《商务活动策划与组织》课件10新闻发布会

1、新闻发布会情景案例恒达商业集团生物制药有限公司研制出一种“艾滋病疫苗”和艾滋病治疗新药“艾而必妥”。该疫苗可以采用注射，也可以采用口服的方式植入人体，植入人体后，三天内即充分产生“抗体”。在被注射人通过各种传播途径接触HIV病毒时，“抗体”将自动发挥免疫功能。而艾滋病治疗新药“艾而必妥”则可控制病情，逐步达到治疗(尚不能根治，根治药品正在进一步研究中)的效果。其有效性得到药品管理部门认可，并获得专利。恒达商业集团生物制药有限公司准备在国内大规模上市该药品，下一步在国外寻找总代理商，为此他们准备在北京召开发布会。因为该产品填补了国内的空白，而且也走在世界医药技术的前沿，因此，企业决定花大力气作好

2、本次新闻发布会。信息发布的目标受众为：国内药品、医疗行业、成年一般公众，国外公众只是兼及。 拟邀请对象：新闻媒体；卫生医药管理部门官员、专家；药品经销商、患者代表或关心该事业的知名人士。 发布会规模：新闻媒体90家（约100人），有关官员专家25人，经销商40人，患者代表3人，知名人士2人。 项目任务假如你是恒达商业集团生物制药有限公司办公室秘书李雯，办公室主任余剑平要求你根据以上材料拟写一份新闻发布会策划方案，并协助公关部门组织策划这场新闻发布会。本次课主要内容：一、新闻发布会概念及特点二、需要举办新闻发布会的情况三、新闻发布会的筹备工作四、新闻发布会的程序五、新闻发布会的会后工作六、新闻发

3、布会的几个误区七、秘书在新闻发布会中的作用八、案例赏析一、新闻发布会概念及特点1.新闻发布会概念2.新闻发布会特点1.新闻发布会概念新闻发布会（news release conference）新闻发布会又称记者招待会，是一个社会组织直接向新闻界发布有关组织信息，解释组织重大事件而举办的活动。新闻发布会有定期或不定期两种。中国于1983年4月起建立新闻发布制度，国家机关各部门均有专职新闻发言人。2.新闻发布会的特点正规隆重：形式正规，档次较高，地点精心安排，邀请记者、新闻界（媒体）负责人、行业部门主管、各协作单位代表及政府官员。沟通活跃：双向互动，先发布新闻，后请记者提问回答。方式优越：新闻传播

4、面广、报刊、电视、广播、网站，集中发布（时间集中，人员集中，媒体集中），迅速扩散到公众。二、需要举办新闻发布会的情况重点提示不要让媒介感到参加本来可以由其他形式代替的新闻发布会是浪费时间。有些部门的新闻发布会是例行的，有固定的时间，如外交部新闻发布会，国台办新闻发布会，不存在考虑选择什么时间举行更合适的问题。但如果不是例行的新闻发布会，就要考虑这一问题了。举行新闻发布会的目的，一是本部门有新的举措，希望媒体报道，以扩大舆论影响，二是澄清事实，以正视听。如果没有其他更好的新闻发布形式达到宣传的目的，就应该考虑举行新闻发布会。爱德曼国际公关公司执行副总裁兼总经理嘉斯夫认为，是否召开新闻发布会应取决

5、于是否值得召集各地记者跋涉而来。在碰到下面几种情况时，一般可积极考虑举行新闻发布会：14种情况链接三、新闻发布会的筹备工作1、确定主题和标题2、选择恰当时机3、资料准备4、确定时间5、选择地点6、选聘新闻发言人及服务人员5、确定应邀媒体范围，发放请柬6、合理布置会场7、购买礼品8、提前预演9、注意事项1.确定主题和标题新闻发布会的主题要突出，如果主题不明确，为开而开，是不可取的。一场新闻发布会一般只有一个主题，只能围绕一个话题或者一件事情展开，不能把新闻发布会开成本企业或本单位的展览会或陈列会。新闻发布会一般针对对企业意义重大，媒体感兴趣的事件举办。每个新闻发布会都会有一个响亮的名字（即新闻发

6、布会标题），这个名字会打在关于新闻发布会的一切表现形式上，包括请柬、会议资料、会场布置、纪念品等。在选择新闻发布会的标题时，一般需要注意以下几点 注意点链接 2.新闻发布会的资料准备提供给媒体的资料，一般以广告手提袋或文件袋的形式，整理妥当，按顺序摆放，再在新闻发布会前发放给新闻媒体，顺序依次为： 新闻发布会会议议程表 新闻通稿 演讲发言稿发言人的背景资料介绍。（应包括头衔、主要经历、取得成就等） 公司宣传册 产品说明资料（如果是关于新产品的新闻发布的话）有关图片（新闻发布会现场的、关于企业或产品的等）纪念品（或纪念品领用券）企业新闻负责人名片（新闻发布后进一步采访、新闻发表后寄达联络）空白信

7、笺、笔（方便记者记录）3.确定时间新闻发布会的目的就是为了造声势，扩大影响，因此为了吸引更多的记者参加，提高记者的出席率，时间上就应有选择。首先，发布会一般应安排在下午，这样一方面是为了有更多的时间准备，另外也更符合记者的生活习惯。许多国家新闻发布会也大都安排在下午。其次，避免周未或假日。第三，要避开重要的政治事件和社会事件，媒体对这些事件的大篇幅报道任务会冲淡你的发布会的传播效果。第四，如果要请外国记者，应注意避开外交部、国台办、和国务院新闻办公室等部门的发布会和记者招待会。4、选择地点新闻发布会的场地可以选择户外（事件发生的现场，便于摄影记者拍照），也可以选择在室内。根据发布会规模的大小，

8、室内发布会可以直接安排在企业的办公场所或者选择酒店。酒店有不同的风格，不同的定位，选择酒店的风格要注意与发布会的内容相统一。另外，非正式的会议，或离自然、健康较近的产品属性，可以选择在避暑山庄等地召开。选择新闻发布会场地的时候还要考虑地点的交通是否便利，是否易于寻找。包括离主要媒体、重要人物的远近，泊车是否方便等。发布方在寻找新闻发布会的场所时，还必须考虑以下的问题： 会议厅容纳人数？主席台的大小？投影设备、电源？布景、胸部麦克风、远程麦克风？相关服务如何？住宿、酒品、食物、饮料的提供？价钱是否合理？有没有空间的浪费？ 4.确定新闻发言人及其他服务人员首先是选聘新闻发布会的主持人、新闻发言人，

9、有的新闻发布会不设主持人，主持人由新闻发言人来兼任。新闻发布会也是公司要员同媒介打交道的一次很好的机会，值得珍惜。代表公司形象的新闻发言人对公众认知会产生重大影响。如其表现不佳，公司形象无疑也会令人不悦。（选聘新闻发言人应注意的问题）新闻发言人的“八个不要”：其次是选聘新闻发布会的礼仪人员及接待人员。在选择礼仪人员及接待人员的时候，首先应该强调的是端庄、大方、彬彬有礼，能代表企业的形象，而不必一定要挑选漂亮的“花瓶”。再者，应该对礼仪人员、接待人员进行培训，让他们了解此次新闻发布会的意义、目标、内容、流程、邀请的媒体、注意的事项等等。5.确定应邀媒体范围，发放请柬确定应邀媒体范围媒体邀请的技巧

10、很重要，既要吸引记者参加，又不能过多透露将要发布的新闻。在媒体邀请的密度上，既不能过多，也不能过少。一般企业应该邀请与自己联系比较紧密的商业领域记者参加，必要时如事件现场气氛热烈，应关照平面媒体记者与摄影记者一起前往。适当地制造悬念可以吸引记者对发布会新闻的兴趣，一种可选的方式是开会前不透露新闻，给记者一个惊喜。“我要在第一时间把这消息报道出来”的想法促使很多媒体都在赶写新闻。如果事先就透露出去，用记者的话说就是“新闻资源已被破坏”，看到别的报纸已经报道出来了，写新闻的热情会大大减弱，甚至不想再发布。无论一个企业与某些报社的记者多么熟悉，在新闻发布会之前，重大的新闻内容都不可以透漏出去。在记者

11、邀请的过程中必须注意，一定需要邀请新闻记者，而不能邀请媒体的广告业务部门人员。有时，媒体广告人员希望借助发布会的时机进行业务联系，并作出也可帮助发稿的承诺，此时也必须进行回绝。 发出邀请日期一旦确定，就应及时发送请柬，这便于新闻单位进一步询问和了解详情，联系比较多的媒体记者可以采取直接电话邀请的方式。相对不是很熟悉的媒体或发布内容比较严肃、庄重时可以采取书面邀请函的方式。请柬上应说明举办新闻发布会的目的，召开的时间、地点、单位名称、联系电话；召开的主题，主要发言人的姓名和职务等。请柬发出后，在会议召开前一两天电话询问落实记者的出席情况。邀请的时间一般以提前3到5天为宜，发布会前一天可做适当的提

12、醒。6.合理布置会场外围布置：首先应考虑外围布置，如酒店外横幅、竖幅、飘空汽球、拱形门等。酒店是否允许布置，当地市容主管部门是否有规定限制等。 席位摆放其次是新闻发布会的席位摆放。新闻发布会席位的拜访方式要根据新闻发布会的规模、级别及参与人的多少等情况来选择。新闻发布会的席位摆放方式。无论哪一种形式的新闻发布会席位摆放方式都要注意席位的预留，一般在后面会准备一些无桌子的坐席。不过，对于企业的新闻发布会，会场布置可根据主题的需要倾向于活泼多样的风格。比如发布一项新产品，可根据发布的内容进行一些特殊设计，如布置舞台等，以增强发布的效果。背景布置 再次是背景布置。主题背景板，内容含主题、会议日期，有

13、的会写上召开城市，颜色、字体注意美观大方，颜色可以根据企业的具体情况及新闻发布会的主题来确定为。此外，还要考虑以上事项酒店是否会代为安排等。新闻发布会现场的背景布置和外围布置需要提前安排。其他道具摆放最后，是其它道具的摆放。最主要的道具是麦克风和音响设备。一些需要做电脑展示的内容还包括投影仪、笔记本电脑、联线、上网连接设备、投影幕布等，相关设备在发布会前要反复调试，保证不出故障。一般在大堂、电梯口、转弯处有导引指示欢迎牌，一般酒店有这项服务。事先可请好礼仪小姐迎宾。如果是在企业内部安排发布会，也要酌情安排人员做引导工作。7、购买礼品新闻发布会是在媒介公关应用频率比较高的一种方式，无论是公司成立

14、新部门、发布新战略，还是公司推出新产品、签约新项目、开通新产线等等重大事件或者其他类型的信息发布，都必须有一个正式或非正式的途径通知新闻媒体，发布会便成了一个常见的、甚至必不可少的手段。同时，新闻发布会也是媒体所期待的。在全国性的媒体调查中发现，媒体获得新闻最重要的一个途径就是新闻发布会，几乎100的媒体将其列为最常参加的媒体活动。由于新闻发布会上人物、事件都比较集中，时效性又很强，且参加发布会免去了预约采访对象、采访时间的一些困扰，另外，新闻发布会一般也会为记者提供一定的馈赠品，所以通常情况下记者都不会放过这些机会。 送给媒体记者的礼品不一定要非常贵重，但要有珍藏价值，一般选择具有纪念意义的

15、礼品，小而精、轻巧便携的礼品。8、提前预演常态下，新闻发布会之前进行培训与演练；危机状态下，应进行充分的内部沟通，决不可打无准备之仗。如此，才可以检验系统是否存在故障，发言人是否称职，具体过程如下：（1）模拟提问。设想媒体可能问的问题，员工充当“记者”提问，发言人回答。（2）自我检查。录下模拟提问过程，让新闻发言人反复观看，发现不足加以改进。（3）专业培训。常态下，应邀请专家对新闻发言人进行培训。9、注意事项（1）要为记者提供有价值的信息，不要让他们失望。（2）不要让记者提前采访或提前得到新闻发布会的细节。（3）邀请函中最好不注明会议联系人的全名和个人电话。（4）所有公布的材料上应打上公司标志

16、，传播公司形象。（5）无论是演练还是实际发布会，都要录像，既可以自我检查，也可以提供给媒体。四、新闻发布会的程序一、迎宾签到二、发放资料三、宣布开始主持人宣布新闻发布会开始，并向与会者表示欢迎和感谢，介绍召开新闻发布会的目的、议题、议程等，推出新闻发言人。四、发布新闻新闻发言人按照发言提纲发布新闻，如果是关于新产品的发布会，还要有请有关技术专家讲话。五、答记者问六、宣布结束按照事先规定的时间，主持人宣布“请最后一位记者提问”，发言人回答完毕，主持人宣布发布会结束。如果会后还有宴请、参观、赠送礼品、研讨会等，主持人要予以提示。五、新闻发布会的会后工作一、整理记录资料新闻发布会结束之后，应尽快整理

17、出记录资料，对本次发布会的组织、布置、主持、何答记者问等方面的工作予以总结，并将总结材料归档备查。二、监控媒体，核对发稿情况三、保存有关资料四、评估会议效果六、新闻发布会的几个误区误区之一：没有新闻的新闻发布会。有些企业似乎有开发布会的嗜好，很多时候，企业并没有重大的新闻，但为了保持一定的影响力，证明自己的存在，也要时不时地开个发布会。造成的后果是，企业虽然花了不小的精力，但几乎没有收成。新闻性的缺乏使得组织者往往在发布会的形式上挖空心思、绞尽脑汁，热闹倒是热闹了，效果却未见得理想，如果过于喧宾夺主，参会者记住了热闹的形式，却忘记了组织者想要表达的内容。误区之二：新闻发布的主题不清。 从企业的立场出发，主办者恨不得把它的祖宗八代的光荣史一