ERP下的集团财务管理

1、.：.；ZHY的ERP财务管理系统ZHY公司简称“ZHY是集航空油料的采购、运输、储存、销售为一体，自主运营、独立核算、自傲盈亏、具有独立法人资历的经济实体。ZHY现行的财务核算体制为一级法人、多级核算管理，层次构造为总公司集团、地域公司包括直属公司、合资合营公司和股份制公司、分公司、供应站。作为信息化工程之一的ZHYERP系统，ZHY经过招标最终选择了SAP公司的R/3作为本人的企业管理平台，并由北京民航中天科技和IBM公司做咨询实施。ZHYERP系一致期工程在ZHY华东地域公司24个点全面实施，财务会计模块主要包括了总帐GL，应收帐款AR，应付帐款AP，现金管理及流动资金预测TR，本钱中心

2、会计CCA和获利才干分析CO-PA。该工程于2002年1月17日正式上线，目前系统运转良好。从会计核算的角度出发，财务会计必需严厉按照国家制定的企业财务准那么及会计制度和法规进展会计核算，并依法对外提供相应的财务报表。从长久来看，还应该符合国际认可的会计准那么如GAAP及IAS。SAP R/3的财务会计模块的设计除了要满足上述的规范外，还必需满足ZHY目前的一级法人，多级核算体系的需求。另外，随着市场经济的开展，财务组织构造的设计还应该从灵敏性方面进展思索、设计，以满足公司组织构造的重组和调整。当非直属分公司需求进展独立核算，或地域公司成为独立的法人时，系统在进展调整后，能很快顺应这些变化。Z

3、HY组织构造的复杂性，决议了其会计核算体系的复杂程度。目前在ZHY外表上是二级核算，本质上依然是三级财务核算的体制。即总公司与地域公司或直属分公司分别完全独立核算，其他分公司、供应站与代表处虽然其收入及库存全部隶属于相应的地域公司或直属分公司，也不在当地纳税，但其他本钱费用的核算也完全是独立的。对于ZHY的业务，不仅业务量大，而且地域跨度广，在信息传送的准确性和及时性等都存在很大的问题。由于目前我国对废品油市场的控制非常严厉，依然采用国家宏观调控的管理方式。而ZHY目前的运营管理比较粗放、运营认识较为淡薄，许多与运营和本钱相关的制度还没有建立，为顺应整个运营环境的不断市场化，加强企业竞争力，迎

4、接入世的挑战，ZHY就必需在本钱费用控制这一环节有质的飞跃。另一方面，ZHY虽然已认识到降低库存的必要性，但不知紧缩库存的同时，又如何保证消费的正常进展，缺乏有力的系统的支持和保证。在企业实施ERP的时候，首先要建立一个在ERP系统中可以实现的企业组织架构模型，这个组织架构模型是基于企业当前的组织机构，根据企业未来业务开展的需求以及在ERP系统中实现的能够性而搭建起来的。基于目前的ZHY的核算体系，地域公司作为独立核算单位，在SAP系统中设置为公司代码即Company Code：在SAP系统中代表一个独立的会计实体，拥有完好的会计帐套，是对外报送法定资产负债表/损益表的最小单位，一切的凭证都将

5、过帐在公司代码层次上；对于下属分公司，思索到分公司作为内部核算单位，经过设置为业务范围即Business Area：主要用于企业内部管理，是创建内部资产负债表和损益表的组织构造，可以产生相应的报表。某些分公司需求对外送的资产负债表与损益表，也可以经过此方法实现。图1：ZHY集团公司的组织架构图图1是ZHY集团公司的组织架构图，华东地域作为独立的公司代码进展独立核算；从ZHY集团的角度来看，在整个集团内运用一套会计科目表，一致了各地域公司的会计核算，有利于整个ZHY集团的报表合并及总公司对下属企业的监控。由于ERP数据的集成及共享，一切客户的信誉控制可全部在集团层进展控制，将整个集团的坏帐损失减

6、至最低。从组织构造来看，华东地域公司隶属于ZHY集团，其下包括各分公司，各分公司的财务人员按业务范围输入会计凭证，从系统中既可按分公司直接产生相应的帐务和报表，又可直接产生整个地域公司的帐务和报表，不需象以前那样向地域公司报送软盘及报表。大大节省了信息传送的时间和财务人员的任务量，数据的准确性和及时性得到了保证。图2：ZHY采购和销售业务与财务的实时集成数据的准确性和及时性同时表达在信息传送的中间环节和人为修正能够性的减少。规范化的流程需求靠系统的实施才能够会贯彻下去，规范的系统将信息流集成起来。图2是以采购和销售业务为例，阐明系统集成后，不仅明细帐与总帐实时集成，财务与其他如采购、库存、销售

7、的实时集成，表达了ERP系统将物流、资金流及信息流的一致性。对公司供应商而言，虽然供应商的余额最终反响在财务上。各业务部门在平常作业时，如航煤的采购入库，在SAP R/3系统中录入相关业务数据的同时，系统就曾经产生了对库存的自动记帐；而业务单位在系统里完成发票校验的同时也产生了对供应商应付帐款的自动记帐。同时，由于库存记帐在ERP系统中是实时更新的，因此ZHY在任何时候可以非常清楚地监控到各地及总的库存情况，为合理安排库存提供量化的支持。另一方面，在供应商明细帐中记录明细帐每笔买卖的同时，将数据实时更新到总帐统驭帐户，从而确保了总帐与明细帐的一致性及数据的准确性，因此也无须对帐。对公司客户而言

8、，同样要求能实现集成一体的功能。从客户的订单开场不断到收款，都离不开对客户的跟踪管理。同样地，在R/3系统中，ZHY在向各航空公司进展销售业务的时候，系统也会自动将销售收入及应收帐款记帐到相应的帐户中并自动结转该笔销售业务的销售本钱。这样保证了供应商和客户最原始的数据都最底层，确保数据的独一性和共同性。也只需这样才便于对供应商和客户进展未结清帐逐笔勾对的科学管理。如详细记录企业与供应商和客户之间的每笔买卖往来，使应收帐款和应付帐款明细帐可以及时准确地向企业管理者和买卖同伴提供所需报表，同时在未结清帐管理的根底上，系统自动生成帐龄分析，付款预测等分析报表，以及面向客户的催款通知等。ZHY的SAP

9、 R/3系统在整个供应链上与财务的高度集成，不仅大大降低了财务往来结算人员的任务量，更重要的是提高了数据的准确性，及时性，实现了数据的共享，为加强对供应商和客户的科学管理提供了坚实的根底。资金是企业最珍贵的资源，资金管理的目的就是要以最低的资金本钱来满足消费运营对流动资金需求。ZHY运营网点遍及全国，银行帐户数量众多，款项结算非常分散，缺乏有力的资金监管调度平台。SAP R/3的现金管理可以实时监控集团公司库存资金和在途资金情况，实时监控资金收支流动，准确预测流动资金情况，及时发现资金盈余或短缺，使管理层能合理调配资金投向，优化资金构造，提高资金周转率，实现资金本钱效益最大化。现金头寸Cash

10、 Position：经过对开户银行、银行帐户、银行存款会计科目的一致设置与管理ZHY运用一致的会计科目表，下属各公司银行存款帐户众多，一个地域公司多达100多个银行帐户，经过在现金管理模块中把银行帐户与现金管文科目一一对应定义后，有效地处理了按各银行帐户单独设立银行会计科目而使会计科目表繁杂冗长的问题，做到收支及时入帐，对银行回单及时清理。管理层运用现金头寸报表可随时查看库存资金和在途资金情况，利用其“追溯Drill Down查询功能，可随时了解各开户银行、各银行帐户的资金情况。必要时，还可以追踪每一笔资金收支情况图3：资金汇总A-现金，B-活期存款，东航上海活，工行长宁活，凭证项。图3：ZH

11、Y现金头寸报表及其追溯功能流动资金预测Liquidity Forecast：SAP R/3是高度集成的系统，其现金管理可以基于财务凭证、销售订单、采购订单和方案数据如方案的人员费用、税费支出，实时给出中期124周流动资金预测，及时发现资金盈余或短缺，让管理层能合理调配或筹措资金。经过对基于销售订单、采购订单、应收帐款、应收票据、应付帐款、应付票据、银行存款、资金方案等构成的资金流动进展分类如：国内/国外，并对每种类型进一步分组，利用“追溯查询功能，让管理层更深化、更明晰了解资金流动情况。增收节支是添加利润的根本方法。在目前ZHY收入来源较为固定的情况下，如何降低本钱是企业管理任务中的重要方面。

12、在华东公司的运营本钱与运营费用中，存在着公司本身不可控的要素，但也有一些是可控的要素。由于对这些可控及不可控要素的影响缺乏细致的量化分析，影响了进一步对各项本钱及运营费用的控制。在华东公司，由于以前部分部门费用的核算任务量较大，只能经过在凭证摘要内标注部门及费用类别来划分部门费用。地域公司费用记帐不核算到部门，没有方法对部门发生费用进展跟踪、与监控。无法与年底费用预算方案做比较。因此，每年的费用预算方案需求凭阅历制定，没有详细的以前年度费用数字作根据。针对以上问题实施管理睬计中的本钱中心会计和获利才干分析，可以很好地满足ZHY目前采用的一级法人、多级核算、多级管理的管理方式。本钱中心会计协助

13、用户细化企业的各项费用，经过对本钱中心的各项费用进展事前的方案、事后归集及合理的摊配，经过对各本钱中心的考核，对各项费用进展合理、有效地控制。对于ZHY来说，管理阶层需求了解整个集团的一切本钱、费用，因此一切的公司代码都是分配给同一个本钱控制范围，一切的本钱中心全部都隶属于此本钱控制范围中。对有相应权限的人而言，可从不同层次去了解该层面以下的一切本钱中心发生的本钱、费用。而未来的本钱费用控制构造可以按照ZHY的组织构造来定义。如：在总部，可以用大的部门作为本钱中心组，其下属的小部门作为本钱中心；在华东地域公司，那么可以用分公司作为本钱中心组，其下属的供应站作为本钱中心，或供应站再作为小的本钱中

14、心组，供应站的各部门再细分为本钱中心。如此一来，便可以考核到每一级的各项本钱费用，分析费用的构成，从中找到可改善之处，并可以在本钱中心会计中针对各个部门的本钱费用工程进展年度方案，方案的总金额是由年度预算的总额分解到每月。根据月度方案与实践费用发生的比较可以得到年度预算的执行情况。费用方案和预算在年初经总公司审批后录入系统。系统在年初应建立两个费用方案的版本，一个记录年初方案的形状，另一个版本记录年中不断修正的形状。年终经过两个方案版本的比较，可以清楚分析费用方案和预算的执行情况。本钱中心的费用主要是从SAP R/3的其他模块记帐后，根据本钱要素费用类科目对应的本钱中心，自动记入到本钱中心模块

15、。因此费用的归集主要是在财务会计FI中进展。经过在本钱控制CO中分配Distribution和分摊Assessment的方法，实现合理的费用归集，满足内部费用控制的需求。获利分析是企业管理层对细分市场Market Segments进展分析评价的重要的管理睬计工具。经过对销售收入、本钱、利润和边沿奉献的分析，来评价由产品产品类型、产品组、客户类型、国家、地域、战略组织公司、业务范围、销售机构、销售方式的组合划分的细分市场。可以从市场导向的视角为公司的销售、市场、方案、财务等管理部门的决策提供必要的信息。运营范围Operating Concern是获利分析的最高组织构造，它界定了市场获利分析的范围

16、。ZHY一切公司总部、地域公司、直属分公司都属于同一个运营范围。ZHY的获利才干分析系统可以对每笔业务的收入、本钱、直接费用进展直观统计，构成各笔业务的考核毛利。利用这些数据，结合公共费用的各级分摊，可以对每笔业务、每个业务部门的边沿奉献、净利润情况进展分析。它可以从业务的各个方面如产品、客户、订单和它们的恣意组合及任何组织单元比如销售组织、销售区域或业务领域对它们的毛奉献或对运营利润的总体奉献进展分析。关于获利情况的信息构成了定价、选择客户、决议合同条款、控制数量、选择分销渠道及促销的决策根据。对于ZHY来说，其企业性质比较特殊，商品价钱、客户根本都是确定的，那么可以基于帐户进展利润分析：一

17、切的特征值都建立在帐户的根底上，与财务会计的数据相集成。获利才干分析中的方案功能，可以与其他模块的方案功能相集成。ZHY在方案编制时，基于帐户进展分析的方案编制可以与财务会计、本钱中心会计及内部订单相互对应，并能根据在系统中定义的组织构造，实现方案的逐级分配或汇总。在获利才干分析中，系统提供了面向对话的、高度灵敏的信息系统，可以方便地分析和评价获利分析模块中的数据。同时也可以根据ZHY的实践情况，在系统中进展报表开发。综上所述ZHY及华东地域公司内部控制的关键在于经过对管理睬计信息的把握，经过对ZHYERP系统的建立根本建立了全面预测、方案、控制、核算、分析和考评制度，有效降低运营管理费用。主

18、要表达在以下四个方面：管理睬计的数据，根本上都于SAP R/3的其他模块，要得到管理睬计的相关报表，必需保证根底数据及时、准确地录入系统。一切的本钱、费用、收入必需进展合理地归集及分配。经过方案与实践的对比分析，找出降低费用的控制点。在日常的管理任务中不断更新管理理念，开辟视野，强化管理制度。几乎一切的公司都遇到这样的问题：在期末，尤其是年末的时候，财务报表的编制都成为各公司的重中之重的义务。ZHY也是一样，在没有实施ERP工程之前，其报表的编制也是非常复杂，而且需求逐级上报汇总。ERP工程在ZHY的实施，使这一任务大为减轻。各分公司，地域公司的报表也不需求再层层上报。相关人员只需权限答应，就可以在任何时候，任何地点轻松得看到本人想看到的报表，而且绝大多数的报表都可以层层追溯到最原始的凭证项。利用SAP R/3系统提供的丰富的报表编写工具，如：SAP Query，Report Painter/Writer，ABAP等报表开发工具等，并根据ZHY本身特点开发出满足各层次的报表图4：ZHY财务报表树，而且一切这些报表及信息系统查询都是客户化的。从法定的会计报表到自定义的各种内部管理报表都方便获得。由于系统是高度集成的，一切的业务发生时系统都会同步更新各种财务报表的余额。因此，原