公文讲稿上报版

1、结合公司实际，今天我们主要学习三个方面的内容：第一讲， 公司公文的格式和行文规则；第二讲，常用公文和文种的写法；第三讲，怎样写好公司公文。因个人水平有限，有不正确和不到位的地方，请大家批评指正。第一讲公文概述 目的：1. 了解公文的概念，了解公文与文章及应用文书的关系，达到真正了解公文的目的；2. 了解公文的分类，掌握公文之间的关系，正确界定各类公文的区别；3. 了解公文的总体作用，理解公文在公务活动中的重要意义；4. 了解公文文种的规定，进一步理解公文的准确含义，掌握各种具体公文的作用，保证对公文文种的正确使用。一、定义公文是国家行政机关、企事业、团体组织等单位在处理公务的活动过程中，所制作

2、和使用的各类文字材料。二、公文的分类及公司常用公文种类1、国家行政机关公文13种（国务院国家行政机关公文处理办法）：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。我司常用公文7种：决定、通知、通报、报告、请示、函、会议纪要。2、常用公文定义：决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。通告：适用于公布公司各有关方面应当遵守或者周知的事项。通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属的机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通报：适用于表彰先进，批评错误

3、，传达重要精神或者情况。报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。请示：适用于向上级机关请求指示、批准。函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。三、公文的作用1、传达、公布公司政务的渠道和方式2、贯彻执行上级机关规定、完成上级机关任务的依据3、处理日常公务的环节和手段4、沟通和交流公务信息的重要途径5、查阅公务资料的重要渠道四、公文行文规则常用公文行文规则即行文中应遵循的规矩、要求和原则。规定如下：1、行文应当确有必要，注重效用。2、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

4、3、各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级正式行文。4、不得以部门内设机构名义对外正式行文。 5、属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。6、属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。7、向下级部门或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。8、请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。9、受双重领导的部门向上级行文，应当写明主送人和抄送人。上级向受双重领导的下

5、级行文，必要时应当抄送其另一上级。第二讲 公文的格式目的：掌握公司对公文格式的具体要求根据规定，公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、印章、成文日期、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。一份完整的公文，通常分为眉首、主体、版记三部分。这里，我们结合下图逐项予以说明：（一）公文用纸幅面及版面尺寸公文用纸张采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm297mm， 公文页边与版心尺寸公文用纸天头（上白边）为：37mm1mm公文用纸订口（左白边）为：28 mm1mm版心尺寸为：156 mm2

6、25mm（不含页码）排版规格与印装要求：正文用4号仿宋体字，文中如有小标题可用4号仿宋GB2312体字或黑体字，一般每面排22行，每行排32个字。装订要求、公文应左侧装订，不掉页。（二）眉首“红头文件”首页上的红线，叫“反线”（一般称“间隔线”）。反线以上部分内容，就是眉首（文头）部分。包括秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识（教材称“文件名称）、发文字号、签发人等内容，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号（一般简称“份号” ）。1、公文份数序号。公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序 编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。2、秘密等级和保

7、密期限。如需标识秘密等级，用4号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用4号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用”隔开。3、紧急程度。如需标识紧急程度，用4号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。4、发文机关标识。由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。如“富力地产集团文件” “广州富力地产股份有限公司文件”等，发文机关标识字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，公司规定为使用华文新魏字体，初号字，用红色标识

8、。对于不能在一行排列的，通过调整字符字符宽度来达到目的。不管是下行模式还是上行模式的公文，公司统一规定为发文机关标识上边缘至版心上边缘为30mm。即从版心上边缘下空3 行。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。5、发文字号。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用4号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角“”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。）“请示”、“报告”的发文字号位于发文单位标识下，空二行，左顶格排布；其他公文的发文字号位于发

9、文单位标识下，空二行，居中排布。如穗富力通知字200916号 6、签发人。上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用4号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用4号仿宋体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签名人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。发文机关及签发人之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。线条粗细为1.75磅。眉首部分应注意的问题。发文字号的年份要用阿拉伯数字完整填写，不能把“1

10、997”写成“97”，让人误解为“1097”或“2097”等；括号要用六角括号“”，而不是“（）”或“”；机密以上的公文要印文件份数序号；一般上行文需要标注签发人姓名。（三）主体反线以下，主题词（不含主题词）以上部分，为主体部分。1、公文标题。红色反线下空2行，用2号仿宋体字涂黑，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 2、主送机关。标题下空1行，左侧顶格用4号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。3、公文正文。主送机关名称下l行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。4、附件。公文如有附件，在正文下空l行左空2字用4号仿字体字标

11、识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码 (如“附件：1、”)；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第l行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。5、成文日期。用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”；成文日期的标识位置下面会讲到。6、公文生效标识。公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。公文生效标识有以下两种情况，一种是单一发文机关如何标识公文生效标识，另一种是联合行文的机关如何标识公文生

12、效标识。（1）单一发文印章。单一机关制发的公文的落款处在正文下空2行，下一行标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文l行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。（2）联合行文印章。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)按加

13、盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。（3）特殊情况说明。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，一般不采取标识“此页无正文”的方法解决。7、附注。公文如有附注，用4号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。主体部分请大家注意的内容有：1、标题。除规章制度外，一般不加书名号，不加标点符号。同时，制作标题时，既要反映文章的主题，文题相符；又要规范格式，不

14、能把词组、名称人为地分行。2、主送机关。普发性下行文主送机关较多，一般使用泛称。上行文的主送机关一般是一个。请示、批复、意见、函的主送机关只能是一个。没有特指主送机关的公布性公文，如公告、通告等，不写主送机关。3、正文。内容较多时，分层序码的规范顺序是：“一”、“（一）”、“1、”、“（1）”、“ ”。4、成文时间。以领导人签发日期为准，联合行文以最后公司领导人签发日期为准。同时要用汉字而不能用阿拉伯数字。“零”写为“O”。5、印章。务使印章与正文同处一面，尽量不采取标识“此页无正文”的方法解决。确保做到“压年盖月”，即公司印章盖在年、月、日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日。当公文排

15、版后所剩空白处不能容下印章位置时，应尽量采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，如采取上述方法仍不能解决的，则应采取在加盖印章一面的左上方标识“此页无正文”的方法解决。（三）版记。1、主题词。“主题词”用4号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用4号仿宋GB2312体字；词目之间空1字。2、抄送机关。公文如有抄送机关，在主题词下l行；左右各空1字，用4号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。3、印发机关和印发日期。位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)1行占l行位置；用4号仿宋体字。印发机关

16、左空l字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。4、版记中的反线。版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。5、版记的位置。版记应置于公文最后一面(封四)，版记的最后一个要素置于最后一行。6、页码。用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘28mm。单页码居右空l字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。7、公文中表格。公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。公文如需附A3纸型表格，且当最后

17、一页为A3纸型表格时，封 三、封四应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页上。版记部分内容虽然不多，却是我们容易忽视的地方。1、主题词。是经过规范处理的用来标引公文主题内容的词，主要作用是便于电脑存储和文件检索。按规定，公文应当依据国务院办公厅秘书局印发的国务院公文主题词表标注主题词，实际情况是县级以下机关的公文，对标注主题词未做硬性要求，但上行文要按上级机关要求标注。具体标注中应注意掌握选词原则。一份文件主题词不能超过5个。顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文种的词。各主题词之间空1格，不加标点。如国务院关于加强水土保持工作的通知，就

18、要先标类别词“水利”，再标类属词“水土保持”，最后标文种“通知”。另外，主题词表中没有的词，我们叫“自由词”，在必须标注时，应在该词后加“”符号。如关于张龙之等4名同志任职的通知，其主题词为：干部任免 张龙之等 通知。2、附注。主要用于说明其他项目不便说明的事项。可以解释名词术语，可以说明发至级别。请示应注明联系人姓名和电话。附注应加括号，位置居左空2格，在成文时间下一行。第三讲 常用公文和文种的写法 公司常用的公文有通知、通报、报告、请示、意见、函、会议纪要。其他文种有：述职报告、调研报告、工作计划、工作总结、领导讲话等。现结合我司实际，主要讲以下几种：一、通知的写法通知是使用得比较多的一种

19、公文。大多是下行文，有一定的指挥、指导性和广泛性。大多数类型的通知对受文对象总是有所要求，提出需要执行或办理的事项。通知还有明显的时间性，有些通知，如会议通知，只是在指定的一段时间里有效。大部分都遵循的要求是：依据目的文种承启语事项要求。通知可以分为批转和转发性通知，传达、要求执行、周知性通知及人事任免通知三种。一些同志在使用通知时存在这样几个问题：一是标题繁琐。比如出现几个“关于”或“通知的通知”等情况；二是转发和批转性通知的按语部分文字过多或态度不明确；三是要求执行或周知性的通知的引言部分未能表明行文的目的和所依据的事由。因此，我们在拟制通知时应当注意以下几点：1、标题。一般由发文机关、事

20、由和文种三部分组成，只使用一个介词“关于”再加事由和通知即可。如：甘肃省人民政府关于印发 1997年国民经济和社会发展计划要点的通知。在起草层层转发的通知时，要尽量把标题写得简明些。可以采取两种办法解决：一是对各个转发通知都提出了具体要求的，可以综合改写为一个新的“通知”，贯穿全部内容或主要精神。二是对非政策性文件，几个转发通知又无新要求的，可以减少中间层次，直接转发。如：关于转发市计委“关于转发省计委关于转发国家计委办公厅关于批转（日报）发行工作会议纪要的通知的通知的通知”，如果改写为：市计委关于转发国家计委办公厅批转日报发行工作会议纪要的通知，就简明多了。2、批转和转发性通知。这类通知是针

21、对被批转或转发的公文而发的，通知成了主件，原公文成了附件，正件、附件一起，组成了批转性或转发性通知。正文包括两个部分：转发对象和批注意见。转发对象要写明被批转、转发的公文名称及原发文单位。批注意见要写明对所转发公文的态度、意见和执行要求。批转性通知的批语和转发性通知的按语，可长可短，应看具体情况而定。有的照批照转，只极为简要地表明态度、作出评价、提出要求。如：“省经贸委关于1998年经济运行调控方案已经省政府同意，现转发给你们，请认真贯彻执行。”有的强调重点，在写明态度、评价和要求之后，再结合实际情况，对所转发公文的重要意义或者某一方面的精神，突出加以强调，以引起重视。有的补充完善，对所转发的

22、公文除作出基本肯定外，还就其本身不够完善的地方作些补充、说明。但一般情况下，批语和按语不易过多，以免与转发、批转文件内容重复。3、要求执行和周知性通知。引言部分一定要写清楚行文的缘由、意义、目的和所依据的法律、法规、政策。4、要根据转发公文的不同情况，恰当使用习惯用语。如表态的“同意”、“原则同意”、“基本同意”等词语；提出要求希望的“希遵照办理”、“请认真贯彻执行”、“请研究执行”、“请参照执行”、“供参考”、“请研究试行”等词语。5、任免通知。除法定机关的主要领导人外，其他任免一般采用“通知”。任免通知正文只写明经某级组织决定，任命（或免去）某人担任某项职务即可。有的还写明任期和待遇。 二

23、、报告的写法报告种类多种多样，大致可分为工作报告、情况报告、答复报告、报送文件的报告（如关于上报年度会计报表的报告）等。1、工作报告。这是用于汇报工作进程、总结工作经验、反映工作问题、提出工作意见的报告。这类报告是报告中应用最为广泛的一种。它的正文，一般包括基本情况、主要成绩、经验体会、存在问题、今后意见等几部分。格式上，每一部分可标出序数分项写，或列出小标题来写。根据需要，工作报告可以写成综合性的，也可以写成专题性的。综合性的工作报告，它是不同阶段、不同范围的全面工作总结或汇报。可以是各方面的综合工作，或者一个系统、一个部门的全面工作。如XX局XX年工作总结。专题性的工作报告强调专一性，它是

24、就某一项或某一方面的工作向上级机关所作的报告。它可分为总结经验的专题工作报告和研究工作的专题工作报告。前一类就是呈报上级的专题工作总结，它不需要答复，后一类通常是就落实、开展、加强、发展、改进、改革某项工作向上级作的专题报告。它不一定在工作结束后才写，常常是在工作进程中，待工作告一段落时写好，待上级答复、批转。如关于X省清理整顿公司工作的报告以及我局地质灾害现场会经验材料。2、情况报告。这是对工作中的重大情况、特殊情况、新情况进行调查了解后，向上级作出的报告。它不需要答复、主要是让上级了解、掌握情况，以便根据情况采取措施，指导工作。向上级提出工作建议的报告，也属这一类。如XX市商业局关于百货大

25、楼重大火灾事故的报告。3、答复报告。这是答复上级机关的查询、提问或汇报执行上级机关某项指示、意见的结果的报告。正文包括答复依据、答复事项两部分，写法比较自由。有的先写依据，后答复；有的边写依据，边答复。如XX市财政局关于市民政干部学校有关情况的报告。三、请示的写法请示一般由请示事由、请示事项、结尾三部分组成。结尾常以请求语作结，习惯用的有“以上意见是否妥当，请批示”、“妥否？请指示”、“当否？请批复”、“以上意见如可行（或如无不妥），请批转有关单位执行”等。撰写请示应注意：第一，要控制使用，当用才用。必须办理而在自己职权范围内又不能解决，确实需要请示上级的才可行文请示。不要动辄请示，把矛盾上交

26、。第二，要一文一事为宜，切忌把不相关联的问题放在一个请示里，使上级无法批复，影响工作。第三，要按级请示，确实必须越级请示的，也应同时抄送直接的上级机关。如果一项请示涉及不止一个上级机关，应当以主管此项请示的上级机关为主送单位，其他为抄送单位，避免职责不明，耽误处理时间。除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导者个人，也不要同时抄送同级和下级机关。第四，它的格式也包括标题、正文和结尾。它的标题一定要写明事由，不能光写“请示”，以提请上级机关注意，及时处理。注意：写请示，语言要谦逊，态度要诚恳；原因要说明，不批准的后果要表达，要让上级感到不批准就说不过去。1、一般不得越级请示，因特殊情况必须越级

27、请示的，应抄送被越过的上级机关。所谓特殊情况指：重大紧急事项，不越级请示要误时误事；被直接上级机关长期搁置而又急需解决的问题；与直接上级机关意见分歧一时难以协调统一，而又急于处理的事项。2、请示一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式。如果写几个主送机关，可能是谁都不批复，或者是几个单位都批复，但批复意见又不一致，难以贯彻执行。3、请示应一文一事，同时，不得抄送下级机关。4、报告中不得带请示事项，也不得越级报告。四、函的写法函的应用范围比较广泛，在上下级机关之间、平级机关之间或不相隶属的机关单位之间，涉及各方面的公务联系，都可使用。较为正规的公函，格式可分为三部分：开头，包括标

28、题、编号和受文单位。标题可由发函单位、事由、文种组成。正文是函的主要部分，要看不同用途来确定写法。去函要把商洽的原委、询问的问题、请求的事项、告知的情况等写清楚，以便得到对方的支持、理解或回答。复函，要针对来件所询问的问题、商请的事项给予明确答复，不能含糊其词，模棱两可，不着边际。结尾包括结束语及署名、日期。结束语如去函的“为要”、“为盼”、“为感”、“为荷”，复函的“待此复函”、“此复”等。也可不写结束语，正文写完即结束。撰写函件应注意：第一，要写得内容专一、集中、中心突出，一般要一函一事。第二，要有分寸。对上应尊重，对下应谦逊，对平行或不相隶属机关，应以礼相待。语气应力求平和、礼貌。要摒弃

29、不必要的客套、无须讲的道理、空洞的套话。第三，恰当使用习惯用语。五、会议纪要的写法办公会议纪要的标题，可写为会议名称加纪要。专题会议纪要的标题可写为事由加会议纪要。如：关于减轻农民负担问题的会议纪要。一般政府机关的办公会议、常务会议都有固定的文头。如：甘肃省人民政府省长办公会议纪要、甘肃省人民政府常务会议纪要等。正文可以分为两个部分。第一部分简要叙述会议组织情况，可以写出会议时间、地点、主持人、出席人员、列席人员（办公会议的列席人员通常写在正文之后）等。若会议只有一个议题，可以写明专题研究讨论的议题名称。如：专题研究了农业问题等。第二部分是写会议精神和议定事项，这是纪要的主要部分。这部分可以写

30、对议题的讨论情况、各种意见、建议、会议作出的决议、决定，布置的工作、任务，将要采取的措施和要求等。若只有一个议题，常采用贯通式的纵式结构，不分条款。专题会议纪要也可采用这种写法；若多项议题，可依会议议程的先后顺序安排组织材料。撰写会议纪要应注意：第一，会议纪要是对所有会议材料的概括、综合和提炼，因此，要定好纪要必须做好处理材料的工作。要广泛搜集会议材料，全面掌握会议情况；要按照会议精神和领导工作意图，对材料进行分类和筛选；要对选用的材料进行分析和综合，围绕中心组织好材料。第二，纪要篇幅不宜过长，语言要简明扼要。纪要常用第三人称进行叙述，如“会议认为”、“会议强调”、“会议指出”、“会议号召”、

31、“会议决定”之类。第三，会议纪要必须全面准确地反映会议情况和基本精神，其内容必须真实、准确。因此，会议记录人员一定要聚精会神，尽最大努力作好会议记录。六、工作总结的写法总结，就是对过去一定时期内的实践活动包括工作、学习、思想等方面进行回顾、分析、评价，以得出经验教训或引出规律性的认识而形成的一种文书。它主要回答的是“做了什么”、“怎么做”、“做到什么程度”的问题，是我们在工作中最常见、也最难以掌握的一种文书。大体上分为综合性总结和专题性总结。综合性总结又叫全面总结，展现的是一个地区、一个单位整个工作情况的全貌。一般按照基本情况、成绩收获、存在问题、经验体会、今后意见几个部分来写。如政府工作报告

32、、单位年度工作总结等。专题性总结是对某项工作、某项活动或某个问题所做的专门总结，内容单纯、集中、详尽、具体，有一定的思想深度，往往起到典型引路、推动全盘的效果。如年度依法行政工作总结等。（一）总结的结构形式。常见的有：1、分点式。将内容按性质和主次分点平列，各点之间有一定的逻辑关系，有事例、有分析、有结论，优点是行文简洁、生动活泼，但很难把握。一般用于带全局性的专题总结。 2、小标题式。将内容分为若干个小标题，按成功的原因、经验，或者阶段性标志来写。多用于专题总结。3、条目式。内容以工作项目分列为一个条目，每个条目都分为基本情况、成绩、存在问题、今后要求等。多用于问题比较复杂、工作繁多的综合性

33、总结。4、板块式。这是我们常用的基本格式。就是把内容分为基本情况、成绩经验、问题教训、方向设想等部分，按照“总分总”的思路进行安排。目前，我局年度总结采用的是这种格式。5、全文贯通式。既不分条列项，也不用小标题，而是按一定的顺序全文贯通、一气呵成，多用于专题总结。但也难以把握，写不好就成了大杂烩。（二）总结的组成。不论那种格式，都包括标题、正文、落款，而正文也包括开头、主体、结尾三部分。1、开头。也叫前言、导语，主要概述基本情况、总的评价，给人以总体印象。要求是简单精练、突出重点、有吸引力。2、主体。主要包括：一是过程和做法。讲清楚原计划做什么？采取的办法和措施，工作步骤、主要环节。这里要突出

34、对新的、复杂的工作的总结，起到启迪和借鉴的作用。二是成绩和经验。这是衡量一篇总结价值的地方。成绩指取得的物质和精神成果，经验是取得这些成绩的原因和方法。要详实、具体、言之有物；要条理清楚，或按逻辑关系、因果关系、时间顺序，或以主次轻重为序。既有一般情况，又有典型事例、统计数据、对比说明；要力求上升到一定的理论高度。三是问题和教训。写问题时，要注意找准一些明显的“瓶颈”问题，也要找准一些关系全局的深层次问题。（三）写总结注意事项。一要从总体上分析都有那些工作？这些工作在全局中的地位？各个方面的关系等等，然后再列提纲；二要抓住关键，通过对大量材料的研究，找出带有规律性的东西。而不能罗列材料，记流水

35、帐，这样的材料没有生气。如有些汇报事例列的很清楚：X年X月X日干什么，X年X月X日干什么；三要叙议得当，准确清楚，善于安排和摆布材料。也就是说，要把材料放在最能说明观点的位置上。第四讲 撰写常用公文时需注意的几个细节问题一、公文的常见毛病（一）文种类别含混不清，有的甚至张冠李戴。一些公文标题，上报的“请示”件，写成了“报告”；上呈的“报告”，写成了“请示”，有的甚至写成“关于问题的请示报告”。在下行文中，命令与通知混淆，通知与通报不分，指示与通知混为一谈，等等。（二）成份残缺，语意表达模糊。例如：某单位上报的关于拥政爱民活动的情况通报，关于电子计算机演习班的函，关于机关业务训练的报告等。又如：

36、某政法单位上报一份参与“”抢劫人质事件的报告，本意是处置事件，反倒成了制造事件。（三）标点符号使用不当，发生歧意。例如某单位关于更换干部大沿帽、风带的通知，发文机关意在只换大沿帽上的风带，而顿号的错用使人们均理解为既换大沿帽又换风带了。（四）排列失误，引发争议。如某单位的一份简报标题为五台山上海外游客剧增，排列为两行上下等齐形，“五台山上海”为一行，“外游客剧增”为一行，作者本意是说五台山上的海外游客剧增，而读者却理解为五台山上海的外游客剧增了。（五）公文标题文种并用“文种并用”指两种法定公文文种在标题中同时使用，除比较常见的“关于请示报告”外，还有“关于请示函”、“关于决定（批复）的通知（通

37、报、决议）”等。矫正一般应根据公文内容及行文关系合理选择其中的一个文种，“函呈”不分的“请示报告”则应将“请示报告”改为“函”。（六）公文标题文种错用“文种错用”专指公文不同文种的混淆错用。1、“呈发”不分而错用。主要有两种情况：一是将应该呈报上级的公文错用了“通知”、“决定”等下行文文种，或者将“通知”“决定”等下行文主送给了上级机关，结果闹出了下级给上级发通知和作决定的笑话；二是将应该下发所属单位公文错用“报告”、“请示”文种，或将“报告”、“请示”类上行文主送给了下属单位，结果闹出了上级向下级“报告”、“请示”的笑话。2、“函呈”不分而错用。主要表现在四个方面：一是不相隶属机关之间商洽工

38、作、询问和答复问题不用函而错用“请示”或“报告”；二是向无隶属关系的有关主管部门请求批准不用函而滥用“请示”和“报告”；三是答复上级机关的询问不用报告而误用“函”；四是向上级机关请求指示不用请示而误用“函”。3、“函发”不分而错用。主要表现在通知和函不分而错用上：一是某些单位出于自己业务工作需要，把本属于商洽性的函错用成“通知”；二是上级机关把向下级机关发的指示性或事项性通知错用成“函”。另外，也有的该用“函”却错成了“通报”。如市财政局关于情况的通报（主送各区、县人民政府），用“通报”行文违反行文关系，可修改为市财政局关于通报情况的函。（“函”为文种，“通报”为事由中的动词，和“文种并用”之

39、病误不同。）4、报告请示不分而错用。主要指该用请示的却用了报告，该用报告的却用了请示。如中国人民银行市支行关于申请拨给灾区贷款专项指标的报告，可修改为关于申报专项救灾贷款指标的请示；全国工业普查领导小组关于两年来工业普查准备工作情况和今后意见的请示，“工作情况”无须请示，文种应改为“报告”（此种“呈转性报告”也不能用“意见”取代）。5、通告通知不分而错用。多将通告印发或播发成通知，如关于注意交通安全的通知、关于使用文明礼貌语言的通知、关于节约用电的通知、起坟通知等，面向社会公民或有关方面，“通知”改为“通告”为宜。6、通报通知不分而错用。主要有四种情况：一是习惯性地认为通报只是批评错误而缩小了

40、其使用范围，不适当地让通知取代通报；二是把握不准它们的区别，需要传达重要精神或情况时也用通知行文；三是将指示性通知错用通报行文；四是将批转性通知错用通报行文。对文种功用理解错误或对事由“已然”和“未然”的时态认识不清，表述不当，则往往会把通知错成通报。如关于对参与嫖娼活动者必须严肃惩处的通报、部关于加强打击走私倒卖黄金犯罪活动的通报，可视公文内容将文种改为“通知”或分别删掉“必须”和“加强”。7、通报决定不分而错用。主要指用于奖励时两文种错用的情况。如关于授予等同志标兵称号的通报，“通报”宜改为“决定”；关于表彰同志见义勇为行为的决定，“决定”宜改为“通报”。8、批复“复函”不分而错用。主要表

41、现：一是主管部门对询问问题或请批事项的不相隶属的单位错用批复行文；二是上级机关针对下级机关的请示不用批复而错用“复函”行文。如关于同意建立市供销合作社工人中、高级技术培训站的批复，市劳动人事局主送市供销合作社，违反行文关系，“批复”宜改为“函”；最高人民法院关于执行规定中有关问题的复函，是针对江苏省高级人民法院请示的答复，“复函”宜改为“批复”。（七）公文标题随意省略事由“事由”即公文主要内容。某些公告和通告，若正文特别简短，概括事由又很冗长，省略事由未尝不可，但却不可以不适当地省略。如市人民政府决定，应补上事由，修改为市人民政府关于的决定；中华人民共和国最高人民法院函，根据公文内容，可修改为最高人民法院办公厅关于搞好最高人民法院公报征订工作的函。（八）公文标题只有文种公文标题即使省略，也不宜将“三要素”省略两项。在一般情况下，只有文种的公文标题是不规范的。如通知（政发1