秘书实务第9章课件

1、第九章 差旅工作 第一节 差旅工作概述 一、差旅及其特点 随着现代社会的发展，领导者和秘书的差旅活动日益增多。为了出席各种会议，洽谈各项业务，获取信息，增进沟通，拓展事业，领导者经常要到外地或国外出差旅行，涉外秘书要发挥助手作用，为上司差旅的各个环节做好筹划安排，有时还要陪同上司一同出差。 差旅工作具有三个显著特点： 一是公务性强。 二是流动性强。 三是综合性强。 二、拟订差旅计划 秘书在得到上司将要出差的信息后，要及时了解本次旅行的任务、目的、时间、地点、人员安排等内容，继而根据单位的相关规定和上司的出差习惯，拟订差旅计划。有的单位还会既拟定旅行计划表，也拟订一份履行日程表，计划表比日程表安

2、排更全面、更宏观，日程表则是双方相商、认可后制定的，内容更具体，操作性更强。计划表、日程表要给上司一份，秘书留一份，存档一份。 差旅计划有四个要素：1、时间包括启程时间、路途所用时间、抵达时间、返程时间、各项具体活动的时间等，都应在计划中体现出来。如果上司身体欠佳，或者活动中出现变数的可能性较大，秘书在安排时间时要注意留些余地，不宜安排得太满。时间安排的科学合理，是差旅顺利进行的重要保障。2、地点包括旅行到达的目的地、中转地、各项具体活动开展的地点等，这也是秘书必须弄清和确认的信息。一次差旅可能要到几个城市，在同一城市也可能会到不同的地方，秘书在这方面工作做得越细越好。地点是选择交通工具、购买

3、车船机票的重要依据，秘书还可依此判断当地气候、风俗，建议上司做好衣物、心理上的准备。 3、交通工具 包括出发、返回的交通工具和在各项具体活动中使用的交通工具。秘书要掌握各种交通工具的优缺点，了解这方面的相关知识。4、活动内容 包括本次差旅要进行的各项事务，如访问、调研、考察、洽谈、会议、宴请、联欢等，这是差旅计划的主体。安排内容时应尽量按照时间先后顺序排列，使人一目了然。 第二节 差旅工作的一般内容 一、必要的准备工作 领导者是差旅活动的主角，但由于出差前领导者的主要精力在于安排好本单位本部门的事情，考虑的是本次出差的主要任务，因此，作为助手的秘书，自然要协助上司做大量的准备工作。1、了解上司

4、出访的情况和目标2、与对方联系 3、订票4、预订旅馆 5、与陪同人员沟通6、预支差旅费 7、准备物品二、上司出差期间的秘书工作 上司动身之前，有心的秘书就会主动协助上司安排好公司内的各项事务，为上司分忧解难，不要上司带着疲惫和担心踏上行程。动身当天，无论上司是从公司出发还是从家中出发，秘书都要尽量安排好自己的工作前往送站。动身之前，要再一次仔细检查一下是否有遗忘的东西，如果发现，还来得及弥补。遇到紧急的情况千万不能慌张失措，要开动脑筋想办法。 在上司出差期间，秘书的工作范围和工作量都会加大，这对秘书的工作能力是一次考验，也是一次磨练。秘书要做好常规工作，还要做好上司临行前授权的事情。遇到找上司

5、的电话或来客，都要积极应对，认真记录，如果是重要而紧急的事情，可以直接打上司的手机进行请示汇报。 三、与上司一起出差时的秘书工作秘书有时会陪同上司一同出差，成为上司差旅活动中近身助手。在陪同出差的过程中，秘书要全面协助上司的各项工作，做好相关的文字记录，及时、准确地收集资料信息，积极帮助上司观察环境，协调各方关系，化解各种矛盾，自觉为上司分忧，成为上司在智力、精力、体力诸方面的左膀右臂。秘书还应保持与本单位领导机关和办公室的密切联系，成为出差的上司与单位本部联系的桥梁。 秘书要及时告知上司既定的日程安排，提醒需要上司关注的重点事宜。需要修订或重新制订活动安排时，务必要征得上司的同意。要注意自己

6、的角色，当上司与迎候者见面时，秘书不要急于上前打招呼；当上司与对方说话的时候，秘书要注意回避，不要过于趋近。在宾馆办理入住手续后，要了解上司的房间号和电话号码，以便随时联系。个人要离开宾馆时，应事先征得上司的同意。要注意自己的仪容仪表、服装饰物、言谈举止等外在形象，力争给外界留下良好的印象。差旅结束时，秘书要安排好交通工具、途中食宿等，以确保安全返回。要将该次旅行中获取的各种文件材料加以整理、归纳，以备将来总结之用。还要及早将上司和自己此次出差用的交通费、食宿费等费用列出来，填好报销单，如有其他额外支出，应写出书面报告，经上司审查后送财务部门报销。 第三节 出国旅行的安排 一、办理出国手续 秘

7、书在得知上司要出国进行商务旅行时，要及时了解上司本次出访的相关情况，通过互联网、所到国政府部门的权威网站、电话咨询等方式，尽可能多地搜集所到国的各种有用资料，并直接协助上司做好以下准备： 1、办理护照 2、办理签证3、办理国际接种预防证书4、订购机票5、通知接待方 6、办理保险二、办理出入境手续 1、边防检查出入境者要填写出入境登记卡片，内容包括姓名、性别、国籍、护照种类和号码、有效期限等，还有交验护照和签证。2、海关检查目的是确认出入境人员所带物品是否符合海关规定，对上税物品实行纳税，禁止国家法律所不准的物品入境或出境，证实出入境人员所携带的物品确系本人所有。 3、安全检查为了防止劫机事件的

8、发生，各国大都有严格的安全检查制度，登机者绝不可以携带武器、爆炸物、剧毒品、刀具等登机。三、其他准备 1、时差换算。如果能够在日程表上标注北京时间和当地时间，将会给上司的旅行带来很大方便。 2、兑换外币。要根据国家规定的数额兑换外币，尤其要兑换一点零钱，以便在到达目的国之后使用方便（如乘坐地铁、打电话、上卫生间等）。3、准备礼品。所赠礼品不必多么贵重，最好能体现公司及其所在国的特色和馈赠者的品位。 4、了解背景。上司出发前，秘书应帮助上司了解所去国的文化、风俗、国情，掌握相关的常识，以便有效地开展活动。 【案例研习】案例一：商旅计划不实际 上司看了直摇头 坐落在南京的江苏某低压电器公司一直注重

9、企业的自身发展，近年来，在新产品开发、产品质量稳定率及销售渠道建设等方面走在同行的前列，产品不仅覆盖全国，而且多个低压电器品种打入欧洲市场。随之，企业高层人员、技术人员及营销人员到外地或外国出差日渐频繁。 公司秘书张某刚刚毕业于某高校秘书学专业。上班没几天，张秘书就碰到了一件难事：公司行政会议讨论研究了近期工作安排，确定了黄总经理和施总经理的外出计划，并决定让张秘书负责两位领导商务旅行的一些准备工作，包括预定机票、联系住宿、资料准备、办理护照等。 两位领导的外出安排是：黄总经理5月8日至9日出席在上海举行的全国低压电器行业发展论坛，5月12日下午参加在成都举行的企业家沙龙。考虑到上海论坛与成都

10、的沙龙尚有一定的时间空隙，黄总有意在上海期间拜会上海高扬低压电器公司的领导，同时，走访信息产业部科技情报处，并到公司驻上海办事处，听听他们下半年的打算，进行沟通。黄总外出回来后，还要出席5月14日上午在本公司召开的一个新产品推广会议。主管技术的施副总将在5月上旬到美国爱戴公司参观考察，而施副总此前从未出过国门。张秘书足足想了一天，完成了一份计划书，交给黄总。以下是计划书全文：公司领导商务旅行计划书根据公司行政会议的安排，黄总将于5月8日抵达上海、成都出席会议，施副总将于5月9日赴美国考察，具体安排如下：一、黄总计划5月7日，黄总乘飞机到上海，联系一家四星级酒店。5月8日至9日，出席全国低压电器

11、行业发展论坛。5月10日至11日，拜会上海高扬低压电器公司的领导、走访信息产业科技情报处，到公司驻上海办事处商议下半年工作。5月12日，乘飞机到成都，联系一家四星级酒店，出席下午的企业家沙龙。5月13日，乘飞机返回南京。5月14日，出席公司新产品推广会议。准备物品有：钢笔、笔记本、公司简介、名片、照相机。 二、施副总计划5月8日，办理护照。5月9日，乘飞机赴美国华盛顿，安排三星级酒店。5月10日至11日，考察美国爱戴公司。5月12日，乘飞机赴纽约观光。5月13日，乘飞机返回南京。5月14日上午，出席公司新产品推广会议。准备的物品有：钢笔、笔记本、公司简介、名片、照相机、美元、，美国地图。黄总看

12、完“计划书”后，皱着眉头问：“这叫计划书吗？这种计划我还让你安排？哪有明天到美国今天办护照的？美国与中国的时差呢？”张秘书的脸红了起来。虽然自己在大学时学过差旅事物安排，也讲过时差问题，但现在全忘了。 1张秘书商务旅行的准备工作做得怎样？ 2张秘书的商务旅行计划符合正常的程序和规则吗？ 3从张秘书的这份商务计划书中你应该吸取什么教训？ 案例二：总经理赴国外出差前夕，作为总经理的秘书，我会组织一批人共同支持总经理，我把它戏称为“出差特工队”。虽然旅行计划表是早就印制完成，但我按例总是挑灯夜战、通宵达旦。首先是文件类：卷宗几本、合约书、文件、旅程表、会议议程，这些是最重要也是最花时间的。接着是例行

13、性的工作：礼物、相机、底片、名片、机票、护照、照片、现金（不同币别），这些是最琐碎却又少不了的。然后是总经理私人要准备的。最后则是打包的工夫，样样马虎不得，只是为让总经理出差顺利、出击成功，为公司创造更好的业绩。 而我按例是会担心的，担心出差资料做不完，担心总经理赶不上飞机，担心司机睡过头，担心高速路上大塞车，担心合作伙伴，总之就是担心。终于一切打点妥当，出发上高速（当然我也在车上），则分秒必争总经理上飞机后，我飞奔回公司与对方再次确认接机的人，同时把时间、地点、日期、同行人员有几位、行李有多少、需要几部车接机等等，再确认一次。出差前有一件值得一提的事就是“订机位”，看似简单其实不容易，因为我们往往为了配合客户的时间争取订单和实效，或要连续接不同城市的客户，行程迟迟无法确定，我订机位只好一改再改、三改四改，要改好几次，同时要想怎么订