财务人必学的excel

1、罢也许你已经在E捌xcel中完成版过上百张财务报蔼表，也许你已利啊用Excel函啊数实现过上千次暗的复杂运算，也办许你认为Exc凹el也不过如此吧，甚至了无新意笆。但我们平日里熬无数次重复的得肮心应手的使用方瓣法只不过是Ex拜cel全部技巧捌的百分之一。本搬专题从Exce爸l中的一些鲜为凹人知的技巧入手背，领略一下关于捌Excel的别稗样风情。靶昂一、建立分类下矮拉列表填充项盎我们常常要柏将企业的名称输哀入到表格中，为艾了保持名称的一按致性，利用“数哎据有效性”功能哎建了一个分类下暗拉列表填充项。罢1.在Sh吧eet2中，将耙企业名称按类别安(如“工业企业拌”、“商业企业叭”、“个体企业拜”等

2、)分别输入澳不同列中，建立背一个企业名称数艾据库。胺2.选中A罢列(“工业企业俺”名称所在列)板，在“名称”栏斑内，输入“工业蔼企业”字符后，澳按“回车”键进案行确认。凹仿照上面的癌操作，将B、C拔列分别命名伴为“商业企业”皑、“个体企业”把芭3.切换到扒Sheet1中版，选中需要输入扳“企业类别”的背列(如C列)，绊执行“数据按扮有效性”命令，癌打开“数据有效叭性”对话框。在扒“设置”标签中吧，单击“允许”凹右侧的下拉按钮敖，选中“序列”鞍选项，在下面的爸“来源”方框中俺，输入“工业企斑业”，“商业企笆业”，“个体企奥业”败序列(各元素奥之间用英文逗号佰隔开)，确定退爸出。皑再选中需要皑输入

3、企业名称的扮列(如D列)，拔再打开“数据有傲效性”对话框，靶选中“序列”选芭项后，在“来源颁”方框中输入公拔式：=INDI搬RECT(C1隘)，确定退出。氨4.选中C叭列任意单元格(稗如C4)，单击爱右侧下拉按钮，摆选择相应的“企吧业类别”填入单奥元格中。然后选瓣中该单元格对应拜的D列单元格(唉如D4)，单击版下拉按钮，即可背从相应类别的企氨业名称列表中选芭择需要的企业名捌称填入该单元格败中。靶提示：在以拔后打印报表时，办如果不需要打印暗“企业类别”列班，可以选中该列吧，右击鼠标，选癌“隐藏”选项，把将该列隐藏起来爸即可。拜瓣二、建立“常用半文档”新菜单袄在菜单栏上傲新建一个“常用芭文档”菜单

4、，将斑常用的工作簿文斑档添加到其中，哀方便随时调用。皑1.在工具罢栏空白处右击鼠埃标，选“自定义巴”选项，打开“癌自定义”对话框拜。在“命令”标蔼签中，选中“类邦别”下的“新菜挨单”项，再将“奥命令”下面的“耙新菜单”拖到菜败单栏。绊按“更改所佰选内容”按钮，袄在弹出菜单的“绊命名”框中输入唉一个名称(如“傲常用文档”)。昂2.再在“哎类别”下面任选坝一项(如“插入矮”选项)，在右白边“命令”下面案任选一项(如“办超链接”选项)挨，将它拖到新菜把单(常用文档)扮中，并仿照上面吧的操作对它进行扒命名(如“工资案表”等)，建立跋第一个工作簿文稗档列表名称。稗重复上面的版操作，多添加几埃个文档列表名

5、称稗。蔼3.选中“暗常用文档”菜单皑中某个菜单项(搬如“工资表”等爸)，右击鼠标，扳在弹出的快捷菜哎单中，选“分配白超链接班颁打开”选项，打八开“分配超链接吧”对话框。通过拌按“查找范围”伴右侧的下拉按钮柏，定位到相应的白工作簿(如“工佰资.xls”等背)文件夹，并选坝中该工作簿文档坝。捌重复上面的爱操作，将菜单项瓣和与它对应的工奥作簿文档超链接八起来。皑4.以后需挨要打开“常用文耙档”菜单中的某拜个工作簿文档时把，只要展开“常袄用文档”菜单，奥单击其中的相应奥选项即可。叭提示：尽管皑我们将“超链接背”选项拖到了“跋常用文档”菜单斑中，但并不影响把“插入”菜单中颁“超链接”菜单斑项和“常用”工

6、昂具栏上的“插入皑超链接”按钮的把功能。哀啊三、让不同类型叭数据用不同颜色皑显示笆在工资表中胺，如果想让大于暗等于2000元岸的工资总额以“扳红色”显示，大柏于等于1500氨元的工资总额以按“蓝色”显示，拜低于1000元稗的工资总额以“爸棕色”显示，其叭它以“黑色”显熬示，我们可以这搬样设置。拔1.打开“盎工资表”工作簿奥，选中“工资总绊额”所在列，执唉行“格式奥盎条件格式”命令八，打开“条件格笆式”对话框。单芭击第二个方框右扒侧的下拉按钮，绊选中“大于或等扮于”选项，在后叭面的方框中输入办数值“2000唉”。单击“格式百”按钮，打开“搬单元格格式”对拌话框，将“字体佰”的“颜色”设案置为“红

7、色”。拔2.按“添办加”按钮，并仿耙照上面的操作设扮置好其它条件(熬大于等于150昂0，字体设置为暗“蓝色”；小于办1000，字体岸设置为“棕色”俺)。唉3.设置完叭成后，按下“确凹定”按钮。稗看看工资表胺吧，工资总额的靶数据是不是按你敖的要求以不同颜柏色显示出来了。昂蔼四、制作“专业半符号”工具栏败在编辑专业岸表格时，常常需版要输入一些特殊柏的专业符号，为俺了方便输入，我肮们可以制作一个隘属于自己的“专八业符号”工具栏捌。氨1.执行“扒工具隘斑宏扳绊录制新宏”命令般，打开“录制新芭宏”对话框，输绊入宏名如“fu矮hao1”并将翱宏保存在“个人瓣宏工作簿”中，板然后“确定”开哎始录制。选中“白

8、录制宏”工具栏翱上的“相对引用疤”按钮，然后将办需要的特殊符号捌输入到某个单元哎格中，再单击“办录制宏”工具栏半上的“停止”按般钮，完成宏的录案制。拜仿照上面的摆操作，一一录制败好其它特殊符号暗的输入“宏”。扮2.打开“坝自定义”对话框蔼，在“工具栏”疤标签中，单击“吧新建”按钮，弹胺出“新建工具栏氨”对话框，输入凹名称“专业阿符号”，确定后爸，即在工作区中皑出现一个工具条半。凹切换到“命哎令”标签中，选碍中“类别”下面疤的“宏”，将“澳命令”下面的“唉自定义按钮”项按拖到“专业符号袄”栏上(有多少摆个特殊符号就拖坝多少个按钮)。蔼3.选中其绊中一个“自定义澳按钮”，仿照第拌2个秘技的第1板点

9、对它们进行命稗名。挨4.右击某啊个命名后的按钮案，在随后弹出的靶快捷菜单中，选鞍“指定宏”选项佰，打开“指定宏案”对话框，选中白相应的宏(如f佰uhao1等)凹，确定退出。耙重复此步操癌作，将按钮与相摆应的宏链接起来笆。艾5.关闭“俺自定义”对话框斑，以后可以像使哎用普通工具栏一鞍样，使用“专业哀符号”工具栏，鞍向单元格中快速凹输入专业符号了傲。氨五、打印工作表班的不同区域搬有的工作表肮，经常需要打印靶其中不同的区域百，用“视面管理巴器”吧。癌1.打开需蔼要打印的工作表懊，用鼠标在不需艾要打印的行(或凹列)标上拖拉，奥选中它们再右击搬鼠标，在随后出爱现的快捷菜单中爱，选“隐藏”选俺项，将不需要

10、打拌印的行(或列)蔼隐藏起来。盎2.执行“伴视图按扳视面管理器”命罢令，打开“视面懊管理器”对话框半，单击“添加”奥按钮，弹出“添哎加视面”对话框搬，输入一个名称瓣(如“上报表”阿)后，单击“确俺定”按钮。扒3.将隐藏爱的行(或列)显哀示出来，并重复扮上述操作，“添跋加”好其它的打蔼印视面。瓣4.以后需拜要打印某种表格瓣时，打开“视面般管理器”，选中伴需要打印的表格跋名称，单击“显芭示”按钮，工作瓣表即刻按事先设叭定好的界面显示耙出来，简单设置瓣、排版一下，按鞍下工具栏上的“邦打印”按钮，一啊切就OK了。蔼背六、让数据按需爸排序昂如果你要将霸员工按其所在的胺部门进行排序，艾这些部门名称既版的有

11、关信息不是霸按拼音顺序，也胺不是按笔画顺序吧，怎么办?可采袄用自定义序列来版排序。敖1.执行“绊格式蔼昂选项”命令，打肮开“选项”对话皑框，进入“自定挨义序列”标签中蔼，在“输入序列癌”下面的方框中半输入部门排序的绊序列(如“机关岸,车队,一车间八,二车间,三车俺间”等)，单击挨“添加”和“确般定”按钮退出。绊2.选中“坝部门”列中任意哎一个单元格，执癌行“数据敖氨排序”命令，打罢开“排序”对话白框，单击“选项啊”按钮，弹出“芭排序选项”对话蔼框，按其中的下霸拉按钮，选中刚邦才自定义的序列扒，按两次“确定扮”按钮返回，所扳有数据就按要求吧进行了排序。傲皑七、把数据彻底隘隐藏起来搬工作表部分办单

12、元格中的内容拔不想让浏览者查翱阅，只好将它隐凹藏起来了。拜1.选中需瓣要隐藏内容的单隘元格(区域)，盎执行“格式爱袄单元格”命令，昂打开“单元格格敖式”对话框，在案“数字”标签的肮“分类”下面选翱中“自定义”选哀项，然后在右边拔“类型”下面的埃方框中输入“;办;”(三个英疤文状态下的分号搬)。阿2.再切换败到“保护”标签佰下，选中其中的肮“隐藏”选项，跋按“确定”按钮笆退出。爸3.执行“瓣工具按蔼保护啊巴保护工作表”命阿令，打开“保护艾工作表”对话框盎，设置好密码后芭，“确定”返回邦。扮经过这样的岸设置以后，上述靶单元格中的内容懊不再显示出来，懊就是使用Exc爱el的透明功能皑也不能让其现形碍

13、。板提示：在“跋保护”标签下，捌请不要清除“锁伴定”前面复选框般中的“班俺”号，这样可以佰防止别人删除你败隐藏起来的数据哎。哎唉八、让中、英文霸输入法智能化地背出现唉在编辑表格俺时，有的单元格案中要输入英文，佰有的单元格中要熬输入中文，反复半切换输入法实在俺不方便，何不设巴置一下，让输入绊法智能化地调整八呢?八选中需要输安入中文的单元格按区域，执行“数岸据柏般有效性”命令，挨打开“数据有效邦性”对话框，切哀换到“输入法模盎式”标签下，按拜“模式”右侧的哀下拉按钮，选中爱“打开”选项后扒，“确定”退出捌。鞍以后当选中巴需要输入中文的癌单元格区域中任把意一个单元格时岸，中文输入法(按输入法列表中的

14、暗第1个中文输入傲法)自动打开，哀当选中其它单元癌格时，中文输入案法自动关闭。碍拌九、让“自动更罢正氨”输入统一的文版本爸你是不是经肮常为输入某些固拜定的文本，如“罢中华会计网校”吧而烦恼呢？那就败往下看吧。把1.执行“阿工具斑暗自动更正”命令百，打开“自动更扳正”对话框。扳2.在“替邦换”下面的方框版中输入“pcw霸”(也可以是其暗他字符，“pc霸w”用小写)，白在“替换为”下盎面的方框中输入摆“中华会计网校岸”，再单击“添敖加”和“确定”安按钮。艾3.以后如昂果需要输入上述板文本时，只要输澳入“pcw”字拔符，此时可以不笆考虑“pcw”唉的大小写，然后版确认一下就成了鞍。败半十、在Exce

15、白l中自定义函数翱Excel罢函数虽然丰富，俺但并不能满足我捌们的所有需要。碍我们可以自定义熬一个函数，来完岸成一些特定的运把算。下面，我们安就来自定义一个芭计算梯形面积的跋函数：懊1.执行“拔工具扳八宏版叭Visual 坝Basic编辑阿器”菜单命令(笆或按“Alt+八F11”快捷键捌)，打开Vis案ual Bas佰ic编辑窗口。捌2.在窗口柏中，执行“插入伴班模块”菜单命令艾，插入一个新的案模块模块1把。矮3.在右边笆的“代码窗口”奥中输入以下代码八：吧Funct百ion V(a胺,b,h)V 邦= h*(a+埃b)/2End芭 Functi板on叭4.关闭窗笆口，自定义函数靶完成。伴以后

16、可以像皑使用内置函数一俺样使用自定义函昂数。唉提示：用上鞍面方法自定义的叭函数通常只能在案相应的工作簿中凹使用。扮败十一、表头下面氨衬张图片疤为工作表添敖加的背景，是衬俺在整个工作表下邦面的，能不能只啊衬在表头下面呢斑？埃1.执行“碍格式氨霸工作表邦哎背景”命令，打罢开“工作表背景盎”对话框，选中稗需要作为背景的昂图片后，按下“颁插入”按钮，将鞍图片衬于整个工笆作表下面。巴2.在按住扮Ctrl键的同挨时，用鼠标在不唉需要衬图片的单胺元格(区域)中半拖拉，同时选中挨这些单元格(区俺域)。霸3.按“格盎式”工具栏上的唉“填充颜色”右办侧的下拉按钮，敖在随后出现的“哎调色板”中，选啊中“白色”。经埃

17、过这样的设置以爸后，留下的单元邦格下面衬上了图熬片，而上述选中肮的单元格(区域凹)下面就没有衬盎图片了(其实，绊是图片被“白色袄”遮盖了)。按提示：衬在拜单元格下面的图芭片是不支持打印啊的。邦颁十二、用连字符昂“&”来合并文案本邦如果我们想芭将多列的内容合隘并到一列中，不拌需要利用函数，百一个小小的连字颁符“&”就能将颁它搞定(此处假吧定将B、C、D爱列合并到一列中拌)。白1.在D列办后面插入两个空芭列(E、F列)绊，然后在D1单吧元格中输入公式安：=B1&C1矮&D1。案2.再次选柏中D1单元格，爱用“填充柄”将哀上述公式复制到斑D列下面的单元碍格中，B、C、坝D列的内容即被办合并到E列对应

18、熬的单元格中。癌3.选中E肮列，执行“复制扳”操作，然后选矮中F列，执行“颁编辑艾澳选择性粘贴”命凹令，打开“选择癌性粘贴”对话框哀，选中其中的“岸数值”选项，按霸下“确定”按钮胺，E列的内容(把不是公式)即被胺复制到F列中。瓣4.将B、邦C、D、E列删扮除，完成合并工板作。扳提示：完成安第1、2步的操敖作，合并效果已伴经实现，但此时疤如果删除B、C班、D列，公式会背出现错误。故须埃进行第3步操作矮，将公式转换为蔼不变的“值”。十三、生成绩条蔼常有朋友问哎“如何打印成绩百条”这样的问题搬，有不少人采取拌录制宏或VBA胺的方法来实现，懊这对于初学者来巴说有一定难度。艾出于此种考虑，凹我在这里给出

19、一皑种用函数实现的蔼简便方法。笆此处假定学霸生成绩保存在S疤heet1工作巴表的A1至G6皑4单元格区域中昂，其中第1行为笆标题，第2行为碍学科名称。板1.切换到暗Sheet2工邦作表中，选中A吧1单元格，输入挨公式：=IF(盎MOD(ROW笆()，3)=0扮，IF(百0MOD?RO凹W()，3(=皑1，sheet捌1！A，IN把DEX(she按et1！$A：碍$G，INT(跋(ROW()俺+4)/3)+癌1)，COLU扮MN()胺。百敖2.再次选中A背1单元格，用“柏填充柄”将上述爸公式复制到B1吧至G1单元格中邦；然后，再同时啊选中A1至G1版单元格区域，用暗“填充柄”将上哀述公式复制到A

20、绊2至G185单搬元格中。背至此，成绩安条基本成型，下疤面简单修饰一下白。稗3.调整好胺行高和列宽后，拔同时选中A1至跋G2单元格区域岸(第1位学生的鞍成绩条区域)，坝按“格式”工具俺栏“边框”右侧盎的下拉按钮，在敖随后出现的边框摆列表中，选中“奥所有框线”选项爸，为选中的区域隘添加边框(如果袄不需要边框，可巴以不进行此步及癌下面的操作)。皑4.同时选稗中A1至G3单半元格区域，点击佰“常用”工具栏隘上的“格式刷”拔按钮，然后按住凹鼠标左键，自A般4拖拉至G18搬6单元格区域，肮为所有的成绩条百添加边框。鞍按“打印”啊按钮，即可将成邦绩条打印出来。哎癌十四、Exce邦l帮你选函数疤在用函数处拌

21、理数据时，常常凹不知道使用什么疤函数比较合适。艾Excel的“爸搜索函数”功能颁可以帮你缩小范傲围，挑选出合适袄的函数。坝执行“插入坝佰函数”命令，打澳开“插入函数”安对话框，在“搜邦索函数”下面的败方框中输入要求艾(如“计数”)袄，然后单击“转俺到”按钮，系统邦即刻将与“计数半”有关的函数挑哀选出来，并显示奥在“选择函数”癌下面的列表框中袄。再结合查看相肮关的帮助文件，盎即可快速确定所稗需要的函数。哀罢十五、同时查看埃不同工作表中多盎个单元格内的数熬据般有时，我们班编辑某个工作表班(Sheet1瓣)时，需要查看芭其它工作表中(拜Sheet2、巴Sheet3皑)某个单元格奥的内容，可以利爱用E

22、xcel的隘“监视窗口”功安能来实现。百执行“视图拌傲工具栏俺坝监视窗口”命令奥，打开“监视窗坝口”，单击其中拌的“添加监视”百按钮，展开“添佰加监视点”对话氨框，用鼠标选中哎需要查看的单元拌格后，再单击“爸添加”按钮。重罢复前述操作，添八加其它“监视点懊”。瓣以后，无论隘在哪个工作表中安，只要打开“监爸视窗口”，即可佰查看所有被监视氨点单元格内的数八据和相关信息。般霸十六、为单元格暗快速画边框鞍在Exce啊l 2002以翱前的版本中，为爱单元格区域添加办边框的操作比较安麻烦，Exce半l 2002对捌此功能进行了全奥新的拓展。板单击“格式碍”工具栏上“边颁框”右侧的下拉斑按钮，在随后弹佰出的

23、下拉列表中疤，选“绘图边框肮”选项，或者执熬行“视图伴扳工具栏岸芭边框”命令，展办开“边框”工具邦栏。奥单击工具栏佰最左侧的下拉按凹钮，选中一种边氨框样式，然后在碍需要添加边框的唉单元格区域中拖跋拉，即可为相应袄的单元格区域快佰速画上边框。暗提示：邦颁如果画错了边框吧，没关系，选中翱工具栏上的版“擦除边框”按颁钮，然后在错误败的边框上拖拉一拌下，就可以清除半掉错误的边框。唉拜如果需要画出不伴同颜色的边框，氨可以先按工具栏安右侧的“线条颜按色”按钮，在随按后弹出的调色板白中选中需要的颜白色后，再画边框稗即可。岸斑这一功能还可以安在单元格中画上暗对角的斜线。敖扳十七、控制特定鞍单元格输入文本把的长

24、度八你能想象当扒你在该输入四位颁数的单元格中却耙填入了一个两位靶数，或者在该输霸入文字的单元格挨中你却输入了数哎字的时候，Ex鞍cel就能自动八判断、即时分析按并弹出警告，那般该多好啊!要实班现这一功能，对安Excel来说癌，也并不难。埃例如我们将笆光标定位到一个按登记“年份”的按单元格中，为了癌输入的统一和计板算的方便，我们扮希望“年份”都版用一个四位数来安表示。所以，我爸们可以单击“数敖据”菜单的“有傲效性”选项。在阿“设置”卡片“艾有效性条件”的昂“允许”下拉菜颁单中选择“文本拔长度”。然后在霸“数据”下拉菜笆单中选择“等于俺”，且“长度”袄为“4”。同时拌，我们再来到“敖出错警告”卡片

25、捌中，将“输入无凹效数据时显示的袄出错警告”设为碍“停止”，并在霸“标题”和“错昂误信息”栏中分邦别填入“输入文半本非法!”和“半请输入四位数年耙份。”字样。懊很显然，当拜如果有人在该单暗元格中输入的不拔是一个四位数时氨，Excel就吧会弹出示的警告盎对话框，告诉你八出错原因，并直拜到你输入了正确阿“样式”的数值背后方可继续录入吧。神奇吧?其实搬，在Excel斑的“数据有效性坝”判断中，还有版许多特殊类型的熬数据格式可选，芭比如“文本类型扳”啊，“序列大半小”啊，“时间百远近”啊，如你吧有兴趣，何不自氨作主张，自己设罢计一种检测标准肮，让你的Exc敖el展示出与众昂不同的光彩呢。皑案十八、成组

26、填充案多张表格的固定拜单元格凹我们知道每唉次打开Exce哀l，软件总是默拔认打开多张工作班表。由此就可看背出Excel除办了拥有强大的单鞍张表格的处理能氨力，更适合在多把张相互关联的表凹格中协调工作。熬要协调关联，当背然首先就需要同氨步输入。因此，版在很多情况下，哀都会需要同时在板多张表格的相同般单元格中输入同安样的内容。芭那么如何对跋表格进行成组编暗辑呢?首先我们昂单击第一个工作矮表的标签名“S瓣heet1”，奥然后按住Shi霸ft键，单击最啊后一张表格的标案签名“Shee半t3”(如果我百们想关联的表格稗不在一起，可以挨按住Ctrl键艾进行点选)。此敖时，我们看到E八xcel的标题坝栏上的

27、名称出现半了“工作组”字唉样，我们就可以澳进行对工作组的傲编辑工作了。在佰需要一次输入多艾张表格内容的单班元格中随便写点柏什么，我们发现邦，“工作组”中捌所有表格的同一俺位置都显示出相癌应内容了。挨但是，仅仅蔼同步输入是远远敖不够的。比如，班我们需要将多张败表格中相同位置颁的数据统一改变靶格式该怎么办呢罢?首先，我们得巴改变第一张表格罢的数据格式，再岸单击“编辑”菜瓣单的“填充”选拔项，然后在其子捌菜单中选择“至摆同组工作表”。胺这时，Exce爱l会弹出“填充颁成组工作表”的佰对话框，在这里板我们选择“格式隘”一项，点“确办定”后，同组中柏所有表格该位置敖的数据格式都改隘变了。挨跋十九、改变文

28、本皑的大小写懊在Exce靶l中，为表格处鞍理和数据运算提袄供最强大支持的叭不是公式，也不凹是数据库，而是白函数。不要以为按Excel中的柏函数只是针对数暗字，其实只要是半写进表格中的内艾容，Excel扮都有对它编辑的扒特殊函数。例如巴改变文本的大小哎写。扳在Exce背l 2002中斑，至少提供了三扮种有关文本大小板写转换的函数。罢它们分别是：“俺=UPPER(伴源数据格)”，瓣将文本全部转换鞍为大写；“=L巴OWER(源数澳据格)”，将文皑本全部转换成小昂写；“=PRO板PER(源数据傲格)”，将文本拔转换成“适当”罢的大小写，如让耙每个单词的首字盎母为大写等。例般如，我们在一张斑表格的A1单

29、元靶格中输入小写的班“excel”白，然后在目标单胺元格中输入“=皑UPPER(A拌1)”，回车后拔得到的结果将会背是“EXCEL熬”。同样，如果百我们在A3单元佰格中输入“mr霸.weiwei霸”，然后我们在拔目标单元格中输暗入“=PROP碍ER(A3)”百，那么我们得到懊的结果就将是“搬Mr.Weiw氨ei”了。俺傲二十、提取字符俺串中的特定字符熬除了直接输坝入外，从已存在啊的单元格内容中翱提取特定字符输柏入，绝对是一种安省时又省事的方按法，特别是对一斑些样式雷同的信爸息更是如此，比柏如员工名单、籍版贯等信息。颁如果我们想佰快速从A4单元八格中提取称谓的案话，最好使用“鞍=RIGHT(爱源

30、数据格，提取佰的字符数)”函版数，它表示“从唉A4单元格最右哀侧的字符开始提佰取2个字符”输板入到此位置。当斑然，如果你想提翱取姓名的话，则伴要使用“=LE把FT(源数据格办，提取的字符数把)”函数了。还啊有一种情况，我班们不从左右两端奥开始，而是直接懊从数据中间提取爸几个字符。比如罢我们要想从A5唉单元格中提取“隘武汉”两个字时艾，就只须在目标胺单元格中输入“巴=MID(A5盎,4,2)”就柏可以了。意思是颁：在A5单元格跋中提取第4个字哎符后的两个字符班，也就是第4和扒第5两个字。半肮二十一、把基数班词转换成序数词蔼将英文的基斑数词转换成序数扳词是一个比较复安杂的问题。因为哀它没有一个十分

31、昂固定的模式：大奥多数的数字在变隘成序数词都是使俺用的“th”后隘缀，但大凡是以版“1”、“2”板、“3”结尾的百数字却分别是以蔼“st”、“n跋d”和“rd”背结尾的。而且，俺“11”、“1白2”、“13”般这3个数字又不靶一样，它们却仍疤然是以“th”懊结尾的。因此，碍实现起来似乎很稗复杂。其实，只把要我们理清思路班，找准函数，只斑须编写一个公式般，就可轻松转换哀了。不信，请看暗：“=A2&I绊F(OR(VA佰LUE(RIG俺HT(A2,2哀)=11,案12,13)斑,th,I半F(OR(VA芭LUE(RIG肮HT(A2)唉=1,2,3扒,CHOO把SE(RIGH拔T(A2),半st,nd

32、蔼,rd)稗,th)邦”。该公式尽管邦一长串，不过含八义却很明确：爸岸如果数字是以“把11”、“12癌”、“13”结百尾的，则加上“暗th”后缀；傲拔如果第1原则无拜效，则检查最后爸一个数字，以“袄1”结尾使用“翱st”、以“2拌”结尾使用“n斑d”、以“3”搬结尾使用“rd蔼”；啊坝如果第1、2原柏则都无效，那么皑就用“th”。矮因此，基数词和爸序数词的转换实叭现得如此轻松和案快捷。熬扒二十二、用特殊隘符号补齐位数熬和财务打过隘交道的人都知道鞍，在账面填充时半有一种约定俗成俺的“安全填写法耙”，那就是将金安额中的空位补齐版，或者在款项数唉据的前面加上“艾$”之类的符号稗。其实，在Ex盎cel

33、中也有类碍似的输入方法，隘那就是“REP隘T”函数。它的柏基本格式是“=跋REPT(“特啊殊符号”，填充坝位数)”。柏比如，我们搬要在中A2单元傲格里的数字结尾翱处用“#”号填拜充至16位，就芭只须将公式改为摆“=(A2&R岸EPT(#白,16-LEN背(A2)”般即可；如果我们吧要将A3单元格蔼中的数字从左侧班用“#”号填充半至16位，就要跋改为“=REP版T(#,1背6-LEN(A澳3)&A3皑”；另外，如果八我们想用“#”蔼号将A4中的数皑值从两侧填充，袄则需要改为“=八REPT(#柏,8-LEN笆(A4)/2)瓣&A4&REP扮T(#)8傲-LEN(A4安)/2)”；如挨果你还嫌不够专

34、捌业，要在A5单癌元格数字的顶头敖加上“$”符号昂的话，那就改为熬：“=(TEX办T(A5,$袄#,#0.0百0(&REP芭T(#,1奥6-LEN(T拌EXT(A5,阿$#,#0斑.00)颁)”，一定能满敖足你的要求。跋败二十三、创建文稗本直方图哀除了重复输袄入之外，“RE岸PT”函数另一熬项衍生应用就是扮可以直接在工作稗表中创建由纯文瓣本组成的直方图袄。它的原理也很肮简单，就是利用霸特殊符号的智能般重复，按照指定按单元格中的计算肮结果表现出长短八不一的比较效果啊。拜比如我们首奥先制作一张年度岸收支平衡表，然背后将“E列”作碍为直方图中“预半算内”月份的显唉示区，将“G列氨”则作为直方图把中“

35、超预算”的百显示区。然后根俺据表中已有结果鞍“D列”的数值办，用“Wing背dings”字巴体的“N”字符熬表现出来。具体稗步骤如下：敖在E3单元鞍格中写入公式“凹=IF(D30翱,REPT(拌n,ROUN哎D(D3*10澳0,0),鞍)”，也拖动芭填充柄至G14绊。我们看到，一白个没有动用Ex胺cel图表功能凹的纯文本直方图邦已展现眼前，方板便直观，简单明盎了。懊耙二十四、计算单肮元格中的总字数白有时候，我扒们可能对某个单摆元格中字符的数奥量感兴趣，需要傲计算单元格中的挨总字数。要解决蔼这个问题，除了敖利用到“SUB霸STITUTE袄”函数的虚拟计碍算外，还要动用百“TRIM”函稗数来删除空

36、格。挨比如现在A1单白元格中输入有“搬how man稗y words翱?”字样，那么班我们就可以用如斑下的表达式来帮矮忙：拔“=IF(版LEN(A1)颁=0,0,LE安N(TRIM(搬A1)-LE爱N(SUBST佰ITUTE(T败RIM(A1)笆,靶)+1)”傲该式的含义哎是先用“SUB挨STITUTE佰”函数创建一个隘新字符串，并且霸利用“TRIM跋”函数删除其中笆字符间的空格，氨然后计算此字符捌串和原字符串的笆数位差，从而得绊出“空格”的数胺量，最后将空格扳数+1，就得出敖单元格中字符的颁数量了。肮暗二十五、关于欧八元的转换哀这是Exc搬el 2002埃中的新工具。如案果你在安装Ex艾ce

37、l 200拌2时选择的是默隘认方式，那么很芭可能不能在“工背具”菜单中找到靶它。不过，我们坝可以先选择“工挨具”菜单中的“暗加载宏”，然后八在弹出窗口中勾败选“欧元工具”艾选项，“确定”拔后Excel 半2002就会自斑行安装了。败完成后我们靶再次打开“工具胺”菜单，单击“芭欧元转换”，一矮个独立的专门用笆于欧元和欧盟成把员国货币转换的扳窗口就出现了。捌与Excel的百其他函数窗口一佰样，我们可以通哀过鼠标设置货币安转换的“源区域胺”和“目标区域耙”，然后再选择哀转换前后的不同疤币种即可。所示绊的就是“100岸欧元”分别转换拜成欧盟成员国其白他货币的比价一柏览表。当然，为稗了使欧元的显示傲更显

38、专业，我们埃还可以点击Ex扮cel工具栏上鞍的“欧元”按钮氨，这样所有转换瓣后的货币数值都吧是欧元的样式了艾。癌芭二十六、给表格跋做个超级搜索引阿擎笆我们知道，搬Excel表格坝和Word中的叭表格最大的不同摆就是Excel般是将填入表格中办的所有内容(包凹括静态文本)都扒纳入了数据库的矮范畴之内。我们摆可以利用“函数按查询”，对目标熬数据进行精确定佰位，就像网页中颁的搜索引擎一样斑。扮比如在所示俺的表格中，从A败1到F7的单元颁格中输入了多名搬同学的各科成绩爱。而在A8到A罢13的单元格中办我们则建立了一隘个“函数查询”蔼区域。我们的设巴想是，当我们在拜“输入学生姓名罢”右边的单元格靶，也就

39、是C8格皑中输入任何一个埃同学的名字后，懊其下方的单元格盎中就会自动显示佰出该学生的各科搬成绩。具体实现阿的方法如下：艾将光标定位板到C9单元格中扳，然后单击“插安入”之“函数”扮选项。在如图1安8弹出的窗口中摆，选择“VLO翱OKUP”函数扳，点“确定”。癌在随即弹出的“耙函数参数”窗口拔中我们设置“L版ookup_v霸alue”(指伴需要在数据表首爸列中搜索的值)胺为“C8”(即翱搜索我们在C8肮单元格中填入的阿人名)；“Ta碍ble_arr捌ay”(指数据柏搜索的范围)为矮“A2败拜B6”(即在所罢有学生的“语文蔼”成绩中搜索)颁；“Col_v氨index_n摆um”(指要搜哀索的数值在

40、表格捌中的序列号)为扳“2”(即数值耙在第2列)；“班Range_l拜ookup”(版指是否需要精确矮匹配)为“FA安LSE”(表明靶不是。如果是，敖就为“TURE邦”)。设定完毕拌按“确定”。搬此时回到表艾格，单击C9单氨元格，我们看到熬“fx”区域中奥显示的命令行为盎“=VLOOK般UP(C8，A案2八板B6，2，FA澳LSE)”。复袄制该命令行，在芭C10、C11熬、C12、C1把3单元格中分别澳输入：“=VL扮OOKUP(C办8，A2邦扮C6，3，FA皑LSE)”；“跋=VLOOKU败P(C8，A2拌跋D6，4，FA鞍LSE)”；“叭=VLOOKU氨P(C8，A2败捌E6，5，FA背L

41、SE)”；“隘=VLOOKU白P(C8，A2肮芭F6，6，FA俺LSE)”(其皑参数意义同C9坝中一样，不再赘摆述)。耙接下来，我矮们就来检验“V肮LOOKUP”艾函数的功效。试隘着在“C8”单盎元格中输入某个拌学生名，比如“版赵耀”，回车之癌下我们会发现，版其下方每一科目芭的单元格中就自俺动显示出该生的敖入学成绩了。稗碍二十七、Exc绊el工作表大纲佰的建立拌和Word摆的大纲视图一样矮，Excel这暗个功能主要用于胺处理特别大的工挨作表时，难以将柏关键条目显示在巴同一屏上的问题斑。如果在一张表唉格上名目繁多，吧但数据类型却又罢有一定的可比性摆，那么我们完全拜可以先用鼠标选靶择数据区域，然柏

42、后点击“数据”氨菜单的“分类汇稗总”选项。并在碍弹出菜单的“选敖定汇总项”区域澳选择你要汇总数瓣据的类别。最后蔼，如图19所示佰，现在的表格不胺是就小了许多吗般?当然，如果你哀还想查看明细的把话，单击表格左霸侧的“+”按钮佰即可。坝爱二十九、熟悉E板xcel的“从巴文本到语音”奥尽管目前已爱经有许多软件都拜致力于文本的机摆器朗读，但微软半的Office吧不论从语音的柔佰和度和语气的抑笆扬顿挫都是其它巴同类软件不可比耙拟的。把按照Off肮ice的默认安稗装，你可能还不百能在Excel安的菜单中找到它埃，在我们确认安哀装了“从文本到矮语音”的选项后拔，就可以在Ex矮cel的“工具邦”菜单中看到“扒

43、语音”项目了。版如图21所示，阿打开一个表格，翱随便选择其中的靶内容，然后单击埃“从文本到语音巴”工具栏上的“挨朗读单元格”按伴钮，此时一个带哀有磁性的声音就办开始一字一句地柏朗读了。值得一霸提的是，当碰到肮标点符号时，E啊xcel的朗读颁会自动停顿一会笆儿，然后再接着把朗读，这一点和瓣其他软件完全不傲同，笔者认为这爱样的处理更加自疤然。笆还有一点需疤要说明的是，如巴果你想调整Ex哎cel 200鞍2中语音朗读的吧速度，可以在“盎控制面板”中双版击“语音”图标版，然后在“文字碍到语音”卡片上矮调整即可把捌三十、Exce爸l中“摄影”功半能的妙用斑这个功能比搬较另类，似乎和澳计算、统计、排捌序等

44、等“正统”凹功能格格不入，岸因为它的作用竟隘然是“抓屏哎”!而且还不是疤像“Print碍Screen”熬按钮那样“一把矮乱抓”，而是允伴许让你通过鼠标办进行选择，“指柏哪抓哪”。颁要找到这个笆功能还不太容易昂，我们点击Ex八cel“工具”霸菜单的“自定义办”选项。在“命拜令”卡片的“类俺别”中点“工具佰”，再在命令栏埃中找到“摄影”邦按钮，并将它拖靶到工具栏的任意白位置。如果我们癌想要对表格中的跋某一部分“照相芭”，只须先选择瓣它们(图23)霸，然后按下“摄班影”按钮，这时岸该选定区域就被盎“拍”了下来。芭然后将鼠标移动罢到需要显示“照拌片”的地方(当鞍然，也可以是另芭一张表格)，再半次按下“

45、摄影”昂按钮，这样刚才绊被“拍摄”的“鞍照片”就立即粘哀贴过来了。当然柏，和“照片”一白同出现的还有“爱图片”工具栏。败很显然，Exc半el是将它作为凹一幅图片来对待袄了，我们可随意版将它进行旋转、靶缩放处理。搬不过，请各懊位一定要注意：哀这可不是一般的摆照片!你可以试蔼着改动原来被我安们“拍摄”下来隘的表格数据看看隘刷新一下“挨照片”，结果“安照片”中的数据暗竟然也被同步更八新了！安班三十一、在多张吧表格间实现公用扒数据的链接和引背用把也许我们会跋奇怪，为什么每啊次打开Exce班l，软件总是打靶开了一个由3张艾空白表格组成的跋文件组呢？如果霸你是专业的会计搬师、统计师或者邦谙熟于此的表格巴高

46、手，就一定会佰明白，由于计算澳项目的名目繁多挨、数据信息的头百绪复杂，单*一皑张表格往往解决捌不了所有的问题霸，多表格数据链敖接、多文件数据扮互动才是以一当芭十的制胜法宝。邦比如我们首把先制作“She柏et1”为“一把班学生成绩表”氨，“Sheet吧2”为“二班学爸生成绩表”，然翱后来到“She爸et3”，想进颁行“一班”和“奥二班”各科成绩拌的比较以及“年矮级平均分”的计霸算。此时我们就澳可以将光标定位摆到目标位置，选背择好相关函数。叭然后在Exce爱l弹出的函数对哎话框中，利用数鞍据列表右侧的“爱”按钮点击一下懊其他表格中想引唉用的单元格就行奥了。你看，如图碍24所示，这时按函数窗口中就会佰出现“班学生败成绩表!单安元格”的字样了疤。此后，不管我笆们在源单元格中绊进行怎样的修改邦，在“Shee熬t3”的目标位岸置都会适时进行败重新计算。吧三十二、“驯服爸”剪贴板窗口绊每次当你连碍续使用两次“复拔制”或“剪切”翱命令时，剪贴板扳就会弹出来，和肮你争夺有限的文背档显示空间，让白人讨厌。好在，扳“驯服”剪贴板爱的方法非常简单巴。爱笔者建议，盎如果你不希望剪靶贴板总是出其不八意地蹦出来，只笆须点击剪贴板菜隘单底部