excel在财务管理中的运用 第2章 EXCEL 2003基础

1、Excel在财务管理中的应用第2章 EXCEL 2003基础学习目标2.1 EXCEL 2003的基本结构2.2 EXCEL 2003的基本操作2.3 工作表的编辑及格式化2.4 工作簿文件及工作表使用本章小结主要概念和观念目录学习目标本章主要介绍Excel 2003的基础知识。通过学习本章，学生应当了解Excel 2003电子表格的基本结构，掌握Excel 2003的一些基本操作，学会创建所需要的工作簿和工作表，并对其进行格式化,为做好财务管理电算化掌握必需的基础操作技能。2.1 EXCEL 2003的基本结构2.1.1 EXCEL 2003的启动与退出1）EXCEL 2003的启动 【开始

2、】 【所有程序】 【Microsoft office】 【 Microsoft office Excel 2003】如果在桌面上设置了 Excel 2003 快捷方式，单击其图标启动。选择任意 Excel 文件，双击后系统就会自动启动 Excel，同时自动加载该文件。2）EXCEL 2003的退出退出 Excel 2003选择“文件”|“退出”命令。 单击 Excel 2003窗口右上角的关闭按钮。双击 Excel 2003窗口左上角的图标。按 AltF4 组合键。2.1 EXCEL 2003的基本结构2.1.2 EXCEL 2003的窗口结构工作表标签状态栏标题栏菜单栏工作表编辑栏活动单元格

3、工具栏任务窗格1)标题栏显示当前工作簿文件的名字。2)菜单栏 在每组下拉菜单中包括了一组相关操作或命令，可以根据需要选取菜单中的选项，完成相关的操作。包括：文件、编辑、视图、插入、格式、工具、表格、窗口和帮助共菜单。3)工具栏 工具栏是一些图标按钮，每一个按钮都代表了一个命令，这些命令都等价于菜单中相关的命令。窗口中显示两个工具栏：格式工具栏、常用工具栏。帮助显示比例绘图图表向导降序升序自动求和插入超级链接恢复撤消新建打开保存权限电子邮件打印打印预览拼写检查信息检索格式刷复制粘贴剪切 字体颜色填充颜色边框增加缩进量减少缩进量减少小数位数增加小数位数千位分隔式样百分比货币式样合并及居中右对齐字体

4、居中左对齐下划线粗体斜体字号 格式工具栏4编辑栏 编辑栏是用来输入或编辑单元格或图表的值的区域。显示活动窗口中的内容。当在活动单元格中键入数据、公式或函数时，输入的内容会同时显示在单元格和编辑区中，既可以在单元格中修改数据，也可在编辑栏中修改数据。编辑栏最左边的是名称框，最右边的是编辑栏。当用户向活动单元格输入或编辑内容时，编辑栏中将出现三个按钮。编辑栏确认按钮函数向导按钮取消按钮名称框5状态栏 状态栏即屏幕底端有关执行过程中的选定命令或操作的信息。当选定命令时 ，状态栏左边便会出现该命令的简单描述。状态栏左边也可以指示操作过程，如打开或保存文件，复制单元格或记录宏表等。6滚动条 使用滚动条可

5、以在长工作表中来回移动。7工作表标签 标签栏位于状态栏上面，显示当前工作簿中所有工作表的名称，如图6-6所示。当前工作表标签标签队列列表标签队列切换按钮 图6-6 工作表标签 8任务窗格 每次启动Excel 2003时会自动出现新建任务栏，用户可以很方便地新建工作簿, 打开已有的工作簿、利用模板等常用的功能。任务栏在使用时特别方便。 工作簿工作表单元格工作簿、工作表、单元格的关系2.1.3 Excel 2003 相关名称工作簿(Book)：Excel的基本文件，后缀名为.xls,每个工作簿可包含多张工作表。并且最多可以包含 255 个工作表。工作表(Sheet)：工作表就类似账簿中的账页。Ex

6、cel存储和处理数据最主要的文档，它由行和列构成，因此又称为电子表格。每一张工作表由 25665536个单元格组成的，每张工作表都有一个相应的工作表标签，工作表标签上显示的就是该工作表的名称。 工作表标签可以对工作表进行管理，如选择、添加、删除、插入等操作。单元格：单元格是工作表中的最基本单位，是行和列交叉处形成的白色长方格。纵向的称为列，列标用字母 A 到 IV 表示，共 256 列；横向的称为行，行号用数字1到65536表示，共65536 行。单元格位置用列标和行号来表示。活动单元格：当前被选取的单元格。单元格地址：在当前工作表中用行和列的值来表示，其中 列名：A、B、C、D、E、F、 行

7、名：1、2、3、4、5、6、 如：A1、E60 等。2.2 EXCEL 2003的基本操作2.2.1 单元格及单元格区域的选取和定位(1) 活动单元格的选定(2) 单元格区域的选定连续区域选择 拖动，或者按着Shift键选择不相邻区域的选择 按着Ctrl键选择行、列选择 点击行号或列号整个工作表选择 点击行号与列号相交处精确选择 直接在名称框中输入需要选择的区域2.2.2 单元格数据输入1）输入文本字符型数据是指首字符为字母、汉字或其他符号组成的字符串，字符数可达32000多个，在单元格中默认是左对齐。只要不被系统解释成数字、公式、日期、时间、逻辑值，则 Excel 一律将其视为文字。数字串作

8、为字符型数据输入在输入项前面添加撇号或者是=”数字串” 如 62574832、=”100872”2）输入数字有效的数字可以包含下列字符：0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 （ ） / $ ￥ % . ，E e 等多数数据可以直接在单元格或编辑栏中输入 数值型数据最多显示15位文本输入 事先将单元格数字格式设置为文本，再输入数据先输入一个半角单引号，再输入数据 输入身份证等较长的数据时 输入以0开头的数字型数据 其他直接输入格式会发生变化的数据换行符的输入：Alt+Enter文本格式输入3）输入日期和时间日期型数据的常用格式：年/月/日或年-月-日，可以省略年份插入当前系统日期：按Ctrl+

9、 分号。时间型数据的常用格式：小时分：秒插入当前系统时间：按Ctrl+Shift+ ；(分号)Excel 支持 24 小时制与 12 小时制可以用“A、a、am、P、p、pm”时间与字母之间必须加上一个空格，否则系统将识别其为文本。如未加上字母后缀，系统将使用 24 小时制显示时间。 4) 输入逻辑值型数据 可以直接输入逻辑值TRUE(真)或FALSE(假)。数据之间进行比较运算时，Excel判断之后，在单元格中自动产生的运算结果TRUE或FALSE居中显示 2.2 EXCEL 2003的基本操作2.2.3 单元格内数据的编辑1）修改单元格数据 方法一：单元格修改 方法二：编辑栏修改2）移动单

10、元格方法一：选中剪切，右键【插入已剪切的单元格】方法二：选取，鼠标指向所选区域的黑色边框，鼠标左键+shift3）复制单元格方法一：【复制】【粘贴】方法二:选取，鼠标指向所选区域的黑色边框，鼠标左键+ctrl4）插入单元格插入或删除的单元格、行、列数，与选中的单元格区域有关。插入/删除单元格时会弹出相应的对话框5）删除单元格或单元格区域6）清除单元格内容方法一：【delete】键方法二：【编辑】-【清除】（【全部】；【格式】；【内容】；【批注】）7）查找和替换8）为单元格添加批注 方法一： 【插入】-【批注】 方法二：【右键】- 【编辑批注】、【删除批注】、【隐藏批注】 或【显示批注】2.2

11、EXCEL 2003的基本操作2.2.4在相邻单元格自动填充数据1）利用填充柄填充单元格填充柄填充柄应用实例数字的填充直接填充，简单复制相邻两个单元格，如2,5，8,11,14,17,20,23按着Ctrl键向下拖动填充柄递加1的序列以数字结尾的字符串直接填充结尾数字递加1相邻两单元格填充按结尾数字间的差产生等差序列按着Ctrl键填充简单复制2）填充特殊的序列自定义序列(高级功能）工具选项，自定义序列在“自定义序列”列表中，选择“新序列”，在输入序列框中输入自定义的序列，各元素间用半角逗号分隔。在“从单元格导入序列”框中，输入已存在序列的单元格，再点击“导入”。在任意单元格输入自定义序列中的任

12、一元素，用填充柄填充。2.3 工作表的编辑及格式化2.3.1设置工作表的行高和列宽1）设置工作表的行高2）设置工作表的列宽在列标或行号上拖动可改变列宽与行高。自动调整行高、列宽格式行最适合的行高格式列最适合的列宽多行、多列调整同时选中多行或多列，再用拖动法调整行高或列宽。2.3.2设置工作表的格式1）利用工具栏按钮设置字符格式2）利用“单元格格式”对话框设置字符格式 2.3.3 使用EXCEL 的自动套用格式Excel内置了一些表格修饰方案，对表格的组成部分定义了一些特定的格式。套用这些格式，既可美化工作表，也可省去设置和操作过程。2.3 工作表的编辑及格式化2.3.4 给单元格和单元格区域命

13、名1）命名规则2）命名方法3）命名应用2.3.5使用条件格式 条件格式是指当给定条件为真时，Excel自动应用于单元格的格式。添加条件格式预览格式设置按钮条件格式实例要求成绩大于等于90分的填充绿色成绩大于等于80、小于90分的填充蓝色成绩大于等于60分的填充黄色成绩小于60分的填充红色解决思路Excel 2003只能设置三种条件格式由于所设条件是全排列，可以将其中一种条件设置成默认格式，其他三种条件设置成条件格式。2.3.6使用模板1）创建模板2）使用模板2.4 工作簿文件及工作表使用2.4.1工作簿及工作表的概念1）工作簿2）工作表2.4.2工作簿的基本操作1）新建空白工作簿2） 利用模板新建工作簿3）利用网站上的模板2.4 工作簿文件及工作表使用2.4.3 输入工作表数据2.4.4保存工作薄1）保存新建的工作簿2）保存已有的工作簿3）自动保存工作簿2.4.5关闭工作簿本章小结本章全面系统的介绍了Excel 2003基础知识，其中重点介绍了Excel 2003单元格、工作表、工作簿的基本操作。工作簿文件是Excel存储数据的基本单位，用户在Excel中建立的各种数据最终都是以工作簿文件的形式存储在磁盘上。工作簿的操作包括新建、打开、保存、保护工作表、设置