【组织发展】部门职能梳理与岗位分析培训PPT(纵横)课件

1、部门职能分析培训1部门职能梳理的意义及概念2部门职能梳理的方法3部门职能梳理的工作流程和安排部门职能和岗位职责不清会带来横向和纵向一系列的管理问题上级(部门)无法依据下级(部门)的职能职责合理授权多头领导、越级指挥和越级汇报上级(部门)对下级(部门)的监督和绩效考评缺乏依据与绩效考评挂钩的薪酬激励体系无法建立积级性不高，士气低落企业向心力弱员工厌恶并上交责任、权力导向的思维方式人员流动性过高，后备人才缺乏部门内部员工工作量不能依据部门职能合理界定- 人浮于事- 机构臃肿(因人设岗)- 工作重点不明确- 基本的职能无法加强部门之间的无谓的协调工作大量增加，从而导致：- 工作脱节、重复作业- 部门

2、之间协调困难- 跨部门流程控制和制衡失效- 部门本位主义加剧， 相互推诿现 象严重组织结构中部门职能常见的问题甲乙两个属同层次部门的职能有交叉部分甲乙两个属不同层次部门的职能有重叠部分应该由甲部门负责的职能现在由乙部门负责职能交叉甲乙甲乙职能重叠职能错位甲乙两个属同层次部门的职能中有缺失部分职能空档流程或权限设计问题导致职责遗漏或者职责虚位，如甲部门名存实亡，对乙部门失去控制甲乙甲乙乙甲甲乙职能虚位部门职能梳理的前提和定义部门职能梳理的前提：以描述部门现在工作的职责现状为主，并根据实际工作需要提出调整建议（立足现在，着眼未来）前提 部门职能梳理是组织结构设计的重要环节，把需要组织完成的复杂工作

3、按照工作流程思路尽可能分解成最小的单元，分解成独立的、可操作的作业项目，将部门职能系统化、规范化、清晰化定义部门职能梳理的目的和标准使各项职能具体化，使之能够执行和落实发现职能交叉、职能缺失和职能错位现象为后续的其他组织设计工作提供前提条件目的标准经过部门职能梳理，部门工作的职能是清楚的，在一系列的清晰、明确和标准面前，复杂的工作被转化成简单的行为部门职能梳理的基本要求职能梳理的基本要求1234业务活动的独立性业务活动的操作性业务活动的连续性业务活动的互斥性1部门职能梳理的意义及概念2部门职能梳理的方法3部门职能梳理的工作流程和安排部门职能梳理方法论按两个维度进行职能梳理计划/规则组织/实施协

4、调/配合指导/监控履行该职能需要做哪些计划？制定哪些规则？履行该职能需要组织哪些工作？需要承担哪些工作？履行该职能需要进行哪些协调工作？需要如何配合开展工作？履行该职能需要做哪些指导？需要实施怎样的监控？职能模块一职能模块二职能模块三职能模块示意天地纵横部门职能梳理工具纵向上将部门职能分解为彼此相对独立的职能模块横向上将每一块职能按照管理功能进行细化描述职能分解部门职能梳理的维度之一 纵向的职能分解一级职能部门存在的目的和意义，即组织赋予部门的主要职能，部门承担的主要业务和管理职能二级职能从一级职能之下分解的若干项子职能（职能模块）,这些职能严格讲都是比较宏观的,是某一方面的工作三级职能从二级

5、职能分解的具体业务活动，三级职能都是一些具体的作业项目,是可以操作部门职能梳理（示例） 一、二级职能一级职能二级职能三级职能人力资源管理人力资源规划岗位管理招聘管理薪酬管理绩效管理培训管理员工职业发展员工关系人事管理示例部门职能梳理的维度之二 横向上将每一块二级职能按照PDCA管理循环法进行细化分解为三级职能PLAN计 划/规划/制度通过调查研究进行现状分析，找出存在的问题找出存在的问题后，分析产生问题的各种影响因素从问题的主要影响因素来着手解决问题制定工作计划和相关管理制度DO实 施计划的执行CHECK检 查根据计划的要求检查实际执行结果根据检查结果进行总结，把成功的经验和失败的教训总结出来

6、，对原有的制度和标准进行修正，巩固已经取得的成绩ACTION & LEARNING改善措施及学习提出这一循环尚未解决的遗留问题，并将其转到下一循环PDCAPDCA循环法分解的具体方法履行该职能需要做哪些计划？制定哪些规则？履行该职能需要组织哪些工作？需要承担哪些工作？履行该职能需要进行哪些协调工作？需要如何配合开展工作？履行该职能需要做哪些指导？需要实施怎样的监控？计划/规则组织/实施指导/监控协调/配合部门职能梳理示例三级职能一级职能二级职能三级职能计划/规则组织/实施协调/配合指导/监控人力资源管理人力资源规划岗位管理招聘管理薪酬管理制定与完善公司薪酬福利制度编制公司年度薪资总额计划编制员

7、工薪资、津贴表计算与发放公司本部员工的薪酬办理员工的法定福利办理新进员工、考核结果、人事异动后的薪资调整配合有关外部管理部门提供员工薪酬数据监督、指导下属控股公司薪酬福利的计算与发放工作根据薪资计划，控制各部门人员编制和薪资总额绩效管理培训管理员工职业发展员工关系人事管理示例部门职能的编写要求一级职能编写要求：用名词性短语概括本部门的主要业务和管理职能。二级职能编写要求：用一个名词性短语概括从一级职能分解的二级子职能。三级职能编写要求：用一个句子来描述从二级职能分解的具体的业务活动。格式：动词+事项避免采用模糊化动词如“负责”、“处理”、“管理”、“领导”等，以明确 权责，避免歧义。具体可参见

8、规范动词表。描述的是工作内容的基本事实，而非对之进行评价或提出主观要求。部门职能描述的典型错误职能描述不够明细某公司销售部部门职能1.保证按时、按量完成公司 下达的销售任务；修改前修改后1.产品销售1）拟定公司年度、季度销售目标，报总工程师；2）汇总客户需求，拟定月度生产建议计划，报总工程师；3）拟定公司价格政策，报销售副总审批；4）联系客户，洽谈业务，签订合同；5）承担销售回款任务；6）协调财务部门开具发票；7）协调财务部门核销退税工作；8）筛选并确定产品销售的承运方；9）督促供应部库房发货，跟踪货物运输情况；10）配合提供上级有关单位需要的公司销售情况信息；职能描述过于笼统部门职能描述的典

9、型错误部门职能与工作要求混淆2.保证产品批次内颜色均一、保证成品水分、PH、黑点等各项检测指标合格3.按照车间要求结合生产进度组织员工进行中洗、大清洗、级别更换清洗4.保证洁净区沉降菌、浮游菌、尘埃粒子、表面微生物等各种检测达到要求 .典型错误示例一1.设备、管道、玻璃、墙面等卫生责任到人，并随时检查2.卫生检查结果与员工奖金挂钩3.严格卫生交接班制度，使卫生状态处于良性循环.典型错误示例二1.对本工位设备的保养、维护责任落实到人，保证设备正常、高效运转.典型错误示例三1.制定岗位生产考核指标，并与职工奖金挂钩，实行多劳多得制度。2.考核结果做到公平、公正、公开，对事不对人.典型错误示例四部门

10、职能描述的典型错误 使用程度副词1.用心辅导新员工工作，使其在规定时间内正式上 岗.典型错误实例一5.做好车间相关技术信息的收集和反馈工作 1）调查其它厂家生产技术水平 2）分析国内外先进生产工艺 3）反馈车间工艺问题6.抓好车间技术队伍建设，做好操作人员的技术培训和提高工作 1）拟定车间职工培训计划 2）筹备职工考评，以对培训做出效果评价 3）收集职工的技术合理化建议.典型错误示例二部门职能描述的典型错误-动词使用不当4.合理化建议，节能降耗 1）提出合理化建议 2）组织实施合理化建议.典型错误实例一2.负责土盐生产进度和生产收率 1）审核并整理岗位批生产记录，并对收率统计汇总； 2）填写岗

11、位原辅材料申请表，确保正常生产3.负责土盐中间体和成品质量 1）指导并监督岗位人员工艺操作及参数控制； 2）指导并监督岗位人员对异常情况及时处理.典型错误示例二缺少行为动词要使用规范化的动词，避免使用模糊化的动词，如：“负责”、“处理”等，以明确权责，避免歧义部门职能描述规范用语的常见动词针对制度、方案、计划等文件编制 制定 拟定 审核 转呈 转交 提交 呈报 下达 备案 存档 提出意见针对信息、资料调查 研究 整理 分析 归纳 总结 提供 汇报 反馈 转达 通知 发布 维护 管理决策或设定目标批准 采纳 建立 制定 规划 决定 准备 指导 教导 授权 委派 调整 安排 授权 授予 检查 取消

12、 撤销 考查 鉴定 启动 革新 安置 指定 创立 决策 创办 计划 规划执行管理达成 增进 评估 衡量 评定 评价 审核 找出 设定 执行 维护 监控 取得 认同 指明 改善 提高 赢得 吸引 限制 确保 建设 撰写 达成 统筹 制定 构思 控制 雇佣 保证 标准化 估计 训练 推动 促进 防止 跟进 支配 监督 监控 改善 解释 证实 管控 回顾 修改 选择 加强部门职能描述规范用语的常见动词专业与支援 分析 辨明 识别 界定 建议 提议 促使 预测 预计 协调 解释 说明 支援 协助 支持帮助 研究 发明 判断 指导 讨论 比较 设计 起草 调研 学习 开发特定性或基层工作检查 检验 执行

13、 履行 对照 提出 分配 处理 收集 汇集 生产 制造 分发 进行 提供 供应 提交 获得 获取 操作 供应 接受 汇编 参与 建立 计算 宣传 维护 编辑 利用完成 收集 改正 转换 巩固 派发 转发 代表 理解 收讫 推荐 实施 参考 精炼 归档接待 租用 贯彻 服从 通知 解决 服务 发布 谈判 通报 宣传 响应 操作 参与 销售营销 履行 准备 处理 观察 记录 发表 制造 购买一般性管理 联系 协调 协助 控制 监督 联络 发展 激励 传达 传递 协商 协议 沟通 询问鼓励 鼓舞 培养 培训 调解 汇报 劝解 提拔部门职能梳理示例-梳理过程一级职能二级职能三级职能计划/规则组织/实施

14、协调/配合指导/监控生产管理产品生产管理1）拟定和完善公司有关生产管理方面的规章制度2）拟定年度生产计划3）制定并下达月度生产计划1）组织实施每周生产调度会2）组织月度各产品的成本分析会并形成纪要，监督检查成本控制措施的实施情况3）收集并统计各生产车间的每日生产情况，编制生产日报表4）编制集团公司要求上报的生产报表5）组织工艺改进方案的实施6）根据销售公司要求，拟定现有产品的包装变更方案，报质保部审核1）协调各生产车间的生产进度2）联系营销部和供应部，就生产情况与其进行沟通3）配合质保部进行生产部和各生产车间质量管理体系的日常运行检查4）协调公司外部的电、汽、水的生产保障1）监督和检查公司有关

15、生产管理方面的规章制度的执行情况2）监督和控制动力车间对各生产车间的压缩空气、水、电、汽的生产保障情况3）监督工艺改进方案的实施情况和效果4）审核水、电、汽的生产用量并办理水、汽的结算安全管理建立和完善本部门安全生产管理制度1）承担本部门新员工入职的部门级安全培训2）组织本部门员工的安全培训和考试1）配合有关部门进行安全检查2）配合安防办进行安全管理工作无公司设备管理.示例部门职能梳理示例-梳理后1.产品生产管理1）拟定和完善公司有关生产管理方面的规章制度2）拟定年度生产计划3）制定并下达月度生产计划4）组织实施每周生产调度会5）组织月度各产品的成本分析会并形成纪要，监督检查成本控制措施的实施

16、情况6）收集并统计各生产车间的每日生产情况，编制生产日报表7）编制集团公司要求上报的生产报表8）组织工艺改进方案的实施9）根据销售公司要求，拟定现有产品的包装变更方案，报质保部审核10）协调各生产车间的生产进度11）联系营销部和供应部，就生产情况与其进行沟通12）配合质保部进行生产部和各生产车间质量管理体系的日常运行检查13）协调公司外部的电、汽、水的生产保障14）监督和检查公司有关生产管理方面的规章制度的执行情况15）监督和控制动力车间对各生产车间的压缩空气、水、电、汽的生产保障情况16）监督工艺改进方案的实施情况和效果17）审核水、电、汽的生产用量并办理水、汽的结算2.安全管理1）建立和完

17、善本部门安全生产管理制度2）承担本部门新员工入职的部门级安全培训3）组织本部门员工的安全培训和考试4）配合有关部门进行安全检查5）配合安防办进行安全管理工作3.工艺技术管理 .部门职能梳理问题汇总表问题具体描述本部门应该设置而目前未设置的职能123本部门应该取消或不应该本部门承担的职能123与本部门职能有交叉重叠的部门及职能123与本部门职能划分不清晰的部门及职能123部门职能划分存在的其他问题121部门职能梳理的意义及概念2部门职能梳理的方法3部门职能梳理的工作流程和安排部门职能梳理的主要流程人事部备案与部门负责人及公司领导审核确认部门职能说明书天地纵横项目组撰写部门职能说明书各部门负责人撰

18、写部门职能梳理表和部门职能存在问题汇总表部门职能梳理培训部门职能梳理基本知识部门负责人根据部门目前的职能，立足现实，着眼未来进行本部门的职能梳理人事部备案天地纵横项目组根据各部门提交的部门职能梳理表及部门职能存在的问题汇总表进行提炼，撰写部门职能说明书将部门职能说明书与部门负责人进行研讨确认，由公司领导最终审核确认岗位分析培训导读1为什么进行岗位分析2如何进行岗位分析3岗位说明书的填写说明4部门职能和岗位分析的连接存在的困惑虽然我们俩在相似的岗位上，但他工作的重要性与所承担的工作压力明显低于我，为何我的收入水平和他的一样？我的领导只是在年底考核的时候才会指出我的不足，若能在日常工作中随时给予指

19、导，那我肯定可以做得更好些。领导很少与我们沟通公司未来发展方向，只是告诉我做什么。年底的绩效考核以他人的主观意见为主，没有客观、可衡量的考核标准。可能的原因对岗位的理解差异大任职者角度管理者角度如何解决这一矛盾：进行岗位分析，双方就岗位责任和工作任务进行沟通借以澄清岗位，在此基础上形成岗位说明书公司的要求个人的理解双方同意工作责任再分配工作任务澄清沟通承诺任职者角度管理者角度岗位分析的成果就是岗位说明书，岗位说明书是各项人力资源管理工作的基础，如：绩效考核、薪酬等级等。岗位说明书与我们切身利益息息相关，也是此次咨询项目的基础企业愿景经营战略组织及人力资源策略学习与发展奖酬与激励招聘与选拔绩效管

20、理组织与岗位设计岗位管理岗位架构图岗位说明书岗位等级职业生涯与继任人计划导读1为什么进行岗位分析2如何进行岗位分析3岗位说明书的填写说明4部门职能和岗位分析的连接岗位分析遵循三“是”和三“否”原则针对岗位着重应该做的职责考虑岗位的职责系统、分析针对人着重目前正在做的考虑岗位的事务性工作孤立、罗列做到岗位说明书的规范事项仅为对员工的最低要求标准，而非最高要求标准以前岗位说明书的功能未来岗位说明书的功能做到岗位说明书的要求能让你站在起跑线，但是跑多快要看自己的发挥做到了岗位说明书的要求就是冠军导读1为什么进行岗位分析2如何进行岗位分析3岗位说明书的填写说明4部门职能和岗位分析的连接岗位分析调研问卷

21、总框架，分为五个步骤内容第一步岗位基本信息第二步岗位设置目的第三步职责第四步任职资格第五步工作条件第一步：岗位基本信息 填写标准的岗位名称、部门名称：参考岗位现有文件，如果无明文规定，则与直接上级沟通后确定. 注意：填写岗位名称，而不是职衔。岗位名称所属部门第二步：岗位设置目的（1）这一部分的主要目的是用简练而准确的语句来描述本岗位在单位及部门中存在的目的和作用。它要求能够用一句话来高度概括本岗位的工作，使不在本岗位上工作的员工也能够对本岗位有一个大概的了解。对岗位目的的描述应包括以下内容：本岗位实现了本部门的哪些目的和作用？如果本岗位不存在，则对本部门造成哪些影响？ 填写岗位目的时应遵循以下

22、格式要求：岗位设置目的目的/目标/主要产出工作依据工作主要内容第二步：岗位设置目的（2）结果：市场份额利润销售数量素质服务.政策原理准则日常监督组织指导推荐计划操作活动目标?依据?为了做什么在$工作主要内容?岗位设置目的目的/目标/主要产出工作依据工作主要内容第二步：描述岗位设置目的的规范用词（3） 问卷调查中的附件1根据做（角色）战略法律原则 政策 策略/方针 价值观方法 技术 体系作法 习惯 程序条件模式 规定 常规 指示 规则/准则思考者实施者发起推荐支持参与计划协助推动监督控制修改/维护执行/实行实现实施应用决策授权审批审核组织/主持指导/管理促进者收集-分析-改进-建议-说服为实现目

23、的市场份额业绩 利润 效率 生产率质量 服务支持期限安全持续性决策者岗位设置目的写法示例及容易出现的问题为完成公司战略规划对财务管理工作的要求工作依据工作主要内容设立此岗位的目的依据国家有关财经法律法规以及财务工作原则与流程组织开展公司预算管理、资金管理、财务分析、税务管理等工作（举例：财务部负责人）（容易出现的问题）填写未按照“为了，在下，做”的格式填写，无法准确了解岗位存在的价值填写内容空泛，与岗位联系不大内容不准确，不能站在应有的高度第三步：职责（1）工作职责经常性职责：长期或经常性的工作职责，几乎是每天必做的职责1职责2阶段性职责职责职责1职责2注意：填写岗位要求承担的职位职责及相应的

24、工作任务“职责”的含义：职责是指对结果富有直接责任且属该职位专有的主要活动活动及结果。它回答“为实现该职位的目的，要在哪些主要领域做哪些事，从而获得哪些最终结果”，所用的描述语言必须包含动作、动作对象及动作结果。职责按照发生的频率划分为三类：经常性职责、阶段性职责、突发性任务招聘助理的任务 职责 接收和记录辞职申请 确定空缺职位 每周更新空缺职位 查阅职务说明 起草招聘广告 请示上级批准 与广告代理联络 确认广告 第三步：职责编写方法（2）保管并定期查阅空缺职位表，便于进行招聘及行使其他人事职能准备招聘启事，请示上级批准，与广告商联络，确保广告正确并及时出版分析任务并归类相关任务描述主要职责

25、明确列举岗位必须执行的任务。工作任务的填写格式：动词+工作内容。动词选择需根据工作实际情况仔细斟酌，请参见问卷中的附件2动词表。 分析并归类相关任务，在此基础上简要描述各部分的主要职责，每个职责是相同目的的任务的合并请按照岗位职责的重要性顺序填写，重要的任务填写在前面岗位职责描述字数要求：每条岗位职责描述不超过50字主要岗位职责不要超过8项“职责”填写要求动词表问卷中的附件2批准采纳建立制定规划决定准备指导/教导授权/委派调整安排授权/授予检查取消/撤销考查鉴定启动革新安置指定创立决策创办计划规划2.执行管理达成增进评估/衡量评定/评价审核找出设定执行维护监控取得认同指明改善/提高赢得吸引限制

26、确保建设撰写达成统筹制定构思控制雇佣保证标准化估计训练推动促进防止跟进支配监督/监控改善解释证实管控回顾修改选择加强3.专业与支援分析辨明/识别界定建议提议促使预测/预计协调解释/说明支援/协助支持帮助研究/发明判断指导讨论比较设计起草调研学习开发4.特定性或基层工作检查/检验执行/履行对照提出分配处理收集/汇集生产/制造分发进行提供/供应提交获得/获取操作供应接受汇编参与建立计算宣传维护编辑利用完成收集改正转换巩固派发/转发代表理解收讫推荐实施参考精炼归档接待租用贯彻服从通知解决服务发布谈判通报宣传响应操作参与销售营销履行准备处理观察记录发表制造购买5.一般性管理联系协调协助控制监督联络发展

27、激励传达传递协商/协议沟通询问鼓励/鼓舞培养培训调解汇报劝解提拔1.决策或设定目标第四步：任职资格（1）说明：任职资格指从事该岗位职责所应具备的各种资格条件请注意：此处不是填写该岗位任职人的情况，也不对照岗位任职者的现状，而是任职该岗位应当具备的最低要求。最低学历(包括国家教育主管部门认可的同等学历)：为最低学历要求，如有专业要求，一同注明；注意：不要对照现在岗位任职者的学历状况 初中及初中以下中技、职高、高中、中专大专大学本科硕士及以上最低学历示例：大学专科以上学历专业机械专业年龄性别资历经验知识技能从业资格专业：大学学习的专业第四步：任职资格（2）资历经验：具体承担某类工作任务的时间及主要

28、经历描述资历经验将罗列出推荐范围，根据岗位实际情况的不同，可适当调整：高层管理岗位：10年以上工作经验，7年以上管理类岗位工作经验，承担过类型工作中层管理岗位：7年以上工作经验，5年以上管理类岗位工作经验，承担过类型工作基层管理岗位：3年以上工作经验，承担过类型管理工作基层岗位：1年以上工作经验（特殊岗位人才储备除外）从业资格：从业资格认证要求，如会计资格证 教育背景示例：大学专科以上学历，机械专业资历经验知识技能从业资格第四步：任职资格（3）类别维度举例知识与工作相关的必备知识通用知识可在学校习得的知识计算机（办公软件、应用软件、网络、硬件、开发系统、数据库、中间件、编程语言等）、外语（英语、法语等）、机械基础、机电设备、人力资源管理、财务会计（审计、税收、结算、核算、清算等）、国际贸易（全球贸易关系、国际市场、销售管理、广告、国际法、国际金融管理、跨文化管理、商务谈判、风险管理、国际供应链管理）、市场营销、