采购部各岗位工作制度

1、采购部各岗位工作制度第一条目的为规范化管理，明确各岗位工作流程及工作职责，从而有效地提高工作效率使工作开展有条理地进行，而制定本制度。第二条适用范围适用于采购部各岗位：经理（副经理）、主管（副主管）、采购员、采购内勤,采购部组织机构图详见附表1.第三条部门经理（副经理）工作流程、岗位说明、岗位职责、奖惩规定（一）工作流程(二)部门经理(副经理)岗位说明、岗位职责、奖惩规定岗位说明(工作内容)岗位职责(工作标准)第1条根据公司业务需求制订部门人员分工，带领部门人员开展采购业务工作.第1条根据公司经营品种，合理分配采购业务.在系统明确商品及供应商的采购员，便以考核及跟踪管理。带领部门人员开展采购业

2、务工作。第2条首营企业、首营品种的审核。第2条(1)对米购员初审的首营企业、首营品种资料，以及填写的首营企业/首营品种审批表做审核并签名.(2)严格执行首营企业、首营品种管埋制度的要求，开展首营工作。第3条采购订单、采购合同(协议)的审核。第3条(1)审核采购员日常制订的采购订单，审核价格、数量、采购渠道.(2)审核采购员签订的采购合同、年度合同、年度协议。对有异条款指出，返回采购员再次沟通，或参与沟通达成合作。(3)重要合同、协议参与洽谈合作.必要时请示领导参与洽谈、沟通达成合作。(4)严格执行公司合同审批流程，方可开展业务.第4条采购付款计划单(付款审批表)的审核。第4条(1)审核部门各类

3、付款方式的付款计划单。(2)付款计划单审核时应注意内容有：付款力式、付款日期、应付金额、合作的其他条件兑现，不符合不审核排款。(3)每笔付款计划单应附有对应的增值税发票,增值税发票未到不排款(预付款除外，预付款跟踪发票到位)。(4)付款计划按付款流程要求执行。第5条部门日常管理。第5条(1)商品缺货抽查管理。按现行的缺货考核执行.(2)滞销商品的管理。按现行的滞销商品考核执行.(3)商品分类管理.按二、八法原则分类，划分出ABC类商品管理。(4)供应商档案资料管埋。对临近3个月内到期的供应商资料做催收管理。跟进采购员催收情况，对不齐全的供应商不开展采购业务。(5)退货区商品的退出管理.每月定期

4、清理到期退货的商品，检查采购员的退货执行情况。(6)合同、协议、各类制度文件的存档管理。检查内勤人员的资料存档情况，要求按年度，及文件类别归整存档。(7)召开部门周会及月度总结会，传达公司会议精神及工作安排事项.(8)对部门人员进行业务培训指导，每月定期召开采购业务培训会，每季度以循环的方式对GSP采购管理条款及公司各类制度的学习培训.对公司新下发的文件制度立即组织学习.采用不定期随机抽查的方式对部门人员进行询位操作检查，有偏差的指出纠正。第6条供应商及商品日常管理.第6条(1)新品、新供应商的引进审核。按新品、新供应商引进流程办理.(2)采购渠道合理开发、厂商互转、以及淘汰.(3)供应商合作

5、关系的维护。(4)商品的补充、替代以及淘汰，与销售部沟通会议定。第7条赠品库存清理管理。第7条(1)每月定期清理赠品库存，对赠品做出处理意见，意见分为四种：继原方案促销.退回供应商。销售部门促销用。行政部支配用。(2)汇总处理意见表，发销售部门做相应处理，如是给行政部支配用的移交行政部.第8条库存商品分析管理。第8条每月定期对近效、滞销、不动销商品分析，以及对超上限商品分析，汇总处埋意见表，对能退回供应商的商品做退回处理，不能退回的召开采销沟通会加强促销。同时汇总产生原因，以利于日后采购把控。第9条商品销售分析管理。第9条(1)每月定期对商品、新进商品做分析，了解商品销售动态，以利于调整采购方

6、向。(2)采用环比的方式取数据做商品销售分析，销售分析结果表应含商品销售上涨部分，下滑部分，正常范围部分，销售两极端部分内容，取值标准视管理需要定.(3)分析结果后对部门人员进行业务培训，指导采购思路。第10条与各部门的工作配合、协调、沟通，通力合作.第10条与各部门的工作配合、协调、沟通，通力合作。如是发起部门视工作的轻、重、缓、急情况，必要时采用联络单的方式发起。如是配合部门应有回馈，总之工作有始有终。第11条按GSP要求，完成年度采购计划，协助质管部完成年度质量评审。第11条按GSP要求，质管部要求标准，完成年度米购计划，协助质管部完成年度质量评审。第12条严格执行公司各项管理规定、服从

7、领导的管理与第12条严格执行公司各项管理规定，服从领导的管理和工作安排，完成公司临时交办的各项工作.安排.奖惩规定第1条凡违反岗位职责第2条1次，按其制度管理条款进行经济承担。第2条凡违反岗位职责第3、4条其中1条每1次,当月岗位工资按90%发，违反2次按80刈发，违反3次当月岗位工资按0元计发.第3条凡违反岗位职责第5条第（5）（7）（8）（9）款其中1款每1次，当月岗位工资按95%计发，违反2次按90%计发，违反3次当月岗位工资按0元计发.第4条违反第7、8、9条中1条每1次，当月岗位工资按95%计发，违反2次按90金发，违反3次当月岗位工资按0元计发。第四条部门主管（副主管）工作流程、岗

8、位说明、岗位职责、奖惩规定（一）工作流程（二）部门主管（副主管）岗位说明、岗位职责、奖惩规定岗位说明（工作内容）岗位职责（工作标准）第1条配合、协助部门经理开展采购业务工作.第1条配合、协助部门经理开展米购业务工作。服从公司及部门领导的工作安排。按岗位工作职责，按操作流程开展工作.第2条新品、新供应商的洽谈、引进。第2条(1)对供应商提供或销售部门提出商品需求或米销部沟通会需补缺品种做洽谈、引进.(2)对供应商寻找合作或采购部寻找合作或同行引见的供应商做洽谈合作。必要时邀请经理或请示领导参与洽谈、沟通达成合作.(3)按新品、新供应商引进流程办理。(4)新品、新供应商需经公司领导审批后方能开展合

9、作。第3条办埋首营品种、首营企业，初审材料，并填写首营审批表。第2条(1)收集首营企业、首营品种资料，初审资料，以及填写的首营企业/首营品种审批表并签名。(2)严格执行首营企业、首营品种管理制度的要求，开展首营工作。第4条与供应商签订采购合同、采购协议。第3条(1)与分管的供应商洽谈、沟通并签订米购合同、采购协议.(2)重要合同、协议，邀请经理，必要时请示领导参与洽谈、沟通达成合作。(3)严格执行公司合同审批流程，方可开展业务。第5条采购订货(商品询价、采购订单、订单到货跟进、价格变动系统维护、部门商品订货跟踪检查)。第5条(1)每笔采购都要做商品询价、比价，择优米购.(2)完成名卜商品采购订

10、单的系统操作，订单日期与到货有合理的在途时间。(3)订单到货的跟进，跟进每笔订单到货情况。商品价格调整。遇到商品价格变动时，在系统上做售价维护，按商品价格维护流程执行。(5)部门商品订货跟踪检查。跟进检查1FB门采购员的订货情况，落实应采商品的订单完成，到货检查。第6条日常专项事务(1、对接销售部门提出的商品需求.2、分析补充品、替代品种目录。3、缺货率考核、滞销考核.4、供应商资料补齐.5、退货办理等)。第6条(1)对接销售部门提出的商品需求，及时补充货品，有信息回馈销售部门。补货时间要求：原则上本省市内采购2天内到货，本省市外采购35天内到货。省外采购5-7天内到货。如新品采购顺加审批流程

11、时间，首营制度中明确3天内流程审核完毕。(2)每月汇总采购缺货的商品明细，罗列出需补充品、替代品种的目录，待召开采销沟通会，会议明确结果再开展采购。(3)商品缺货考核。按现行的缺货考核执行。(4)滞销商品考核。按现行的滞销商品考核执行。(5)供业商档案资料补齐。对名卜临近3个月内到期的供应冏资料做催收，对/、齐全的供应商/、开展采购业务。(6)每月定期清理到期退货的商品，按期退货。(7)按合同约定时间制付款审批表。按付款流程执行.(8)预付款的跟进。预付货款货品及发票到位的跟进。发票原则要求货到30天内到位，如有特殊情况应做说明并说明的时间内跟进到位。(9)议返利追交.按协议返利时间追交返利到

12、位。如有特殊应做说明并在说明的时间内完成。(10)提货通知单的跟进。跟进每笔提货通知单，确认司机提货回仓。(11)协助经理召开部门周会及月度总结会，传达公司会议精神及工作安排事项.(12)协助经理对部门人员进行业务培训指导，GSP采购管理条款学习，及公司各类制度的学习培训。第7条对赠品库存做处理意见.第7条每月定期清理赠品库存，并做出处理意见。第8条对库存商品做处理意见.每月定期对近效、滞销、/、动销商品做出处理意见，部门负责人汇总意见与销售部沟通促销。第8条每月定期对近效、滞销、不动销商品，以及超上限商品做出处理意见。对能退回供应商的商品做退回处理，不能退回的与销售部沟通促销，并分析产生原因

13、，以利于日后采购把控。第9条跟进商品销售动态。对部门定期分析的商品、新进商品销售分析做采购参考，以利于调整采购方向。第9条跟进商品销售动态。对部门定期分析的商品、新进商品销售分析做采购参考，以利于调整采购方向。第10条经理/、在岗时代理部门经理日常管理。第10条(1)经理/、在岗时代理部门经理日常管理。(2)与各部门的工作配合、协调、沟通，通力合作。第12条严格执行公司各项管理规定，服从领导的管理与安排。第12条严格执行公司各项管理规定，服从领导的管理和工作安排,完成公司临时交办的各项工作。奖惩规定第1条凡违反岗位职责第2条1次，按其制度管理条款进行经济承担.第2条凡违反岗位职责第2(2)、3

14、、4条其中1条每1次,当月岗位工资按90%计发，违反2次按80%+发，违反3次当月岗位工资按0元计发。第3条凡违反岗位职责第5条第(1)款，经查证，主观原因采购(同一批号，产品没涨价的情况下)属没做询价采购产生的差价损失由采购当事人承担，客观原因除外(客观原因指:付款问题产生、应急采购等产生。采购员对产品进价异动部分应有注明采购说明，以便核实).第4条凡违反岗位职责第5条第(4)(5)款其中1款每1次，当月岗位工资按95%计发，违反2次按90%计发，违反3次当月岗位工资按0元计发。第5条违反第6(1)(2)(5)(6)(8)(9)(10)条中1条每1次,当月岗位工资按95%计发，违反2次按90

15、刈发，违反3次当月岗位工资按0元计发。第6条违反第7、8、9、10条中1条每1次，当月岗位工资按95%计发，违反2次按90%计发，违反3次当月岗位工资按0元计发。第五条采购员工作流程、岗位说明、岗位职责、奖惩规定(一)工作流程服从部门经理/主 管的工作安排，开 展采购业务工作。办理首营品种、首营 企业，初审材料，并 填写首营审批表。与供应商签订f采购合同、采购协议。严格执行公司各项管理规定，服从领导的管理和工作安排，完成公司临时交办的各项工作(二)采购员岗位说明、岗位职责、奖惩规定岗位说明(工作内容)岗位职责(工作标准)第1条服从部门经理/主管的工作安排，开展采购业务工作.第1条服从公司及部门

16、领导的工作安排。按岗位工作要求，有条理的进行采购业务工作。第2条新品、新供应商的洽谈、引进。第2条(1)新品、新供应商的洽谈、引进。(2)按新品、新供应商引进流程办理。第3条办埋首营品种、首营企业，初审材料，并填写首营审批表.第2条(1)收集首营企业、首营品种资料，初审资料，以及填写的首营企业/首营品种审批表并签名。(2)严格执行首营企业、首营品种管理制度的要求，开展首营工作.第4条与供应商签订采购合同、采购协议.第3条(1)与分管的供应商洽谈、沟通并签订米购合同、采购协议。(2)重要合同、协议，邀请经理，必要时请示领导参与洽谈、沟通达成合作.(3)严格执行公司合同审批流程，方可开展业务。第5

17、条采购iT货(商品询价、采购订单、订单到货跟进、价格变动系统维护)。第5条(1)每笔采购都要做商品询价、比价，择优米购.(2)完成名卜商品采购订单的系统操作，订单日期与到货有合理的在途时间。(3)订单到货的跟进，跟进每笔订单到货情况。商品价格调整。遇到商品价格变动时，在系统上做售价维护，按商品价格维护流程执行。第6条日常专项事务(1、对接销售部门提出的商品需求。2、缺货率考核、滞销考核。3、供应商资料补齐.4、退货办理等).第6条(1)对接销售部门提出的商品需求，及时补充货品，有信息回馈销售部门。补货时间要求：原则上本省市内采购2天内到货，本省市外采购35天内到货。省外采购57天内到货。如新品

18、采购顺加审批流程时间，首营制度中明确3天内流程审核完毕。(2)商品缺货考核。按现行的缺货考核执行。(3)滞销商品考核。按现行的滞销商品考核执行。(4)供应商档案资料补齐。对各下临近3个月内到期的供应商资料做催收，对/、齐全的供应商/、开展采购业务.(5)每月定期清理到期退货的商品，按期退货。(6)按合同约定时间制付款审批表。按付款流程执行。(7)预付款的跟进。预付货款货品及发票到位的跟进.发票原则要求货到30天内到位，如有特殊情况应做说明并说明的时间内跟进到位。(8)议返利追交.按协议返利时间追交返利到位。如有特殊应做说明并在说明的时间内完成。(9)提货通知单的跟进.跟进每笔提货通知单，确认司

19、机提货回仓。第7条对赠品库存做处理意见。第7条每月定期清理赠品库存，并做出处理意见.第8条对库存商品做处理意见。每月定期对近效、滞销、第8条每月定期对近效、滞销、不动销商品，以及超上限商品做出处理意见。对能退回供应商的商品做退回处理，不动销商品做出处理意见,部门负责人汇总意见与销售部沟通促销。不能退回的与销售部沟通促销，并分析产生原因，以利于日后采购把控。第9条跟进商品销售动态.对部门定期分析的商品、新进商品销售分析做采购参考,以利于调整采购方向.第9条跟进商品销售动态.对部门定期分析的商品、新进商品销售分析做采购参考，以利于调整采购方向.第10条严格执行公司各项管理规定，服从领导的管理与安排

20、。第10条严格执行公司各项管理规定，服从领导的管理和工作安排,完成公司临时交办的各项工作。奖惩规定第1条凡违反岗位职责第2条1次,按其制度管理条款进行经济承担.第2条凡违反岗位职责第2(2)、3、4条其中1条每1次，当月岗位工资按90%+发,违反2次按80%计发，违反3次当月岗位工资按0元计发。第3条凡违反岗位职责第5条第(1)款，经查证，主观原因采购(同一批号，产品没涨价的情况下)属没做询价采购产生的差价损失由采购当事人承担，客观原因除外(客观原因指：付款问题产生、应急采购等产生。采购员对产品进价异动部分应有注明采购说明，以便核实)。第4条凡违反岗位职责第5条第(4)(5)款其中1款每1次，

21、当月岗位工资按95%计发，违反2次按90刈发，违反3次当月岗位工资按0元计发。第5条违反第6(1)(2)(5)(6)(8)(9)(10)条中1条每1次，当月岗位工资按95%计发，违反2次按90刈发，违反3次当月岗位工资按0元计发.第6条违反第7、8、9、10条中1条每1次，当月岗位工资按95%+发，违反2次按90刈发，违反3次当月岗位工资按0元计发.第六条采购内勤员工作流程、岗位说明、工作职责、奖惩规定服从部门经理/主 管的工作安排，开 展业务工作。与供应商签收手采购发票，并做 一*交接签收记录。(一)工作流程采购发票与系统与供应商对账，采购商品明细一f制商业供应商一对应勾兑。I排款单。向采购

22、员收集付款 计划汇总制表，发财 务部准备计划用款。对接财务部付款信息， 每日付款汇总并公布信 息到部门Q群中。采购相关单据(付款单、各类发 一 票、对帐函等)与财务部交接，并做交接记录表。部门预付货款的到 票、欠票情况跟进 汇总。供应商预警资料收集情 况跟踪，定期公布资料 收集情况。档案管理。(1、分类归档存放。f2、核对归档合同，定期公布归档情况。)严格执行公司各项管理规定，服从领导的管理和工作安排，完成公司临时交办的各项工作。(二)采购内勤员岗位说明、岗位职责、奖惩规定岗位说明(工作内容)岗位职责(工作标准)第1条服从部门经理/主管的工作安排，开展业务工作。第1条服从公司及部门领导的工作安

23、排。按岗位工作要求，有条理的进行业务工作.第2条与供应商签收米购发票，并做交接签收记录.第2条(1)与送票上门的供应商签收米购发票，并做交接签收记录。(2)收到发票时必需做出步的审核，审核发票：联数、完整性、是否有复写字迹、发票日期是否在税局允许抵扣时效内。原则收票时发票效期应1个月。如发票日期跑离税局允许抵扣时效020天的原则上拒收，经沟通后同意收款的在发票签收表上注明效期发票,同时向交发票人说明我们的配合态度.在与财务部交此发票时做备注说明。第3条米购发票与系统米购商品明名出一对应勾兑。第3条(1)勾兑原则：发票明细与系统入库商品相符一致(包括：品名、规格、产地、含税价、数量、含税金额)才

24、能勾兑，如有拒收在备注上做说明.如有不符，查证，属供应商问题退回发票，并退票签收记录.正常勾兑完成时间原则1个工作日内。如遇大量税票同时到的，原则与采购员沟通优先处理急用的，3天内勾兑完毕，并交财务部。(2)严格执行系统勾票流程。第4条与供应商对账,制商业供应商排款单。.第4条(1)供应商需对帐时，经主管米购员或部门经理/主管同意后配合供应商做对帐接待，并与财务部对接对帐，有回复供应商。(2)冏业供应商对帐日时与供应商对接对帐，对帐确认后，发票到位做系统勾票，并做排款单，部门相关人员签字后交财务部待走付款流程。第5条采购相关单据(付款单、各类发票、对帐函等)与财务部交接，并做交接记录表。第5条

25、(1)每日各类单据按时与财务部交接。并做交接记录。需跟进进度的要回馈信息到Q财务-采购讨论组或采购部讨论组.(2)原则发票签收3日后要交财务部，每份发票与财务部必须肩交接记录(记录内容：交票日期、发票日期、单位名称、发票号、发票金额、备注、交票人签名、接票日期、接票人签名).第6条对接财务部付款信息，每日付款汇总并公布信息到部门Q群中。第6条对接财务部付款信息，每日付款汇总并公布信息到部门Q群中。已付款的供应商登记付款记录，便于跟进供应商的付款情况。第7条向采购员收集付款计划汇总制表，发财务部准备计划用款.第7条(1)每周一上午向财务部发送本周用款计划表，让财务部做用款准备。(2)每月末向财务

26、部发送下月部门用款计划表，让财务部做用款准备。第8条部门预付货款的到票、欠票情况跟进汇总。第8条(1)每周公布部门预付货款的到票、欠票情况.(2)每月末汇总表让采购员注明欠票的回票时间，回发财务部.第9条档案管理。(1、分类归档存放.2、核对归档合同，定期公布归档情况.)第9条(1)采购合同/购销协议按年度、省份、分类存放，公司及部门文件分类存放，档案归放整齐利于查找。(2)核对归档合同/购销协议，每周公布归档情况至全部到位，以便采购员跟进归档。第10条供应南预警资料收集情况跟踪，定期公布资料收集情况.第10条供应商预警资料的更新收集情况跟踪，对采购员收集回的资料与质管部做交接，定期公布资料收

27、集情况，以便采购员跟进归档。第11条严格执行公司各项管理规定，服从领导的管理与安排。第11条严格执行公司各项管理规定，服从领导的管理和工作安排,完成公司临时交办的各项工作。奖惩规定第1条凡违反岗位职责第2条(1)(2)1次,人为原因导至发票丢失或过期的经查证属实，因此产生的经济责任由后勤负责承担。第2条凡违反岗位职责第3(1)(2)、4(1)(2)条其中1条每1次，当月岗位工资按90%计发，违反2次按80刈发，违反3次当月岗位工资按0元计发。第3条凡违反岗位职责第5条第(1)(2)款其中1款每1次，当月岗位工资按95%计发,违反2次按90#发，违反3次当月岗位工资按0元计发；人为原因导至发票丢失或过期的经查证属实，因此产生的经济责任由后勤负责承担。第4条违反第6、7(1)(2)、8(1)(2)、9(1)(2)、10条中1条每1次，当月岗位工资按95%计发，违反2次按90刈发，违反3次当月岗位工资按