时间管理培训版

1、时间管理培训 拟稿：陈 宏 日期：2014-2-24课程目标这个课程给大家最重要的讯息是。不是教给你把事情做得快的技巧, 也不是教你怎样可以不眠不休。我的问题所在？我需要作出怎样的决定?我可以做些什么和要做些什麽?时间管理是什麼?时间管理就是自我管理。自我管理即是改变习惯, 以令自己更富绩效, 更富效能：把事情很快地做完, 叫做效率.把事情很快又很對地做完, 叫做效能.时间管理就是事前的规划或长期的计划。时间就是生命，效率就是金钱，对时间进行管理，实际就是对你生命管理。目 录时间管理的运用总结认识时间管理的障碍时间管理的错误观念什么是时间杀手人最容易掉进的时间陷阱认识时间管理的障碍时间管理的障

2、碍时间管理只是常识只要我把工作做好， 我的时间管理应该还不错。我在压力下表现较好， 时间管理会令我失去我的优势。我有使用计事本和行事历，这还不够吗？时间管理的错误观念时间管理的障碍视时间为主宰：重形式不重实质（岁月不饶人、时间是最好的试金石）。视时间为敌人：重效率不重效能（与时间赛跑）。视时间为神物：忘记时间。视时间为奴隶：工作狂。时间管理的错误观念时间管理的障碍什么是时间杀手无形的（不自觉）时间管理的障碍时间陷井情不自禁事必躬亲过分客套例行公事犹豫不决漫不经心碌碌无为 国外学者对某跨国公司总部人员的跟踪调查显示管理人员平均每8分钟被打扰一次；业务系统的管理人员平均每周花在会议上的时间不少于1

3、0小时；行政管理人员每周会议20小时。心理学家指出： 恢复思路平均时间为分钟。我们时间不够的问题在哪里？什么是时间杀手无形的（不自觉）时间管理的障碍日本学者关于时间浪费的调查 人们一般每8分钟会收到1次打扰，每小时大约7次，即每天50-60次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天大约4小时，也就是50%。其中约3小时的打扰是没有意义或者极少有价值的。同时，人被打扰后重拾原来的思路至少需要3分钟，每天就是2.5小时。 根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时间的68.7%。 什么是时间杀手无形的（不自觉） 有形（自觉的）接听电话打电话会

4、议打扰官僚作风沟通不足办公室政治资源不足阅读文件及邮件交通堵塞欠缺周详计划不懂分辨轻重缓急过分注重细节犹豫不决不懂得说不拖延善忘不懂授权欠缺组织健康欠佳时间管理的障碍1、自我因素：混乱拖延授权不足个人需求（社会交往、社会接受度、完美度、风险规避）2、环境因素：访客电话邮件等候会议危机上司决策失误时间管理的障碍什么是时间杀手会议拖延工作外界骚扰自我组织问题无力拒绝要求不能有效授权危机管理能力薄弱多项工作须同时进行工作欠目标， 优先次序不明确人最容易掉进的时间陷阱时间管理的障碍如何运用时间时间管理的运用要管理好自己吗? 要懂得管理自己，首先要认识自己，抛弃恶习, 引进新的工作方式和生活习惯，时间管

5、理的问题本身不在于时间， 而是在于自己如何善用及分配你自己的时间。如何管理自己时间管理的运用时间管理的运用为什么需要制定目标？没有目标，命中是偶然的，打不中是必然的！成功就等于目标，其他的一切都是这句话的注解。 美国潜能大师伯恩崔西语如何制定目标如何制定目标时间管理的运用为什么需要目标？哈佛大学有一个非常著名的25年跟踪调查：对象是一群智力、学历、环境都差不多的年轻人，调查发现 ：27%的人没有目标60目标模糊10有清晰但较短期的目标3有清晰且长期的目标时间管理的运用成为社会各界的顶尖人士成为各行业的专业人士社会的中下层面安稳地生活与工作社会的最底层，抱怨整个世界3有清晰且长期的目标 10有清

6、晰但较短期的目标 60%目标模糊27%没有目标25年后调查发现 ：如何制定目标妥善计划时间管理的运用计划目标SMART原则MTARSSpecific - 明确的Measurable - 可以量度Achievable - 可以达成Time Bound - 有时间性Realistic 现实性，实际可行时间管理的运用短期目标分解目标剥洋葱法多杈树法长期目标个人目标：健康、休闲和营养方面的目标事业目标：自我职业规划项目计划（例如推行“一个流”）日常运作计划每周的重点工作安排每日需要完成的工作短期的目标应该是现实的！长期的目标应该是可以鼓励自己和推动自己！妥善计划时间管理的运用运用SMART原则- 拟定

7、计划订好长期目标, 以及的短期目标根据目标的轻重, 安排优先次序搞清楚个人活力周期表, 再根据最有效的工作时间,勾勒出“ 理想工作时间表”以目标, 优先次序, 理想工作时间表表示这三块积木为基础, 想好一天的计划权衡轻重时间管理的运用分解目标长期目标TO DO LIST - 执行事项清单每天做每天同一时间做将优先次序写下由最重要的事情写下权衡轻重 把每天要做的事列一份清单，确定优先顺序，从最重要的事情做起每天都这么做。世界最大的钢铁制造公司伯利恒钢铁公司管理顾问李爱菲尽量减少M3事情尽量避免扩大M1重要紧急时间管理的运用权衡轻重重 要非紧急重 要紧 急M1M2M3M4非重要非紧急非重要紧 急事

8、关重大者不可受制于细枝末节-哥德多投资时间在M2尽量避免M4事情时间管理的运用长期目标某些事件某些电话浪费时间之事不重要又不紧急改进产能建立人际关系发现新机会重要但不紧急某些电话某些信件与报告某些会议不重要但紧急危机急迫的问题有期限压力的计划重要又紧急有趣的活动防患未然规划、休闲不速之客必要而不重要的问题受欢迎的活动权衡轻重时间管理的运用权衡轻重时间管理的运用看看你的工作日志, 然后问自己:几点开始目标? 能不能早点开始? 有没有任何让你分心,以致无法完成目标的事情? 你完全不受干扰的最长时段有多久? ( 不要把午饭也放进去)你最有效率和最没有效率是什么时候? 你将当天的主要目标完成到什么程度

9、? 你会照着优先次序的书面计划做事吗? 你在适当的时间做适当的事吗?你在怎么处理不应该做的事? 可不可以授权? 手边的工作要如何做得更有成效, 更为简化, 并减少细节? 你花的时间与你的优先次序是否相称?区分优先工作时间管理的运用要有正面的工作态度留意自己的表现曲线预留自己安静的时间利用工作日志 最重要的是我们必须常常把最重要的事列为最重要区分优先工作时间管理的运用权力下放分解目标长期目标韩非子.八经下君,尽已之能中君,尽人之力上君,尽人之智诸葛亮凡事必亲躬, 后來过劳而死。 为何事必亲躬?因为怕部属取代不放心部属, 不信任部属要求标准过高时间管理的运用权力下放分解目标长期目标授 权 者 应

10、有 的 心 态授权不卸责。它不是用来惩罚下级。管理本就是通过他人将事情办妥。不是让上级摆脱自己不喜欢做的事情。把工作授权给下级, 应该存在一个给下属发展的机会。上级所授予的权力应以刚好能够完成指派的工作为限度。哪些事情可以授权？时间管理的运用权力下放必须由部属履行的工作。管理者亲自履行的工作。管理者必须亲自履行，但可借助部属帮忙。管理者可以履行，但部属若有机会也可代履行。必须由部属履行，但在紧急关头可获管理者协助。时间管理的运用分解目标长期目标解释所分配工作的重要性订出需要的结果询问下属的意见及疑问预期的成果订出下属的权利范围及规定达到完成工作限期的共识订出跟进时间表肯定成就, 提高士气应守的

11、规则权力下放2、修正你的态度1、改变你的习惯时间管理的运用自我约束分解目标长期目标江山易改，本性难移 ! 时光对有些人像张满的风帆，而对另一些人却像爬行的蜗牛。 行为科学研究表明：一个人一天的行为只有5是属于非习惯性的，而95的行为都是习惯性的。罗曼罗兰名言：性情即命运 ! 时间管理的运用分解目标长期目标A.你的办公环境怎么样？你的工作环境是怎么样? 有什么方法令你的办公环境可以令你感到愉快和增加效率? 3、增加你的生产力时间管理的运用分解目标长期目标将所有可以吸引你视线的东西全挪开。将你每天必须用的文具放在上面 ( 电话, 时间表, 笔记本, 日历, 笔座)。将你要用的器材放在容易找到的地方

12、。把以下可以鼓励自己的金石良言放在你抬头可以看到的地方。将一些你知道不会作出反应的信件抛弃。利用文件夹来将不同的文件归档。改善工作环境3、增加你的生产力时间管理的运用分解目标长期目标B.归档一些你需要今天马上完成的事情 - DO NOW一些你需要这个星期完成的工作 - FILE一些你需要归档的文件 - FILE有空才阅读的书本 - READ需要传阅的文件 - PASS ON一些文件需要等待资料完成 - PROGRESS3、增加你的生产力为什么我们会拖延？不知道如何或从何入手不知道为什么要做？不喜欢去处理个人情绪及健康问题缺乏奖励没有迫切性找借口过分忧虑忙碌过度时间管理的运用分解目标长期目标C.

13、处理拖延心态3、增加你的生产力时间管理的运用分解目标长期目标D.改善拖延的方法行动：1.每次只处理一项工作 及时去做。 2.交付下属去做。分配：把工作分成若干部分 订出工作时间。问题、文件洗牌着手工作时间3、增加你的生产力时间管理的运用分解目标长期目标D.改善拖延的方法建立自信 - 跟自己说 “ 我一定可以做到”。设立目标。找出与自己相关的方法- 对自己的好处。储蓄时间全力再战。自我奖励。设立完工期限。时刻提醒自己事情的重要性。有充分的准备，才会把事情做好。时间就是金钱。3、增加你的生产力总结分解目标长期目标有清晰的目标, 知道自己在做什么和要做什么分辨事情的先后次序知道自己是否朝着目标前进选择做对的事, 而不是说只念着把事情做对讲求效率, 以最少的资源追求最大的成效计划每天、每周、每年要做的事情估计需要完成时间, 并编排时间表行事懂得在适当时候说 “ 不”建立一套方法和技巧减少打扰缩短必须要做的事所花的时间抗拒拖延求取生活和工