物资紧急采购管理办法

1、基建工程紧急物资采购管理办法目次 TOC o 1-5 h z 前言II HYPERLINK l bookmark13 o Current Document 1范围12规范性引用文件1 HYPERLINK l bookmark16 o Current Document 3术语和定义1 HYPERLINK l bookmark19 o Current Document 4职责1 HYPERLINK l bookmark22 o Current Document 5管理活动内容与方法2 HYPERLINK l bookmark34 o Current Document 6检查与考核5刖 言本标准是根

2、据燃气热电有限公司（以下简称“热电”）标准体系工作的需要编制，是企业标 准体系建立和实施的个性标准。目的是为了更好地满足工程建设现场施工进度的要求，保证设备 、材料及时供货及质量要求，控制设备和材料的采购成本和便于进行现场材料管理，使物资紧急 采购过程规范化、程序化；从而规范并加快企业标准体系的完善，适应国家标准和行业标准的需 要，特制订本管理规定。本标准代替了-217.09-04-2012物资紧急采购管理标准本标准由基建保障部提出并归口管理。本标准起草单位：基建保障部基建工程紧急物资采购管理办法1范围1.1目的为了更好地满足基建工程要求，保证基建工程物资及时供货及质量要求，控制物资的采购成

3、本和便于进行现场材料管理，根据燃气热电有限公司基建工程物资管理标准，结合热电基建 物资采购实际工作，特制定本标准。1.2范围本标准适用于热电工程所需的紧急物资采购管理工作。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。中华人民共和国主席令第91号中华人民共和国招投标法H-202.02-13-2013招标采购管理办法-217.09-02-2013招投标管理标准-217.09-03-2013基建工程物资管理标准3术语和定义3.1热电是指燃气热电有限公司3.2基建工程是指西北

4、热电中心燃气热电项目。3.3物资是指基建工程施工现场所需要的设备、材料及设备的备品备件专用工具等。3.4供应商提供产品或服务的组织或个人（例如：制造商、批发商、零售商等）。3.5紧急采购是指在基建过程中，针对基建工程施工现场建筑安装过程中由不可遇见因素造成的突发性的 、无法以正常采购程序和常规采购周期来满足的现场施工需要所采取的特殊采购方式。4职责4.1总经理 4.1.1负责紧急物资申请的最终批准;4.1.2负责紧急物资采购结果的最终批准。4.2基建保障部 4.2.1基建保障部负责热电基建工程紧急物资采购的实施、管理工作，并按照热电基建工程物 资采购的相关规定实施采购。4.2.2负责了解物资市

5、场行情，熟悉所购物资的规定、性能、标准、用途、用量和一般技术要 求。4.2.3负责进行市场调查工作，收集物资的生产厂家信息，做好供应商的调查推荐工作，为确 定合格供应商评定提供依据。4.2.4负责选择新的供应商以替换不合格的供应商，并建立合格供应商名单。4.2.5负责完善供应商信息，包括但不限于供应商名称、单位注册地址、实际办公地址、联系 人、联系人电话、开票信息等。4.3基建工程部、设备管理部、发电运行部4.3. 1根据基建工程过程中的特殊需要，在符合物资紧急采购的情况下，负责提出物资紧急采购 计划。4.3.2负责对拟选用供应商的质量管理进行调查评价、对产品检验或产品试用的质量评价、对供 货

6、质量业绩评估、对供应商质量改进效果评估和对供应商现场调查或审核。4.3.3基建工程部主要负责基建工程中涉及的各项调查、评估评价和审核工作。4.4党群工作部是物资紧急采购监督部门，负责对职责部门工作进行全过程监督检查。4.5 总经理办公室负责基建工程紧急物资采购全过程文件资料的接收及归档。5管理活动内容与方法5.1紧急物资采购的适用条件在具备下列一种或几种情形和条件下，可执行紧急采购程序：5.1.1工程基建、试运过程中等急需使用的零星物资。5.1.2设计漏项和设计变更。由设计单位提出的紧急设计变更或意外情况导致的设备、材料的 增减或变更。5.1.3各种情况导致的现场临时发生的紧急变更。根据工程、

7、试运实际情况，造成所定货的设 备和材料增减或变更。5.1.4由于仓储保管或承建单位不善造成的物资缺损。现场仓储过程中或发放给承建单位后， 由于偷盗、遗失、损坏等原因造成直接影响正在进行中的工程施工和检修维护进度以及生产运行 工作而需要重新订货、变更订货或补充订货的设备、材料，在确定责任方前，热电可先行订货并 采购（完成采购后，费用须由确定的责任方承担）。5.1.5运输过程中发生设备、材料的损坏或遗失。设备材料在运输过程中发生损坏和遗失直接 影响正在进行中的工程施工和检修维护进度以及生产运行工作的，在确定责任方前，热电可先行 订货并采购（完成采购后，费用须由确定的责任方承担）。5.1.6供应商漏

8、供、承建单位不作为导致的设备物资短缺。由于供应商漏供、承建单位不作为 而导致的物资短缺需由热电自行采购时，且采购周期不能满足其他采购方式要求的（此种情况下 若采取紧急采购措施，应与供应商、承建单位沟通信息）。5.1.7试运行过程中发生的设备问题急需更换的物资。在设备试运转、气密或联合试运中出现 的设计、供货和施工问题急需更换的物资，如不及时解决，将给工程总体进度造成损失从而导致 装置或单元无法运转的。5.1.8紧急情况下的物资采购。基于上述各种情况，正常的采购程序和供货周期无法满足供货 要求的，需要采用配货、寻供、调剂或下单定制的。5.1.9其它情况。由于设计、采购、施工等原因造成某些局部物资

9、对整体工程产生影响，由项 目部门负责人提出，并得到主管领导审核、批准。5.1.10紧急采购程序一般适用于非工艺设备采购和配件、材料采购，启动、试运阶段、特别需 要的工艺物资也可纳入紧急采购程序。5.2紧急采购计划的提出5.2.1紧急采购提出原则:紧急采购计划的提出应采取慎重原则。5.2.2依据第5.1款所列情形，可以通过下列方式提出启动紧急物资采购计划：1）基建过程如发生符合上述5.1所列各情况，须经物资需求部门专业工程师填写紧急物资 需求计划审批单，并由紧急物资需求部门领导，主管副总经理，总经理批准后，提交至基建保 障部实施。确认后方可提出物资紧急采购计划，（计划中要详细描述采购需求，包括需

10、求时间、 物资的名称、数量、规格型号和相关技术要求等），2）如因工程急需，按紧急物资采购流程采购仍无法满足工程进度要求的，基建保障部在得 到总经理邮件或电话批示后先实施采购，由物资需求部门补充完成紧急物资采购计划审批单 。为满足工程建设、生产运行和检修维护之急需，基建保障部可先行采购，后由相关部门完成 紧急物资采购计划审批单的审批手续。3）在填报紧急物资需求计划审批单时，紧急物资需求部门应详细阐明采用紧急采购 方式的原因，以及所需物资明细、工程进度要求、需求时间等。基建保障部根据紧急物资需求计 划要求，在物资采购询比价审批表中说明要完成订货和到货的周期、供货厂商情况、未进行招标 的原因等，作为

11、进行紧急物资采购的说明，以便领导审批时参考。5.3紧急采购工作的实施5.3.1基建保障部依据批准的紧急物资需求计划审批单和相应的工作内容描述实施采购工 作。5.3.2 紧急采购的实施原则1）简化、快速和有效。在确保质量的前提下，在限定的期限内，以交货期最短、能够提供的 现场服务和技术支持能力最强为首选，兼顾降低造价的原则选取供应商；对于由于现场变更而导 致的紧急采购的采购，在变更单数量多、规格品种多而数量少、正常制造周期无法满足现场施工 进度的前提下，可以优先使用材料集成供应商，以现货采购为主，对变更单中的全部或部分材料 进行一揽子供货。2）紧急采购中的支付条款一般不采用进度款支付模式，优先选

12、用付定金、货到全额付款或预 先支付货款等模式。如采用预先支付货款，应要求对方提供保函或法人担保书等降低交易风险的 手续。5.3.3紧急采购的处理方案：一是通过地理位置最近的生产厂商或者贸易商采购。二是迅速找到供货厂商，加以最快的运输方式。5.4.4紧急采购的实施方式：紧急采购工作可以按以下两种方式进行：5.4.4.1合同方式采购根据实际情况也可以细分为“跟踪采购”、“询价采购”、“直接采购”等方式实施采购。对 于“直接采购”的采购方式，采购工作至少要由两人或两人以上人员同时参加。1）跟踪采购：即基建保障部通过热电已确定的零星采购供应商、同类产品的最近供应商、长 期供应商，按已经签订过的合同价或

13、市场价优惠折价后直接供货。2）询价采购：即基建保障部编制采购询价单，以传真或邮件的形式发给三家及以上具有相 应资质的供应商，供应商把报价及服务承诺在规定的间内以传真或邮件等形式报送基建保障部， 采用询价采购方式的一般都采取最低价成交原则，若非最低价成交，基建保障部须组织相关部门 对质量、价格和服务做出综合论证，并经各部门签字认可。3）直接采购：是指所购商品的来源渠道单一，或属专利、艺术品、秘密咨询、属原形态或 首次创造等不能从其他供应商处采购等情况。此种情况基建保障部组织相关部门一起同供应商（ 厂家）进行谈判，满足要求后签订采购合同。4）采购合同的审批按热电基建工程合同管理标准有关规定和程序执

14、行，待完成审批程序 后，采购合同即可签署并生效执行。5.4.3.2非合同方式采购对由于设计变更等原因引起的材料及零星配件的小额采购（总额小于5000元），可以优先采用 非合同方式进行，选择好供应商后，直接下单订货并支付货款。5.6其它5.6.1执行正式采购前，应履行基建工程物资管理标准中的采购方式审批手续。5.6.2金额达到招标条件而又无法招标时，应履行基建工程招投标管理标准中的不履行招 标审批手续。5.6.3相关表格详见基建工程物资管理标准中的紧急物资需求计划表、询比价审批单、合 同审签单。6检查与考核6.1检查方法：依据本标准对执行情况进行检查。6.2考核指标及奖惩办法6.2.1不符合紧急

15、采购条件，而按紧急采购提出需求计划的，若因此而造成成本增加，视情况 扣罚计划提出责任人50-500元。6.2.2符合紧急采购条件，而不按紧急采购提出需求计划的，若因此影响使用的，扣罚计划提 出责任人100-500元。6.2.3紧急需求计划通用材料计划申报准确率要求达到95%，专用设备材料计划申报准确率达到 100%，准确率每下降1%，扣罚计划提出责任人50元。6.2.4如因材料名称、规格型号等原因错报而造成浪费者，视情况扣罚责任人50-200元；6.2.5需求部门已按紧急物资提出需求计划，而基建保障部未按紧急物资组织采购，从而影响 使用的，给予责任人100-500元处罚。6.2.6基建保障部组织