中石化全套内部控制系统制度11原油采购业务流程

1、1.1原油采购业务流程一、业务目标1经营目标1.1按照生产经营计划的要求采购原油，保证原油资源的稳定供应；降低原油采购成本；及时组织资金，严格审查付款手续，降低付款风险。2财务目标2.1真实、准确、完整地核算原油价值及相关债务债权。3合规目标3.1进口原油采购符合国家自动登记的要求。3.2 原油采购符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度。二、业务风险1经营风险1.1采购的原油在质量、数量、到货时间上与生产经营的要求不一致，影响生产正常运行；采购过多，库存上升，造成资金占用增加，油价下降时产生跌价损失。1.2 国际油价波动，采购部门应对不及时，进口原油采购价格高于同期市场价格。1.3

2、由于月度原油资源采购计划比月度生产经营计划提前45天下发，在此期间，因市场变化调整原油加工量后，可能造成原油资源采购过多、不足或品种不符合生产要求。1.4 对采购合同条款审查不严，带来潜在风险。1.5 未及时组织资金，违反合同（协议）的付款条款，造成原油不能按时进厂，影响生产。1.6 未经审核，变更标准合同文本中涉及权利、义务条款导致的风险。2 财务风险2.1错记、漏记原油入库或在途，出现错账，核算不规范，造成成本、效益、财务状况不能如实反映。2.2 采购手续不完备，审核不严，错记、多记原油入库、应付、预付账款等，造成财务数据不真实。2.3 原油采购会计核算不规范，影响财务报告的真实性。3 合

3、规风险3.1 原油采购合同不符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度的要求，造成损失。3.2 原油采购不符合国家有关规定，进口原油采购不符合国家自动登记的要求，受到处罚，造成损失。三、 业务流程步骤与控制点1 衔接落实原油资源1.1生产经营管理部与中国石油、中国海洋石油和外贸代理公司的业务部门衔接落实可提供的国内陆上原油、海洋原油、进口原油资源的品种、数量、质量和运输方式、交货日期（船期），由生产经营管理部主任按照总裁的授权与中国石油、中国海洋石油、外贸代理公司的业务部门签订原油资源供应协议。2 编制资源配置计划2.1生产经营管理部根据生产经营计划中原油资源安排，结合有关事业部的意见、

4、分（子）公司的原油资源需求计划、生产需求和库存情况，以及外贸代理公司提交的计划建议，编制股份公司原油资源配置计划（月度计划中，一般贸易进口原油采购计划提前60天、海洋原油采购计划提前30天、陆上原油采购计划提前15天），按规定权限审批后报总裁签发下达给分（子）公司和各外贸代理公司执行。2.2 生产经营管理部按照三个月滚动原则，分批分量下达进口原油采购计划；根据原油加工量、资源变化以及原油采购过程中资源优化、运输优化等情况，逐月滚动调整，确保月度资源总量与原油加工量趋于同步。2.3 生产经营管理部在国内外市场、分（子）公司生产运行情况和运输状况发生变化时，可调整原油资源配置计划和进口原油采购计划

5、，经生产经营管理部分管副主任审批后下达执行。2.4 【ERP】分(子)公司生产经营计划部门根据股份公司批准的原油资源配置计划分批分量在ERP系统中维护采购申请。2.5 【ERP】分（子）公司财务部门根据批准的预算指标在ERP系统中对采购基金中心的原油承诺项目进行维护和下达。3 签订原油采购合同3.1 分（子）公司根据股份公司下达的生产经营计划、原油资源配置计划、进口原油采购计划和股份公司公布的价格，综合考虑本分（子）公司原油库存、生产装置运行安排和国际油价等因素，中石油、中海油供应的原油与中国石油、中国海洋石油协商签订原油采购合同；进口原油委托外贸代理公司对外签订进口原油采购合同并与其签订进口

6、原油代理协议；*自产原油按股份公司的原油资源配置计划进行采购。上述合同、协议的标准格式由法律事务部审定，合同或协议签订人按规定权限签署。3.2 【ERP】分（子）公司采购部门根据采购合同、ERP系统中批准的采购申请，在系统中维护采购订单。4 原油运输参见1.3原油配置、运输业务流程。5 原油验收入库5.1分（子）公司原油采购部门应编制下月原油到港或到厂预计时间报表，月底前交生产、仓储、财务等部门，并提前两天通报原油到港或到厂的具体时间，便于安排化验、接卸及支付货款、运费等事宜。5.2 原油到厂（港）后，分（子）公司生产调度部门及时组织取样化验。国内陆上原油，由分（子）公司根据供需双方签订的原油

7、采购合同或有关规定采样化验；进口和海洋原油，分（子）公司按商检的相关规定进行商检和计量。经化验人员签字后的化验单和商检机构出具的商检报告均交原油采购部门，该部门按采购合同核实原油数量与质量。5.3分（子）公司计量、仓储等部门组织并实施原油的计量、化验、接卸和储存等工作。【非ERP】仓储人员填写原油入库凭据，入库凭据须连续或分类连续编号，并载明原油品种、数量、运输方式等，经仓储部门责任人审核签字后，送生产、采购部门各一份。【ERP】原油系统收货员根据仓储部门责任人审核确认的计量单据，核对ERP系统采购订单, 在系统中收货过账。5.4分（子）公司仓储部门对验收过程中发现单货不符、质量不符、数量不符

8、、滞期等情况，应及时通知原油采购部门；原油采购部门应跟踪原油进厂的全过程，发现短量、品质差、滞期等异常情况，属内部责任，由分（子）公司根据内部管理规定和程序及时查明原因，分清责任并进行相关处理；属外部责任，由原油采购部门会同财务、法律事务等部门依照合同（或相关协议）与外贸代理公司、港航等运输部门协调，商讨解决办法并将处理意见报分（子）公司分管副经理审批。6 催收发票及付款6.1分（子）公司原油采购部门负责催收供应商发票，填写付款申请。财务部门严格审查付款申请、发票等相关凭证，按规定权限审批后，及时组织资金付款。6.2根据合同需预付原油款，应由原油采购部门填写付款申请，按规定权限逐级审批后付款。

9、对已预付的原油款，应落实按具体收款单位挂账并建立原油采购部门责任人台账。待该批原油到港（厂）验收合格后，原油采购部门责任人应及时索取供应商发票等相关票据及原油入库凭据，经授权的采购部门负责人、财务部门负责人审核签字后，由财务部门销账。6.3对统一配置的股份公司内部陆上原油和委托联合石化代理的进口原油的货款，应在规定的结算期内，通过中国石化财务有限责任公司办理付款手续。财务部门付款经办人应及时索取中国石化财务有限责任公司转账凭据，至少每月与原油供应方和中国石化财务有限责任公司进行对账，出现差异，应会同原油采购部门，查清原因，提出处理意见报分管副经理或总会计师审批。6.4原油税费、运费、代理费、杂

10、费等款项的支付，分（子）公司财务部门应根据原油采购合同（配置计划）、运输劳务合同，比照原油付款程序办理。7财务核算记账7.1【非ERP】分（子）公司财务部门认真核对付款申请、付款结算单据、发票及相关票据、原油入库凭据及原油采购合同（配置计划），按照股份公司内部会计制度及成本核算办法，进行账务处理。相关会计凭证须经不相容岗位人员稽核。【ERP】分（子）公司财务部门审核发票、入库单据、合同，三单匹配后核对价格、数量、金额，在ERP系统内进行发票校验。相关会计凭证须经不相容岗位人员稽核。7.2月末，对单到货未到的在途原油，应根据分（子）公司采购部门提供的有关在途原油统计报表，以及发票、付款凭据等经财

11、务部门负责人审核后进行账务处理。相关会计凭证须经不相容岗位人员稽核。【非ERP】对货到单未到的原油，分（子）公司财务部门要根据生产、仓储部门实际收到的数量，经会计人员复核和财务部门负责人审核后暂估入账（价格根据合同规定或由采购部门提供），下月初原方向红字冲回。相关会计凭证须经不相容岗位人员稽核。7.3原油税费、运费、代理费、杂费等费用的账务处理，比照本流程控制点7.1。8月度统计与编制报表参见12.3生产经营统计业务流程。8.1【非ERP】分（子）公司生产、仓储部门应编制接卸原油日报表、原油库存日报表。月末，生产、采购、财务、仓储等部门应对当月的原油采购量、接卸量进行逐笔核对，并编制月度统计报

12、表，内容应包括原油的品种、数量、价格、运输方式、合同号、在途等。【ERP】月末，分（子）公司生产、仓储部门复核原油收货单据、ERP系统中的实际收货数量、发票量，并与系统原油库存月报表核对。若出现超过股份公司内控损耗标准差异，应分析原因，提出处理意见，报分（子）公司分管副经理审批。8.2生产经营管理部每月根据分（子）公司、外贸代理公司上报的国内陆上原油、海洋原油及进口原油采购完成情况，编制原油配置完成月报。生产经营管理部每日与外贸代理公司召开例会对接情况，同时利用进口原油管理信息系统随时上报原油采购及运输情况，保证分（子）公司原油配置计划执行的准确性。8.3分(子)公司统计部门应会同原油采购、生

13、产、仓储等部门每月对原油进行盘点，找出实物库存与账面库存超过股份公司内控损耗标准差异原因；根据实际加工量、期初期末库存量和实际入库量，计算途耗、储耗，根据内部管理办法，落实部门责任，对超过股份公司内控损耗标准的途耗、储耗进行考核。9 月度汇总分析9.1 分（子）公司每月3日前通过原油计划信息管理系统报生产经营管理部原油完成情况月报，对存在的问题进行分析并提出降本增效措施。生产经营管理部每月10日前根据分（子）公司上报的原油资源完成数据，统计汇总编制原油资源完成月报，对外贸代理公司、分（子）公司原油采购、运输、统计等情况进行评比、考核。四、 相关制度目录 (制度后标号为内控手册配套规章制度汇编目

14、录索引号 )1 关于印发中国石油化工股份有限公司原油管理办法的通知（石化股份生2007 419号）-1.5.72 关于进口原油统一结算的若干规定（石化股份财 2000 63号） -3 关于印发进口原油内部转账结算实施细则的通知（石化股份财 2000 97号） -4 关于印发管输进口原油管理暂行办法的通知（石化股份炼2000177号） -1.15.35 关于印发中国石油化工股份有限公司关于签订原油交接计量、结算协议的指导意见的通知（石化股份生2004 359号） -1.5.36 关于印发中国石油化工股份有限公司炼油企业原油储运损失统计管理办法的通知（石化股份炼设200341号） -2.15.67 关