集团信息化建设-行政办公管理系统功能实现规划

1、集团信息化建设行政办公管理系统功能实现规划目录 TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc53674448 一、规划方案概述 PAGEREF _Toc53674448 h 3 HYPERLINK l _Toc53674449 1.1编制背景 PAGEREF _Toc53674449 h 3 HYPERLINK l _Toc53674450 1.2编制对象 PAGEREF _Toc53674450 h 3 HYPERLINK l _Toc53674451 1.3编制说明 PAGEREF _Toc53674451 h 3 HYPERLINK l _Toc53674452 二、

2、系统整体规划 PAGEREF _Toc53674452 h 3 HYPERLINK l _Toc53674453 2.1信息化规划原则 PAGEREF _Toc53674453 h 3 HYPERLINK l _Toc53674454 2.2信息化规划策略 PAGEREF _Toc53674454 h 4 HYPERLINK l _Toc53674455 三、功能实现方案 PAGEREF _Toc53674455 h 4 HYPERLINK l _Toc53674456 3.1整体解决方案 PAGEREF _Toc53674456 h 4 HYPERLINK l _Toc53674457 3.

3、3业务系统实现 PAGEREF _Toc53674457 h 10 HYPERLINK l _Toc53674458 3.3.1行政办公管理实现 PAGEREF _Toc53674458 h 10一、规划方案概述1.1编制背景针对XXXX建设集团有限公司先进行了针对性的方案汇报，基于能够出具有一定匹配性的规范方案，后续又在贵单位的支持下对各业务部门的信息化需求初步访谈调研。1.2编制对象本方案主要针对施工板块业务，涉及到集团公司各业务部门及对应的分子公司。1.3编制说明本次方案为初步方案，具体方案待项目合作进场后，通过详细的调研的基础上进行编制。二、系统整体规划2.1信息化规划原则公司信息化建

4、设本着“统筹规划、统一管理、科学实用、资源共享、安全可靠”的原则，走“集成+专业化”的路线，稳步推进，分步实施。统一部署，分步实施统一部署与分步实施相结合，将项目中相对独立的工作划分为不同阶段，按阶段分步实施。统一部署的项目，可先试点，后推广。稳健投资，兼顾原有保证公司已有投资的重要原则，考虑操作环境的兼容性和支持度，实现现有信息化建设的平滑迁移。业务驱动，实用高效根据公司业务应用的实际需求，通过持续完善、改进和优化，建设实用高效的信息系统，为公司管理决策和业务发展提供信息化支撑。积极创新，适度超前积极推进管理创新和IT创新，研究IT技术发展趋势，适度引入先进理念与技术，满足信息化建设前瞻性与

5、先进性需要。2.2信息化规划策略公司信息化建设遵循“速赢”与“长效”兼顾的策略。“速赢”的策略是指公司信息化建设首先应当选择那些建设周期短，见效快的“速赢”项目，以便让各级人员看到信息化的显著效果，起到坚定信心，鼓舞士气的作用。同时，公司信息化建设也要兼顾“长效”项目，在具备条件和基础的单位实施那些规模更大，集成度更高，对企业管理提升和促进更大的企业级应用系统。为了使公司信息化战略能够真正落实股份公司信息化战略部署和公司信息化建设工作，充分的沟通十分必要，必须通过各种渠道，利用各种渠道、平台、机会和场合领会公司信息化统一规划、宣传公司信息化战略，使之深入人心，落实到行动。三、功能实现方案3.1

6、整体解决方案信息系统的解决方案设计以及应用部署，需要考虑使用者“想用”，必须换位思考，站在XXXX建设集团有限公司、XXXX建设集团有限公司分子公司或者三级管理的项目部角度进行应用部署，对数据管理的精度、频次、实现方案等进行规划；要做到“适用”，还要考虑不同项目的应用方案设计，比如房建项目与市政项目的管理要求就可以不同，当然，也可以是“联营项目”与“法人直管项目”的管理信息化应用方案的差异。在具体应用上，我们将主要考虑三个方面的应用架构，如图：（1）集团、分子公司、项目部三个不同层面的应用架构：如按照我们XXXX建设集团有限公司管理职责的划分，对集团公司、各个分子公司、项目部的信息化应用进行规

7、划与定义。（2）不同项目类型的应用架构：在具体应用架构时，我们可以按照项目的类型（如房建项目或是市政工程项目），项目管理的形式（直管项目或联营项目）等进行不同的应用架构，对项目WBS、项目CBS、项目管控程度（不控制、警告、禁止）进行应用架构。（3）面向角色的应用架构：在具体的管理信息化应用架构时，我们将按照角色（岗位）布置应用：需要做什么、可以查什么、什么时间做都可以进行明确的规划与定义。综上所述，这样的应用部署，是为了使用者有更加好的使用体验，让信息系统在各个层级的管理者的管理活动中“存活”下来的重要保障，当然，这样的部署也有利于企业管理标准化与实际管理的融合，而不是标准一套，实际执行一套

8、，企业管理标准化不应该是“一刀切式”的标准化，可以是面向对象，面向使用者的标准化！XXXX建设集团有限公司的项目管理总体解决方案总体框架，将根据详细实施调研后确定的XXXX建设集团有限公司的项目管理流程来进行定义和管理。如图是直营项目管理模式下的全程项目管理过程：如图是联营项目管理模式下的全程项目管理过程：当然，系统产品内部也有内置的业务关系逻辑进行推荐，用户可以根据管理实际，在实施阶段进行调整。1、通过信息化手段，加强各项目间的工作协同；综合项目管理协同平台是可以让多个项目之间进行数据交互，信息共享，还可以打通项目部与集团之间的工作流程，加强各个项目部之间的工作协同。首先，公司可以在协同平台

9、上发布信息，项目部、分公司通过平台获取公司发表的信息。其次，作为项目或分公司，可以通过平台实现与公司的信息交互，一方面包括报表信息，该类信息可以在信息化应用后，实时获取，也可以在获取量化信息后进行分析后进行上报。最后，综合平台还支持对于公司审批的内容的审批流的实现，该流程实现主要是基于底层的柔性化的工作流的设置，如图2、通过信息化手段，快速获取各个项目的进度、合同、物资、成本、安全、质量、竣工等信息，以实现公司对项目的监管；进行多项目数据汇总分析以及项目间数据对比分析等；各个项目部需要使用到的有合同管理、进度管理、成本管理、物资管理、安全管理、质量管理、竣工管理、协同办公管理等项目管理以及相关

10、的企业管理，因此在同一个平台上要有各种公司所需要的模块。3、对各项企业管理应用的集成上，包括应用上的集成（如各个系统实现同平台登陆等）以及数据集成（如合同结算数据自动生成财务凭证等）在统一平台上有不同套件，能无缝隙做到数据的统一，而不是靠接口来做集成。I6软件产品经过十多年的潜心研发与大量用户的实际使用，所有软件模块均已建立起严密的业务逻辑与数据穿透，形成完整的一体化解决方案，如合同、成本、物资之间的数据关联，项目实际成本归集，系统一般直接从合同结算和物资出库单直接提取业务数据（具体业务点可以根据实际情况进行选择）、物资订单和物资入库可以从合同清单中引用等。并且通过万向接口实现不同系统的对接；

11、 针对已经上线的业务系统，除了通过万向接口实现不同系统的对接外，可以通过平台统一登入实现多系统单点登入，如下图：4、综合项目管理系统，所有业务子系统都是在一个平台上，业务系统之间无缝集成，实现了基础数据的统一维护，能够实现多系统数据的集中采集分析，所有的工作任务及系统消息在平台实现统一推送，如图：同时特别针对项目管理业务，建立了项目管理中心，能够同时对所有的项目进行管理、监控及查询，如下图：3.3业务系统实现3.3.1行政办公管理实现3.3.1.1公文管理企业行政公文作为企业内部一种非常重要的知识资源，企业需要对它进行行之有效的规范化管理，其内容主要有收文管理和发文管理。3.3.1.1.1流程

12、管理用户需在“办公工作流”工具中进行对应的“发文”的工作流流程设置。1、在办公工作流的设计中进行办公流程设计，针对同一业务可以进行流程版本新增，实现办公流程的快速调整；2、打开办公工作流流程设计编辑页面，用户录入后可直接提交保存。其中工作流属性TAB页中可设置任务提醒，提醒分内部消息和手机短信，以及手机短信和邮件审批。用户设置内部短信提醒后，再设置手机短信提醒，例如用户设置1分钟发送1次内部消息，2分钟1次发送手机短信（理想情况下，不考虑扫描和回传数据消耗的时间），那么用户可以收到1条手机短信和1条内部消息。3、属性设置完毕后，即可按照需要自定义设计流程步骤，如下图所示：流程可以进行串行、并行

13、设计，支持会签，并针对各流程节点进行权限设置。4、流程与业务关联。用户可以在关联设置里设置业务和流程的对应关系，以及设置该流程是属于共有的还是私有的。2、流程签批。可以通过pc端和移动端进行流程审批。a、pc端用户可以在审批过程进行电子签批，也可以通过手写板实现手工签批。b、移动端除了IPAN同pc端审批模式外，还可以通过手机端实现移动审批。手机端移动审批主要有两种实现模式，分别为手机短信+邮箱和移动APP，如下：手机短信审批手机APP审批3、流程监控。发起人及审批节点人员可以实现审批流程跟踪。如上图，黄色为已审批节点，红色为当前节点。3.3.1.1.2发文管理“发文管理”是一套可自定义流程、

14、可监控的智能型公文流转系统；它能对本单位或部门的发文从拟稿到文件的形成进行有效、及时、轻松的管理，包括拟稿、核稿、会签、复核、签发、成文、印发、归档等一系列操作，使发文的起草、发送、传阅、批示、审阅等工作变得非常简单。新增发文时，选择登记类型，可以为稿纸优先或正文优先；2、进行发文拟稿，并发起流程；在拟稿和流程评审过程中可以实现正文在线编辑和修改，并保留修改痕迹；根据最终领导的批示选择分发对象进行套红盖章并下达；套红模板选择选择分发人员5、员工在公文收阅中查看历史收发文，实现发文检索；也可以在公文收阅中进行检索；6、发文管理受信息权限的控制的。所以在进行收文管理操作之前需要在“基础数据”模块中

15、进行信息权限的设置；7、发文管理目前所提供的流程过程点包括：拟稿、审核、核稿、发布、签发、归档、会签、缮印。8、整体流程完成后可以看到发文管理内的发文信息状态发生改变，状态提示为结束，此处也可以根据具体的状态查看流程的未知，例如是否已完成，是否已归档。点击归档，出现如下界面：选择相应的归档文件目录，填写分类号和保管期限一级份数后点击提交，自动跳转到相应的归档文件管理平台。3.3.1.1.3收文管理主要处理各级来文，包括政府、媒体、客户、合作伙伴等单位所发的正式文档，解决收到文件的登记、拟办、传阅、转办、反馈等的电子化处理。1、在收到外部来文后在收文管理中进行收文登记，选择登记类型；2、进行收文

16、登记信息维护，并发起流程；3、根据最终领导的批示选择分发对象进行收文分发；4、员工在公文收阅中查看历史收发文；3.3.1.2印章管理3.3.1.2.1 印章分类客户可以按实际的需要，对印章进行分类管理3.3.1.2.2 印章信息系统中需要对公司所有的印章，电子签名等，实行台帐管理。在管理界面，可以对其相关的基本信息进行维护，新增、修改、删除、查看，以及上传印章图片等操作。3.3.1.2.3 印章使用系统提供对上述台帐信息中的印章，进行借用申请，流程审批，归还等功能。通过“新增”按钮来填报借用申请。通过“送审“按钮，进行流程审批，可以设置自动发起流程通过“送审最终”按钮，进行审批过程的查阅通过“

17、归还”按钮，进行印章归还。3.3.1.2.4 刻章管理主要实现项目部及部门刻章管理。申请人填写印章刻制申请单并发起流程；印章刻制完成后，在印章刻制登记单中进行登记，所有信息引用印章刻制申请单，印章归还到期预警通过项目计划竣工日期设置提前期实现，当项目进度延误时，可以通过调整计划竣工日期实现预警变更；印章归还后填写印章归还日期。3.3.1.3证件管理在企业证书类型和员工证书类型中进行证书类型基础数据维护；2、通过企业证书列表和员工证书列表进行证书台账管理；3、通过证书年检有效期实现到期预警；4、通过证书借用实现证书借用申请，通过归还日期实现归还到期预警；在选择证书时能够查看证书状态（可用和不可用

18、）；审批通过后进行借用，当单据状态为“已审批”时，在工具栏中显示“借用”功能；点击“借用”，当选择的证书为不可用时，会弹出提示窗口；如选择预约，则进行预约申请；5、当证书状态为“已借出”时，工具栏中显示“归还”功能，实现证书归还操作；6、在证书备案管理中实现项目证书备案；7、通过证书统计报表实现统计查询，可以通过自定义报表实现，下面为系统自带的部分报表；员工证书统计表证书借用统计表3.3.1.4任务管理针对一般的月度计划及完成，主要通过“我的计划总结实现”，落实领导决议、重要会议、重点督办工作主要通过“任务管理”和“我的日程日志”实现。3.3.1.4.1任务管理通过任务管理下达任务。任务接受人

19、进行任务反馈。任务发布人进行任务催办。3.3.1.4.2我的总结计划工作计划按周期可以分为周计划、月计划、季度计划、年计划四种。同时，也可对不同的工作计划事项进行分类管理，如建立专项计划、个人计划、项目计划等；管理人员或部门经理使用计划总结查询功能，可随时查询指定部门员工的工作计划，及时监督、作出指导。工作总结按周期也可以分为周计划、月计划、季度计划、年计划四种，计划填写完毕，可在总结中列出明细，员工可以核对完成情况，做出总结，上级领导可随时查询指定下属员工的工作总结，及时了解员工工作情况。对于个人计划，其上级计划可以选择当前员工上一周期的已经确认的计划和所属组织当前周期的已经确认得计划。下图

20、是总结录入界面，总结上周的计划。3.3.1.4.3我的日程日志在日程管理平台中，您也可以管理到与自己有关的任务安排和待定事项。您还可以切换显示下属人员的时间安排情况。在日程平台中，右边上部分显示当前日期所在月的月历，右边下半部分显示了与当前人员有关的“待定事项”和“远期日程”。在日程平台的左半部分，是一个显示平台，主要显示个人的日程安排情况。“我的日志”是员工针对相关已完成的工作进行描述和记录。如加班、出差、值班记录等。工作日志在记录过程中可以按照不同的类型进行区分，并可以按时间进行查询。并提供了定时提醒服务。3.3.1.5知识管理通过i6P/WM的知识管理系统，主要包括文档管理与知识管理，我

21、们为山东寿光第一建筑有限公司建立一套动态的知识管理库，整个i6P系统的数据都可以实时的归集到知识库中！是企业有效的将企业的各种文档沉淀、共享！企业的员工能够轻松的获取企业知识！组合权限设置文档库设置文档管理I6P各个业务模块PM、HR、GFI、WM知识管理知识浏览知识设置文档检索统计文档操作转移规则归档归档1、文档管理文档库管理提供了按树型结构分布的文档目录体系管理功能。其拥有上下级关系。同时，在文档库中可以指定与相关业务关联的系统文档库，如公文归档库、会议纪要归档库等。文档库受到系统文档权限管理的控制。必须说明的是，文档知识管理并不是一个孤立的模块，而是与系统的其他模块紧密关联的。例如与公文

22、管理模块的关联，与项目管理的关联等等。大量实际业务中产生的文档都自动被归档中文档库中。2、文档统计：可以一个时间段内根据业务类型、文档库、只能机构统计、作者、分类值等多种方式统计文档上传情况！3、文档库建立：文档管理根据文档库目录结构的设置，提供了对文档的有效管理。系统可以对每个文档库进行权限管理：组合权限：可以设置每个用户、角色、用户组对该文档的权限级别（选择组合权限）审批权限：如果该文档库的需要审批打勾，则要在该文档库下上传文档，需要走审批才能生效！4、文档检索：文档检索可利用多种与文档相关的条件，对系统文档库中的文档进行检索查询。5、文档全局查询： I6P在首页增加了全局收索功能，直接在

23、首页办公界面上选择分类，输入关键字就可以进行全局检索，同时可以从档案和百度进行关联检索！3.3.1.6接待管理接待工作计划通过日程日志管理实现，并设置到期预警，系统在待办事宜中会进行提醒，针对接待安排和费用控制，通过接待申请单实现管理，在申请单中设置接待级别，根据不同的级别设置不同的接待领导级别、费用级别等。3.3.1.7会议管理3.3.1.7.1会议室管理3.3.1.7.1.1 会议室信息建立公司会议室台帐，并能实时的查看会议室占用情况，以及历史记录。1、会议室台帐在会议室信息中明确该会议室是否有视频会议系统。2、 会议室占用情况3、会议室使用情况（历史记录）3.3.1.7.1.2 会议室借

24、用通过填写借用申请单，生成申请会议室记录。经流程审批后，执行确认操作，生成会议室实际借用记录。3.3.1.7.2会议管理会议申请会议申请可以在会议管理模块会议管理平台管理。点击“新增”可选择直接录入，即跳转如下界面：录入会议要素，包括名称、所属部门、开始时间、结束时间、是否公开等信息，同时明确与会人员及会议资源（包括是否需要会议系统）等。挂带工作流进行送审处理，流转到相关领导处后，领导输入审批意见后点击“提交”按钮。会议通知会议审批完成后，状态栏为审批，说明审批结束，可选中对应对应申请信息，单击处理，选择通知。打开通知界面后，填写会议室名称、会议提醒时间,选择通知与会人员后可点击提交，完成通知

25、。完成通知后，与会人员将收到通知：会议纪要对“已经召开的会议”进行会议纪要的填写和维护。3.3.1.8车辆管理3.3.1.8.1 车辆管理办公用车做为大件“办公用品”，采购、租赁及处置按固定资产进行处理。3.3.1.8.2 用车管理1、在驾驶员信息中维护驾驶员的相关信息。驾驶员信息台账驾驶员信息明细2、在车辆信息中维护车辆的基础信息。车辆信息台账车辆信息明细3、在“车辆信息台账中选择“车辆使用申请”或直接在“车辆使用”模块中新增。车辆信息台账4、在打开的“车辆使用申请”界面中填写相关信息，在下图的“车辆占用情况”中，可以查看目前的车辆情况。5、车辆的维修保养，可以在车辆信息中实现；选中需要维修

26、保养的车辆，点击“维修保养”，弹出维修保养信息登记单进行，维护。在车辆台账中可以查看车辆的维修保养记录。6、车辆的报废管理，可以在车辆信息台账中，选中需要报废的车辆，点击“报废”，弹出确定框进行确定。3.3.1.8.3车贴管理针对车贴主要涉及车贴申请和车贴发放，针对车贴申请通过申请单实现流程审批即可实现，针对车贴发放一般有两种处理模式，如下：一般企业会要求申请人每月按报销模式，补贴发票进行报销处理；申请人填写报销申请单，通过系统实现报销申请。作为薪资款项处理。3.3.1.8.4 使用统计能够统计，车辆的历史使用情况3.3.1.9办公用品管理我们可以把办公用品进行统一管理，也可以根据办公用品的性

27、质分为办公设施和办公用品进行区分管理。针对办公耗材、招待品等通过办公用品进行管理。3.3.1.9.1办公设施管理3.3.1.9.1.1办公设施登记管理通过办公设施使用登记单进行办公设施初始信息登记；3.3.1.9.1.2办公设施采购管理通过办公设施采购申请单进行办公设施采购/使用申请；3.3.1.9.1.3办公设施维修管理当办公实施需求维修时，公司员工发起办公设施维修申请单，实现办公设置维修申请；3.3.1.9.1.4办公设施报废管理当办公设施需要报废是，员工填写办公设施报废申请单发起报废申请；3.3.1.9.1.5办公设施统计分析3.3.1.9.2办公用品管理1、办公用品类型：办公用品类型主

28、要设置办公用品的分类如下图：新增办公用品类型：2、办公用品信息：行政事务岗进行办公用品信息初始维护，办公用品信息维护列表：也可以在办公用品信息界面进行入库和领用操作。入库：可以直接在办公用品信息维护列表入库，也可以在办公用品入库菜单中维护。领用：可以直接在此处领用，也可以在办公用品领用菜单中维护。3、办公用品计划填报：根据公司确定的上报周期，填报办公用品计划数量。4、办公用品入库：维护好相应的办公用品信息后，可以在办公用品入库处管理企业对办公用品的采购入库情况，可以对办公用品进行批量入库，做一个台帐登记。5、办公用品领用:领用有两种方式：单个领用和批量领用，如果启用审批流，则要审批通过后才能领

29、用，领用单通过套打格式实现打印功能。6、办公用品统计办公用品统计办公用品类型，名称、入库数量、领取数量、库存数量。7、同时为了保证办公用品库存数据的准确性，进行办公用品盘点，通过“办公用品调整”来实现数据修正；具体操作不做阐述。3.3.1.10信息管理信息管理的内容非常广泛，可以是企业外部的公司环境、市场动态、行业信息，也包括公司办公部门公布的各种办公文件、通知公告、企办信息、规章制度等。系统既可用于发布单位的公共信息（所有用户都能阅读），也可用于发布需要进行阅读权限控制的信息。方案提供了两个途径可获取所发布的公共信息。一个简易的Portal信息栏，它可以在界面门户定义中进行选择调整。另一个是系统提供了一个新闻公告展示平台，它作为一个页面，可以在界面门户中定义。在新闻公告栏中所发布的最新信息能够按比较明显的方式，使公共的信息能够在最大的范围内让相应的人员接收到。在新闻公告的发布平台中一些重要的信息发布需经过审批后才能正确发布（可以针对信息类型进行控制设置）。1、新闻公告类型用户可以根据需要，按不同的类型，对所有的信息进行分类管理，同时还可定义是否为需要审批的类型以及备注信息。2、 新闻公告列表新闻公告是指企业在内部自行组织自行管理可提供各类企业员工阅读的信息内容。信息