会计电算化(第二版-(6)[297页]课件

1、学习情境6 制单岗位（一）操作学习目标岗位描述 岗位工作流程及与其他岗位的关系6.1 凭证处理6.2 凭证管理情境综述 技能训练学习目标学习目标 了解制单岗位的基本工作内容。 理解制单岗位在会计电算化操作岗位中所处的地位及与其他岗位之间的联系。 理解记账凭证的基本功能和编制原理。 掌握记账凭证的填制、修改和删除的操作方法与技巧。 1.知识目标学习目标 能根据实际的日常业务业务，准确、快速、熟练地填制记账凭证。 能够对错误记账凭证进行修改、作废与删除。 能够使用查询凭证功能，查询符合条件凭证的。 2.能力目标学习目标岗位描述岗位描述 记账凭证是总账系统业务处理的起点，也是所有查询数据的最主要的一

2、个来源，记账凭证的正确与否将直接影响到会计电算化下整个会计信息系统数据的真实性、可靠性。因此，制单岗位在电算化岗位体系中，占有非常重要的地位。岗位描述 制单岗位的主要工作任务是: 12 根据审核后的原始单据，通过自身的会计职业判断，正确的、完整的填制记账凭证，做到内容完整、数据正确、代码合法、摘要简明规范。 在审核记账前，若发现输入错误的记账凭证，应由原制单人员进行修改，不得更正他人输入的记账凭证。 岗位描述岗位工作流程及与其他岗位的关系岗位工作流程及与其他岗位的关系 在总账系统中，数据的起点是从记账凭证开始的。在经济业务发生时可以首先根据原始凭证和其他有关业务资料手工填制记账凭证，然后将手工

3、记账凭证录入到总账系统中去；或者根据原始凭证直接在总账系统中填制记账凭证。岗位工作流程及与其他岗位的关系 制单岗位的工作流程，如图6-1所示：岗位工作流程及与其他岗位的关系图6-1 制单岗位工作流程图岗位工作流程及与其他岗位的关系 凭证处理工作主要包括填制凭证、凭证的修改、作废或删除等。 1.凭证处理 岗位工作流程及与其他岗位的关系岗位工作流程及与其他岗位的关系 主要包括定义常用摘要与常用凭证、凭证查询、科目汇总、凭证打印等。常用摘要与常用凭证在填制凭证时可以直接被调用，提高凭证录入的工作效率；通过查询凭证功能，既可以满足查询数据的要求，还可以发现错误凭证，进行修改、作废或删除。 2.凭证管理

4、岗位工作流程及与其他岗位的关系岗位工作流程及与其他岗位的关系 总账系统提供自动转账设置的模板，每个期末可根据用户指令由系统自动生成转账凭证。 3.转账生成岗位工作流程及与其他岗位的关系 本岗位的典型的工作任务列表如下：岗位工作流程及与其他岗位的关系任务编号任务名称操作人员任务6-1填制凭证马燕任务6-2凭证修改马燕任务6-3作废凭证马燕任务6-4删除凭证马燕任务6-5冲销凭证马燕任务6-6常用摘要马燕任务6-7常用凭证马燕任务6-8查询凭证马燕任务6-9科目汇总马燕岗位工作流程及与其他岗位的关系6.1 凭证处理概念 记账凭证是根据原始凭证的经济内容，运用复式记账的方法，加以归类处理而形成的用来

5、直接作为记账依据的会计凭证。 6.1 凭证处理凭证的处理过程，可以同时实现多种功能 辅助核算 多币别核算 现金流量表 在录入相关科目的会计分录时，可以指定现金流量项目，本期业务处理完成后，可以据以生成现金流量表。 如在“会计科目”设置中对某一科目设置了辅助核算(部门、个人往来、客户往来、供应商往来或项目核算等)，则在录入该科目时，可以同时输入相关辅助核算信息，以生成辅助核算账表，满足用户对辅助核算信息的使用与管理。 在录入外币业务时，可以同时输入本币与外币金额，期末再进行调汇处理。6.1 凭证处理一、填制凭证记账凭证包括凭证头部分 凭证正文部分 凭证类别 凭证编号 凭证日期 附件张数 摘 要

6、会计科目 借方金额 贷方金额 凭证类别：为初始设置时已定义的凭证类别代码或名称。6.1 凭证处理一、填制凭证记账凭证包括凭证头部分 凭证正文部分 凭证类别 凭证编号 凭证日期 附件张数 摘 要 会计科目 借方金额 贷方金额 凭证编号：凭证编号由编号方式而定。若在用友T3系统的总账“选项”中设置了由系统按时间顺序自动编号，则系统将根据用户选择的凭证字，自动进行编号。否则，用户可以直接输入凭证编号。6.1 凭证处理一、填制凭证记账凭证包括凭证头部分 凭证正文部分 凭证类别 凭证编号 凭证日期 附件张数 摘 要 会计科目 借方金额 贷方金额 凭证日期：可以是业务发生的日期，也可以是凭证的记账日期。6

7、.1 凭证处理一、填制凭证记账凭证包括凭证头部分 凭证正文部分 凭证类别 凭证编号 凭证日期 附件张数 摘 要 会计科目 借方金额 贷方金额 附单据数：直接输入凭证后以附件形式备份原始单据的数量。填制凭证时可以输入，也可以在“附单据数”处可以按“回车”键通过。6.1 凭证处理一、填制凭证记账凭证包括凭证头部分 凭证正文部分 凭证类别 凭证编号 凭证日期 附件张数 摘 要 会计科目 借方金额 贷方金额 摘要：对凭证分录的文字解释。不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。新增分录完成后，按回车键，系统将摘要自动复制到下一分录行。6.1 凭证处理一、填制凭证记账凭证包括凭证头部分 凭证正文部分

8、凭证类别 凭证编号 凭证日期 附件张数 摘 要 会计科目 借方金额 贷方金额 会计科目：可以直接输入或单击科目栏后的 参照符号选择。6.1 凭证处理一、填制凭证记账凭证包括凭证头部分 凭证正文部分 凭证类别 凭证编号 凭证日期 附件张数 摘 要 会计科目 借方金额 贷方金额 金额栏：金额分借方金额和贷方金额两栏，录入经济业务的本位币发生额。6.1 凭证处理一、填制凭证记账凭证包括凭证头部分 凭证正文部分 凭证类别 凭证编号 凭证日期 附件张数 摘 要 会计科目 借方金额 贷方金额 金额栏：金额分借方金额和贷方金额两栏，录入经济业务的本位币发生额。6.1 凭证处理一、填制凭证 在实际工作中，可直

9、接在计算机上根据审核无误准予报销的原始凭证填制记账凭证(即前台处理)；也可以先由人工制单而后集中输入(即后台处理)，具体采用哪种方式应根据本单位实际情况。一般来说业务量不多、基础较好或使用网络版的用户，可采用前台处理方式；而在第一年使用会计软件系统或人机并行阶段，则比较适合采用后台处理方式。6.1 凭证处理一、填制凭证 任务6-1 填制凭证 龙翔科技股份有限公司，2014年3月份发生以下10笔经济业务：6.1 凭证处理一、填制凭证 (1)3月05日，在工商银行提取现金56,000.00元，备发工资，结算方式现金支票,支票号“1001”，现金流量项目为“25 现金流量内部流入”。借：库存现金 5

10、6 000.00 贷：银行存款工商银行 56 000.006.1 凭证处理一、填制凭证 (2)同日，发放工资56,000.00元，现金流量项目为“05 支付给职工以及为职工支付的现金”。借：应付职工薪酬-工资 56 000.00 贷：库存现金 56 000.006.1 凭证处理一、填制凭证 (3)3月06日，将持有的北京国泰公司开具的商业承兑汇票提交该公司的开户银行兑付，金额为250000.00，存入工商银行账户，结算方式为“商业汇票”，汇票票号为“2314”，该款项用来支付发票号为“3476”的应收货款。现金流量项目为“01 销售商品提供劳务收到的现金”。 借：银行存款工商银行 250 00

11、0.00 贷：应收票据 250 000.006.1 凭证处理一、填制凭证 (4)3月13日，收到中国长城公司开具的转账支票，金额为584906.00，支票号为“8972”，用于支付上月的所欠的票号为“8982”的货款。该笔款项已存入工商银行。现金流量项目为“01 销售商品提供劳务收到的现金”。 借：银行存款工商银行 584 906.00 贷：应收账款 584 906.006.1 凭证处理一、填制凭证 (5)3月15日，销售产品睿琪T2台式机50台给中国长城公司，售价为7000元/台，增值税税率为17%，已向对方开具发票，发票号为“3789”，对方开具转账支票1张，金额为30000.00元整，支

12、票号为“1379”，已存入工商银行，剩余货款双方约定下月归还。现金流量项目为“01 销售商品提供劳务收到的现金”。 借：银行存款工商银行 30 000.00 应收账款 379 500.00 贷：主营业务收入 350 000.00 应交税费应交增值税(销项税) 59 500.00 6.1 凭证处理一、填制凭证 (6)3月18日，从北京正宏科技有限公司购入主板120块，采购单价为600元，显示器200台，采购单价为800元，增值税率为17%，货款暂欠，发票号为“3908”。借：原材料主板 72 000.00 原材料显示器 160 000.00 应交税费应交增值税(进项税) 39 440.00 贷：

13、应付账款 271 440.006.1 凭证处理一、填制凭证 (7)3月20日，开出工商银行的转账支票一张用于支付前欠辽宁顺发公司的83,900.00元货款，支票号为“6789”，该款项用来偿还发票号为“3452”的应付货款。现金流量项目为“04 购买商品、接受劳务支付的现金”。 借：应付账款 83 900.00贷：银行存款工商银行 83 900.006.1 凭证处理一、填制凭证 (8)3月23日，生产领用原材料-CPU50颗，单位成本700元，内存50条，单位成本120元，用于生产睿琪T2台式机。借:生产成本 基本生产成本- 睿琪T2台式机 41 000.00 贷:原材料- CPU 35 00

14、0.00 原材料-内存 6 000.006.1 凭证处理一、填制凭证 (9)3月25日，办公室发生办公费用600元，销售部发生办公费用700元，装配车间发生办公费用800元，维修车间发生办公费用900元，合计3000元，均用现金支付。现金流量项目为“07 支付其他与经营活动有关的现金”。 借：管理费用办公费 600.00 销售费用-办公费 700.00 制造费用-装配车间 800.00 制造费用-维修车间 900.00 贷：库存现金 3 000.006.1 凭证处理一、填制凭证 (10)3月26日，接受外资捐赠美元10,000.00，存入中国银行，当日美元兑人民币汇率为1：6.75，对方开出转

15、账支票一张，支票号为“3290”。现金流量项目为“19 收到其他与筹资活动有关的现金”。 借: 银行存款中国银行 67 500.00 贷: 营业外收入捐赠利得 67 500.006.1 凭证处理一、填制凭证 1.填制银行业务的记账凭证【任务导入】 以业务(1)为例, 3月05日，在工商银行提取现金56 000.00元，备发工资，结算方式现金支票,支票号“1001”，现金流量项目为“25 现金流量内部变动”。6.1 凭证处理一、填制凭证 1.填制银行业务的记账凭证【必备知识】 填制银行业务记账凭证需要注意两个地方： (1)若科目在“会计科目”中被指定为银行科目或设置了“银行账”的属性，那么，在填

16、制关于银行业务的记账凭证时，需要在录入会计分录的同时，输入“结算方式”、“票号”及“发生日期”。 6.1 凭证处理一、填制凭证 1.填制银行业务的记账凭证【必备知识】 填制银行业务记账凭证需要注意两个地方： (2)若科目在“会计科目”中被指定为现金流量科目，则在填制记账凭证时，需要在录入会计分录的同时，还录入相应的现金流量项目。6.1 凭证处理一、填制凭证 1.填制银行业务的记账凭证【任务处理】 (1)执行“开始”|“程序” |“用友T3系列管理软件” |“用友T3” |“用友T3” 命令，即可打开用友T3系统的“登录”对话框，以会计“马燕”的身份登录用友T3系统。6.1 凭证处理一、填制凭证

17、 1.填制银行业务的记账凭证【任务处理】 (2)执行“总账” |“凭证” |“填制凭证” |“增加”命令，增加一张新凭证，进入“填制凭证”窗口。6.1 凭证处理一、填制凭证 1.填制银行业务的记账凭证【任务处理】 (3)输入凭证类别。单击凭证上方凭证类别字后的 参照按钮，显示所有凭证类别，双击选择“付款凭证”；凭证号自动生成，为“0001”。6.1 凭证处理一、填制凭证 1.填制银行业务的记账凭证【任务处理】 (4)在“制单日期”栏中，输入“ 2013年3月5日”。6.1 凭证处理一、填制凭证 1.填制银行业务的记账凭证【任务处理】 (5)在“摘要”栏输入“提取现金”。6.1 凭证处理一、填制

18、凭证 1.填制银行业务的记账凭证【任务处理】 (6)在“科目名称”栏输入“1001库存现金”科目， 在“借方金额”栏输入金额56000元，单击“回车”键，显示“现金流量表”对话框：6.1 凭证处理一、填制凭证 1.填制银行业务的记账凭证【任务处理】 (7)在现金流量表对话框中，单击“增加”按钮，增加一空行。单击“项目编码”栏的参照 按钮，选择“25 现金内部流入”，如图6-2所示：6.1 凭证处理一、填制凭证图6-2 录入现金流量项目6.1 凭证处理一、填制凭证 1.填制银行业务的记账凭证【任务处理】 (8)单击对话框工具栏的“返回”按钮。6.1 凭证处理一、填制凭证 1.填制银行业务的记账凭

19、证【任务处理】 (9)在现金流量表的“金额”栏输入金额56000元，单击“保存”按钮，返回到凭证界面。6.1 凭证处理一、填制凭证 1.填制银行业务的记账凭证【任务处理】 (10)在第一行借方金额后单击“回车”，第二行自动带出内容相同的摘要。6.1 凭证处理一、填制凭证 1.填制银行业务的记账凭证【任务处理】 (11) 在第二行“科目名称”栏，输入“100201银行存款-工商银行”科目，单击回车，显示结算方式辅助项窗口，如图6-3所示：6.1 凭证处理一、填制凭证图6-3 录入结算方式6.1 凭证处理一、填制凭证 1.填制银行业务的记账凭证【任务处理】 (12)在辅助项窗口，录入：“结算方式”

20、为“401现金支票”，“票号”为“1001”，“发生日期”为“2014年3月5日”；单击“确认”，返回凭证界面。6.1 凭证处理一、填制凭证 1.填制银行业务的记账凭证【任务处理】 (13)在“贷方金额”栏输入金额56000元，单击“回车”键，显示“现金流量表”对话框。6.1 凭证处理一、填制凭证 1.填制银行业务的记账凭证【任务处理】 (14)单击“增加”按钮，增加一空行。 在“项目编码”栏选择“25 现金流量内部流出”，在“金额”栏输入金额56000元，单击“保存”按钮，返回到凭证界面。6.1 凭证处理一、填制凭证 1.填制银行业务的记账凭证【任务处理】 (15)单击“保存”按钮，保存凭证

21、。6.1 凭证处理一、填制凭证注意： 1.系统默认应按时间顺序填制凭证，即每月内的凭证日期不能倒流。如想解除这种限制，可在总账“选项”中，将其中的“制单序时”参数取消。 2.采用序时控制时，凭证日期应大于或等于启用日期，但不能超过计算机系统日期。 3.在填制凭证时只能输入末级科目，非末级科目无法保存。 4.凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号将不能再修改。 5.借、贷方金额均不能为0；若需要录入红字金额，则以负数形式输入；如果 金额方向不符，可按空格键调整。按下快捷键Ctrl+L可显示/隐藏数据位线。 6.输入凭证金额时，将光标置于金额栏某行，在键盘上按“=”键，可以自动取当前凭证借贷方金额的差

22、额为光标所在行的金额。 7.凭证录入时，可按现金流量项目进行科目金额的拆分。6.1 凭证处理一、填制凭证 2.填制含辅助核算的记账凭证【任务导入】 以业务6为例，3月18日，从北京正宏科技有限公司购入主板120块，采购单价为600元，显示器200台，采购单价为800元，增值税率为17%，货款暂欠，发票号为“3908”。6.1 凭证处理一、填制凭证 2.填制含辅助核算的记账凭证【必备知识】 在填制记账凭证时，如果涉及到的会计科目设置了辅助核算，则系统将根据科目属性要求输入相应的辅助信息。如部门、个人、项目、客户、供应商、数量、单价、自定义项等。录入的辅助信息将在凭证下方的备注中显示。如需对所输入

23、的辅助项信息进行修改，可双击凭证下方的辅助项，系统会自动弹出辅助信息录入窗口。6.1 凭证处理一、填制凭证 2.填制含辅助核算的记账凭证【任务处理】 (1)由会计“马燕”登录系统，执行“总账” |“凭证” |“填制凭证” |“增加”命令， 增加一张新凭证。 6.1 凭证处理一、填制凭证 2.填制含辅助核算的记账凭证【任务处理】 (2)选择“凭证类别”为“收款凭证”，凭证号自动生成为“0003”。6.1 凭证处理一、填制凭证 2.填制含辅助核算的记账凭证【任务处理】 (3)在“制单日期”栏中，输入“2014年3 月15日”。6.1 凭证处理一、填制凭证 2.填制含辅助核算的记账凭证【任务处理】

24、(4)在“摘要”栏输入“销售商品。”6.1 凭证处理一、填制凭证 2.填制含辅助核算的记账凭证【任务处理】 (5)在“科目名称”栏输入“100201银行存款-工商银行”， 单击“回车”键，显示结算方式辅助项对话框。6.1 凭证处理一、填制凭证 2.填制含辅助核算的记账凭证【任务处理】 (6)在“结算方式”处选择“402转账支票”， 输入“票号”为“1379”，“发生日期”为“2014年3月15日”。6.1 凭证处理一、填制凭证 2.填制含辅助核算的记账凭证【任务处理】 (7)在“借方金额”栏输入金额30000元，单击“回车”键，显示“现金流量表”对话框，选择“01 销售商品提供劳务收到的现金”

25、，单击“返回”按钮，返回凭证界面。6.1 凭证处理一、填制凭证 2.填制含辅助核算的记账凭证【任务处理】 (8)回车至第二行，在“科目名称”栏输入“1122应收账款”， 回车，系统弹出客户信息“辅助项”对话框，如图6-4所示：6.1 凭证处理一、填制凭证图6-4 “客户信息辅助项”对话框6.1 凭证处理一、填制凭证 2.填制含辅助核算的记账凭证【任务处理】 (9)选择客户“中国长城”；录入票号为“3789”，发生日期为“2014.03.18”，单击“确认”按钮返回凭证界面。6.1 凭证处理一、填制凭证 2.填制含辅助核算的记账凭证【任务处理】 (10)在“借方金额”栏中输入金额379500元。

26、6.1 凭证处理一、填制凭证 2.填制含辅助核算的记账凭证【任务处理】 (11) 回车至第三行，在科目名称栏输入 “600101 主营业务收入-睿琪T2台式机”，回车，系统弹出数量单价的“辅助项”对话框，如图6-5所示：6.1 凭证处理一、填制凭证图6-5 “数量单价辅助项”对话框6.1 凭证处理一、填制凭证 2.填制含辅助核算的记账凭证【任务处理】 (12)在辅助项窗口输入数量“50” 台、单价“7000” 元，单击“确认”按钮，返回凭证界面。6.1 凭证处理一、填制凭证 2.填制含辅助核算的记账凭证【任务处理】 (13)借方金额栏显示“350000”元，在键盘上按“空格”键，将金额调整到“

27、贷方金额”处。6.1 凭证处理一、填制凭证 2.填制含辅助核算的记账凭证【任务处理】 (14)用同样的方法输入第四行内容，输入摘要、“22210202应交税费应交增值税(销项税)”会计科目，在“贷方金额”栏录入金额59500元。如图6-6所示：6.1 凭证处理一、填制凭证图6-6 业务6输入结果6.1 凭证处理一、填制凭证 2.填制含辅助核算的记账凭证【任务处理】 (15)单击“保存”按钮，保存凭证。6.1 凭证处理一、填制凭证 3.填制含外币金额核算的记账凭证【任务导入】 以业务10为例，说明外币金额式记账凭证的填制。6.1 凭证处理一、填制凭证 3.填制含外币金额核算的记账凭证【必备知识】

28、 当输入含有外币金额核算的会计分录时，需输入外币数量与汇率。系统将根据输入的外币数量与汇率，自动计算出本币金额。 本案例中，龙翔科技有限责任公司2013年3月的外币业务只涉及到美元，且为固定汇率制。当月美元兑人民币的汇率为1：6.81。“100202银行存款中行存款”科目设置了外币核算。6.1 凭证处理一、填制凭证 3.填制含外币金额核算的记账凭证【任务处理】 (1)执行“总账” |“凭证” |“填制凭证” |“增加”命令， 增加一张新凭证。 6.1 凭证处理一、填制凭证 3.填制含外币金额核算的记账凭证【任务处理】 (2)选择“凭证类别”为“收款凭证”，凭证号自动生成为“0004”。6.1

29、凭证处理一、填制凭证 3.填制含外币金额核算的记账凭证【任务处理】 (3)在“制单日期”栏中，输入“2014年3月26日”。6.1 凭证处理一、填制凭证 3.填制含外币金额核算的记账凭证【任务处理】 (4)在“摘要”栏输入“接受捐赠。”6.1 凭证处理一、填制凭证 3.填制含外币金额核算的记账凭证【任务处理】 (5)在“科目名称”栏输入“100202银行存款-中国银行”， 单击“回车”键，显示结算方式辅助项对话框。6.1 凭证处理一、填制凭证 3.填制含外币金额核算的记账凭证【任务处理】 (6)在“结算方式”处选择“402转账支票”； 输入“票号”为“3290”，“发生日期”为“2014年3月

30、26日”。单击确认后，屏幕显示如图6-7所示：6.1 凭证处理一、填制凭证图6-7 业务10凭证(一)6.1 凭证处理一、填制凭证 3.填制含外币金额核算的记账凭证【任务处理】 (7)在“外币”栏的下半格选择汇率为“美元 6.75”，上半格金额栏输入“10000”元；单击“回车”键，“借方金额”自动生成为“67500”元，并显示“现金流量表”对话框。6.1 凭证处理一、填制凭证 3.填制含外币金额核算的记账凭证【任务处理】 (8)选择“01 销售商品提供劳务收到的现金”；单击“返回”按钮，返回凭证界面。6.1 凭证处理一、填制凭证 3.填制含外币金额核算的记账凭证【任务处理】 (9)在第二行，

31、录入相同摘要，在“科目名称“栏输入“630101营业外收入”，在“贷方金额”栏输入金额“67500”元。凭证如图6-8所示：6.1 凭证处理一、填制凭证图6-8 业务10凭证(二)6.1 凭证处理一、填制凭证 3.填制含外币金额核算的记账凭证【任务处理】 (10)单击“保存”按钮，保存凭证。6.1 凭证处理一、填制凭证 3.填制含外币金额核算的记账凭证【任务处理】 (11)将10笔业务处理完毕，单击“退出”，退出填制凭证界面。6.1 凭证处理二、填制修改任务6-2 凭证修改【任务导入】 将本月10笔业务处理完毕后，马燕自查了一下，发现在填制第4笔业务(即收到货款)时，误将结算方式输成了现金支票

32、结算。现在需要对其进行修改。6.1 凭证处理二、填制修改【必备知识】 电算化环境下的凭证修改需要遵循一定的程序，一般情况下，可以分为以下三种情况：6.1 凭证处理二、填制修改1 对凭证进行审核、记账之前若发现凭证有误，制单人员可以直接对凭证进行修改； 2 若已审核或已出纳已签字尚未记账的凭证发现错误，则需先取消审核、出纳签字，再由原制单人员对其进行修改；3 若在记账后发现凭证错误，可以先取消记账，再取消审核、出纳签字，最后由原制单人员对其进行修改；也可以采用制作一张“红字冲销凭证”或“补充凭证”的方法进行修改。使用了红字冲销或蓝字补充的方法而增加的凭证，应视同正常凭证进行保存和管理。 6.1

33、凭证处理二、填制修改【必备知识】 修改凭证时，在“填制凭证”界面中，通过按“首张”“上张”“下张”“末张”按钮翻页查找，或按“查询”按钮输入查询条件，都可以找到要修改的凭证。打开需要修改的凭证之后，就可以对已经录入的凭证内容进行修改了。6.1 凭证处理二、填制修改【任务处理】 (1)由会计马燕登录T3系统，执行“总账” |“凭证” |“填制凭证”命令,在“填制凭证”界面中，通过按“首张”“上张”“下张”“末张”按钮，翻页查找到错误凭证。6.1 凭证处理二、填制修改【任务处理】 (2)将光标移到凭证第一行，双击凭证下方的“票号、日期”辅助项信息处，屏幕显示“结算方式辅助项”对话框。6.1 凭证处

34、理二、填制修改【任务处理】 (3)修改相关内容。 (4)单击“保存”按钮保存当前修改。6.1 凭证处理二、填制修改注意： 1.若在总账“选项”中设置了“制单序时”的选项，则在修改制单日期时，不能在上一编号凭证的制单日期之前。 2.若在“选项”中设置了“不允许修改、作废他人填制的凭证”，则不能修改他人填制的凭证。 3.外部系统传过来的凭证不能在总账系统中进行修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。 4.若要修改某辅助项，则将光标移到凭证下方要修改的辅助项处，双击鼠标，屏幕显示辅助项录入窗，直接在上面修改即可。 5.若要修改某条分录的现金流量项目，可以单击填制凭证窗口工具栏的“流量”按钮，屏幕显示

35、现金流量表界面，直接在上面修改即可。6.1 凭证处理三、凭证相关处理 任务6-3 作废凭证【必备知识】 在对记账凭证进行“作废”处理之前，必须先了解以下几点内容：6.1 凭证处理三、凭证相关处理 1234 对于已经录入的凭证，若由于某种原因出现不想要或出现不便修改的错误时，可以对其进行“作废”处理。已作废的凭证，作废凭证仍保留凭证内容及凭证编号，只在凭证左上角显示红色“作废”字样。 已审核、记账的凭证，不能作废；如想作废，必须先进行“取消记账|取消审核”操作。 作废凭证不能修改，不能审核，但允许删除。 在记账时，已作废的凭证将参与记账，否则月末无法结账，但系统不对作废凭证进行数据处理，即相当于

36、一张空凭证。 5 记账后，在账簿查询时，将无法查到作废凭证的数据。 6.1 凭证处理三、凭证相关处理 【任务处理】 (1)进入“填制凭证”界面，通过翻页查找，找到业务7的凭证。6.1 凭证处理三、凭证相关处理 【任务处理】 (2)用鼠标单击菜单“编辑”下的“作废/恢复”，凭证左上角显示红色“作废”字样，表示已将该凭证作废。如图6-10所示：6.1 凭证处理三、凭证相关处理 图6-10 作废凭证6.1 凭证处理三、凭证相关处理 注意： 1.若当前凭证已作废，用鼠标单击“编辑”|“作废/恢复”，可取消作废标志，并将当前凭证恢复为有效凭证。 2.如果在总账“选项”中选中了“不能作废/删除他人填制的凭

37、证”，则不能“作废/恢复”他人填制的凭证。6.1 凭证处理三、凭证相关处理 任务6-4 删除凭证【任务导入】 马燕重新填制了业务7的凭证，作废的凭证已无保存的必要，马燕决定彻底删除这张凭证。6.1 凭证处理三、凭证相关处理 【必备知识】 如果已作废的凭证确定没有保留的必要，可以通过“凭证整理”功能将这些凭证彻底删除，删除后，系统对未记账的凭证重新进行编号，即将删除凭证以后的凭证编号向前递进，以保证凭证编号的连续性，确保没有断号的凭证。 系统只能对未记账的凭证作凭证整理，如想对已记账凭证作凭证整理，应先取消记账，再进行凭证整理。6.1 凭证处理三、凭证相关处理 【任务处理】 (1)执行“总账”

38、|“填制凭证” | “编辑”| “整理凭证” 命令，出现整理凭证对话框，如图6-11如下。6.1 凭证处理三、凭证相关处理 图6-11 删除凭证6.1 凭证处理三、凭证相关处理 【任务处理】 (2)选择要整理的月份“2014年3月”，单击“确定”后，屏幕显示作废凭证整理选择窗。如图6-12所示： 6.1 凭证处理三、凭证相关处理 图6-12 作废凭证列表6.1 凭证处理三、凭证相关处理 【任务处理】 (3)在“删除？”栏双击选择要真正删除的作废凭证，使之出现删除标志“Y”。6.1 凭证处理三、凭证相关处理 【任务处理】 (4)单击“确定”按钮，系统提示 “是否需要整理凭证断号”，单击“是”，系

39、统对剩下的凭证重新进行编号。6.1 凭证处理三、凭证相关处理 注意： 1.本月最后一张已记账凭证之前的凭证不能作凭证整理，只能对其后面的未记账凭证作凭证整理。否则，需先到“恢复记账前状态”功能中恢复本月月初的记账前状态，再作凭证整理。 2.如选择“不需要整理凭证断号”，则系统不对剩下的凭证进行重新排号，原凭证号依旧保留。6.1 凭证处理三、凭证相关处理 任务6-5 冲销凭证【任务导入】 假设在完成对第1-10笔业务凭证的记账后，会计马燕发现将业务8的“原材料CPU”科目误录为“原材料机箱”，需要对此张业务凭证采用红字冲销法进行更正。6.1 凭证处理三、凭证相关处理 【必备知识】 在实际工作中，

40、经常在凭证记账之后才发现有错误。此时，可以通过编制“红字冲销凭证”的方法对其进行自动冲销。为此，总账系统中专门设置了“冲销凭证”功能。 通过红字冲销法增加的凭证，视同正常凭证进行保存和管理。制作红字冲销凭证将错误凭证冲销后，需要再编制正确的蓝字凭证进行补充。6.1 凭证处理三、凭证相关处理 【任务处理】 (1)由会计马燕登录系统，执行“总账” |“填制凭证” |“制单”|“冲销凭证”命令，显示“冲销凭证”对话框，如图6-13所示：6.1 凭证处理三、凭证相关处理 图6-13“冲销凭证“对话框 (2)依次输入制单月份“2014年3月”，凭证类别“付款凭证”，凭证号“0002” 。6.1 凭证处理

41、三、凭证相关处理 【任务处理】 (3)单击“确定”，系统自动制作一张红字冲销凭证，自动冲销该张已记账的凭证。如图6-14所示：6.1 凭证处理三、凭证相关处理 图6-14 生成冲销凭证6.1 凭证处理三、凭证相关处理 【任务处理】 (4)单击“保存“，保存此张冲销凭证。6.1 凭证处理三、凭证相关处理 注意： 1.通过红字冲销法增加的凭证，应视同正常凭证进行保存管理，也需要参与审核、记账。 2.只能对已记账凭证进行冲销。6.2 凭证管理凭证管理的主要内容包括 常用摘要与常用凭证定义 打印凭证 查询凭证 科目汇总 一、常用摘要与常用凭证定义 6.2 凭证管理任务6-6 常用摘要【任务导入】 由于

42、提取现金、接受捐赠和结转期间损益这三种类型的业务经常发生，为了提高工作效率，会计马燕决定为这三种业务设置常用摘要，以便在填制相同业务凭证时可以直接调用。一、常用摘要与常用凭证定义 6.2 凭证管理编号摘要正文01提取现金02接受捐赠03结转期间损益表6-2 常用摘要一、常用摘要与常用凭证定义 6.2 凭证管理【必备知识】 常用摘要是系统为提高制单效率而采用的一种快速的摘要输入方式，它将经常发生的经济业务内容预先设置成摘要模板，待使用时直接输入摘要的编号，即可将设置好的摘要调用到当前分录的摘要栏，避免了重复录入的麻烦。一、常用摘要与常用凭证定义 6.2 凭证管理【任务处理】 (1)执行总账系统主

43、菜单中“凭证”|“常用摘要”命令，进入常用摘要设置窗口。一、常用摘要与常用凭证定义 6.2 凭证管理【任务处理】 (2)单击工具栏中的“增加”按钮，增加一空行。一、常用摘要与常用凭证定义 6.2 凭证管理【任务处理】 (3)录入第一条摘要的主要信息：摘要编码“01”、摘要内容“提取现金”、摘要助记码“TQXJ”。一、常用摘要与常用凭证定义 6.2 凭证管理【任务处理】 (4)按同样的方法，将后两条摘要进行设置。如图6-17所示：一、常用摘要与常用凭证定义 6.2 凭证管理图6-15 设置常用摘要一、常用摘要与常用凭证定义 6.2 凭证管理【任务处理】 (5)设置完毕，单击工具栏“退出”按钮，退

44、出该功能。一、常用摘要与常用凭证定义 6.2 凭证管理注意： 1.常用摘要的信息可以任意设定，在调用后也可以修改补充。 2.常用摘要的编码是调用常用摘要的依据，因此，不能重复输入，也不能为空。 3.如果某条常用摘要对应某科目，则可在“相关科目”处输入，那么填制凭证时，在调用常用摘要的同时，该科目也将被调入。一、常用摘要与常用凭证定义 6.2 凭证管理任务6-7 常用凭证【任务导入】 由于提取现金业务发生频率较高，会计马燕决定将该业务做成常用凭证，以便再发生相同的经济业务时，可以直接调用，减少凭证输入的工作量。编号说明凭证类别科目编码结算方式01提取现金付款1001100201401表6-3 常

45、用凭证一、常用摘要与常用凭证定义 6.2 凭证管理【必备知识】 常用凭证是系统为提高制单效率而采用的一种快速凭证生成方式，它将经常发生的经济业务预先设置为凭证模板，以便在填制凭证时可以直接调用。 一、常用摘要与常用凭证定义 6.2 凭证管理 定义常用凭证有两种方法： 12 方法一：调用总账系统“凭证”|“常用凭证”功能，按步骤进行定义常用凭证模板。常用凭证在定义时采用填制凭证界面。 方法二：在填制凭证窗口，调出某张经常发生的业务凭证，执行“制单” |“生成常用凭证”命令，直接生成常用凭证模板。一、常用摘要与常用凭证定义 6.2 凭证管理 调用常用凭证也有两种方法：12 方法一：在制单时用鼠标单

46、击“编辑”菜单下的“调用常用凭证”，系统提示输入常用凭证的编号，只要输入要调用的常用凭证的编号，即可调出该常用凭证。若调出的常用凭证与您当时的业务有出入或缺少部分信息，您可直接将其修改成所需的凭证。 方法二：在制单时用鼠标单击“编辑”菜单下的“调用常用凭证”，在输入常用凭证的编号处按 ，屏幕显示“常用凭证”对话框，将光标移到要调用的常用凭证，用鼠标点“选入”按钮，可选入要调用的常用凭证。一、常用摘要与常用凭证定义 6.2 凭证管理【任务处理】 (1)单击总账系统主菜单中“凭证”| “常用凭证”，进入常用凭证设置窗口，如图6-16所示： 一、常用摘要与常用凭证定义 6.2 凭证管理图6-16 定

47、义常用凭证(一)一、常用摘要与常用凭证定义 6.2 凭证管理【任务处理】 (2)单击工具栏中的“增加”按钮，依次录入主要信息：编号为“01”、说明为“提取现金”，凭证类别为“付 付款凭证”。一、常用摘要与常用凭证定义 6.2 凭证管理【任务处理】 (3)单击工具栏中的“详细”按钮，对常用凭证的凭证分录内容进行定义。如图6-17所示：一、常用摘要与常用凭证定义 6.2 凭证管理图6-17 定义常用凭证(二) 一、常用摘要与常用凭证定义 6.2 凭证管理【任务处理】 (4)单击 “增加”按钮，增加一空行，摘要“提取现金”自动带出；在科目编码栏录入“1001”。一、常用摘要与常用凭证定义 6.2 凭

48、证管理【任务处理】 (5)按同样的方法，科目编码栏录入“100201”，单击“回车”，显示“辅助信息”对话框，在结算方式处选择“401”。一、常用摘要与常用凭证定义 6.2 凭证管理【任务处理】 (6)单击“确定”，返回常用凭证窗口。一、常用摘要与常用凭证定义 6.2 凭证管理【任务处理】 (7)设置完毕，单击“退出”。一、常用摘要与常用凭证定义 6.2 凭证管理注意： 1.编号是调用常用凭证的依据，不能重复。 2.录入分录时，必须输入摘要和会计科目，会计科目可以录入非末级科目。 3.若会计科目有辅助核算，则弹出辅助信息录入窗口，供用户录入辅助信息。如果借贷方金额或辅助信息在定义常用凭证时还不

49、能确定，则可不输，可以留到填制凭证时再输入。二、查询凭证 6.2 凭证管理任务6-8 查询凭证【任务导入】 假设龙翔科技有限责任公司2014年3月的所有业务已记账完毕，查询2014年3月1日20日的所有凭证，包括已记账和未记账凭证。二、查询凭证 6.2 凭证管理【必备知识】 总账系统的填制凭证功能不仅是各账簿数据的输入口，同时也提供了强大的信息查询功能。在凭证处理过程中，我们随时可以通过“查询”功能对凭证进行查看，以便随时了解经济业务发生的情况，保证填制凭证的正确性。如果凭证尚未记账，则可以直接在填制凭证功能中查看。 通过填制凭证窗口中的查看功能或查询凭证功能，可以查询符合条件的凭证信息，也可

50、以查看到当前科目最新余额、原始单据、外部系统制单信息及联查明细账等。二、查询凭证 6.2 凭证管理【任务处理】 (1)用鼠标单击总账系统主菜单“凭证”|“查询凭证”，进入“查询凭证”功能，屏幕显示凭证查询条件窗。二、查询凭证 6.2 凭证管理【任务处理】 (2)在凭证查询条件窗中，选择“已记账凭证” 和“未记账凭证”；二、查询凭证 6.2 凭证管理【任务处理】 (3)在日期处，输入“2014.03.012014.03.20”。如图6-18所示：二、查询凭证 6.2 凭证管理图6-18 凭证查询条件窗二、查询凭证 6.2 凭证管理【任务处理】 (3)单击“确认”，屏幕显示凭证一览表，如图6-19

51、所示：二、查询凭证 6.2 凭证管理图6-19 凭证一览表二、查询凭证 6.2 凭证管理【任务处理】 (5)单击“确定”，进入“查询凭证”窗口，显示首张凭证。如图6-20所示：二、查询凭证 6.2 凭证管理图6-20 “查询凭证”窗口二、查询凭证 6.2 凭证管理【任务处理】 (6)用鼠标单击“首张” “上张” “下张”“末张”按钮翻页到其他凭证，进行查询即可。二、查询凭证 6.2 凭证管理【任务处理】 (7)查询完毕，单击“退出”，返回“查询凭证一览表”界面。二、查询凭证 6.2 凭证管理【任务处理】 (8)单击“退出”，完成操作。6.2 凭证管理注意： 1.在输入查询条件时，如要按科目、摘

52、要、金额等条件进行查询，可按“辅助条件”按钮输入辅助查询条件；如要按科目自定义项查询，可按“自定义项”按钮输入自定义项查询条件。 2.在凭证一览表中用鼠标双击某张凭证，则屏幕显示此张凭证。 3.在凭证画面中有些信息是可直接查看到的，如科目、摘要、金额等，有些信息则是通过某些操作间接查看到的，如：各分录的辅助信息、当前科目最新余额、外部系统制单信息等。二、查询凭证 6.2 凭证管理注意： 辅助信息：光标在各会计分录间移动时，凭证的备注栏将动态显示出该分录的辅助信息。 当前科目最新余额：用鼠标单击“余额”按钮，屏幕显示当前光标所在科目的最新余额。 外部系统制单信息：若当前凭证为外部系统生成的凭证，

53、可将鼠标移到记账凭证的标题处，按下鼠标左键，系统显示当前凭证来自哪个子系统、凭证反映的业务类型与业务号。二、查询凭证 6.2 凭证管理三、科目汇总 任务6-9 科目汇总【任务导入】 汇总2014年3月的所有凭证。6.2 凭证管理三、科目汇总 【必备知识】 对凭证进行汇总，可以帮助财务人员随时查看已输入的凭证情况，加强对日常财务核算工作的管理。在电算化环境下，科目汇总的操作比在手工会计环境下要简单、方便许多。用友T3系统提供了“科目汇总”功能，用户可以随时按指定的范围和条件对记账凭证进行汇总并生成一张科目汇总表。6.2 凭证管理三、科目汇总 【任务处理】 (1)由会计马燕登录，执行总账系统主菜单

54、“凭证”| “科目汇总”命令，屏幕显示科目汇总条件窗。6.2 凭证管理三、科目汇总 【任务处理】 (2)设置汇总条件，在“月份”栏输入“2014年3月”， 凭证类别选择“全部”，凭证范围选择“全部”。 如图6-21所示：6.2 凭证管理三、科目汇总 图6-21 科目汇总条件窗6.2 凭证管理三、科目汇总 【任务处理】 (3)单击“汇总”，屏幕显示科目汇总表，如图6-22所示：6.2 凭证管理三、科目汇总 图6-22 科目汇总表6.2 凭证管理三、科目汇总 【任务处理】 (4)单击“退出”，退出本功能。6.2 凭证管理三、科目汇总 注意： 在科目汇总表中可以联查专项明细。屏幕上背景为蓝色的数据具

55、有辅助核算，用鼠标双击该行，或将光标移到要查询专项明细的科目上，用鼠标单击“专项”，即可查看该科目的专项明细情况。四、打印凭证 日常工作中，为了保管方便，需要将记账凭证按照一定的格式打印出来。在填制凭证、审核凭证操作过程中，用户均可将打开的凭证打印输出。 此外，总账系统中，还专门设置了“打印凭证”命令，以方便用户打印符合凭证打印条件的已记账及未记账凭证。由用户执行总账系统主菜单“凭证”|“打印凭证”命令，屏幕显示“凭证打印”条件窗；设置凭证的类别、范围、格式等打印条件后，单击“确定”按钮，系统开始打印。6.2 凭证管理6.3 总账系统转账生成概念 自动转账是利用计算机的特点和优势，将某些具有特

56、定取数关系的业务实现自动取数并自动生成记账凭证的过程。自动转账是在计算机环境下，提高会计工作处理效率和准确性的有效方式。6.3 总账系统转账生成 总账系统内部自动转账通常有以下几个特点： 自动转账一般在会计期间的期末等固定的时间来进行。1 自动转账一般凭证的摘要、借贷方科目固定不变，金额的来源或计算方法也不变。 2 自动转账大多适合于相关业务。 3 自动转账的数据来源于记账后的数据，即账簿。 46.3 总账系统转账生成 自动转账业务的工作包括两个方面，一个是设置自动转账分录，一个是根据设置的分录模板生成自动转账凭证。具体的工作流程如下图所示：记账前文件凭证记账后文件凭证记账记账自动转账分录自动

57、转账分录文件输入1.自动转账生成2.自动转账设置图6-23 自动转账流程6.3 总账系统转账生成 设置自动转账分录是将凭证的摘要、会计科目、借贷方向以及金额的计算方法存入计算机的过程，其中如何设计金额的计算公式是定义自动转账分录的关键。设置自动转账分录其实就是定义一张包含取数关系的标准的凭证模板。 设置完自动转账分录后，在需要生成记账凭证时，执行转账操作，系统即可根据内置的公式进行取数，并生成一张凭证。在默认情况下，用于转账的数据源是记账后的凭证或者账簿数据，因此需要注意，能够影响数据生成的记账凭证都需要经过记账。生成的记账凭证和手工填制的凭证一样，是未审核未记账的凭证，和其他凭证一样，需要执

58、行审核和记账的操作。6.3 总账系统转账生成 自动转账的处理方式存在很大的优势：1 可以快速完成期末转账凭证的生成。由于转账凭证由系统自动生成，可以只凭简单的操作指令便可生成较为复杂的记账凭证。3 保障业务的完整性。自动转账处理能通过内部程序控制，使会计人员不至于遗漏必要业务项目的处理。 2 可保证所生成凭证的正确性。凭证的金额来自于系统中存储的数据，其正确性能得到系统的保障。 6.3 总账系统转账生成一、自动转账设置 为在适当时刻生成记账凭证而将某一转账业务所涉及的摘要、会计科目、借贷方向、金额计算方法等预先存入软件环境，即建立一项业务的转账模型的过程称之为自动转账设置。 由于期末业务具有较

59、强的重复性、规律性，如费用的分摊和计提，成本和期间损益的结转等，因此，这些业务可以通过设置自动转账凭证的方法提前进行设置，待月末或年末时调用。6.3 总账系统转账生成一、自动转账设置 售价(计划价)销售成本结转 自定义转账 汇兑损益结转 期间损益结转等 对应结转 销售成本结转 自动转账 设置包括 6.3 总账系统转账生成一、自动转账设置 任务6-10 自定义转账【任务导入】 业务11：本期自定义转账业务如下： 本期期初借入的短期借款的借款年利率为12%，3月31日，据此计提本月短期借款利息。6.3 总账系统转账生成一、自动转账设置 序号转账说明凭证类别科目编码方向金额表达式0001计提短期借款

60、利息转账凭证6603(财务费用)借短期借款本月期初贷方余额*12%/122231(应付利息)贷取对方科目计算结果表6-4 计提短期借款利息6.3 总账系统转账生成一、自动转账设置 【必备知识】 由于各个企业情况不同，必然会造成各个企业对各类成本费用的分摊结转方式的不同。为了实现各个企业不同时期期末会计业务处理的通用性，总账系统提供了“自定义转账”功能，操作人员可以自行定义自动转账凭证，以完成每个会计期末的固定会计业务的自动转账。 自定义转账需要详细定义所生成凭证的摘要、借贷方科目、方向、借贷方金额来源。具有很强的灵活性和适应性。自定义转账功能可以完成的转账业务主要有：“费用分配”的结转，如工资