企业采购管理制度

1、企业采购管理制度目的为加强采购计划管理，保证物资采购工作的正常化、规范化，保障公 司各部门生产经营活动所需物资的正常持续供应，满足生产经营需要， 降低采购成本，特制定本规定。适用范围适用于公司各部门生产经营过程中所需经营性固定资产、材料、劳务、办公用品及非经营性固定资产等零星物料的采购。术语和定义采购：指有偿取得物资、功臣刚和服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇佣等。通用类物资：指劳保用品、机供品、办公用品、印刷宣传品、电器设备、礼品酒水、车辆、酒店等无适航要求的物资。工程：是指建设工程或基建工程，包括建筑物或构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等。服务：指除物资和工程以外的其他采购对象

2、，如水电维保、空调维修、办公设备维护、清洁维护等。非运行类服务：除保障航空器运行相关的空中、地面服务（如航务类协议、航油保障协议、航路航图协议、空勤培训协议等）之外的服务。集中采购：是指由公司制定部门集中进行的采购，凡属于集中采购目录中的商品均由公司指定部门集中采购，不得分散采购。集中采购目录：基建工程、车辆、劳保用品、机供品、酒店、礼品酒水。分散采购：对不属于集中采购目录的商品，基地群各需求部门根据自身运行需求进行的采购。零星采购：是指单次采购金额不超过一万元的分散采购。紧急采购：指因需求时间紧迫，对按正常采购方式无法在需求时间采购到位且直接影响基地群营运、安全、质量的商品进行的特别采购程序

3、。公开询价：指基地群在公开媒体上发布采购条件和要求，并按照采购需求择优选择拟交易对象的采购方式。询比价：指对不低于三家或以上的供应商报价进行比较，择优选择拟交易对象的一种采购方式。单一来源采购：也称直接采购，是指向唯一供应商进行采购的方式。大型商超或电商平台采购：在辖区内的规模以上商场、超市或者电商平台进行采购的采购方式。采购限价：指公司在预算限额内能够接受的最高采购价格。采购需求部门：物资、服务或工程具体使用部门。采购部门：具体实施采购工作的部门，包括公司综合部采购分部、西南基地群综合保障分部以及其他涉及采购业务的部门。职责综合管理分部负责编制公司年度采购预算和年度采购计划；负责协助综合部采

4、购分部进行分公司集中采购项目的实施；负责公司各部门采购业务的组织和协调工作；负责公司零星采购、分散采购以及紧急采购业务的具体实施。负责公司租赁业务的合同或协议签订。负责接待酒店的标准制定、统筹管理。包括提交酒店需求、行政酒店考察、评估/确认中选酒店、管控酒店服务、对账结算等。需求部门：负责提出采购需求，说明物资或工程、服务的名称、数量、技术参数等详细信息和采购必要性，必要时需提供项目的可行性报告；参与合同签订、采购商品的验收、服务的评价及付款。财务部：负责审核公司各采购合同或协议的商务条款，安排付款计划并根据双方约定的账期进行付款；负责审核各需求部门提交的采购申请项目，复核采购限价、提供和抽查

5、历史采购单价等。法务部：负责审核公司采购协议、租赁合同、服务合同、维保合同等合同协议的条款。工作流程无工作程序采购计划公司综合管理分部根据公司全面预算管理控制程序 编制公司年度采购计划和采购预算经公司总经理审批。采购申请审批采购申请提出各需求部门有采购需求时，须提起采购申请的审批，说明需求物资的名称、数量、规格或服务具体事项、工程技术参数等详细信息和采购必要性，必要时提供项目的可行性报告。采购审批权限审批人应当从采购的必要性、采购单价、采购的合理性、是否超出年度采购计划和预算等方面对采购需求进行审批。金额：X审批权限单位：万元分 部 经部门（副） 财务（副） 分 管 副财务总总裁理总经理总经理

6、总裁监预算内：X5采购审批权限如下（涉及长期合作的，按照合作期时间段进行金额预估）预算内： 5 X50预算内：X50预算外：X0.5预算外：0.5 X5预算外：X5接收采购任务公司综合管理分部接收采购任务时，应检查采购申请是否完成审批。公司综合管理分部有权对采购需求申请数量及价格等方面进行监督； 对于明显不合理的采购需求，综合管理分部有权请求审批领导予以复核，需求部门应当予以配合。综合管理分部有权评估接收到的采购申请中的预估价格，当预估价格与市场价格差异超过 10%，有权要求需求部门做好合理性说明。采购类型及采购方式选择采购类型采购按照需求是否紧急可以分为紧急采购和非紧急采购；按照采购对是否属

7、于集中采购目录内商品分为集中采购和分散采购；分散采购按照金额大小分为零星采购和其他分散采购。采购方式采购方式分为公开询价、竞争性谈判、询比价、单一来源、商超或电商平台五种，因基地群采购的范畴均为零星物品，适用于基地群的采购方式选择为询比价、单一来源、商超或电商平台三种。询比价询比价应至少选择三家供应商，由基地群负责采购的人员就采购商品名称规格和数量向供应商进行询价，并要求供应商在规定时间内给予价格回复。单一来源采购单一来源方式采购的，采购部门应当与供应商在公平、诚信的基础上进行协商，适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购或必须保证原有采购项目一致性或服务配

8、套的要求，需要继续从原供应商添购的情况。商超或电商平台供应商应为领先的大型商超、电商自营平台，其销售物资或服务的价格透明，具备公信力，业内声誉较高。大型商超如宜家、麦德龙、沃尔玛、家乐福、永辉、星力等。电商平台仅限京东自营、苏宁易购自营、国美自营、当当自营、天猫品牌旗舰店。采购方式选择紧急采购属于紧急采购的，填报采购申请时应进行备注说明，采购申请未审批完成前，情况特别紧急的，需求部门可通过短信/微信/邮件方式请示汇报需要审批该采购金额区间（详见采购审批权限）的相关领导后， 先执行采购任务（需求部门应妥善保管短信/微信/邮件审批材料）， 后完善采购流程审批。零星采购基地群各部门的日常零星采购需求

9、由基地综合保障分部实施，零星采购应优先通过大型商超或电商平台采购，针对大型商超或电商平台无法满足需求或市场价低于大型商超或电商平台的物资可在市场其他供应商处采购。集中采购和分散采购集中采购项目所列商品、服务、工程等统一由公司综合部采购分部统一执行；其他分散采购由基地根据自身采购保障能力，可申请将较为复杂或专业性强的分散采购委托给综合部采购分部，采购分部接受委托的，由采购分部实施采购；对于采购分部未接受的采购任务，由基地群负责采购的人员进行采购。非紧急采购需求部门的采购申请流程审批结束后，判断拟采购物资的类型是否属于集中采购范畴后选择相对应的采购方式和渠道进行采购。采购方式变更根据项目需求改变规

10、定采购方式（含指定品牌、指定供应商），由需求部门提出变更申请并进行充分必要性的说明，根据审批权限，经相关领导审批通过后，可以采用其他方式采购。采购价格和供应商审批按照不同采购方式确定的拟成交供应商和采购价格，应当经过审批后，方可适用。金额：X审批权限单位：万元分部经理部门（副）总经分管领导（采总裁理购部门）X 1010X50X 50采购执行采购合同或协议按照不同的采购方式确定供应商后，具体采购前，采购部门应当根据公司合同管理控制程序的要求与供应商签订采购合同（即时结清的零星采购/大型商超或电商平台采购可不签订采购合同）。（采购合同应当根据采购的具体性质准确签署合同（例：属于物品购买的， 应当签

11、订买卖合同；属于租赁商品的，应当签订租赁合同；属于服务外包的，应当签订服务合同）。采购合同到期，经需求部门和采购部门一致确认是否需要续签后，与供应商协调续签事宜。采购订单采购合同签署后，采购人员根据采购合同或采购申请列明的物资名称、规格型号、数量、单位等信息创建采购订单并及时下单，同时与供应 商约定到货时间。验收所有采购商品需经需求部门和采购部门验收后方可使用，清点物资数量、检查包装、外观等常规检查，同时填写验收单，作为财务报销或付款的依据；对于采购金额达到固定资产标准的物资，应发起“固定资产验收申请表”BPM 流程，按照固定资产管理控制程序的要求进行资产的归类管理。服务项目、租赁项目的验收由需求部门负责，对合同标的和内容进行有效的监督，同时做好合同期内与供应商的各项协调和沟通工作。工程验收根据国家的相关法律法规、签订的工程合同条款及公司基本建设工程管理控制程序执行。采购物资不符合订单要求的，采购人员应拒绝签收，并通知供应商进行协调更换或退货处理，同时向需求部门说明情况，并及时采取其他补救措施，避免影响正常生产运营。付款采购部门