主办和参加国际学术会议指南

1、主办和参加国际学术会议指南为进一步促进学校国际合作与交流，提高学校整体实力和国际影响力，根据同济大学国际科研合作与交流项目管理办法（试行），设立同济大学主办和参加国际学术会议类资助。1.1主办国际学术会议主办的国际学术会议指经教育部批准、以同济大学名义在我国境内（不含港、澳、台地区）主办/第一承办、参会外宾人数一般在30人以上的学术会议、论坛、研讨会、报告会和交流会等。申报资质及形式要求（1）申报单位为我校直属院系（2）原则上要求为多边会议（3）请按照申请书提纲要求进行填写，不要删除或更改提纲（4）已获校内其他部门资助的不得重复申请资助（5）一般在会议举办前申请。尚未拿到教育部关于举办在华国际

2、会议批件的会议可先参加申请及评审，但资助前必须提供会议批件复印件。（6）不受中央高校基本科研业务费项目只能在研一项的限制申请材料同济大学主办国际学术会议资助申请表、会议背景材料、教育部关于举办在华国际会议的批件复印件，一式三份。申批程序学校每年4月、9月分两次集中受理。一般4月份受理当年下半年举办的国际会议申请，于4月初发布指南，4月底受理截止；9月份受理第二年上半年举办的国际会议申请，于9月初发布指南，9月底受理截止。会议召开时间以会议开幕日期为准。材料受理截止后，科研管理部组织答辩评审会（时间另行通知），确定是否资助和资助额度。资助及报销程序资助额度不超过10万元人民币，具体数目为报销时核

3、准的票据金额（不符合规定的票据不予报销）。经费在会前拨付。在办理经费卡之前，须提供以下信息及材料：（1）会议组织负责人的工号（2）会议组织负责人签字的确认函（纸质一式一份）（3）项目信息表（仅需电子版）（4）补交申请时没有提供的教育部批文复印件科研管理部办好经费卡后，会通知会议组织负责人。主办国际会议报销，为会后一次性报销。报销前，须提交会议总结、中外专家签到表复印件（注明具体国别）等，先至科研管理部审核。科研管理部审核确认后，再到财务处报销。（注：签到表中，外方专家不得少于申报时所报人数）注意事项主办会议经费专款专用，不得外包会务公司。申请单位应本着勤俭节约的原则编制预算，鼓励通过多种途径解

4、决会议经费，以会养会，会议形式应务实从简，杜绝浪费，不断提高主办/承办能力和主办/承办质量；会议结束一个月内，申请单位应向科研管理部提交相关会议成果（可以总结报告的形式）等材料。会议结束当年底剩余经费收回。1.2参加国际学术会议参加的国际学术会议指在国际上具有权威性、且与申请者从事的科研领域相关的系列学术会议或其他重大的国际学术会议。申请资格及形式要求（1）申请人为我校在编在岗的青年教师，年龄一般不超过40岁（以申报当年的12月31号为界）（2）论文已被大会接收，申请人为第一作者或通讯作者，且申请人被邀请到会做口头报告或宣读论文（至少在分会场发言）。（3）原则上仅支持列在同济大学各院系（学科）

5、青年教师重要国际学术会议目录（见附件）中的会议，一般性的研讨会、学习班及有关机构之间的双边会议不在此列。部分学院涉及交叉学科的国际会议将参照其他相关学科的国际会议进行共享。（4）已获正高职称者不建议申请。（5）已通过其他途径获得资助者不得申请。（6）同一年内，不连续资助同一教师。（7）同等条件下，优先支持从未获得本项目资助的申请者。（8）本项目设立初衷是鼓励支持我国青年教师出国交流学习，不建议外籍教师申报。（9）不受中央高校基本科研业务费项目只能在研一项的限制申请材料同济大学青年教师出国参加国际学术会议申请表、所参加的国际会议背景资料、参加会议的通知、会议组织者有关录用论文的通知、论文全文和安

6、排在会议上作报告（至少在分会场发言）的邀请信，一式三份。申批程序学校每年4月、9月分两次集中受理。一般4月份受理当年下半年举办的国际会议参会申请，于4月初发布指南，4月底受理截止；9月份受理第二年上半年举办的国际会议参会申请，于9月初发布指南，9月底受理截止。会议召开时间以会议开幕日期为准。材料受理截止后，科研管理部组织专家评审并确定是否资助。无须到场答辩。资助及报销程序资助申请者参会的往返经济舱国际机票及会议注册费，资助经费最多不超过2万。会后资助（报销）。获批教师参加完会议后，须将会议总结、口头报告证明（如报告宣讲时的照片）以及机票发票（行程单）、会议注册费等单据复印件提交给科研管理部，据实报销。附件：主办国际会议申请表参加国际会议申请表同济大学青年