CH04 会计核算软件的操作要求

1、 第4章 会计核算软件的操作要求Contents4.1会计软件的基本构成及流程 4.2会计软件的操作流程 4.4报表子系统应用方法 4.3账务处理子系统应用方法4.5应收应付子系统应用方法 4.6工资核算子系统应用方法 4.7固定资产核算子系统应用方法4.1 会计软件的基本构成及流程 会计软件的基本结构是从系统的功能层次结构来反映的，功能结构是指系统按其功能分层、分块的结构形式，即模块化的结构。 会计软件中具备相对独立地完成会计数据输入、处理和输出功能的各个部分，称为会计软件的子系统。大部分的会计软件按会计核算功能划分为若干个相对独立的子系统，由于系统每一部分的功能简单明了且相对独立，各子系统

2、的会计信息相互传递与交流，从而形成完整的会计信息系统。 这些模块之间的关系及流程如下图所示：模块关系及流程4.2 会计软件的操作流程 会计软件是由许多子系统组成的，虽然不同类型的企业会计软件子系统划分方法和结构不尽相同，各子系统的具体实现功能也有所差异，但是它们的基本操作流程和方法是类似的。 会计软件为了满足不同单位的不同要求，在通用化的商品会计软件中一般都有一个初始设置模块，在此模块中有大量的初始化工作要做。此外，日常核算还有业务处理、期末核算、系统维护等功能。通用会计软件应用的一般流程如图所示：4.3 账务处理子系统应用方法4.3.1 账务处理子系统概述 账务处理子系统主要用来处理企事业单

3、位的账务核算业务，从功能上看，账务处理子系统的主要任务就是制单和记账。它除了具有凭证处理和记账功能外，还能完成银行对账、往来账的辅助管理、部门核算管理、项目核算管理和预算管理等辅助功能。 账务处理子系统是会计核算的主要部分，它支撑着会计软件的其他各子系统。会计核算各子系统以账务处理子系统为核心，相互之间有信息传递。它还与应收账款、应付账款、固定资产、成本核算各个模块之间用记账凭证相联系。 4.3.2 账务处理子系统的基本功能 典型的账务处理子系统包括建账及系统初始化、凭证的处理、出纳管理、账簿的处理、数量核算、外币核算、个人借款管理、期末结账、应收及应付款管理、部门核算、项目管理、预算管理等工

4、作。 账务处理子系统中的对账功能是会计软件在设计时由程序自动检查核对的，如总账、明细账、日记账之间的账账核对；另一部分则提供给用户进行核对，如与银行对账单核对，与往来账核对，与其他辅助账核对等，并能做出调节表等相关资料。4.3.3 电算化账务的处理流程及特点 一、电算化账务处理流程 电算化条件下，数据处理工作可借助于计算机设备集中快速完成。以科目汇总表账务处理流程为主，采用一种全新的核算处理流程：二、电算化账务处理流程特点与手工账务处理相比，电算化账务处理流程有如下特点 ：数据处理的起点发生了变化 (2) 无账账核对的必要 (3) 记账的含义不尽相同 (4) 账表的存在形式发生了变化(5) 电

5、算化后，大 部分工作由计算机完成 (6) 资料的积累和查询更为方便4.3.4 初始设置及账务初始化 期初建账是指会计软件在正式投入使用之前所做的初始设置。 账务初始化是指在系统运行前，根据确定的核算方案和会计软件提供的功能，定义有关账务核算参数、核算规则和处理方法，输入总账、明细账余额及会计软件所需的相对固定的数据(如固定资产、工资固定信息等)。 账务初始化是一次性的工作，初始化过程中设定的会计科目代码结构及一些参数在结束建账后即无法修改，系统初始化的质量对账务软件的质量和工作的效率将产生直接的影响。初始化在每年期初时，往往也会进行相关的调整。一、初始设置 账务处理子系统允许用一套软件同时为多

6、个核算单位记账，一个核算单位也称一个账套。新建立账套及初始设置的处理流程如图所示： 二、操作人员及权限设置 操作人员设置能将会计人员的职责分工在系统中加以明确，同时使系统具有合法的使用者。操作人员及权限设置功能十分重要，使用时应严格按照会计信息化岗位划分及会计信息化制度的要求进行设置，区分各操作员之间的相互牵制原则，防止计算机舞弊的可能性。 例如：具有系统管理及维护功能权限的操作员不能有制单和审核的操作权限，“设置操作员及权限”功能应仅授权给系统负责人。一般与“系统管理”、“期末处理”有关的模块，要求由会计主管或电算主管人员执行；对“账务处理”模块的权限可以赋予除出纳员之外的所有会计人员；对“

7、现金银行”模块权限只能赋予出纳人员；“报表及财务分析”模块一般由会计主管、主管会计执行，以确保会计数据的安全。 三、会计科目设置及维护 “会计科目设置及维护”功能用于输入账务处理子系统所有会计科目编码及其编码属性内容。会计科目编码通常用阿拉伯数字编制，采用群码的编码方式(分段组合编码)，从左到右分成数段，每一段设有固定的位数表示不同层次的会计科目。例如，第一段表示总账科目，第二段表示二级明细科目，第三段表示三级明细科目。 在设定科目编码时还要重点注意其系统性、唯一性、简洁性和可扩展性。为满足以上原则，可将明细科目先分类，按分类设置二级科目，然后再设置下级明细科目，如应收账款总账科目下先按客户所

8、属地区分类，设置二级明细科目，然后再按客户名设置三级明细科目。更理想的解决方案是应用往来客户辅助核算。 四、设置凭证类型 “设置凭证类型”功能用于定义账务处理子系统软件所用的各种凭证类型及其代码，即定义制单时允许使用的记账凭证类型。凭证类型一旦定义并使用，一年之内不能变动，但在每年年初还是可以调整的。具体例子如下表所示： 五、非法对应科目设置 “非法对应科目设置”功能用于定义凭证分录中的不符合会计习惯的借贷关系 ，是为了提供更多的控制措施，防止错误凭证进入计算机。例如：借：固定资产，贷：应交税金，就是非法对应科目。六、自动转账分录定义 “自动转账分录定义”功能用于定义在会计业务中每月重复地规律

9、性出现的凭证。这一类凭证多为转账类凭证，如：每月提取折旧费、按月上交税金、按月结转工资、月底结转管理费到损益账户等。 七、辅助编码设置 辅助编码有单位、部门、职员(人员)、项目、计划等，它们是会计科目编码的扩充和补充。通过这些辅助编码可以进行辅助核算(如部门核算、往来单位核算、项目核算、计划核算等)，形成各种辅助账表。 八、原币及汇率设置 会计核算中如果存在多币种核算，需要设置单位具有的原币及汇率。定义时需要输入所有使用外币的代码、名称及记账汇率(1外币折合多少人民币)。 九、期初余额的输入及平衡校验 此功能用于输入所有明细科目的年初余额、启用会计期间月份前各月的发生额及按照会计制度的要求进行

10、余额试算平衡。 一般账务软件只需要输入最明细级会计科目的期初余额，软件会自动计算它所有上级科目期初余额。 对输入期初余额，账务处理软件要对输入的借、贷方发生额和年初余额试算平衡。平衡是指按照会计制度的要求：全部账户的借方余额合计=全部账户的贷方余额合计；资产=负债+净资产；明细科目汇总值=上级科目值；借方累计发生额=贷方累计发生额。不平则会显示出相关信息，应根据提示修改相应的期初余额。 十、启用账套 一旦启用账套后，一般会计软件会将账务初始化工作中的部分功能模块屏蔽掉，用户只能对部分账套参数进行修改，对会计科目、辅助编码、外币代码、凭证类型进行有限的修改和增加。 因此，使用“启用账套”功能一定

11、要慎重，应反复检查是否还有未输入的数据，输入的数据是否正确、合理，最后进行一次数据备份后才启用账套。4.3.5 日常账务处理 日常账务处理主要是围绕凭证进行的账务处理工作，它是账务处理子系统中使用最频繁的功能模块。凭证处理的及时性和正确性是账务处理的基础。凭证是登记账簿的依据，在实行计算机处理账务后，电子账簿的准确与完整完全依赖于凭证，因而必须确保凭证输入准确完整。 一般来说，业务量不多或基础较好或使用网络版的单位可采用前台处理方式，而在初期使用或人机并行阶段，则比较适合采用后台处理方式。一、凭证处理工作流程 账务处理软件中处理凭证的流程与手工处理凭证相似，其工作流程如图所示： 某些特殊情况下

12、(一般是月初)，在输入本月会计期间凭证的同时，可能还需要输入上个月会计期间的部分凭证(一般是结账凭证)。允许跨月输入凭证提高了账务处理软件使用的方便性，跨月输入时会计期间的选择可以通过“选择会计期”功能实现。二、凭证输入及修改 凭证输入及修改功能是账务处理子系统软件中使用最频繁的功能，为保证凭证输入的正确性，软件采用了大量的正确性检验控制措施，会自动发现输入中的某些错误。其正常的操作流程如图所示： 三、会计凭证查询、打印及汇总 凭证查询的范围有凭证类型、凭证号范围、制单日期范围、金额范围、会计科目范围、某制单人、是否复核、是否记账等。凭证汇总的作用是将本次所选记账凭证或未记账凭证生成一张凭证汇

13、总表。四、会计凭证的审核 审核凭证即审核人员按照会计制度，对制单人输入的会计凭证与原始凭证进行核对，审查认为有误的凭证应返回制单人修改后，再审核。 按会计制度的规定，制单人与审核人不能为同一人。凭证一经审核，就不能被修改、删除，只有被取消审核后才可以进行修改或删除。五、会计凭证的记账 “记账”也就是对凭证数据表打上记账标志，同时计算这些凭证所有分录所对应会计科目余额表的相应数据。 “凭证记账”功能十分重要，因为记账凭证不能再修改。账务处理软件凭证记账开始时，一般先做备份，账务处理软件会自动保护记账前的各种凭证和账簿，以防记账中断。六、错误凭证的处理 凭证记账前发现该凭证有错误，先取消审核，然后

14、再修改或删除该错误凭证。要注意的是：只能是该凭证的原制单人才能修改自己输入的凭证。 记账后发现凭证有误，一般是出“红字”凭证冲销后再重新输入正确的凭证进行调整。 4.3.6 期末结账及系统维护 期末结账及系统维护有“期末结账”、“账务数据检查”、“账务数据维护”等功能模块。期末结账的处理流程主要包括： (1) 使用凭证审核记账功能对本月剩余的凭证进行审核和记账 (2) 编制结账转账凭证 (3) 结账转账凭证的审核和记账 (4) 本月凭证、余额表及账簿检查 (5) 进行数据备份 (6) 确认结账的会计期间，进入期末结账 (7) 确认结账4.4 报表子系统应用方法会计核算的根本目的在于提供对经济决

15、策有用的财务信息，各会计核算主体提供财务信息的手段主要就是编制和提供会计报表，因此，会计报表是会计核算的最终成果。其业务流程如图所示： 报表数据的传递流程如图所示： 4.4.1 报表编制 通过报表模块来编制报表，主要工作流程如图所示： 4.4.2 报表子系统的日常应用 主要包括以下几个方面： (1) 报表计算 (2) 报表审核 (3) 数据保护 (4) 报表打印输出 (5) 数据备份4.5 应收应付子系统应用方法4.5.1 往来业务应用的流程往来业务信息化管理的方法大致分为以下三种： 直接将往来客户作为往来科目的明细科目设置来进行管理。 往来业务较少企业 往来业务较多并且变化较频繁的企业 需要

16、进行高层次管理需要的企业 采用账务系统中的往来业务辅助管理模块来进行管理。 采用独立的往来业务管理系统，账务系统只进行总分类核算。 往来业务信息化管理的流程大致有五个步骤，如图所示：4.5.2 往来客户管理 往来客户管理就是要管理每一个往来客户的基本信息。在系统中采用往来客户表来为每位客户设置独一无二的客户代码，同时还需要记录客户的名称、通信地址、邮政编码、开户银行、联系电话、联系人等。4.5.3 期初往来业务管理 期初往来业务设置，就是在往来业务表中录入每一笔期初的往来业务的往来单位、发生时间、摘要、金额等信息。对于期初的往来业务，必须在系统初始化阶段输入往来业务，以便以后开展正常的核销工作

17、。同时，还必须注意往来业务的金额与账务系统数据的关系。4.5.4 日常往来业务管理 企业日常运作中会频繁地发生各种往来业务，所以，系统需要进行日常往来业务的管理工作。主要是在往来业务表中登记各种往来业务，如发生时间、对象、业务情况、金额等。 在企业的各种业务中，产生往来业务的主要有采购业务(产生应付性质的往来业务)、销售业务(产生应收性质的往来业务)、其他业务(个人欠款、保险公司赔款等业务)。4.5.5 往来销账 在企业的日常业务中，除了不断产生往来业务以外，也不断地进行往来业务的冲销工作。如：企业支付款项给采购的对方单位，销售的对方单位支付款项给企业等。在软件中，一般使用出纳模块进行款项的收

18、付管理，系统依据出纳系统的收付款项业务的原始单据自动进行往来业务的购销管理。4.5.6 往来查询 往来业务管理中，往来信息的查询是一个重要的部分。例如：查询往来客户的名称、地址；或者需要查询每位往来客户还欠企业多少钱以及企业还欠每位往来客户多少钱；或者查询每笔往来业务的发生、发展、结束的情况等。 4.6 工资核算子系统应用方法4.6.1 工资核算子系统内容工资核算子系统主要具有以下功能： (1) 根据国家和单位的工资政策设置工资种类和各类工资的项目结构。 (2) 根据职工的人员变动、考勤记录和扣款等信息，自动计算员工的工资。 (3) 工资数据编辑。 (4) 自动按职工的工资类别和部门进行汇总，

19、生成工资结算汇总表。 (5) 自动编制工资费用分配汇总表和职工福利费计提分配表等 ，并生成转账凭证传送给账务处理子系统和成本核算子系统。 4.6.2 工资核算的基本流程 工资核算子系统的应用，主要流程是初始化工作、每月的数据变化录入、计算汇总后进行相关的查询打印和凭证结转，如图所示：4.6.3 工资核算子系统的功能一、系统初始化 工资核算子系统初始化定义主要包括“设置职工基本信息”、“设置工资类别”、“设置职工类型”、“设置部门”、“设置工资项目”、“定义工资计算公式”、“设置个人所得税率”和“定义工资转账凭证”等功能。 二、人力资源数据转入 工资核算子系统与人力资源管理系统紧密相关，数据转入主要应有两个方面的功能。一是人力资