财务共享服务中心总体解决方案

1、*保险公司财务共享服务中心总体解决方案XX（XX）管理咨询公司二零零六年三月目录1共享服务中心的定义共享模式与传统模式的区别规规模模与与效效率率服务与责任服务与责任集中模式集中模式分散模式分散模式共享服务共享服务模式模式 同时强调效率的升高与服务质量水同时强调效率的升高与服务质量水平的提升平的提升 共享服务模式的运行有赖于共享服务模式的运行有赖于ERP、工作流、影像技术的发展工作流、影像技术的发展 对流程进行再造：对流程进行再造：- 扩大共享的范围以获取规模效应- 最佳实践与标准化相结合- 提供端到端服务 其他企业的先期实践证明共享服务其他企业的先期实践证明共享服务能够最终提升服务的效率。能够

2、最终提升服务的效率。XX的项目方法本阶段的主要工作任务SSC的组织责任?-服务提供者？-战略建议者？现状分析现状分析3财务管控加强财务管控加强财务服务财务服务质量提升质量提升支持业务支持业务快速发展快速发展财务运行财务运行成本降低成本降低中英推行财务共享服务的目标财务共享中心的总体职能定位本项目旨在使财务共享的主体成型财务共享中心规划的总体原则公司应首先落实那些有望显著提高财务流程效率、提高资产及资金安全性的转变措施 1234通过共享项目的推行，自然地带动公司内所有数据集中共享、以及公司所有标准集中管理 公司有必要区分财务管理框架转变的外延调整和内涵调整两类模式，对职能及组织的外延先行固化并尽

3、量一次到位、对其内涵则可以循序渐进的实施 按照循序渐进的原则分阶段推进整体项目的实施。 3财务共享中心组织设计原则 共享服务中心通常设立为独立的执行单位共享服务中心通常设立为独立的执行单位 其服务的对象是公司内的全体机构其服务的对象是公司内的全体机构 比起传统组织，共享财务中心更强调专业化技能与服务的提供，在比起传统组织，共享财务中心更强调专业化技能与服务的提供，在岗位设置上通常按照职能进行专业分工，以增强各岗位的专业性与岗位设置上通常按照职能进行专业分工，以增强各岗位的专业性与有效性有效性 通常采用扁平化的管理方式，降低管理成本，同时提高面对客户服通常采用扁平化的管理方式，降低管理成本，同时

4、提高面对客户服务的效率务的效率财务共享中心财务共享中心四川分公司四川分公司中英人寿总中英人寿总部部北京分公司北京分公司广东分公司广东分公司福建分公司福建分公司财务共享服务中心在整体组织架构中的位置财务共享服务中心在整体组织架构中的位置 共享服务中心建立后，中英人寿的财务组织架构仍可保持目前现状不变共享服务中心作为中英人寿总公司财务部下属的独立运作业务单元共享服务中心作为服务提供单元，面向中英人寿的所有机构提供服务。 中支公司支公司中支公司支公司中支公司支公司中支公司支公司行政管理线行政管理线服务提供线服务提供线总部财务部门的组织架构总部财务部门的组织架构制度管理制度管理报表管理报表管理运营管理

5、运营管理税务管理税务管理会计税务部会计税务部(1)财务管理财务管理财务分析财务分析成本管理成本管理分公司管理分公司管理预算及财务管理部预算及财务管理部(1)预算管理预算管理预算预算计划计划资产管理资产管理财务共享中心财务共享中心(1)资金管理资金管理单证管理单证管理收付核算组收付核算组总帐核算组总帐核算组结算组结算组支持维护支持维护分公司筹分公司筹备支持备支持内部控制内部控制会计规则与核算要求会计规则与核算要求会计基础数据会计基础数据8534_= =财务共享中心所财务共享中心所需人力需人力现有人力现有人力人力缺口人力缺口21129人力人力测算测算1120.50.50.50.5121财务共享服务

6、中心内部组织结构：模式一业务小组按专业分工，根据各自业务业务小组按专业分工，根据各自业务流程提供专业服务：流程提供专业服务：各小组的人员直接面向其客户，即本小组对应的业务单位的员工各业务小组设有1个负责人，对所处理业务负责另有另有1个小组支持业务小组的运行个小组支持业务小组的运行共享服务中心经理的工作直接面向中共享服务中心经理的工作直接面向中心内部各小组。心内部各小组。行政支持行政支持资金调拨资金调拨付款管理付款管理银行账户管理银行账户管理费用报销费用报销固定资产固定资产投资核算投资核算业务凭证业务凭证总帐总帐/ /税务税务/ /报表报表系统支持维护系统支持维护共享服务中心内部组织结构：模式二

7、共享服务中心内部组织结构：模式二结算组结算组收付核算收付核算资金资金出纳出纳费用会计费用会计总帐核算总帐核算应付会计应付会计投资会计投资会计税金会计税金会计行政支持行政支持根据业务流程性质划分四个业务团队：根据业务流程性质划分四个业务团队： 结算组负责资金调拨、付款及银行对帐等资金操作活动 核算一组提供费用报销与应付核算方面的会计核算服务 核算二组提供投资核算、固定资产、税金和报表等方面的服务 支持维护组提供财务系统机构、部门、人员等财务系统维护，同时进行知识管理和Call-center的基本运营。另有一个行政小组支持业务单元的运行另有一个行政小组支持业务单元的运行共享服务中心经理的工作面向中

8、心内部共享服务中心经理的工作面向中心内部各业务团队负责人。各业务团队负责人。支持维护组支持维护组知识管理知识管理系统维护系统维护Call-center档案管理档案管理总帐会计总帐会计资产会计资产会计付款会计付款会计内部稽核内部稽核共享服务团队中：共享服务团队中： 财务共享服务团队为业务单位提供结算、核算和报表服务，其组织结构同模式二 信息技术共享服务团队则为整个公司提供IT服务一个支持小组中：一个支持小组中： 业务支持组负责整个共享服务中心的行政工作共享服务中心经理的工作直接面向中心内部各团队和小组。共享服务中心经理的工作直接面向中心内部各团队和小组。共享服务中心内部组织结构：模式三共享服务中

9、心内部组织结构：模式三结算组结算组资金调拨资金调拨应付帐款应付帐款银行帐户银行帐户核算组核算组费用报销费用报销固定资产固定资产投资核算投资核算报表组报表组总帐总帐/ /报表报表税务税务行政支持行政支持财务共享服务经理财务共享服务经理系统开发系统开发应用系统应用系统开发与实开发与实施施基础架构设基础架构设计与开发计与开发网络设计与网络设计与开发开发网络维护网络维护热线支持热线支持热线热线支持支持IT共享共享服务经理服务经理系统维护系统维护基础架构基础架构维护维护应用系统应用系统维护维护系统管理员系统管理员支持维护组支持维护组系统维护系统维护知识管理知识管理Call-center共享服务中心内部组

10、织结构：模式四共享服务中心内部组织结构：模式四业务支持组业务支持组财务共享服务财务共享服务其他共享服务其他共享服务信息技术共享服务信息技术共享服务采购共享服务采购共享服务 根据提供服务性质的不同，在共享服务中心内部成立多个共享服务团队 业务支持组作为独立的支持小组，承担共享服务中心的一些行政职能 共享服务中心经理的工作直接面对中心内部各共享服务团队的负责人因素因素模式模式评价评价一一二二三三四四可控性可控性1455向共享服务中心主管进行汇报的单元的数量决定了可控性： 模式一中直接主管多个业务单元削弱了整个结构管理质量 模式二较优，主管负责监管四个主要团队扩充共享扩充共享服务中心服务中心功能的可

11、功能的可能性能性1345共享服务中心功能可能从建立财务共享服务中心扩充到提供全方位共享服务中心，包括人力资源管理、信息技术等： 模式一主要功能是提供会计类服务，最不适宜功能扩充 模式三已包括财务共享服务和信息技术共享服务，可进一步考虑建成多方位服务实体人力成本人力成本5333薪酬费用包括了员工薪资、福利、培训等费用： 模式一成本最低，因为其层次简单，功能单一，人数最少 模式二和模式三的薪酬费用可被视为一项战略投资，未来能从共享服务中心的收益中获得补偿执行难易执行难易程度程度5521 建立全方位多功能的共享服务中心任重道远，耗时数年 目前实施专业提供会计核算服务的共享中心更为可行11151414

12、综合以上的评估结果，目前在中英人寿我们建议采用第二种组织结构模式模式评分范围：；代表最佳水平 共享服务中心四种组织结构模式的对比共享服务中心四种组织结构模式的对比共享服务中心经理共享服务中心经理筹划指导委员会筹划指导委员会首席执行官首席执行官优点优点缺点缺点 共享服务中心直接向本功能领域的专家汇报 易于执行 如果共享服务中心集中了数项功能，则该中心需要同时向数位高层汇报 共享服务中心经理共享服务中心经理财务经理财务经理优点优点缺点缺点 如果共享服务中心集中了数项功能，委员会则代表了 所 有 的 利 益 相 关 者 。它们之间的汇报关系避免共享服务中心被认为只代表某一利益相关群体 设计和实施耗时

13、长 共享服务中心汇报流设计方案共享服务中心汇报流设计方案共享服务中心关键绩效考评指标共享服务中心关键绩效考评指标 处理差错率 财务系统操作熟练度 执行能力 沟通能力 系统操作能力 团队合作精神 财务基础知识 学习能力 处理速度 响应速度 反馈速度 上班考勤 电话接通率 对客户反馈时间 对客户服务态度整体财务的组织管理模式整体财务的组织管理模式总公司总公司分公司分公司支公司支公司总公司财务部总公司财务部分公司财务部分公司财务部支公司财务部支公司财务部行政管理线行政管理线业务指导线业务指导线业务支持业务支持3财务共享的总体运行模式公司报帐点报帐点报帐中心报帐中心核算中心核算中心结算中心结算中心系统

14、维护中心系统维护中心总总分分中中支支/ /支支报帐报帐报帐报帐报帐审核报帐审核系统性审核系统性审核凭证生成与过账凭证生成与过账凭证归档凭证归档会计档案保管会计档案保管集中收付集中收付总部报账总部报账资金调拨资金调拨出纳出纳银行银行对帐对帐系统维护操作系统维护操作系统系统变更变更申请申请分级分级审核审核账户管理账户管理信息录入信息录入资金资金上划上划资金资金申请申请外部报帐关系分析报帐中心报帐中心报帐点报帐点总公司总公司分公司分公司支公司支公司报帐信息报帐信息客户客户银行银行营销员营销员员工员工供应商供应商税务局税务局Life-AsiaHR系统系统业务业务收付收付佣金佣金手续费手续费小手续费小手

15、续费发票发票/申请单申请单发票发票/验收单验收单完税完税凭证凭证团险系统团险系统财务共享内部运行模式分析报帐中心报帐中心核算中心核算中心报帐审核报帐审核信息录入信息录入系统审核系统审核凭证生成凭证生成凭证归档凭证归档会计档会计档案保管案保管2报账审核要求报账审核要求完善的全面预算管理完善的全面预算管理3会计档案保管在总公司会计档案保管在总公司良好的税务关系良好的税务关系严格的内审制度严格的内审制度4报帐中心与核算中心的关系报帐中心与核算中心的关系单据单据传递传递1单据传递方式单据传递方式快递公司的质量快递公司的质量对外结算关系分析核算中心核算中心共享服务的网银平台共享服务的网银平台分公司分公司

16、支公司支公司银行银行1支票支票/现金现金客户客户银行银行1营销员营销员员工员工供应商供应商税务局税务局银行银行2银行银行3银行银行2手续费手续费工资报销工资报销佣金佣金业务收付业务收付采购采购税金税金1银行账户管理银行账户管理2员工及营销员员工及营销员帐户管理帐户管理3支票管理支票管理财务共享中心涉及流程的原则基于控制要求，基于控制要求，执行业务管理职能执行业务管理职能?决策支持或决策支持或业务竞争相业务竞争相关？关？第三方能提第三方能提供更便宜或供更便宜或更好的服务更好的服务？多个分支机多个分支机构需要该项构需要该项服务服务集团总部财务部集团总部财务部分支机构分支机构外包外包共享服务共享服务

17、分支机构分支机构是是否否是是否否否否否否是是是是财务共享的职能范围n业务凭证生成业务凭证生成n费用报销费用报销n固定资产固定资产n税金税金n准备金与再保准备金与再保n工资及福利费工资及福利费n费用预提费用预提n费用摊销费用摊销n库存管理库存管理n投资投资n资金调拨资金调拨n行政付款行政付款n银行对帐银行对帐n业务收付（第业务收付（第四阶段）四阶段）n凭证归档凭证归档n报表报表n月结月结/ /年结年结nOracleOracle财务系统财务系统维护维护各项职能在共享中心与下属公司的分配摊销计算、财务入账信息提供预提计算、财务入账信息提供财务入账财务入账税务信息维护、计算税务信息收集、申报、缴纳新增

18、、调拨、折旧、清理、盘点盘点、财务帐与实物帐核对单据复核、费用入账单据初核、付款控制业务系统调帐、业务日结核对、业务凭证生成各项职能在共享中心与下属公司的分配（续）信息收集与反馈系统月结、年结月结/年结支持（如：业务收付方面）标准报表的制作非标准报表的制作凭证打印、清分、保管原始单据传送总公司开设银行的对帐各公司开设银行的对帐业务收付款项支付票据初核业务系统调帐、业务日结核对、业务凭证生成资金归集、资金余额周报报送、资金需求资资金金结结算算帐帐簿簿管管理理系系统统维维护护下属公司财务部门的职能定位现状现状财务共享实施初期财务共享实施初期财务共享实施全面推广财务共享实施全面推广交交易易处处理理报

19、报表表与与控控制制决决策策支支持持n业绩评价n单据审核n审批流程复核n税务申报n财务核算n会计凭证制作n行政收付n业务收付n银行对帐n资金调拨n会计报表n付款控制n预算编制n业绩评价n绩效考核n财务计划n现金流预测n单据审核与传递n税务申报n行政收付n业务收付n银行对帐n资金调拨n付款控制n非标准报表n预算编制n预算控制n预算分析n单据审核与传递n税务申报n付款控制n非标准报表n预算编制n预算控制n预算分析n业绩评价n盈利分析n成本分析n绩效考核n差异分析n财务计划n现金流预测n项目价值分析4财务共享中心的分步实施规划-外延固化SSC外延调整路线图外延调整路线图财务共享中心的分布实施规划-内涵

20、灵活共享组共享组织建立织建立人员接人员接受程度受程度与与Oracle配合配合辅助技辅助技术的成术的成熟度熟度对业务对业务的影响的影响度度共享职共享职能实现能实现循序渐进原则循序渐进原则变革管理变革管理财务共享中心的分步实施规划总体规划第二阶段第二阶段第一阶段第一阶段第三阶段第三阶段核算核算共享核算职能共享核算职能共享核算职能结算结算部分行政收付（支票支付仍由当地完成）行政收付业务收付行政收付业务收付单据单据传递至总公司传递至总公司传递至总公司支付方式支付方式DD/DC网上银行支票DD/DC网上银行银企互连银行接口（1-2年）年）（1-2年）年）（3-4年后）年后）财务共享中心的分布实施规划各阶

21、段实施条件财财务务基基础础工工作作n财务内部管理机制完善n共享中心前期运行平稳n强化资金管理，特别是对“支票”管理n业务系统与财务系统之间的互动运行机制完善n下属公司银行帐户清理n财务流程改造完成n共享机制下，财务整体运行机制建立n共享中心与下属财务机构的分工明确组组织织人人员员nSSC熟悉银行接口的操作n结算中心岗位扩充，人员到位nSSC熟悉业务收付操作n建立公司财务共享中心，财务组织调整到位，人员到位n共享模式宣导完毕n财务人员熟练操作财务系统n熟悉共享模式下财务流程第一阶段第一阶段技技术术条条件件n与主要银行建立银行接口n财务系统端的集中收付平台建立n银行接口相关的硬件到位n与主要银行的

22、网上银行业务开通n网银系统支持集中扣收与扣付业务n业务财务系统接口建立n财务Oracle系统上线n财务系统硬件到位n快递服务供应商协调完毕n共享中心配套设施准备完成第二阶段第二阶段第三阶段第三阶段财务共享中心上线策略选择一：共享中心与Oracle相同地点试点06.706.906.8项目整体推广成本和培训成本较低风险高，特别是上线初期Oracle系统本身可能的不稳定，将对共享服务中心本身的运作带来较大的压力。n共享服务中心人员（约20名）到位；n共享服务中心办公场地与办公设备解决。财务共享中心上线策略选择二：共享中心与Oracle不同地点试点06.706.907.3n实施策略较为稳健；n共享服务

23、在Oracle系统运转稳定后试点上线，其运作效率受Oracle系统的影响较小；n在业务规模相对较小的区域试点，对财务共享中心压力较小，且整体实施风险较小；n财务共享服务全国实施的进度相对较慢；n四川和广东分公司Oracle系统上线需进行较多培训和支持；n四川和广东分公司正式实施共享之前，可能出现财务关键人物的流失。财务共享中心上线策略根据2006年4月8日，中英人寿高管委员会讨论决定：建立财务共享服务中心的主要障碍及应对措施实施财务共享服务中心时可能遇到的困难和阻力被低估建立包括公司高管的项目管理委员，及时汇报项目的进展和主要内容，在项目实施过程中获得高层的支持；全国推广前，选择单位进行方案试

24、点；选择业务经验丰富员工作为项目小组成员；要求共享服务中心员工具备服务精神，在运行初期，需要延长工作时间，以保证整个服务质量；在共享服务实施之前，在下属公司提前推广部分新的管理制度与规定。财务共享服务中有关法律和税务的问题共享实施之前，与业务所在地税务机关进行及时的沟通，就凭证保留在总部的情况取得其认可；在税务机关就有关税务涉及问题进行备案现有关键员工离职，造成服务水准降低及时与关键员工进行沟通，讨论其未来的职业发展道路财务共享服务中心建立初期，人员操作与技能未能达到要求与公司人力资源部协调，确保能够及时招聘到符合要求的员工 安排充分的员工系统操作与流程培训 共享成立初期，安排有经验人员进行辅

25、导和监督，并对单据进行大规模的复核，减少错误的发生附录一财务现状分析框架评价财务共享实施基础评价财务共享实施基础分析财务运行效率与未分析财务运行效率与未来改进重点来改进重点确定方案设计考虑风险确定方案设计考虑风险123组织分析部门架构与报告线n总公司财务单元基本按照两级管理，部门下属员工直属汇报给部门主管，并在业务上接受部门主管的领导。整体的管理报告线比较明确n而分公司在财务组织和岗位的分配上差异很大不同的财务岗位设置因工作负荷不均匀，只能因人配岗业务管理线和人事汇报线基本不设置财务管理部付付款款管管理理固固定定资资产产管管理理税税务务管管理理帐帐务务管管理理保保单单相相关关收收款款公公共共关

26、关系系管管理理资资金金管管理理编编制制财财务务报报告告预预算算编编制制与与管管控控财财务务状状况况分分析析制制度度建建设设风风险险管管理理会计税务部会计税务部财务管理部财务管理部分公司财务部分公司财务部保费出纳专员保费出纳专员出纳出纳会计会计总帐会计总帐会计税务会计税务会计管理会计管理会计财务分析员财务分析员保费出纳助理会计税务部会计税务部财务管理部财务管理部总公司财务部总公司财务部组织分析财务运行成本76.0%80.6%84.6%80.4%75.5%总公司总公司广东广东北京北京四川四川福建福建人力费用办公费用租金及装修摊销电脑折旧技术咨询费218,54996,929117,59797,874

27、91,876总公司总公司广东广东北京北京四川四川福建福建- - 各分公司各分公司财务运行成本类型分析财务运行成本类型分析 - - - - 人均财务运行成本分析人均财务运行成本分析 - -n从财务部运行成本来看，人力费用平均占总费用的80%，是费用最主要部分；n分公司人均财务运行成本约为10万/人/年，但总部由于人员素质较高，成本也高。主要发现主要发现单位：元单位：元流程分析职能分配（集团层面）n总分公司各自具备完整的会计和资金收付职能，支公司的会计职能已经集中在分公司核算；n总公司、分公司、支公司拥有独立的帐簿，完成辖内会计业务的小循环；n各级公司间的信息传递主要通过报表报送的方式进行；n目前

28、已实现的“收支两条线”的资金管理方式是总公司财务管理职能的重要方式。总公司总公司出纳会计其他会计人员分公司分公司出纳会计其他会计人员支公司支公司出纳其他会计人员会计核算会计核算费用报销会计凭证编制总帐报表固定资产管理会计科目、帐户管理资金管理资金管理付款资金调拨银行帐户管理采购会计核算会计核算费用报销会计凭证编制总帐报表固定资产管理会计科目、帐户管理资金管理资金管理收付款资金调拨银行帐户管理采购资金管理资金管理收付款资金调拨银行帐户管理会计报账会计报账业务系统业务系统流程分析职能分配（机构层面）4.01250.9251.2510.68750.50.250.1250.1250.1253.552.

29、4502468帐务管理资金管理制度建设编制财务报告保单相关收款付款管理财务状况分析税务管理公共关系管理风险管理分公司支公司分公司（包括所辖支公司）分公司（包括所辖支公司） 主要财务职能主要财务职能岗位时间分布统计岗位时间分布统计数据来源：中英人寿Oracle财务系统和共享服务实施调研问卷中财务人员对自己的岗位职责描述和相应工作时间估计 总共：总共：15FTE（单位：FTE）对照中英人寿目前的“分公司财务职能单元组织架构图”，我们发现：n部分预定财务职能缺位部分预定财务职能缺位如会计税务部的固定资产管理、财务管理部的预算编制与管控，工作量并不饱合n岗位职能分布失衡岗位职能分布失衡财务管理相关职能

30、投入的人工时间过少，在15FTE中仅占2.625FTE，即17.5%；而会计帐务相关职能占用了大量人工时间，如帐务和资金收付方面的工作，分别占比50.4%和30.3%n单人跨多职能现象普遍单人跨多职能现象普遍财务部人员所实际负责的职能均比较综合，所以实际工作中基本无法按照组织结构图中规定的专业职能设置岗位流程分析职能分配（机构间对比）各分公司各分公司主要财务主要财务岗位岗位工作量分布统计工作量分布统计 数据来源：中英人寿Oracle财务系统和共享服务实施调研问卷中财务人员对自己的岗位职责描述和相应工作时间估计 总共：总共：55FTE（单位：FTE）n部分分公司财务岗位缺失部分分公司财务岗位缺失

31、 如有的分公司没有设合规遵循岗、税务岗，而有的分公司没有设预算岗，可能和该分公司成立时间、规模和人员数量有关 n会计出纳岗位占据大量人工时间会计出纳岗位占据大量人工时间 由于各分公司规模和业务特点不同，所以在会计核算和资金收付方面的人员比例从50%到75%不等，但这两部分职能仍然是分公司财务部门的主要职能 n部分岗位在各分公司间分布差异大部分岗位在各分公司间分布差异大 如预算岗，在有的分公司占用人员比例大于20，而在有的分公司该岗位缺失 主要发现主要发现0%20%40%60%80%100%总部福建北京广东四川会计出纳总帐会计统计信息税务合规遵循财务系统预算其他流程分析年度处理量分析050010

32、001500200025003000350040001月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月A业务类核算B费用报销C资金往来D一般会计业务 业务凭证随着业务类型增多，呈稳步上升的态势。如未来改成“日清月结”的模式，该类凭证数量将形态将完全不同； 费用报销凭证在12月会有60%增长； 公司内部代收代支业务呈上升趋势，内部往来的核对随着公司业务的发展发展； 一般会计凭证在年末决算时数量增长较快。数据来源2005年1月至2005年12月广州分公司财务会计帐簿记录。按照分录数而不是凭证数量进行统计。流程分析月度处理量分析（以费用报销为例）各分公司处理费用报销方式存在一定的差异：各分公司处

33、理费用报销方式存在一定的差异： 报销处理频率报销处理频率部分公司采用集中处理的方式，尤其是在月末反映明显。而部分公司处理均衡。未来在共享模式下，将有效调节处理的不均衡，同时也利用平衡系统的运行压力。 报销处理的单据起始期间报销处理的单据起始期间单据处理起始期间存在差异，而本质在于各地关帐时间不统一，这也是未来共享实施时，需要在流程和操作上需要统一的重要一环。高峰期高峰期-50050100150200250123456789101112131415161718192021222324252627282930北京四川广东总部数据来源： 2005年11月各分公司财务会计帐簿记录。分公司的数据为合并了

34、支公司数据的结果报销与付款流程分析报销类型分析员工费用金额所占比例较小，仅为8，但其报销频次占49部门费用金额所占比例较大，达到82借支申请金额所占比例较小，仅为10预支款项报销/还款的周期：30天内：46%60天内：73%90天以上：14%注：此处分析将借支单独列出，后面分析将不对借支与报销进行单独区分以下对费用借支/报销的分析数据来自总公司、广州分公司和中山支公司2005年11月份的所有费用报销凭证，共965张，其中借支分析应用的样本为这三家公司2005年7月至12月的所有借支交易报销与付款流程分析周期分析审批周期：支公司最长，为10天，分公司与总公司相近付款周期：支公司付款最快，仅为3.

35、3天，分公司与总公司相近整体周期：总、分、支公司的整体报销审批与付款周期相近，在1112天之间注：由于实际样本限制，上述付款周期样本库少于审批周期样本库分公司费用主要由本级审批，占总笔数的85%以上，而支公司费用主要由上级（分公司）审批，占总笔数75%以上总分支公司的费用审批模式决定了支公司的审批流程较长( (频次频次) )支公司审批支公司审批分公司审批分公司审批总公司审批总公司审批分公司分公司费用费用85.09%14.91%支公司支公司费用费用20.29%75.36%4.35%报销与付款流程分析金额区间分析大额费用报销（大于10,000元）在金额上占总费用的90以上，但是其交易笔数只占总数的

36、13%左右，该类费用的审批天数较长，平均需要8天以上，最多达到58天。总分公司在不同金额权限类报销频次上的呈比较正常的分布，中间管理层的审批任务量相对较大人员分析数据来源：中英人寿Oracle财务系统和共享服务实施调研问卷中财务人员基本情况描述和工作性质描述 n 公司整体财务人员的构成比较多元化，平均具有会计专业资格人员比例约42%，这和一般公司财务人员50-60%的会计职称比例不尽相同 n 总公司具有会计专业资格人员比例为47%，财务人员的学历和专业能力水平是全公司最高的，但是当前其执行的职能仍主要集中在会计核算方面，所以如何更好的利用好这些高素质的员工，是总公司财务职能转变的一个关键目标

37、n 分公司财务人员的会计专业特点最不明显，具有会计专业资格人员比例只有37%，平均财务服务年限比例也最低，这和其年轻化的年龄结构有一定关系，但会影响未来分公司作为重要的会计管理中心的职能的执行 主要发现主要发现总、分、支公司财务人员素质指标总、分、支公司财务人员素质指标统计统计 （程序化）（本科及以上）（3年以上）（2年以上）（各级会计师资格和注会资格）附录二共享模式下财务流程业务凭证核算流程总体原则与假设业务凭证核算流程业务凭证基础信息维护关键业务关键业务流程步骤流程步骤职能分配职能分配说明说明支支/ /中支中支分分总总SSCSSC业务凭证基础信息维护业务凭证基础信息维护基础信息更新申请 由

38、总公司会计税务部提出基础信息更新的申请，并获取相应的审批财务系统信息维护 由财务共享服务中心负责业务凭证基础信息在财务系统端的维护 业务系统信息维护 由总公司会计税务部负责业务凭证基础信息在业务系统端的维护 业务财务映射关系维护 由总公司会计税务部负责业务财务映射关系的维护业务凭证核算流程业务凭证核算关键业务关键业务流程步骤流程步骤职能分配职能分配说明说明支支/ /中支中支分分总总SSCSSC日结准备错误预查 总公司会计税务部/运营管理岗在业务系统中对TB的数据进行检查产生日结清单 总公司会计税务部/运营管理岗在业务系统中生成日结清单，并对数据进行检查产生日结数据文件 总公司会计税务部/运营管

39、理岗在业务系统中运行请求向财务系统报送数据文件接收数据 总公司会计税务部/运营管理岗在财务系统中运行请求接收数据数据核对 总公司会计税务部/运营管理岗对财务系统中的数据进行核对会计凭证生成 数据核对无误后，生成会计凭证固定资产管理流程总体原则与假设关键业务关键业务流程步骤流程步骤职能分配职能分配说明说明支支/ /中支中支分分总总SSCSSC新增新增接收、验收资产 当地实物资产管理部门负责资产接收、验收系统中确认接收 分公司实物资产管理部门在PO模块确认资产接收固定资产登记 实物资产管理部门登记填写固定资产登记表领用资产 实物资产使用部门领用固定资产将资料交给SSC 固定资产登记表传递至SSC固

40、定资产增加 共享中心根据固定资产登记表在Oracle模块中对应各个分支机构下增加固定资产明细。固定资产标签 月末关帐前，各地财务部门将本月财务系统中新增固定资产的编号，告知实物管理部门，更新固定资产登记表，在固定资产上粘贴标签月末核对 月末各地财务部门与实物资产管理部门核对固定资产的信息一致。固定资产管理流程新增关键业务关键业务流程步骤流程步骤职能分配职能分配说明说明支支/ /中支中支分分总总SSCSSC调拨（包括：部门内、部门间和机构间调拨）调拨（包括：部门内、部门间和机构间调拨）申请调拨 调出资产使用部门填写固定资产调拨申请单审批调拨申请 完成所有的审批操作进行调拨操作 由实物资产管理部门

41、进行调拨操作资料传递至SSC 审批完成的调拨申请单，传递至SSC，并抄送当地的财务部门调拨帐务处理 SSC对资产进行调入调出帐务处理月末核对 月末各地财务部门核对系统中的资产调拨是否已经完成固定资产管理流程资产调拨固定资产管理流程清理与折旧关键业务关键业务流程步骤流程步骤职能分配职能分配说明说明支支/ /中支中支分分总总SSCSSC清理（报废、处置等）清理（报废、处置等）清理申请 实物资产使用部门提出固定资产清理的申请清理审批 相关部门审批报废执行 实物资产管理部门进行报废资料报送SSC 已获审批的报废申请，报送SSC报废帐务处理 SSC对资产报废进行帐务处理折旧折旧确认入帐 SSC确认当期所

42、有固定资产业务都已入帐折旧帐务处理 SSC在系统中进行折旧操作并生成凭证关键业务关键业务流程步骤流程步骤职能分配职能分配说明说明支支/ /中支中支分分总总SSCSSC盘点盘点发出盘点通知 总公司财务部发出盘点通知，出具相关规定盘点准备 当地财务部准备资产财务帐，实物资产管理部门准备资产实物帐，两者进行核对下载资产数据至扫描枪 当地实物资产管理部门将固定资产列表下载至资产扫描枪盘点 财务部、实物资产管理部门会同资产使用部门进行盘点，并对盘盈盘亏及其他问题进行记录盘点结果总结 当地总结固定资产盘点结果审批盘点结果 相关部门审批审批盘点结果财务帐务处理 SSC根据审批的固定资产盘点结果进行帐务处理更

43、新记录 实物资产管理部门根据审批后的盘点结果对固定资产记录进行更新固定资产管理流程盘点流程关键业务关键业务流程步骤流程步骤职能分配职能分配说明说明支支/ /中支中支分分总总SSCSSC税务信息维护税务信息维护税务信息收集 由各地财务部门收集当地的税务信息资料报送 将税务信息报送SSC免税险种信息维护 SSC维护各类抵免项目等税务优惠信息税种维护 SSC记录更新各总分支公司应缴纳的所有税种，包括一些地方性税种税率维护 SSC维护更新各总分支公司应缴纳税种的税率税金管理流程税务信息维护税金管理流程税金计算关键业务关键业务流程步骤流程步骤职能分配职能分配说明说明支支/ /中支中支分分总总SSCSSC

44、计算营业税计算营业税收集分险种收入 SSC从Oracle系统中导出分业务险种的收入计算应缴税额 SSC根据税务信息，计算应缴税额计算营业税附加计算营业税附加计算应缴税额 SSC根据税务信息，计算应缴税额计算印花税计算印花税合同清单 由各地总务部提供合同清单（合同原件所在地，负责缴纳印花税）计算应缴税额 由各地财务计算当月应缴税额计算个人所得税计算个人所得税计算应缴税额 由总公司HR部门统一计算，财务人员不参与税金管理流程税金计算关键业务关键业务流程步骤流程步骤职能分配职能分配说明说明支支/ /中支中支分分总总SSCSSC计算代扣代缴代理人营业税及城建教育费附加、个人所得税计算代扣代缴代理人营业

45、税及城建教育费附加、个人所得税业务系统基础数据导出 由个险行政部从业务系统中导出业务系统已经计算的代扣代缴代理人税金手工核对调整 总公司个险行政部对上述数据进行核对，并进行可能的手工调整更新业务系统数据 由总公司IT部门根据调整后的数据更新业务系统税金管理流程税金申报关键业务关键业务流程步骤流程步骤职能分配职能分配说明说明支支/ /中支中支分分总总SSCSSC申报申报准备纳税材料 SSC编写下属各公司上述税种的纳税申报单审核纳税材料 总分支公司财务部经理审核税金计算单和纳税申报材料信息反馈SSC 下属公司财务经理将审核的结果通知SSC，并由SSC完成相应的税金计算和纳税申报材料的修改纳税申报

46、下属公司自行完成纳税申报关键业务关键业务流程步骤流程步骤职能分配职能分配说明说明支支中支中支/ /分分总总SSCSSC记帐税金计提凭证记帐税金计提凭证记帐 SSC根据审批后的税金计算单，系统中录入凭证，并过帐缴纳缴纳缴款 由SSC完成税金的缴纳记帐税金缴纳凭证记帐税金缴纳凭证记帐 由SSC在系统中确认付款税金管理流程税金缴纳与记帐准备金与再保流程关键业务关键业务流程步骤流程步骤职能分配职能分配说明说明支支/ /中支中支分分总总SSCSSC准备金及再保计提准备金及再保计提数据准备 总公司精算部准备准备金及再保的计提数据数据报送SSC 总公司精算部将经过正确审批的上述数据提交SSC数据审核 SSC

47、审核上述数据是否审批完全财务入帐 SSC在总帐直接录入准备金凭证和再保凭证员工工资及福利费管理流程关键业务关键业务流程步骤流程步骤职能分配职能分配说明说明支支/ /中支中支分分总总SSCSSC工资及福利费计提工资及福利费计提准备工资及福利费信息 总公司HR部门根据HR系统准备集团所有公司的工资及福利费信息资料审核 工资报表交由相关人员审批资料报送SSC 工资报表交给SSCSSC复核 SSC复核工资报表是否已经审批完成财务入帐 由SSC在Oracle系统中录入集团所有公司的工资及福利费相关的会计凭证工资及福利费支付工资及福利费支付款项支付 由总公司HR部门通过网上银行系统，向全公司的员工支付工资

48、及福利费，具体流程请参考：付款流程员工及临时性供应商费用报销流程关键业务关键业务流程步骤流程步骤职能分配职能分配说明说明支支/ /中支中支分分总总SSCSSC事前申请流程事前申请流程提交费用申请报告 事项申请人准备费用申请内容报告权责区分表审批 按照费用申请的金额和事项，按照权责区分表的要求由相关人员进行审批报销流程报销流程提交报销申请 报销人提交报销申请单报销录入 部门内勤录入网上报销申请单财务初核 财务部对票据的合理性和合法性进行初审部门经理审批 部门经理对报销的合理性等进行审批资料报送SSC 将报销的原始单据报送共享服务中心票据审核 SSC对原始资料和审批流程是否正确进行复核付款 对全国

49、员工进行统一付款合同类费用报销流程关键业务关键业务流程步骤流程步骤职能分配职能分配说明说明支支/ /中支中支分分总总SSCSSC报销流程报销流程提交付款申请 报销人提交付款申请单部门经理审批 如发票在采购订单的金额范围内，则仅需部门申请；如发票的金额超过采购订单，则需要重新追加采购订单。财务初核 当地的财务部门对付款申请的票据和审批流的正确性进行审核单据报送SSC 当地财务部将初核通过的资料报送SSCSSC复核 SSC对付款申请的票据和审批流的正确性进行复核在系统中录入发票 SSC在Oracle系统中录入发票发票验证 SSC在Oracle系统中对录入发票的准确性进行验证报销录入 部门内勤录入网

50、上报销申请单生成会计凭证 系统自动将验证通过的发票生成会计凭证费用预提管理流程关键业务关键业务流程步骤流程步骤职能分配职能分配说明说明支支/ /中支中支分分总总SSCSSC费用预提费用预提预提申请 由共享服务中心编制费用预提申请单预提复核 下属公司对SSC编制的费用预提单进行审核，如有问题，将及时通知财务入帐 由SSC在Oracle总帐模块录入集团所有公司的费用预提凭证注：员工费用预提的内容包括在“工资及福利费管理”流程中费用摊销管理流程关键业务关键业务流程步骤流程步骤职能分配职能分配说明说明支支/ /中支中支分分总总SSCSSC费用摊销费用摊销记录待摊信息 根据网上报销的信息以及相应的合同，

51、由SSC记录每笔待摊费用的原始支出金额和摊销期限摊销金额计算 计算每月的摊销金额财务入帐 在Oracle系统的总帐中录入费用摊销的会计凭证共享模式下财务流程总体方案资金调拨流程总体原则与假设总公司总公司分公司分公司支公司支公司支公司支公司分公司分公司总公司总公司分公司分公司支公司支公司支公司支公司分公司分公司资金调拨流程资金上划关键业务关键业务流程步骤流程步骤职能分配职能分配说明说明支支/ /中支中支分分总总SSCSSC保费归集保费归集查询各收款户帐户余额 分/支公司出纳查询公司名下的各银行收款帐户余额情况列保费归集名单 分/支公司出纳将当日该余额大于10/50万元的银行收款帐户列入保费归集名

52、单，编制资金余额报表报送SSC 将资金余额报表报送共享服务中心通知下属公司资金归集 SSC通知下属公司进行资金归集归集保费至归集收款帐户 分/支公司出纳开出相应银行收款帐户的转帐支票，将需要归集的保费金额转入公司归集收款帐户，并从银行取回回单相关资料报送SSC 将银行回单等原始资料报送SSC财务入帐 由SSC完成保费归集的财务入帐资金调拨流程资金上划（续）关键业务关键业务流程步骤流程步骤职能分配职能分配说明说明支支/ /中支中支分分总总SSCSSC资金上划资金上划查询下属公司资金户余额状况 SSC查询下属公司资金户余额状况完成实际资金上划操作 共享中心下发指令将下属公司帐户保费归集金额转入总部

53、收款帐户，并由SSC取得银行回单生成会计凭证生成会计凭证生成会计凭证和内部往来 SSC生成资金上划的会计凭证，同时生成内部往来 银行核对银行核对核对银行回单 SSC由共享中心负责与银行回单核对，确认收款已经实际完成 资金调拨流程资金下拨关键业务关键业务流程步骤流程步骤职能分配职能分配说明说明支支/ /中支中支分分总总SSCSSC申请申请编制资金需求 分/支公司各部门编制本部门资金需求周报表汇总资金需求 分/支公司出纳汇总本公司各部门资金需求并编制资金需求周报表审核审核审批资金需求 资金需求周报表完成层层审批汇总分/支公司资金需求 SSC收集各分/支公司资金需求周报表，审核所有的审批均已完成，填

54、写总部付款申请单，列明各分/支公司拨款金额核查 SSC审核所有资金需求周报的审批均已完成 SSC核查各分支公司资金需求周报中的资金沉淀量是否正确资金管理流程：资金下拨（续）关键业务关键业务流程步骤流程步骤职能分配职能分配说明说明支支/ /中支中支分分总总SSCSSC下拨下拨完成实际资金下拨操作 SSC在网上银行提交资金下拨指令，将金额转入各分公司基本帐户，并取得银行回单。生成会计凭证生成会计凭证生成会计凭证和内部往来 SSC生成资金下拨的会计凭证，同时生成内部往来 核对核对核对银行回单 SSC负责与银行核对回单，确认付款已实际完成 应付款管理：基本原则应付款管理流程应付的业务类型支付类型支付类

55、型款项发生款项发生款项支付款项支付集中集中分散分散集中集中分散分散员工类员工类工资及福利费费用报销员工借支外部供应外部供应商类商类预付款对外部供应商付款税金支付业务类业务类佣金发放中介手续费发放理赔给付等业务支出应付款管理流程供应商信息维护关键业务关键业务流程步骤流程步骤职能分配职能分配说明说明支支/ /中支中支分分总总SSCSSC员工信息维护员工信息维护维护员工信息 根据HR系统中的信息，在Oracle财务系统中维护员工的信息（包括：姓名、银行帐号等）外部供应商信息维护外部供应商信息维护供应商信息修改申请 由下属机构提出申请，新增或修改供应商信息维护供应商信息 由SSC在Oracle系统中集

56、中维护所有供应商信息零星供应商信息 Oracle系统中维护一个“临时供应商”帐户，用于零星的付款，无需单独新建供应商应付款管理流程员工类（应付款确立）关键业务关键业务流程步骤流程步骤职能分配职能分配说明说明支支/ /中支中支分分总总SSCSSC员工信息维护员工信息维护维护员工信息 根据HR系统中的信息，在Oracle财务系统中自动更新员工的信息（包括：姓名、银行帐号等）工资及福利费确认工资及福利费确认编制工资报表 总公司HR编制工资报表审核 SSC审核是否所有的审批都已经完成入帐 SSC在Oracle财务系统中录入应付款项员工费用报销确认员工费用报销确认AP发票导入 系统每日自动从网上报销系统中导入