第六讲---档案保管和库房管理-精品课件

1、 第六讲 档案的保管 与库房管理南宁市档案局 粟盛民2019年6月 主要内容 一、档案保管工作概述 二、档案保管的基本物质条件 三、档案的分级管理和异地安全保管 四、档案库房的管理 第一节 档案保管工作概述 一、档案保管工作的含义 档案的保管是指根据档案的成分和状况，所采取的存放和安全防护措施。 档案保管工作的内容： 一是档案的库房管理，即库房内档案科学管理的日常工作； 二是档案流动过程中的保护，即档案在各个管理环节中一般的安全防护； 三是保护档案的专门措施，即为延长档案的寿命而采取的诸如复制和修补等各种专门的技术处理。 二、档案保管工作的任务 （一）档案损坏和遭受破坏的原因 1.自然损毁 一

2、是内因:档案本身，即文件制成的材料。 二是外因:档案所处的环境和保管档案的条件。 2.人为损毁 一是由于政治斗争及其他原因，对某些档案文件进行有计划、有目的的破坏； 二是由于档案工作人员管理使用不善，造成档案的丢失、损坏档案； 三是在档案管理和利用过程中，档案发生老化。 （二）档案保管工作的任务 了解和掌握档案损坏规律，通过经常性工作，采取专门的技术措施，最大限度地防止和减少档案的损毁，延长档案的寿命，维护档案的系统性和完整性，保证档案的政治安全。 （三）档案保护的技术措施 归纳起来主要有两个方面：一是防的技术，二是治的技术。 1.防的技术 是防止或减缓各种外界不利因素对档案制成材料的破坏作用

3、，主要是改善档案保护条件。主要有： 一是加强库房日常管理工作；二是通过库房建筑为改善档案保护条件创造物质前提。 2.治的技术 治的技术是对已经损坏或受到不利因素影响的档案进行处理，修复已遭损坏的档案，尽力恢复其历史原貌，增强其抵抗外界不利因素的能力。 修复技术的基本内容有：去污、去酸、加固、修裱及字迹恢复等。 2.档案修复原则： 第一，各种材料、方法对档案制成材料不能有损害，应有利于延长档案寿命。 第二，保持档案原貌。 第三，使用的修复方法事先要经过试验，确有把握后，才能着手修复工作。档案修裱，修裱是使用粘合剂和纸张对档案进行修补和托裱，以恢复档案原貌，增加其强度，延长寿命。 三、档案保管工作

4、的意义 1.档案保管工作质量的高低，对提高档案管理工作水平具有重大的影响。 2.档案保管得好，就为整个档案管理工作提供一个最起码、最基本的前提。 第二节 档案保管的基本 物质条件 一、存放档案的空间场所 档案库房 库房建筑要求：适用、经济和美观 （一）档案馆库房：符合档案馆建筑设计规范要求。 （二）档案室库房： 1.尽可能符合档案馆建筑设计规范要求； 2.最低标准：专用、坚固、远离危害源 二、档案包装材料 （一）常用材料： 1.卷皮 2.卷盒 3.包装纸 （二）包装材料的作用：防止光线、灰尘及有害气体对档案的直接危害，减少机械磨损。 注意：购买的档案包装材料必须是经档案行政管理部门监制的。 三

5、、存放档案的柜架箱 （一）柜架箱的要求 1.对档案无损害作用； 2.制作经济； 3.使用便利。 （二）种类 1.档案箱柜 2.档案架 3.档案密集架 档案箱柜 档案箱柜 档案架档案密集架 南宁市国家档案馆库房 第三节 档案的分级管理和 异地安全保管 一、档案的分级管理 档案法实施办法第三条规定：各级国家档案馆馆藏的永久保管的档案分一、二、三级管理，分级的具体标准和管理办法由国家档案局制定。 档案的分级管理就是在判定档案的保存价值和划分保管期限的基础上，重点对列入永久保管范围的档案，依据其稀有程度、史料价值、形成时期、完整程度、形成者的历史地位、文物价值及其历史见证作用等方面的因素，将永久保存的

6、档案区分为若干个保管等级，分级实行有效管理的活动。 二、档案的异地安全保管 日照、汉中档案馆举行档案数据异地备份交接仪式 发布时间：2019-05-14 5月7日，日照市档案局与汉中市档案局档案数据异地备份交接仪式在汉中市档案局举行。 为贯彻落实国家档案局提出的“实施重要档案数据异地备份制度”的工作要求，有效利用双方的档案保管条件，充分保障馆藏重要档案数据及电子文件的完整安全，经双方协商，确定双方相互提供有利于档案数据及电子文件长期保管的专用库房和装具，确保对方异地保管档案数据及电子文件存储介质的完整性和安全性。 经商定，两馆自2019年起对各自馆藏档案数据以移动硬盘备份的形式，封装后每年移交

7、到对方档案馆的特定存储区域进行异地保管，以规避重大灾害和突发事件给馆藏档案数据带来的风险，保证档案实体安全和档案信息安全。 （一）档案的异地安全保管含义 档案的异地安全保管是指对那些列入重点保管范围，一旦失去就会对国家、地方、行业系统及立档单位的社会历史记忆的完整性造成严重损害的档案，实行多套留存或备份，并将原件或最珍贵的档案置于相对安全的场所，实行封闭式管理的做法。 （二）档案的异地安全保管作用 1.有助于延长珍贵档案的寿命，发挥更长久的作用； 2.可以达到“此失彼存”的管理实效； 3.有助于提高档案管理人员的安全防护意识，培养其社会历史责任感。 注意：当前要做到档案数据备份。 第四节 档案

8、库房的管理 一、档案库房的编号 库房编号方法： 1.所有库房编一个总的顺序号。 2.分区编号。 二、档案架（柜）的排放和编号 1.整齐一致 2.避光通风 3.空间利用 4.统一编号 档案架（柜）的排放和编号 三、档案的存放和全宗排列 1.存放和排列 一般的档案馆（室）所保存的档案，都是按照全宗进行整理和保管的，一个全宗的档案集中放在一起。库房内各个全宗单位，应进行系统排列。 全宗排列方法，主要有两种： （1）按全宗号流水排列法。这种方法对库房空间和全宗实体的安排比较方便。 （2）全宗分类排列法。这种方法对全宗的系统管理和全宗的信息控制较为有利。 2.存放方式 竖放。方便捡取和存放案卷。 平放。

9、存放档案不便，但对保护档案有利，适合于保管珍贵档案和不宜于竖放的档案（如卷皮质软、没有装订、幅面过大等）。平放堆叠的高度不应超过40厘米。 竖放方式 卷皮纸软的档案不宜竖放 四、档案存放位置索引 为了切实掌握档案馆（室）档案存放情况和迅速取放档案，需制作存放位置索引。 存放位置索引分为两种。 1.指明档案的存放位置，即以全宗及其各类的档案为单位，指出它们的存放地点。 2.指明各档案库房保存档案情况，即以档案库房和档案架（柜）为单位，指出它们保存了些什么档案。 五、档案代理卡 抽出档案后，用档案代理卡放在档案原来存放的位置上，便于管理人员掌握档案流动情况和安全检查。 档案代理卡 六、全宗卷 全宗

10、卷是在管理某全宗过程中形成的，以全宗为单位组成的说明全宗历史情况的文件材料专卷。 1.全宗卷内容 全宗卷包括：移交和接收全宗的文据，立档单位和全宗历史考证，全宗整理工作方案，立卷说明，全宗内档案数量和状况的检查登记和报告，档案鉴定的报告和销毁清册，全宗指南、档案利用的重要登记等。 2.全宗卷的性质和特点 全宗卷不是该全宗内文件的组成部分，而是档案馆和现行机关档案室在本身工作活动中形成的一种档案。但是，全宗卷与其全宗有着密切的联系，所以它不固定保存在形成全宗卷的档案馆和档案室，而随同全宗的流动相应地保存在全宗档案所在的档案馆和档案室。 3.全宗卷的作用 全宗卷是档案馆（室）管理全宗的一种工具。由

11、于它存储了记述和反映全宗档案及其发展变化的原始凭证和有关资料，可以为全宗的整理、鉴定、统计、利用服务和进一步收集该全宗范围内的档案，提供重要的依据。 4.全宗卷的管理 （1）机关都应建立全宗卷。 （2）全宗卷不属于全宗本身案卷内容，所以不能编入全宗内案卷号。 （3）当全宗移交给另一个档案馆或档案室时，其相应的全宗卷也随同全宗移交。 七、规章制度 档案使用和管理中需要进行维护与保护，因此必须制定规章制度。 八、档案库房温湿度的控制与调节 档案的寿命与档案库房的温湿度密切相关。不适宜的温湿度不仅可单独地作用于档案，而且可加速其他因素对档案的破坏。为了使档案库房的温湿度等符合档案的要求，需采取一定的

12、措施，即对档案库房的温湿度进行控制与调节。 （一）档案库房的温湿度标准 档案库房技术管理暂行规定对档案库房的温湿度做出了规定，标准为温度1424，相对湿度4560%之间。 实验表明，相对湿度在45%RH-60%RH时纸张的含水量可以保持在7%左右，是比较适合档案存储管理的环境湿度。在这样的相对湿度条件下，纸张的机械强度、物理和化学性质均保持在比较优良的状态下，可以有效防止纸张粘连、扭曲变形等现象，从而延长档案材料的使用寿命。 高温和高湿对档案保护不利。 （1）高温(高于30)使纸张失去安全水分而变脆,耐热差的油溶性字迹发生油渗扩散现象,使声像档案的载体材料变质,且有利于档案害虫的生长和繁殖。

13、（2）高湿(相对湿度高于70%)会加速纸张纤维素水解,降低纸张机械强度,使照片和缩微胶片乳剂层吸水膨胀,影响影像清晰度,同时高湿使耐水性差的字迹发生褪色,且有利于档案有害生物的生长繁殖。 胶片及缩微建设用房温湿度表 用房名称 温度 相对湿度 工作间（拍照、拷贝、校对、阅读） 1828 4060 胶片库拷贝片 1424 4060 胶片库母片 1315 3545 其他技术用房温湿度表 用房名称 温度 相对湿度 裱糊 1828 5070 复印 1828 5065 声像 2025 5060 磁带库 1424 4060 控制与调节档案库房温湿度的主要措施： 密闭、通风和采用除湿设备。 （二）通风的目的

14、根据空气流动的规律，有计划地使库内外的空气交换，从而达到调节库内温湿度的目的。 （三）通风注意事项 1.通风时，应对库内外温湿度进行监测，注意其变化的情况，随时采取相应措施。 2.通风时应防止库内结露。 3.通风时应注意防尘和防有害气体进入库内。 4.通风后应立即密闭，使库内适宜的温湿度状况得以较长时间的稳定。 九、落实档案的“九防”措施 “九防”措施，即防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗、防鼠。 这“九防”基本上囊括了对档案实体可能造成的自然和人为的因素，是库房管理工作的重要内容。 防火要求在装具及照明灯具的选用、其他电器及其线路的安装等方面消除隐患，必须按消防规定在库房中配备性

15、能良好、数量足够的灭火器材，在条件允许的情况下，安装防火（烟雾）报警器和自动灭火装置。 消防安全知识培训 要求： 1.加强检查，做好灭火准备。要注意检查灭火设施设备，过期或失去作用的要及时更换。要特别注意空调引起的火灾。 2.会使用灭火器材。 3.制定突发事件应急预案并开展应急演练。 防水要求库房所处地势不能过低，库房内及附近不能有水源，库房选址应远离易发洪水的地点，位于较有利的防洪地段。 防水 防潮与库房温湿度尤其是湿度控制密切相关，在库房湿度过大时应及时进行调整。 防潮监控 防霉与防潮有密切关系，要求对档案文件进行定期检查并放置防霉药品。 防虫 1.目前,已知对档案有危害的常见的害虫有11种。 烟草甲、档案窃蠹、药材甲、花斑皮蠹、黑皮蠹、红圆皮蠹、毛衣鱼、书虱、蜚蠊、赤拟谷盗(偶发性)、米象(偶发性)等。 2.目前较常使用的方法有：低温冷冻杀虫、真空充氮杀虫、二氧化碳杀虫以及中草药防虫防霉等。 防虫 防光要求库房尽可能全封闭（即无窗），若有窗户也应尽可能小一些，并安装磨砂玻璃、花纹玻璃或带颜色的玻璃并配置窗帘，尽量遮避户外日光中的紫外线照射。照明灯具应使用白炽灯并加乳白色灯罩，灯泡最好是磨砂灯泡。不允许使用日光灯（荧光灯）作为库房照明灯具。 防尘要求装具的封闭性好并须对库房及装具等定期进行清扫擦拭，保持清洁。 防盗要