数据库原理及应用课件：第5章 ACCESS 数据库-数据库和表VIP

1、数据库原理及应用第5章 ACCESS 数据库-数据库和表7/18/20221本章内容5.1 Access概述5.2 数据表5.3 数据查询5.4 窗体设计5.5 报表设计5.6 数据访问页5.7 宏操作5.8 面向对象的程序设计语言VBA7/18/20222本节要求掌握创建Access数据库的方法。掌握表的建立、字段属性的设置。掌握表的维护：修改表的结构、添加、删除、复制记录等。掌握建立表之间的联系。7/18/202235.1 Access概述1、Access系统的基本特点（了解）提供了与其他数据库管理系统的接口，可通过ODBC(Open Database Connectivity)接口与其他

2、大型数据库交换数据可方便与Excel、Word共享信息提供了程序设计开发语言VBA，使用该语言可开发自己的应用程序7/18/202245.1 Access概述通过数据库文件来保存表、数据、查询、窗体、报表，方便管理数据库文件Web页功能，使用户可以轻松的将数据库中的数据通过网页进行发布7/18/202255.1 Access概述2、Access系统的基本对象（掌握）表查询窗体报表页宏模块7/18/202265.1 Access基础知识数据库中用来存储数据的对象（行称为表中的记录，列称为表中的字段）Access支持多种查询方式（简单查询、动作查询、参数查询、交叉数据表查询等）窗体向用户提供一个可

3、以交互的图形界面，用于输入数据、显示及应用程序的执行控制报表可以实现将数据库中的数据经过分析、整理、计算后以格式化的形式打印输出也称数据访问页，是Access与Internet技术相结合的产物宏是指一个或多个操作的集合，其中每个操作实现特定的功能VBA模块对象是Access数据库对象中的一个基本对象，是Access中重要的实现数据库复杂管理的有效工具7/18/202275.1 Access概述3、数据库设计的方法（了解）需求分析：了解用户要求，确定出数据库设计的具体目标。确定表：确定数据库中需要哪些表来表示不同的主题。设计表结构：确定每个表中所需的字段名、字段类型及关键字。7/18/20228

4、5.2 数据表5.2.1 创建数据库创建空数据库使用数据库向导创建数据库7/18/202295.2.2 打开与关闭数据库打开从最近使用的文件列表中打开从打开对话框中打开关闭7/18/202210 5.2.3 创建表表是Access存储数据的地方，是七种对象中的核心对象，其余对象的操作都是在表的基础上进行的。创建数据库后，下一步的工作就是创建数据表。在使用模板创建数据库时，数据表也一同被创建，但如果创建的是空数据库，则需要根据要求创建数据表。7/18/202211表的组成1、记录表中包含若干行，每一行称为一条记录，记录量的多少，决定了表的信息量大小。每一条记录由若干字段组成。2、字段Access

5、中需指定字段名、字段的数据类型、字段的属性等。 （1）字段名：字段名是用来标识字段的，字段名必须能清楚地反映信息内容。7/18/202212字段命名的规则字段名所包含的字符数不得超过64个字符，包括空格在内。一个汉字占两个字节，因此使用汉字来命名，字符数需要减半。字段名可以由字母、数字、标点符号组成，也可以使用汉字。7/18/202213字段名不能含有西文句号(.)、惊叹号(!)、及方括号( )和( )。不能使用空格作为字段名的第一个字符。 （2）字段的数据类型：Access中有10种数据类型可供选择。7/18/202214数据类型可存放的数据字节数文本字母、数字、字符、汉字0 255备注字母

6、、数字、字符、汉字0 65535数字数值1 8日期/时间日期或时间8货币货币数据8自动编号数值4是/否逻辑值1OLE对象图片、声音、Office文档等1G超级链接图片、声音、文件等64000查询向导可选择其他表的数据47/18/202215字段的数据类型文本型字段（Text）文本型字段是最常用的数据类型。用来存放文本、字符等内容，例如姓名、地址、单位名称等。备注型字段（Memory）备注型字段用来存放说明性文字，例如个人简历等。7/18/202216数字型字段（Number）数字型字段用来存放数值数据，例如数量、长度、重量等。数值字段中不但可以存放整数，也可以存放小数，但不包括涉及货币的值。字

7、段的数字类型，可以是字节、整型、长整型、单精度型、双精度型等。7/18/202217数字类型数值范围及说明小数位数字节数字节0 25501整型-32768 3276702长整型-2147483647 214748364704单精度型-3.402823E38 -1.401298E-45或1.401298E-45 3.402823E3874双精度型-1.7976931386231E308 -4.94065645841247E-324或4.94065645841247E-324 1.79769313486231E308158小数-10E308-1 10E38-1 2812同步复制ID全球统一标识符1

8、6 数字型数据的取值范围及字节数7/18/202218日期/时间型字段（Data/Time）日期/时间型字段用来存放日期、时间等内容，最多分配8B，例如出生年月、参加工作时间、毕业时间等。货币型字段（Currency）货币型字段用来存放与货币有关的数据，最多分配8B，可精确到整数部分15位，小数部分4位，例如金额、价格等。7/18/202219自动编号字段（Auto Number）自动编号型字段是一种较为特殊的数据类型，当用户每次向表中添加记录时，Access会自动为该字段添加一个编号。使用这种类型的字段可以保证在表中编号的唯一性。自动编号字段不能更新，最多分配4B。是/否字段（Yes/No）

9、 是/否型字段用来存放逻辑值，例如是/否、对/错、真/假等，分配1B。7/18/202220OLE对象型字段（OLE Object）OLE对象型字段用来存放其他Windows对象，为了使用户能够浏览和编辑该对象，该对象必须是由支持OLE的Windows应用程序所创建的，并且在以后使用数据库时，该应用程序被安装到Windows系统中。7/18/202221超级链接型字段（Hyperlink）超级链接型字段用来存放通过超级链接方式链接的Windows对象。可以是UNC路径或URL，最多为64000个字符。查询向导（Lookup Wizard）查询向导可创建字段，该字段允许使用组合框来选择另一个表或

10、一个表中的值。通常为4B。7/18/202222表的创建1、 使用表设计器 数据表除了可以使用向导来创建外，也可以使用设计器来创建。使用设计器创建表的方法有两种：一种是直接使用设计器来创建新表。使用这种方法来设计表拥有很大的自由度，有经验的用户都喜欢使用。另一种是先使用表向导来构造一个结构相近的表，再在设计器中打开该表，然后对它进行修改，使表符合需要。7/18/202223单击该按钮或双击该项步骤一：打开“学生管理”数据库7/18/202224步骤二：输入各字段名、数据类型及确定字段属性 在字段名称行中输入要添加的字段名。与其他软件所不同的是，在Access中允许字段名包含空格和标点符号。7/

11、18/202225选择数据类型输入字段名称确定字段属性7/18/202226步骤三：设置主关键字 每个Access表中都可以指定一个主关键字，主关键字可以包含一个或多个字段，以保证每条记录都具有唯一的值。设置主关键字的目的就在于保证表中所有记录都能够被唯一识别，如果表中没有被用作唯一识别的字段，则可以使用多个字段来组合成主关键字。7/18/202227在表中定义主关键字除了可以保证每条记录可以被唯一识别外，更重要的作用在于建立多个表间的联系。当数据库中包含多个表时，需要通过主关键字的连接来建立表间的关系，使各表协同工作。7/18/202228主关键字的作用：设置主关键字能够大大提高查询和排序的

12、速度。在窗体或数据表中查看数据时，Access数据库将按主关键字的顺序显示数据。当将新记录加到数据表时，Access数据库可以自动检查新记录是否有重复的数据。7/18/202229在设计器中单击字段名称左边的字段选择按钮，选择要作为主关键字的字段。单击工具栏中的 （主键）按钮，这时在该字段的前面显示出一把钥匙的图标。7/18/202230单击该按钮出现钥匙标记7/18/202231步骤四：保存表在设计表的结构过程中，随时可以打开“文件”选择“保存”命令或单击工具栏中的“保存”按钮来保存数据表的设计。如果是第一次保存，则会弹出“另存为”对话框，在文本框中输入表的名称。7/18/202232 单击

13、确定按钮即可将表保存到数据库中。7/18/2022332、使用表向导创建一张表步骤一：打开“学生管理”数据库双击该按钮7/18/202234步骤二：为新表命名输入表名7/18/202235步骤三：设置表与表之间的关系选择关系7/18/202236步骤四：向表中输入数据7/18/2022377/18/2022383、通过输入数据创建表步骤一：打开“学生管理”数据库双击该按钮7/18/202239步骤二：输入各字段名。步骤三：保存数据表，建立关键字，并输入数据。7/18/202240字段的属性（3）字段的属性字段的属性指字段的大小、外观和其它能够说明字段所表示的信息和数据类型的描述。在完成表结构的

14、设置后，还需要在属性区域设置相应的属性值。表中每个字段都有一系列的属性描述。不同数据类型的字段，其属性项不完全相同。 7/18/202241常用字段属性字段属性说明字段大小规定了字段在数据表中的存储空间，可用于限定文本型字段的大小和数字型类型格式用于规定数据的显示格式或打印格输入掩码用于格式化输入数据。主要用于文本型和日期型字段，但也可以用于数字型和货币型字段。标题用于设置在数据表视图以及窗体中显示字段时所用的标题默认值用于设置字段的默认值小数位数指定小数位数，只用于数字和货币型类型有效性规则用于对字段的输入数据施加限制有效性文本当输入数据不符合有效性规则时显示的提示信息必填字段用于设置字段中

15、是否必须有值，如果设为是，在输入数据时，该字段必须输入数据，不能为空索引确定该字段是否作为索引，不能对“备注”、“超链接”或“OLE 对象”等数据类型的字段编制索引7/18/202242设置字段属性1）设置字段大小属性 。例如，设置“学生基本情况”表中“性别”字段的“字段大小”为1，“年龄”字段的“字段大小”设置为“整型”。具体操作步骤如下：步骤1 打开“学生信息管理系统”数据库，在“数据库”窗口中，单击“表”对象。步骤2 单击“学生基本情况”表，然后单击“设计”按钮，打开“设计”视图。7/18/202243设置字段属性步骤3 在“设计“视图中，选定要修改的字段，这时“字段属性”区就显示了该字

16、段的所有属性。设置字段属性。如下图所示。7/18/202244设置字段属性2）设置格式属性。例如，设置“学生基本情况”表中“入学时间”字段“格式属性”为“短日期”。操作步骤如下：步骤1 打开“学生信息管理系统”数据库，在“数据库”窗口中，单击“表”对象。步骤2 单击“学生基本情况”表，然后单击“设计”按钮，打开“设计”视图。7/18/202245设置字段属性步骤3 在“设计“视图中，选定要修改的字段，这时“字段属性”区就显示了该字段的所有属性。设置字段属性。如下图所示。 7/18/202246设置字段属性3）设置默认值属性默认值属性可应用于除“自动编号”或 OLE 对象数据类型的字段以外的所有

17、表字段。默认值属性指定在新建记录时自动输入到控件或字段中的文本或表达式。例如，设置“学生基本情况”表中“性别”字段的“默认值”设置为“男”。具体步骤如下。步骤1 打开“学生信息管理系统”数据库，在“数据库”窗口中，单击“表”对象。7/18/202247设置字段属性步骤2 单击“学生基本情况”表，然后单击“设计”按钮，打开“设计”视图。步骤3 在“设计“视图中，选定要修改的字段，这时“字段属性”区就显示了该字段的所有属性。设置字段属性。如下图所示。7/18/202248设置字段属性4）设置有效性规则和有效性文本属性例如，设置“学生基本情况”表中“年龄”字段的“有效性规则”属性为“=18 and

18、其后的所有字符都以大写字母显示。其后的所有字符都以小写字母显示。!导致从左到右（而非从右到左）填充输入掩码。强制 Access 显示紧随其后的字符，这与用双引号括起一个字符具有相同的效果。“文本”用双引号括起希望用户看到的任何文本。密码在表或窗体的设计视图中，将“输入掩码”属性设置为“密码”会创建一个密码输入框。当用户在该框中键入密码时，Access 会存储这些字符，但是会将其显示为星号 (*)。 7/18/202254设置字段属性例如，设置“学生基本情况”表中“入学时间”字段的“输入掩码”。具体步骤如下。步骤1 打开“学生信息管理系统”数据库，在“数据库”窗口中，单击“表”对象。步骤2 单击

19、“学生基本情况”表，然后单击“设计”按钮，打开“设计”视图。步骤3 在“设计“视图中，选定“入学时间”字段，这时“字段属性”区就显示了该字段的所有属性。7/18/202255设置字段属性步骤4 在“输入掩码”属性框中单击鼠标左键，出现一个“生成器”按钮，单击该按钮，打开“输入掩码向导”对话框，如图所示。7/18/202256步骤5 在该对话框中选择“短日期”，单击“下一步”按钮，弹出“输入掩码向导”对话框二，如图所示。 7/18/202257步骤6 确定输入的掩码方式和分隔符。步骤7 单击“下一步”按钮，在弹出的对话框中单击“完成”按钮，结果如图所示。7/18/2022585.2.3 维护表结

20、构1、调整行高和列宽在数据表视图中，选择“格式”菜单中的“行高”或“列宽”命令，在对话框中设置。2、改变列的顺序在数据表上，鼠标左键单击某一字段并拖至适当位置处，释放左键，可完成列顺序调整。7/18/2022593、向表中添加字段在“设计”视图中打开表，在需添加字段的位置为新字段输入名称，并选择该字段的数据类型。4、从表中删除字段在数据表视图中选中欲删除的列，单击“编辑”菜单中的“删除列”命令或在“设计”视图中选择某一行鼠标右键单击，在弹出菜单中选择删除行。7/18/2022605、更改字段数据类型或大小在表的设计视图中，单击欲修改数据类型的向下箭头，在下拉列表中重新选择数据类型。更改字段大小

21、则应在字段属性中重新设置。6、设置或更改主键在表的设计视图中，单击某字段后，点击工具栏上的“主键”按钮，即可设置或更改主键。7/18/2022615.2.4 数据表操作1、同一数据库中复制表打开数据库文件后，选择某一数据表并单击右键选择复制。单击“编辑”菜单中的“粘贴”命令。打开“粘贴表方式”对话框，输入表名称，选择其中一项粘贴方式后确定即可。7/18/2022622、不同数据库间复制表创建一个空数据库文件，在其中进行粘贴即可创建一个数据表的副本。7/18/2022635.2.5 建立表间的关系1、表的关联：是指在表间建立这样的关系，使两个表的相关记录能通过关联字段实现联系。2、关系的类型1）

22、一对多关系：如果A（主）表中某一记录能与B（子）表的多条记录匹配，但是B表中的任一记录仅能与A表的一个记录匹配，称为一对多关系。7/18/202264若将“课程表”作为A表，“成绩表”作为B表进行关联，符合一对多的关系。其特点是A表中“课程号”字段值只有一个A01，而B表中“课程号”字段值可出现多个A01。反之若将“成绩表”作为A表， “课程表”作为B表进行关联，则符合多对一的关系。其特点是A表中“课程号”字段值可有多个A01，而B表中“课程号”字段值仅有一个A01。7/18/2022652）一对一关系：A表中的每一记录仅能在B表中有一个匹配的记录，并且B表中的每一记录仅能在A表中有一个匹配记录，称为一对一关系。3）多对多关系：A表中的某一记录能与B表中的多条记录匹配，并且B表中的某一记录也能与A表中的多条记录匹配，称为多对多关系。7/18/202266 在表之间建立关系当数据库中定义了两个以上的表时，就需要通过表间的关系来将不同的表连接起来，使各表能同步工作。要在两个表间建立关系，必须在这两个表中拥有相同数据类型的字段。7/18/202267例如、为“课程表”和“成绩表”创建一对多关系。其操作方法如下：步骤一：在“学生管理”数据库窗口中选定“课程表”，选择“工具”菜单栏中的“关系”命令，显示“关系”窗口后执行“关系”菜单的“显示表