提高工作效率的途径（78页)ppt课件

1、高效能任务方法目 录时间管理“四象限原理80/20法那么“ABC控制法时间管理要事第一工具1 ：用“四象限原理规划时间紧急又重要事项重要但不紧急事项不紧急也不重要事项紧急但不重要事项重要不重要不紧急紧急关注第二象限 胜利的人往往都把焦点放在 重要但不紧急的事项上！时间管理要事第一工具1 ：用“四象限原理规划时间紧急情况迫切问题限期完成预备事项预备任务，预防措施方案建立、维持人际关系，休闲充电提高学习才干忙碌而琐碎的事处置普通文件等函件打，看太多电视消磨光阴呵斥干扰的访问、信件、报告、会议许多紧急事件许多凑繁华的活动重要不重要不紧急紧急时间管理要事第一工具1 ：用“四象限原理规划时间25%30%

2、15%2%3%50%60%重要不重要不紧急紧急普通人士的时间安排时间管理要事第一工具1 ：用“四象限原理规划时间20%25%65%80%1%15%重要不重要不紧急紧急胜利人士的时间安排时间管理要事第一工具1 ：用“四象限原理规划时间工具2：用“80/20法那么分配时间20%80%20%80%重点做20%重要性是80%的任务时间管理要事第一工具2：用“80/20法那么分配时间运用范例第一步，安排事项例会 与人事经理淡奖金问题 审阅文件 接听 预备招聘方案 会见客户 辅导下属 老总召见 预备任务总结 处置应急事项3件 与财务经理讨论费用预算问题时间管理要事第一工具2：用“80/20法那么分配时间运

3、用范例价值80%的工作价值20%的工作事项一：审阅文件事项二：准备工作总结事项三：与财务经理讨论费用预算问题事项四：与人事经理淡奖金问题事项五：例会事项六：准备招聘计划事项七：会见客户事项八：接听电话第二步，任务价值分类时间管理要事第一价值80%的工作价值20%的工作事项一：审阅文件（例会后8：10-8：30事项二：准备工作总结（8：30-9：30）事项三：与财务经理讨论费用预算问题（30分钟）事项四：1个小时临时紧急事件处理事项五：例会事项六：招聘计划与奖金问题让人力资源部先提供资料事项七：把会见客户的任务授权给业务经理事项八：让秘书过滤电话，只处理重要电话事项九：其他事件处理第三步，时间和

4、精神分配时间管理要事第一工具2：用“80/20法那么分配时间运用范例工具3：用“ABC控制法运用时间ABC控制法是根据事务在任务中的重要和紧迫程序，按照最重要、重要和不重要三种情况，分成A、B、C三类，有区别地管理时间的一种分析方法。一个任务日A最重要的B较重要的C次重要的时间管理要事第一工具3：用“ABC控制法运用时间 胜利人士对每天任务的划分：类型简述具体描述A类规划与发展A类工作重要且紧迫每天13件占总工作量1520%；所费时间占总工作时间6080%。分类时，可根据时间分列为A-1、A-2等B类持续性项目B类较重要，每天5件，占总工作量3040%，所费时间占总工作时间2040%C类日常性

5、事务C类为日常性一些事务占总工作量的4050%，所费时间占总工作时间的15%时间管理要事第一目 录目的管理“SMART原那么目的多杈树法“6W3H法一、目的管理工具目的管理确定一个明晰而明确的目的工具4:用“SMART法确定目的哈佛关于目的的跟踪调查研讨3%10%60%27%有明确的长期目的有清楚但短期目的有较模糊目的无目的社会顶尖胜利人士社会中上层社会中下层社会最底层工具4 :用“SMART法确定目的 “SMART原那么 可确定的(Specific)可衡量的Measurable)可接受的Acceptable)现实可行的Realistic)有时间限制的Time Indication)擅长将时间

6、和精神用在一个目的上的人,更能够也更容易胜利。目的管理确定一个明晰而明确的目的工具5:用“目的多杈树法分解目的方案多杈树 目的多杈树法是专业的目的分解工具大目标子目的子目的子目的即时目的详细行开工程目的管理确定一个明晰而明确的目的工具5:用“目的多杈树法分解目的分解步骤1. 写出大目的2.写出大目的一切必要及充分条件子目的3.写出子目的一切必要及充分条件即时目的4.检查多杈树分解能否充分5.评价目的6.判别目的能否达成目的管理确定一个明晰而明确的目的工具6:用“6W3H法分析细化目的3HHow to明确各项行动如何进展及进展的顺序步骤How many任务数量是多少How much预算费用是多少

7、6WWhy(明确了解任务进展的目的及理由What确定要做哪些事项Who明确责任者及协助者，诠来做When什么时候完成Where在什么地方完成Which确定任务的优秀顺序，找出处理问题的重点对策目的管理确定一个明晰而明确的目的方案管理“PDCA任务循环规范化管理有效方案法二、方案管理工具方案管理凡事都善始善终工具7:用“PDCA任务循环实施方案戴明环PPlan(方案DCADo(执行Check(检查Action(处置PDCA循环的4个阶段检查执行总结阅历提出新问题找问题找缘由找要因订方案PDCA循环的8个步骤方案管理凡事都善始善终工具7:用“PDCA任务循环实施方案戴明环科学的任务循环周期目前水准

8、PDCAPDCAPDCA改善后水准方案管理凡事都善始善终工具7:用“PDCA任务循环实施方案戴明环工具8 :规范化管理反复频率高的经常性业务要规范化！规范设定教育实施管理例外处置定期评价规范化管理步骤方案管理凡事都善始善终麦当劳的规范化管理拉斯迪宾馆的效力规范方案管理凡事都善始善终工具8 :规范化管理工具9 :有效方案法 凡事都要一致和决断，因此胜利不站在自信的一方，而站在有方案的一方。拿破仑方案管理凡事都善始善终月方案季度方案日方案周方案方案年度方案专项方案方案管理凡事都善始善终工具9 :有效方案法日方案包含的内容：当天目的即他必需当日完成的重要的、优先的任务预留事项预定的约会、开会等保管给

9、特别任务的时间待做事项希望完成的不太重要、优先次序低的任务日方案方案管理凡事都善始善终工具9 :有效方案法压力管理正确评价本人的压力程度压力管理曲线三、压力管理工具压力管理适度最好工具10:正确评价本人的压力程度 我们总觉得压力来自于外部环境，但并不是每个人在同一环境下都会感到有压力，实践上压力源于我们本身，成认这点是很重要的。测试工具：霍尔姆斯和拉赫的 也称应激评定量表评分方法：将各工程的分值相加假设： 300分 近期患病率约为 80% 299分且150分 近期患病率约为 50% 149分 近期患病率约为 30%压力管理适度最好工具10:正确评价本人的压力程度工具11：压力管理曲线应对压力常

10、用的几种方法逃避对抗转移宣泄压力管理适度最好应对压力最有效方法方案阅读运动艺术交流沉思压力管理适度最好工具11：压力管理曲线压力管理曲线表示图乏力区温馨区开展区潜能区破坏区焦虑曲线压力行动力工具11：压力管理曲线压力管理适度最好减压的两个方法凯利魔术方程式：1.问他本人能够发生的最坏情况是什么2.预备接受最坏的情况3.设法改善最坏的情况“3R减压原那么：放松、退缩、重整压力管理适度最好工具11：压力管理曲线思想创新SWOT分析法“六顶帽子思想法因果图“五个为什么橄榄球定律四、思想创新工具思想创新是可以训练出来的工具12 ：鱼刺因果图主要缘由问题主要缘由主要缘由主要缘由运用鱼刺因果图分析问题时普

11、通从6个方面思索：资料技术设备人力任务环境方法头脑风暴思想创新是可以训练出来的工具12 ：鱼刺因果图工具13：SWOT分析法SWOT：S本身强项、优势W本身弱项、优势O外部环境存在的时机、机遇T外部环境存在的要挟、对手思想创新是可以训练出来的优势S优势W要挟T机遇O内部外部思想创新是可以训练出来的工具13：SWOT分析法工具13:SWOT分析法以下问题能协助您找到存在于内外部的相关要素关键优势S擅长什么？拥有什么新技艺？能做什么他人不能做的事？如何可以反复最近的一次胜利？什么使他与众不同？他的顾客为什么要来他这里？关键优势W他不擅长什么？缺乏什么新技艺？他人在什么事情上比他做得好？他最近的一次

12、失败是什么？为什么？他尚未完全满足哪一个顾客群体？他最近失去了哪些顾客？为什么？要挟T能否发生了不利于他的变化？他的竞争对手正在做什么？能否发生了任何会损伤他的变化？能否存在要挟他所在组织的情况？机遇O能否发生了他希望的变化？他学会了什么技艺？他可以提供什么新产品或效力？他可以接触到哪一个新的顾客群体？他如何可以使他与众不同？他的组织在未来510年中的情况怎样？思想创新是可以训练出来的关键优势S关键劣势W关键机遇OSO对策：利用WO对策：改进关键威胁TST对策：监视WT对策：消除内 部外 部思想创新是可以训练出来的工具13：SWOT分析法工具14: “五个为什么分析法 也称“什么为什么分析法为

13、什么？为什么？为什么？为什么？为什么？为什么？为什么？为什么？为什么？五级为什么？12345思想创新是可以训练出来的工具15 :橄榄球定律20%60%20%具有关键影响力的内容占20%左右对事情有相当影响力的内容占60%左右对事情有一些影响力，但作用比较有限，甚至小到可以忽略不计思想创新是可以训练出来的工具16： “六顶帽子思想法简单有效的平行思索程序思考帽思维属性导入方式好处应用不当问题白色事实、图形、信息、目标、中性事实是什么样的？逻辑性强，易于向他人解释可能抑制创造力，缺乏热情红色情绪化、直觉、凭兴趣、预感它像什么，就说什么。你支持哪方面？不需调动情绪，有动力热情有余，理智不足，不稳定黄

14、色创造性、建设情、有梦想、有希望，追求利益让我们开始吧乐观，积极，有动力，团队精神遇阻时会持怀疑态度黑色考察错误它失败了，因为反思自己带否定性、批判性，呈悲观主义绿色创造力、推动力、有新观点、新方法一定有更好的办法找到更好的做事方式，保证最佳程序想得多，做得少蓝色注重思考，有控制、有条理，鼓励各种方法让我们回过头来想想应该怎么做有效利用时间，减少决策时间无为，花太多时间在想怎么做，而不是做事思想创新是可以训练出来的员工管理马斯洛的需求鼓励方式根据志愿与才干对员工分类权衡效率与效果情境指点模型五、员工管理工具员工管理效果最重要工具17:根据志愿与才干对员工分类关于胜利的公式：100%胜利=100

15、%志愿100%方法100%行动有志愿有才干无志愿无才干无志愿无才干无志愿有才干有意愿无意愿无才干有才干授权培育训练鼓励放弃四类员工及管理方法员工管理效果最重要工具17:根据志愿与才干对员工分类工具18 :马斯洛的需求鼓励方式马斯洛需求实际图自我实现需求尊重需求社交需求平安需求生理需求员工管理效果最重要对个人的运用需求层次个人自我实现需求责任感，与上下级充分沟通，有挑战性的工作，参与高度决策尊重需求成就感，承认，公平待遇，他人崇拜社交需求聚会，生日礼物，旅游，与同事相处融洽，公司内气氛和谐安全需求医疗保险，定期体检，安全的工作环境，高津贴，稳定的工作，产假生理需求高薪，独立的工作空间，浴室，空调

16、，公家车，班车，不加班，便宜的住房员工管理效果最重要工具18 :马斯洛的需求鼓励方式对组织的运用需求层次组织自我实现需求给予事业成长机会 ； 鼓励创造力；鼓励成就尊重需求公布个人成就；赞扬良好表现；经常给予回馈；给予更大工作责任社交需求举办社交活动；组织团队安全需求营造工作安全感；提供福利；提供安全的工作环境生理需求提供公平薪金；提供足够的休息时间；提供舒适的工作环境工具18 :马斯洛的需求鼓励方式员工管理效果最重要工具19:权衡效率与效果 有效果有效率无效果无效率无效果无效率有效果无效率有效率无效率无效果有效果效率=产出/投入 效果=达成的预期目的员工管理效果最重要工具20 :情境指点模型

17、“情境指点的中心思想根据情境的不同及对员工预备度的判别，指点者适时调整本人的指点风格，并根据权益根底来实施指点，从而实施有效的管理和指点。员工管理效果最重要员工管理效果最重要工具20 :情境指点模型 工具20:情境指点模型 形状决议行为 跟随者形状根据才干和志愿将员工分为四类 跟随者形状 R1：既没志愿也没才干 R2：有志愿但没才干 R4：既有才干也有志愿愿 R3：有才干但没志愿员工管理效果最重要工具20:情境指点模型 指点者行为根据义务行为和关系行为的不同偏重，可将指点方式分为四种跟随者形状 S1：教练方式：多职责、少关系，进展详细指示和严厉监视 适用于员工形状程度低的情况S2：引导方式：多

18、职责、多关系，处理决策缘由并允许讨论 适用于员工形状程度偏低的情况S3：参与方式：多关系，少职责，共同讨论并协助其自行决策 适用于员工形状程度偏高的情况S4：授权方式：少职责、少关系，下放决策和实施权益 适用于员工形状程度高的情况员工管理效果最重要高效沟通沟通反思环“JOHARI视窗如何防止沟通中出现的问题六、高效沟通工具高效沟通只需一颗真诚的心工具21:反响的“JOHARI视窗 他人行动的20%他人听懂的40%他人听到的40%嘴上说的40%他心里想的100%基层员工30%主管40%部门经理56%总经理63%董事长100%沟通漏斗 信息过滤漏斗 了解给予反馈寻求反响自我不了解了解不了解他人公开

19、盲点未知隐蔽扩展“公开区域 高效沟通只需一颗真诚的心工具21:反响的“JOHARI视窗 工具22 ：沟通反思环 可以察看到的资料和阅历我选择我所察看到的信息我赋予意义建立信心付诸行动心智方式的构成过程 高效沟通只需一颗真诚的心“推论的阶梯表示图 可以察看到的“原始资料到和阅历从察看中，我选择了想要的资料我赋予这些资料意义根据我的诠释，我做了一番假设我下了结论对于这个世界我采用了某些信心我组织本人的信心采取行动反射环路：我们的信心会影响我们下次选择的资料高效沟通只需一颗真诚的心工具22 ：沟通反思环 工具23 :如何防止沟通中出现的问题 呵斥沟通问题的缘由：不会倾听知觉过滤、鸡尾酒会效应缺乏换位

20、思索的才干认知风格差别价值观念差别沟通风格差别不恰当的身体言语未思索沟通的背景时间、地点、场所高效沟通只需一颗真诚的心抑制沟通中常见问题的技巧：阻止不安康的争论 休憩片刻 改动参与者的态度双赢心态改动 发泄心情 与分歧方谈判 借用幽默来缓解压力高效沟通只需一颗真诚的心工具23 :如何防止沟通中出现的问题 抑制沟通中常见问题的技巧：防止被某个人或小集体控制 实施公正原那么 劝请每个人都参与 进展提示高效沟通只需一颗真诚的心工具23 :如何防止沟通中出现的问题 抑制沟通中常见问题的技巧：排除倾听妨碍倾听交谈阅读书写沟通所破费的时间和精神比例高效沟通只需一颗真诚的心工具23 :如何防止沟通中出现的问

21、题 对付打断他人和有个人议程的人单独和打断分子交谈 让打断分子忙碌起来打断分子的行为协调人的反应敌对的：“这样永远没用”或是“这是我们能采用的最好方法吗”。“其他人对这个想法有什么看法？”或者“你可能对，但是我们需要回顾一下事实。”叽里呱啦的：经常脱口而出很多想法。“能总结一下你的主要思想吗？”或者“很欣赏你的评论。现在，让我们听听别人的意见。”打断分子：在别人还没说完时就开始说。“请等一分钟，简。我们要坚持基本原则，先让约翰说完。沉默的干扰者：看报纸，干其他的事情，东张西望，晃脑袋，坐立不安等。“请等一分钟，先让约翰说完。“尽力氢这种人拉入到讨论中，或者在会议间隙与他们单独谈话。抑制沟通中常见问题的技巧：工具23 :如何防止沟通中出现的问题 高效沟通只需一颗真诚的心职业规划理清本人的使命用剥洋葱法“设定职业目的仔细做好职业生涯规划理清本人的愿景七、职业规划工具职业规划某个选择构成某种命运工具24:用“剥洋葱法设定职业目的 终极目的人生的真理总体目的人生中心轴长期目的510年中期目的23年短期目的0.51年短期目的月、周、日、即时等生涯规划系统的“剥洋葱图 工具25:仔细做好