企业职工档案管理工作规定

1、第 页共4页第 1页共4页企业职工档案管理工作规定总则为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。各部门证件、文件等资料由人事部统一保管，如果因工作需要必须保留的，须向总办提出书面申请，批准后交人事部登记备案。档案管理部门必须保留公司能力范围内的第一手资料。档案管理应按要求登记，建立目录。公司客户档案在转档交接时，交接双方应就档案的份数、内容核实无误后，签名确认。接档人整理档案后，保证相关资料准确输入电脑并保存。客户档案输入电脑后，接档人负责按编号将档案分批入档保存。管理人员应采取有效措施保证档案完全、完整、作好防盗、防水、防火、防虫。档案管理员必须严格按照公司保密制度做好

2、保管工作，对出入库的档案进行仔细的清点和登记， 严防档案丢失， 非工作需要不得谈论档案内容。对所调档案应归还的应及时催交如有遗失， 由调阅人员负责。归档范围：公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、 经营情况、 人事档案、 会议记录、 决定、 委托书、 协议、 合同、 项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。.档案分类：A、证件类：各部门印鉴、营业执照、税务登记证等。B、人事类：员工档案及应聘人员档案。C、文件类：行政文件、会议记录、其它信息资料。D、财会类：财务账本、报表、凭证等。E、资产类：公司固定资产。F、客户类：客户资料及档案、供应商资料及档案。G、合同类：对外签

3、署的一切合同、协议等。H、其它类：不在上述范围之列，但具有保存价值的。.编制方法每一类档案建立一个台帐。具体编号为： 类别 +年份 +日期 +三位数字，如 F20110708001，为2011年7月28日的第一号客户档案。人事部文件增加HR表示符。台帐按顺序编好目录，细节必须注册档案的具体内容存放地点等。.资料的收集与整理公司的归档资料实行 “季度归档” 及“年度归档” 制度， 即： 每年的三、六、九月和十二月为公司档案资料归档期。在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各部门主管应积极配合与支持。凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。各部门专用的收、

4、发文件资料， 按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。档案管理员根据公司的实际情况实施档案归档整理。.资料的分类与归档 ： 公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。.调档权力划分： 总经理： 全部； 人事部主管：A、 B、 C、 E、G、H类；财务部主：D、E、F、H类；采购部经理：F、H类。营运部主管：F、 H 类。主管副总：B、 C、 F、 G、 H 类；其他二级管理人员：本部门相关的权限范围内的各类。.调档程序各部门员工因工作需要调阅档案时，须填写调档单 。因工作需要，公司的其他人员需调阅非密级档案时，需持本部门主管签批后的调档单至人事部

5、申请，经人事部主管审批同意后，方可调阅。需要借出的各类档案必须在规定时间内归还。根据公司档案密级，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以调阅，但调阅时间不得超过4 小时。秘密级档案的调阅必须由总经理或人事部主管批准。除总经理授权的正常业务外，任何 A 类的盖章，印鉴带出须总经理同意后方可执行。档案归还时，经档案管理人员核查无误，并于调档单填注归还日期及签字确认后，既行归档。 调档单作为档案的一部分永久性保存。总经理、部门主管调阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。档案调阅者必须做到： 爱护档案，保持整洁，严禁涂改。 注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。.档案的销毁任何部门或个人非经允许、均无权随意销毁企业档案材料；若按公司规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可进行，一般内部档案， 由档案管理员填写公司档案资料销毁审批表交人事部主管批准后方可销毁。经批准销毁的公司档案，档案管理员要将销毁的档案资料认真填写、 编制