新颖Word基础教程专业培训课件

1、新颖Word基础教程专业培训课件一、主要内容1、简单的排版美学2、电脑操作的技巧3、WORD开始和视图等的认识4、文字处理的排版样式和格式5、表格处理的技巧6、图片层与页眉页脚层的认识7、实例操作条理清晰才能记得牢！上页的演讲内容：首先是简单介绍下今天要讲的主要内容，Word 是一个自由版型工具，既然涉及到排版，就会有排版美学等其他因素在里面，你可以把它看成是打打字那么简单，也可以说是不简单。在第一点，我介绍些简单的排版美学，起到一些抛砖引玉的作用； 既然是要在电脑上使用，那么电脑操作技巧是必需的，这个我先放在第二点就讲些常用的，其他再结合后面的内容讲； 然后我们就对怎么开始使用Word 做个

2、介绍，并由两大常用功能文字处理和表格处理引出里面的各种工具的使用； 并且让大家的头脑对图片编辑、页眉页脚等概念模糊的功能有个清楚的认识；最后做几个实例。我尽量讲得有条理点，这样也便于记忆。讲在前头的话1、Word初学者的坏习惯 不停的敲空格键，把它当成了一把锤子。当手里的工具只有锤子时，所有的事物看起来都像是钉子。2、Word和Excel擅长不同 错误的使用用途。 Office 五行论（微软中国Office产品讲师：郭安定）上页的演讲内容：典型的Word用户只使用Word无数功能中的一小部分。另外，同样的研究还表明，用户经常会使用错误的功能。例如，用户可能会按5次空格键，而不使用缩进设置； 有

3、时候为了找到需要的功能，必须找遍那些密集的菜单甚至可能还不知道要找的功能的名称是什么。这就好像，要在五金店里找一种能把螺旋状的金属扭到木头里的东西，而并不知道是否真的有这种工具，甚至还不知道叫什么。 有句俗话：当手里的工具只有锤子时，所有的事物看起来都像是钉子。就像使用锤子一样，我们经常无数次地使用空格键来完成原本并不属于它责任范围内的杂事。就像只使用锤子和钉子做成的木桌子很容易摇晃一样，使用空格键做出来的Word 很奇怪和不容易修改。郭安定先生的Office五行论在世界上只有中国才有，是中国人对Office的理解。讲在前头的话Offcie五行论上页的演讲内容：中国的五行论是木火土金水五大元素

4、，相邻两元素是相生，相隔的两元素是相克，简单说下五元素如何和Office关联， Excel是做运算的，数组和图表的虚幻空间就是金的内容； Word 是做排版的，古时的木简就是最早的Word，因此是木元素 ； PowerPoint 是做媒体集成的，所有的东西汇集在一起就是水； outlook是做信息传递的，古时用烽火进行信息传递，因此就是火； Access擅长数据保存的，令时空静止数据永恒，这就是土；金生水，Excel也被常常用来做幻灯片演示，水生木， PowerPoint发布中有创建Word讲义，木生火，outlook里的编辑器就是Word ,火生土，outlook里面的导出最后的格式就是Ac

5、cess，土生金，Access里的分析器就是Excel。对角线是相克，如果要难为它做不擅长的事，你会很难受的。1、排版美学字体的使用 字体因素影响文档的易读性，比如字体的选择，字体的大小、字体的颜色、字间距、大写或小写，以及文字后面的背景； 字体排版默认是两边对齐，有一种正式的、易于阅读的感觉。黑体、Arial 黑体常用于字数较少的严肃文本。方正、粗犷、朴素、简洁、无装饰、笔形方头方尾、黑白均匀,因此非常醒目,运用广泛。 Arial是随微软应用软件所研发的无衬线体字型。设计Arial时考虑到会在电脑上面使用，在字体及字距上都作了一些细微的调整和变动，以增加它在电脑屏幕上不同分辨率下的可读性，缺

6、点是大写“I”与小写“l”难以分辨等宋体、Times New Roman 宋体是打印文档常用，横平竖直，横细竖粗，起落笔有棱有角，字形方正,笔画硬挺秀气,印刷时，字的棱角稍稍圆润浑厚，十分耐看 Times New Roman，可能是最常见且广为人知的衬线字体之一，在字体设计上属于过渡型衬线体，对后来的字型产生了很深远的影响。另外由于其中规中矩、四平八稳的经典外观，所以常被选为标准字体之一。1、排版美学还有一种比较特殊的字体 仿宋体 仿宋体是政府公文常用的字体，高，瘦，横左低右高，笔画粗细均匀，有轻快易读的特点。用于工程字体适用于文本段落。因其字型娟秀，力度感差，故不宜用作标题。微软雅黑、Ver

7、dana 在液晶显示器中，微软雅黑比宋体更加的清晰易读，如果只用于电脑上阅读，无疑是最好的字体。 Verdana，是一套无衬线字体，由于它在小字上仍有结构清晰端整、阅读辨识容易等高品质的表现，因而在1996年推出后即迅速成为许多领域所爱用的标准字型之一.楷体、Georgia 有如手写的效果，可用于粘贴告示，楷体又称楷书又称正书，活体或称真书。是一种模仿手写习惯的一种字体，笔画挺秀均匀，字形端正，广泛地用于学生课本、通俗读物、批注等。 Georgia是一种衬线字体，为著名字型设计师马修卡特于1993年为微软所设计的作品，具有在小字下仍能清晰辨识的特性，可读性十分优良。1、排版美学字号和磅的关系字

8、号是传统排版 - 铅字排版时代的字体大小单位 磅是当代排版 - 电脑排版时代的虚拟字体大小的单位（国际通用标准） 磅值与毫米之间有换算公式：磅数 2.854 = 毫米数 （补充：1英寸=25.4毫米） 磅值与字号的大约对应如下： 初号 - 42磅 小初 - 36磅 一号 - 26磅 小一 - 24磅 二号 - 22磅 小二 - 18磅 三号 - 16磅 小三 - 15磅 四号 - 14磅 小四 - 12磅 五号 - 10.5磅 小五 - 9磅 （最小标准，极限是7磅小六字号） 使用 Ctrl 与 Ctrl 可以一磅磅地缩小或增大选定字符上页的演讲内容： 两者之间没有直接对应的换算公式，只在一定

9、尺寸区域内可以大约对应 ; 磅值可调范围大于字号; 从精确与标准考虑建议用磅 ，以宋体字为例，不同字体大小可能不同，主标题用16磅，正文用10.5磅，正文小标题用14磅; 如果你不知道该用多大字体好，使用Ctrl与Ctrl这两个命令会一磅磅地缩小或增大选定字符。2、电脑操作的技巧Ctrl+Z（撤销）是最经常用到的命令选择文本内容的技巧* 鼠标单击、双击、三击、拖动* 按键配合鼠标单击、拖动 常见的辅助键有Ctrl键：功能是复制、任选 Shift键：功能是直选、水平垂直移动、 Alt键：不受束缚、微调* 使用组合键 常见的组合键有CtrlA键：全选 上页的演讲内容：单击的位置很重要。在左侧页边距

10、和在段落中，鼠标指针形状是不一样的，在左侧页边距鼠标会变成向右上方的箭头，此时单击是选中一行，双击是选中一段 三击是选中整文；在段落内三击时，Word只会选中整个段落。配合按键，在左侧页边距使用Ctrl+单击也是选中整文；在段落内使用Ctrl+单击，则会选中当前的句子。需要移动、删除或突出显示某个句子时很方便。 Alt+拖动，可以使用Alt+拖动选择垂直的文字列 Shift+单击，单击要选择内容的开始处，然后Shift+单击选择内容的结束处。可以继续使用Shift+单击来增加或减少选择的内容。如果用拖动方法准确选择所需内容有困难，那么该技巧就非常有用。 用F2键来替换复制剪切粘贴选择要移动的内

11、容，按F2键，点击插入点按Enter键即可选择要复制的内容，按ShiftF2，选择要替换的文本，此时要替换的文本下面会显示虚线，按Enter键即可2、电脑操作的技巧查找与替换1、基本查找2、定位功能上页的演讲内容： 对许多人而言，Word的一个最大的优势是其极强的查找和替换工具集，熟练运用这个工具可以完成相当惊人且极其复杂的编辑的工具。使用Ctrl+F，然后在查找内容中输入希望搜索的内容，并单击查找下一处。查找内容字段不只是文字，还可以包含运算符。当查找框关闭后，可以使用垂直滚动的下一个浏览对象按钮。当搜索处于活动状态时，下一个浏览对象会变成下一次查找定位。也可使用Shift+F4快捷键。打开

12、搜索前选中词，则选中内容会自动填充到查找框内，不能含标点符号和空格；单击全部替换之前，最好先保存文档，保存文档可以防范出现的错误。可以先选择文本范围进行替换，避免全部替换； 定位的快捷键是Ctrl+G，定位页可以跳到当前文档中的任何页，可以绝对或相对地指定页数，例如+25会前跳25页，而25只跳到25页； 3、WORD开始和视图等的认识打开和保存* 打开并修复* 不要相信自动保存 提示一：不要在可移动媒体上编辑 提示二：不要编辑位于网络上的共享文件视图* 视图类别 普通、Web版式、页面、大纲、阅读版式上页的演讲内容： 无论何时Word无法正常打开文件，打开并修复可能最大限度避免难以恢复的编辑

13、的最好选择。当遇到一个Word提示不能打开的文件，单击打开，在打开对话框的打开下拉按键上单击打开并修复。如果打开并修复不起作用，最后的手段可能是试试“从任意文件还原文本”，在打开对话框中设置“文件类型”为“从任意文件还原文本”。但是该恢复功能不能应用于最新的.docx文件上，最新的docx文件格式是一种ZIP压缩文件格式。 处理文档时，要经常按Ctrl+S，不要相信自动保存，Office软件有时会崩溃，保存最近的工作结果越及时，出现崩溃时重做的工作就越少。没有什么办法可以拯救文档。 不在可移动媒体上编辑，造成Word中文档损坏的最常见的一个原因是可移动媒体，因为Word创建和使用的许多临时文件

14、最终要和原始编辑文件处于同一文件夹内。在编辑时，临时文件一直被打开，在有些情况下，它们可能比原始文件大几倍，一旦磁盘上空间不足，它就要和文件说再见了。另一种损坏情况出现在Word正在打开文件时移出可移动磁盘。通常，Word要在完全关闭时才会调整内容。最近的“保存”是不够的，如果在关闭前移出磁盘，那就等着与文件告别和发脾气吧。类似的，编辑一个位于共享电脑上的文件时，在正常关闭文件前与共享电脑失去联系。因此将文件拷贝到本地硬盘编辑。 为了增加文档的处理方式，Word提供许多不同环境供使用，叫作视图。Word选项中的视图选项可配合使用 3、WORD开始和视图等的认识各视图之间的区别普通视图：是使用率

15、最高的视图，也称为快速显示视图，只有基本的文本格式，它让人只关注文本，无需放大， 文 本自动适应窗口，它的速度也最快，图片位置和其他格式问题留给版面编辑阅读版式：为了使用最简洁的用户界面，阅读长文档并进行文本编辑Web版式：如果文档的目的是在网上查看，在这个视图中可去除面向纸张的界面元素，无页码和章节编号大纲视图：提供一组强大的工具，不用复制、剪切和粘贴就能移动文档的整节。 页面视图：要处理包含图形、公式和其他非文本元素的文档，主要考虑文档设计，就要用页面视图 使用显示比例看到实际输出结果上页的演讲内容： 各视图的区别，比如页面颜色，在普通、大纲下是不显示的 大纲视图的作用，假设，在审查文章时

16、，老板决定将任务A和任务B对调位置，如果不使用大纲模式，那么要仔细地选择任务A的所有内容，剪切粘贴到任务B后面，然而在大纲模式下，工作变得简单而且很少出错，使用显示级别控件使任务A和B下的内容都不显示，单击下移就可。 4、文字处理的排版样式和格式样式 样式是可应用于文档中文本的格式属性的集合。 样式类型有两种，字符和段落 样式是可应用于文档中文本的格式属性的集合。样式包含的信息有字体、字号、文字颜色、阴影、边框、效果 样式也能包含关于间距、缩进、换行与分页操作、编号和项目符号 字符样式 字体对话框、文字方向、中文版式、符号。 字体主要的格式都在字体对话框中段落样式 段落对话框、标尺、制表位、边

17、框底纹。 段落主要的格式也都在段落对话框中上页的演讲内容：当输入标题时，可能会选中文字并按加粗，接着启动“字体”对话框来应用字号，也可能启动“段落”对话框来改变缩进和间距。这种应用格式属性的方式叫“直接格式化”，和样式格式化相比有很多劣势。将相同的直接格式化的设置重复应用于特殊的循环文本时，例如标题，就不仅单调而且容易出错。 使用样式可一次应用所有属性，从而节省时间，使用样式还能改善格式的前后一致性，使文档看上去更专业。另一个优势是当有人想改变内容时它所提供的方法。例如有人不喜欢标题格式，又不采用样式，要实现修改将是项非常困难的工作，尤其是文档很长的情况下。但是，如果使用了标题样式，所有要作的

18、只是更改样式定义，接着所有采用该样式的文字会自动改变。 如果只是一次性的特别需要，则适合使用直接段落格式，如果是重复使用的格式，则更适合使用样式。 选中字体后，黑色区域的上下范围都是调整的对象 字体格式中，“缩放”用于拉伸或压缩实际字符，“间距”只用于扩展或压紧间距，虽然两个样本的高度和宽度都相同，但缩放使字体看起来更大一些。“位置”用于把选定字符提升或降低，用来调整下标和上标。 段落许多（但不是全部）属性可以在段落组上找到，许多属性都位于水平标尺上，包括左右缩进、悬挂和段落缩进和制表位设置。双击水平标尺上任何一个缩进控件，都可以显示“段落”对话框。对话框里缺少的正是制表位设置和边框底纹。 要

19、使用段落格式，可以简单将插入点置于段落中的任何地方，然后就可以选择属性，另一个技巧是选择一定范围内的段落，只要跨越了段落没有完全选定，也能被应用格式。 4、文字处理的排版样式和格式段落的两种格式 结构性格式：影响文本整体结构的属性，如对齐、缩进、制表位等装饰性格式：影响文本内部外部的属性，如底纹、边框、编号和项目符号 如果标尺控件很难抓取，可以单击左边的L型控件，以循环不同 的制表位和缩进控件，然后单击标尺上期望的位置就可以设置了。制表位 制表位对项目符号和编号相当重要 制表位和Tab键结合使用创建对齐文本上页的演讲内容：结构性格式：缩进主要用于段落首行自动缩进，在段落任何位置点击“增加缩进量

20、”，点击一次将整个段落向右缩进一个字符，将鼠标置于段落首行，按Tab键，首行缩进两个字符，再按Tab键，则整个段落右缩进两个字符，按ShiftTab键则是反方向操作。 使用标尺上的控件，上面小三角为首行缩进，下三角为悬挂缩进，底部方格为左缩进；段落符号和换行符号：有时手动断行是很有用的，这样即使它们看上去是脱节的，对段落任何部分所做的段落格式都会作用于整个段落，并且会防止项目符号指定给逻辑上的续编。 标尺只是快速设置，使用Alt键可以精确的拖动标尺。对现在来说，“制表位”已经过时了，因为使用表格可以进行很好的控制，默认情况下一个新文档并不设置任何外在的制表位，然而Word会使用每0.5英寸的预

21、设制表位。 使用“制表位”对话框可以设置和清除制表符，前导符是帮助读者对齐关联文本的视觉辅助工具，是创建带下划线填充区域的理想工具，首先单击开始处，然后选择右对齐制表位，在结束处标尺上插入，然后按下Tab键就可创建下划线。也是设置小数点对齐的理想工具，在表格中选中所要对齐的数字，然后选择小数点对齐制表符，在要对齐的位置的标尺上插入即可。 段落装饰含有底纹、边框、项目符合和其他半图形式的元素，以帮助读者的注意力吸引到特定的段落上底纹是段落级别的格式，如果没有选定内容的话，底纹就会作用于当前的整个段落，然而如果选定了单个单词或字符，则底纹就会表现为字符格式的属性 边框和底纹中的底纹选项的横线可以用

22、来快速插入一条横线,段落前面有个奇怪的方点，这是段落里面分页选项卡勾上的关系，表示段中不分页、段前分页等 制表位和Tab键结合使用，例如材料表中左边名称和右边单价要分开一定距离的排版时,先选中要对齐的所有文本，然后在标尺合适位置插入右对齐制表位，各行都使用Tab键快速将内容进行右对齐4、文字处理的排版样式和格式项目符合和编号1、插入编号，双击编号自定义编号格式2、使用制表位控制缩进量，使用Tab键插入下级编号3、慎用标尺拖动带编号的段落，尽量使用段落格式4、制表位丢失时，可重新使用自定义编号格式或重新插入制表位，不要试图拖动标尺上页的演讲内容： 要开始使用编号，简单的单击编号即可开始键入，要结

23、束编号，按Enter键两次即可。 如果勾选了“自动更正选项”中的“自动项目符号列表”，则不必单击编号，只需简单地键入“1.”并按空格键则自动转为编号格式，如果键入“*”并按空格则开始一个项目符号5、表格处理的技巧快速选取技巧我们可以把表格看作是信息的容器，该容器包含了水平的行和垂直的列调整表格，使用标尺上的表格线标记使用页面设置及表格自动调整单元格标记的作用 指出单元格的位置作用，不要去想擦掉虚线 表格和文本的转换表格转换成文本后，要调整某列，使用Alt键加拖动垂直选中列，使用制表符移动位置移动、删除行或列在表格中，按下删除键只会删除表格内的内容，如果要删除表格必须按回退键 上页的演讲内容：选

24、定单元格：鼠标指向左边界的选择区；选定行：鼠标指向表格左边界的选择区；选定列：鼠标指向列上边界的选择区； 选定块：鼠标左键在表格中从左上角单元格拖到右下角单元格；选定表格：鼠标指向表格左边界的选择区或指向列上边界的选择区，拖动鼠标。 每根表格线在标尺上都有一个标记块，当表格跑到页面外时，用表格线标记就可以很轻松的拖回来；调整表格宽度时按先按Shift键，再调整列宽，总宽度不跟着变。当表格没有填满整个页面时，使用自动调整中的根据窗口调整表格可以快速将表格放大到和左右边距同大； 每个单元格中都会有单元格标记，指出单元格的位置，您可能想知道表格边框能指出单元格的位置为什么还要单元格标记，那是因为并非

25、所有的表格都有边框。没有表格边框时，显示表格的网格线是个好注意。点击表格工具中隐藏或显示虚线框 使用橡皮擦时别老是去想擦掉虚线，使用合并单元格，不然会把表格搞得很糟。如果那些虚线妨碍了你的眼睛，使用隐藏虚线框 直接选中行或列，拖动到目标行或列的位置就可，目标列自动往右边移动、目标行自动往上调整 表格左缩进，当表格属性的表格选项中左对齐选中时，就可精确调整表格的左缩进距离使用单元格选项中的单元格边距调整单元格内起始位置 选中表格并敲下删除键，表格没有消失，虽然那样可能很合理也很容易，换成按回退键，表格不见了，为什么？谁知道，反正有效。 在表格中，按下删除键只会删除表格内的内容，如果要删除表格必须

26、按回退键；删除行和列也是如此，使用选中行和列工具，然后按回退键 ；5、表格处理的技巧表格强制拆分与标题行重复 表格太长了跑到下页，可使用表格拆分，移动插入点到表格断行所在的那一行，然后按下CtrlEnter如果不强拆，可以自动重复标题行 表格自动编号与公式计算使用项目编号和域公式表格润色 使用边框和绘制表格工具上页的演讲内容： 在WORD的表格中选中各表格，选格式项目编号编号，即可自动排列序号 ； 在一篇Word文档中，绘制一表格，为了调整单元格宽度，可将鼠标移至单元格缝隙处按左键，当双向光标出现时则可调节单元格宽度，但有时却总是差那么一点点无法与其它单元格对齐，这时可同时按下右键，则可方便的进行精确的调整啦！当然可以通过Alt键控制；对表格中的直竖字体可以使用文字方向工具；在表格属性,表格选项中的允许调整单元格间距,可以