及礼物，指引嘉宾就坐（协助礼仪小 姐及义工）；所有嘉宾入场完毕，工作人员到指定区域就坐；庆典大会结束，工作人员指引嘉宾离场乘车。（

3、三）嘉宾签到刘芳负责嘉宾签到（准备嘉宾签名册或签名卷轴）；及时核对到会嘉宾名单（准备一份参与庆典嘉宾名单）；准备文房四宝若干，以便有需要的嘉宾题字；负责会议资料及礼物的发放及保管工作。（注：前一天晚上已到宾馆签到的嘉宾，不再签到及发放资料袋， 只在会场摆放议程单张。）（四）应急工作刘芳负责因天气等因素主会场转移工作；在附院礼堂做好备用会场的准备工作；突发事件的紧急解决（协同院庆活动应急组）；现场保健医生及常用药物的准备；由附院员工构成观众预备队伍，约100人，在现场观众过少 时到场就坐，避免冷场。四、时间安排及分工根据工作内容，会务组分为后勤保障小组、礼物小组，分别 负责座谈会前和座谈会期间的

4、所有后勤保障工作，礼物设计、制 作、发放等工作，座谈会接待、引导工作。具体时间安排及分工 如下表：时间工作任务负责人工作小组11月1日确认住宿事宜刘芳保障小组11月5日礼物初步设计刘芳礼物小组11月6日会场确认刘芳保障小组交通用车检修刘芳保障小组11月9日礼物制作刘芳礼物小组会场环境、交通、医疗、食宿再检查刘芳保障小组11 月 10日会场布置刘芳会务组全体礼物、会议材料分装、检查刘芳会务组全体接寺人员具体工作安排刘芳会务组全体11 月 26日接寺座谈会邀请与会人员刘芳会务组全体会场、论坛会场最后布置检查刘芳会务组全体会议礼物、材料到立刘芳会务组全体4.参与宴会人员引导（如果需要）刘芳、姜芳榕保障、接寺11 月 27日庆典会议服务刘芳会务组全体座谈会邀请与会人员吃住行服务刘芳会务组全体10 月 27日座谈会邀请与会人员离会服务刘芳会务组全体会场后续工作刘芳保障小组与会人员礼物发放刘芳礼