金属复合板有限公司 记录管理程序

1、文件编码：BDFH/CX/02状态发放号程序文件记录管理程序版/修：A/0起草：田保生 刘福义 刘纯2014年03月27日发布2014年03月27日实施山东鲍德金属复合板发布修改履历版次/修改号章节 修改理由/条款 修改内容修改人 审核人批准人修改/实施日期 TOC o 1-5 h z 目的1/5 HYPERLINK l bookmark6 o Current Document 适用范围1/5术语1/5引用文件1/5职责1/5 HYPERLINK l bookmark8 o Current Document 管理内容1/5 HYPERLINK l bookmark10 o Current Do

2、cument 相关文件5/5记录5/5BDFH/CX/02记录管理程序版次/修改号：A/0页数/总页数：1/51、目的本程序规定了记录的标识、储存、保护、收集、检索、保存和处置的要 求。适用于公司内部记录和外来记录的管理。2、适用范围适用于公司质量、环境、职业健康平安管理体系运行中产生的所有记录 的控制。3、术语4、引用文件5、职责1综合办公室负责本程序的编制和归口管理，负责建立本公司与质 量、环境、职业健康平安管理体系有关的记录表式总清单，并监督本程序的 实施。2公司各有关部门/生产车间负责本部门/车间记录的收集、标识、编 目、归档、保存及处理。6、管理内容1记录的形式：记录主要有纸质记录和

3、电子媒体记录两种形式。6.2记录的标识：记录的编号按文件管理程序中的规定执行。6. 3记录表式的编制、审批和变更BDFH/CX/02记录管理程序版次/修改号：A/0页数/总页数：2/56. 3. 1记录表式的编制a）各部门根据要求和需要编制相应的记录表式。编制记录表式时，应 尽量采用国际、国内行业标准，确保记录的规范化和标准化。b）编制记录表式时如对填写要求、流转方式、保存期限、发放部门、使用部门及收集部门等有要求，应附加说明做出明确规定。3. 2记录的审批a）编制好记录表式后，由本部门领导审批，综合办公室备案后下发使 用。b）全公司通用记录表格可作为相关附件随文件一同审批，管理部门报 综合办

4、公室备案。c）对于无固定格式的记录，只需将记录标识列入记录清单备案，不需要 审批。3记录的变更a）在使用过程中可根据需要增减记录或更改记录表式。变更记录时， 报本单位领导审批、综合办公室备案后下发使用。b）记录表式更改后，新表式发放的同时，取消旧表式。6. 4记录清单的编制 6. 4. 1各部门/生产车间产生的记录列入记录清单进行控制，记录清单BDFH/CX/02BDFH/CX/02记录管理程序版次/修改号：A/0页数/总页数：3/5根据记录的变动及时更新。每年年末，各部门/生产车间对记录进行一次清理，形成新的记 录清单，经部门领导审批后报综合办公室，综合办公室编制全公司的记录清 单。6. 5

5、记录的填写1记录填写要及时、清晰、真实、完整。记录的内容原那么上不允许修改，属于误填的，采用“划横线更正 法”进行更正并签名。6. 6记录的收集与整理6. 6. 1各部门/生产车间每季度对记录进行一次收集。6. 6. 2收集记录包括外来记录。6. 6.3各部门/生产车间对各自负责的记录进行收集，并保证记录数据 真实、文字清晰、内容完整。6. 6. 4收集到的记录按时间或其它顺序及时整理。有损坏的记录要进行 4多整。6. 7记录的保管、借阅6. 7.1电子媒体的记录应作备份，纸质记录应采取合适的保管方式，确保完好，防止丧失、损坏。BDFH/CX/02记录管理程序版次/修改号：A/0页数/总页数：

6、4/5各部门/生产车间根据质量、环境和职业健康平安体系运行及追 溯性要求，分析和确定绩效的趋势、确定纠正/预防措施的需求等方面，具 体确定每项记录的保存期限，并在记录清单中对记录的保存期限做出规定。 保存期限确定的一般原那么如下：a） 一般性的操作性记录最少保存二年。b）与产品质量紧密相关的主要记录，其保管期限应不低于产品的使用 周期。c）与体系认证密切相关的运行、绩效测量等记录保存不少于三年。d）台账类记录保存不少于五年。e）档案管理规定长期保存的要长期保存。g）法律和合同等有要求那么按其相关规定执行。h）假设顾客有要求的记录，那么按顾客要求执行。借阅记录，应履行相应的手续，借出的记录必须及时归还，超 期借阅办理续借手续。6. 7. 4借阅的记录丧失或损坏，应报告主管领导，采取措施恢复原状。6. 8记录的归档与销毁6. 8. 1需长期保存的记录，按档案管理的规定及时办理档案移交。6. 8.