HSE管理体系文件编写指南

1、QHSEQHSE管理体系文件编写指南管理体系文件编写指南 赛宝(天津)认证中心 二八年十月二十七日自我介绍自我介绍: :姓姓 名名: : 陈明珍陈明珍供职单位：赛宝供职单位：赛宝( (天津天津) )认证中心认证中心 现任职务：审核员现任职务：审核员专业资质：采油工程师专业资质：采油工程师核心业务：体系建设、体系咨询、核心业务：体系建设、体系咨询、 通讯地址通讯地址:中国中国 . .天津天津 邮编邮编: 300280办公电话办公电话传真传真: (022)63954946现场电话：现场电话： Eail:dagangchenmingzhen126.COM手手 机机:136

2、02117037第 1 页 主主 要要 内内 容容 一、体系文件概述一、体系文件概述 二、管理手册编写二、管理手册编写 三、程序文件编写三、程序文件编写 四、作业文件编写四、作业文件编写一、管理体系概念一、管理体系概念 HSEHSE管理体系，是指由实施健康、安全与环境管管理体系，是指由实施健康、安全与环境管理活动的组织的机构、职责、程序、过程和资源等构建的管理活动的组织的机构、职责、程序、过程和资源等构建的管理系统。理系统。 需明确：需明确： （一）体系建立是对原有管理的补充、整合和提升，体（一）体系建立是对原有管理的补充、整合和提升，体系改进需持续进行。系改进需持续进行。 （二）体系建立不仅

3、是强化健康、安全、环境的（二）体系建立不仅是强化健康、安全、环境的专业管理，而是要构建一个管理系统，体系将覆盖组织的所专业管理，而是要构建一个管理系统，体系将覆盖组织的所有管理活动。有管理活动。 一、体系文件概述一、体系文件概述第 2 页二、公司体系设计二、公司体系设计公司通过公司通过HSEHSE管理体系的建立，实现管理活动和体系标准的充分融管理体系的建立，实现管理活动和体系标准的充分融合，以提升公司的管理水平。合，以提升公司的管理水平。 公司管理体系适用于公司本部，覆盖所有管理活动，并对所属单位公司管理体系适用于公司本部，覆盖所有管理活动，并对所属单位和下属单位体系建立预留接口。和下属单位体

4、系建立预留接口。 （一）体系板块设计（一）体系板块设计 公司进行体系开发，将所有管理活动划分为四大板块：公司进行体系开发，将所有管理活动划分为四大板块： 1 1、综合管理：、综合管理：包括除生产运行管理、项目管理、天然气营销管理包括除生产运行管理、项目管理、天然气营销管理外的所有管理活动，如规划计划、投资管理、科技信息、预算管理等。外的所有管理活动，如规划计划、投资管理、科技信息、预算管理等。 2 2、生产运行管理、生产运行管理 3 3、项目管理、项目管理 4 4、天然气营销管理、天然气营销管理 四大管理板块是体系文件开发的重要基础。四大管理板块是体系文件开发的重要基础。一、体系文件概述一、体

5、系文件概述第 3 页第 4 页二、公司体系设计二、公司体系设计 （二）体系文件设计（二）体系文件设计 体系文件是描述公司体系结构、工作职责、业务流程及过程控制体系文件是描述公司体系结构、工作职责、业务流程及过程控制的一整套文件，由不同层次的文件组成。的一整套文件，由不同层次的文件组成。 1 1、体系文件作用、体系文件作用 编制文件是体系建立的核心内容。体系建立过程集中体现为体系编制文件是体系建立的核心内容。体系建立过程集中体现为体系文件的制定、执行、评价和不断完善。文件的主要作用为：文件的制定、执行、评价和不断完善。文件的主要作用为： （1 1）有利于明确处室和岗位职责；）有利于明确处室和岗位

6、职责； （2 2）有利于系统培训和贯彻执行；）有利于系统培训和贯彻执行； （3 3）有利于宣传公司的经营目标和方针；）有利于宣传公司的经营目标和方针； （4 4）有利于内外部对公司进行管理评价；）有利于内外部对公司进行管理评价； （5 5）提供管理缺陷的改进依据，提升管理水平。）提供管理缺陷的改进依据，提升管理水平。一、体系文件概述一、体系文件概述二、公司体系设计二、公司体系设计 （二）体系文件设计（二）体系文件设计 2 2、体系文件结构、体系文件结构 体系文件根据公司管理活动的四大板块进行开发，采体系文件根据公司管理活动的四大板块进行开发，采用管理手册、程序文件和作业文件三层文件的结构设计，

7、用管理手册、程序文件和作业文件三层文件的结构设计，如下图所示：如下图所示： 一、体系文件概述一、体系文件概述第 5 页第 6 页 支持性文件支持性文件标标 准准作业指导书作业指导书制度等相关文件制度等相关文件管理手册管理手册程序文件程序文件作业文件作业文件 体系文件结构图体系文件结构图一、体系文件概述一、体系文件概述 （1 1）管理手册：管理手册：是公司体系管理的纲领性文件，位于体系文件的是公司体系管理的纲领性文件，位于体系文件的第一层次。重点描述为实施体系宗旨、目标及标准要求所做的原则性规第一层次。重点描述为实施体系宗旨、目标及标准要求所做的原则性规定，是制定程序文件的依据。定，是制定程序文

8、件的依据。 （2 2）程序文件：）程序文件：是管理手册的支持性文件，位于体系文件的第二是管理手册的支持性文件，位于体系文件的第二层次。重点描述实施体系所涉及的公司各部室的管理活动，是制定作业层次。重点描述实施体系所涉及的公司各部室的管理活动，是制定作业文件的依据。文件的依据。 （3 3）作业文件：）作业文件：是程序文件的支持性文件，位于体系文件的第三是程序文件的支持性文件，位于体系文件的第三层次，根据管理手册和程序文件的要求，描述具体岗位及工作现场完成层次，根据管理手册和程序文件的要求，描述具体岗位及工作现场完成某项工作的具体做法。某项工作的具体做法。 二、公司体系设计二、公司体系设计 （二）

9、体系文件设计（二）体系文件设计 2 2、体系文件结构、体系文件结构一、体系文件概述一、体系文件概述第 7 页二、体系设计二、体系设计 （二）体系文件设计（二）体系文件设计 3 3、文件结构的优点、文件结构的优点（1 1）易于将不同文件整合；）易于将不同文件整合；（2 2）层次清晰，接口明确，便于查询；）层次清晰，接口明确，便于查询；（3 3）避免遗漏管理内容，易于管理活动协调统一；）避免遗漏管理内容，易于管理活动协调统一；（4 4）各层次文件可单独或整体使用，便于操作。）各层次文件可单独或整体使用，便于操作。一、体系文件概述一、体系文件概述第 8 页第 9 页三、体系文件编写原则三、体系文件编

10、写原则 （一）管理要求的要写到；（一）管理要求的要写到； （二）标准要求的要写到；（二）标准要求的要写到； （三）文件写到的要做到（三）文件写到的要做到。 一、体系文件概述一、体系文件概述第 10 页四、体系文件编写依据四、体系文件编写依据 （一）管理体系标准（一）管理体系标准 1 1、GB/T19001-2000GB/T19001-2000质量管理体系质量管理体系- -要求要求 2 2、GB/T28001-2001GB/T28001-2001职业健康安全管理体系职业健康安全管理体系- -规范规范 3 3、GB/T24001-2004GB/T24001-2004环境管理体系环境管理体系- -要

11、求及使用指南要求及使用指南 4 4、Q/SY1002.1-2007Q/SY1002.1-2007健康、安全与环境管理体系健康、安全与环境管理体系- -第第1 1部分部分: :规范规范 （二）公司适用的法律、法规、规章制度、办法细则、标准规程等（二）公司适用的法律、法规、规章制度、办法细则、标准规程等 （三）公司选定的其他标准。（三）公司选定的其他标准。 一、体系文件概述一、体系文件概述第 11 页五、体系文件编写思路五、体系文件编写思路 体系文件采用自程序文件向两边扩展的编写方法：体系文件采用自程序文件向两边扩展的编写方法：即先编写程序文件，再编写管理手册和作业文件。即先编写程序文件，再编写管

12、理手册和作业文件。 此方法的实质是以识别公司生产经营管理活动、此方法的实质是以识别公司生产经营管理活动、确定活动程序为基础进行文件编写，不仅有利于标准要确定活动程序为基础进行文件编写，不仅有利于标准要求和公司实际的紧密结合，而且可以缩短编写时间，提求和公司实际的紧密结合，而且可以缩短编写时间，提高效率和效果。高效率和效果。一、体系文件概述一、体系文件概述第 12 页六、体系文件编码六、体系文件编码 （一）编码范围（一）编码范围 需编码的文件包括：管理手册、程序文件、作业文件、需编码的文件包括：管理手册、程序文件、作业文件、流程图及记录和表单。流程图及记录和表单。 （二）编码规则（二）编码规则

13、编码是体系文件的标识编码是体系文件的标识, ,每个文件编码具有唯一性，由若每个文件编码具有唯一性，由若干标识符号组合而成。干标识符号组合而成。 现阶段起草文件时，暂按流水号自行编码，后由体系建现阶段起草文件时，暂按流水号自行编码，后由体系建设项目组统一调整。设项目组统一调整。一、体系文件概述一、体系文件概述第 13 页管理手册的内容一般由三部分组成：管理手册的内容一般由三部分组成： 第一部分第一部分 批准页与前言批准页与前言 1 1、批准页：手册发布令、管理承诺、批准页：手册发布令、管理承诺、QHSEQHSE方针和战略目标、管理者方针和战略目标、管理者代表任命书代表任命书 2 2、前言：目录、

14、公司概况、体系网络图、手册使用说明及管理规定。、前言：目录、公司概况、体系网络图、手册使用说明及管理规定。 第二部分第二部分 手册正文手册正文 根据体系标准，概括性描述管理过程、职责、权限及相互关系、手册根据体系标准，概括性描述管理过程、职责、权限及相互关系、手册的评审、修改及控制要求等。的评审、修改及控制要求等。 第三部分：附录第三部分：附录 程序（与作业）文件清单、记录清单、体系条款与标准要素对照表、程序（与作业）文件清单、记录清单、体系条款与标准要素对照表、体系职能分配表。体系职能分配表。 注：管理手册在程序文件编制完成后，由体系建设咨询单位进行编制，注：管理手册在程序文件编制完成后，由

15、体系建设咨询单位进行编制，此处不再赘述。此处不再赘述。 二、管理手册编写二、管理手册编写第 14 页 整套程序文件由整套程序文件由封面、目录、单个程序文件和封面、目录、单个程序文件和修改控制页四部分修改控制页四部分组成。组成。 一、封面一、封面 （一）格式（一）格式 参见参见“docdoc附录附录3-13-1：程序文件：程序文件( (总总) )封面封面- -模板模板”。三、程序文件编写三、程序文件编写第 15 页 一、封面一、封面 （二）内容（二）内容 1 1、公司标志。、公司标志。中国石油中国石油LOGOLOGO； 2 2、公司名称。、公司名称。公司全称：公司全称：“神华集团乌海西来峰煤化工

16、有限责任公司神华集团乌海西来峰煤化工有限责任公司”； 3 3、文件类型。、文件类型。“程序文件程序文件”； 4 4、发布版本。、发布版本。英文字母英文字母“A A”为首版，为首版，“B B”为第二版，以此类推；为第二版，以此类推； 5 5、受控状态。、受控状态。分为分为“受控本受控本”和和“非受控本非受控本”； 6 6、发放编号。、发放编号。按体系文件发放顺序连续编号，如：按体系文件发放顺序连续编号，如：001001，002 002 ； 7 7、发布日期。、发布日期。格式为格式为“”，如：，如：“2010201005053131”； 8 8、实施日期。、实施日期。格式为格式为“”，如：，如：“

17、2010201006060101”。 三、程序文件编写三、程序文件编写第 16 页二、目录二、目录 为确保程序文件编制的完整性，在编制前需为确保程序文件编制的完整性，在编制前需制定制定“程序文件目录程序文件目录”，目录的格式及内容参见，目录的格式及内容参见“附录附录3-33-3：程序文件：程序文件( (分分) )模板模板.doc.doc三、程序文件编写三、程序文件编写第 17 页三、单个程序文件三、单个程序文件 单个程序文件采用文字说明加流程图的模式单个程序文件采用文字说明加流程图的模式编写。文件内容用文字表述，工作流程用流程图编写。文件内容用文字表述，工作流程用流程图描述。如果不采用流程图形

18、式描述。如果不采用流程图形式, ,文字描述应符合流文字描述应符合流程的顺序程的顺序 单个程序文件由单个程序文件由封面、文字说明、固定样式封面、文字说明、固定样式的记录和表单及流程图四部分的记录和表单及流程图四部分组成。组成。三、程序文件编写三、程序文件编写第 18 页三、单个程序文件三、单个程序文件 （一）封面（一）封面 1 1、格式、格式：参见：参见“附录附录3-33-3：程序文件：程序文件( (分分) )模板模板”。 2 2、内容：、内容： (1)(1)公司标志。公司标志。中国石化；中国石化； (2)(2)公司名称。公司名称。公司全称：公司全称：“神华集团乌海西来峰煤化工有限责任公司神华集

19、团乌海西来峰煤化工有限责任公司(3)(3)文件名称。文件名称。如：如：“文件管理程序文件管理程序”；参见；参见“附录附录3-23-2：程序文件目录模：程序文件目录模板板”； (4)(4)文件编码。文件编码。暂按流水号自行编码；暂按流水号自行编码； (5)(5)发布日期。发布日期。格式为格式为“”, ,如如: :“2010201005053131”； (6)(6)实施日期。实施日期。格式为格式为“”, ,如如: :“20102010060601 01 。 三、程序文件编写三、程序文件编写第 19 页三、单个程序文件三、单个程序文件 （二）文字说明（二）文字说明 1 1、编写原则、编写原则 （1

20、1）逻辑上相对独立）逻辑上相对独立 在管理体系中，程序文件的内容在逻辑上应相对独立，既可涉及在管理体系中，程序文件的内容在逻辑上应相对独立，既可涉及体系标准的某一条款或其部分，也可涵盖多个相关条款。体系标准的某一条款或其部分，也可涵盖多个相关条款。 （2 2）内容详略得当）内容详略得当 程序文件描述管理活动的实施方法和步骤时，如涉及工作细节且程序文件描述管理活动的实施方法和步骤时，如涉及工作细节且内容繁杂不便表述，可在作业文件中加以明确。（但是内容繁杂不便表述，可在作业文件中加以明确。（但是, ,在此部分应指在此部分应指出执行出执行XXXXXXXX作业文件的路径）作业文件的路径） （3 3）语

21、言简练精准）语言简练精准 程序文件的编写用语应力求简明扼要、避免赘述、便于操作，措程序文件的编写用语应力求简明扼要、避免赘述、便于操作，措辞准确，意思表达具有唯一性，避免歧义。辞准确，意思表达具有唯一性，避免歧义。三、程序文件编写三、程序文件编写三、单个程序文件三、单个程序文件 （二）文字说明（二）文字说明 2 2、编写要求、编写要求 （1)1)人员要求人员要求 编写人员应熟悉所编写文件的内容和要求，具有足够的编写胜编写人员应熟悉所编写文件的内容和要求，具有足够的编写胜任能力。任能力。 （2)2)内容要求内容要求 编写时应站在公司的高度，对文件所涉及管理过程的各个环节编写时应站在公司的高度，对

22、文件所涉及管理过程的各个环节顺序描述，做到不缺项、不冲突、不重复，能够清晰描述顺序描述，做到不缺项、不冲突、不重复，能够清晰描述5W1H 5W1H （谁（谁执行、执行什么、何时执行、何处执行、为何执行、如何执行）执行、执行什么、何时执行、何处执行、为何执行、如何执行） 。三、程序文件编写三、程序文件编写第 20 页三、单个程序文件三、单个程序文件 （二）文字说明（二）文字说明 2 2、编写要求、编写要求 （3 3）构架要求）构架要求 文件的格式和结构按模板要求保持一致。文件的格式和结构按模板要求保持一致。 （4 4）接口明晰）接口明晰 文件条款涉及某制度、办法等相关文件时，可直接引用相关文件，

23、文件条款涉及某制度、办法等相关文件时，可直接引用相关文件，但须写明被引用文件的名称、编号（若有）及引用条款。但须写明被引用文件的名称、编号（若有）及引用条款。 三、程序文件编写三、程序文件编写第 21 页三、程序文件编写三、程序文件编写三、单个程序文件三、单个程序文件 （二）文字说明（二）文字说明 3 3、编写过程、编写过程 程序文件的编写一般分为程序文件的编写一般分为策划、编制、审查和批准策划、编制、审查和批准四个阶段。四个阶段。 （1 1）策划）策划 根据程序文件目录制订编制方案，明确各程序的目的、范围和内根据程序文件目录制订编制方案，明确各程序的目的、范围和内容要求，统一文件的格式、体例

24、、章节编排、术语，按编、审、批三容要求，统一文件的格式、体例、章节编排、术语，按编、审、批三个环节确定责任人员、工作进度及完成期限。个环节确定责任人员、工作进度及完成期限。 （2 2）编制）编制 每个程序文件在编写前应先进行结构设计，将构架作为大条款并每个程序文件在编写前应先进行结构设计，将构架作为大条款并进一步细化确定分条款。程序文件由相关职能处室根据策划方案分工进一步细化确定分条款。程序文件由相关职能处室根据策划方案分工起草。起草。第 22 页三、程序文件编写三、程序文件编写三、单个程序文件三、单个程序文件 （二）文字说明（二）文字说明 3 3、编写过程、编写过程 （3 3）审查）审查 文

25、件初稿经编制处室负责人审核后，交质量安全环保处；质量安文件初稿经编制处室负责人审核后，交质量安全环保处；质量安全环保处组织相关人员进行文审，协调统一各处室意见后，由编制处全环保处组织相关人员进行文审，协调统一各处室意见后，由编制处室进行修改；相关处室会签后，由质量安全环保处提交公司室进行修改；相关处室会签后，由质量安全环保处提交公司QHSEQHSE委员委员会进行审定。一份较完善的程序文件，往往需在本阶段进行多次修改。会进行审定。一份较完善的程序文件，往往需在本阶段进行多次修改。 （4 4）批准）批准 程序文件由公司管理者代表签发批准，质量安全环保处组织汇编程序文件由公司管理者代表签发批准，质量

26、安全环保处组织汇编成册并发布。成册并发布。 第 23 页第 24 页三、单个程序文件三、单个程序文件 （二）文字说明（二）文字说明 4 4、格式和内容、格式和内容 参见参见“附录附录3-33-3：程序文件：程序文件( (分分) )模板模板” （1 1）刊头）刊头 程序文件的刊头自动添加，内容包括：程序文件的刊头自动添加，内容包括： 文件名称。参见文件名称。参见“附录附录3-23-2：程序文件目录模板：程序文件目录模板”； 发布版本。英文字母发布版本。英文字母“A A”为首版，为首版，“B B”为第二版，以此类推；为第二版，以此类推； 修改码。按程序文件的修改第次顺序编号，如：修改码。按程序文件

27、的修改第次顺序编号，如：00,01,00,01,以此类推；以此类推； 文件编码。暂按流水号自行编码。文件编码。暂按流水号自行编码。三、程序文件编写三、程序文件编写第 25 页三、单个程序文件三、单个程序文件 （二）文字说明（二）文字说明 4 4、格式和内容、格式和内容 （2)2)正文内容正文内容 目的。简要说明开展此活动的作用和重要性。目的。简要说明开展此活动的作用和重要性。 范围。简要说明文件管理的主题事项和适用的管理范围。范围。简要说明文件管理的主题事项和适用的管理范围。 术语。程序文件中涉及并需要做出解释的专门用语和名词。术语。程序文件中涉及并需要做出解释的专门用语和名词。 职责。指明程

28、序归口管理处室和相关业务部门的职责和权限。职责。指明程序归口管理处室和相关业务部门的职责和权限。三、程序文件编写三、程序文件编写第 26 页三、单个程序文件三、单个程序文件 （二）文字说明（二）文字说明 4 4、格式和内容、格式和内容 （2)2)正文内容正文内容 程序内容。此部分是文件的重点，清晰表述文件涉及管理活的程序内容。此部分是文件的重点，清晰表述文件涉及管理活的具体过程、步骤、内容及要求，包括具体过程、步骤、内容及要求，包括5W1H5W1H（谁执行、执行什么、何时（谁执行、执行什么、何时执行、何处执行、为何执行、如何执行），以及各处室之间的工作衔执行、何处执行、为何执行、如何执行），以

29、及各处室之间的工作衔接，明确管理过程所涉及的记录或表单、引用的相关制度等文件的名接，明确管理过程所涉及的记录或表单、引用的相关制度等文件的名称。称。三、程序文件编写三、程序文件编写第 27 页三、单个程序文件三、单个程序文件 （二）文字说明（二）文字说明 4 4、格式和内容、格式和内容 （2)2)正文内容正文内容 相关文件。列出与程序相关的其他程序、管理制度及办法等相关文相关文件。列出与程序相关的其他程序、管理制度及办法等相关文件；描述格式为件；描述格式为“文件编号文件编号文件名称文件名称”，不需单独标注条款号。，不需单独标注条款号。 记录和表单。列出程序使用的所有记录、报告、表格等，记录和表

30、记录和表单。列出程序使用的所有记录、报告、表格等，记录和表单包括固定样式与非固定样式两类。非固定样式的记录和表单直接描述记单包括固定样式与非固定样式两类。非固定样式的记录和表单直接描述记录和表单的名称，固定样式的记录或表单的描述格式为：记录或表单编码录和表单的名称，固定样式的记录或表单的描述格式为：记录或表单编码记录或表单名称，并后附空白表样。记录或表单名称，并后附空白表样。 注：在注：在“程序内容程序内容”部分，非固定样式的记录和表单直接描述记录和部分，非固定样式的记录和表单直接描述记录和表单的名称；固定样式的记录或表单，描述格式为：表单的名称；固定样式的记录或表单，描述格式为：“记录或表单

31、名称记录或表单名称”（记录或表单编码），如：（记录或表单编码），如：“HSEHSE管理体系信息反馈单管理体系信息反馈单”（ * * * * * * * * *）三、程序文件编写三、程序文件编写第 28 页三、单个程序文件三、单个程序文件 （二）文字说明（二）文字说明 4 4、格式和内容、格式和内容 （3 3）刊尾）刊尾 在每个程序文件的末页底部加刊尾，内容包括：在每个程序文件的末页底部加刊尾，内容包括： 本程序文件起草部门。文件的编制处室，如：本程序文件起草部门。文件的编制处室，如：“质量质量安全环保处安全环保处” 本程序文件主要起草人。文件的主要编制人员。本程序文件主要起草人。文件的主要编制

32、人员。 审核人。文件编制处室的负责人。审核人。文件编制处室的负责人。三、程序文件编写三、程序文件编写三、单个程序文件三、单个程序文件 （二）文字说明（二）文字说明 5 5、排版要求、排版要求 （1 1）使用软件）使用软件：Microsoft WordMicrosoft Word。 （2 2）标准模板）标准模板：参见：参见“附录附录3-33-3：程序文件：程序文件( (分分) )模板模板”。 （3 3）纸张类型）纸张类型：统一采用：统一采用A4A4纸张，纵向排版；纸张，纵向排版； （4 4）页面设置）页面设置： WordWord默认设置；默认设置； （5 5）字体、字号）字体、字号: : 刊头：

33、文件标题采用方正小标宋，三号；其他部分中文采用刊头：文件标题采用方正小标宋，三号；其他部分中文采用方正书宋，五号，西文采用方正书宋，五号，西文采用Times New RomanTimes New Roman字体，五号。字体，五号。 正文：内容标题采用方正黑体，四号；其他部分中文采用方正文：内容标题采用方正黑体，四号；其他部分中文采用方正书宋，四号，西文采用正书宋，四号，西文采用Times New RomanTimes New Roman字体，四号。字体，四号。 刊尾：方正书宋，四号。刊尾：方正书宋，四号。三、程序文件编写三、程序文件编写第 29 页三、单个程序文件三、单个程序文件 （二）文字说

34、明（二）文字说明 5 5、排版要求、排版要求 （6 6）程序文件条款号）程序文件条款号 一级条款号：格式为一级条款号：格式为“. .”，如：，如：5.15.1； 二级条款号：格式为二级条款号：格式为“. . .”，如：，如：.1； 三级条款号：半括号小写英文字母三级条款号：半括号小写英文字母, , 格式为格式为“) )”，如：，如：a)a)； 四级条款号：半括号数字，格式为四级条款号：半括号数字，格式为“) )”，如：，如：1)1)。 （7 7）正文与刊尾之间间隔三行。）正文与刊尾之间间隔三行。 三、程序文件编写三、程序文件编写第 30 页三、单个程序文件三、单个程序文件 （三

35、）固定样式记录和表单的编制（三）固定样式记录和表单的编制 1 1、编制要求、编制要求 （1 1）与文件同步编制）与文件同步编制 记录和表单的编制一般与其相关的程序文件同时进行，以符合文件记录和表单的编制一般与其相关的程序文件同时进行，以符合文件要求、避免遗漏。要求、避免遗漏。 （2 2）标识符号唯一）标识符号唯一 记录和表单标识符号具有唯一性，便于归档和检索。记录和表单标识符号具有唯一性，便于归档和检索。 三、程序文件编写三、程序文件编写第 31 页三、单个程序文件三、单个程序文件 （三）固定样式记录和表单的编制（三）固定样式记录和表单的编制 2 2、编制标准、编制标准 （1 1）使用软件。）

36、使用软件。Microsoft WordMicrosoft Word或或Microsoft ExcelMicrosoft Excel； （2 2）纸张类型。）纸张类型。统一采用统一采用A4A4纸张，横向或纵向。纸张，横向或纵向。 （3 3）表头。）表头。第一行标注公司名称，统一为第一行标注公司名称，统一为“天然气与管道分公司天然气与管道分公司” 采用方正书宋，四号；第二行为记录和表单的名称，采用方正小标宋，采用方正书宋，四号；第二行为记录和表单的名称，采用方正小标宋，小二；编码标注于左上角，暂按流水号自行编码，编号标注于右上角。小二；编码标注于左上角，暂按流水号自行编码，编号标注于右上角。参见参见“附录附录3-43-4：记录和表单表头示例：记录和表单表头示例” （4 4）格式。）格式。格式服从内容，不拘泥于