Excel数据处理和应用方法

1、Excel数据处理和应用方法总体学习内容第一章 Excel基础第二章 数据录入第三章 日常操作第四章 数据格式化第五章 公式与函数第六章 图表处理第七章 数据管理与数据透视表第一章 Excel基础1 本章学习目标 认识EXCEL的工作界面，窗口组成元素； 了解工作薄等基本概念； 掌握不同类型的数据输入方、工作表、单元格法； 理解相对引用和绝对引用； 掌握公式输入方法； 掌握工作表的删除、插入、移动、改名等操作； 掌握单元格、行、列常用操作； 掌握sumcountif等简单函数的应用方法。1.1 Excel操作基础（1）启动Excel的方法通过Windows任务栏选择“开始”按钮 通过Excel

2、 快捷方式 双击xcel文件的名字或图标（2）退出xcel的方法单击Excel 窗口右上角的关闭按钮选择“文件”菜单中的“退出”菜单项。按快捷键Alt+F4。 （3）Excel界面功能区工作表区1.1 Excel操作基础功能区的主要控件Excel 2007用功能区取代了早期版本中的菜单、工具栏和大部分任务窗格，包括按钮、库和对话框内容。 1.1 Excel操作基础 Office 按钮：取代了早期版本中的“文件”菜单，单击时，将弹出与Excel早期版本“文件”菜单相似的菜单项，它是Excel 2007中唯一的菜单，提供了常用的Excel文件操作功能，包括的菜单命令有“新建、打开、保存、另存为、打

3、印、准备、发送、发布、关闭”。选项卡：功能区由“开始、插入、页面布局、公式、数据”等选项卡组成。各选项卡是面向任务的，每个选项卡以特定任务或方案为主题组织其中的功能控件。功能区中的选项卡是动态的，为了减少屏幕混乱，某些选项卡平时是隐藏的，在执行相应的操作时，它们会自动显示出来。组：Excel 2007将以前版本中那些隐藏在菜单和工具栏中的命令和功能，以面向任务的方式放置在不同的逻辑组中，每个逻辑组能够完成某种类型的子任务。快速访问工具栏：其中包含一组独立于当前所显示的选项卡的命令，无论用户选择哪个选项卡，它将一直显示，为用户提供操作的便利。用户可以根据需要设置其 中的工具按钮.1.1 Exce

4、l操作基础工作表区的主要对象1.1 Excel操作基础工作表：就是人们常说的电子表格，是Excel 中用于存储和处理数据的主要文档。由一些横向和纵向的网格组成，横向的称为行，纵向的称为列。Excel 2007的一个工作表最多可有1,048,576 行、16,384 列数据（而Excel 2003的工作表最多有65 536行、256列）。当前正在使用的工作表称为活动工作表。工作表标签：每个工作表有一个名称，体现在工作表标签上。单击工作表标签按钮可使对应的工作表成为活动工作表，双击工作表标签按钮可改变它们的名称。插入工作表标签按钮：在默认情况下，Excel 只打开3个工作表：Sheet1，Shee

5、t2，Sheet3.单击插入新工作表按钮就会后面插入一个新工作表sheet4，再单击一次就会插入新工作表sheet51.1 Excel操作基础行号、列标题：工作表由行组成，每行的编号称为行号；工作表的每列用英文字母标志，称为列标题。单元格：工作表中的网格，它用列标题和行号定位。如A1就表示列第行对应的单元格。单元格区域：是指多个连续单元格的组合。表示形式为：左上角单元格:右下角单元格。例如A2:B3代表一个单元格区域，包括A2、B2、A3、B3只包括行号或列号的单元格区域代表整行或整列。如，1:1表示第一行的全部单元格组成的区域，1:5则表示由第1到5行全部单元格组成的区域；A:A表示第一列全

6、部单元格组成的区域，A:D则表由A、B、C、D四列的全部单元格组成的区域。1.1 Excel操作基础编辑栏：用于显示、修改活动单元格的内容。全选按钮：用于选定整个工作表所有的单元格。工作表查看方式：工作表下边框的右侧提供的三个按钮用于切换工作表的查看方式。工作表缩放：1.1 Excel操作基础 构造第一个工作表【例1.1】某单位的工资数据如下表所示，计算每个职工的总工资。假设个人所得税的税率为：收入1600以下，所得税率为0%；收入16002500，所得税率为5%；收入25003500，所得税率为8%；收入35004500，所得税率为12%；收入4500以上，所得税率为15%。计算各位职工应缴

7、纳的所得税，以及缴税后的实际收入。姓名职称日期基本工资水费电费气费奖金张贴民高工2009-3-12389244.3291.2210.9871李虎高工2009-3-12389155.4859.88218.9900王景工程师2009-3-11579244.89201171.3529 构造第一个工作表在EXCEL中可以轻松制作出例1-1的报表，如图所示输入A1：H9中的原始档案数据1、在I2中输入工资计算公式：=D2-E2-F2-G2+H22、向下复制此公式到I91、在H2中输入计算公式：=I2-K2、向下复制此公式到H91、在K2中输入工资计算公式：=I2*J22、向下复制此公式到K9输入J列的税

8、率1.3 工作薄和Excel文件管理1.3.1 工作薄与工作表的关系工作簿 ：在Excel中创建的文件叫做工作簿，扩展名是.xlsx，工作薄由工作表组成，新建工作薄只有默认的个工作表。但可以根据需要增加，个数不限。新建第一个工作薄的默认名：。 工作表：由一些横向和纵向的网格组成的表格。一个工作表最多有1,048,576行、16,384列。工作表由工作表标签区别，如sheet1、sheet21.3.1 工作薄与工作表的关系工作薄与工作表的关系1.3.2 创建新工作薄1.3.2.1 工作薄与模板模板：模板即模型、样板，是一种已经建立好的特殊工作薄，已在其中的工作表中设计好了许多功能，如单元格中的字

9、体、字型，工作表的样式和功能（如财务计算，学生成绩统计，会议安排等。工作薄创建：Excel总是根据模板创建工作薄，创建的工作薄具有与模板结构、内容和功能。在没有指定建立工作薄模板的情况下，Excel会据默认模板建立工作薄，这种工作薄在默认情况下只有Sheet1、Sheet2和Sheet3三个工作表。1.3.2.2 新建默认的空工作薄，三种方法启动Excel，Excel就会自动建立一个名为Boolk1.xlsx;在已启动Excel的情况下，按Ctrl+N；单击功能区左上角的Office 按钮 ，然后从弹出的文件菜单中选择“新建” ；1.3.2 创建新工作薄1.3.2.3 根据旧工作薄建立工作薄（

10、1）单击Office 按钮 ，从弹出的文件菜单中选择“新建”。Excel 将弹出“新建工作薄”对话框。（2）单击“根据已有内容新建”，然后在弹出的“根据现有工作薄新建”对话框找到并选择已有工作薄的名称，单击该对话框中的“新建”按钮。1.3.2 创建新工作薄1.3.2.4 根据模板建立工作薄Excel 2007模板类型已安装的模板：安装Excel时安装在本地计算机中的模板；我的模板：用户自已创建的模板；在线模板：微软公司网站上的在线工作薄模板，在用这类模板创建新工作薄时，Excel会自动从微软的网站中下载相关模板到用户的本地计算机中，并用它创建新工作薄。当然，前提是用户计算机与Internet网

11、络相连接（即Online，在线）。 1.3.2 创建新工作薄1.3.2.5 在线模板示例下面的图表是用Microsoft Office Online”中的“预算”模板类中的“商务旅行预算”模板建立的工作薄。在该工作薄中，只需要输入D列的费用和F列的数字，Excel就会自动计算出H列的费用，这一功能是由“商务旅行模板”提供的。 1.3.2 创建新工作薄1.3.2 创建新工作薄下图是用“Microsoft Office Online”中的“库存控制”模板类中的“设备资产清单”模板建立的工作薄。在该工作薄中预设了许多功能，在L、N、P、Q、R列中都预设了计算公式，只要填定了其余列的数据，Excel就

12、会自动计算出这些列的数据。1.3.2.6 在线模板的建立方法（1）确定计算机已连接上了Internet网络。（2）单击“Office按钮”新建Microsoft Office Online.将连接到微软的在线模板网站。（3）从微软网站的在线模板网站中选择需要的模板，就会从网站中将选择的模板下载到本机中，同时将应用。1.3.2 创建新工作薄1.3.3 保存和打开工作薄文件1.3.3.1 保存文件方法一：单击“快速访问工具栏”中的保存按钮 保存文件。方法二：单击Office 按钮 ，从弹出的文件菜单， 选择“另存为”菜单项，然后在“另存为”对话框中输入文件名。 1.3.3.2 打开文件单击Offi

13、ce 按钮，从弹出的文件菜单， 选择“打开”菜单项，然后在“打开”对话框中选择要打开文件的名称。 1.3.4 文件格式与兼容性Microsoft Office 2007引入了一种基于XML的新文件格式：Microsoft Office Open XML Formats，适用于2007版的Word、Excel和PowerPoint。Office XML Formats有许多优点：其一，文件自动压缩。某些情况下文档最多可缩小 75%其二，Office XML Formats格式以模块形式组织文件结构，是如果文件中的某个组件（如图表）受到损坏，文件仍然能够打开其三，更强的安全性。Office XML

14、 Formats格式支持以保密方式共享文档，可避免用文档检查器工具获取信息。其四，更好的业务数据集成性和互操作性。在 Office 中创建的信息容易被其他业务应用程序所采用，只需一个 ZIP 工具和 XML 编辑器就可打开和编辑 Office 文件。 1.3.4 文件格式与兼容性2、Excel 2007的文件扩展名和文件兼容性格式扩展名说明Excel 工作簿.xlsxExcel 2007默认的基于XML的文件格式。不能存储 VBA 宏代码。Excel 工作簿（代码）.xlsmExcel 2007 基于 XML 且启用宏的文件格式。存储 VBA 宏代码或 Excel 4.0 宏工作表 (.xlm

15、)。Excel 二进制工作簿.xlsbExcel 2007 二进制文件格式 (BIFF12)。模板.xltxExcel 2007模板的默认文件格式。不能存储 VBA 宏代码或 Excel 4.0 宏工作表 (.xlm)。模板（代码）.xltxmExcel 2007模板的启用了宏的文件格式。存储 VBA 宏代码或 Excel 4.0 宏工作表 (.xlm)。Excel 97- 2003 工作簿.xlsExcel 97 - Excel 2003 二进制文件格式 (BIFF8)。Excel 97- 2003 模板.xltExcel 97 - Excel 2003 模板的二进制文件格式 。XML 电子

16、表格 2003.xmlXML 电子表格 2003 文件格式 (XMLSS)。XML 数据.xmlXML 数据格式。Excel 加载宏.xlamExcel 2007 基于 XML 且启用宏的加载项，支持 VBA 项目和 Excel 4.0 宏工作表 (.xlm) 的使用。1.4 公式和单元格引用1.4.1 公式(1)公式的概念Excel的公式由运算符、数值、字符串、变量和函数组成。公式必须以等号“=”开头，即在Excel的单元格中，凡是以等号开头的输入数据都被认为是公式。在等号的后面可以跟数值、运算符、变量或函数，在公式中还可以使用括号。 例如：“=10+4*6/2+(2+1)*50” 就是公式

17、，可以在任何单元格中输入此公式Excel会把公式的计算结果显示在相应的单元格中。（2）运算符在xcel公式中可以使用运算符。运算符运算功能优先级( )括号1-负号2%百分号3乘方4*与/乘、除法5+与-加、减法6&文本连接7=、=、等于、小于、大于、小于等于、大于等于、不等于81.4.1 公式1.4.3 说明括号的运算级别最高，在Excel的公式中只能使用小括号，无中括号和大括号。小括号可以嵌套使用，当有多重小括号时，最内层的表达式优先运算。同等级别的运算符从左到右依次进行。“&”为字符连接运算，其作用是把前后的两个字符串连接为一串。例如，ABC&DEF的结果为“ABCDEF”，财务&经济的结

18、果为“财务经济”。1.4.1 公式（1）引用的概念引用即在公式中用到了其他单元格在表格中的位置。引用的作用在于标识工作表中的单元格或单元格区域，并指明公式中所使用的数据的单元格位置。 引用不同工作簿中的单元格称为链接。（2）引用的类型A1引用R1C1引用1.4.2 引用（3）相对引用相对引用也称为相对地址引用，是指在一个公式中直接用单元格的列标与行号来取用某个单元格中的内容。 1.4.2 引用相对引用的例子【例1.2】某班某次期末考试成绩如图所示，计算各同学的总分，即F列的数据。在F2计算公式=C2+D2+E2然后向下复制该公式！1.4.2 引用(4) 绝对引用绝对引用总是在指定位置引用单元格

19、。如果公式所在单元格的位置改变，绝对引用保持不变。 绝对引用的形式是在引用单元格的列号与行号前面加“$”符号。比如，$A$1就是对A1单元格的绝对引用。 1.4.2 引用绝对引用案例【例1.3】某品牌皮鞋批发商3月份的销售数据如图所示，每双皮鞋的单价相同，计算各皮鞋代销商场应支付的总金额， 。 在D6输入公式：=$c$3*C6然后向下复制此公式！1.4.2 引用（5）混合引用混合引用具有绝对列和相对行，或是绝对行和相对列。比如，$A1、$B1 案例：1.4.2 引用（6）三维引用对同一工作薄内不同工作表中相同引用位置的单元格或区域的引用称为三维引用。引用形式为：Sheet1:Sheetn!单元

20、格（区域）例如，Sheet1:sheet8!C5和Sheet1:Sheet8!B2:D6都是三维引用，前者包括Sheet1sheet8这8个工作表中每个工作表的C5单元格，后者包括此8个工作表中每个工作表的B2:D6区域。1.4.2 引用（7）内部引用与外部引用 1）引用相同工作表中的单元格，例：=G3+G5+G10*102）引用同一工作簿不同工作表中的单元格，例=Sheet1!G3+Sheet2!G5+Sheet2!E273）引用已打开的不同工作簿中的单元格，例：=Book1Sheet1!$IL$4+Book2Sheet2!$E$74）引用未打开的不同工作薄中的单元格，例如：=C:dkBoo

21、k1.xlsxSheet2!$B$4+C:dkBook1.xlsxSheet1!$C$65）同一公式中存在几中不同的引用，例：=Book1Sheet1!$A$4+Sheet1!G7+F91.4.2 引用1.5 函数简介（1）函数的概念函数是Excel已经定义好了的一些特殊公式，它们可以对一个或多个数据进行计算，然后把计算的结果存放在某个单元格中。（2）Excel函数类型工作表函数、财务函数、日期函数、时间函数、数学与三角函数、统计类函数、数据库管理函数、文本函数及信息类函数等。1.5.1 常用工作表函数（1）SUM和Average用法：sum(x1,x2,x3x255)Average (x1,

22、x2,x3x255)其中，x1,x2 x255可以是数字，单元格或单元格区域的引用，也可以是表达式。功能： sum求所有参数x1,x2 x255的总和Average求所有参数x1,x2 x255的平均值Sum和Average的应用案例某单位的工资数据如下图所示，已知基本工资、奖金、水费、电费，计算总额、总计与平均数 1.5.1 常用工作表函数（2）max和min用法：max(x1,x2,x3x255)min (x1,x2,x3x255)其中，x1,x2 x255可以是数字，单元格或单元格区域的引用，也可以是表达式。功能：max求所有参数x1,x2 x255的最大值min求所有参数x1,x2 x

23、255的最小值1.5.1 常用工作表函数（3）count用法：count(x1,x2,x3x255)其中，x1,x2 x255可以是数字，单元格或单元格区域的引用，也可以是表达式。功能： 统计x1,x2 x255中数字的个数（4）countif 用法：COUNTIF(单元格区域, “条件”) 其中条件可以是比较式，但必须用双引号括起来如“90”，“2,“right”,“error”)”的结果是“right”，而IF(32是正确的，函数的结果就是“条件正确时的取值”。与之相对应，而389,“A”,IF(A279,“B”)，如果A2等于93，则该函数的结果是“A”；如果A2等于80，则函数的结果是

24、内层IF(A279,“B”)的结果，显然8079，所以结果为“B”；如果A2等于65呢？函数的结果就是IF(A279,“B”)不成立时的取值，这时该函数的结果是FALSE，因为IF(A279,“B”)没有给出A279不成立时的取值，若内层修改为IF(A279,“B”,”) ，Excel将返回一个空值给该函数。2.7 利用公式与函数进行查找输入案例：【例2.10】某学校年度奖金如下图所示，奖金根据职称确定。教授：2000元，副教授：1500，讲师：1000，助教：是500元。 在F3输入公式：=IF(E3=教授,2000,IF(E3=副教授,1500,IF(E3=讲师,1000,IF(E3=助教

25、,500)2.7 利用公式与函数进行查找输入公式含义分析2.7 利用公式与函数进行查找输入2.7.3 Vlookup函数查找Vlookup函数能够从其它工作表（或本工作表）将某数据列中的数据查找出需要的数据。 VLOOKUP函数的用法如下：VLOOKUP（x, table, n, r）其中：x是要查找的值；table是一个单元格区域（即由工作表的1列或多列组成）。Excel将在table的第一列查找有无x这样的值（只在table的第1列查找有无x）；n是table中待返回的匹配值的列序号；r可以取0或1，当r为0时，该函数将进行精确匹配查找；当r=1时，table的第一列应按升序排列，否则找到

26、的结果可能不正确，r=1表示Excel实行的是近似值查找2.7 利用公式与函数进行查找输入案例： 【例2.11】某移动公司更换了新系统，使原有的部分 号码不能使用，同时又新增加了许多 号码。系统变化后，大部分用户仍然使用原来的用户档案（ 号码和缴费合同号都没有改变），而那些不能使用的 号码和新增加的 号码则需要重新建立用户档案 2.7 利用公式与函数进行查找输入帐号查找过程：在需要提取帐号的新号码工作表的B3输入查找公式：=VLOOKUP(D2,$A$2:$B$18,2,0) 并向下复制此公式。E列是从旧帐号的B列找到的数据，#N/A表示D列的帐号在A列不存在在实际工作中，不同类型的数据往往存

27、储在不同的工作表中，这就需要在不同工作表中进行跨表数据查找。【例2.12】某超市将其产品单价和产品销售汇总表分别保存在两个工作表中，如图所示。在产品的单价表中包括有该商场大约几百种产品的单价，销售汇总表每月统计一次，现在要计算每种产品的销售总额。2.7 利用公式与函数进行查找输入2.7 利用公式与函数进行查找输入在C3单元格中输入公式：=VLOOKUP(A3,产品!$B$3:$D$16,3,0)然后向下复制此公式到C列其他单元格2.8 利用填充序列输入数据2.8.1 数据序列的含义序列就是一组数据，这组数据有先后顺序，内容固定，在应用中常常以一组数据的整体形式出现。2.8.2 Excel内置序

28、列对于经常使用的一些数据序列，比如月份、星期、季度等，Excel已经将它们内置在系统中，在输入这些数据时，只需要输入第一个数据，其余的可以采用填充复制的方法由Excel自动产生。 2.8 利用填充序列输入数据2.8.3 自定义序列 用户可以将经常使用的数据序列添加到Excel系统中，该序列就会拥有与Excel内置序列相同功能。比如，输入该序列的第一项内容后，其后各项都可以通过填充复制产生。案例：【例2.14】某大学有“计算机学院，通信学院，经济管理学院，法律学院，中药学院，电子技术学完”等多所学院，学校办公室经常要用到这些学院名称。现以此为例说明Excel自定义序列的建立方法。2.8 利用填充

29、序列输入数据建立方法：（1）单击Office按钮“Excel选项” “常用” “编辑自定义列表”。弹出图示的“自定义序列”对话框。（2）在 “输入序列”中依次输入序列内容。建立输入序列后，输入第一项，即“计算机学院”后，通过填充复制就能产生其它各项内容。行列转置输入某些时候需要将工作表的行数据作为列数据输入，或将列数据作为新表的行数据。这样的工作表数据可通过行列转置快捷生成。【例2.15】某品牌电视2008年的销售统计数据如图所示。其中的A、B两列数据是以前输入在工作表中的各省销售排名，在A列中包括有中国全部省份的名称。现在要构造D1：AA16的统计表 （1）选中A列的省份名称所在的单元格区域

30、A4:A34。（2）在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，单击“复制”按钮。（3）单击E4单元格（4）在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，单击下面的三角形，然后从弹出的快捷菜单中选择“转置”，这样就完成了E4:AA4中的省份名称的输入。 2.9 行列转置输入【例2.16】矩阵涉及到较多的数据，它由紧密相连的一组单元格区域构成，矩阵的运算比较复杂，Excel提供了一组矩阵运算的函数。建立图中A2:D8区域的行列转换矩阵。（1）选中A2:D8。（2）在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，单击“复制”按钮。（3）单击G3单元格（4）在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，单击下面的三角形，然后从弹出的快捷菜

31、单中选择“转置”，这样就完成了G3:M6中的矩阵输入。 2.9 行列转置输入2.10 限定输入数据的长度，显示提示和出错信息 对输入到单元格中的数据进行一定程度的限制，比如限制小数位数、日期和时间的范围、字符的个数等。当输入的数据不符合限定规则时，Excel就显示一些警告信息，并且不接受输入的数据。如果工作表的数据是由其他人输入的，则有必要在别人输入数据时给出一些简要的提示信息，或对数据输入的规则作些说明 2.10 限定输入数据的长度，显示提示和出错信息 【例2.17】图左图是某俱乐部的会员档案表，A列的用户编号不超过4个字符，希望对此限制，当用户输入此列数据时，为他显示编号的规则和限制说明，

32、如图左图所示。2.11 利用RAND和INT函数产生仿真数据（1）Rand 函数又称为随机函数，它产生一个介于01之间小数 。对Rand函数的结果进行放大，能产生任意范围内的数据。如：RAND()*100 ：可以产生0100之间的数据RAND()*50+50 ：可以产生50100之间的数据。（2）Int函数又称取整函数，将数字向下舍入到最接近的整数。比如：INT(8.9) 的结果是8INT(-8.9) 的结果 是-9 2.11 利用RAND和INT函数产生仿真数据案例：【例2.18】建立如右图所示的仿真成绩表，A列数据可以通过填充复制产生，B列数据需要输入，第1行数据需要输入，但其中的成绩却不

33、必逐个输入，可以用INT函数和RAND函数产生。 (1)选中 C2:G11区域(2)输入公式：=10+int(rand()*90(3)按Ctrl+Enter说明：用rand产生的数据会随时发生变化，可将它贴粘为数据，它就不会发生变化了。其方法是：（1）选中用随机函数产生的数据区域，如图中的C2:J11。然后单击“开始”选项卡中“剪贴板”组中的复制按钮。（2）在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，单击下面的三角形，从弹出的快捷菜单中选择“粘贴值”。第三章 日常操作本章学习目标掌握工作表的删除、插入、移动、改名等操作掌握单元格、行、列的删除、插入、复制、贴补、剪切、移能及单元格的合并与拆分等操作掌握

34、为单元格添加批注的方法掌握查看工作表数据的不同方式设置打印的标题、页脚、纸张大小及页面边距和工作表打印3.1 最小化功能区（1）Excel 2007功能区的利与弊好处：直接、功能按钮操作方便。缺点：功能区占用屏幕空间较大，不便小屏幕电脑操作；功能按钮分布较散乱，某些选项卡只中特定条件下才显示出来，易给初学者造成功能不及早期版本完善的错觉；与当前仍处于主流的菜单操作方式并不完全融洽。（2）最小化功能区小屏幕电脑最佳方式是最小化功能区，在熟悉功能区各控件的分布后，最小化后不影响EXCEL的任何操作。当要执行某项操作时，单击任一选项卡就会显示出正常化的EXCEL操作界面，选择相能的功能后，又会返回到

35、最小化功能区状态。右击功能区中的任一选项卡将弹出此快捷菜单选择“功能区域最小化”3.1 最小化功能区最小化功能区后的操作界面 工作表操作3.2.1 工作表常见操作（1）工作表的切换 （2）工作表选择（3）插入工作表（4）删除工作表（5）移动工作表（6）修改工作表标签的名字（7）复制工作表（8）修改新工作簿的默认工作表个数 工作表操作3.2.2 工作表行、列操作选择行列（1）选择单行：用鼠标单击要选择的行号（2）连接多行：按住Shift，然后单击第1和最后两个行号（3）不连接多行：按住Ctrl，依次单击要选择的行号列的选择方法同行的选择法。 按住Shift单击行号2、3就选中了！ 工作表操作删除

36、行、列插入行、列 调整行高调整列宽把鼠标移到行号3的下边线上，当指针变成一个黑色“十字架”时，按下并拖动鼠标左键，就可增、减该行的行高把鼠标移到G列的右边线上，当指针变成一个黑色“十字架”时，双击鼠标左键，G列的宽度就会自动进行调整以显示出那些被遮住的字 单元格操作1、选择单元格单个、连续与不连续的多个单元格的选择2、清除单元格内容3、删除单元格注意单元格清除与删除的区别4、插入单元格5、移动单元格6、复制单元格7、单元格合并与取消3.4 编辑工作表数据3.4.1 使用快捷键操作EXCEL时,按ALT键,就会显示出各选项卡的快捷键按下某选项卡的快捷键字母后,就会显示出该选项卡中各命令按钮的快捷

37、键按键说明按键说明Ctrl+9隐藏行Ctrl+Shift+( 取消隐藏的行Ctrl+0隐藏列Ctrl+Shift+)取消隐藏的列。Ctrl+B/Ctrl+I加粗/倾斜格式Ctrl+Shift+”常规“数字格式。Ctrl+切换显示单元格值和公式Ctrl+Shift+:/Ctrl+;输入当前时间/日期。Ctrl+1显示“单元格格式”对话框Ctrl+Shift+#带有日、月和年的“日期”格式。Ctrl+A选择整个工作表。Ctrl+Shift+应用带有小时和分钟以及 AM 或 PM 的“时间”格式。Ctrl+D/Ctrl+R使用“向下填充”/“向右填充”Ctrl+F/Ctrl+p“查找和替换”/“打印

38、”对话框Ctrl+O/Ctrl+N/Ctrl+S打开/创建/保存工作簿Ctrl+W关闭选定的工作簿窗口Ctrl+C/Ctrl+X/Ctrl+V复制/剪切/粘贴单元格内容Ctrl+Y/Ctrl+Z重复/撤消上一个命令或操作F1显示Excel 帮助”Shift+F2添加或编辑单元格批注Ctrl+F1可显示或隐藏功能区Ctrl+F2显示“打印预览”窗口Alt+F1创建当前范围中数据的图表F9计算所有打开的工作簿中的所有工作表Shift+F9计算活动工作表F12显示“另存为”对话框F11创建当前范围内数据的图表Alt+Enter单元格内换行3.4.2 复制、剪切、移动、粘贴、撤消、恢复【例3.1】某商

39、场在工作表中保存每天的销售记录，同一工作表中可能保存多天的销售记录，如Page 58图所示。图中A1:E13是2009年4月18日的销售记录，H1:I13是2009年4月19日的销售记录。这些数据都可以通过复制产生3.4.2 复制、剪切、移动、粘贴、撤消、恢复复制、粘贴、剪切、在剪贴板上收集多个复制项目，这些操作都在“开始”选项卡的“剪贴板”。复制剪切粘贴剪贴板3.4.2 复制、剪切、移动、粘贴、撤消、恢复单元格或单元格区域具有许多内容如字体、字型、边框、色彩、单元格中的值、公式及有效性验证等，当对单元格进行复制和粘贴时，操作的是单元格或区域的全部内容。 单元格的各个单项内容可以通过选择性粘贴

40、进行单项粘贴，这项功能非常实用，也常用到！字型字体边框色彩公式底纹3.4.2 复制、剪切、移动、粘贴、撤消、恢复（1）粘贴值、字体、格式等单项内容案例：如下图，D列的产品单价是用RANDBETWEEN随机函数生成的20100之间的随机数；C列是RANDBETWEEN产生的20500之间的随机数；当任一单元格的数据有变化时，随机数都会发生变化。通过复制和粘贴值可将区域C3:D13粘贴为纯数字。3.4.2 复制、剪切、移动、粘贴、撤消、恢复操作方法：首先，选择C3:D13区域，再单击“开始” “剪贴板”复制工具按钮；然后，单击“开始”“剪贴板”下面的三角形选择性粘贴。 应该注意，本对话框中的内容都

41、是每个单元格具有的，可以将其中的任何一个单项复制粘贴到其它单元格或自身中！3.4.2 复制、剪切、移动、粘贴、撤消、恢复（2）粘贴运算1、复制A2:I22、选中A4:I43、“选择性粘贴”运算中的“乘”运算后，A4：I4的结果3.4.2 复制、剪切、移动、粘贴、撤消、恢复（3）粘贴链接链接即连接，它不是将源单元格或区域中的数据或公式复制到目标单元格或区域中，而是建立两者之间的链接，并通过链接在目标单元格或区域中显示源单元格或区域中的内容。当链接源单元格或区域中的数据发生变化时，目标单格或区域中的数据也会发生变化。 在企业数据的分析过程中，可能会涉及到多个用户或部门的提交的不同工作簿，需要对这些

42、工作薄中的数据进行汇总，并将相关的数据集成在一个汇总工作簿中，应用链接来实现这样的操作非常有效。因为通过链接形成的汇总报表，当源工作簿发生更改时，链接汇总工作簿中的数据会被Excel自动修改，使之与源工作薄中的数据同步。 案例：【例3.2】某电视机厂将2009年每个季度的销售数据保存在一个工作表中，如Page61图（a）所示。在年末时需要制作汇总表，将每个季度的数据汇总在一个表中，并统计出年度销售总数，如图（b）所示。 链接链接链接链接链接3.4.2 复制、剪切、移动、粘贴、撤消、恢复3.4.3 编辑栏编辑栏具可显示、编辑、修改和输入数据，实时显示活动单元格中的内容。当需要在单元格中输入长公式

43、、修改字符数目较多的单元格内容时，在编辑栏中更方便和直观。【例3.3】某学校按职称为教师发放奖金，教授2000元，副教授1500元，讲师1000元，助教500元。3.4.4 自动更正、单词翻译、汉字繁简转换（1）自动更正1、当在单元格中输入错误的符号、单词时，Excel将按此处列出内容进行更正。2、用户可将自定义更正方案添加到此对话框中。3、显示出此对话框的方法：单击Office按钮“Excel选项”“校对” “自动更正选项”3.4.4 自动更正、单词翻译、汉字繁简转换（2）单词翻译Excel2007可以实现多种不同语言的词汇翻译。3.4.4 自动更正、单词翻译、汉字繁简转换（3）汉字简繁转换

44、3.4.5 斜线表头【例3.4】某茶叶公司将2000-2004年的茶叶销售数据存放在Excel工作表中，为了清晰地达表格数据的含义，需要绘制斜线表头，如Page64图所示. 1、调整单元格到合适大小2、选择Excel2007“插入”形状”直线3、选择Excel2007“插入”形状”文本框，输入文本内容并旋转文本框。4 、结过前面操作之后，单元格的大小和直线长短位置常常还会重新调整。比较麻烦3.4.5 斜线表头3.4.6 单元格批注批注是为单元格添加注释，以便说明单元格数据或公式的意义。【例3.5】某班某次期末考试的成绩表如Page65图所示，其中有三位同学没有成绩，为了避免时间长了忘记他们无成

45、绩的原因，在其对应的单元格中添加了批注。 3.5 查看工作表数据3.5.1 全屏幕观察工作表数据选择“视图”选项卡中“工作薄视图”组中的”全屏显示”按钮,就会见到全屏幕视图,如图示3.5.2 按比例查看工作表数据在Excel 2007中可以按任何比例查看工作表3.5.3 按打印的页面布局查看工作表数据【例3.6】某公司的订单保存在Excel 的工作表中，有几百行数据，如图所示。对于这种类型的大型工作表，如果要将其打印在纸质报表中，在打印之前很有必要在页面布局视图中调整纸张的边距、添加页眉（即每页的标题）及页脚（显示在每页底部的标识，如页码）等内容。如不作这些工作，很有可能打印出一大堆费纸（如将

46、最右边的一列或最下边的一行数据打印在一纸新的打印纸上，但通过页边距调整就能够在一张纸上打印出来）。3.5.3 按打印的页面布局查看工作表数据在Excel 2007的“页面布局”视图中见到的工作表近似于在打印纸中显示工作表。同时，“页面布局”视图提供了水平和竖直方向上的标尺，使用标尺可以测量数据的宽度和高度，快速调整工作表内容在打印输出时的纸张边距；在页面布局视图中还可以方便地更改页面方向，添加或更改页眉和页脚，设置打印边距以及隐藏或显示行标题与列标题；更改数据的布局和格式。 3.5.3 按打印的页面布局查看工作表数据（1）单击“视图”“工作薄视图”组“页面布局”按钮。3.5.4 按打印的分页预

47、览视图查看工作表数据分页预览能够显示要打印的区域和分页符（在一个分页符后面的表格内容将被打印到下一张打印纸上）位置。要打印的区域显示为白色，自动分页符显示为虚线，手动分页符显示为实线。在分页预览视图中可以调整当前工作表的分页符。还可以调整打印区域（打印区域：不需要打印整个工作表时，打印的一个或多个单元格区域。如果工作表包含打印区域，则只打印打印区域中的内容）的大小。选择“视图”选项卡中的“分页预览”命令，Excel就将以分页预览的方式显示工作表。3.5.4 按打印的分页预览视图查看工作表数据选择“视图”|“分页预览”命令 （打印之前，用这种查看方式能发现一些打印问题。）3.5.5 在多窗口查看

48、数据（1）单击“视图”“窗口”组中“新建窗口”按钮 （2）单击“视图”“窗口”组中“并排查看”按钮若不满意“并排查看”，可以选择其它查看方式。3.5.6 在拆分窗口中查看数据（1）单击要进行窗口分隔的单元格位置（2）单击“视图”“窗口”组中“拆分”按钮若不满意“拆分”，可以拖动分隔线重新定位分隔位置。3.5.7 冻结行列标题查看数据（1）单击要冻结行下边，要冻结列右边的交叉点单元格。（2）单击“视图”“窗口”组“冻结窗格”，然后在弹出的菜单中选择“冻结拆分窗格”。3.5 工作表打印进行正式打印之前要确定的几件事情：（1）打印纸的大小；（2）打印的份数；（3）是否需要页眉（4）是打印指定工作表，

49、还是整个工作簿，或某个工作表的单元格区域。 这些问题可以通过页面设置解决。 3.5 工作表打印3.5.1 Excel 2007 的打印设置相关功能3.5 工作表打印（1）打开页面设置对话框的方法：单击“页面设置”。3.5 工作表打印（2）缩放打印比例以适应打印纸大小 比较糟糕的打印情况：只有一两行（列）的内容被打印到了另一页上！打印内容不足一页，整张打印纸内容较少，页面难看。这些情况可通过打印缩放解决！3.5 工作表打印（3）打印标题或页码 单击页面设置对话框的“自定义页眉”可输入页眉或页脚的文字。也可以选择页码或日期 等3.5 工作表打印（4）标题在工作表的首行 如果工作表的首行是标题，而且

50、工作表内容较多，可能打印多页。可以通过页面设置，将首行指定为标题。3.5 工作表打印（5）打印整个工作簿或指定工作表区域 如果需要打印工作簿中的全部工作表，或打印一个工作表的指定区域 ，单击Office按钮，选择“文件” “打印”菜单命令，弹出“打印内容”对话框。3.5 工作表打印3.5.2 打印预览（1）打印预览的意义打印预览是打印稿的屏幕预显，其效果与最终的打印效果没有什么区别。在进行工作表的正式打印之前，有必要进行打印预览。以便及早发现问题，进行页面和纸张的重新设置，避免打印出无用的表格。 （2）方法单击Office按钮，从弹出的“文件”菜单列表中选择“打印预览”菜单命令 3.5 工作表

51、打印打印预览第四章 数据格式化本章学习目标通过格式化能够突出显示重要的数据，添加提示信息，增加工作表的整体结构和组织性，美化工作表，使工作表数据的含义更加清晰。本章主要掌握以下内容： （1）了解Excel格式化的意义（2）掌握套用表格式和自定义格式化方法（3）掌握应用主题格式化工作表的方法（4）掌握文本格式化的方法（5）掌握数据格式化的方法（6）了解自定义格式化数据的方法和意义（7）掌握日期格式化方法（8）掌握条件格式的应用和规则管理方法4.1 工作表的格式化自动套用表格式 表是Excel 2007中的一种特殊表格，Excel为表预定义了许多样式，这些样式布局美观，色彩搭配合理，具有不同类型的

52、网格线设置，用户可在工作表中直接套用这些样式，多快好省地设计出精美的工作表。（下图是一个刚建立的普通的工作表）该表存在以下问题:（1）表名不醒目。（2）表的标题不太醒目。（3）当学生较多，科目成绩较多时，看数据较困难。（4）整个成绩表不太美观。自动套用表格式解决方法对工作表进行格式化（套用的Excel内置某种表格式后的工作表）套用表格式后，设置标题居中，并加大了字号套用表格式的过程（1）单击要格式化的工作表中的任一单元格或选中要格式化的单元格区域。（2）单击“开始”“样式”组“套用表格格式”按钮，显示出表格式对话框。自动套用表格式表格式选择对话框这些都是表格式，可以选择其中的任何一种应用于当前

53、的工作表中自动套用表格式表工具当激活表中的任一单元格后（单击表中的任一单元格），Excel在就会在功能区中显示出“表工具|设计”选项卡（此选项卡平时处于隐藏不显状态） 表工具的设计选项卡中有许多格式化表的功能按钮镶边行、列即将表的奇数据行列设置为一种色彩，偶数行列设置为另一色彩删除重复行可轻松去掉表中的重复数据。转换为区域将表转换为普通工作表4.1.2 应用主题格式化工作表主题：主题是Office 2007新采用的一套统一的设计元素和配色方案，是为文档提供的一套完整的格式集合。其中包括主题颜色（配色方案的集合）、主题文字（标题文字和正文文字的格式集合）和相关主题效果（如线条或填充效果的格式集合

54、）。利用文档主题，可以非常容易地创建具有专业水准、设计精美、时尚的文档。 4.1.2 应用主题格式化工作表【例4.2】有学生成绩表如图所示，应用主题对该工作表进行格式化。主题位于“页面布局”选项卡中这些都是主题，将鼠标指向它，就会实时看见将它应用于当前表格的效果。应用单元格样式格式化工作表（1）关于单元格样式Excel 2007设计好了许多单元格样式，并将它们内置在Excel中，在进行工作表的格式化工作时，可以直接应用这些样式来格式化单元格或单元格区域。 （2）应用格式化单元格的步骤：选中要应用单元格样式的单元格或单元格区域；单击“开始”“样式”组“单元格样式”按钮，弹出“单元格样式”选项板，

55、如Page83图所示。将鼠标指向“单元格样式”选项板中的各命令按钮，立即就会显示出选中单元格应用对应样式后的效果。 ”单元格样式“位于”开始“选项卡中单元格样式就是应用色彩、字体、字型、背景和前景格式化单元格或区域应用单元格样式格式化工作表设置工作表的边框和底纹（1）工作表的边框和底纹 Excel的默认边框是虚线、无底纹，所有的表格都表示为同一种样式。如果直接在Excel下进行表格的打印则没有网格线（当然，可通过打印设置让它显示表格线），不便于特殊信息的突出显示。通过边框和底纹的设置，一方面可使表格美观，同时也可改变信息的显示方式，让人们尽快掌握表中的信息。设置工作表的边框和底纹（2）设置边框

56、和底纹后的工作表【例4.3】对于例中所示的学生成绩表，设置边框和底纹之后，可得到如图所示的表格。 设置工作表的边框和底纹（3）取消工作表的网格线单击“视图”选项卡取消“网格线”复选框中的勾选4.1.5 设置工作表的背景和水印（1）背景背景即置于工作表表格下面的图案，其作用是美化工作表。【例4.4】某电机厂的产品销售记录如图所示，为它设置一幅背景图 （1）单击“页面布局”“页面设置”“背景”按钮，弹出为工作表背景选择文件的对话框；（2）通过工作表背景对话框查找并选择要设置为工作表背景的磁盘图片文件，该文件就会被设置为活动工作表的背景。本例选择的背景文件是Windows系统默认安装的示例图片目录中

57、的“”图像文件。 4.1.5 设置工作表的背景和水印（2）水印工作表背景不会被打印，也不会保留在单个工作表中或保留在另存为网页的项目中。在某些报表中，需要显示出背景图片（例如，在背景图中指明工作表属于机密信息），这类背景图片常称为水印。 Excel 2007没有提供水印功能。如果需要在每张打印的报表中显示出水印图形，可以通过页眉或页脚来实现。在页眉或页脚中插入图形，该图形就会从每页的顶部或底部开始显示在文本背后，调整图形或缩放图形大小，让它填充整个页面就制作出了水印。（1）单击“视图”选项卡“工作薄视图”组中的“页面布局”按钮，切换到页面视图。（2）单击中间部分的“页眉”，显示出“页眉页脚工具

58、”|“设计”选项卡，（3）单击 “图片”，从弹出的图片对话框中指定水印的背景图文件（4）单击 “设置图片格式”，弹出“设置图片格式”对话框（5）取消 “锁定纵横比”和“相对原始图片大小”的勾选（6）设置 “高度”和“宽度”为实际的纸张大小4.1.6 设置三维表格通过对单元格的格式设置（自定义格式），可以创建上凸和下凹的立体效果，数据显示在这样的表格中，看起来更轻松。 三维表格示例4.1.6 设置三维表格三维表格的设置方法：（1）取消工作表的网络线。（2）把要设置三维效果的表格区域的底纹设置为浅灰色（一般情况下是把整个工作表的底纹都设置为浅灰色。当然，其他色彩的浅色也可以，但浅灰色的立体视觉效果

59、更佳）。4.2 单元格常用格式化命令4.3 文本的格式设置设置字体格式主是通过“设置单元格格式”对话框进行。单击“开始”选项卡中“对齐方式”的下箭头可显示出此对话框4.3 文本的格式设置数据对齐方式：在默认情况下，文本靠单元格的左边对齐，数值靠单元格的右边对齐。 有时需要特殊的对齐方式，如斜线表头、旋转字体、垂直居中等 例如：4.3 文本的格式设置通过跨列居中按扭合并单元格：选中要合并的单元格，单击跨列居中按钮取消单元格的合并 ：选中要合并的单元格，单击跨列居中按钮通过菜单设置对齐也可以选择“格式”|“单元格”菜单，然后在对话框中进行设置。4.3 文本的格式设置垂直对齐方式 文本、数字的旋转

60、同一单元格文本换行：单元格换行按钮同一单元格文本换行：Alter+Enter4.3 文本的格式设置单元格的自动换成行格式自动换行能够根据表格的列宽自动将单元格中的内容排成一行或多行，对于制订内容较多的工作表标题行时很有用。下图第2行的标题就是通过单元格的自动换行格式设计而成的。单击它可设置或取消当前选中单元格或区域的自动换行格式4.4 格式化数据（1）Excel的自动数据格式 数字、日期、时间等类型的数据在Excel中都是以数字形式存储的，同样的数字在具有不同格式的单元格中会表现出不同的形式。 【例4.7】在图中，第3行所有单元格均输入的是，第2行对应单元格是对它采用的格式。由此可见，同一数字