校长的时间管理课件

1、壹、時間管理的意義時間時間：就是人類發展的空間。（人類一生的學習、生活、工作都是時間的函數。）管理：1. 將一個人身邊有限的資源、作最好的運用。2. 管理者擁有六種主要資源：1.人力2.金錢3.設備4.時間5.資訊6.技術時間管理：1. 將一個人身邊有限的時間，作最充分的運用。2. 以最有效的方法，運用有限的時間，獲得最滿意的工作成果，達成目標 （包括：個人目標、組織目標和社會目標）3. 時間是一種資源，可以透過管理而獲得更多的時間。貳、現代人在想什麼貳、現代人在想什麼參、浪費時間的因素參、浪費時間的因素外在因素（環境因素）內在因素（個人因素）國人浪費時間的因素外在因素（環境因素）1.訪客 7

2、.會議2.電話、電視、電腦 8.塞車3.等候 9.餐飲應酬4.閒聊 10.找東西5.外誘分心 11.應付危機6.溝通不良 12.氣候炎熱內在因素（個人因素）1.經常賴床 11.餐飲應酬2.優柔寡斷 12.閱讀緩慢缺乏目標3.偷懶拖延 13.欠缺計劃4.話多閒聊 14.不善利用零碎時間 5.害怕說不 15.條理不清6.缺乏興趣 16.欠缺自律7.貪求過多 17.時間太多8.完美主義 18.缺少目標、優先順序、9.消極情緒 每日計畫10.不敢授權（事必恭親）個人浪費時間的因素1.習慣性不守時 8.看電視2.不速之客來訪 9.玩電腦3.交通 10.應酬4.閒聊 11.找東西5.電話 12.忙於衣食6

3、.開會 13.金錢遊戲7.看報紙 14.期待子女勝出之額外 過分教育活動。肆、校長的時間特性肆、校長的時間特性校長的工作校長的時間特性 學校組織層級圖決策級（領導者、經營者）TOP管理級（中級主管）Middle執行級（一般員工）Worker監督級（初級主管）Lower領導者： 校長主任組長執行者：教師 （幹事） 員工管理者：決定政策擬定計畫分配工作、或執行部分工作或草擬小計畫執行工作校長的時間特性以身作則7-11切割性與零碎性重複刻板性與不由自主性定期性與不定期性大時間性與小時間性長短性：時間之長短性思考性：計畫性、執行性、督導性時間事務性：做大事性與做小事性時間公私性：公事時間與私事時間、下

4、班後的公關性時間伍、領導的真義與時間管理伍、領導的真義與時間管理領導的真義把人帶好，把事情做好以身作則來影響他人（印度聖雄甘地）設法影響他人，使人心甘情願為效勞。領導人並非得比別人聰明，但是他會用比他聰明的人（卡內基）領導與時間管理自我時間管理教好部屬做好時間管理團隊合作領導也是主管首長的時間管理之道陸、校長的時間管理方法陸、校長的時間管理方法一、原理原則二、方法技巧（小不點）三、養成良好習慣四、領導方法五、致遠大學領導做法原理原則一、8020法則二、目標設定原則三、設定優先順序原則四、運用能力曲線原理-黃金時間五、帕金森定律（Parkinsons Law）六、墨菲定律（Murphys Law

5、）七、賈琪華德定律（Jakie Ward Law）八、運用計畫原理九、確定方向原則十、邱吉爾原則（Churchill Principle）一、8020法則8020法則 即重點管理原則8020法則 之原理之大要8020法則 日常生活現象一、8020法則（一）- 即重點管理原則即重點管理原則（Pareto Principle） Pareto 由統計發現：20%的人口擁有80%的國家財富。這即是80/20原理，也即是重點管理原則。所謂重點管理，就是掌握重點的少數，就可做好事情的大多數。一、8020法則（二）- 原理之大要 即重要的少數與瑣碎的多數 （Principle of “Vital Few”

6、and “Trivial Many”）指在一群事物中，屬於重要的少數只佔20%， 屬於瑣碎的多數則佔80%。如能掌握20%的重要少數，則能獲致80%成就； 如能致力80%的瑣碎多數，則至多只產生20%成效。 因此，能控制重要的因子（20%）即能控制大局（80%）。80% 的價值來自於20%的因子（重要少數）， 20% 的價值來自於80%的因子（重要多數）。80/20原理在時間管理上的重要啟事：凡事掌握20%要事，只花20%時間，即可產生80%的成效。 總之，凡事要掌握關鍵如果您沒把時間與精力集中在20%的要事（重要少數），你會忙來 忙去，忙不出所以然來，變成所謂窮忙，瞎忙。掌握這些20%要事或

7、時間，就是掌握關鍵：3-1 關鍵工作3-2 關鍵人物3-3 關鍵活動對於20%的要事，不可馬馬虎虎處理，應該盡心盡力妥善處理，因 此有時必須花費多些時間也無妨。一、8020法則（二）- 原理之大要（續）一、8020法則（三） - 日常生活現象80%的月讀書及都是取自書架上20%的書籍80%的教師輔導時間都被20%的學生所佔用80%的病假是由20%的員工（或學生）所佔用80%的討論都是來自20%的討論者。 （80%的意見來自於20%的人所發表的） 80%的看電視時間都花用於20%的節目80%的看報紙時間都花用於20%的版面80%的電話都來自於20%的發話人80%的來訪者所佔用的時間來自20%的訪

8、客80%的垃圾是來自20%的地方80%的銷售額是來自20%的主要顧客一、8020法則（三） - 日常生活現象（續）80%的生產量是來自20%的生產線80%的菜是重複20%的菜色80%的外出吃飯都前往20%的餐館80%的決議是來自20%的會議時間80%的抱怨是來自20%的客戶80%的工作是來自於20%的工人80%的工作成果是來自於20%的計畫80%的檔案使用量是集中於20%的檔案80%的待洗衣物都是來自20%的客戶80%的心靈滿足都是來自於20%的適當時間支配二、目標設定原則設定目標之幾項原則如何設定自己的目標人生目標之分類 一般的目標： 多向度目標： 階段性目標： 多層次目標： 二、目標設定（

9、一） - 設定目標之幾項原則1. 目標必須是自己的2. 目標必須切合實際3. 目標必須具體而且可以衡量4. 目標必須具有達成期限5. 目標必須用書面明列二、目標設定（二） - 如何設定自己的目標按照杜拉克（Drucker）說法：拿出一長空白紙，寫出下列三項事情：列出這輩子長期奮鬥的目標，以及你80歲想要回味的事列出你職業的目標：亦即你希望三月內要完成的事情 （PS：許多生涯規劃專家，也都是利用：假如人生的壽命縮短於三個之內的方式，來探索每個人真正活下去的目的在哪裡？）二、目標設定（二） - 人生目標之分類 1. 一般的目標：每個人之人生目標或許不一，甚至個人也會因時地變動而有不同的人生目標，一

10、般人大致可分成下列目標：健康目標家庭目標工作目標（或稱職業目標）財物目標（或稱物質目標）人際關係目標學習成長目標休閒育樂目標公益目標（或稱社會目標）： 捐血、捐款、捐時、捐地、捐衣、義工、志工、愛心活動。一般而言，年輕人的目標比較遠大，幻想成分較多；成人的目標，比較明確，比較現實。二、目標設定（二） - 人生目標之分類（續）2. 多向度目標：工作目標：如事業、金錢與學習生活目標：如家庭、休閒、嗜好、人際關係與健康社會目標：如參與服務、加入社團、投入政治、和回饋社會3. 階段性目標：長程目標（終生目標）：如終生志業、身心健康、服務社會等中程目標：以高中生為例，升大學與出國進修計畫等即是中程目標。

11、短期目標：如學生的本學期功課目標，每週每日讀書計畫，寒暑價讀書計畫，聯考前100日應試計畫等。二、目標設定（二） - 人生目標之分類（續）4. 多層次目標：首要目標：人生的意義為何？次要目標：我要選擇哪一行？附屬目標：我要做到什麼職位？三、設定優先順序原則1. 先認識：效能（Effect）與效率（Efficiency）2. 安排工作之優先順序：三、效率與效能（一）（Effectiveness Vs Efficiency）1. 效能（或稱效果）是指做對的事(Do right things) 效率 是指把事情做對(Do things right)2. 效能是指：成果與目標之間的關係 效率是指：輸入

12、(Input)與輸出(output)之間的關係3. 效率只是效能的一部份而已 效能與效率的指向：完成目標4. 效能偏向：組織目標的達成 效率偏向：個人目標的達成5. 領導者的關心做對的事指效能 管理者的關心把事情做對指效率 效能效率完成目標三、效率與效能（一）（Effectiveness Vs Efficiency）(續)6. Peter F. Drucker認為：做對的事情比把事情做對更為重要（Do right things better than Do things right）7. Peter F. Drucker認為：做對的事情才會有效能，不是作法正確就會有效能例一：撒下100張紙鈔（

13、包括98張1元紙鈔和2張100元大鈔）給甲乙兩人撿拾的故事例二：一家出版公司，完成每年出版圖書二十種的目標，卻虧損20萬元例三：有位富翁對貧富做了一個明智的註解：(1).貧富是指盡最大的努力，得到最小的成果。(2).富有是指做最小的努力，得到最大的成果。8. 效能與效率，兩者兼顧最好。否則，先慮效能，再求效率9. 因此：做事應有本末先後，輕重緩急之別。三、效率與效能（一）- 安排工作之優先順序1. 依工作之重要性與緊迫性來安排。重要性：指對實現目標的貢獻之大小緊迫性：指對有時間壓力的事情2. 優先順序：重要且急迫：銀行三點半、急病送醫重要但不急迫：運動、身體檢查、學習新技能緊迫但不重要：電話留

14、言不緊迫也不重要：例行性工作例行性工作但可以不做三、效率與效能（一）- 安排工作之優先順序(續)3. 個人當天第一件重要的事：欲交代別人的工作需要精密思考的創造性工作當天必須完成的工作4. 主管處理工作之優先順序：欲交代部屬處理的工作需要與人聯絡協調的工作必須親自單獨處理的工作四、能力曲線原理黃金時段原理 每人每天在體力、精力、精神、能力等方面在某一個時段具有充沛、最旺盛、最高潮、最高峰的狀態，在此時段做事最有效率。這個原理意指：在一天當中，每人的工作能力與效率，都具有固定的起伏韻律狀態，也就是具有週期性的反覆循環，可以事先預測：上午：8-11時，做事最有效率。下午：從中午12時-下午4時，能

15、力跌至谷底。晚上：下午6時-晚上9時，效率回升。（次高潮）。午夜，深夜：晚上11時-凌晨4時，能力降至絶對最低點。四、能力曲線原理黃金時段原理(續)能力曲線原理，就是針對不同時段的特性，選擇屬性適合工作來處：上午8-11時：處理工作具有思考性，創造性，挑戰性，規劃性，重要性等。下午時間：例行性，庶務性，人際性，被動性，休閒性，次重要性等工作。晚上時間：安排學習成長，自我充實，家居生活，翌日計劃。例外：1.早鳥型2.夜貓型工作一小時，休息十分鐘，從新再出發。五、帕金森定律（Parkinsons Law , 1958） 帕金森指出一般人總會把工作拖延到期限的最後一天才完成。工作時間愈充裕，工作進度

16、就愈慢。許多人對工作把持著：白天做不完，晚上還可以做；平常做不完，放假還可以做。克服拖延現象的唯一辦法，便是對帕金森定律反其道而行，即對每一項工作設定較為緊密的期限，並把握時間在期限前完成。五、帕金森定律（Parkinsons Law）（續）拖延現象，浪費時間案例：申報所得稅參加婚宴參加開會上班、約會期中、期末考試克服拖延的習慣，另有兩種方法：養成現在做，馬上做、現在就開始的心理動力，讓果斷變成你的工作習慣。以分斷處理的方式來工作。六、墨菲定律（Murphys Law） 墨菲指出：完成任何一件事情所需時間都比它所預估（所應耗費）的時間為長。 （通常要多出25，如果是初次、陌生、完全不熟悉；以前

17、從未經歷過，則需另加50）。該定律三個重點：1.任何事情都不像它看起來那樣簡單。2.每件事情做起來都比原來想像的要多花費些時間。3.如果事情會出錯，那就無法避免會犯錯的事一定會犯錯。克服、改進之道：按事情、工作之難易、輕重、緩急、先後、順序預做確實所需時間和排出進度。七、賈琪華德定律（Jakie Ward Law） 做不喜歡做的事，其他的事自然就迎刃而解。先做不喜歡做的事，可以消除恐懼，避免痛苦，減輕壓力，減少疲累，身心愉快，節省時間。就是如果你做的是業務工作的話，那麼就要避免在一天的關始有任何不愉快的經驗（如：不要在一天的開始就先接觸到不愉快的電話或會議），盡量先從溫馨、簡單、快樂的經驗開始

18、。七、賈琪華德定律（Jakie Ward Law）(續)適用於主持會議、進行談判、義務工作和運動課程。先解決比較不重要的事情、比較不困難的事情，與會者就會比較有成就感。因為先處理簡單的事情可以培養原動力、產生善意、醞釀合作的意願，所以最後即使碰到困難的事情時，也不會感覺太困難了。適用於初任之領導者。如果你剛接一個職位，你應該先嘗試失敗率較低的工作計劃。九、確定方向的原則 有兩個大方向：由下而上：注重點點滴滴、分秒必爭、精打細算、省吃儉用、由小而大。由上而下：先把握人生大方向，在作階段性控制。先有人生大目標，在作階段性目標。先有整體計畫，再作細部控制。（如：年度、季、月、日計畫）由大而小的時間管

19、理。十、邱吉爾原則（Churchill Principle）既請用一頁紙告訴我重點。做事，不要拖拖拉拉，應該把握重點，應該乾淨俐落，無論書面報告或口頭報告，只要先報告重點就可以了。至於許多細節及理由，可以先割捨，容後如有時間在談。每天辦公室，紙上作業很多，為了節省時間，請作到下列兩點：快速閱讀（Speed Read or Survey）。請用一頁紙告訴我重點（Tell me Key-point in one page）十、邱吉爾原則（Churchill Principle）（續）如何以一頁紙寫出重點報告：找出重點：只抓重點，去掉細節。加以組織：排出先後，統整連貫。簡潔扼要：句無贅句，段無火句。

20、如：給上帝的導詞（只有56字）、林肯蓋茲堡演講詞（只有266字）、獨立宣言（只有300字）。方法技巧（小不點）（一）如何處理不速訪客-控制過濾訪客如何處理電話干擾如何處理會議干擾集中處理的策略合理拒絕，學會說不實施授權，減少事必親躬避免完美主義有效利用零碎時間物歸原位或分類存放建立節約時間的基本習慣避免尖峰時間與尖峰路線運用節約時間之設備工具-省時工具方法技巧（小不點）（二）將鉅大、複雜的工作依次細分預約拜會時間認清角色善用別人時間，不要成為部屬的奴隸凡事給自己訂個完成工作的最後期限一心兩用，同時做兩件事情建立時間分段運用的省時習慣現代人的隱身術保持工作環境清爽俐落善用讀書技巧與學習策略以節省

21、時間運用孤獨時間運用時間使用分析法上班、開會、赴約，提早十分鐘到達養成良好習慣 1. 珍惜時間的習慣。 2. 選擇事情的習慣。 3. 優先順序的習慣。 4. 凡事計畫的習慣。 5. 機動調整的習慣。 6. 講究方法的習慣。 7. 事後檢討的習慣。 8. 量力而為的習慣。 9. 不斷學習的習慣。10. 輕鬆愉快的習慣。領導方法（一）領導力的來源特質：優秀人格特質行為導向權力、權威、影響力、勢力控制力（費德勒說法）工作結構人際關係權力領導方法（一）領導力的來源（續）三種慾望親和成就權力四種能力技術性人際性概念性診斷性被領導者與領導者之成熟度（包括：身心、人格、專業）領導方法（二）用人用人專業 + 敬業 + 配合 + 回報領導方法（三）主管與部屬有如：船與水先有水，後有船先有部屬，後有主管部屬是主管的衣食父母水能載舟，亦能覆舟主管要善待部屬領導方法（四）有效領導方法權變領導情境領導