管理信息系统第4章-系统分析课件

1、系统分析第 4 章第4章 系统分析4.1 系统分析概述4.2 立项调查与分析4.3 详细调查4.4 组织结构与功能分析4.5 数据分析4.6 新系统逻辑方案的建立4.7 系统分析报告4.8 常用的管理模型4.9 VISIO软件的使用4.10 案例本章要点熟悉系统分析的内容、特点过程与方法，理解其重要性与注意问题理解可行性研究的内容，熟悉系统调查内容、方法及表述了解组织结构与功能分析，熟练掌握业务流程分析方法和常用分析工具的应用熟练掌握数据分析方法和常用分析工具的应用了解建立新系统逻辑方案的工作内容，熟悉新系统功能结构的构建方法了解系统分析阶段文档的编写内容与要求、常用管理模型4.1 系统分析概

2、述4.1.1 系统分析的内容4.1.2 系统分析过程4.1.3 系统分析方法4.1.4 系统分析的注意问题补充 案例4.2 立项调查与可行性研究4.2.1 立项调查4.2.2 可行性研究4.2.3 可行性研究报告4.3 详细调查4.3.1 调查内容4.3.2 调查方法4.3.3 详细调查的注意问题4.3.4 对当前系统的客观表述4.4 组织结构与功能分析4.4.1 组织结构分析4.4.2 组织与功能关系分析4.4.3 管理功能分析4.4.4 业务流程分析补充 练习4.5 数据分析4.5.1 数据分析的内容4.5.2 数据流图4.5.3 数据词典4.5.4 处理逻辑的描述补充 方法比较4.6 新

3、系统逻辑方案的建立4.6.1 新系统的目标4.6.2 新系统的功能结构4.6.3 新系统的数据流图与业务流程4.6.4 新系统的数据处理方式4.6.5 原型化方法的应用4.9 VISIO软件的使用4.9.1 VISIO 软件概述4.9.2 VISIO基本操作4.1 系统分析概述系统分析管理信息系统开发的第二个阶段。任务根据系统规划确定的方案调查 当前系统的情况弄清 用户对信息的真实需求找出 当前的不足完成 新系统的逻辑设计简言之，弄清楚新系统应当“做什么”,为下一步的系统设计提供依据。医生给病人看病，了解病人情况、认真检查是治病救人的前提。4.1 系统分析概述4.1.1系统分析的内容 调查系统

4、与环境信息 整理描述调查情况 分析评估当前系统 找出问题及用户的真实需求 调整(重组) 管理模式与业务流程 确定新系统的总体目标、信息流程逻辑模型、功能模型、数据处理方式 整理完成 系统分析报告4.1 系统分析概述详细调查数据分析建立逻辑模型系统分析报告审查合格不合格修改系统规划系统设计4.1 系统分析概述4.1.2 系统分析过程组织与业务分析4.1.2 系统分析过程1详细调查现行系统管理方式，组织机构及业务过程、流程(单据、报表等)，企业资源、条件等2组织结构与业务流程分析整理分类(调查情况)客观描述(简练清晰)弄清(组织结构/业务流程/业务与管理关系)。3系统数据流程分析剥离 社会属性，信

5、息化 形式 表达(从数据流动和处理的角度)分析 当前系统 问题弄清楚 项目对象的实际情况、环境与约束条件、真实需求4.1 系统分析概述4.1.2 系统分析过程4建立新系统逻辑模型对数据、业务流程，功能 信息化调整结合管理模式建立新系统的逻辑模型5系统分析报告与评审总结、表达工作内容，交给用户单位审批系统分析报告是系统设计的依据，是与用户交流的工具，也是系统验收的标准。为保证其严肃性，应有评审负责人的结论意见及签字。4.1 系统分析概述4.1.3 结构化分析方法目前规范的系统分析所采用的主要分析方法结构化分析方法用结构清晰、简单易懂的通用形式描述、分析用系统的观点来认识企业采用系统的思想和系统工

6、程的方法，反映系统整体及各方面的相互关系采用自顶而下，逐步求精的方法进行分析逐步分析业务流程、数据处理等，找出问题。降低工作难度，提高工作水平使用简单、清晰的图表工具采用图表工具附加语义说明来描述、分析请注意分析过程中的具体运用（有关的思想、方法、工具）4.1 系统分析概述4.1.3 结构化分析方法结构化分析方法4.1 系统分析概述4.1.4 系统分析的注意问题系统分析是系统开发的基础和根据，决定了系统的成败与系统质量的优劣。要注意以下几点：1.调查要深入细致准确是开发人员了解用户、与用户交流的主要阶段，后续工作的基础2.用户参与整个阶段、各个层次根据认识规律，无法一次完成对企业的研究。因此，

7、调查与分析常交替、反复进行3.解决逻辑问题了解情况、分析问题、搞清(新系统)功能用户的真正需求不考虑怎样解决问题4.1 系统分析概述4.1.4 注意问题4.源于用户高于用户源于用户信息系统面向用户需求，要解决用户的问题高于用户分析、提取问题的本质，才能弄清用户的真正需求因为：从系统、信息规律考虑用户不懂得信息系统的规律真实情况用户往往“当局者迷”，开发者往往“自以为是”5.文档化、规范化文档化要求本阶段的工作，要有相应的文档记录，得到用户的认可工作规范化一切按信息工作的相关标准和规范来做调查用户的所有工作标准、规范4.1 系统分析概述案例：某化工厂MIS的开发历程某化工厂是一个生产硼化物的企业

8、。该厂占地面积10万平方米，在册职工5万人。改革开放以来，建立了厂长负责制，改变了经营方式，搞活了企业，经济效益明显增长，1985年荣获省、部级 六好企业称号。当时，作为全国知名企业家的厂长，为了进一步提高企业管理水平，决定与某大学合作，以委托开发方式为主研究管理信息系统。接受委托单位进行了可行性分析，认为根据当肘企业条件，还不适于立即开始管理信息系统的全面开发，最好先研制一些子系统。原因是该厂技术力量薄弱，当时只能从车间中抽调出三名文化程度较低的工人和一名中专程度的技术人员组成计算机室，管理人员对于应用微型计算机也缺乏认识，思想上的阻力较大。但是，厂长决定马上开始中等规模的MIS开发。他认为

9、，做个试验，即使失败也没有关系，于是开发工作在1986年1月就全面上马了，学校抽调了教师和研究生全力投入。4.1 系统分析概述 系统转换阶段是系统开发过程最为艰难的阶段。许多问题在这个阶段开始暴露出来，下面列举一些具体的表现：1)手工系统和计算机应用系统同时运行，对于管理人员来说，是加重了负担，在这个阶段，管理人员要参与大量原始数据的输入和计算机结果的校核。特别是仓库管理系统，需要把全厂几千种原材料的月初库存一一输入，工作量极大，而当程序出错、修改时间较长时，往往需要重新输入。这就引起了管理人员的极大不满。2)仓库保管员不愿意在库存账上为每一材料写上代码，他们认为这太麻烦，而且理解不了为什么非

10、要这样做。3)计算机打印出来的材料订购计划比原来由计划员凭想象编写的订购计划能产生明显的经济效益，计划员面子上过不去，到处说计算机系统不好使，而且拒绝使用新的系统。4)厂长说:我现在要了解本广大人家多少钱，人家欠我厂多少钱，系统怎么显示不出来? 案例：某化工厂MIS的开发历程4.1 系统分析概述4.2 立项调查与可行性研究企业是否做过管理信息系统的规划对系统分析阶段的工作影响很大。按照管理信息系统的建设要求，管理信息系统的建设应该有全面的规划，而且管理信息系统的规划应该是企业战略规划的一部分。所以，系统分析的主要工作，就是根据规划的近期计划，进行详细调查和系统分析，在符合企业总体规划的前提下，

11、完成计划项目新系统的逻辑模型。但我国目前的实际情况是:很多企业没有这样的规划，他们的管理信息系统往往是“买台计算机”，“搞个程序”，“人家都用计算机，咱们也用”。在这种情况下，系统分析阶段的首要任务是了解用户的想法，企业状况(特别是信息化基础)，搞清楚项目的可行性，然后才能考虑项目具体应怎样开发的问题。否则，贸然接受项目的开发任务，往往会陷入进退两难的境地。所以，此时首先要做的是：立项调查和可行性研究。4.2 立项调查与可行性研究立项调查和可行性研究4.2.1立项调查根据用户招标书或初步要求，从用户角度来看当前系统的情况立项调查的主要内容包括： (1) 用户单位的基本情况。 (2) 该单位目前

12、的信息处理情况。 (3) 该单位的资源情况。(4) 该单位各类人员对信息系统的态度。4.2 立项调查与可行性研究4.2.2 可行性研究在当前环境和条件下，项目是否有必要开发、能够开发、值得去开发实质是对项目进行的简化的、快速的系统分析与系统设计过程。目的较短的时间、以较小的代价，避免双方出现更大的损失。研究内容经济可行性技术可行性管理可行性4.2 立项调查与可行性研究4.2.2 可行性研究经济可行性主要是成本效益分析： 企业预期收益成本投入要注意：存在直接、间接以及隐含的成本与效益的情况技术可行性当前成熟技术的支持程度、寿命新技术、新设备的风险人才条件(管理与信息融通)管理可行性管理人员的态度

13、管理的基础工作状况是信息系统的基础其他：法律可行性、运行可行性4.2 立项调查与可行性研究 4.2.3 可行性研究报告 (1)引言项目名称、单位、规范、趋势，企业状况、目标 (2)管理信息系统的需求分析实现目标存在的问题、瓶颈，系统的必要性 (3)实施管理信息系统的基础条件分析思想、制度、管理水平、IT与财务 (4)系统目标与总体结构总目标与分阶段目标，总体框架，关键技术 (5)管理信息系统的实施计划与效益评估近期实施计划 ，量化效益分析可行性分析结论应明确指出以下内容之一：(1)可以立即开发；(2)不能或没有必要再进行；(3)需推迟到某些条件具备以后再进行。4.2 立项调查与可行性研究必须有

14、结论！ 4.3 详细调查 新系统的建立总是以原系统为基础的，只有全面、完整地掌握原系统的各种资料和实际的工作状况，才能做好下一步的系统分析，构建系统的逻辑模型。详细调查是建立新系统的基础工作。概要调查：处于系统顶层短时间、粗线条、概要性。详细调查：要目标明确，调查的内容紧紧围绕系统的任务要注意调查方法，不断积累和分析有关资料弄清当前系统的状况，为设计新系统提供必要的基础资料要利用各种分析技术和工具，把系统准确地描述出来要详细、具体、准确 4.3 详细调查详细调查与概要调查的区别：重点：概要调查：了解原系统的概要情况和系统与外部环境的关系，如资源情况，能力情况和外部影响等详细调查：更详细，更具体

15、，更准确地了解系统内部的情况，为新系统的建设提供改进或更新的内容目的：概要调查：明确问题和系统开发要解决的主要问题和目标，或者论证系统开发的必要性和可行性详细调查：弄清楚原系统的基本功能和信息流程，为新系统的逻辑设计提供基础 4.3 详细调查4.3.1 调查内容管理信息系统处理的信息渗透整个组织，系统分析员必须从具体的调查资料中逐步抽象，才能得到信息活动的全貌。 1.组织结构的调查通过组织机构状况，了解部门划分及管理职能、人员配备、业务分工、信息流的路径与控制。2.业务处理的调查根据业务处理过程，了解各环节工作性质、处理内容、处理规则和管理控制部门及关系。3.数据流程调查(1)各种原始凭证。例

16、如原始单据、传票及处理频率、数据总量。(2)账目存档。原始凭证设计数据库和估算外存容量的依据。(3)各类输出报表。包括报送上级部门以及各种内部使用的报表。4.查询需求调查包括普通用户日常需要的查询需求与领导决策需要的查询需求。要为用户准备好所需要的各种查询方式和输出形式 4.3 详细调查4.3.2 调查方法1.访问与用户面对面交谈来收集信息，系统调查的主要方式之一 形式：自由的漫谈形式/定向的问答形式注意问题：做好宣传系统建设往往涉及体制改革、员工切身利益认真充分，发现潜在问题2.发调查表征求意见适于多单位调查、调查的信息量不大要抓住中心，提问简单、明确、易懂、易答3.召开调查会全面调查的形式

17、介绍情况，讨论问题，使管理和开发人员在新系统的功能和改革措施取得一致。4.参加业务实践可深入细致地掌握具体业务过程和内容。 每一种调查方法都有不同的侧重点和适用情况 4.3 详细调查调查记录表4.3.2 调查方法 4.3 详细调查业务数据调查表4.3.2 调查方法 4.3 详细调查业务文件/报表 调查表4.3.2 调查方法 4.3 详细调查4.3.3 详细调查的注意问题详细调查的工作质量决定了整个开发工作的质量。详细调查的工作量大、涉及面广，为了保证调查工作的客观性、准确性，详细调查的工作应该注意以下几点： 1.自顶向下全面展开工作严格按系统化观点全面展开有头绪、不遗失。 2.客观的态度冷静、

18、客观记录事实，开放式的态度；不自以为是，别先入为主 (分析是后面的工作) 3.工程化、规范化的工作方法工程化的方法：实现计划好工作，规范工作方法和调查所用的表格，图例，使整个团队都能相互沟通协调工作 4.全面与重点结合注意上下、相关同层间的关联关系 5. 主动沟通与亲和友善的工作方式 4.3 详细调查物资、资金和资料传递关系 4.3 详细调查4.3.3 详细调查的注意问题4.3.4 对当前系统的客观表述详细调查得到的材料是系统分析的基础，系统分析员需要对调查资料分析整理、挖掘抽象，才能得到企业的真实状况。但不同问题的调查难度是不一样的：下列情况材料充足完备，调查和表述简单：企业的组织机构，可以

19、向企业直接索取管理功能，可以根据部门职能和岗位责任制整理得到企业业务流程与处理 等内容的调查难度较大：调查的内容多，内容牵涉面广，不易表述清楚我们这里以某企业物资管理的采购工作为例，讨论对企业业务工作的调查材料的整理和表述过程。 4.3 详细调查1. 物资采购的调查材料物料采购是生产经营的重要组成部分，采购管理工作的好坏，会直接影响企业生产、技术、财务等多方面的活动及经济效益。通常，物资消耗费用要占产品成本80%左右，物资储备所占用流动资金的比例一般为总额的60%以上。因此，搞好采购管理对于加速资金周转、增加企业盈利来说十分重要。在生产过程中，生产与物料供应之间不可能完全同步，生产用料是连续的

20、，而采购进料是间断地、分批地进行，这个矛盾需要通过库存来解决。库存太少，会因缺料影响生产;库存太多，将占用过多的流动资金，影响企业资金周转。 4.3 详细调查4.3.4 对当前系统的客观表述1. 物资采购的调查材料物料采购业务的具体过程: 收集、汇总各部门的各种物料采购需求。 计算采购量。汇总各种物料的需求量，根据库存量和已定合同量计算采购量。 选择供应商。根据供应商情况，为每种物料选择长期供应商或本次供应商。 制定采购计划。对临时追加的急用物资申购，直接制定采购订单。 采购计划跟踪，查询各采购订单的执行情况。 到货登记与验收入库。 结算采购货款。 4.3 详细调查4.3.4 对当前系统的客观

21、表述2. 对调查材料的处理文字性的调查材料不直观、不清晰，没有统一规范的形式。通常用图形的方式对其进行整理、规范、抽象，形成一致的表达形式和关系清理出系统工作的脉络、系统的基本工作顺序与控制关系(1)物料采购的工作过程把采购的整个过程涉及到的工作内容及各项工作的顺序整理出来，用直观、清晰图形方式表达清楚，统一名称、顺序和形式 (2)物料采购各项工作之间的联系把它们的来龙去脉整理清楚，使各项工作互相联结，形成一个完整的、合乎实际的职能工作全流程。(3)物料采购业务的控制图反映了企业制度对人、财、物、信息等企业要素的管理和控制作用怎么做 以及 具体分工，是下一阶段考虑的问题 4.3 详细调查4.3

22、.4 对当前系统的客观表述(1)物料采购的工作过程收集物料需求制定采购计划选择供应商计算采购量汇总采购数据供应商发货财务付款仓库验货发订货单 4.3 详细调查4.3.4 对当前系统的客观表述2. 对调查材料的处理(2)物料采购各项工作之间的联系-上 4.3 详细调查4.3.4 对当前系统的客观表述2. 对调查材料的处理(2)物料采购各项工作之间的联系-下收集物料需求制定采购计划选择供应商计算采购量汇总采购数据供应商发货财务付款仓库验货发订货单 4.3 详细调查4.3.4 对当前系统的客观表述供应商发货发订货单财务付款仓库验货财务供应商订货单订货单发货单发票验货单2. 对调查材料的处理供应商发货

23、发订货单财务付款仓库验货财务供应商订货单订货单发货单仓库制定采购计划选择供应商汇总计算数量物料申请品种数量合计供应商名单采购计划(2)物料采购各项工作之间的联系 4.3 详细调查4.3.4 对当前系统的客观表述供应商情况发票验货单2. 对调查材料的处理(3)物料采购业务的控制图 4.3 详细调查4.3.4 对当前系统的客观表述2. 对调查材料的处理 4.3 详细调查4.3.4 对当前系统的客观表述3. 对表述方法的提示这是一种简化的业务流程图逐步分解、细化。能降低系统分析的难度，提高分析的准确性，符合认识论的一般规律。优点：流程图比文字叙述更容易被人理解和接受，系统越复杂，这一点就越明显；流程

24、图的准备过程需要开发人员必须熟悉业务的运转步骤和顺序，而这恰恰是开发人员能做好系统开发的重要条件；流程图很容易暴露出详细调查中存在的问题，比如对工作对象的来龙去脉调查得不完整、不准确等；这样可以防止问题遗留下来造成危害；理解流程图的技术难度低，所以，用户单位和开发人员可以把它作为交流工具，检查、纠正调查人员在理解上的误差。在开发过程中，采用了大量各种图形方法和各类图表工具 4.4 组织结构与功能分析 在系统详细调查的基础上，要对当前系统的组织结构及管理模式进行分析，然后再考虑具体业务数据等信息。这里主要讨论组织结构组织与功能关系管理功能业务流程 4.4 组织结构与功能分析4.4.1 组织结构分

25、析1.组织结构图分析出企业内部各部门之间的关系是否正常，职能是否明确等。 4.4 组织结构与功能分析凡是有物质交换、资金流动、资料传递的地方，几乎都伴随着信息的流动。这也反映了企业组织的管理控制关系。2.组织机构的管理控制关系图 4.4 组织结构与功能分析4.4.1 组织结构分析4.4.2 管理职能分析每个职能部门的业务活动、管理职能。是当前系统的功能结构，也是新系统分析和设计的根据。新设计的系统必须具备这些功能。 4.4 组织结构与功能分析 4.4 组织结构与功能分析销售系统示意图4.4.2 管理职能分析4.4.3 组织与职能关系分析反映企业内主要部门的业务职能、承担工作、部门间业务关系 为

26、后续的业务流程分析、数据分析和过程/数据分析等工作提供方便。图中: “*”表示该项业务是对应组织的主要业务(即主持工作的单位) “”表示该单位是参加协调该项业务的辅助单位; “”表示该单位是该项业务的相关单位(或称有关单位); 空格:表示该单位与对应业务无关。 4.4 组织结构与功能分析4.4.3组织与职能关系分析组织结构图反映了组织内部和上下级关系不能反映组织内部各部分之间的联系程度不能反映组织各部门的主要业务职能不能反映组织各部门在业务过程中所承担的工作。组织/功能关系表反映企业内主要部门的业务职能反映企业内主要部门承担的工作反映企业内主要部门之间的业务关系。优点：为后续的业务流程分析、数

27、据分析和过程/数据分析等工作提供方便。 4.4 组织结构与功能分析4.4.4 业务流程分析业务流程的内容包括各环节的处理业务、信息来源、处理方法、计算方法、信息来源去向、业务操作的时间和形态(报告、单据、屏幕显示等)。应沿着系统业务处理过程逐步表述。业务流程分析可以帮我们了解该业务的具体处理过程，发现和处理系统调查工作中的错误和疏漏。在构建新系统的逻辑模型时，帮助我们修改当前系统的不合理部分，优化业务处理流程。 业务流程图(Transaction Flow Diagram，简称TFD)是用一些规定的符号及连线来表示具体业务处理过程的图形。按业务实际处理步骤和过程绘制。 4.4 组织结构与功能分

28、析1. 业务流程图的基本符号符号的含义可用文字直接标于图符上。符号所代表的内容与信息系统的基本处理功能对应。(1)业务人员/单位业务处理者，可以是部门、人员或其它系统(2)业务处理业务人员所进行的具体工作内容，例如审核、统计等(3)报表/报告系统中处理的各种数据统计、内容汇总，如报表等(4)业务单据/凭证数据收集、简单填写的手续凭证，如入库单等(5)数据/账目存档保存数据的物理地点或介质，如各种账薄(6)信息传递过程业务流向 4.4 组织结构与功能分析4.4.4 业务流程调查与分析 4.4 组织结构与功能分析1. 业务流程图的基本符号4.4.4 业务流程调查与分析常见符号形式 举例图例说明业务

29、单位业务处理报表/报告传递存储业务单据(本框内容为具体流程)业务流程图 表格形式 举例 4.4 组织结构与功能分析4.4.4 业务流程调查与分析计划处银行技改处各部门各单位局领导上级领导投资总规划更新改造贷款规模开会讨论报表审批综合平衡(讨论)批准下达各单位各部门正式计划计划各单位上报表计划处各部门各单位技改处银行各部门各单位存档 4.4 组织结构与功能分析4.4.4 业务流程调查与分析业务流程图 图式图例 说明业务处理单位业务处理描述表格制作传递存储收集资料储户存折存取款单存折 现金存折业务分类存款单折取款单折存款处理取款处理利息文件账目文件存取款业务B2系统分析B2.2表 格 名 称业 务

30、 流 程 第 图/共 张图业务名称：制图：审核：单位名称：核对： 年 月 日 4.4 组织结构与功能分析4.4.4 业务流程调查与分析业务流程图 图式2. 业务流程图的绘制单据审核：审核员负责对原材料入库单、出库单进行审核，检查入库单和出库单填写的形式是否符合要求，原材料实际入库、出库的数量与入库单、出库单填写数据一致，出库单填写的出库数量是否大于库存量。不合格的转入车间和采购科，合格的单据转给记账员登录库存台账。登录库存台账：记账员依据合格的入库单和出库单登记出入库台账，记录每一笔出入库业务。库存统计：统计员根据库存台账定期统计分析各种原材料每日、每月出入库数量等综合数据，也可进行库存数据的

31、随机查询 4.4 组织结构与功能分析4.4.4 业务流程调查与分析例1：某单位原材料仓库管理工作基本情况2. 业务流程图的绘制第一步，画出简要的工作顺序，细化出其工作流程。识别出要做的各项工作和工作的顺序 找出工作间的传递介质，添加到图的相应位置上，得到基本工作流程第二步，画出每项业务工作的业务处理。以业务工作为描述主体，找出工作负责人(部门)、处理对象(如入/出库单等)、处理结果(如合格/不合格单据)以及业务对象的来源和处理结果接受者，然后画出整个业务处理。第三步，画出完整的业务流程图。根据工作流程和处理对象的关系，把业务处理连接、整理，得到原材料库存管理的业务流程图 4.4 组织结构与功能

32、分析4.4.4 业务流程调查与分析第一步：画出简要的工作顺序细化出其工作流程2. 业务流程图的绘制 4.4 组织结构与功能分析4.4.4 业务流程调查与分析 在各项工作之间 增加上 传递介质第二步，画出每项业务工作的业务处理 4.4 组织结构与功能分析4.4.4 业务流程调查与分析入库单审核的业务处理2. 业务流程图的绘制出库单审核的业务处理第二步，画出每项业务工作的业务处理 4.4 组织结构与功能分析4.4.4 业务流程调查与分析2. 业务流程图的绘制第二步，画出每项业务工作的业务处理。登录库存台账的业务处理 4.4 组织结构与功能分析4.4.4 业务流程调查与分析2. 业务流程图的绘制第二

33、步，画出每项业务工作的业务处理。库存统计的业务处理 4.4 组织结构与功能分析4.4.4 业务流程调查与分析2. 业务流程图的绘制 第三步，画出完整的业务流程图。 记账员统计员审核员入库单出库单合格出库单合格入库单库存月报表库存查询原材料收发表库存台账不合格单据单据审核库存统计登录库存台账采购科车间2. 业务流程图的绘制4.4.4 业务流程调查与分析 4.4 组织结构与功能分析例2 ：采购管理根据：图4-2、图4-3及叙述资料分析：采购管理中涉及的部门、业务工作比较多，采用以业务单位作为描述主体的形式。具体做法：找出一个业务单位(人员)与其他的业务单位(人员)的所有联系以及联系方式、各单位(人

34、员)之间的业务内容;然后画出这个单位的业务关联关系。 画法：分解业务工作逐个画出每个业务过程/标注名称序号连接各业务过程2. 业务流程图的绘制4.4.4 业务流程调查与分析 4.4 组织结构与功能分析供应商发货发订货单财务付款仓库验货财务供应商订货单订货单发货单仓库制定采购计划选择供应商汇总计算数量物料申请品种数量合计供应商名单采购计划(2)物料采购各项工作之间的联系 4.3 详细调查4.3.4 对当前系统的客观表述供应商情况发票验货单供应商的业务关联例2 ：采购管理2. 业务流程图的绘制4.4.4 业务流程调查与分析 4.4 组织结构与功能分析供应商发货财务付款仓库验货供应商订货单发货单发票

35、验货单财务发订货单例2 ：采购管理财务的业务关联2. 业务流程图的绘制4.4.4 业务流程调查与分析 4.4 组织结构与功能分析供应商发货发订货单财务付款仓库验货财务供应商订货单订货单发货单发票验货单仓库的业务关联例2 ：采购管理2. 业务流程图的绘制4.4.4 业务流程调查与分析 4.4 组织结构与功能分析仓库汇总计算数量物料申请品种数量合计供应商发货发订货单财务付款仓库验货财务供应商订货单订货单发货单发票验货单采购科的业务关联例2 ：采购管理2. 业务流程图的绘制4.4.4 业务流程调查与分析 4.4 组织结构与功能分析供应商发货发订货单仓库验货财务订货单订货单发货单发票验货单仓库汇总计算

36、数量物料申请品种数量合计选择供应商供应商情况采购管理的业务流程图2. 业务流程图的绘制4.4.4 业务流程调查与分析 4.4 组织结构与功能分析例2 ：采购管理1、把各个关联关系以业务单位为纽带连接在一起2、合并、整理关联关系3、补充与业务处理有关的台账信息得到整个采购管理的业务流程图 (1)制做流程图的过程是全面了解业务处理的过程，是进行系统分析的依据。 (2) 是系统分析员、管理人员、业务操作人员相互交流思想的工具。 (3)用它可分析出业务流程的合理性。3.业务流程图的作用4.4.4 业务流程调查与分析 4.4 组织结构与功能分析练习1.试根据下述业务过程画出物资订货的业务流程图：采购员从

37、仓库收到缺货通知单以后，查阅订货合同单，若已订货，向供货单位发出催货请求，否则，填写订货单交供货单位供货单位发出货物后，立即向采购员发出取货通知。2.某工厂成品库管理的业务过程如下：成品库保管员按车间送来的入库单登记库存台账。发货时，发货员根据销售科送来的发货通知单将成品出库，并发货，同时填写三份出库单，其中一份交给成品库保管员，由他按此出库单登记库存台账，出库单的另外两联分别送销售科和会计科。试按此业务过程画出业务流程图。3. 在成品入库业务处理中，审核员对车间提供的入库单进行审核，合格的入库单由记账员记账形成入库账，不合格的入库单返回给车间。画出这一业务的业务流程图。4.4.4 业务流程调

38、查与分析 4.4 组织结构与功能分析4.5 数据分析大量的原始凭证、统计表、报表、会计账簿以及相应的调查表，这些原始资料基本上只是反映了某项管理业务对数据的局部需求和现有的数据管理状况。 数据分析的工作内容整理标定基础资料数据分析通过绘制数据流程图描述逻辑模型数据的汇总整理4.5.1 数据分析的内容4.5 数据分析1. 收集整理资料(1)整理所收集的全部输入类单据（如入库单、出库单、收据、凭证、申请表等），输出凭证以及报表（如销售单据、收款凭证、月报表、盘点表等）和业务数据存储的介质、要求以及典型格式(2)搞清各环节业务处理方法、要求和计算方法，业务数据的处理依据和来源去向(3)分析并标注数据

39、特征，包括每项数据的准确含义、构成和要求，如类型、长度、取值范围，产生及使用的部门，使用频度等(4)根据有关的各种国际标准、国家标准和部门规定、行业规范，确定包括报表、账簿之类的保存时间、数据分类、表单格式及业务流程、规定手续等本阶段若发现各种资料没有收集完整，就要采取补救措施及时补全，但补充的越多，说明前期的调查分析工作的漏洞越大，而数据分析阶段的工作难度也就越大。4.5.1 数据分析的内容4.5 数据分析2.数据分析 通过绘制数据流图，全面描述当前系统的逻辑模型，把数据的流动情况抽象出来，舍去具体的组织机构、物资材料等物理描述，从数据流动考察实际业务的数据处理。数据分析的步骤：如右图三种基

40、本分析工具：数据流图、数据词典和处理逻辑的描述工具数据流图以直观、形象的形式描述系统的整体构成以及各构成成分之间的关系。数据词典以文字形式详细说明数据流图中的各元素。处理逻辑的描述工具表达、分析逻辑上比较复杂的处理加工。4.5.1 数据分析的内容描述处理逻辑编制数据词典画数据流图业务流程分析3. 数据的汇总整理汇总、整理数据，根据信息化的要求，初步划分数据类以及处理功能4.5 数据分析4.5.2 数据流图数据流图(Data Flow Diagram，缩写为DFD)数据分析的主要工具可以反映出整个系统中数据的流动、存储、处理、传递与使用的情况采用自顶向下、逐步求精、逐步分解的结构化分析方法，使用

41、规定的图形符号描述系统的各个处理环节以及各环节之间的数据传递关系，直观地反映系统的各个组成部分和不同组成部分之间的数据处理关系。 4.5 数据分析(1)外部实体: 表示本系统之外的人或单位，他们与本系统有信息传递关系。(本子系统之外的部门或人员也都当作外部实体)(2)数据流: 用来表示有向传递的数据。(可以是一个/一组数据)(3)处理过程: 简称为处理或加工。表示对数据的变换或计算。由于处理含义复杂，通常加上信息注释，对处理过程做简单说明(4)数据存储: 当前系统的账本、数据文件或档案资料等4.5.2 数据流图4.5 数据分析1. 基本符号数据流数据流程图的基本元素图符有四种 2.数据流图的绘

42、制 (1)自顶向下、逐步分解的方法分解过程：1. 画出顶层数据基本的输入/处理/输出(IPO)关系2. 基本分解把系统分解成基本的I、P和O,与外部实体建立联系3. 细化逐步分解、细化每一个“处理过程”具体业务工作千头万绪、名目繁多;在管理信息系统中，最终都转化成数据“处理过程”。不可能“一步到位”。按照结构化分析方法的基本思想，就是要从系统的基本模型（把整个系统看成是一个业务内容）开始，逐层地对系统进行分解。每分解一次，系统的数据“处理过程”就增多一些，每个“处理过程”的功能也就更具体一些。继续不断地进行这种分解，直到把所有的“处理过程”都分解得足够简单为止。4.5.2 数据流图4.5 数据

43、分析2.数据流图的绘制(1)自顶向下、逐步分解的方法画出顶层数据基本的输入/处理/输出(IPO)关系基本分解外部实体分别与系统分解的基本I/O“处理”建立联系4.5.2 数据流图4.5 数据分析企业各部门供应商C采购管理企业各部门供应商C2-in计算采购量C2-out制作订单D库存账库存数量物料申请订单物料申请采购计划订单2.数据流图的绘制(自顶向下、逐步分解的方法)细化采购管理的“处理过程”4.5.2 数据流图4.5 数据分析企业各部门供应商C2-in计算采购量C2-out制作订单D库存账库存数量物料申请采购计划订单企业各部门供应商C2-1汇总计算C2-3制作订单D库存账库存数量物料申请物料

44、需求总量订单C2-2生成采购计划采购计划D供应商资料供应商信息供应商信息2.数据流图的绘制(自顶向下、逐步分解的方法)4.5.2 数据流图4.5 数据分析2.数据流图的绘制 (2)业务过程数据化方法业务流程图是对系统的业务过程、业务数据的调查、分析结果，是对系统业务处理过程、处理对象、业务关系等内容的真实描述。系统数据分析，是把系统业务描述中的数据内容提取出来并规范化，根据信息化的要求来反映系统中业务数据的流动、存储、处理过程。业务流程是数据分析的原始资料，数据流是业务流的数据本质；数据流来源于业务流。对业务流程图进行数据化整理，把侧重于业务描述的业务流程图直接转换成便于数据分析和处理的数据流

45、图。这种业务数据的对应转换直观、清晰，能很快达到“过程”级的分解程度，可以提高数据分析的效率，降低数据分析的难度4.5.2 数据流图4.5 数据分析2.数据流图的绘制 (2)业务过程数据化方法根据：系统分析时，已分析了组织、业务(功能、流程)、数据思路：利用工作成果，从数据角度，对当前系统进行信息化整理，得出数据流程图。具体做法： 整理业务流程图 细化业务流程图细化业务流程图，主要是细化采购计划生成过程，得到较详细的业务流程图 数据化转换按照业务处理过程/部门，逐过程/部门进行 整理数据关系连接各数据处理过程，形成完整的数据流图。 4.5.2 数据流图4.5 数据分析2.数据流图的绘制 (2)

46、业务过程数据化方法整理业务流程图4.5.2 数据流图4.5 数据分析2.数据流图的绘制 (2)业务过程数据化方法细化业务流程图4.5.2 数据流图4.5 数据分析2.数据流图的绘制 (2)业务过程数据化方法进行数据化转换4.5.2 数据流图4.5 数据分析2.数据流图的绘制 (2)业务过程数据化方法整理数据关系，形成数据流图4.5.2 数据流图4.5 数据分析物料需求总量采购计划3绘制数据流图的注意事项 （1）保持父图与子图的平衡子图必须与它上一层父图的某个处理过程对应，二者的输入数据流和输出数据流必须保持一致。（2）保持数据守恒处理过程的所有输出数据流中的数据必须能从该处理过程的输入数据流中

47、直接获得，或能产生。（3）简化处理过程之间的关系各处理过程之间的数据流越少，则处理过程的独立性越强。（4）每个处理过程必须既有输入数据流，又有输出数据流; 每个数据存储必须既有读出的数据流又有写入的数据流。（5）适当地为数据流图中每个图符命名，名字应反映该图符的实际意义，避免空洞。4.5.2 数据流图4.5 数据分析4.5.3 数据词典 数据词典是对数据流图中各个元素的详细说明。说明类型：数据项、数据流、数据处理、数据存储、外部实体重要性：是系统开发的一项重要的基础工作，一本关于数据的辞典、法典。系统开发过程都要使用。数据流图配以数据词典，从图形和文字两个方面对系统的逻辑模型进行了完整的描述。

48、词典管理：用专门软件，或数据库、表处理软件来管理。在系统设计阶段都可以对数据词典进行修改、调整，生成新系统的数据库文件。这样可以大大降低工作量，避免重复劳动，保证数据的一致性。4.5 数据分析4.5.3 数据词典 数据项 是数据的最小组成单位，是对数据流图元素进行说明的基础单位，具有不可再分性。数据项的描述：名称、编号、含义、类型、长度和取值范围等数据项编号T01-06数据项名称单价别 名产品单价简 述采购产品单价类型及长度数值型，10位取值范围09999999.99(1)数据项4.5 数据分析4.5.3 数据词典 数据项 例4.5 数据分析(2)数据流数据流 表示了一个或一组数据在DFD中的

49、传递。数据流的描述包括：名称、编号、含义、数据来源、数据去向、数据流组成、流动量以及高峰流动量等。数据流编号T03-04数据流名称领料单简 述主生产部门或其他相关部门开出的领料单，由库管人员校验后发放物料数据来源主生产部门数据去向库管人员数据流组成领料单号+物资代码+用途+数量+日期+领料人+经手人数据流量200份/天高峰流量280份/天4.5.3 数据词典4.5 数据分析数据来源、数据去向、数据流组成(3) 处理逻辑处理逻辑仅仅对DFD中最底层的处理逻辑进行说明具体内容:编号、名称、处理逻辑的文字描述、输入/输出的数据流和处理频率4.5.3 数据词典处理逻辑编号C22-02处理逻辑名称计算采

50、购量简 述产生采购计划时根据库存数据计算得到输入的数据流当前库存量(来源于原材料库存表)，需求数量，领料单记录，预约量(来源于领料单)，安全库存量(来源于原材料库存表)处 理根据库存的状态数据计算需采购量需采购量=需求数量-(当前库存量+在单量-预约量-安全库存量)安全库存量=平均日耗量*采购提前期输出的数据流需采购量，采购计划处理频率1次/周(或月)(如果处理逻辑比较复杂，用文字不直观，还可以用判断树、判断表及结构式英语等描述工具来说明)4.5 数据分析I-P-OIPO(4)数据存储数据存储 描述数据的逻辑存储结构。通常包含：编号、名称、含义、数据存储的组成和关键字 4.5.3 数据词典数据

51、存储编号D04-01数据存储名称库存账简 述存放物料的库存量和单价数据存储组成物料编号+物料名称+单价+库存量+备注关 键 字物料编号常常注明 有关的 关联对象4.5 数据分析(5) 外部实体包括：外部实体编号、名称、含义及有关数据流的输入和输出4.5.3 数据词典外部实体编号R01-01外部实体名称供应商简 述为本单位提供货源的物料供应商输入的数据流订单输出的数据流发货单，发票4.5 数据分析数据结构 例数据结构 由若干个数据项或者由若干个数据结构组成它把关系“密切”的数据组合在一起。主要内容： 名称、编号，组成若是一个简单的数据结构，只列出数据项；若嵌套了数据结构，则列出数据结构的名称。4

52、.5.3 数据词典4.5 数据分析实例数据字典的内容4.5.3 数据词典4.5 数据分析实例数据项4.5.3 数据词典4.5 数据分析实例数据流4.5.3 数据词典4.5 数据分析实例数据存储4.5.3 数据词典4.5 数据分析实例数据处理4.5.3 数据词典4.5 数据分析实例外部实体4.5.3 数据词典4.5 数据分析数据词典的常用符号在定义数据流或文件时，还常使用表3-1给出的符号与各条目按照一定的规则组织起来，共同构成 数据词典。X=1 8 表示X可取1到8中的任意一个值连接符 *aaa* 表示aaa是对条目的注释内容注释*X=(a) 表示 a 可在X中出现，也可不出现可选()X=2a

53、6 或 x=a 表示重复25次 a 重复mn或X=a 表示X由 0个或多个 a 组成重复X=a | b 表示X由 a或 b组成(任选其一)选择 | X=a + b 表示X由a 和 b 组成加，与+X=a + b 表示X由a 和 b 组成等于，定义为=示例及说明含 义符 号nm62补充说明：25 或 表示允许重复25次，4 4 或 表示只重复4次，1 表示至少出现一次 表示允许重复0至任意次44524.5.3 数据词典4.5 数据分析4.5.4 处理逻辑的描述 数据流图中比较简单的计算性的处理逻辑可以在数据词典中定义，但还有不少逻辑上比较复杂的处理，用文字叙述篇幅冗长，在数据词典中定义很难表达清

54、楚，必须用一些描述处理逻辑的工具来加以说明。处理逻辑描述工具。判断树 (判定树、决策树)判断表(判定表、决策表)结构化英语 过程设计语言(Program Design Language，PDL)4.5 数据分析4.5.4 处理逻辑的描述 例 题采购科为保证物料供应对订货单采取跟踪的方法进行监视。当供应商拖延发货的时间超过十天时立即中断订货，更换供货商；若不超过十天，要根据用料需求是否超过库存量来决定下一步的行动：不超过库存量，可让领料单位领料；超过库存量，则让领料单位领走所余库存物料，不足部分待供应商发来货后再领。此时，若供应商拖延发货的时间已超过五天(不到十天)，就要给供货商发催货通知，防止

55、物料短缺。4.5 数据分析1. 判断树用树的形式来表示针对各种具体情况的处理措施。通常，树的最左侧为根部，表示判断的起点，随着条件进一步细化，树干逐步向右伸展，对应每一个确定的情况给出解决措施，直至解决所有问题。特点：直观、清晰，容易理解，树型：二叉树4.5 数据分析4.5.4 处理逻辑的描述先根据供货商的拖延时间进行分解，10天、5天，此条件处理完后，再根据库存情况进行判断。优点：树枝伸展的条件清晰、一致，不容易出现遗漏和重复判断。1. 判定树2.判断表采用表格的方式来描述处理逻辑的一种工具特别适合条件较多、各条件间有联系，处理方案比较多的情况。编制方法：关键是从问题叙述中识别出判断的根据条

56、件和行动的具体方案，按下列步骤完成判断表：(1) 在条件栏中，列出每一个条件的每一种情况，比如拖延发货超过10天、拖延发货不超过10天、。尽量不要使用组合的条件形式。(2) 在行动栏中，逐个列出所有可能的行动方案。(3) 对每一个判断规则进行处理，根据条件状态确定应选取的行动方案。 4.5 数据分析4.5.4 处理逻辑的描述2.判断表表格分成四个部分：左上角为条件说明；左下角为行动说明；右上角为各种条件的组合规则；右下角为各条件组合下相应的行动。4.5 数据分析4.5.4 处理逻辑的描述判断规则号12345条 件拖延发货时间10Y拖延发货时间10YYYY拖延发货时间5YY拖延发货时间5YY领料

57、数量库存量YY领料数量库存量YY行 动直接领料先领料，货到后再补领先领料，货到后再补领。催货！中断合作2.判断表简化判断规则号12345条 件拖延发货时间10Y拖延发货时间10YYYY拖延发货时间5YY拖延发货时间5YY领料数量库存量YY领料数量库存量YY行 动直接领料先领料，货到后再补领先领料，货到后再补领。催货！中断合作4.5 数据分析4.5.4 处理逻辑的描述判断规则号12345条 件拖延发货时间10YNNNN拖延发货时间5-YYNN领料数量库存量-YNYN行 动直接领料先领料，货到后再补领先领料，货到后再补领。催货！中断合作2.判断表优化判断规则号12345条 件拖延发货时间10YNN

58、NN拖延发货时间5-YYNN领料数量库存量-YNYN行 动直接领料先领料，货到后再补领先领料，货到后再补领。催货！中断合作4.5 数据分析4.5.4 处理逻辑的描述判断规则号12345条 件拖延发货时间10YNNNN拖延发货时间5-YYNN领料数量库存量-YNYN行 动直接领料先领料，货到后再补领先领料，货到后再补领。催货！中断合作在判断表(上)中，判断规则2、4的判断结果相同，都是选取行动1，但它们的条件不完全相同条件1、5的取值相同，条件3的取值是不同的。这就是说，条件3的取值，与判断规则2和4的结果无关。因此，我们可以合并表4-3的判断规则2和4，得到优化的判断表(下)，-2.判断表我们

59、可以画出一个新的判断树判断规则号1235条 件拖延发货时间10YNNN拖延发货时间5-YN领料数量库存量-YNN行 动直接领料先领料，货到后再补领先领料，货到后再补领。催货！中断合作4.5 数据分析4.5.4 处理逻辑的描述2.判断表判断表比较4.5 数据分析4.5.4 处理逻辑的描述3.结构化英语 使用自然语言和结构化程序设计语言混杂的形式，用有限词汇来描述处理逻辑。用得比较多的词汇是“IF”、“THEN”、“ELSE”等词可用加画三叉结构框线方法，使得层次清楚，条件范围明确，阅读方便。4.5 数据分析4.5.4 处理逻辑的描述IF拖延发货时间10THEN 中断合作ELSEIF拖延发货时间5

60、 IF领料数量库存量THEN 直接领料ELSE先领料，货到后再补领ELSEIF领料数量库存量THEN 直接领料ELSE先领料，货到后再补领!催货！方法比较4.5 数据分析4.5.4 处理逻辑的描述比较指标结构化语言判定表判定树逻辑检查 好 很好 一般 表示逻辑结构好(所有方面)一般(仅是决策方面) 很好(仅是决策方面)使用方便性一般一般 很好 用户检查不好不好(除非用户受过训练)好 程序说明很好很好 一般 机器可读性很好 很好 不好 机器可编辑性一般(要求句法)很好不好 可变性好不好(除非是简单的组合变化)一般 方法比较判断树特点：直观、清晰，容易理解，条件复杂时，不容易清楚地表达出整个判别过