XX生态工程股份有限公司2011年度项目组规章制度培训教材

1、2011年度项目组规章制度培训财务中心2011.3.10公司制度培训一、项目建设管理制度二、部门费用预算管理三、出差管理规定四、借款与费用报销管理规定五、购车管理办法项目建设管理制度 目 录一、招标及签订合同二、项目建设的预算管理1、项目付款预算2、物资采购及付款预算3、费用预算三、业务流程1、项目付款流程 2、物资采购及出入库管理流程四、项目验收1、单项工程验收及隐蔽工程验收2、项目竣工验收五、决算、移交一、招标及签订合同由项目建设管理小组、审计部门、财务部门、技术中心、采购部、使用部门等相关职能部门主要负责人组成评标小组，负责开标、评标等工作。 开评标小组将初步定标单位报总经办审核后，按照

2、合同管理制度规定的权限、程序、签订合同。 （合同签订后，复印件报财务核算部备查）二、项目建设的预算管理1、项目立项设计完成后，项目建设管理小组应编制项目投资总预算及详细的工程量清单，经分管项目负责人审核，报公司生产技术中心总监批准，总经理签批后到公司财务管理部备案。2、项目建设实行月度预算管理，按照基建工程付款、安装工程物料采购及领用、外包设备、安装工程、装饰工程和建设费用分别提报预算。3、土建工程预算的提报、审批及执行控制流程土建工程在批准的总设计预算范围内，按照预计施工进度，分项目和工程明细及施工单位提报月度付款预算，经分管项目负责人批准后可预先执行，待总裁批复月度预算后进行调整；在总设计

3、预算范围内，遇有项目调整须及时提报临时预算，经分管项目负责人批准后执行。项目建设管理小组每月26日前，应联合监理单位、审计部门、财务部门对当月工程实际进度进行确认，并作为下月提报预算的依据，报公司财务管理部。公司财务管理部每月5号前，将上月预算调整和临时付款预算明细报总经理审阅。4、设备安装工程预算的提报及审批a、自制设备安装工程物料的提报及审批项目建设管理小组根据项目设计方案提报材料使用申报单，经项目负责人审批，到公司财务管理部备案后，由仓储部门落实各项材料的库存状况，根据材料库存状况平衡采购数量，报采购会计备案，再传递至采购部实施采购。（注：设备及物料的采购要根据材料采购计划和项目管理要求

4、确定具体设备及材料采购方式：招标和比价采购）B、外包安装工程的预算：同土建工程三、1项目建设的付款管理1、工程项目的付款项目经办部门办理工程付款审批单，经审计中心签署，凭工程结算发票（当时拿不到发票的提供收据，事后补开），经项目预算员确认、部门经理审核、项目总负责人签批后，到财务办理付款。付款达到总造价的80%时，项目承建单位必须办理工程验收报告单，并开具剩余工程结算发票，经部门负责人、项目总负责人和分管审计的副总签字后，到财务办理结算手续。对需要由承建单位承担的水、电等费用的，还要出具相应的清算单，否则不予办理资金支付。2、设备及物料的付款项目组提报项目用料计划审批单，经仓储部门平衡后交予采

5、购部，采购部门根据计划单进行采购。根据合同规定和资金支付管理规定在预算范围内支付。3、质保金付款A、工程质保金的支取 质保金到期后，再次按照工程竣工验收时的程序填制工程验收报告单进行确认，并由资产使用部门、审计中心、财务中心、技术中心参加验收人员在质保金到期审批单上签字确认，确定无质量问题，经项目总负责人签批，财务中心对照合同、明细账审核无误后付款。 B、设备、办公用具等质保金的支取 质保金到期后，需提供质量验收报告单，经使用部门、审计中心、技术中心、采购部参加验收人员在质量验收报告单上签字确认后，由资产使用部门填制支付质保金审批单，财务中心对照合同、明细账审核无误后付款。三、2项目用料的采购

6、入库及出库管理1、项目用料的入库采购的项目用料到厂后，采购人员必须及时联系项目建设管理小组技术人员办理验收入库，钢材入厂应称重量、测厚度，型材测量规格，核对规格、数量及品质要求与预算是否一致。要求填写验收入库单项目建设管理小组根据项目建设需要确定是否建立施工材料周转库，并配备施工物资管理员。注：项目工程出现变更，项目建设管理小组应及时将用料变更计划书面报公司财务管理部和采购部门，因未及时通知造成的余料，由相关人员承担损失责任。出现剩余材料仓储部门应及时重新入库统一管理。项目建设管理小组提出的用料计划或采购部门采购数量超出项目需求余量范围（定尺材料除外），按超出额的5%给予相关责任人处罚。2、项

7、目用料的出库：项目领用材料时，领料单必须详细注明材料用途，经项目建设管理小组统计员（或负责人）签字后方可领用。对存储于施工现场的设备材料必须按照施工进度办理领用手续，由仓储管理人员到达现场划料。项目建设管理小组应对工程余料及时归拢整理，并估算计量和登记管理，作为工程决算时核对材料损耗的依据。使用公司内闲置设备时，必须办理资产调拨手续，经调出部门、设备管理部门、使用部门签字后，交项目建设单位、财务部门，做好入、出库和台帐登记。四、项目验收1单项工程、隐蔽工程单项工程验收：每个分包项目完工后15天内，项目部牵头施工单位、监理单位或人员初验合格后，项目建设管理小组应组织施工单位、专业监督工作小组（监

8、理）、使用单位、审计部门、财务部门等相关人员对工程质量和工作量进行初步验收，并针对存在问题提出整改意见。 隐蔽验收：施工过程中的隐蔽工程由项目建设管理小组、现场审计人员、施工方、监理单位四方验收，监理单位或项目建设管理小组根据验收情况编制隐蔽验收记录，由参加人员确定。 四、项目验收2竣工工程验收项目整体完工后，项目建设管理小组应组织技术中心、施工单位、专业监督工作小组（监理）、使用单位、审计部门、财务部门等部门负责人，根据开车情况、设备运行情况开展项目验收的各项工作，共同确认并出具项目竣工验收报告。注：项目建设管理小组要根据国家规定的有关工程技术验收规范、施工图纸、合同要求、项目计划任务书要求

9、达到的标准及公司要求来进行验收。项目竣工验收合格后，由项目建设管理小组按照资产明细填制固定资产移交清单一式四份，项目建设小组、使用单位、设备管理部门各留一份，一份送财务部门记账。五、1项目建设的竣工决算1、项目的竣工决算决算程序：审计部门牵头组织技术中心和施工方对图纸、变更资料、施工记录、施工方提报的决算进行审核，并对上述资料进行确认。审计部门根据上述资料编制工程结算并与施工单位核对后将相关结算资料送中介机构审计，中介机构根据报审资料结合现场情况出具工程造价报告。资料备案：工程造价报告原件（含不需要外审结算书）交项目建设管理小组、审计部门、财务部门保存。 其中：安装工程-整体项目完工后，技术中

10、心负责组织施工单位、专业监督工作小组（监理）、使用单位、审计部门、财务部门等相关人员对安装工程进行盘点、清算，核对剩余物资，评估安装物资的使用情况，并将剩余物资办理入库手续。项目完工后，技术中心组织施工单位、专业监督工作小组（监理）、使用单位、审计部门、财务部门等相关人员要按照资产进行测算和计量，与出库物资总量进行对照，分析差异。五、2项目完工的移交项目竣工验收合格后，由项目建设管理小组按照资产明细填制固定资产移交清单一式四份，技术中心、使用单位、设备管理部门各留一份，一份送财务部门记账。第二部分：部门费用预算管理一、预算提报时间 每月20号之前，财务管理部整理好各部门下季度费用预算表，通过邮

11、箱，逐一向各个部门预算员进行发送，每月20日至25日之间，各部门编制并沟通反馈后签字提报下月部门费用预算 。二、预算审查沟通反馈在预算编制期间（每月20-25号之间），各部门可以将编制过程中遇到的问题进行反馈、咨询，部门再将经部门负责人审核后定稿的电子版本先发送财务管理部门的企业邮箱，我们将进行预算的初步审查。三、签字报送各各部门将审核无误的部门费用预算打印出书面版本报送部门负责人签字之后、再经分管中心总监签字报送财务管理部，于25上午下班之前报送财务管理部。四、填表说明（1）填表说明：详细说明了对于部门日常的费用及其专项费用的归集，不至于部门提报时，费用项目归集不合理，填表说明是让各部门熟悉

12、预算表的填制，注意事项等。（2）部门费用预算表：包括本季预算数、累计发生数、年度预算数、预算编制依据等，部门只需编制本季度预算数，其他都是有财务管理部完成，本季度预算数包括日常费用和专项费用、新增费用三部分。（3）预算说明：要求各部门填写各项费用预算的详细说明，预算并非是简单的数字罗列，而是下季度工作计划的具体安排，通过预算说明，也让公司了解各部门下季度工作计划及费用支出的用途等情况。（4）累计发生表：是由财务管理部完成的，是为了能更直观的让各个职能部门清楚前期每月实际发生费用，同时也便于累计发生数及取数连接5、注意事项（1）月度预算有效期为3个月（含当月），逾期需重新提报预算并审批后方可报销

13、 （2）对于不确定发生的费用或不可预测的费用，预算编制时暂不考虑，待实际发生前提报临时费用预算。（3）办公费定额、车补定额、固定电话费等，各个部门无需提报预算，由财务提报公共费用预算。（4）费用预算包括日常费用、专项活动或专项资金预算。专项活动费用预算必须按照费用构成明细预算，每项费用的计算过程都要有；专项资金预算必须有合同、协议。（5）预算提报时间要及时，各个部门遇到部门负责人出差等情况可以提前做。第三部分：出差管理规定 1、定义 公司员工因办理公司事务，离开本人常驻工作地，且履行完毕相关审批手续，则为出差；业务人员在驻点区域开展业务，不作为出差，但往返公司与驻点区域之间的来回路线算作出差。

14、2、工作程序2.1出发计划审批需要出差的工作人员提交出差申请单，其部门负责人审批；如直接上级为部门总监及以上管理人员，则由直接上级审批。审批后报考勤员考勤。因特殊情况无法提交由领导签字的出差申请单的，可以电话请示并注明。2.2所有按照审批程序批准的出差方可享受出差待遇，未按规定办理出差审批手续的不算出差。2.3员工出差期间，应按照出差计划返回。因故不能按时返回的，需补充提交出差计划。若未按时返回且未补充提交出差计划的，此期间的差旅费不予报销且按旷工处理。2.4公司严格控制差旅费报销标准，附表所列差旅费报销标准全为上限，在上限范围内报销，超出上限的费用由出差人自行承担。注1：市内打的费用必须经分

15、管的公司级领导签字方可报销。注2：一类地区：直辖市、省会、大连、烟台、青岛、宁波、深圳、厦门的中心市区。二类地区：地级市市区；三类地区：县及县级市（郊县及郊区）注3：外出参加会议或培训，如交纳的会务费中含食宿费，不再享受会议期间的出差补助；若会务费中不含食宿费，可凭会议举办单位证明，按以上标准享受补助。因培训产生的食宿费、交通费等视为培训费用。注4：报销住宿补助时，必须以当次出差全部天数的住宿发票为依据 注5：夜间乘坐交通工具直接到达出差地点，无需住宿的，公司在报销住宿补助时减半执行。2.5 报销程序 出差期间的车票要注明起始地点和日期；住宿费发票应注明住宿人数、住宿天数和单价，便于审核。经办

16、人填制差旅费报销单，将出差期间各类单据按时间顺序整齐的粘贴在报销单上，后附出差申请单，出差申请单上必须有考勤员签字，并注明起止时间，依据公司借款与费用报销管理规定程序报销。 2.6 出差期间，员工就近探亲、处理个人事务或非工作需要参观、旅游的，需事先向分管领导提出申请。经批准后，此期间按事假处理，且发生的一切费用由个人承担；未申请而私自办理以上事务者按旷工处理，如发现报销此期间费用者，除追回报销的费用外，另给予不低于500元的罚款，并全公司通报。2.7工因公到公司总部及异地分支机构办理业务，且当地能够提供免费住宿的，则不享受住宿补助，生活补助按公司现行标准执行；所有外派人员回派出地办理业务不再

17、享受任何补助。2.8出差期间食宿费用已经实报实销的，不得再报销出差补助，如发现费用实报实销又报销出差补助的，每次给予经办人及审核人各罚款5001000元，并全公司通报。 第四部分：借款与费用管理规定（一）后勤部门业务借款，按如下程序办理：1、一般工作人员和司机单次借款4000元以内（含），由部门负责人审批，单次借款4000元以上由副总经理或分管中心总监审批。2、部门负责人单次借款5000元（含）以内自批，5000元至5万元（含）由副总经理或分管中心总监审批，超出以上标准总裁签批。3、分中心总监及以上人员5万元以内借款自批，超过5万元的由总裁签批。4、以上借款审批人出差在外的，由财务经办人员电话

18、落实部门负责人后办理。（二）借款期限及归还1、驾驶员实行备用金管理，每年的年度结束最后一月归还，若工作变动或离职，即时清理相应借款。其他工作人员的业务借款期限原则上不超过1个月，否则按逾期借款处理。2、所有借款归还要求一事一清，在规定期限没有归还的，财务不再发放新的借款，并按逾期天数处以1/天的罚息。并从借款逾期之月起扣发工资。（三）预算费用的报销 1、预算审批后，预算额度内的招待费、差旅费、办公费、会议费、物料领用等日常业务费用，经部门负责人确认，属于公司部门发生的费用，由各分管的副总经理或中心总监签批。 （1）招待费：在公司内发生的招待费，接待中心在安排就餐标准前，由部门填制招待申请单，2

19、0元/人以下招待标准的，由部门负责人签批执行，20元/人以上招待标准的，报直接分管领导审批执行；在公司外发生的招待费，由经办人电话请示直接分管领导批准后执行。（2）差旅费：经办人填制差旅费报销单，后附住宿发票，按出差管理规定办理。（3）办公费、会议费：核销时需填写费用报销单，后附发票、购买办公用品清单、会议通知或会议议程。2、其他事项说明 月度预算内费用的报账时间为3个月，超过规定时间不报账的，需要重新提报预算。第四季度的费用预算，必须在12月30日前处理完毕。五、购车补助管理办法1、里程登记后勤车辆里程的登记由车辆管理科（办公室）负责 2、具体购车、车补标准政策 参照下表3、具体规定 3.1

20、享受车补的车辆在基地所在市内及单程150公里范围内出差业务，费用自理。如单程里程超过150公里的，在市场上行驶的全部公里数均享受1.1元/公里补贴标准（公司原奥迪车辆按1.4元/公里补助） 3.2享受车补人员资格审批及报销 （1）公司所属部门享受车补人员资格由总经理审批，报销时由各中心总监审核； （2）报销车补的单据为车辆加油、修理费等与车辆费用有关的正规发票，报审计中心审核、登记，财务中心报销 （3）归还借款规定： 2011年借款归还时间到2013年12月31日前必须全部还清，且每年还款不得少于借款金额的1/3。 （4）职务级别变动及病事假规定： A、在公司工作期间职务级别发生变动的，由人力资源中心及时通知财务中心、审计中心相关人员职级变动情况，财务中心、审计中心按公司相关规定，自职务级别变动次月起，按调整后职务级别相应的车补政策规定执行。 B、事假、病假人员按照事假、病假天数所占应享有车补天数的比例扣减当月、当季度或当年车补，事假、病假天数由各部门考勤员负责提供，人力资源中心