TIPTOP实施方法及如何降低ERP系统转换风险

1、TIPTOP Implementation Methodology千锤百炼的系统导入方法自我介绍毕业於中国台湾辅仁大学讯息管理本科1996年加入鼎新电脑顾问公司2001年加入神州数码管理系统有限公司经历（易拓ERP):1996年:系统工程师1996年:服务工程师1997年:顾问1998年:资深顾问2000年:项目经理2001年:咨询经理2002年:咨询总监参与项目:华硕科技（电子） 技嘉科技（电子） 富士康（电子）吉事多卫浴（五金+陶瓷） 乐华卫浴（五金+陶瓷）联邦家具（家具）.百年企业活法：制度及文化建立制度（红绿灯）:让想犯错的人犯不了错.文化(自动自发自律）:让有机会犯错的人不愿意犯错.

2、工具在哪？如何用好工具？顾问辅导实施步骤效益评估&结案阶段正式上线阶段作业流程拟定阶段基本资料收集系统操作训练项目计划阶段教育训练阶段应用软件部分硬件安装部分客户现状了解工作进度及内容协调誓师大会各系统教育训练技术移转训练标准作业流程拟定基本数据移植和输入差异分析及客制修改上机模拟系统上线 &结帐数据余额验收及导入阶段性上线检讨会议结案软件安装与测试硬件配线工程追踪企业愿景规划易拓ERP实施标准程序01.成立项目委员会02.宣示大会03.企业现况评估与分析【细部调研】04.软件标准功能教育训练05.标准作业流程拟定06.差异分析与客制化07.数据移转与输入08.作业流程上机仿真09.数据余额验

3、收与导入10.TIPTOP系统上线驻厂12.阶段性上线状况检讨会议【建议2星期一次】05.软件标准流程操作练习11.帐务结算【库存账+成本账+财务账】1. Project Committee and Executive Team目的：确立ERP项目导入人员分工及决策机制项目负责人：重大事项裁定及人员进度控管执行小组：- Key Man ：部门主管 拟定流程、差异确认- Key User：种子人员 种子教官- Users：作业人员 实际操作MIS 小组- 协助项目负责人整理信息- 计算机信息相关问题处理- 公司内部对神码统一窗口成立项目委员会辅导策略项目经理 财务/成本顾问 制造顾问 程序人员服

4、务人员负责项目进度之拟定与掌控并促进系统之整合规划负责财会系统辅导上线事宜负责生管制造和进销存系统辅导上线事宜协助项目经理和顾问解决特定的重大问题；属机动性较高的人力负责程序修改和上线期间问题解决；会依实际需求增减人力编制神州数码顾问辅导团队项目总监 目的：- 倡导ERP项目导入目标与决心- 介绍项目组织成员与分工- 引介未来导入时程表只许成功不许失败的认知藉由工作的改变，让自己专注于价值的提升ERP导入宣示大会2. Kick-off MeetingKPI目的：让客户重新Review目前流程,同时神州数码藉由Review的过程了解客户未来流程模式与数据架构，藉以编排后续上课内容 。参加人员：各

5、单位 KM、KU。输入文件：- 现行作业流程图(客户)- 现行使用各式流程单据(客户) - 常用之统计分析、管理表报 (客户)- 问卷调查表 (神州数码)产生文件：- 初步的问题诊断- 初步差异分析报告3. Survey and Diagnosis现况评估知己知彼目的：- 顾问师介绍TIPTOP标准作业流程与功能- 针对差异流程提出建议输入文件：- 标准作业流程图- 各模块使用手册产出文件：- 差异分析报告4. Application Training各模块功能培训传道、授业、解惑目的：-针对主要作业一一检讨其流程，并应详加考虑产业之销售型态、采购和生产模式，结合企业之现行及未来经营策略和管理

6、制度，所衍生之相关需求，作为双方认同之共识基准，同时也是TIPTOP 做必要性修正之基础 。参与人员：- 各模块负责人负责召集讨论会议输入文件：- 标准 SOP- 公司内部ISO/稽核要点产出文件：- 各模块之标准作业流程图 由各部门主管共同签核完成5. S.O.P. Modeling标准作业流程拟定 合乎常理目的：- 让流程规划者可确实了解系统作法- 细部提出系统差异参与人员：- Key Men、Key Users输入文件：- 标准作业流程图-各模块使用手册-TIPTOP基本功能键操作简表产出文件：- 差异分析报告5. Operation Training软件标准流程操作练习(选择性使用此步

7、骤)强化学习目的：透过信息系统的技术运用，将双方拟定之合理化作业流程转化为 贵公司未来实际可行之规范机制 。参与人员：- 各模块 Key Men、Key Users- 顾问师前置准备：- 公司需先针对流程差异进行内部讨论- 顾问提具差异分析报告及程序调整方向产出文件：- 需求规格确认书 - 差异分析报告6. Differential Analysis & Customization差异分析与客制调整以前行、现在也行目的：将旧系统现存之企业内部各种基本数据，透过转文件程序移植到TIPTOP之数据库中，若有不足者，则经由人工输入之方式加强 。输入文件：- 基本数据建文件时程建议表执行方式：- 教育

8、训练完成后，由MIS依建议 表设定负责人员及完成时间- 定时 Review 执行进度7. Data Migration & Entry数据转文件与输入优化导入目的： KM or KU开始扮演种子教练的角色，训练上线后实际作业人员(Users)之操作熟练度，以确定Users能完全独立面对新系统之操作 。参与人员：- Key Users、End Users输入文件：-以拟定之S.O.P.作为训练Users之教材- 验收考题产出文件：- 验收评分报告8. Business Flow Simulation作业流程上机仿真最终用户考核目的：- 结算各模块期末结存数- 输入正确开帐数据(或转文件)输入文件

9、：- 期初余额导入建议表- 期末盘点计划- 各模块开帐计划产出：- 资料余额验收状况报告- 期初开帐余额转入9. Balance Check & Implementation开帐余额验收与导入最后重要关头目的： - 新系统正式运作建议事项：新系统完全取代旧系统，不可平行处理前置准备：数据余额验收与导入工程完成至少90%以上；分别准备拟定之人/机配合作业流程图作为Users随时备查手册。执行方式：- 上线初期顾问师与服务人员驻厂服务产出文件- 实际上线问题反应表10. System Go-live Meeting系统正式上线今日事今日毕!目的：- 结算企业营运流程所需营业报表完成时间：- 第一个

10、月建议次月10完成最后结算动作参与人员- 结算帐务人员产出文件：- 营业所需报表11. Accounts Checked结算帐务标竿客户目的：- 项目成本、进度控管- 检核各阶段执行目标- 重大待议事项议决会议时间：- Kick-off 进行后，每月至少一次参与人员- 所有项目相关人员产出文件：- 检讨问题与决议一览表- 下一阶段目标和计划表12. Project Review Meeting项目检讨会回顾、改善实施过程全程监控,确保进度质量导入规划作业分析导入策略(时间/成本/目标)导入项目组织宣誓大会现行作业分析教育训练操作练习业务流程规划企业需求分析应用系统设定作业流程规划(S.O.P)

11、基本资料规划客制化程序确定文件制作业务流程构筑上线准备操作人员训练操作人员上机模拟上线前资料准备开帐正式上线月结 (财务三大报表/成本)检讨会人员熟练资料正确流程顺畅1.项目时程组织规划2.召开宣誓大会3.现行作业评估4.系统基本教育训练 (MIS技术移转)5.作业程序拟定(S.O.P) (作业程序操作练习)6.差异确认 (客制化程序调整)7.基本数据输入与转档8.作业流程上机仿真(验收)9.各项余额说明及验收(开帐)10.正式上线(驻厂辅导)11.帐务结算(财务成本)12.月检讨会组织动员最少移转开发技术保留差异化弹性给企业竞争优势功能End User进行验收考试TIM的特色确保完成三个月帐

12、务结算循环共同落实项目控管动员最少，对企业冲击最小的导入方法以制度确保上线质量永续的改善工程TIPTOP Implementation Methodology凡TIPTOP客户，不因客户购买顾问时数多寡， 而让其无法顺利导入管理系统。2. 所谓责任，并不单纯指完成顾问师应做的动作而已， 应为客户信息化的成败负责。 3. 负责的对象，应该是客户决定信息化的最高决策者，而非承办人员。TIPTOP顾问辅导的责任强调制造产业经验传递及对业务流程的双向优化保持企业经营特色，对管理流程不全盘否定着重于产品技术及系统知识移转而非纯软件操作培训- 系统知识移转首先针对Key User，培训成企业内部教练- 针

13、对关键IT人员进行产品技术移转，掌控系统开发和维护能力- 由KU对广泛操作层人员进行系统应用技能扩散TIM实施方法重要模块一次上线，保持系统应用的全面性着重项目管理过程，定期项目回顾及讨论会议保证项目知识传递，内部顾问项目辅导知识库易拓ERP的TIM实施重点如何降低ERP系统转换风险1）项目人力资源的风险.(人）2）对ERP认识不正确的风险.(事）3）项目进度的风险(时） 4）项目范围的风险.(地）5）新旧系统功能的风险.(物）风险一定存在,不可能完全避免.规避、减轻、转移、接受 ERP实施成功关键点A.资料（基础资料+开账资料）B.流程C.熟练度D.权限控制E.查询报表规划F.维护能力联邦家

14、私集团易拓ERP上线经验分享背景A.内外销形态兼有B.自产托外生产及外购代理兼有C.生产系统3个,财务系统:新大中及金蝶D.多据点生产+多据点销售01.确定料件编码原则A.进行原有库存品盘点,确定所有旧编号内 容及未编号料件【编制新旧料号对照表】B.收集替代料内容C.进行BOM编制(断阶及制程投料）D.编出给各款产品10个BOM资料,导入TIPTOP系统试运行-调整再导入（共达3次）效果：基础资料提前上线,确保资料转换系统衔接问题02.资讯人员技术移转导入初期进行TIPTOP技术移转-（开发及数据库操作和硬件维护）导入基本资料及期初开帐-提早了解后台表结构资讯人员执行内训工作资讯人员上岗考试效

15、果：资讯同仁加速讯息化投入及系统熟练03.蓝图汇报KEY USER面对高层进行蓝图绘报. A.让全公司了解未来规划是否有偏差？ B.KEY USER是否深入了解重点? C.最后商定未来系统发展目标及内容效果:全公司取得一致想法（进行2次）04.客制提出及验收易拓服务工程师验收-易拓服务主管验收-项目顾问验收-项目经理验收-资讯人员验收-相关负责人验收签字效果:确保系统稳定性及减少返工次数05.相关文件建立A.顾问制作第一版本B.资讯人员制作第二版本C.KEY USER制作第三版本D.KEY USER & END USER完成操作手册E.文件均经由审计部门签字发行效果:让各部门负责同仁深入了解系

16、统及文件传承工作06.END USER上岗考试A.END USER进行笔试及上机考试（笔试进行2次,上机考试3次）B.依据SOP及操作手册为内容效果:进行模拟3次,所有操作人员均需取得上岗资格 07.财务+审计+人事全程参与A.所有课程会议及课程上述部门均参与B.必须讨论上述部门同意签字才生效效果:经由内部第3方部门认可及把关08.定期会议A.实施每个阶段均进行会议,确定进行及问题排除与否,才能进入下阶段内容B.各模组不定期会议,问题管制表讨论C.IT技术问题会议效果:确保各阶段内容正确无误落实09.进行联合办公A.立项后即成立联合办公室B.整合各方资源效果:问题讨论快速排除10.多次上线前模拟及上线预结帐A.新旧系统并行月结模拟.上线第3个礼拜就进行系统预结帐,包含新旧系统库存账及财务账比对.效果:提早发现问题及预演月底结帐动作11.流程检讨正式上线后第2-3个月中,重新检讨旧流程,进行调整讨论.重新审核流程的效率及合理性效果:进行系统再次的优化,让系