办公室管理教材精选

1、主讲(zhjing):吴湘洪办公室工作效率共三十七页课程(kchng)目录一、明确职责、权限二、信息的交流、传达三、工作环境、四、如何保持清醒头脑五、确定工作中的优先主次关系与重点(zhngdin)项 目管理共三十七页课程(kchng)目录六、如何(rh)减少无谓的干扰七、让工作效率成为致胜武器共三十七页一、职责(zhz)、权限一、明确自己(zj)的职责、权限 不管从事什么样的工作，首先要明白自己的职责与权限。二、请学员回答自己的职责是什么？权限呢？共三十七页二、信息(xnx)交流二、信息的交流、传达 任何工作的开始(kish)，都离不开信息的传递，如何传达可靠信息？确保信息的准确性？共三十七

2、页三、工作(gngzu)环境 5S促成效率(xio l)的提高保障人员安全工作减少甚至消除故障组织活力化，改善员工的精神面貌改善和提高企业形象培养员工的主动性和积极性创造适宜的工作环境培养团队精神和合作精神提高管理水平，改善企业的经营状况形成自主改善的机制缩短作业周期5S活动的目的共三十七页办公室推行(tuxng)5S目的1.改善和提高企业形象 整齐、清洁的工作环境，容易吸引顾客(gk)，让顾客(gk)有信心；另外口碑相传，会成为其它公司的学习对象2.促成效率的提高 良好的工作环境和工作气氛，有修养的工作伙伴，物品摆放有序，不用寻找，员工可以集中精神工作，工作兴趣高，效率自然会提高。3.保障企

3、业安全工作 储存明确，物归原位，办公场所宽敞明亮，通道畅通，地上不会随意摆放不该放置的物品。如果办公场所有条不紊，意外的发生也会减少，当然安全就会有保障4.改善员工精神面貌，使组织活力化 人人都变成有修养的员工，有尊严和成就感，对自己的工作尽心尽力，并带动改善意识（可以实施合理化提案改善活动），增加组织的活力共三十七页5S定义(dngy)整理：工作现场，区别要与不要的东西，只保留有用的东西， 撤除不需要的东西；整顿：把要用的东西，按规定位置摆放整齐，并做好标识进行管理；清扫：将不需要的东西清除掉，保持工作现场无垃圾，无污秽状态；清洁：维持以上整理、整顿、清扫后的局面，使工作人员觉得整洁、卫生(

4、wishng)；修养：通过进行上述4S的活动，让每个员工都自觉遵守各项规章制度，养成良好的工作习惯，做到“以厂为家、以厂为荣”的地步共三十七页项目内容整理每张台都有一套相同的办公文具，未能共用办公台面干净，抽屉里边杂乱无章不能用的文具也在台上私人物品随意放置茶杯、烟灰缸放在上面堆放了许多文件、报表整顿现场办公台设备位置主次不分办公台用作其他用途台面办公文具、电话没有定位公共物品放在个人抽屉抽屉上锁，其他人拿不到物品清扫台面脏污，物品摆放杂乱无章，并且有积尘办公文具、电话污迹明显台下办公垃圾多日未倾倒共三十七页项目内容整理各种新旧版本文件并存，分不清孰是孰非过期的仍在使用需要的人员没有，无关人员

5、反倒持有保密文件未有管理，任人阅读个人随意复印留底整顿未能分门别类，也没有用文件柜、文件夹存放没有定点摆放，四处都有，真正要用的又不能及时找出文件种类繁多，难以管理接收、发送未记录或留底稿即使遗失不见了，也没有人知道清扫复印不清晰，难以辨认随意涂改，没有理由和负责人文件破损、脏污文件柜、文件夹污迹明显未有防潮、防虫、防火措施共三十七页项目内容整理空间用来堆放杂物消防通道堵塞排水、换气、调温、照明设施不全 洗手间男女不分，时常弄出令人尴尬场面整顿区域、场所无标识无整体规划图物品无定位、定置逃生路线不明确布局不合理，降低工作效率清扫玻璃破烂，不能挡风遮雨门、窗、墙被乱涂乱画采光不好，视线不佳到处污

6、迹明显，无人擦洗无人定期进行必要的清洁共三十七页整理整顿清扫没有进行3S将3S习惯化将3S制度化（清洁）必需品和非必需品混放找不到必需品工场到处都是脏污、灰垢清除非必需品用完的物品放回原处清扫脏污不产生非必需品的机制取放方便的机制不会脏污的机制共三十七页5S水平具体项目本公司水 平其他优秀企业水平优秀公司上下都散发着努力改进的气氛；一进入工厂，能感觉到大家都在亲自动手进行各种改善。合格过道和现场无乱摆放现象，非常整洁；员工积极提出改进方法，其他岗位的员工也都效仿；工具等整齐地放回原位。某某电脑公司某某机械厂小有成绩开始出现整洁的工作岗位；所有物品的放置场所都已规定；开始具有直角、平行意识。某某

7、电子公司继续努力能拿到抽屉的钥匙，但物品常常找不到；通道和工作区已经区分；相似的物品被集中摆放，没有明确的区分。某某复印机公司开始奋斗抽屉被锁上，拿不到所需要的物品；一知道有客人来，急忙打扫；共三十七页区分活动内容五分钟5S活动1检查你的着装状况和清洁度2检查是否有物品掉在地上，将掉在地上的物品都捡起来，如橡皮擦、回形针、文件及其他3整理和彻底清洁桌面4检查存放文件的位置，将文件放回他们应该放置的地方5扔掉不需要的物品，包括抽屉内的私人物品6检查档案柜、书架及其他夹具等，将放得不恰当的物品改正过来十分钟5S活动1实施五分钟5S活动的所有内容2用抹布擦干净电脑、传真机及其他办公设备3固定可能脱落

8、的标签4清洁地面5倾倒垃圾篓内的垃圾6检查电源开关、门窗、空调等是否已关上办公室5S活动(hu dng)表共三十七页办公室6S检查表部门(bmn)： 检查日： 检查人：项目内容满分得分问题点整理1.有无实施红牌作战管理（抛弃非必需品）2.公告栏有无过期的公告3.桌子抽屉是否杂乱4.有无不必要的隔间妨碍办公室良好视野5.下班时桌面上是否干净利落44444整顿1.文件类有无定位化（配合颜色、斜线）2.能否随时取出必要文件、磁盘等3.桌子、文件架有无控制在最低数量4.有无以区域线规划桌子、文件架、通道位置5.有无规定常用品存放场所，并加以管理44444清扫1.地面、桌面是否杂乱2.垃圾箱有无溢满3.

9、有无杂乱布置的导线4.办公自动化设备有无污秽、尘埃5.开水供应处是否干净44444共三十七页项目内容满分得分问题点清洁1.有无文件档案管理制度2.有无依照档案制度将文件归档3.本部门重点目标管理有无目视化4.供应开水处有无标識清扫责任人5.有无指定书库、书架维护负责人44444修养1.有无工作计划管理2.工作去向表示板有无妥善利用3.文件传阅有无按规定进行4.有无积极参加工作会议5.有无按规定穿制度44444评语100共三十七页办公室5S判定(pndng)标准区域NO 内 容判定标准（“否”得满分；“是”得零分评分得分办公室台面1文件、资料整齐放置，不得凌乱成沓的文件是否参差不齐，零散的文件是

10、否歪斜、凌乱52非每日必需品不得存放在办公台上办公台上是否只放置每日最低限度内的用品5台下3除垃圾桶外不得放置任何物品是否堆放有其他物品或是否没标识54个人用的垃圾桶不得露出工作台外，几人共用的垃圾桶应规划区域是否露出台外，未倾倒或是否没规划区域55地面保持干净，无垃圾及碎粒是否有垃圾及碎粒5办公椅6椅套要保持干净，无污迹是否有污迹、黑垢57人离开办公台，办公椅应推至台下，且应紧挨办公台且平行放置是否没推至台下或未呈水平放置58办公椅、办公台应保持干净，无污迹、灰尘是否有污迹、灰尘5共三十七页区域NO 内 容判定标准（“否”得满分；“是”得零分评分得分文件柜9应保持柜面干净、无灰尘是否有污迹、

11、灰尘510柜外的明细表应用规定的表格贴附在右上角是否不按要求标识511同一部门的文件夹外侧的标识应统一是否不统一5人员13在办公区（室）任何时候不得拖（脱）工鞋，并保持干净是否有拖（脱）工鞋的现象或工鞋有污垢514男性职员工作时间必须打领带，女性必须穿裙子或西裤；不得穿休闲服是否有不打领帶或穿休闲服的现象515工衣的扣子必须全部扣上，掉了的扣子及时补钉，并保持干净是否有没有扣上的扣子或有扣子脱落、衣领上是否有黑垢516不得在办公区（室）吸烟是否有在办公区（室）吸烟的现象5共三十七页区域NO内容判定标准（“否”得满分；“是”得零分评分得分电脑17应保持干净，无灰尘、无污迹是否有灰尘或污迹518电

12、脑线应束起来，不得凌乱是否没束起或很凌乱5其他19应保持干净，电话线不得凌乱是否有灰尘或电话线凌乱520白板必须定期进行整理，并保持干净是否有过期的内容或灰尘5评价100共三十七页四、如何保持清醒头脑利用茶和咖啡 饮料提神醒脑，从古至今都很有效。同时，从起身、洗杯子，到饮水机旁倒水，整个动作过程都会给你带来片刻的清醒。闻香味 在办公室的桌上放一些清新怡人的香氛饰品或者干花，在精神不振的时候，闻一下，立刻觉得恍若置身于美丽的大自然中，闭上眼睛，办公室里的乏闷便消失得无影无踪。心情舒畅，自然精神也会焕发起来。共三十七页做运动 办公室中三分动七分静最适宜。运动僵硬的颈脖、四肢，身体得到适度的活动之后

13、便会有微微的兴奋感，头脑也会随之清醒不少调温度 现代的办公条件，中央空调总是将冬日的OFFICE变得如春天一般的温暖。免不了昏昏欲睡。唯一(wi y)的办法是：降温，开窗透气，外来的新鲜空气可能一下子会给你注入精神和活力，当然，也许有些怕冷的同事会抱怨，但是没关系，头脑一凉就清醒多了，跟他讲道理也会更有说服力，而更主要的是你已经度过了“瞌睡危险期”。 共三十七页嚼薄荷糖 吃一片香口胶或者薄荷糖，无疑也有助于提神醒脑，当然最好是挑选无糖型而且口味特别强烈的那种。去洗手间 如果你实在克制不住地犯困，也没有别的办法可以止住，倒不如索性去洗手间。坐在里面打个5分钟的小盹，没有人会怪你渎职。同时，在进入

14、办公室之前，你可以对着镜子梳洗一下。如果妆不是很浓，也不妨用凉水冲洗脸颊(lin ji)，同时做一些轻度的面部按摩，既有助于脸部的皮肤保养，也可以使自己更加清醒，而且你会惊奇地发现周围的人说你精神好多了。 共三十七页想心事 这不算开小差，手头工作告一段落，可以在电脑前装模作样。回忆(huy)一些刻骨铭心的快乐或悲伤的事，也许是开心，也许会难过，但无论如何，你不会犯困了。但是关键的一点，你千万不可以沉浸其中，尽量不要去想那些烦心劳神的事，不然岂不是“刚出狼穴，又入虎口”？找经理 如果你和经理的位置比较近，（最好又是那些不大不小的经理），他对你构不成什么威胁，你也不是很怕他，那么就不妨找一些无伤大

15、雅的事去“烦”他一下，要去见经理的人总是会振作精神，不会萎靡不振，也许不知不觉就把你的精神状态变好了 共三十七页最后： 犯困只是一个信号。若是并非一些特殊的原因，比如熬夜、加班或者较大的情绪波动和健康原因所致。那么你应该反省一下自己是否喜欢这份工作。如果(rgu)是，那么投入地工作一定会使你精神焕发的请问学员们还有哪些方法？共三十七页五、确定工作中的优先主次关系(gun x)与重点项目管理了解工作流程经营模式 这就是通过各种活动把投入“转化为”产出的过程。 为什么(shn me)要关心这一转化过程呢？这是因为，如果所有的转化过程都是以获取利润为指向的话，它们就应该能增值。你的工作流程增加了什么

16、(shn me)价值呢？共三十七页确定工作中的优先主次(zhc)关系与重点项目管理把工作各个过程(guchng)中的重点列出来入流程出/入流程出/入流程出/入流程出/入流程出/入流程出共三十七页确定工作中的优先(yuxin)主次关系与重点项目管理 如果你的工作是第一个工作环节，那么你的供应商可能在公司之外。如果你处于最后一个环节，你的客户可能是另一家公司或者是“大街上任何人”。然而，我们中的大多数人都是公司内部的客户-供应商这个链状流程上的一个小环节，因为我们是前一个工作环节的客户，又是后一环节的供应者。 如果我们要避免浪费、超支、重复劳动、内部的权力(qunl)纷争或者其他不能增值的活动，我

17、们就必须对整个工作流程内每个环节的相互联系进行更好的管理。多考虑一些简单的问题有助于避免以上这些难题，在内部建立起更好的合作关系。请看接下来两页中的内部客户和供应商核对表共三十七页确定(qudng)工作中的优先主次关系与重点项目管理1.谁是我的客户？2.他们需要什么？3.我所提供的产品(chnpn)和服务是什么？4.客户的期望和标准是什么？5.产品的服务符合他们的期望吗？6.提供产品和服务的流程是什么？7.需要采取什么措施来改进流程？共三十七页确定工作(gngzu)中的优先主次关系与重点项目管理内部供应商核对表 我们也可以使用一份内部供应商核对表，这很有用(yu yn)，有助于获得流程所需的资

18、源。1.我们的供应商是谁？2.需要他们为我们提供什么？3.他们能够提供什么资源？4.对他们所期望以及对他们的标准是什么？5.他们所提供的资源是否符合我们的期望？6.获资源需要经过什么程序？7.需要采取什么行动来改进流程？8.我们了解供应商的流程吗？9.我们能够做些什么来帮助他们改进工作流程？共三十七页确定工作中的优先主次(zhc)关系与重点项目管理 当内部的客户或者供应商对你不满意(mny)或者你对他们不满意(mny)时，他们是不可能一走了之的。为了解决业务上的问题，你们必须共同合作共三十七页确定工作中的优先主次关系(gun x)与重点项目管理 使用内部客户和供应商核对表能够使他们确实或改善：

19、服务水准协议：你们能够就相互之间的需求达成一致或进行量化吗？共同行动措施：确认你们在朝同一方向努力，这样任何一方的成功就不会伤害另一方。沟通：相互之间必须开放(kifng)，坦诚，多想想“双赢”；通常你们需要做的所有事情就是交流.共三十七页确定(qudng)工作中的优先主次关系与重点项目管理外部客户不是为你的组织工作的，如果你的工作不能令他们满意的话(dehu)，如今比过去任何时候都更容易找到另一家供应商。为了使外部客户满意，需要在生产流程和市场营销之间建立起紧密的联系，这两个环节之间的联系对于提高效率来说是至关重要的。Internet共三十七页六、如何(rh)减少无谓的干扰一、作忙碌状二、请勿打扰三、找人挡驾四、让对方知难而退五、藉词搪塞六、规定会见时间七、掌握主导权八、促进(cjn)沟通系统共三十七页七、让工作效率成为(chngwi)致胜的武器从预测需求开始 对需求的预测能够(nnggu)使你计划好用于处理工作量所需的合适的资源量。预测需求计划鉴别模式：高峰期，低俗期，每年、每月、每周甚至每小时的情况想一想5WS和3HS吧事件、时间、原因、