第十二讲档案信息ppt课件

1、第十二讲 档案信息化一、档案信息化概述二、档案的计算机辅助管理三、电子文件四、传统档案的数字化五、数字档案馆.一、档案信息化概述一概念 档案信息化是在国家总体规划和宏观组织下，以现代信息技术含计算机技术、网络技术等为手段，以档案信息资源为对象，以档案任务为依托，以档案学最新实际为指点，按照信息社会和国家档案行政部门的要求，开展档案的搜集、整理、保管、检索、开发和利用的现代化管理过程。 .二外国档案信息化概略美国 1985年成立了国家档案与记录署(NARA)，由总统直接指点,并对各联邦机构文件的产生、保管、提供利用、最后处置等给予指点和协助。 NARA于2005年开发了(Federal Ente

2、rprise Architecture Records Management Profile)，2006年以来,这套规范曾经成为美国各级政府电子政务设计一致规范的参考体系。 在NARA的牵头和组织下，美国建成了档案信息导航系统(NAIL)。NAIL是拥有全国各种档案馆藏信息的联网可检索数据库。实现了全国数字资源的网上集成化查询、检索和利用，成为世界上第一个实现档案信息网络一体化的国家。 除了体制上的建立和保证外,美国经过实施一系列的信息化工程来推进档案管理现代化进程。.英国 档案信息化建立是围绕英国国家档案馆的信息化建立而展开的。英国国家档案馆所保管和收藏档案数量是全世界最多的国家之一，也是较

3、早开展电子文件管理研讨和在国际互联网络上开通本人网站的档案馆之一。 从1995年英国就开场探求利用互联网向公众提供远程在线效力的技术方法。 1999年英国国家档案馆制定并发布了。该报告由英国国家档案馆和英国中央计算和电信局指点牵头制定，参与单位有国防部、财政部、税务局等十一个政府部门。. 为了更好地实施结合王国数字档案馆方案，1995年，英国国家档案馆与伦敦大学签署了七年合同，内容是南伦敦大学代为接纳和保管政府部门和国家档案馆挑选的具有保管价值的数据，并经过为结合王国数字档案馆建立的编目，向公众提供远程检索效力。 2003年1月，英国国家档案馆制定并在其网站上公布了，该指南规定了政府机关电子文

4、件向国家档案馆在线和离线移交的方法。同时，制定了一项通用规范，规范各部门向英国国家档案馆移交电子文件的格式，提供应软件开发商和各部委运用，最大限制地减少管理费用和繁复劳动。 此外，英国国家档案馆与其他档案部门之间协作与共享亲密，英国档案信息资源的整合与共享的参与高校多达140多所。.三我国档案信息化建立的开展概略1，萌芽起步阶段(上世纪70年代末一90年代初期) 上世纪70年代末80年代初，我国档案界开场尝试运用计算机管理档案。1979年起，国家档案局档案科学技术研讨所、四川、辽宁、江西等省档案科学技术研讨所，以及中央档案馆、中国人民解放军档案馆等个别大型档案馆陆续购置计算机设备，进展档案管理

5、自动化课题的研讨和实验，编制出一些简单的档案检索程序，初步积累了计算机辅助档案管理的一些阅历。 80年代中期开场着力于制定档案著录标引的国家规范，陆续出台了一系列档案编目和机读档案目录制造方面的规范，主要有：(1985年制定，1999年重新修订，DA/T18一1999);(国家档案局1987年编制);(国家档案局1988年编制，1995年修订再版)。.2，快速推进阶段(上世纪90年代中期一本世纪初) 90年代，大多数省级档案馆都建立了基于数据库的档案业务管理系统，实现了档案馆内部业务管理的网络化和计算机化。 1999年底国内(主要是大陆地域)在互联网上可以查询到的档案网站仅12个，开展至今曾经

6、超越1000多个，这些网站分属不同省份，涉及国家、省、市和区四个级别的综合档案馆、大学档案馆、专门档案馆和企业档案馆。 同样，在这一时期，国家实施经济信息化战略，加快了整个社会的信息化进程，计算机运用成了普遍任务方式。随着办公自动化(OA)、计算机辅助设计(CAD)、计算机辅助制造(CAM)的运用开展，电子文件的类型和数量迅速添加，在此背景下，电子文件归档与数字档案管理正式提上议事日程。.3，系统开展阶段(本世纪初一如今) 2002年11月，国家档案局进一步发布了我国档案任务迄今为止独一的一个专项规划，成为我国档案信息化过程中里程碑式的文件。 2005年12月，在北京召开的全国档案局馆长会议审

7、议经过了，“国家数字档案建立与效力工程(简称“金档工程)作为“十一五艰苦建立工程正式启动。 除此之外，我国也相继出台了一系列档案信息化建立的制度和规范： .四档案信息化建立的内容2002年11月提出档案信息化建立的主要内容：1，档案信息化根底设备建立根底计算机设备运转要求的场地环境、计算机设备、网络环境等2，档案信息资源建立中心义务在档案从构成到保管或销毁的整个过程生命周期中合理运用信息技术，促进管理效率和效力程度提升，详细包括资源创建、资源管理、资源效力、系统设计与管理等内容。资源创建：原文信息、目录信息、编研信息等。资源管理：存储、载体转换、迁移、访问和平安控制、备份。资源效力：档案馆效力

8、目录检索、档案原文阅读、网上展览、编研信息发布档案室效力针对内网用户提供查询、阅读、利用恳求和同意效力。.3，档案信息化规范规范建立重要保证规范规范是档案信息化建立的重要根底，主要包括电子文件归档和电子档案管理，档案信息的资源标识、描画、存储、查询、交换、管理和运用等方面的规范、规范，逐渐构成规范规范体系。4，档案管理运用系统建立技术保证操作系统、数据库管理系统、运用软件等。5，档案信息化人才队伍建立6，档案信息平安保证体系建立必需全面兼顾档案实体平安和信息平安。包括：建立档案信息平安保证体系框架，逐渐完善档案信息平安管理体制；各级档案部门在建立任务中，要提高信息平安认识，防止失密、泄密的发生

9、。.五档案信息化的开展原那么1，系统规划原那么2，协调开展原那么3，规范开放原那么4，平安可靠原那么.二、档案的计算机辅助管理1，档案的搜集：设定归档范围，可对立档单位归档情况进展统计，有利于展开搜集情况核对，并随时量化管理和汇总统计。2，档案的整理：计算机对档案进展合理分类，有序陈列，建立各种档案信息数据库。3，档案的保管：现代化库房密集架控制技术。4，档案的检索：计算机把检索工具转换为机器可识别代码，编制各种目录。5，档案的利用：开发灵敏的计算机查询方式，充分发扬计算机管理系统作用6，档案的编研：计算机智能化给出编研课题与达成条件，自动挑选，完成编研过程。.三、电子文件一电子文件的概述1，

10、定义：电子文件，又称数字文件，没有一个完全一致的规范概念，但它的根本特征是公认的。 中把电子文件定义为：电子文件是在数字设备及环境中生成的，以数码方式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通讯网络上传输的文件，包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸。 .为何不称为电子档案？缘由有二： 1在电子文件构成初期，尚不能确定这种新型载体的文件能否作为档案永久保管，即使将其接纳进馆，仍称为文件而非档案，时至今日，虽然电子文件作为档案保管的能够性曾经得到论证，但称谓并没有随之改动。 2电子环境中，现行文件与档案之间的界限已不明显，目前我国也多以电子文件的称谓为主。 .2，电子文件的优势

11、1占用空间小，储存信息量大2运用性强，传输速度快3流动性强，易于保管.占用空间小，储存信息量大： 电子档案与纸质档案相比，占用空间要少的多。许多存储柜才干完成的储存义务，能够只需一张光盘或挪动硬盘就可以完成，只需一个复制键就可以完成备份，同一份电子档案可以同时为不同的用户效力。 一个小型档案馆所需求的一切资料只需一个挪动硬盘就可以全部带走。.运用性强，传输速度快： 电子文件在计算机和多媒体技术的支持下，能同时保管文字、声音、图形和影像文件。这就添加了电子档案的可读性、可视性、可靠性。同时电子档案可以多方面、及时、大量地提供档案信息，提高了任务效率。.流动性强，易于保管： 电子文件可以相互之间进

12、展复制传送，具有很大的流动性。电子档案运用者看到的往往是“复制品，“原件仍保管在档案部门，这大大提高了档案的利用性和流动性。.3，电子文件的特点：信息的非人工识读性信息的系统依赖性信息与特定载体之间的可分别性信息的易变性信息存储的分散性信息存储的高密度性信息的集成性信息的可操作性.信息的非人工识读性电子文件第一次运用了人工不可直接识读的记录符号数字代码“0和“1人工言语数字代码人工言语人们用肉眼无法直接识读和了解经过复杂编码的“比特，只需经过计算机特定的程序对这些代码进展解释复原，使之复原为输入前的形状，人工才干识读它。.系统的依赖性两层含义： 其一，电子文件的制造、处置，以致归档后的全部管理

13、活动都必需借助计算机系统才干实现。 其二，电子文件信息在现实输出时依赖于特定的计算机系统，即当生成一份电子文件的软件、运转该软件的操作系统和硬件更新换代以致与原系统不兼容时，我们需求保管老的系统，或者进展一系列顺应新系统的转换、迁移任务，才干确保该份文件的可读性和可管理性。.信息与特定载体之间的可分别性以往的文件、档案，其信息都被固定在某一载体上，成为不可分别的一个“实体或者“原件，虽然可以经过静电复印等方法传播利用，但是还是能区分原件和复印件的区别。电子文件中的信息不再对原记录载体“从一而终，不再具有物理意义上的固定实体形状，也不再具有固定的物理位置，而是可以在不同的载体上同时存在或相互转换

14、，可以根据需求随时改动或扩展、减少其存储空间。电子文件中的信息是可流动的。具有相对独立性。由于磁性资料和光学载体寿命短，对于电子文件而言，转换载体是必需的。没有一份电子文件拥有恒久不变的载体，电子文件不能够有固定不变的实体形状和物理位置。.信息的易变性电子文件信息容易改动，其主要缘由有： 其一，人为有意改动，计算机系统中人们对信息的增删更改非常方便，除非事先设定，否那么并不会留下痕迹。 其二，系统无意改动，计算机技术开展速度很快，编码方案、存储格式、系统软件和存储介质不断的变化，在转换过程中由于操作和其他缘由，能够导致信息的改动、损失甚至丧失。电子文件载体性能的不稳定性有能够呵斥文件中信息的改

15、动。电子文件载体的可转换性、信息的易变性导致手工环境中依托维护载体的原始性来维护档案信息原始性的方法在电子世界里失效。.信息存储的可分散性表如今两个方面： 其一，一份电子文件的内容、构造和背景信息分散保管。 其二，一份电子文件的信息能够来自其他多个文件。 电子文件信息分散存储，在归档保管时容易出现部分信息缺失的情况，影响文件质量及其功能的发扬。.信息存储的高密度性电子文件的存储密度大大高于以往各种人工识读的信息介质，随着技术的提高，电子文件介质的存储密度还将继续加大。存储的集中也就意味着风险的集中，载体一旦遭到损害，损失就能够很大。.多种信息媒体的集成性和共享性电子文件交融声像，可实现多人、同

16、时、异地利用。电子文件的出现，突破了必需在固定场所、在固定时间内查阅固定份数的文件的利用限制。.信息的可操作性电子文件中的信息不是静态、固态、消极的，而是动态、可变、积极的信息。由于信息的易变性，可以方便地改动其存在形状。人们可以经过相关操作，使电子文件处于操作者希望的形状之下。 .4，电子文件的分类 按照信息存在的方式分：文本文件、数据文件、图像文件、影像文件、声音文件、程序文件、多媒体文件、超文本文件、超媒体文件。 按实体分类：磁盘、光盘、硬盘等 .文本文件：是指运用文字处置系统生成的, 由字符、制表符、段落符等构成的文件。字处置系统是现代办公自动化中最常见的电子信息系统, 但不同字处置系

17、统之间普通不兼容, 即生成的字处置文件不能交换运用。假设其生成文件时运用通用文件格式, 如txt、rtf 等, 那么可以做到相互兼容。常见的软件有wps、word 、excel 等。数据文件：是指那些记录设计参数、计算结果、分析结果、测试结果等数据信息的文件。普通指数据库文件, 也包括含有数据的电子表格文件。机关、企事业单位的各类信息都可以建成数据库, 如政策法规数据库、经济目的数据库、实验数据库、产品型号数据库等。数据文件因消费程序不同而具有不同的格式, 普通来说不同类型的数据文件之间需求经过转换程序才干进展信息交换。文件类型有dbf 、mdb、xls 等。.程序文件：是指源程序文件编译后生

18、成的文件， 普通称之为计算机程序或软件，是我们接触最多的电子文件。它对计算机硬件和操作系统有一定的要求，如不兼容,那么能够不会正常运转。超文本文件：就是指具有超链接功能的文件，它可以将文件中曾经定义好的关键字Keyword，经过鼠标的点取Click，便可以得到该关键字的相关解释。能方便地从Internet上的一个文件访问另一个文件(即文件的链接)，这些文件可以在同一个站点也可在不同的站点。超媒体文件：是超文本和多媒体在信息阅读环境下的结合。它是对超文本的扩展，除了具有超文本的全部功能以外，还可以处置多媒体和流媒体信息。 .二电子文件管理概述1，电子文件管理的根本原那么全程管理原那么前端控制原那

19、么真实性保证原那么完好性保证原那么有效性保证原那么平安性保证可用性.全程管理原那么：指根据电子文件的特点和管理要求，建立一个完好的管理体系，对电子文件从产生到永久保管或销毁的整个生命周期进展全程管理和控制。的总那么中规定：“应对电子文件的构成、搜集、积累、鉴定等步骤实行全过程管理和监控，保证管理任务的延续性。.前端控制原那么 主要表现为对电子文件管理系统的设计阶段实施有效控制，尽能够把电子文件全程管理的一切要求设计在系统之中，从而设计出功能合理的文件管理系统作为管好电子文件的先决条件。.真实性保证原那么1原始记录性在数字世界中的演绎：真实性就是指电子文件确系业务活动的真实记录，其内容、逻辑构造

20、和背景信息经过传输、迁移等处置后依然坚持不变，与构成时的原始形状一致。要求电子文件不是非法用户伪造的；没有经过非法改动的；处置任务也没有呵斥其内容、逻辑构造和背景信息的变动。2国际ISO15489定义：文件的构成者与发送者与既定的构成者与发送者相符；文件的构成与发送时间与其既定的构成和发送时间相符； 所谓既定，指法规、规范、制度的规定。.总之，电子文件的真实性表如今两个方面： 一是文件的构成过程中的真实性：即某一份文件客观反映和真实记录了机构业务活动，只需真实的电子文件才干有效支撑电子化业务活动，保证其有序进展。 二是文件在构成之后的真实：表现为在整个文件生命周期里未被误改或篡改，保证其历史阐

21、明才干，这样的真实性也被称为长期真实性，是电子文件作为社会记忆长久保管的根本前提。 .完好性保证原那么 完好性是指文件信息齐备，没有缺失。 主要包括两个方面的含义：其一，每一份电子文件的内容、构造和背景信息没有缺损； 其二，是作为记录机构活动真实容颜的，具有有机联络的电子文件及其他方式的相关文件数量齐全，文件之间的有机联络得以提示和维护。. 一、为了确保每一份电子文件的完好，应分析电子文件的构成要素，完好的电子文件是这些要素的有机结合。为了保证和维护电子文件的完好性，要有认识的将这些要素集中管理。 二、将相关的文件建立有效的关联，假设这些文件是电子的，那么将这些文件进展必要的物理集中，并经过链

22、接、标引等方式坚持其有机联络。假设还有纸质文件、影像、缩微等载体的重要文件，那么将其他载体的文件电子化，并建立关联。.有效性保证原那么 电子文件的有效性是指电子文件应具备的可了解性和可被利用性。包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。.可了解性： 目前保证电子文件可了解性，即可读性的措施主要有这样几类： 其一，将电子文件以开放格式保管。 其二，将文件构成系统与电子文件一同归档保管。 其三，采用能翻开多种格式文件的阅读软件，这种软件只能阅读不能编辑电子文件，这一点符合档案管理要求，但是其缺陷是可以翻开的文件格式是有限的。 其四，将电子文件从旧的技术环境转换到另外一种技术环境上

23、。有能够呵斥部分文件受损。 其五，将电子文件信息转移到纸张、缩微胶片等传统载体上，这种方法无法呈现声音、视频等非静态信息。 目前业界倾向于开放格式的处理方案。.可利用性： 可利用性指文件可以查找、检索、呈现或了解。也就是说一旦用户产生运用文件信息的需求，便能查找到所需求信息，并且文件能以用户可了解的方式输出。可利用性以可读性为前提，同时提出了便于查询利用的更高要求。.2，电子文件的管理1存储： 传统的档案任务以纸质文件资料为任务对象，而运用计算机后，电子文件取代了以往的文字资料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进展修正，一经构成后，马上就存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。

24、这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。 电子文件的存储方式对计算机有很强的依赖性。.2鉴定： A.首先是区别电子文件真伪的鉴定。 档案部门所保管的电子档案，该当是电子文件的原件或真实的电子文件；否那么电子档案就失去了凭证价值。归档的电子文件还该当区别出原件与复印件。文件制发单位必需将电子文件的原件归档，以坚持电子文件的原始性，以维护电子文件的凭证和根据性。 档案部门该当将电子文件的隐形条码与该文件一同归档，以维护电子文件的权威性。 .B.其次，是对电子文件完好性进展鉴定。 双重鉴定：一是判别电子文件信息的有用程度，称为内容分析或内容鉴定；二是判别电子有用程度能否具有实现的能够，即检查电子文件

25、的技术情况，以明确电子文件的利用价值能否处于可利用的形状，又称技术鉴定或技术分析。 两者合称双重鉴定。 电子文件的保管期限表制定应该参照执行。.3归档：A.物理归档：将电子文件集中下载到可脱机保管的载体上，向档案部门移交的过程。 主要是软盘、公用硬盘归档。这些磁盘要进展编号，以便于双方查验。还应包括改文件的读取软件甚至操作系统。 归档时间是实时归档和定期归档，自创纸质文件归档的阅历并遵照有关规定定期完成。 B.逻辑归档：在计算机网络中进展，不改动原存储方式和位置而实现的，将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。归档时间是实时归档。.C.“双套制管理：同一内容的文件，既以其电子格式归档，也以其

26、纸质打印件归档，归档时间应一致。D.鉴定完需求归档的电子文件均应编制归档文件顺序号，确定文件的保管期限，打印出文件移交目录。 .4整理分类： 管理性归档电子文件应以件为单位整理,按照年度保管期限机构问题或保管期限年度机构问题等分类方案进展分类。 科技类电子文件和其它专业性电子文件，按照与其相对应的纸质档案一样的体系进展整理。.5保管 存储设备：硬磁盘、磁盘列阵、磁带、磁带库、光盘、光盘塔、光盘库。 存储设备的维护： 温度控制1527 ；相对湿度4060 电子文件的信息维护技术：加密、身份认证、权限控制、长期可存取、备份、物理隔离、防火墙、入侵检测。.6利用： A.多套保管：至少三套。一套封存、

27、一套提供利用，一套异地保管。封存和异地保管的文件需求脱机保管。 B.凭证利用： 电子档案的凭据性不如传统的纸质档案的凭据性强。由于档案的价值就在于它的原始性、真实性、凭据性、但电子档案普通经过几次转换才干保管或复原，经过转换以后的电子文件很显然已失去其原始性。又由于电子文件易修正，能复制的特性，所以很难断定电子档案所显示出来的最终结果能否具有原始的真实性。.维护电子文件原始性的技术措施签署技术：光笔签名、数字签名密钥认证技术：利用分组密码进展音讯认证，认证电子文件的内容与发出时能否一致，从而证明这份文件的原始性和真实性。身份验证：用于电子文件访问权限的控制防 火 墙：防御外部攻击防写措施：如光盘的“只读加密技术：对称密码算法和非对称密码算法.维护电子文件原始性的管理措施加强对电子文件制造和管理人员的管理电子文件制造过程要职责清楚建立电子文件全过程管理制度建立电子文件管理的记录系统：既包括系统中自动记录日志管理，也包括人工的记录.四、传统载体档案数字化一纸质档案数字化