档案管理系统简介

1、-可编辑修改-可编辑修改-制作人：荡凌乱2011.4.25概述：众所周知， 档案资料是任何一个企事业单位的知识财富和智力资源。 在过去， 部门都采用纸张资料保存档案， 不仅消耗大量人力物力， 更是容易受人员流动和环境变化而导致档案丢失，无法完整、长期的保存。随着现代信息技术的发展， 为档案资料的保管与高效利用提供了科学、 有效的手段和工具“ 档案管理系统 。” 该系统能够把部门信息档案清晰而完整的保存在数据库中，不仅省时省力，而且操作方便、安全性高。档案管理系统的主要功能：1 、档案的移交功能：档案的来源多种多样， 不同的档案管理机构之间可能存在档案的交换或转移， 同一组织利用档案管理系统，

2、可快速准确内部的多个档案管理机构之间也可能存在档案交换或转移, 定位档案信息并确保档案信息的严谨性和完整性。2、档案的校正功能：档案归档后， 档案信息是不允许轻易修改或变更的， 但在档案管理的实际活动中， 因种种原因，可能需要对档案的信息进行校正。利用档案管理系统，可以高效、 准确的校正档案资料，节省了时间，提高了效率。3、档案的鉴定功能：在档案的保管利用过程中，档案可能会发生损坏、遗失、过保存期限后调整保管期、密级调整或开放等各种情况， 档案管理系统会自动对档案保管期进行校验， 对接近或已过保管期限的档案，系统会自动提示相关业务人员。4、档案的保存功能：由于采用高端信息数据库技术作为强大支持

3、， 档案管理系统中的数据可以自动安全的保存，即使中间出现问题也可通过备份数据库还原出错前的档案信息，安全而且实用。5、档案的销毁功能：在档案的保存和利用过程中， 因种种原因， 有些档案需要销毁。 档案的销毁更须经过严格的权限控制和在严格的审批流程下进行。系统提供两种销毁方式：（ 1 ） 、彻底删除方式，执行这种销毁方式后，系统将该档案的记录从数据库中彻底删除。2 ) 、正常销毁方式，执行这种销毁方式后，系统只是将该档案打上销毁标记，并未从数 据库中物理删除该档案记录， 但此后， 该档案将无法被利用， 如无法被查阅、 下载、 复印等。部门将获得的益处：、 促进企事业档案资源的共享对档案资源的管控

4、突破了时空限制，档案管理员可以随时随地查看、修改、上传档案。、 加强档案安全性多层次、多方面的安全管控来确保档案的安全共享以及保存、使用。、 省时省力不必再为档案管理工作的繁杂而苦恼， 因为档案管理系统会清晰的分类、 即时调用、 省时省力，方便快捷。档案管理系统的特点：1 、各种类型档案的全面、集中管理；2、基于浏览器的管理窗口；3、自动建立各种索引，方便查找；4、通过权限的设置来确保档案的安全性；5、用户的各种操作，档案的更新都有详细的记录。主要功能电子文件管理管理各种类型的电子档案，全方位的索引、浏览及查询；可以选择是通过邮件附件还是文件链接来分派文件；版本控制、强大的附件管理能力；基于浏

5、览器的档案共享。纸质文件、传真等文件管理支持A6-A3 高速文件扫描仪；支持A2-A0 大幅面扫描仪,扫描工程图；支持中、英文文字识别；文件流排程的文件上传及分派助理；文件讨论、邀请与警示的协同作业；整合微软 SharePoint, 微软 Workflow Foundation,K2.Net 等高性能文件流系统；支持 Lotus Note, Ultimatis, WorkflowGen 等文件流引擎。档案安全管理实现档案、资料夹安全性管理；根据使用者、群组和职务划分，提供强大的安全保护；文件版本控制；用户操作日志。适用行业：政府部门扫描并管理政府档案、人事档案、公文、会议记录、审批文件等。ISO 档案等。制造业扫描并管理生产过程中的各种生产工单、定货单、供应商资料、物流业扫描并管理客户签收的快递单、代收货款收据、报关单据、客户资料等。金融服务业扫描并管理大量的业务凭证、业务记录、信贷资料、客户详细资料等。学校扫描并管理学校教师、学生信息及学校平时各种档案、公文等。医院扫描并管理医院病人信息、药房信息等各部门档案、资料等。- 系统设置管理1 、用户使用界面设置2、数据批量上传3、高度弹性的系统设计4、稽核历