时间管理培训

1、 盛年不重来，一日难再晨，盛年不重来，一日难再晨， 及时当勉励，岁月不待人。及时当勉励，岁月不待人。 陶渊明陶渊明 凡是在事业上有所成就的人，凡是在事业上有所成就的人， 无一不是利用时间的能手。无一不是利用时间的能手。 华罗庚华罗庚 放弃时间的人，时间也会放弃他。放弃时间的人，时间也会放弃他。 莎士比亚莎士比亚 你热爱生命吗？那么别浪费时你热爱生命吗？那么别浪费时间，因为时间是构成生命的材料。间，因为时间是构成生命的材料。 富兰克林富兰克林 时间是最为宝贵的资源，如果时间是最为宝贵的资源，如果我们不能管理时间，便什么都不能我们不能管理时间，便什么都不能管理。管理。 彼得彼得 杜拉克杜拉克 小实

2、验小实验道具：道具：铁桶一只，大石头一块，碎石若干，铁桶一只，大石头一块，碎石若干，细沙一堆，水一罐。细沙一堆，水一罐。方法：方法：把以上物品装进铁桶。把以上物品装进铁桶。提问：提问：如果请你做这个实验，你将会按怎如果请你做这个实验，你将会按怎 样的顺序把以上物品装进铁桶？样的顺序把以上物品装进铁桶？ 什么是时间管理什么是时间管理概念概念 由于时间所具备的基本特性，所以时间管由于时间所具备的基本特性，所以时间管 理的对象并不是时间本身，而是指面对时间而理的对象并不是时间本身，而是指面对时间而 进行的进行的“自管理者的管理自管理者的管理”。所探索的是如何减。所探索的是如何减 少时间浪费，以便有效

3、地完成既定目标。少时间浪费，以便有效地完成既定目标。结论结论通过计划统筹而相对合理利用和节约时间。通过计划统筹而相对合理利用和节约时间。 案例分析案例分析 有效时间管理的五个步骤有效时间管理的五个步骤l 明确你的价值观明确你的价值观l 确定你的目标确定你的目标l 对你的目标按优先级别排序对你的目标按优先级别排序l 明确你的任务明确你的任务l 对任务按优先等级排序对任务按优先等级排序 时间管理的步骤时间管理的步骤价值观价值观金钱金钱权利权利自我实现自我实现 价值观价值观l 健康健康看牙医、洗澡等看牙医、洗澡等l 家庭家庭给家里打电话等给家里打电话等l 社交社交买礼物、回信、参加聚会、拜访朋友等买

4、礼物、回信、参加聚会、拜访朋友等l 生活生活准备烛光晚餐等准备烛光晚餐等l 工作工作准备简报等准备简报等l 学习学习听一场讲座等听一场讲座等 价值观、目标与任务价值观、目标与任务 优先级综合分析优先级综合分析 四象限坐标图四象限坐标图重要度紧迫性A 重要而且紧迫 紧迫但不重要D 不重要不紧迫重要但不紧迫 请运用四象限方法排列你的工作：请运用四象限方法排列你的工作：紧急紧急不紧急不紧急重重要要A（碎石型的事务）（碎石型的事务）l危机危机l急迫的问题急迫的问题l有期限压力的计划有期限压力的计划B（石块型的事务）（石块型的事务）l发掘新机会发掘新机会l规划规划l改进产能改进产能l建立伙伴关系建立伙伴

5、关系l防患于未然防患于未然不不重重要要C（细沙型的事务）（细沙型的事务）l不速之客的接待不速之客的接待l某些信件、文件、电话的处理某些信件、文件、电话的处理l某些会议的出席某些会议的出席l某些必要而不重要的会议、活动某些必要而不重要的会议、活动D（水型的事务）（水型的事务）l一些可做可不做的杂事一些可做可不做的杂事l一些不必要的应酬一些不必要的应酬l有趣的活动有趣的活动 四个象限的四个象限的4D原则原则 1 1、我们的问题在哪里、我们的问题在哪里时间的浪费时间的浪费电话干扰，陪同煲粥电话干扰，陪同煲粥会而不议，议而不决会而不议，议而不决不速之客，礼节陪聊不速之客，礼节陪聊回复信件，斟字酌句回复

6、信件，斟字酌句外部客观的低效率，如：外部客观的低效率，如：A A、公共交通（班次少、道路拥堵、晚点等）、公共交通（班次少、道路拥堵、晚点等） B B、餐饮服务、餐饮服务 C C、社会化程度、社会化程度 1 1、我们的问题在哪里、我们的问题在哪里时间的浪费时间的浪费某项调查数据结果某项调查数据结果（天）（天）睡睡 眠眠 8.058.05小时小时用用 餐餐 1.311.31小时小时琐琐 事事 0.550.55小时小时工工 作作 7.347.34小时小时交交 际际 0.390.39小时小时 休休 息息 0.450.45小时小时娱娱 乐乐 0.310.31小时小时上下班交通上下班交通 0.730.73

7、小时小时读书报杂志读书报杂志 0.420.42小时小时处理家务事处理家务事 0.260.26小时小时兴趣的工作兴趣的工作 0.370.37小时小时音乐或电视音乐或电视 2.512.51小时小时 与朋友聊天与朋友聊天 1.111.11小时小时 1 1、我们的问题在哪里、我们的问题在哪里时间陷井时间陷井情不自禁情不自禁事必躬亲事必躬亲过分客套过分客套例行公事例行公事犹豫不决犹豫不决漫不经心漫不经心碌碌无为碌碌无为 国外学者对某跨国公司总部人员国外学者对某跨国公司总部人员的的跟踪调查显示：跟踪调查显示：管理人员平均每管理人员平均每8分钟被打扰一次；分钟被打扰一次；业务系统的管理人员平均每周花在业务系

8、统的管理人员平均每周花在会议上的时间不少于会议上的时间不少于10小时；小时；行政管理人员每周会议行政管理人员每周会议20小时。小时。心理学家指出：心理学家指出：恢复思路平均时间为分钟恢复思路平均时间为分钟 日本学者关于时间浪费的调查日本学者关于时间浪费的调查 “人们一般每人们一般每8 8 分钟会收到分钟会收到1 1 次打扰，每小时大约次打扰，每小时大约7 7次，次，即每天即每天50506060次。平均每次打扰大约是次。平均每次打扰大约是5 5分钟，总共每天分钟，总共每天大约大约4 4小时，也就是小时，也就是50%50%。其中约。其中约3 3小时的打扰是没有意义小时的打扰是没有意义或者极少有价值

9、的。同时或者极少有价值的。同时 人被打扰后重拾原来的思路至人被打扰后重拾原来的思路至少需要少需要3 3分钟，每天就是分钟，每天就是2.52.5小时。小时。” 根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的时间损失约为时间损失约为5.55.5小时，按小时，按8 8小时工作制算，这占了工作时小时工作制算，这占了工作时间的间的68.7%68.7%。 时间管理的原则时间管理的原则时间进度表制定原则时间进度表制定原则实际花费的时间总比预计的长实际花费的时间总比预计的长突发性事件应付原则突发性事件应付原则为突发事件预留处理时间为突发事件预留处理时间日常性事

10、务维护原则日常性事务维护原则做好数据库清理与更新等基础工作做好数据库清理与更新等基础工作时间被占用说不原则时间被占用说不原则过度热心肠者的良药过度热心肠者的良药 3 3、走出观念上的误区、走出观念上的误区“缺我不可缺我不可”的潜理念的潜理念事必躬亲的诸葛亮事必躬亲的诸葛亮导致操劳过度的高管人员导致操劳过度的高管人员推迟决策会提高决策质量推迟决策会提高决策质量借口借口“需要更多的事实需要更多的事实”只要授权就可节约时间只要授权就可节约时间相关人员能力不足相关人员能力不足无效授权或授权失控无效授权或授权失控 走出观念上的误区走出观念上的误区高效率就是高效益高效率就是高效益快就一定好吗？快就一定好吗

11、？方向错误和方法不当方向错误和方法不当鉴别问题比进一步解决问题容易鉴别问题比进一步解决问题容易想明白了再行动想明白了再行动找到管理捷径是节约时间的因素找到管理捷径是节约时间的因素管理上有捷径可走吗？管理上有捷径可走吗？ 时间管理的八大法宝时间管理的八大法宝树立时间价值观树立时间价值观理念变革理念变革结构流程优化结构流程优化组织前提组织前提工作环境工作环境“”准备工准备工作作工作的计划性工作的计划性目标管理目标管理分清工作轻重缓急分清工作轻重缓急优先级优先级并行串行的兼顾性并行串行的兼顾性统筹学统筹学工作任务转移工作任务转移授权与借力授权与借力学会说学会说“不不” 拒绝的学拒绝的学问问 时间管理

12、时间管理SMARTSMART原则原则让目标达到让目标达到SMARTSMART标准标准 四象限原则四象限原则关注重要且紧迫的第二象限关注重要且紧迫的第二象限 韵律原则韵律原则保持自己的韵律并与他人协调保持自己的韵律并与他人协调流程优化精简原则流程优化精简原则分析流程，减少多余环节分析流程，减少多余环节 案例案例：时间管理：时间管理韵律原则韵律原则“韵律原则韵律原则”包括两个方面的内容：包括两个方面的内容：一是保持自己的韵律，具体方法如：对于无意一是保持自己的韵律，具体方法如：对于无意义的打扰电话要学会礼貌地挂断，要多用打扰义的打扰电话要学会礼貌地挂断，要多用打扰性不强的沟通方式（如性不强的沟通方

13、式（如e-maile-mail），要适当的与），要适当的与上司沟通减少来自上司地打扰等；上司沟通减少来自上司地打扰等；二是要与别人的韵律相协调，具体的方法如：二是要与别人的韵律相协调，具体的方法如：不要唐突拜访对方，了解对方的行为习惯等。不要唐突拜访对方，了解对方的行为习惯等。 1 1、提高你的时间管理技能、提高你的时间管理技能做个时间管理的高手做个时间管理的高手学会从事务型工作中解脱出来学会从事务型工作中解脱出来有效地计划与安排自己的时间有效地计划与安排自己的时间找到节约时间的措施找到节约时间的措施学会积零成整学会积零成整 实行交叉实行交叉“轮作轮作”提高提高“复种复种”指数指数 整批使用时

14、间整批使用时间应付意外事件应付意外事件 分身有术分身有术 2 2、应该记住的、应该记住的2020条实用方法条实用方法准备之一：长期准备（准备之一：长期准备（4 4）购买工具书购买工具书/ /增加知识储备增加知识储备/ /提高能力提高能力训练你的快速阅读能力训练你的快速阅读能力把常用的文件把常用的文件/ /文具放好文具放好养成存放思想档案和作记录的习惯养成存放思想档案和作记录的习惯 凡事预则立，不预则废。凡事预则立，不预则废。 2 2、应该记住的、应该记住的2020条实用方法条实用方法准备之二：临时准备（准备之二：临时准备（5 5）明天的工作前晚进行优先级排序明天的工作前晚进行优先级排序将相关的

15、工作列在一起将相关的工作列在一起把工作计划放到随时可见的地方把工作计划放到随时可见的地方每天早晨比规定时间起早十分钟每天早晨比规定时间起早十分钟做好正式工作前的准备工作做好正式工作前的准备工作 2 2、应该记住的、应该记住的2020条实用方法条实用方法要培养的好习惯（要培养的好习惯（7 7）利用各种装备如电话利用各种装备如电话/ /信件等节省时间信件等节省时间把最困难的事放在效率最高的时候把最困难的事放在效率最高的时候利用零碎时间处理例行性事务利用零碎时间处理例行性事务午餐或下班前开会效率最高午餐或下班前开会效率最高/ /避免上午开会避免上午开会休息片刻休息片刻/ /伸个懒腰伸个懒腰/ /冲杯

16、咖啡冲杯咖啡/ /茶茶/ /其他饮料其他饮料报刊放在晚上看报刊放在晚上看每晚沉思片刻每晚沉思片刻/ /回顾与总结回顾与总结 2 2、应该记住的、应该记住的2020条实用方法条实用方法与外部产生联系时的应变能力（与外部产生联系时的应变能力（4 4）站着接待一向健谈的来访者站着接待一向健谈的来访者从不主动闲聊从不主动闲聊/ /尽量回避来闲聊者尽量回避来闲聊者管理电话：主动拨号管理电话：主动拨号/ /与被动接听与被动接听如遇琐事缠身能快速摆脱如遇琐事缠身能快速摆脱3 3、经理人员的时间管理、经理人员的时间管理抓大放小抓大放小/ /充分授权充分授权4 4、秘书人员的时间管理、秘书人员的时间管理认清自己

17、的角色和职责认清自己的角色和职责 、树立时间价值观树立时间价值观 首先解决思想认识问题首先解决思想认识问题人的行动是受思想支配的人的行动是受思想支配的思想方法决定行为模式思想方法决定行为模式牢固树立时间的价值观牢固树立时间的价值观时间就是效益时间就是效益时间就是金钱时间就是金钱时间就是生命时间就是生命牢记鲁迅先生的话：牢记鲁迅先生的话：时间是组成生命时间是组成生命的材料，浪费别人的的材料，浪费别人的时间，其实是无异于时间，其实是无异于谋财害命的。谋财害命的。 工作环境工作环境“”不同层次员工的准备工作不同层次员工的准备工作金领高管的准备工作金领高管的准备工作 、整体工作目标、阶段性工作规划、整

18、体工作目标、阶段性工作规划 、下级状况备忘录、用好秘书这个帮手、下级状况备忘录、用好秘书这个帮手白领阶层的办公室白领阶层的办公室“” 、工作计划表、常用文件及工具书、工作计划表、常用文件及工具书 、柜子及办公室桌清理、相关人员通讯录、柜子及办公室桌清理、相关人员通讯录蓝领员工的作业现场管理蓝领员工的作业现场管理 日常价值法控制时间日常价值法控制时间工作中的现象工作中的现象我们每天都要面对各式各样的人和事，这些我们每天都要面对各式各样的人和事，这些人和事都需要你耗费时间来处理。人和事都需要你耗费时间来处理。你将如何应对？你将如何应对？是坚持一贯的做法，还是依据本能的反应？是坚持一贯的做法，还是依

19、据本能的反应？通常的表现通常的表现有明确标准的，快速决断有明确标准的，快速决断没明确标准的，依据直觉感受没明确标准的，依据直觉感受 浪费时间的大敌浪费时间的大敌工作目标不明确工作目标不明确你为什么工作你为什么工作 你要达到什么目的你要达到什么目的工作没有计划性工作没有计划性工作千头万绪工作千头万绪 眉毛胡子一把抓眉毛胡子一把抓被动工作和生活被动工作和生活跟着感觉走跟着感觉走 2 2、时间管理第一法则、时间管理第一法则目标管理与工作的计划性目标管理与工作的计划性工作方法三段论工作方法三段论目标目标方法方法行动行动计划计划 计划是计划是从目标到从目标到方法的桥方法的桥梁梁 3 3、明确工作目标、明

20、确工作目标怎样制定工作计划怎样制定工作计划年度计划年度计划季度计划季度计划月度计划月度计划周计划周计划每天工作任务每天工作任务工作计划表要素：工作计划表要素： 序号序号 任务内容任务内容 拟完成时间拟完成时间 相关责任人相关责任人 检查监督人检查监督人 备注备注 目标体系的目标体系的SMARTSMART原则原则 S S-Specific -Specific 具体，不能笼统；具体，不能笼统； M M-Measurable -Measurable 可度量，可度量， A A-Attainable -Attainable 可实现，指付出努力的情况下可实现，指付出努力的情况下 可以实现，避免过高或过低的

21、目标。可以实现，避免过高或过低的目标。 R R-Realistic -Realistic 现实性，指目标是实实在在的。现实性，指目标是实实在在的。 T T-Time bound -Time bound 时限，完成目标的期限。时限，完成目标的期限。 “8080、2020”法则法则运用运用先做最重要的事情先做最重要的事情 你知道你知道圆的面积占圆的面积占正方形面积正方形面积的多少吗？的多少吗？ 你知道去掉你知道去掉圆的面积正方圆的面积正方形面积还剩下形面积还剩下多少吗？多少吗？结论：结论：做重要的少数事情做重要的少数事情 工作任务转移工作任务转移学会授权与借力学会授权与借力依据企业管理的组织原则依据企业管理的组织原则遵照公司岗位职责和权限遵照公司岗位职