档案管理软件操作手册

1、软件运行环境搭建Internet信息服务（iis）的安装Internet Information Services（IIS，互联网信息服务），是由微软公司提供的基于运行Microsoft Windows的互联网基本服务。最初是Windows NT版本的可选包，随后内置在Windows 2000、Windows XP Professional和Windows Server 2003一起发行但在普遍使用的Windows XP Home版本上并没有IIS，也不能安装单独发行的IIS安装包。由于文件通是基于浏览器的软件，需要Windows中Internet 信息服务的支持，故主机必须安装Interne

2、t 信息服务。介绍安装IIS的步骤与方法。启动windows操作系统：将系统光盘插入计算机光驱：点击“开始”菜单 ->“控制面板”，选择“添加或删除程序”，选择“添加/删除windows组件(A)”,进入“windows组件向导”，拖动滚动条，选中“应用程序服务器”（小方格中出现“”表示选中），点击“详细信息”，选中“Internet信息服务管理单元”和“万维网服务”，点击“确定”回到“windows组件向导”。点击“下一步”，即可进入iis安装过程，等系统完成iis安装后，选择“完成”，并关闭“添加或删除程序”窗口，即可完成iis的安装。IIs配置选择“开始”菜单 ->“控制面板

3、” 进入“控制面板”窗口， 选择“管理工具”， 选择“Internet 信息服务”，进入“internet信息服务(iis)管理器”, 选择“QT-201302260844（本地计算机）”双击展开，如下图（1），选择“网站”双击展开，如下图（2） （1） （2） 选择“默认网站”，单机鼠标右键，选择“属性”， 进入“默认网站 属性”， 选择“网站”> 在“IP地址（I）”中，单击右侧向下箭头，选择IP地址，本机为“1”，设置> “TCP端口（T）”号， 默认为“80”（为安全起见可更改此端口的值为50065535之间的任何一个未启用的端口号）>勾选“保持

4、 HTTP 连接”和“启用日志记录”（点击向下箭头和“属性”，可更改日志文件格式（默认为W3C扩展日志文件格式）和存储地址（默认为“C:WINDOWSsystem32LogFiles”），最后选择按钮“应用”， 在“默认网站 属性”窗口，选择“主目录”标签，选中“此计算机上的目录(D)”，通过“本地路径（C）”/“浏览”按钮选择系统所在目录（本机为“E:档案管理软件20130201-2”）>选择“执行权限”为“纯脚本”，单击“配置（G）”>“调试”，勾选“启用ASP服务器端脚本调试（E）”和“启用ASP客户端脚本调试（H）”>选中“向客户端发送下列文本错误信息（T）”（可修改

5、文本框中的信息）>点击“确定”回到“主目录”窗口，选择“应用”，如“图16(b)”所示；在“默认网站 属性”窗口，选择“文档”标签，选中“启用默认内容文档”>“添加（D）”，在弹出的“添加页面内容”对话框中输入“default.aspx”>“确定”>选择“上移”箭头将加入的默认页面设置到最上端，选择“应用（A）启用当前设置， 在“Internet 信息服务（IIS）管理器”中，单击鼠标右键，依次选择“默认网站”/“新建（N）”/“虚拟目录（V）”， 进入“虚拟目录创建向导”窗口，选择“下一步”，在“虚拟目录别名对话框”中输入该虚拟目录的别名， 选择“下一步”， 开始创建

6、“网站内容目录”，选择“浏览”，通过“浏览文件夹”对话框找到该系统所在的根目录， 选择“下一步”， 开始设置“虚拟目录访问权限”，在“允许下列权限：”中勾选“读取（R）”和“运行脚本（如ASP）(S)”， 选择“下一步”， 进入“已成功完成虚拟目录创建向导”窗口，选择“完成”即完成了虚拟目录的设置，如“图23”所示。 返回“Internet 信息服务（IIS）管理器”窗口，此时依次展开目录树：“SERVER（本地计算机）/ 网站 / 默认网站 ”，刚刚创建的的虚拟目录已经出现“默认网站”子树下，选中默认“默认网站”，鼠标右键单击，选择“启动”启用网站服务，即可进入软件。启动、登录、退出启动软件

7、方式一：双击桌面快捷方式 方式二：启动浏览器（推荐Internet Explorer8.0）在地址栏输入软件服务器的IP地址+端口号，IP地址与端口号用“：”隔开，如 192.1468.1.100:808（由于各单位情况不同，具体地址请致元泰客服咨询  ）方式三：启动浏览器在地址栏中输入： ，进入软件试用。（此方法仅用于试用）登录系统经过上面的软件启用后，软件正常启动后，应出现如下登录界面：第一步：在软件的登录页面中，输入正确的用户名，密码及验证码（即文本框下方的五位随机数，此数值不是定值每次登录都会发生改变，且如果长时间停留在本页面会导致验证码

8、失效，请先点击刷新后输入），单击此图标即可登录系统。注：登录时如果用户名或密码错误时，软件登录失败，会出现：验证码错误或超时的话，软件登录失败，会出现：退出软件为安全起见，系统要求管理员只能同时在一台计算机上登陆系统，管理员退出系统时一定要按导航区的“注销”按钮，从系统退出，如下图。点击退出点击关闭软件用户登陆后，一段时间没有操作，系统会认为管理员离开了计算机，为安全起见，系统会自动注销管理员帐户，等管理员再操作时，会再次出现登陆窗口。软件界面页面说明：软件主页面中共有七部分组成软件名称：位于界面左上方，在正式版中还将显示版本号。导航栏：通过这里的树形结构，用户可以方便的找到软件的响应功能，鼠

9、标点击项目前的三角箭头，可以展开看到详细内容。导航栏隐藏按钮：通过点击该按钮可以实现导航栏的隐藏和展开。当前登录用户：这里显示当前正在登录的用户名称。标签栏：每点击左侧导航栏中的一个项目，将会打开一个新的标签，用户可以通过标签来快速切换应经打开的项目。系统时间：这里显示系统当前的时间，方便用户操作。退出系统：用户操作完成后，或需要暂时离开，出于安全原因，必须点击突出系统按钮退出系统，以防无关人员改动数据，造成数据丢失，或者泄密事故发生。文件管理 在文件管理模块中，对文件（也称为现行文件）进行管理。 现行文件由收文和发文组成，收文指收进外部送达本机关、单位的公务文书和材料，包括文件、电报、信函、

10、内部刊物、资料，其他文字资料。发文指机关内部为向外单位制发的公文。 档案是国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录。档案是由文件有条件转化而来的，档案与文件的区别主要表现在以下几个方面： 1.完成了文书处理程序的文件才能转化为档案 2. 具有日后查考价值的文件才能转化为档案 3. 经过人们系统整理的文件才能转化为档案在元泰档案管理软件中，文件和档案分别在文件管理和文书档案两部分管理。 在多于100人的机关，档案管理和文件登记常常由两个人来承担，从事档案管理的是档案员，负责文件登记的是机要人员，或

11、称作内勤。机要人员负责拆信封，在收文登记簿上登记外来文件，打印阅文单；在发文登记簿上登记本单位的发文，给发文分配文号。为此，元泰软件特意为机要人员设计了文件管理模块，包括文件添加、发文管理、收文管理和文件归档几个部分。文件添加 机要人员在收到外来文件和登记本机关发文时，要在文件添加部分工作，录入的文件信息，如题名、责任者、发文日期、文号等。1、通过左侧导航栏内的箭头指示，进入文件添加功能（即文件录入）。2、这里可将电子文档或纸质文档通过扫描，录入数据库。3、文件题名、时间、文号、责任者（即后面有“*”的文本框）不能为空。注：文号：指文件制发机关的发文字号。文号应填全，如内政办发199815号，

12、不能简化录入为199815号。文号项可以录入15个汉字。责任者：指对档案内容进行创造或负有责任的团体或个人，亦即文件的署名者，不是承办文件的工作人员。不能只看文头，要看公章，有的机关的部门有发文权，发文盖部门公章，用有机关文头的纸印刷，那么责任者就是该部门。在责任者这一项上能录入15个汉字。页数：指这份文件的页数，以文件自身的最后一页的页码为准。文件共有几页就在页数一栏中填几。文件题名：可录入60个汉字，若文件题名的字数超过了60个汉字，按机关档案工作业务建设规范的要求，可对冗长的题名进行概括，自拟文件题名录入主题词：请根据所要上传的文件对照中国档案主题词表输入。4、按实际情况选择收文还是发文

13、，点击前面的小圈选择。（收文：是指从其他部门收到的文件，发文：是指本部门发出的文件）5、请按实际情况选择开放程度，开放程度共分为“社会开放全文”、“社会开放目录”、“内部开放全文”、“内部开放目录”、“均不开放”五种类型。（请谨慎操作本条，防止泄密事故发生）注：公开程度，指要录入的文件在网上公开的程度。如果文件通运行在一台不与其他计算机联网的计算机上，则公开程度一栏没有意义，反正别的人也看不到，在录入时不必进行选择。如果文件通运行在单位的局域网上，则选中社会开放全文选项表明该文件全文和目录将被网上的匿名用户看到；社会开放目录指这份文件的全文即使和目录挂接上也不会被局域网上的匿名用户看到；内部开

14、放全文指挂接的全文和目录能被本单位的任何人看到，内部开放目录表明只开放到目录级，全文即使上传也不会被本机关工作在别的机构（或问题）的人看到；均不开放指这份文件的全文和目录对本单位其他机构的人不开放。不开放表明，对权限不够的人来说，在查询、打印、导出等任何环节都不会看到这份文件的目录或全文。6、请按实际情况选择文件密级，密级共分为“普通”，“绝密”，“机密”，“秘密”。（请谨慎操作本条，防止泄密事故发生）7、 填写录入时间，时间格式请按照YYYY-MM-DD，如2013-01-31，或鼠标单击录入文本框，通过弹出的日历插件选择日期。注：“<<”“>>”可控制年的推移。“&

15、gt;”，“<”可控制月的推移。8、 通过“附件”功能上传已有的电子文档。A、单附件上传1 单击浏览，弹出选择文件窗口。2 选择你所要上传的文件，单击打开。3 单击“上传”按钮，将文件上传至服务器。4 上传完成后，附件后方将显示已经上传成功的附件名称及大小，如果此时您发现上传的附件有误，可点击删除按钮。B、多附件上传1 单击浏览，弹出选择文件窗口。2 选择你所要上传的文件，单击打开。3 单击“上传”按钮，将文件上传至服务器。4 上传完成后，附件后方将显示已经上传成功的附件名称及大小，如果此时您发现上传的附件有误，可点击删除按钮。5 再次点击浏览，重复上面的动作。9、 通过扫描功能上传纸质

16、文件扫描件。 由于各单位使用的扫描仪器型号不同，操作步骤也略有不同，详细方法，请致电元泰公司，与负责贵单位的技术工程师联系。10、 添加人：为当前操作员，时系统自动标注的，不可改动。11、 全部填写并以核对无误后请点击页面下方的按钮，即完成此次文件添加。12、 扫描功能介绍。若有多份文件可以一次性扫描，点击箭头所指即可。点击上传全部结果，即可。如要退出点击取消扫描。注：以上操作只完成了文件的录入，并未完成归档，如要进行文件归档，请关注后面的介绍。扫描仪的使用扫描仪安装将扫描仪通过USB链接线与电脑连接，打开扫描仪电源，使用自带的驱动光盘安装扫描仪驱动或使用驱动精灵在线安装对应型号的驱动程序，当

17、驱动程序安装完毕时，任务栏右下角会提示“”（大多数品牌型号的扫描仪驱动程序都不一样，但安装步骤都是通过运行光盘中的驱动程序，小编这里就不一一介绍了），成功安装好扫描仪后任务栏右下角应该弹出“硬件安装已完成，并且可以使用了”的提示；扫描仪的运用步骤一：打开图像编辑软件。 在“文件”菜单下击“获得”从中选取“图像”(如果你是第一次使用扫描仪，请记住在“选择源文件”中选择扫描仪配套的驱动程序)。这时扫描驱动的应用窗口会自动弹出。步骤二：将扫描图像朝下放在扫描仪玻璃上,图像的一角请对齐基点（一般放置于扫描仪玻璃的边角处）。步骤三：在扫描仪驱动软件的窗口中点击“预览”按钮。如果你“设置”菜单里选择了“自

18、动预览”, 扫描仪将会自动做一次预览，然后你将可以看到预览的扫描结果（和最终的扫描结果一样）。如果必要的话，你可通过扫描仪配套的软件上的菜单和工具改变图像类型及其他特性。选择你所要扫描的图像范围，将鼠标移至预览范围之内定位于扫描区域的左上部,按住鼠标将其拖至预览区域的右下部，你会看见一个矩形选择区域。你可通过改变及移动此矩形来调节扫描范围。点击“扫描”按钮后，扫描仪将开始正式扫描，一般将扫描图片若干次以获取扫描图像的最终结果。步骤四：关闭扫描仪配套驱动软件窗口，返回图像编辑软件。你就获得了你所需要的扫描图片。注意事项1、一旦扫描仪通电后，千万不要热插拔SCSI、EPP接口的电缆，这样会损坏扫描

19、仪或计算机，当然USB接口除外，因为它本身就支持热插拔。2、扫描仪在工作时请不要中途切断电源，一般要等到扫描仪的镜组完全归位后，再切断电源，这对扫描仪电路芯片的正常工作是非常有意义的。3、由于一些CCD的扫描仪可以扫小型立体物品，所仪在扫描时应当注意：放置锋利物品时不要随便移动以免划伤玻璃，包括反射稿上的钉书针；放下上盖时不要用力过猛，以免打碎玻璃。4、一些扫描仪在设计上并没有完全切断电源的开关，当用户不用时，扫描仪的灯管依然是亮着的，由于扫描仪灯管也是消耗品（可以类比于日光灯，但是持续使用时间要长很多），所以建议用户在不用时切断电源。5、扫描仪应该摆放在远离窗户的地方，应为窗户附近的灰尘比较

20、多，而且会受到阳光的直射，会减少塑料部件的使用寿命。6、由于扫描仪在工作中会产生静电，从而吸附大量灰尘进入机体影响镜组的工作。因此，不要用容易掉渣儿的织物来覆盖（绒制品，棉织品等），可以用丝绸或蜡染布等进行覆盖，房间适当的湿度可以避免灰尘对扫描仪的影响。使用技巧扫描仪凭借其低廉的价格以及优良的性能，已经成为人们心目中一种最实用的图象输入设备。但是，不可否认的是，扫描仪使用比较娇气，要想有效地使用它，您还必须学会一些“调教”技巧：1、不能随意拆卸扫描仪扫描仪是一种比较精致的设备，它在工作时需要用到内部的光电转换装置，以便把模拟信号转换成数字信号，然后再送到计算机中。这个光电转换设置中的各个光学部

21、件对位置要求是非常高的，如果我们擅自拆卸扫描仪，不小心就会改动这些光学部件的位置，从而影响扫描仪的扫描成像工作。因此大家遇到扫描仪出现故障时，不要擅自拆修，一定要送到厂家或者指定的维修站去；另外在运送扫描仪时，一定要把扫描仪背面的安全锁锁上，以避免改变光学配件的位置，同时要尽量避免对扫描仪的震动或者倾斜。 2、保护好光学成像部件光学成像部件是扫描仪中的一个重要组成部分，工作时间长了光学部件上落上一丝灰尘也是很正常的，但是如果长时间使用扫描仪而不注意维护的话，那么光学部件上的灰尘将越聚越多，这样会大大降低扫描仪的工作性能的，例如反光镜片、镜头上的灰尘会严重降低图像质量，出现斑点或减弱图像对比度等

22、。另外在使用过程中，手碰到玻璃平板而在平板上留下指纹，也是不可避免的，这些指纹同样也会使反射光线变弱，从而影响图片的扫描质量。因此我们应该定期地对其进行清洁。清洁时，可以先用柔软的细布擦去外壳的灰尘，然后再用清洁剂和水对其认真地进行清洁。接着我们再对玻璃平板进行清洗，由于该面板的干净与否直接关系到图象的扫描质量，因此我们在清洗该面板时，先用玻璃清洁剂来擦拭一遍，接着再用软干布将其擦干擦净。用完以后，一定要用防尘罩把扫描仪遮盖起来，以防止更多的灰尘来侵袭。3、正确安装扫描仪扫描仪并不象普通的电脑外设一样那么容易安装，根据其接口的不同，扫描仪的安装方法是不一样的。如果扫描仪的接口是USB类型的，大

23、家就应该先在计算机的“系统属性”对话框中检查一下USB装置是否工作正常，然后再安装扫描仪的驱动程序，之后重新启动计算机，并用USB连线把扫描仪接好，随后计算机就会自动检测到新硬件，大家接着根据屏幕提示来完成其余操作就可以了。如果扫描仪是并口类型的，大家在安装之前必须先进入BIOS设置，在I/O Device configuration选项里把并口的模式改为EPP，然后连接好扫描仪，并安装驱动程序就可以了。4、消除扫描仪的噪音扫描仪在长期工作后，可能会在工作时出现一些噪音，如果噪音太大，大家应该拆开机器盖子，找一些缝纫机油滴在卫生纸上将镜组两条轨道上的油垢擦净，再将缝纫机油滴在传动齿轮组及皮带两

24、端的轴承上(注意油量适中)，最后适当调整皮带的松紧。5、正确摆放扫描对象在实际使用图象的过程中，我们有时希望能够倾获得斜效果的图象，我们有很多设计者往往都是通过扫描仪把图象输入到电脑中，然后使用专业的图象软件来进行旋转，以使图象达到旋转效果，殊不知，这种过程是很浪费时间的，根据旋转的角度大小，图象的质量会下降。如果我们事先就知道图象在页面上是如何放置的，那么使用量角器和原稿底边在滚筒和平台上放置原稿成精确的角度，会得到最高质量的图象，而不必在图象处理软件中再作旋转。6、选择合适的分辨率很多用户在使用扫描仪时，常常会产生采用多大分辨率扫描的疑问。其实，这还得由用户的实际应用需求决定。由于扫描仪的

25、最高分辨率是由插值运算得到的，用超过扫描仪光学分辨率的精度进行扫描，对输出效果的改善并不明显，而且大量消耗电脑的资源。如果扫描的目的是为了在显示器上观看，扫描分辨率设为100即可；如果为打印而扫描，采用300的分辨率即可，要想将作品通过扫描印刷出版，至少需要用到300dpi以上的分辨率，当然若能使用600dpi则更佳。7、最好要进行预扫许多用户在扫描尺寸较大的照片或者文稿时，为了节约扫描时间，总会跳过预扫步骤。其实，在正式扫描前，预扫功能是非常必要的，它是保证扫描效果的第一道关卡。通过预扫有两方面的好处，一是在通过预扫后的图像我们可以直接确定自已所需要招描的区域，以减少扫描后对图像的处理工序；

26、二是可通过观察预扫后的图像，我们大致可以看到图像的色彩、效果等，如不满意可对扫描参数重新进行设定、调整之后再进行扫描。8、选择合适的扫描类型选择合适的扫描类型，不仅会有助于提高扫描仪的识别成功率，而且还能生成合适尺寸的文件。通常扫描仪可以为用户提供照片、灰度以及黑白三种扫描类型，大家在扫描之前必须根据扫描对象的不同正确选择合适的扫描类型。“照片”扫描类型适用于扫描彩色照片，它要对红绿蓝三个通道进行多等级的采样和存储，这种方式会生成较大尺寸的文件；“灰度”扫描类型则常用于既有图片又有文字的图文混排稿样，扫描该类型兼顾文字和具有多个灰度等级的图片，文件大小尺寸适中；“黑白”扫描类型常见于白纸黑字的

27、原稿扫描，用这种类型扫描时，扫描仪会按照1个位来表示黑与白两种像素，而且这种方式生成的文件尺寸是最小的。9、正确扫描文稿现在不少人为了避免输入汉字的麻烦，开始使用扫描仪来输入文稿；为了保证扫描仪有较高的识别率，大家应该确保扫描的稿件要清晰，在其他条件相同的前提下，对一般印刷稿、打印稿等的识别率可以达到95以上；而对复印件和报纸等不太清晰的文章进行识别，大部分OCR软件的识别率都不是太高。当用户需要扫描厚度较大的文稿时，若直接扫描，难免会发生内文因无法完全摊开而导致部分文字不清晰及扭曲失真的情况，这样的结果是OCR软件无法正确识别的，大大降低识别率。因此在扫描前，大家最好将文稿拆成一页页的单张，

28、然后再进行扫描。对于一般的报纸，由于本身即是单张形式，因此不存在上述问题，但由于报纸面积通常较大，无法一次扫描，因此预扫时事先框选扫描范围，一次扫描一块区域，这样的辨识效果会大大提高。 10、调整好亮度和对比度为了能获得较高的图象扫描效果，大家应该学会调整亮度和对比度，例如当灰阶和彩色图像的亮度太亮或太暗时，可通过拖动亮度滑动条上的滑块，改变亮度。如果亮度太高，会使图像看上去发白；亮度太低，则太黑。应该在拖动亮度滑块时，使图像的亮度适中。同样的对于其他参数，我们可以按照同样的调整方法来进行局部修改，直到自己的视觉效果满意为止。11、巧妙扫描胶片大家知道用普通扫描仪是不能扫描透明胶片的，必须用具

29、有透扫适配器的扫描仪才能进行，不过具有这个功能的扫描仪价格比较昂贵。那么我们能不能用普通扫描仪来扫描胶片呢？答案当然是肯定的，不过我们需要对普通扫描仪进行改造一下。首先我们要把普通扫描仪内部的光源关闭（这个步骤操作起来难度较大，电子水平不高的话不要轻易尝试），然后在待扫胶片背部添加一光源就可以了。扫描时在扫描仪平台的剩余部分要用黑纸遮住，以防露光。至于新增光源，可用最常见的日光灯。光源的位置不要离扫描仪太近，最好为8厘米左右。12、校正好扫描色彩为了能使色彩丰富的彩照获得更高的逼真度，我们在扫描仪之前应该校正好扫描色彩位数。校正时，首先选择好扫描仪标称色彩位数，并扫描一张预定的彩照，同时将显示

30、器的显示模式设置为真彩色，与原稿比较一下，观察色彩是否饱满，有无偏色现象。要注意的是：与原稿完全一致的情况是没有的，显示器有可能产生色偏，以致影响观察，扫描仪的感光系统也会产生一定的色偏。大多数高、中档扫描仪均带有色彩校正软件，但仅有少数低档扫描仪才带有色彩校正软件，请先进行显示器、扫描仪的色彩校准，再进行检测。13、计算机好输出文件的尺寸当大家扫描一幅照片时，扫描仪就会在硬盘上生成一个图象文件。此文件所占据硬盘空间的大小是与所扫描照片的大小和复杂程度及您扫描时设置的分辨率直接相关联，因此我们在扫描时应该设置好文件尺寸的大小。通常，扫描仪能够在预览原始稿样时自动计算出文件大小，但了解文件大小的

31、计算方法更有助于你在管理扫描文件和确定扫描分辨率时作出适当的选择。二值图像文件的计算公式是：水平尺寸×垂直尺寸×（扫描分辨率）2/8。彩色图像文件的计算公式是：水平尺寸×垂直尺寸×（扫描分辨率）2×3。14、善用透明片配件许多用户发现扫描仪购买回来后，还附带一只透明片配件，这个配件到底是干什么用的呢？不少用户感到很茫然，其实该配件是配合平板扫描仪来扫描透明片用的。为得到透明片或幻灯片的最佳扫描，从架子和幻灯片安装架上取下图片并安装其在玻璃扫描床上，反面朝下（反面通常是毛面）。用黑色的纸张剪出面具，覆盖除稿件被设置的地方之外的整个扫描床。这将在扫

32、描期间减少闪耀和过份暴光。15、寻找理想扫描位置通常我们在摆放扫描稿时，都是沿着扫描平板的边缘摆放，其实扫描平板的边缘并不是最佳的扫描区域，那么扫描平板上的什么位置是最佳扫描区域呢？这个最佳扫描摆放位置是经过多次测试和寻找得到的，其具体寻找方法为：首先将扫描仪的所有控制设成自动或默任状态，选中所有区域，接着再以低分辨率扫描一张空白，白色或不透明块的样稿；然后再用专业的图象处理软件Photoshop来打开该样稿，使用该软件中的均值化命令（Equalize菜单项）对样稿进行处理，处理后我们就可以看见在扫描仪上哪儿有裂纹，条纹，黑点。我们可以打印这个文件，剪出最好的区域（也就是最稳定的区域），以帮助

33、我们放置图象。收/发文管理收文管理发文管理1、 通过左侧导航栏内的箭头指示，进入收文管理和发文管理功能。2、 用户在该页面，可通过“文号”，“题名关键字”、“登记时间”进行收（发）文的检索。注：文号：所要检索的文件的文号中的某些字。如内政办发199815号，只需填写“内政办”或“1988”或“15”等即可检索。题名关键字：所要检索的文件的文件题名中的某些字。如关于加强档案工作的通知，只需填写“关于”或“档案工作”等即可检索。提示：文号和题目关键字越详细越好。3、 通过点击打印登记薄，用户可将检索到的收（发）问列表，打印成登记薄。检索和打印实例：检索：检索结果：打印登记薄：您可点击直接打开进行下

34、一步打印也可点击下载下载到自己电脑进行打印。File1.doc的内容：4、 用户可以对检索到的收（发）文文件进行编辑、下载附件等操作，点击文件列表后面的编辑按钮，即可进入编辑页面，编辑页面操作方式与“文件录入”相同。点击【修改】：做出对应的修改之后点击保存即可，若无需修改点击返回即可。点击【下载附件】：点击附件后面的下载即可下载相应的附件。点击【打印传阅单】：点击【删除】：如果确定要删除此文件，点击【确认】即可，若不想删除点击【取消】即可。文件归档1、 通过左侧导航栏内的箭头指示，进入文件归档功能。2、 可以通过“机构问题”、“保管期限”、“年度”、“题名关键字”来检索需要归档的文件。如未进行

35、检索，系统将列出所有未归档的文件。3、 点击文档列表后的归档按钮，即可弹出归档页面，在该页面中完善档案信息。并可对文件附件进行编辑和删除。操作方式与“文件录入”相同。点击【归档】：4、 选择文件状态后，单击页面下方的保存按钮即可完成操作。未归档：保存当前修改，但不对文件进行归档操作，文件依然保留在未归档列表中。已归档：保存当前修改，并对文件进行归档操作。不归档：保存当前修改，不对文件进行归档操作，并从未归档列表中删除，以后不再提示未归档。文书档案文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动，如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。文书档案通常是由办理完

36、毕的有保存价值的文书转化而成，文件是法定机关、团体、企业事业单位和个人在各种活动中，为互相联系和处理事务等实际需要，用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。文书档案归档整理操作方法档案分为文书档案、科技档案（基本建设、科学研究、设备仪器、产品）、会计档案、干部职工档案（人事档案）、诉讼档案、还有照片档案、音像档案、电子档案等等，不同种类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求。但整理原则是相同。即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。基本要求： 要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则（DA/T22

37、-2000）和海南省归档文件整理规则实施细则。基本概念： （一）归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。 （二）归档文件的整理，将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。归档的意义：归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。 （三）全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。一般来说，一个立档单位的全部档案就是一全宗。 （四）全宗号

38、：是档案馆给立档单位的代号。文件级录入1、 通过左侧导航栏内的箭头指示，进入文件级录入功能。2、 该操作是由档案员直接录入文件，并进行归档。是文件管理中【文件添加】与【文件归档】两项操作的结合，其操作方式与【文件添加】和【文件归档】相同。注：该操作提交之后，文件直接归档。（请谨慎操作）件号：案卷内文件的顺序号。顺序号指以卷内文件排列先后顺序填写的序号，亦即件号，或者说是一份文件在卷内排列的顺序号。顺序号决定一份文件在卷内排列的位置，每一卷都从0001开始，有多少份文件排多少号，即一卷一流水。第一份文件必须编0001，第二份为0002，而不能编为1或全角的，依此类推，每开始立新的一卷，重新从00

39、01开始编顺序号，否则将无法正确排列卷内文件。档号： 档案馆(室)在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。全宗号：档案馆(室)给定每个全宗的代码。目录号：全宗内案卷所属目录的代码。案卷号：案卷排列的顺序号。案卷号除有实际检索意义外，还在打印时，决定相同案卷号并同一保管期限的文件能被打印在同一卷内目录里。案卷号有3位，案卷号超3位的，即案卷号上千的，按国家标准档号编制规则的要求，必须另起一个目录号，重新从001号开始编起。案卷号不足3位的，要在案卷号前用之半角状态的数字“0”，如案卷号是十位的，如36号卷，应在案卷号一栏填036，案卷号是

40、个位的，如6号卷，应填006。立卷改革后，不存在案卷，完成立卷改革的单位可不填案卷号。注：这里使用的名词术语全部符合国家技术监督局发布的国家标准文书档案案卷格式和国家档案局年下发的机关档案工作业务建设规范、2000年下发的归档文件整理规则的要求，对不懂的名词，用户可查阅以上文件。机构问题：档案的发行机构。大机关在区分处室或问题立卷时选择此项，中小机关单位可忽略。插入：1、 档案编制原则： 11唯一性原则 档案馆(室)内档案档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。 12合理性原则 档号结构必须与馆藏的整理分类体系相适应。 13稳定性原则 档号一经确定，一般不应随意

41、改变。 14扩充性原则 档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。 15简单性原则 档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。2、 档号的结构： 21第一种结构为：全宗号案卷目录号案卷号件、页(张)号。 即： ×××× ××× ××× ××× 全宗号 案卷目录号 案卷号 件号 页(张)号 22第二种结构为：全宗号类别号案卷号件、页(张)号 即：×××× ×××

42、n ××× ××× 全宗号 类别号 案卷号 件号、页(张)号 23第三种结构为：类别号项目号案卷号件、页(张号) 即： ×××× n ××× n ××× ××× 类别号 项目号 案卷号 件号、页(张)号 24档号中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上、下代码之间用“”(短 横) 相隔。 25件号、页(张)号可根据档案保管和使用的需要，选择一项编号。3、 全宗号的结构： 31全宗号的编制方法 全宗号用四位

43、代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一组类全宗的顺序号。 全宗号的格式是： × ××× 全宗属类代码 全宗顺序号 311全宗属类代码的编制方法 3111在一个档案馆内，全宗属类代码不应重复。 3112全宗属性单一的档案馆可以“0”作属类代码。 例一：某省档案馆藏新民主主义革命历史档案第13号全宗，标识为：“X013”。 例二：某市档案馆藏旧政权档案第4号全宗，标识为：“J004”。 例三：某县档案馆藏建国后档案第127号全宗，标识为“0127”。 例四：河北省档案馆藏原热河省第123号全宗，可识标为“R123”。 例五

44、：四川省档案馆藏已撤销的川东行署003号全宗，可标识为“D003”。 例六：中国第一历史档案馆藏明清档案第74号全宗，标识为“0074” 312全宗顺序号的编制方法 3121全宗属类的各个全宗按排列次序流水编号。 3122在一个属类内不应有重复的全宗顺序号。 32案卷目录号的编制方法 案卷目录号以三位阿伯数字标识。 321案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置，可按不同时间，不同组织机构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。 322每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜。即，案卷目录内案卷数量不足100时，一般不另立案卷目录，亦不另编案卷目录号；案卷数量超过1000时，一般应

45、另立案卷目录，并另编案卷目录号。 323在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。 33类别号的编制方法 331类别号由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。 332不同级位的类别之间可用间隔符“?”分开。不产生误解时，可省略间隔符。类别号一般不应超过三级。 333在一个档案馆(室)内或一个全宗内，不应有重复的类别号。 34项目号的编制方法项目号引用有关管理部门编制的项目代号。 35案卷号的编制方法 351案卷号用三位阿拉伯数字标识。 352目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号。 353每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。如一个目录出现两个以上(含两个)案卷流水顺序号时应重新

46、编案卷号或分设案卷目录；如一个案卷流水顺序号分登两个以上(含两个)案卷目录时应合并为一个目录号或目录分编相应数目的案卷流水号。 36件号的编制方法 361不装订的案卷，卷内文件必须单件装订编号。 362件号用阿拉伯数字标识。 363卷内文件按排列次序流水编号，不应有空号。 364件号前必须同时列写案卷号及其以前各号。 37页(张)号的编制方法。 371页(张)号用阿拉伯数字标识。 372卷内文件各(页)张按排列次序流水编号。不应有空号。文件级管理1、 通过左侧导航栏内的箭头指示，进入文件级管理功能。2、 该功能下的相关操作： a、件号修改： 选中修改项：即将所要修改项前面的单选框选中。注意 点

47、击向上：注意此处变化点击向下：注：修改件号时，应注意相同年份，且保管期限一致时件号不可以相同。插入：如果您是第一次操作，可能需要安装控件，安装方式如下， （1）当您点击打印设计或打印维护时，会弹出如下页面，点击执行安装 （2）点击下载，系统会自动下载：（3）下载完成后，关闭下载器。 （4）关闭浏览器，重新打开或是刷新一下即可。 b、打印预览： c、直接打印：点击保存将文件保存下来，需要时打印即可。 d、打印设计： 在此处元泰试用了最新推出的lodop打印控件。元泰打印的优势：1、 使用简单、易上手，在js中通过函数的调用就可以实现一项复杂打印任务的开发，极大地减少了打印功能开发量。2、 网页中

48、的任何内容都是打印输出时的裁减素材，使用js语句将当前网页中某区域超文本现实在既定打印布局中输出，其在打印布局中的位置即可程序控制，也可由使用者在操作时调整。3、 各类调整和打印设置等控制内容全部本地自动保存，彻底解决了一个大型软件工程项目中打印机类型繁杂时的精确套打问题。4、 使用插件技术来实现web打印，插件安装方式不仅简单，而且成功率高。功能：1、 修改文本框内容，字体颜色，大小，粗细，倾斜，对齐方式等：将鼠标点击到可编辑出修改字体颜色：选择颜色，点击确定即可。修改字体，和大小也是同样的方法：修改位置：可编辑处选中要修改位置的部分（即修改处呈现八点围绕状）点击移动箭头即可移动，或直接进行

49、鼠标拖拽。2、 添加文本框：在此处可以插入文本：插入矩形线：插入实心矩形：插入椭圆线：插入实心椭圆：插入斜上直线：插入斜下直线：插入图表：点击您想要的即可：例如3、 设置打印属性：4、 背景图设置：选择想要添加的背景图点击打开。可能出现的问题：点击调整背景图选择纸张大小，然后确定。5、 恢复：点击即可恢复。6、 预览，打印。7、 综合运用： A、插入单位logo： 转载背景图时选择公司logo： 移动文本使其呈现自己想要的样式： 注：想要预览的时候也还有背景图，需进行如下操作： 点击预览含背景图： 以上为预览图： B、插入档号： 插入条码：单击右键 修改条码属性：这里可以固定条码的位置：将此处

50、的数字改为文档的档案号点击确定：预览如下： f、打印维护：此功能下只可对文本抗的位置控件的大小进行编辑：例如：文件级查询1、 通过左侧导航栏内的箭头指示，进入文件级查阅功能。2、 该页面功能与【文件级管理】基本相同，去除了编辑、删除和打印目录功能。此页面可为匿名用户提供服务。3、 在此页面功能下，可对档案进行详细查询和模糊查询。 a、详细查询：默认情况下为详细查询选择机构，保管期限，年度，责任者等点击搜索/刷新即可进行详细查询。 b、模糊查询：点击模糊查询即可进入模糊查询：开始时间：你想要查询档案的签发时间中的最早时间。结束时间：你想要查询档案的签发时间中的最晚时间。例如：想要查询2011年1

51、月13日到2012年10月20日内的档案。这时开始时间选择：2011-1-13，结束时间选择：2012-10-20.选择开始时间，结束时间，年度，关键字等点击搜索/刷新即可。案卷录入1、 通过左侧导航栏内的箭头指示，进入案卷录入功能。2、 该页面提供档案录入功能，按提示录入相关信息后，单击提交按钮即可。（红色星号部分为必填内容）3、 相关输入项介绍：案卷题名：即案卷标题，用以概括揭示卷内公文的主要内容与成分的词组。其作用是：有助于文书部门快捷的处理公文；作为公文检索的重要标识；也是案卷编目和编制各种检索工具的主要依据。解密划控：对文件的密级和开放范围进行重新划定的工作。案卷号：目录内案卷的顺序

52、编号，在同一案卷内不允许出现重复的案卷号。档号：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。档号通常包括全宗号、案卷目录号、案卷号、件号、页号。年度：该案卷所属年限。录入者：录入该案卷的档案管理者或档案管理部门。（该功能下录入者为软件登录者且录入者为不可修改项）页数：该案卷有多少页。件数：该案卷包括多少文件。档案门类：她是档案的一种分类方式，通常包括文书档案，会计档案，科技档案，照片档案等。立档单位：它是与全宗号相对而言的，是指档案能够构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。起始日期：该案卷中文件的日期中最早的日期。截止日期：该案卷中文件的日期中最晚的日期。案卷目录号：全宗内

53、案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号。备注：包括对案卷内部文件的详细介绍，案卷的特点介绍，案卷成分介绍，录入者介绍，解密划控介绍等。4、 重置按钮效果：做入下添加： 点击重置：案卷管理1、通过左侧导航栏内的箭头指示，进入案卷管理功能。2、该页面可对已经录入的案卷信息进行检索、编辑、删除操作。文件级回收站1、 通过左侧导航栏内的箭头指示，进入文件回收站功能。2、 该页面中可对已删除的档案进行恢复，相当于电脑中的回收站功能。选中想要恢复的文档，点击恢复。未点击回复前：（文件级管理功能）点击后：（文件级管理功能）注意此项变化3、 进入页面后，可通过“机构问题”，“保管期限”，“年度”，“责任者”对已删除的档案进行检索，否则将会显示所有已删除的档案。4、 选中需要恢复的档案