工作表的日常操作Excel2007版教材ppt课件

1、Excel与数据处置与数据处置 第第3版版本章学习目的本章学习目的n掌握任务表的删除、插入、挪动、改名等操作掌握任务表的删除、插入、挪动、改名等操作n掌握单元格、行、列的删除、插入、复制、补掌握单元格、行、列的删除、插入、复制、补助、剪切、移能及单元格的合并与拆分等操作助、剪切、移能及单元格的合并与拆分等操作n掌握为单元格添加批注的方法掌握为单元格添加批注的方法n掌握查看任务表数据的不同方式掌握查看任务表数据的不同方式n设置打印的标题、页脚、纸张大小及页面边距设置打印的标题、页脚、纸张大小及页面边距和和n任务表打印任务表打印3.1 最小化功能区最小化功能区1、Excel 2007功能区的利与弊

2、功能区的利与弊益处是直接、功能按钮操作方便益处是直接、功能按钮操作方便缺陷是功能区占用屏幕空间较大，不便小屏幕电脑缺陷是功能区占用屏幕空间较大，不便小屏幕电脑操作；功能按钮分布较散乱，某些选项卡只中特操作；功能按钮分布较散乱，某些选项卡只中特定条件下才显示出来，易给初学者呵斥功能不及定条件下才显示出来，易给初学者呵斥功能不及早期版本完善的错觉；与当前仍处于主流的菜单早期版本完善的错觉；与当前仍处于主流的菜单操作方式并不完全融洽。操作方式并不完全融洽。2、最小化功能区、最小化功能区小屏幕电脑最正确方式是最小化功能区，在熟习功小屏幕电脑最正确方式是最小化功能区，在熟习功能区各控件的分布后，最小化后

3、不影响能区各控件的分布后，最小化后不影响EXCEL的的任何操作。当要执行某项操作时，单击任一选项任何操作。当要执行某项操作时，单击任一选项卡就会显示出正常化的卡就会显示出正常化的EXCEL操作界面，选择相操作界面，选择相能的功能后，又会前往到最小化功能区形状。能的功能后，又会前往到最小化功能区形状。3.1 最小化功能区最小化功能区右击功能区中的右击功能区中的任一选项卡将弹任一选项卡将弹出此快捷菜单出此快捷菜单选择选择“功功能区域最能区域最小化小化最小化功能最小化功能区后的操作区后的操作界面界面3.2任务表操作任务表操作n3.2.1 任务表常见操作任务表常见操作n1任务表的切换任务表的切换 n2

4、任务表选择任务表选择n3插入任务表插入任务表n4删除任务表删除任务表n5移开任务表移开任务表n6修正任务表标签的名字修正任务表标签的名字n7复制任务表复制任务表n8 修正新任务簿的默许任务表个数修正新任务簿的默许任务表个数3.2任务表操作任务表操作n3.2.2 任务表行、列操作任务表行、列操作n选择行、列选择行、列 n选择单行：用鼠标单击要选择的行号选择单行：用鼠标单击要选择的行号n衔接多行：按住衔接多行：按住Shift，然后单击第，然后单击第1和最和最后两个行号后两个行号n不衔接多行：按住不衔接多行：按住Ctrl，依次单击要选择，依次单击要选择的行号的行号n列的选择方法同行的选择法。列的选择

5、方法同行的选择法。 按住按住Shift单单击行号击行号2、3就选中了！就选中了！3.2任务表操作任务表操作n删除行、列删除行、列n插入行、列插入行、列 n调整行高调整行高n调整列宽调整列宽把鼠标移到行号把鼠标移到行号3的的下边线上，当指针变下边线上，当指针变成一个黑色成一个黑色“十字架十字架时，按下并拖动鼠时，按下并拖动鼠标左键，就可增、减标左键，就可增、减该行的行高该行的行高把鼠标移到把鼠标移到G列的右边列的右边线上，当指针变成一个线上，当指针变成一个黑色黑色“十字架时，双十字架时，双击鼠标左键，击鼠标左键，G列的宽列的宽度就会自动进展调整以度就会自动进展调整以显示出那些被遮住的字显示出那些

6、被遮住的字3.3单元格操作单元格操作1、选择单元格、选择单元格单个、延续与不延续的多个单元格的选择单个、延续与不延续的多个单元格的选择2、去除单元格内容、去除单元格内容3、删除单元格、删除单元格留意单元格去除与删除的区别留意单元格去除与删除的区别4、插入单元格、插入单元格5、挪动单元格、挪动单元格6、复制单元格、复制单元格7、单元格合并与取消、单元格合并与取消3.4 编辑任务表数据编辑任务表数据3.3.1 运用快捷键运用快捷键操作操作EXCEL时时,按按ALT键键,就会显示出各选项就会显示出各选项卡的快捷键卡的快捷键按下某选项卡的快捷键字母按下某选项卡的快捷键字母后后,就会显示出该选项卡中各就

7、会显示出该选项卡中各命令按钮的快捷键命令按钮的快捷键3.3.1 运用快捷键运用快捷键 见见Page57按键按键说明说明按键按键说明说明Ctrl+9隐藏行隐藏行Ctrl+Shift+( 取消隐藏的行取消隐藏的行Ctrl+0隐藏列隐藏列Ctrl+Shift+)取消隐藏的列。取消隐藏的列。Ctrl+B/Ctrl+I加粗加粗/倾斜格式倾斜格式Ctrl+Shift+”常规常规“数字格式。数字格式。Ctrl+切换显示单元格值和切换显示单元格值和公式公式Ctrl+Shift+:/Ctrl+;输入当前时间输入当前时间/日期。日期。Ctrl+1显示显示“单元格格式单元格格式”对话框对话框Ctrl+Shift+#

8、带有日、月和年的带有日、月和年的“日期日期”格式。格式。Ctrl+A选择整个工作表。选择整个工作表。Ctrl+Shift+应用带有小时和分钟以及应用带有小时和分钟以及 AM 或或 PM 的的“时间时间”格式。格式。Ctrl+D/Ctrl+R使用使用“向下填充向下填充”/“向向右填充右填充”Ctrl+F/Ctrl+p“查找和替换查找和替换”/“打印打印”对话框对话框Ctrl+O/Ctrl+N/Ctrl+S打开打开/创建创建/保存工作簿保存工作簿Ctrl+W关闭选定的工作簿窗口关闭选定的工作簿窗口Ctrl+C/Ctrl+X/Ctrl+V复制复制/剪切剪切/粘贴单元格粘贴单元格内容内容Ctrl+Y/

9、Ctrl+Z重复重复/撤消上一个命令或操作撤消上一个命令或操作F1显示显示Excel 帮助帮助”Shift+F2添加或编辑单元格批注添加或编辑单元格批注Ctrl+F1可显示或隐藏功能区可显示或隐藏功能区Ctrl+F2显示显示“打印预览打印预览”窗口窗口Alt+F1创建当前范围中数据创建当前范围中数据的图表的图表F9计算所有打开的工作簿中的所有工计算所有打开的工作簿中的所有工作表作表Shift+F9计算活动工作表计算活动工作表F12显示显示“另存为另存为”对话框对话框F11创建当前范围内数据创建当前范围内数据的图表的图表Alt+Enter单元格内换行单元格内换行3.3.2 复制、剪切、挪动、粘贴

10、、吊销、恢复复制、剪切、挪动、粘贴、吊销、恢复【例【例3.1】某商场在任务表中保管每天的销售记录，同一任务表】某商场在任务表中保管每天的销售记录，同一任务表中能够保管多天的销售记录，如中能够保管多天的销售记录，如Page 58图图3.10所示。图中所示。图中A1:E13是是2021年年4月月18日的销售记录，日的销售记录，H1:I13是是2021年年4月月19日的销售记录。日的销售记录。这些数据这些数据都可以经都可以经过复制产过复制产生生3.3.2 复制、剪切、挪动、粘贴、吊销、恢复复制、剪切、挪动、粘贴、吊销、恢复n1、复制和粘贴、复制和粘贴n2、剪切和挪动、剪切和挪动n3、在剪贴板上搜集多

11、个复制工程、在剪贴板上搜集多个复制工程n这些操作都在这些操作都在“开场选项卡的开场选项卡的“剪贴板剪贴板复制复制剪切剪切粘贴粘贴剪贴板剪贴板3.3.2 复制、剪切、挪动、粘贴、吊销、恢复复制、剪切、挪动、粘贴、吊销、恢复n4、选择性粘贴、选择性粘贴n单元格或单元格区域具有许多内容如字体、字单元格或单元格区域具有许多内容如字体、字型、边框、颜色、单元格中的值、公式及有效型、边框、颜色、单元格中的值、公式及有效性验证等，当对单元格进展复制和粘贴时，操性验证等，当对单元格进展复制和粘贴时，操作的是单元格或区域的全部内容。作的是单元格或区域的全部内容。 n单元格的各个单项内容可以经过选择性粘贴进单元格

12、的各个单项内容可以经过选择性粘贴进展单项粘贴，这项功能非常适用，也常用到！展单项粘贴，这项功能非常适用，也常用到！字型字型字体字体边框边框颜色颜色公式公式底纹底纹3.3.2 复制、剪切、挪动、粘贴、吊销、恢复复制、剪切、挪动、粘贴、吊销、恢复n1、粘贴值、字体、格式等单项内容、粘贴值、字体、格式等单项内容D列的产品单价是用列的产品单价是用RANDBETWEEN随机函数生成随机函数生成的的20100之间的随机数；之间的随机数；C列是列是RANDBETWEEN产生的产生的20500之间的随机数；之间的随机数；当任一单元格的数据有变化时，当任一单元格的数据有变化时，随机数都会发生变化！随机数都会发生

13、变化！经过复制和粘贴值可将区域经过复制和粘贴值可将区域C3:D13粘贴为纯数字，这些数粘贴为纯数字，这些数值就不会变化了！值就不会变化了！3.3.2 复制、剪切、挪动、粘贴、吊销、恢复复制、剪切、挪动、粘贴、吊销、恢复n选择性粘贴选择性粘贴n以粘贴上屏以粘贴上屏C3:D13区域中的随机数公式为值的例，方法如下：区域中的随机数公式为值的例，方法如下：n1选择选择C3:D13区域，再单击区域，再单击“开场开场 “剪贴板剪贴板复制工具按钮；复制工具按钮；n2单击单击“开场开场“剪贴板剪贴板下面的三角形下面的三角形选择性粘贴。选择性粘贴。 应该留意，本对话框中的内容都是每个单元格具有的，可以将其中的任

14、何一个单项复制粘贴到其它单元格或本身中！3.3.2 复制、剪切、挪动、粘贴、吊销、恢复复制、剪切、挪动、粘贴、吊销、恢复2、粘贴运算、粘贴运算1、复制、复制A2:I22、选中、选中A4:I43、“选择性粘贴选择性粘贴运算中的运算中的“乘运算乘运算后，后，A4：I4的结果的结果3.3.2 复制、剪切、挪动、粘贴、吊销、恢复复制、剪切、挪动、粘贴、吊销、恢复n3、粘贴链接、粘贴链接n链接即衔接，它不是将源单元格或区域中的数据链接即衔接，它不是将源单元格或区域中的数据或公式复制到目的单元格或区域中，而是建立两或公式复制到目的单元格或区域中，而是建立两者之间的链接，并经过链接在目的单元格或区域者之间的

15、链接，并经过链接在目的单元格或区域中显示源单元格或区域中的内容。当链接源单元中显示源单元格或区域中的内容。当链接源单元格或区域中的数据发生变化时，目的单格或区域格或区域中的数据发生变化时，目的单格或区域中的数据也会发生变化。中的数据也会发生变化。 n在企业数据的分析过程中，能够会涉及到多个用在企业数据的分析过程中，能够会涉及到多个用户或部门的提交的不同任务簿，需求对这些任务户或部门的提交的不同任务簿，需求对这些任务薄中的数据进展汇总，并将相关的数据集成在一薄中的数据进展汇总，并将相关的数据集成在一个汇总任务簿中，运用链接来实现这样的操作非个汇总任务簿中，运用链接来实现这样的操作非常有效。由于经

16、过链接构成的汇总报表，当源任常有效。由于经过链接构成的汇总报表，当源任务簿发生更改时，链接汇总任务簿中的数据会被务簿发生更改时，链接汇总任务簿中的数据会被Excel自动修正，使之与源任务薄中的数据同步。自动修正，使之与源任务薄中的数据同步。 粘贴链接粘贴链接n【例【例3.2】某电视机厂将】某电视机厂将2021年每个季度的销售数据保年每个季度的销售数据保管在一个任务表中，如管在一个任务表中，如Page61图图3.13a所示。在年所示。在年末时需求制造汇总表，将每个季度的数据汇总在一个表末时需求制造汇总表，将每个季度的数据汇总在一个表中，并统计出年度销售总数，如图中，并统计出年度销售总数，如图3.

17、13b所示。所示。 链接链接链接链接链接链接链接链接链接链接3.3.3 编辑栏编辑栏n编辑栏具可显示、编辑、修正和输入数据，实时显示活动编辑栏具可显示、编辑、修正和输入数据，实时显示活动单元格中的内容。当需求在单元格中输入长公式、修正字单元格中的内容。当需求在单元格中输入长公式、修正字符数目较多的单元格内容时，在编辑栏中更方便和直观。符数目较多的单元格内容时，在编辑栏中更方便和直观。n【例【例3.3】某学校按职称为教师发放奖金，教授】某学校按职称为教师发放奖金，教授2000元，元，副教授副教授1500元，讲师元，讲师1000元，助教元，助教500元。元。3.3.4 自动更正、单词翻译、汉字繁简

18、转换自动更正、单词翻译、汉字繁简转换1、自动更正1、当在单元格中输入错、当在单元格中输入错误的符号、单词时，误的符号、单词时，Excel将按此处列出内容将按此处列出内容进展更正。进展更正。2、用户可将自定义更正、用户可将自定义更正方案添加到此对话框中。方案添加到此对话框中。3、显示出此对话框的方、显示出此对话框的方法：法：单击单击Office按钮按钮“Excel选项选项“校正校正 “自动自动更正选项更正选项3.3.4 自动更正、单词翻译、汉字繁简转换自动更正、单词翻译、汉字繁简转换2、单词翻译、单词翻译(Page63)Excel2007可以实现多种不同言语的词汇翻可以实现多种不同言语的词汇翻译

19、。译。3.3.4 自动更正、单词翻译、汉字繁简转换自动更正、单词翻译、汉字繁简转换3、汉字简繁转换、汉字简繁转换3.3.5 斜线表头斜线表头n【例【例3.4】某茶叶公司将】某茶叶公司将2000-2004年的年的茶叶销售数据存放在茶叶销售数据存放在Excel任务表中，为了任务表中，为了明晰地达表格数据的含义，需求绘制斜线明晰地达表格数据的含义，需求绘制斜线表头，如表头，如Page64图图3.18所示所示. 3.3.5 斜线表头斜线表头1、调整、调整单元格到单元格到适宜大小适宜大小2、选择、选择Excel2007“插入插入外形外形直线直线3、选择、选择Excel2007“插入插入外形外形文本文本框

20、，输入文本内容框，输入文本内容并旋转文本框。并旋转文本框。4 、结过前面操作之后，结过前面操作之后，单元格的大小和直单元格的大小和直线长短位置经常还线长短位置经常还会重新调整。比较会重新调整。比较费事费事3.3.6 单元格批注单元格批注n批注是为单元格添加注释，以便阐明单元批注是为单元格添加注释，以便阐明单元格数据或公式的意义。格数据或公式的意义。n【例【例3.5】某班某次期末考试的成果表如】某班某次期末考试的成果表如Page65图图3.21所示，其中有三位同窗没所示，其中有三位同窗没有成果，为了防止时间长了忘记他们无成有成果，为了防止时间长了忘记他们无成果的缘由，在其对应的单元格中添加了批果

21、的缘由，在其对应的单元格中添加了批注。注。 3.5 查看任务表数据查看任务表数据n3.5.1 全屏幕察看任务表数据选择选择“视图视图选项卡中选项卡中“任任务薄视图组务薄视图组中的全屏显中的全屏显示按钮示按钮,就就会见到全屏幕会见到全屏幕视图视图,如图示如图示3.5 查看任务表数据查看任务表数据3.5.2 按比例查看任务表数据按比例查看任务表数据在在Excel 2007中可以按任何比例查看任务表中可以按任何比例查看任务表3.5.3 按打印的页面规划查看任务表数据按打印的页面规划查看任务表数据n【例【例3.6】某公司的订单保管在】某公司的订单保管在Excel 的任的任务表中，有几百行数据，如图务表

22、中，有几百行数据，如图3.24所示。所示。对于这种类型的大型任务表，假设要将其打印在纸质报表中，在打印之前很有对于这种类型的大型任务表，假设要将其打印在纸质报表中，在打印之前很有必要在页面规划视图中调整纸张的边距、添加页眉即每页的标题及页脚必要在页面规划视图中调整纸张的边距、添加页眉即每页的标题及页脚显示在每页底部的标识，如页码等内容。如不作这些任务，很有能够打印显示在每页底部的标识，如页码等内容。如不作这些任务，很有能够打印出一大堆费纸如将最右边的一列或最下边的一行数据打印在一纸新的打印纸出一大堆费纸如将最右边的一列或最下边的一行数据打印在一纸新的打印纸上，但经过页边距调整就可以在一张纸上打

23、印出来。上，但经过页边距调整就可以在一张纸上打印出来。3.5.3 按打印的页面规划查看任务表数据按打印的页面规划查看任务表数据n在在Excel 2007的的“页面规划视图中见到的任务页面规划视图中见到的任务表近似于在打印纸中显示任务表。同时，表近似于在打印纸中显示任务表。同时，“页面规页面规划视图提供了程度和竖直方向上的标尺，运用标划视图提供了程度和竖直方向上的标尺，运用标尺可以丈量数据的宽度和高度，快速调整任务表内尺可以丈量数据的宽度和高度，快速调整任务表内容在打印输出时的纸张边距；在页面规划视图中还容在打印输出时的纸张边距；在页面规划视图中还可以方便地更改页面方向，添加或更改页眉和页脚，可

24、以方便地更改页面方向，添加或更改页眉和页脚，设置打印边距以及隐藏或显示行标题与列标题；更设置打印边距以及隐藏或显示行标题与列标题；更改数据的规划和格式。改数据的规划和格式。 3.5.3 按打印的页面规划查看任务表数据按打印的页面规划查看任务表数据1单击单击“视图视图“任务薄视图组任务薄视图组“页面规划按页面规划按钮。钮。3.4.4 按打印的分页预览视图查看任务表数据按打印的分页预览视图查看任务表数据n分页预览可以显示要打印的区域和分页符在一个分页预览可以显示要打印的区域和分页符在一个分页符后面的表格内容将被打印到下一张打印纸上分页符后面的表格内容将被打印到下一张打印纸上位置。要打印的区域显示为

25、白色，自动分页符显示位置。要打印的区域显示为白色，自动分页符显示为虚线，手动分页符显示为实线。为虚线，手动分页符显示为实线。n在分页预览视图中可以调整当前任务表的分页符在分页预览视图中可以调整当前任务表的分页符 。还可以调整打印区域还可以调整打印区域 打印区域：不需求打印整打印区域：不需求打印整个任务表时，打印的一个或多个单元格区域。假设个任务表时，打印的一个或多个单元格区域。假设任务表包含打印区域，那么只打印打印区域中的内任务表包含打印区域，那么只打印打印区域中的内容的大小。容的大小。n选择选择“视图选项卡中的视图选项卡中的“分页预览命令，分页预览命令，Excel就将以分页预览的方式显示任务

26、表。就将以分页预览的方式显示任务表。3.5.4 按打印的分页预览视图查看任务表数据按打印的分页预览视图查看任务表数据n选择选择“视图视图|“分页预览命令分页预览命令 n打印之前，用这种查看方式能发现一些打印问题。打印之前，用这种查看方式能发现一些打印问题。3.5.6 在多窗口查看数据在多窗口查看数据n1、单击、单击“视图视图“窗口组中窗口组中“新建窗口按新建窗口按钮钮 n2、单击、单击“视图视图“窗口组中窗口组中“并排查看按并排查看按钮钮n假设不称心假设不称心“并排查看，可以选择其它查看方并排查看，可以选择其它查看方式。式。3.5.7 在拆分窗口中查看数据在拆分窗口中查看数据n1、单击要进展窗

27、口分隔的单元格位置、单击要进展窗口分隔的单元格位置n2、单击、单击“视图视图“窗口组中窗口组中“拆分按钮拆分按钮n假设不称心假设不称心“拆分，可以拖动分隔线重新定位拆分，可以拖动分隔线重新定位分隔位置。分隔位置。3.4.7 冻结行列标题查看数据冻结行列标题查看数据n单击要冻结行下边，要冻结列右边的交叉点单元格。单击要冻结行下边，要冻结列右边的交叉点单元格。n单击单击“视图视图“窗口组窗口组“冻结窗格，然后在冻结窗格，然后在弹出的菜单中选择弹出的菜单中选择“冻结拆分窗格。冻结拆分窗格。3.5 任务表打印任务表打印1、打印纸及页面设置、打印纸及页面设置 进展正式打印之前要确定的几件事情：进展正式打印之前要确定的几件事情：打印纸的大小；打印纸的大小；打印的份数；打印的份数；能否需求页眉能否需求页眉是打印指定任务表，还是整个任务簿，或是打印指定任务表，还是整个任务簿，或某个任务表的单元格区域。某个任务表的单元格区域。这些问题可以经过页面设置处理。这些问题可以经过页面设置处理。 3.5 任务表打印任务表打印2、Excel 2007 的打印设置相关功能的打印设置相关功能3.5 任务表打印任务表打印n页面设置对话框的方法页面设置对话框的方法n单击单击“页面设置、页面设置、“调整为适宜大小调整为适宜大小或或