公路建设项目档案管理基本要求

1、公路建设项目档案管理基本要求公路建设项目档案管理基本要求 福建省交通运输厅 二0一0年十二月五日一、公路工程竣工文件材料立卷归档依据标准1. 收集范围：关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知（交公路发【2010】65号）2. 分类整理：公路建设项目文件材料立卷归档管理办法（交办发2010382号）3. 案卷编目：交通档案管理办法（交办发2005431号）和科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2008），注意其中的案卷目录应执行GB/T11822-2000版的要求。图例：序号 档号 案卷题名 编制单位 起止日期 份数 总页数 保管期限 密级 备注4.注：交公路发【2010】

2、65号仅作为公路建设项目文件材料收集归档范围，不能按其附件2分类、整理和编目。文件材料的整理编目应按公路建设项目文件材料立卷归档管理办法（交办发2010382号）、交通档案管理办法（交办发2005431号）文和科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2008）并根据项目形成案卷的具体情况编制分类、整理的实施方案，注意其中的案卷目录应执行GB/T11822-2000版的要求。5.公路工程竣工文件材料的归档范围 详见（交公路发【2010】65号）关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知凡是在公路工程建设过程中围绕项目立项审批、设计、准备、施工管理、竣工验收活动产生的、对工程管理、养

3、护及明确责任具有查考利用价值的各类不同载体文件材料，都应收集齐全，归入公路工程建设项目成套档案。二、项目档案登记工作 （一）.档案登记存在的问题1.个别项目主管单位管理职责不落实。 2.表格不按要求填写。表一是项目开工6个月内填写 ；表二是每一个合同段完成交工验收后一个月内填写；3.填写不规范。4.档案管理登记系统在部分地区和单位没有得到很好的运用。 5.个别单位未按交通建设项目档案专项验收办法的规定组织项目档案专项验收。 （二）、进一步做好项目档案登记工作 （1）交通建设项目档案登记范围：交通运输部审批初步设计的交通建设项目；如属地方人民政府有关部门和省交通运输厅审批初步设计的建设项目不在此

4、登记办法规定范围。（2）职责要明确：A、档案登记工作的组织职责。交通建设项目档案登记管理工作实行统一管理、分级负责的原则；交通部档案馆负责交通建设项目档案管理登记工作的统一部署和组织领导；项目所在地省级人民政府交通主管部门及 厅属单位档案机构负责本地区、本系统交通建设项目档案管理登记工作的组织、监督和指导。 B、项目主管单位如何履行职责 要及时进行传达和布置，适时开展培训，对登记情况要及时督促检查。要主动与工程管理部门联系，主动了解项目立项、开工和建设进展 情况。要依托和依靠各市高速公路指挥部、公路部门和质监站等单位来共同做好此项工作。（3）登记表的填报职责。A、项目法人（建设单位）定期（按照

5、表一、 表二、表三的时间要求）向项目主管单位（省厅综合档案室）填报交通建设项目档案管理登记表 ；B、项目主管单位对建设单位上报的报表进行审核后，定期或随时将登记表汇总上报交通部档案馆（汇总通过政务信息网登陆档案管理系统进行）。（三）登记表填写具体要求1、项目档案基本情况管理（表一）有关内容及要求：*项目名称-以国家批准的项目名称为准，不得用自己习惯的叫法。*项目主管单位-全部填写省交通主管部门。 *类别-公路、隧道、桥梁、 *技术等级- 公路：根据部批初步设计的项目，主要是高速公路、一级、二级 隧道：特长隧道指L3000M；长隧道指3000ML1000M ； 桥梁：特大桥是指桥梁跨径总长500

6、M或单孔跨径100M ； 大桥指跨径总长 100M或单孔跨径40M； 建设规模-公路主要是公路里程、桥梁、隧道是长度。主要施工单位、主要设备安装单位、主要监理单位-填写主要的 主要建设内容-如路基、路面、桥梁、交通设施工程等主要的内容。主要合同段数-填写要交工验收的每个单位工程合同段数量，如路面工程划分为8个合同段施工，那么就填写为：路面工程8。这这个数最后要和表二中的合同段交工验收的数量要对应起来。2、交通建设项目档案动态登记表（表二）此表主要反映各合同段交工验收阶段项目档案收集整理的情况。主要目的就是要做到档案收集、整理要与工程建设同步进行 。各建设单位必须要在合同段交工验收后一个月内填报

7、。合同段工程名称-特指合同段所对应单位工程名称，内容要填写具体，如路基工程Km0-001-Km10-100（一合同段），不能只写A合同段或一合同段，最后全部验收完成的合同段数要和表一的合同段单位数要能对应起 来；交工验收时间一定要是真实的验收时间；收集情况、整理情况填写收集齐全还是不齐，整理完成还是没整理。3、档案专项验收登记表（表三）4、打印表格:如要打印表格，表一、表二在打印选择时，选择横向打印，表三选择纵向打印。 三、项目档案专项验收工作（一）档案专项验收条件。 A、已按规定进行了项目档案管理登记工作；B、完成了自检并形成自检报告。如在合同段交工验收阶段已经完成了项目档案审查并形成审查意

8、见的，可不单独进行自检；C、竣工文件已按交通部有关规定编制完成； D、竣工文件分类、组卷及编目工作已按交通文件材料立卷归档办法、公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法等规范要求完成。三、档案专项验收工作（一）档案专项验收条件。 A、已按规定进行了项目档案管理登记工作；B、完成了自检并形成自检报告。如在合同段交工验收阶段已经完成了项目档案审查并形成审查意见的，可不单独进行自检；C、竣工文件已按交通部有关规定编制完成； D、竣工文件分类、组卷及编目工作已按交通文件材料立卷归档办法、公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法等规范要求完成。 （二）申请专项验收要提交的材料 1、项目档案专项验收申请报告：主要

9、是工程经谁批准，什么时候开始建设，什么时候完工，建设规模，档案收集整理工作是否完成，档案自检工作是否完成，是否具备专项验收条件等 。2、交通建设项目档案专项验收申请表；3、建设项目档案自查报告或建设项目档案审查意见；4、建设项目档案案卷目录。（根据项目的不同情况可编大流水的一级目录、或二级目录，切记不可将档号的分类太多层次，简单易查就好。）5、单位工程档案整理情况汇总表。（三）建设项目档案自查报告或建设项目档案审查意见 1、项目建设及项目档案管理基本情况。项目建设情况只是要一个概括的总的情况，包括：工程名称 （以初设为准）、谁批准立项、谁批初步设计、批文名称和文号、开工时间、完工时间、工程规模

10、、主要建设内容等。档案管理基本情况包括：管理体制、人员、设备配置情况、领导重视程度、规章制度及规范执行、落实情况、档案人员培训情况等。2、保证项目档案完整、准确、系统所采取的控制措施。包括：项目档案工作纳入领导责任制、部门岗位责任制、合同制、监理工作程序及与工程同步进行采取了哪些控制手段和措施，保证文件资料收集完整、齐全、准确、系统等。3、项目文件材料收集、整理所依据的标准。这里主要是国家和交通运输部制定的标准规范。 4、项目文件材料形成、收集、整理、编目与归档情况，竣工图编制情况及质量状况，案卷数量。文件材料收集是否齐全、完整，整理、编目是否符合国家和部颁标准和规范，签字手续是否完备、真实，

11、竣工图编制是否符合要求，案卷质量总体状况是什么，共形成不同载体的案卷数量是多少，库房、保管情况等。5、项目档案在项目建设、管理、试运行中的作用。这里包括：案卷利用情况，在养护管理中产生了什么作用，有没有产生社会经济效益等。6、存在的问题及解决措施。有什么问题说什么问题，不隐瞒，不掩盖，实事求是。四、厦门翔安隧道项目档案管理的基本方法厦门东通道（翔安隧道）的项目档案工作在部、省各级领导的关心支持和全体档案工作人员的共同努力下，以“建工程，创精品档案”为宗旨，高起点、严要求，认真探索，积极实践，努力创建厦门东通道（翔安隧道）工程项目档案。其基本的方法为（一）从源头抓起，制度规范化，保证工程项目档案

12、工作与工程建设同步。要创建一流的档案，就必须从源头抓起，做到“提前介入、提供辅导、当好后勤”，保证工程项目资料的质量，抓好对施工每一程序、每一节点项目资料的形成、收集与整理工作。1、该项目档案的管理体制实行“统一领导、分级管理、层层负责”的原则。从指挥部、施工单位到监理单位都确定档案工作的分管领导，并设置相应的专职档案员，统一负责档案资料的收集、整理、分类、立卷、汇总、案卷排列和管理工作。 2、统一管理制度。工程正式动工前，2004年2005年指挥部就着手起草了厦门东通道（翔安隧道）项目竣工档案编制办法，于2005年7月26日由指挥部总指挥组织召开了该办法的评审会，参加会议的有交通部档案馆、省

13、交通厅、档案局、厦门市相关单位的代表，与会人员就该办法进行了认真的讨论修订，以致该办法的编制比较科学、规范，具有较强的可操作性。3、统一规范样表，电子版下发。工程开工前，总监办就编制了监理施工用表和试验方面的各类表格，统一硬性规定表格样表大小、字体、字号、页边距，规定施工单位表格填写的通用规则和监理单位填写规则及填写的专业用语，直接将电子文档下发给参建单位，并且规定各单位不允许随意更改表格格式和内容， 4、统一培训、定期检查。（二）加强过程管理：系统化的档案管理，有效的保障资料的完整及准确性。使工程档案归档工作由原来“建设期间抓工程、工程结束抓档案”的事后控制，变为全过程动态控制，真正达到工程

14、档案与工程建设同步实施。（三）提高档案管理人员的业务素质。指挥部非常重视在提高档案管理人员的业务素质上下功夫，经常组织各参建单位的档案员参加部、省、市档案行政主管部门的业务培训，取得上岗资格证，提升档案员的档案理论水平和业务水平。（四）工作程序化：各参建单位的文件都必须经过产生、审查、组卷等环节流程性管理，系统有效保证案卷质量。1、文件产生阶段-严格审查，直至符合档案标准。 2、文件审查阶段-在建设项目竣工文件归档前制定了三级把关审核制，严把案卷质量严把“施工单位关”。要求施工单位实行竣工文件与工程进度“三同步”，即在布置施工任务的同时布置竣工档案的编制工作；竣工档案形成积累与施工进度同步；工

15、程验收交接与竣工档案交接同步。严把“技术审核关”。采取监理负责制。每一道工序都必须有监理签字认可，为提高竣工档案的案卷质量提供了质量保证。 严把“案卷质量关”。指挥部档案管理人员把好质量关，一切以“严”字当头，努力保障竣工档案的准确性、系统性、完整性。同时采用季度性检查的方式，施工单位进行自检，内部自检通过后，监理单位负责复检，最后由指挥部再进行审查。针对参建单位的疑问及遇到的问题进行集中指导。 3、文件组卷阶段-分工明确，职责到位。各参建单位根据文件资料的归属性进行组卷，这样不仅分工明确，而且不会造成资料的重复性组卷。四年多来的实践证明，在厦门东通道（翔安隧道）工程建设过程中，指挥部把大量的

16、档案工作在施工过程中逐步分解，化整为零，真正达到了工程档案与工程建设同步管理，确保了工程档案收集、整理的及时性、真实性、准确性和完整性。 五、高速公路建设项目运用信息化管理项目档案的基本做法 一是明确责任，严格要求。按照“建一流工程，创档案”的目标要求项目法人必须注重合同管理，为项目档案管理提供法律依据。各项目业主在签订合同或协议时，把项目纸质文件与电子文件 “同步登记、同步收集、同步整理、同步移交”的管理流程与违约责任作为合同或协议的一项重要内容，对竣工项目纸质文件与电子文件的制成材料归档份数、时间、质量等提出明确要求，按照“谁形成文件材料，谁立卷归档”的原则，明确乙方就是项目纸质文件与电子

17、文件的同步登记、同步收集、同步整理、同步移交第一责任人；强调在运用信息化管理项目档案时必须将项目档案实体、档案信息、电子档案保真、保密、保存的安全事宜列入合同条款，未经项目法人许可不能将采集到的数据和资料进行转移或网上传输，项目法人档案人员要紧密跟踪检查、及时登记、核对清点项目档案，以引起施工、监理单位的足够重视。 二是出台办法，奖优罚劣。为实现项目纸质文件与电子文件 “同步登记、同步收集、同步整理、同步移交”提供保障。通过全面推行 “工程档案保证金制度”、“项目档案质量与工程计量支付挂钩”、“项目档案目标管理与劳动竞赛挂钩”、“项目档案过程管理列入工程季度、半年度、年度大检查及文明路考评范畴

18、”等等措施来保障项目纸质文件与电子文件在其形成的过程中做到 “同步登记、同步收集、同步整 理、同步移交”。 三是加强指导，提高项目法人同步管理项目档案的能力。重点指导项目法人依照部颁行业档案管理规范，建立重点建设项目档案资料管理体系。核心是“三控两管一协调”，要求每个项目法人都要建立中心档案室，并且做到与各施工、监理单位的档案工作形成网络化、精细化管理，做到每个项目开工时，就要协调完成 本项目各合同段施工与监理单位对单位、分部、分项工程的划分，并向施工、监理单位提供每项工程、每道工序所必须形成收集的质量保证资料表格集、整理目录提纲与分类编号方案（或一览表）。确保项目建设一开始就按要求进行文件资

19、料的目录编排、档号编制，使每个单位、分部、分项工程档案都能对号入座，保证形成归档的档案资料不缺漏、不交叉，不重复，做到每个合同段的项目纸质文件与电子文件“同步登记、同步收集、同步整理、同步移交”，达到整个项目建设完成的同时，项目竣工档案也同时编制完成的目的。 四是开展培训，不断提高项目档案管理队伍的能力。积极组织业主、施工、监理单位的档案员和工程技术人员开展档案岗位技能、 继续教育、专业化、信息化培训等，提高交通行业重点建设项目档案人员的从业素质。 2006年交通部档案馆宁列辉副馆长一行到我省检查指导交通重点工程档案现代化管理工作，听取了“福建省高速公路工程档案现代化管理情况”汇报，观看高速公

20、路工程档案电子信息化系统演示，对我省高速公路项目档案信息化工作和项目 档案网络安全、软件系统的可兼容性等方面提出了很好的指导性意见，为我省交通重点建设项目档案信息化建设起到了极大的促进作用。 六、工程档案数字化及 档案管理软件要求档案信息化主要包括纸质档案的数字化处理，档案数据库建立、档案著录及数字化档案检索利用，为了保证工程档案的信息化工作的开展，必须明确规定档案数字化标准与档案数据库及档案管理软件的规范，目前国家档案局已经制定的相关标准有纸质档案数字化技术规范（ DA/T 312005），遵照我省的实际情况特作出以要求：一、纸质档案数字化要求：1.纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准

21、确方便快捷地提供利用，使可以公开的 档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。纸质档案的数字化，必须符合国家档案开放规定以及有关规定。2.纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图 像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。3.应加强纸质档案 数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息 的安全。纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。4. 纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名

22、。多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。5.为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，可采用在线、离线相结合的方式实现多套 备份，并注意异地保存。6.应加强对纸质档案数字化成果的管理，确保其安全、完整和长期可用。纸质档案数字化成果提供网上检索利用时，应有制作单位的电子标识，并根据具体情况分别采用可下载或不可下载的数据格式。 二、档案管理软件要求：档案管理软件功能暂行规定国家档案局发档发20016号档案管理软件是工程档案信息化管理的关键，档案管理软件应具备数据管理、整理编目、检索查询、安全保密、系统维护等基本功能，并能辅助实体管理及根据用户特殊需求增扩其他相应功能。档案管理软件的开发研制与