时间管理的培训手册

1、课程目标这个课程给大家最重要的讯息是。不是教给你把事情做得快的技巧, 也不是教你怎样可以不眠不休。我的问题所在？我需要作出怎样的决定?我可以做些什么和要做些什麽?目 录认识时间障碍如何运用时间总结什么是时间管理时间管理是有效地运用时间，降低变动性。 时间管理的目的：决定什么事该做，什么事不该做。 时间管理最重要的功能：是透过事先的规划，作为一种提醒与指引时间管理的错误观念什么是时间杀手人最容易掉进的时间陷阱认识时间障碍时间管理只是常识只要我把工作做好， 我的时间管理应该还不错我在压力下表现较好， 时间管理会令我失去我的优势我有使用计事本和行事历，这还不够吗？时间管理的错误观念什么是时间杀手无形

2、的不自觉 有形自觉的接听 打 会议打搅官僚作风沟通缺乏办公室政治资源缺乏阅读文件及邮件交通堵塞欠缺周详方案不懂分辨轻重缓急过分注重细节犹豫不决不懂得说不拖延善忘不懂授权欠缺组织健康欠佳工作欠目标， 优先次序不明确危机管理能力薄弱多项工作须同时进行自我组织问题外界骚扰无力拒绝要求不能有效授权拖延工作会议人最容易掉进的时间陷阱时间管理小故事课上，教授在桌子上放了一个玻璃罐子，然后从桌子下面拿出一些正好可以从罐口放进罐子里的鹅卵石。教授把石块放完后问他的学生：“你们说这个罐子是不是满的?，“是。所有的学生异口同声地答复。教授笑着从桌底下拿出一袋碎石子，把它们从罐口倒下去，摇一摇，问：“现在罐子是不是

3、满了?大家都有些不敢答复，一位学生怯生生地细声答复：“也许没满。教授不语，又从桌下拿出一袋沙子，慢慢倒进罐子里，然后又问学生：“现在呢?“没有满!全班学生很有信心地答复说。是的，教授又从桌子底下拿出一大瓶水，缓缓倒进看起来已经被鹅卵石、小碎石、沙子填满的玻璃罐。 一个平常的玻璃罐就这样装下了这么多东西，但如果不先把最大的鹅卵石放进罐子，也许以后永远没时机把它们再放进去了。生活中那么多事情，其实都可以像往这个玻璃罐里放东西那样，先进行时间级别分类，按照“事分轻重缓急进行组合，确定先后顺序，做到不遗不漏。如： A级别：时间紧、具有一定的挑战性、非常重要的事情。如即将到来的考试必须多花时间进行准备。

4、要注意的是：很多人惧怕A级别的事情，觉得太复杂，要消耗太多的精力，同时因为怕困难完不成或者完成得不完美而采取逃避的态度。 B级别：很重要、但在时间上没有特别要求。这一级别的事情当前不需要马上交差，但又非做不可，容易在不急的心理中被人遗忘，在最后关键时刻演变成A级别事件，如两周前上级布置的任务。C级别：时间上紧迫、但并不是很重要的、可以请别人代劳的事情，如取快件，可以请同学顺便去取。 D级别：时间上不紧迫也不是很重要的事情，有些可以请别人做；有的可以降低标准；有的必须要做那么放在零碎时间中进行完成；有的对生活没有益处的事件那么建议选择放弃，如毫无意义的闲逛。 目 录认识时间障碍如何运用时间总结要

5、管理好自己吗? 要懂得管理自己，首先要认识自己。抛弃恶习, 引进新的工作方式和生活习惯为什么需要目标？目标是行动的导航灯!成功就等于目标，其他的一切都是这句话的注解。 美国潜能大师伯恩崔西语为什么需要目标？哈佛大学有一个非常著名的25年跟踪调查：对象是一群智力、学历、环境都差不多的年轻人，调查发现 ：27%的人没有目标60目标模糊10有清晰但较短期的目标3有清晰且长期的目标成为社会各界的顶尖人士成为各行业的专业人士社会的中下层面安稳地生活与工作社会的最底层，抱怨整个世界3有清晰且长期的目标 10有清晰但较短期的目标 60%目标模糊27%没有目标25年后调查发现 ：短期目标分解目标剥洋葱法多杈树

6、法长期目标个人目标：健康、休闲和营养方面的目标事业目标：自我职业规划工程方案例如推行新系统日常运作方案编写每月生产报告每周的行事安排每日需要完成的工作短期的目标应该是现实的！长期的目标应该是可以鼓励自己和推动自己！命中是偶然的，打不中是必然的！如 果 没 有 目 标订立方案以掌握时间以目标, 优先次序, 理想工作时间表表示这三块积木为根底, 想好一天的方案搞清楚个人活力周期表, 再根据最有效的工作时间,勾勒出“ 理想工作时间表根据目标的轻重, 安排优先次序订好长期目标, 以及的短期目标运用企划的概念- 拟定方案分解目标长期目标TO DO LIST - 执行事项清单每天做每天同一时间做将优先次序

7、写下由最重要的事情写下分解目标长期目标TO DO LIST - 执行事项清单分解目标长期目标理想的工作时间表1/ 要有正面的工作态度2/ 留意自己的表现曲线3/ 预留自己安静的时间4./利用工作日志分解目标长期目标看看你的工作日志, 然后问自己:几点开始目标? 能不能早点开始? 有没有任何让你分心,以致无法完成目标的事情?, 能不能早点开始? 你完全不受干扰的最长时段有多久? ( 不要把午饭也放进去)你最有效率和最没有效率是什么时候? 你将当天的主要目标完成到什么程度? 你会照着优先次序的书面方案做事吗? 你在适当的时间做适当的事吗?你在怎么处理不应该做的事? 可不可以授权? 手边的工作要如何

8、做得更有成效, 更为简化, 并减少细节? 你花的时间与你的优先次序是否相称?请记着 : 巴雷德“80/20定理分解目标长期目标以行动配合方案将目标写下来- 是什么目标? 要达致什么的成果? 行动 要做些什么? 次序 - 哪些应该先做/ 哪些为后? 订下完成 日期及排列优先次序时间估计 每项的行动需要多长时间? 灵活性 有没有预留时间给不可估计的突发事情时间表 甚么时候处理甚么事项？你是怎样编排时间方案？一、年度方案甘特图二、周方案执行事项清单史蒂芬 柯维博士“与时间有约甘特图本世纪亨利.甘特创造的；内在思想简单，根本是一条线条图，横轴表示时间，纵轴表示活动工程，线条表示在整个期间上方案和实际的

9、活动完成情况1.明确工程牵涉到的各项活动、工程。内容包括工程名称包括顺序、开始时间、工期，任务类型依赖/决定性和依赖于哪一项任务。 2.创立甘特图草图。将所有的工程按照开始时间、工期标注到甘特图上。3.确定工程活动依赖关系及时序进度。使用草图，按照工程的类型将工程联系起来，并安排工程进度。 此步骤将保证在未来方案有所调整的情况下，各项活动仍然能够按照正确的时序进行。 也就是确保所有依赖性活动能并且只能在决定性活动完成之后按方案展开。 同时防止关键性路径过长。关键性路径是由贯穿工程始终的关键性任务所决定的，它既表示了工程的最长耗时， 也表示了完成工程的最短可能时间。请注意，关键性路径会由于单项活

10、动进度的提前或延期而发生变化。 而且要注意不要滥用工程资源，同时，对于进度表上的不可预知事件要安排适当的富裕时间Slack Time。 但是，富裕时间不适用于关键性任务，因为作为关键性路径的一局部，它们的时序进度对整个工程至关重要。 4.计算单项活动任务的工时量。 5.确定活动任务的执行人员及适时按需调整工时。 6.计算整个工程时间权衡轻重最重要的是我们必须常常把最重要的事列为最重要The main thing is to keep the main thing the main thing at all times长期目标区分优先工作某些事件某些 浪费时间之事不重要又不紧急改进产能建立人际关

11、系发新时机重要但不紧急某些 某些信件与报告某些会议不重要但紧急危机急迫的问题有期限压力的方案重要又紧急有趣的活动防患未然规划、休闲不速之客必要而不重要的问题受欢送的活动分解目标长期目标权利下放授权授 权 应 有 的 心 态 ? 把工作授权给下级, 应该存在一个给下属开展的时机 它不是用来惩罚下级 不是让经理摆脱自己不喜欢做的事情授权的形态主要可以分成两种形态： 下达指令 充分信任如何介定哪些工作委派?你必须自己做你应该做, 但有些人可以帮助你你可以做, 但如果其他人有时机也可以做其他人应该做, 但情况紧急时你可以帮他其他人必须做解释所分配工作的重要性订出需要的结果询问下属的意见及疑问预期的成果

12、订出下属的权利范围及规定到达完成工作限期的共识订出跟进时间表肯定成就, 提高士气应守的规那么自我约束 行为科学研究说明：一个人一天的行为只有5是属于非习惯性的，而95的行为都是习惯性的。江山易改，本性难移 !罗曼罗兰名言：性情即命运 ! 时光对有些人像张满的风帆，而对另一些人却像爬行的蜗牛。1、给变你的习惯2、修正你的态度3、增加你的生产力1. 你的办公桌你的工作环境是怎么样? 有什么方法令你的办公环境可以令你感到愉快和增加效率? 改善工作环境将所有可以吸引你视线的东西全挪开将你每天必须用的文具放在上面 ( , 时间表, 笔记本, 日历, 笔座.)将你要用的器材放在容易找到的地方把以下可以鼓励

13、自己的金石良言放在你抬头可以看到的地方将一些你知道不会作出反响的信件抛弃 利用文件夹来将不同的文件归档2. 归档一些你需要今天马上完成的事情 - DO NOW 一些你需要这个星期完成的工作 - FILE 一些你需要归档的文件 - FILE 有空才阅读的书本 - READ 需要传阅的文件 - PASS ON 一些文件需要等待资料完成 - PROGRESS3. 如何处理 / 电邮如果找不道要通话的对方 - 切记要留言, 并说明事情的严重性, 以确保对方回电打 之前, 要把事情重点写下来 要谈比较复杂的事情, 可以先将文件 给 对方先看, 减少详细解释的时间备有有关文件 自设时限4. 处理会议每次召

14、开任何会议前, 必须要紧记以下几点: 我是否一定要出席这个会议 会议之前应派发议程 说明开会的目的 如果你是主席, 你应 鼓励发言和要求言之有 物 , 要防止发言同事偏离主题 最好设定一个时限, 以方便各人安排工作5. 要懂得说不 说不应该是有礼貌 要给对方的清晰的解释 给对方另外的选择和建议 6. 处理拖延心态为什么我们会拖延？不知道如何或从何入手不知道为什么要做？不喜欢去处理个人情绪及健康问题缺乏奖励没有迫切性找借口过分忧虑忙碌过后7.改善拖延方法行动：每次只处理一项工作及时去做交付下属去做把工作分成假设干局部订出工作时间问题、文件洗牌着手工作时间改善拖延方法建立自信 - 跟自己说 “ 我一定可以做到设立目标找出与自己相关的方法- 对自己的好处储蓄时间全力再战自我奖励设立完工期限时刻提醒自己事情的重要性有充分的准备，才会把事情做好时间就是金钱我们可以怎样赢得每一分秒? 利用交通时间与运动同行避开繁忙时间车上观察构思车上看书出差外游收集情报方案设想寓工作于娱乐目 录认识时间障碍如何运用时间总结希望你能够: 看到自己的问题在那里 要改变生活的习惯和工作方式 在自己所能控制的