第六章Access数据库报表的创建和使用

1、16.16.1报表概述报表概述6.26.2创立报表创立报表6.36.3报表的再设计报表的再设计6.46.4排序和分组排序和分组6.56.5子报表子报表章报表的创立和使用章报表的创立和使用小节2学习目标：学习目标： 了解报表的功能与类型；了解报表的功能与类型； 能够使用向导创立报表并对报表进行再能够使用向导创立报表并对报表进行再设计；设计； 能够对报表中的数据进行排序与分组；能够对报表中的数据进行排序与分组；36.1 6.1 报表概述报表概述6.1.1 6.1.1 报表的功能报表的功能6.1.2 6.1.2 报表的结构报表的结构6.1.3 6.1.3 报表的视图报表的视图6.1.4 6.1.4

2、报表的类型报表的类型返回46.1.1 6.1.1 报表的功能报表的功能 报表是报表是AccessAccess用来打印数据库信息的对用来打印数据库信息的对象。它的象。它的主要功能主要功能就是根据需要将数据库中就是根据需要将数据库中的有关数据提取出来进行整理、分类、汇总的有关数据提取出来进行整理、分类、汇总和统计，并以要求的格式打印出来。报表可和统计，并以要求的格式打印出来。报表可以打印输出表、查询或窗体中的数据。以打印输出表、查询或窗体中的数据。 报表报表和和窗体窗体这两种对象有着本质的区别：这两种对象有着本质的区别：报表只能报表只能查看查看数据，而窗体可以数据，而窗体可以改变改变数据源数据源中

3、的数据。中的数据。 返回56.1.2 6.1.2 报表的结构报表的结构报表的结构和窗体类似，也由节组成。报表可以报表的结构和窗体类似，也由节组成。报表可以包含这些节：主体、报表页眉、报表页脚、页面包含这些节：主体、报表页眉、报表页脚、页面页眉、页面页脚、组页眉和组页脚。页眉、页面页脚、组页眉和组页脚。返回主体主体页面页眉页面页眉报表页脚报表页脚报表页眉报表页眉页面页脚页面页脚6 报表页眉报表页眉/ /页脚、页面页眉页脚、页面页眉/ /页脚都可以通过页脚都可以通过“视图视图菜单项选择定显示或不显示。而组页眉和组页脚只有菜单项选择定显示或不显示。而组页眉和组页脚只有在创立分组报表时根据需要显示。一

4、个报表通常包含在创立分组报表时根据需要显示。一个报表通常包含多页，整个报表只有一个报表页眉和一个报表页脚，多页，整个报表只有一个报表页眉和一个报表页脚，通常作为整个报表的封面和封底。通常作为整个报表的封面和封底。 每一页由主体、页面页眉和页面页脚组成。每一页由主体、页面页眉和页面页脚组成。 组页眉和组页脚数随有无分组和分组的层数多少而定，组页眉和组页脚数随有无分组和分组的层数多少而定，其名称也随具体分组字段而定。其名称也随具体分组字段而定。 报表中，主体是不可或缺的。绝大多数报表都有页面报表中，主体是不可或缺的。绝大多数报表都有页面页眉和页面页脚。简单的报表可以没有报表页眉和报页眉和页面页脚。

5、简单的报表可以没有报表页眉和报表页脚。不分组的报表没有组页眉和组页脚。表页脚。不分组的报表没有组页眉和组页脚。7 主体是报表的主要组成局部，用来显示报表数主体是报表的主要组成局部，用来显示报表数据源中的记录。据源中的记录。 报表页眉是报表的首部，用来显示报表标题、报表页眉是报表的首部，用来显示报表标题、报表徽标、单位或部门名称、日期和说明性文报表徽标、单位或部门名称、日期和说明性文字等信息。字等信息。 报表页脚是报表的尾部，用来显示整个报表的报表页脚是报表的尾部，用来显示整个报表的统计数据、日期和说明性文字等信息。统计数据、日期和说明性文字等信息。 页面页眉在每一页的顶部，用来显示列标题、页面

6、页眉在每一页的顶部，用来显示列标题、页码、日期等信息。页码、日期等信息。8 页面页脚在每一页的底部，用来显示页页面页脚在每一页的底部，用来显示页面摘要、页码、日期和本页汇总数据等面摘要、页码、日期和本页汇总数据等信息。信息。 组页眉在组的明细局部的最前面，用来组页眉在组的明细局部的最前面，用来显示分组字段等分组信息。显示分组字段等分组信息。 组页脚在组的明细局部的最后面，用来组页脚在组的明细局部的最后面，用来显示分组统计数据等分组信息显示分组统计数据等分组信息96.1.3 6.1.3 报表的视图报表的视图 Access Access数据库的报表有数据库的报表有3 3种视图：种视图：设计视图设计

7、视图、打印预览视图打印预览视图和和版面预览视图版面预览视图。返回10“设计视图设计视图 在在“数据库窗口选定某个报表后单击窗数据库窗口选定某个报表后单击窗口上部的口上部的“设计按钮，就翻开了窗体的设计按钮，就翻开了窗体的“设计视图。设计视图。 “设计视图用来创立或再设计报表。设计视图用来创立或再设计报表。11“打印预览视图打印预览视图 “打印预览视图用来查看将在报表的每一页上显示打印预览视图用来查看将在报表的每一页上显示的数据。的数据。 在在“数据库窗口选定某个报表后单击窗口上部的数据库窗口选定某个报表后单击窗口上部的“预览按钮，就翻开了报表的预览按钮，就翻开了报表的“打印预览视图。打印预览视

8、图。12“版面预览视图版面预览视图“版面预览视图用来查看报表的版面设置，其中版面预览视图用来查看报表的版面设置，其中只包括报表中局部数据，所以运行速度比打印预只包括报表中局部数据，所以运行速度比打印预览要快。览要快。单击工具栏中的单击工具栏中的“视图按钮可以实现报表的视图按钮可以实现报表的“设设计视图、计视图、“打印预览视图间的直接转换。但要打印预览视图间的直接转换。但要转换为转换为“版面预览视图那么只能单击工具栏中版面预览视图那么只能单击工具栏中“视图按钮右侧的下拉箭头后选取视图按钮右侧的下拉箭头后选取.返回节136.1.4 6.1.4 报表的类型报表的类型在在AccessAccess中，常

9、用的报表可分为中，常用的报表可分为以下几种类型：以下几种类型： 明细报表；明细报表； 汇总报表；汇总报表； 交叉列表报表；交叉列表报表； 图表式报表；图表式报表； 标签式报表。标签式报表。返回节141 1、明细报表、明细报表152 2、汇总报表、汇总报表汇总报表显示报表数据源中相关记录的汇总数据汇总报表显示报表数据源中相关记录的汇总数据 。 图中所显示的报表中只包含按班级汇总的最高分和平均成绩。这图中所显示的报表中只包含按班级汇总的最高分和平均成绩。这个报表是按个报表是按“班级名称分组的，在组页眉和页脚局部放置了汇总控班级名称分组的，在组页眉和页脚局部放置了汇总控件。该报表隐藏了主体局部的控件

10、。件。该报表隐藏了主体局部的控件。163. 交叉表报表 交叉列表报表是基于交叉表查询的报表，其数交叉列表报表是基于交叉表查询的报表，其数据的组织形式和交叉表一样。据的组织形式和交叉表一样。 图中给出的图中给出的“学生选课交叉列表报表的数据源是学生选课交叉列表报表的数据源是“学生选课交叉表查询。学生选课交叉表查询。174. 4. 图表式报表图表式报表 图表式报表将报表数据源中的数据以图形方图表式报表将报表数据源中的数据以图形方式形象直观地表示出来。式形象直观地表示出来。18 上图为学生课程成绩按班级汇总的平均上图为学生课程成绩按班级汇总的平均成绩图表。成绩图表。 图表中的水平坐标按图表中的水平坐

11、标按“课程名称分类，课程名称分类，图表数据是按班级汇总的课程平均成绩。此图表数据是按班级汇总的课程平均成绩。此图表清楚地显示每一个班各门课程成绩的相图表清楚地显示每一个班各门课程成绩的相对好坏。对好坏。 195. 5. 标签式报表标签式报表 标签式报表就是将报表数据源中少量标签式报表就是将报表数据源中少量数据以标签的方式组织在一起。以下图就数据以标签的方式组织在一起。以下图就是一个邮政标签实例。是一个邮政标签实例。206.2 6.2 创立报表创立报表 在在“数据库窗口选中报表对象，然后单数据库窗口选中报表对象，然后单击击“新建按钮就翻开了新建按钮就翻开了“新建报表对话框。新建报表对话框。返回2

12、1 报表只能有一个数据源。如果报表所需报表只能有一个数据源。如果报表所需的数据存储在多个表上，那么必须先创的数据存储在多个表上，那么必须先创立一个基于多个表的查询，然后再以这立一个基于多个表的查询，然后再以这个查询为数据源创立报表。个查询为数据源创立报表。 一般情况下基于查询创立报表比基于表一般情况下基于查询创立报表比基于表要好，这样做所返回的数据集会尽可能要好，这样做所返回的数据集会尽可能小，因而性能得到提高。小，因而性能得到提高。22本节内容本节内容6.2.1 自动创立报表自动创立报表6.2.2 使用报表向导创立报表使用报表向导创立报表6.2.3 使用向导创立标签使用向导创立标签6.2.4

13、 使用向导创立图表报表使用向导创立图表报表236.2.1 6.2.1 自动创立报表自动创立报表例例6-1 6-1 以以“学生情况表为数据源建立名学生情况表为数据源建立名为为“学生情况表格式学生情况表格式1 1的报表。的报表。返回节操作步骤：操作步骤： (1) (1) 翻开翻开“学生管理数据库，选报表对象，单击学生管理数据库，选报表对象，单击“新建按钮；新建按钮； (2) (2) 在翻开的在翻开的“新建报表对话框中选择新建报表对话框中选择“自动创自动创立报表：表格式；立报表：表格式； (3) (3) 选定数据源；此题是选定数据源；此题是“学生情况表；单击学生情况表；单击“确定按钮。确定按钮。24

14、6.2.2 使用报表向导创立报表使用报表向导创立报表返回节报表的特点是数据多、布局要求高，如果完全靠报表的特点是数据多、布局要求高，如果完全靠手工设定每一个控件会十分繁杂而枯燥。利用自手工设定每一个控件会十分繁杂而枯燥。利用自动报表功能创立报表虽然快捷，但格式单调。使动报表功能创立报表虽然快捷，但格式单调。使用向导创立报能防止上述两种方法的缺乏之处，用向导创立报能防止上述两种方法的缺乏之处，是创立报表最主要的方法。是创立报表最主要的方法。使用向导创立报表，可以通过系统提供的一系列使用向导创立报表，可以通过系统提供的一系列对话框，输入自己的设计思想，依靠系统自动完对话框，输入自己的设计思想，依靠

15、系统自动完成报表的设计。如果系统生成的报表不够理想，成报表的设计。如果系统生成的报表不够理想，还可以在还可以在“设计视图中进行再设计。设计视图中进行再设计。25例例6-2 6-2 以以“班级简况表为数据源使用向导创立名班级简况表为数据源使用向导创立名为为“班级简况纵栏表班级简况纵栏表1 1的报表，包括所有字段。的报表，包括所有字段。操作说明：在操作说明：在“报表向导对话框之三中下页图报表向导对话框之三中下页图设置排序字段，最多可以按设置排序字段，最多可以按4 4个字段排序，既可个字段排序，既可升序也可降序单击升序也可降序单击“升序或升序或“降序按钮切降序按钮切换；此题设置换；此题设置“班级代号

16、为唯一的排序字段，班级代号为唯一的排序字段，以升序排序。以升序排序。26例6-3 分组下页27例例6-3 6-3 以以“学生情况表为数据源使用向导创立学生情况表为数据源使用向导创立名为名为“向导创立学生情况向导创立学生情况1 1的报表，包括所有的报表，包括所有字段，以字段，以“班级代号为唯一分组字段，布局方班级代号为唯一分组字段，布局方式为式为“分级显示分级显示1 1。28操作说明：操作说明：(1) (1) 在在“报表向导对话框之二下页报表向导对话框之二下页图中确定是否添加分组级别；如果是图中确定是否添加分组级别；如果是多级分组，还可以对分组字段的优先级多级分组，还可以对分组字段的优先级进行调

17、整；此题就以系统预设的进行调整；此题就以系统预设的“班级班级代号作为唯一的分组字段代号作为唯一的分组字段 。29(2) (2) 在翻开的对话框之三中设置排序字段在翻开的对话框之三中设置排序字段 。(3) (3) 在在“报表向导对话框之四下页图中设置报表的报表向导对话框之四下页图中设置报表的布局方式；此题在布局方式；此题在“布局选项组中选择布局选项组中选择“分级显示分级显示1 1选项，其它组取默认设置选项，其它组取默认设置 。30关于使用向导创立报表的几点说明：关于使用向导创立报表的几点说明：(1) (1) 例例6-26-2与例与例6-36-3最大的不同是：前者最大的不同是：前者没有分组，后者有

18、分组。因此导致了没有分组，后者有分组。因此导致了“报表向导对话框之四中布局的选项报表向导对话框之四中布局的选项不同。在没有分组的情况下，报表可以不同。在没有分组的情况下，报表可以选择的布局有纵栏表、表格、两端对齐选择的布局有纵栏表、表格、两端对齐3 3种。在有分组的情况下，报表可以选种。在有分组的情况下，报表可以选择的布局是另外择的布局是另外6 6种。种。31(2) (2) 对话框之二中，对话框之二中， 按钮和按钮和 按钮分别用来添加和按钮分别用来添加和删除分组字段双击字段名也行。上箭头按钮和删除分组字段双击字段名也行。上箭头按钮和下箭头按钮用来对分组字段的优先级进行调整。在下箭头按钮用来对分

19、组字段的优先级进行调整。在这个对话框中，单击这个对话框中，单击“分组选项按钮可以对分组分组选项按钮可以对分组字段的字段的“分组间隔属性进行设置。分组间隔属性进行设置。“分组间隔分组间隔属性会根据分组字段的不同数据类型给出不同的选属性会根据分组字段的不同数据类型给出不同的选项。对文本型字段，分组间隔有项。对文本型字段，分组间隔有“普通、普通、“第一第一个字母等选项。个字母等选项。“普通选项表示按整个字段值普通选项表示按整个字段值进行分组。如班级代号有进行分组。如班级代号有“10101“10101和和“10102“10102等，等，如果想按如果想按“101“101分组，那么应选择分组间隔中的分组，

20、那么应选择分组间隔中的“三个首写字母，如下页图所示。三个首写字母，如下页图所示。3233(3) (3) 因为报表所基于的查询可能设定了排序，所以最因为报表所基于的查询可能设定了排序，所以最好在第好在第(2)(2)步的对话框之三中为报表设定排序，用以步的对话框之三中为报表设定排序，用以代替原来的排序。代替原来的排序。(4) (4) 第第(2)(2)步的对话框之三中还可以单击步的对话框之三中还可以单击“汇总选项汇总选项，翻开，翻开“汇总选项对话框下页图对可汇总的汇总选项对话框下页图对可汇总的字段选择汇总项。字段选择汇总项。346.2.3 6.2.3 使用向导创立标签使用向导创立标签 标签以卡片式的

21、小区域表示一些少量数据，标签以卡片式的小区域表示一些少量数据，通常用于名片、地址和各种标签。通常用于名片、地址和各种标签。 例例6-4 6-4 以以“学生管理数据库中的学生管理数据库中的“学生情况学生情况表为数据源，建立一个名为表为数据源，建立一个名为“学生情况标签学生情况标签1 1的标签式报表。的标签式报表。返回节35操作说明：操作说明：(1)(1)在翻开的在翻开的“标签向导对话框之一以下图标签向导对话框之一以下图中指定标签型号、尺寸和标签类型；如果系统预中指定标签型号、尺寸和标签类型；如果系统预设的尺寸都不符合要求，还可以通过设的尺寸都不符合要求，还可以通过“自定义自定义按钮来自定义标签的

22、尺寸。按钮来自定义标签的尺寸。36在翻开的对话框之三以下图中确定标签的显示内容及布局；标在翻开的对话框之三以下图中确定标签的显示内容及布局；标签中的内容可来自左侧的字段值，也可直接添加文字；右侧的签中的内容可来自左侧的字段值，也可直接添加文字；右侧的“原原型标签：矩形区域好比一个文字编辑器，它反映了标签的显示内型标签：矩形区域好比一个文字编辑器，它反映了标签的显示内容及布局。其中，有容及布局。其中，有的是字段值，无的是字段值，无的是直接输入的文字；此的是直接输入的文字；此题选班级、学号、姓名和家庭所在地题选班级、学号、姓名和家庭所在地4 4个字段，并直接输入：邮政个字段，并直接输入：邮政编码和

23、清华大学等文字；布局如以下图所示。编码和清华大学等文字；布局如以下图所示。376.2.4 6.2.4 使用向导创立图表报表使用向导创立图表报表例例6-5 6-5 以以“学生管理数据库中的学生管理数据库中的“学生选课详学生选课详单查询为数据源，建立单查询为数据源，建立“学生课程平均成绩图学生课程平均成绩图表表1 1的图表报表。具体要求是：的图表报表。具体要求是：(1) (1) 图表类型选图表类型选“三维柱形图；三维柱形图；(2) (2) 以以“课程名称为横坐标、课程名称为横坐标、 “ “考试成绩为纵坐标、考试成绩为纵坐标、 “ “班级名称为数据序列；班级名称为数据序列；(3) (3) 将纵坐标改

24、为平均考试成绩。将纵坐标改为平均考试成绩。返回节38后有操作说明39操作说明：操作说明：(1) (1) 在翻开的在翻开的“图表向导对话框之一以下图图表向导对话框之一以下图中选择用于图表的字段最多中选择用于图表的字段最多6 6个；此题选个；此题选班级名称、姓名、课程名称、学期成绩。班级名称、姓名、课程名称、学期成绩。40(2) (2) 在翻开的对话框之三下页图中选择数在翻开的对话框之三下页图中选择数据在图表中的布局方式；对此题，将据在图表中的布局方式；对此题，将“课程名课程名称拖放到横坐标位置，将称拖放到横坐标位置，将“考试成绩拖放考试成绩拖放到纵坐标位置，数据序列按到纵坐标位置，数据序列按“班

25、级名称排列；班级名称排列；双击纵坐标中的双击纵坐标中的“求和考试成绩，选取求和考试成绩，选取“AVG“AVG函数，即得到该图所示的函数，即得到该图所示的“平均值考平均值考试成绩。试成绩。4142上机实验上机实验实验五实验五 报表的创立与应用一报表的创立与应用一436.3 6.3 报表的再设计报表的再设计 报表向导虽然可以快速地创立报表，但这样创立的报表一般还不能报表向导虽然可以快速地创立报表，但这样创立的报表一般还不能到达最终的要求，需要进行再设计。到达最终的要求，需要进行再设计。 报表的再设计在报表的再设计在“设计视图中进行，包括对由向导设计的初始报设计视图中进行，包括对由向导设计的初始报表

26、作各种修改。表作各种修改。 报表的报表的“设计视图与窗体的设计视图与窗体的“设计视图一样，为报表的再设计提设计视图一样，为报表的再设计提供了一些工具和格式选项。这些工具包括：工具箱、属性窗口、字供了一些工具和格式选项。这些工具包括：工具箱、属性窗口、字段列表等。格式选项包括：选择多个控件的方法、网格及对齐网格段列表等。格式选项包括：选择多个控件的方法、网格及对齐网格特性、调整控件大小及对齐控件、控件字体格式调整等。特性、调整控件大小及对齐控件、控件字体格式调整等。返回44 利用利用“设计视图可以向报表添加各种控件、设计视图可以向报表添加各种控件、调整控件的大小和位置、对控件进行分组和其调整控件

27、的大小和位置、对控件进行分组和其它一些设计工作。经过再设计的报表不但美观，它一些设计工作。经过再设计的报表不但美观，而且更加方便实用、功能更强。而且更加方便实用、功能更强。 少量的报表也可直接使用少量的报表也可直接使用“设计视图创立，设计视图创立，直接使用直接使用“设计视图创立报表和报表的再设设计视图创立报表和报表的再设计性质相同。计性质相同。 45主要内容主要内容6.3.1 报表设计工具6.3.2 使用设计视图创立报表6.3.3 在报表中创立计算字段6.3.4 添加分页符和页码6.3.5 调整报表的外观6.3.6 报表的属性设置返回466.3.1 6.3.1 报表设计工具报表设计工具 工具箱

28、、工具箱、“属性窗口、字段列表都属性窗口、字段列表都可以通过单击工具栏中对应的按钮让其显可以通过单击工具栏中对应的按钮让其显示或隐藏。示或隐藏。“属性属性”窗口窗口工具箱工具箱字段列表字段列表返回节476.3.2 使用设计视图创立报表 虽然可以通过向导或自动功能快虽然可以通过向导或自动功能快速地创立报表，但也可能要利用速地创立报表，但也可能要利用“设计设计视图从空白报表开始设计。利用视图从空白报表开始设计。利用“设设计视图创立报表有许多技巧，这些计视图创立报表有许多技巧，这些技巧对报表的再设计是很有帮助的。技巧对报表的再设计是很有帮助的。下面介绍利用下面介绍利用“设计视图创立报表的设计视图创立

29、报表的根本操作。根本操作。返回节481. 1. 选择报表的记录源选择报表的记录源 报表可以使用与窗体相同类型的记报表可以使用与窗体相同类型的记录源：表、查询、录源：表、查询、SQLSQL语句等。语句等。 显示明细数据的报表可用选择查询作显示明细数据的报表可用选择查询作记录源，只显示汇总数据的报表可用有汇记录源，只显示汇总数据的报表可用有汇总计算的查询作为记录源。总计算的查询作为记录源。49为报表选择记录源的方法有两种：为报表选择记录源的方法有两种：(1)(1)在在“新建报表对话框中选定新建报表对话框中选定“设计视图后立即选择绑定到设计视图后立即选择绑定到报表的数据源。报表的数据源。(2)(2)

30、如果在如果在“新建报表对话框中没新建报表对话框中没有选择数据源，可以在有选择数据源，可以在“设计设计视图中翻开报表视图中翻开报表“属性窗口，属性窗口，在在“数据选项卡的数据选项卡的“记录源记录源属性框中输入或选择数据源。属性框中输入或选择数据源。502. 2. 为报表添加控件为报表添加控件 为报表添加控件，可以使用字段列表，也可以使用工为报表添加控件，可以使用字段列表，也可以使用工具箱，操作方法与窗体一样。具箱，操作方法与窗体一样。 向报表添加字段时，它的关联标签会同时添加到报表向报表添加字段时，它的关联标签会同时添加到报表的同一节。如果想创立表格式报表，就需要把关联的的同一节。如果想创立表格

31、式报表，就需要把关联的标签标签“剪切下来，剪切下来，“粘贴到报表的页面页眉或组粘贴到报表的页面页眉或组页眉中。也可以用页眉中。也可以用5.3.3节介绍的改变控件节介绍的改变控件“自动标签自动标签属性值的方法实现单独添加字段。这样做可以更方属性值的方法实现单独添加字段。这样做可以更方便地手动设计表格式报表。便地手动设计表格式报表。 报表设计还可能需要调整报表外观、设置相关属性、报表设计还可能需要调整报表外观、设置相关属性、设置排序与分组等，其中的大局部操作与窗体设计相设置排序与分组等，其中的大局部操作与窗体设计相同。同。516.3.3 6.3.3 在报表中创立计算字段在报表中创立计算字段例例6-

32、66-6：以：以“选课及成绩表作数据源，使用选课及成绩表作数据源，使用报表向导创立报表向导创立“选课及成绩报表，以选课及成绩报表，以“学学号分组，以号分组，以“课程号升序排序，并创立课程号升序排序，并创立计算每人每门课程学期成绩的计算字段：学计算每人每门课程学期成绩的计算字段：学期成绩。期成绩。返回节52操作步骤：操作步骤： 先创立好不包括计算字段的先创立好不包括计算字段的“选课及成绩报表。选课及成绩报表。然后创立计算字段。然后创立计算字段。(1)(1)将新建的将新建的“选课及成绩报表切换到选课及成绩报表切换到“设计视设计视图，在报表的图，在报表的“主体节中主体节中“考试日期字段的考试日期字段

33、的右侧添加一个未绑定文本框；右侧添加一个未绑定文本框；(2)(2)选定未绑定文本框的关联标签标签中的文字为选定未绑定文本框的关联标签标签中的文字为Text13Text13，选择，选择“编辑编辑 剪切；剪切；(3)(3)单击单击“学号页眉，再选择学号页眉，再选择“编辑编辑 复制；关联复制；关联标签已复制到标签已复制到“学号页眉的左上角；将其移到学号页眉的左上角；将其移到“考试日期标签的右侧；并将标签中的文字改考试日期标签的右侧；并将标签中的文字改为：学期成绩；为：学期成绩；53操作步骤：操作步骤：(4)(4)调整未绑定文本框和调整未绑定文本框和“学期成绩标签的大小和学期成绩标签的大小和位置，和其

34、左侧控件一致；位置，和其左侧控件一致；(5)(5)选定未绑定文本框；翻开它的选定未绑定文本框；翻开它的“属性窗口；在属性窗口；在“数据选项卡中的数据选项卡中的“控件来源栏输入：控件来源栏输入：=平时成绩平时成绩 * *.3+.3+考试成绩考试成绩 * *.7 .7 ；关闭；关闭“属性窗属性窗口。口。54 在报表中创立计算字段主要用于在报表中创立计算字段主要用于对全部记录或分组记录进行汇总。对对全部记录或分组记录进行汇总。对每一个记录单独进行计算的计算字段每一个记录单独进行计算的计算字段一般应放在查询中，报表就以这个查一般应放在查询中，报表就以这个查为记录源。这样可以提高报表的运行为记录源。这样

35、可以提高报表的运行速度。而且可以在合计函数中使用计速度。而且可以在合计函数中使用计算字段的名称。算字段的名称。556.3.4 添加分页符和页码 一份精美的报表，不仅要求报表中的数据安排得当，一份精美的报表，不仅要求报表中的数据安排得当，还要求合理地分页并以恰当的方式显示页码。自动还要求合理地分页并以恰当的方式显示页码。自动创立或利用向导创立报表时，创立或利用向导创立报表时，AccessAccess会根据具体的会根据具体的报表内容、页面设置以及报表和节的相关属性的设报表内容、页面设置以及报表和节的相关属性的设置决定分页位置，并以某种方式显示页码。置决定分页位置，并以某种方式显示页码。 分页不应破

36、坏每一页报表的相对完整性和相邻页之分页不应破坏每一页报表的相对完整性和相邻页之间的关系。页码应放在报表的间的关系。页码应放在报表的“页面页眉或页面页眉或“页页面页脚中。面页脚中。 需要时可以人为强行分页，也可以更改页码的设置。需要时可以人为强行分页，也可以更改页码的设置。返回节561. 1. 添加分页符添加分页符 利用利用“工具箱中工具箱中“分页符按钮添加分页符。分页符按钮添加分页符。需要注意的是：如果在节中间设置分页符，应防需要注意的是：如果在节中间设置分页符，应防止拆分控件中的数据；如果在节的起始处或结尾止拆分控件中的数据；如果在节的起始处或结尾处设置分页，可翻开节的处设置分页，可翻开节的

37、“属性窗口，将属性窗口，将“强制强制分页属性项设为分页属性项设为“节前、节前、“节后或节后或“节前和节前和节后之一。节后之一。572. 2. 添加页码添加页码 利用利用“插入菜单中的插入菜单中的“页码命令添加页码。页码命令添加页码。在报表在报表“设计视图中翻设计视图中翻开相应报表，选择开相应报表，选择“插入插入 页码，翻开页码，翻开“页码对页码对话框话框( (以下图以下图) )；在该对话；在该对话框中设置页码的格式、位框中设置页码的格式、位置、对齐方式和首页是否置、对齐方式和首页是否显示页码。显示页码。【说明】自动创立报表和使用向导创立报表时，【说明】自动创立报表和使用向导创立报表时，系统会在

38、系统会在“页面页脚自动设置页码。页面页脚自动设置页码。586.3.5 6.3.5 调整报表的外观调整报表的外观 由于报表不但要表达数据间复杂的关系，还要满由于报表不但要表达数据间复杂的关系，还要满足人们的各种习惯，因而报表的格式比窗体更复足人们的各种习惯，因而报表的格式比窗体更复杂、外观比窗体更重要。在报表中对控件位置和杂、外观比窗体更重要。在报表中对控件位置和大小的调整，精度要求更高。大小的调整，精度要求更高。 调整窗体中的控件有多种方法。鼠标、调整窗体中的控件有多种方法。鼠标、“格式格式菜单、菜单、“格式工具栏和格式工具栏和“属性窗口都可以用属性窗口都可以用来完成报表的外观调整。来完成报表

39、的外观调整。返回节591. 1. 调整网格点调整网格点默认情况下，在默认情况下，在“设计视图中翻开窗体或报表时，设计视图中翻开窗体或报表时，整个背景有许多网格线，水平和竖直间距都是整个背景有许多网格线，水平和竖直间距都是1 1厘米。翻厘米。翻开报表的开报表的“属性窗口，可以看到属性窗口，可以看到“格式选项卡参格式选项卡参见下页图的见下页图的“网格线网格线X X坐标和坐标和“网格线网格线Y Y坐标属性坐标属性项的默认值都是项的默认值都是1010。如果在。如果在“格式选项卡的格式选项卡的“网格线网格线X X坐标和坐标和“网格线网格线Y Y坐标属性项分别输入比坐标属性项分别输入比1010小、比小、比

40、1 1大的整数，那么会显示网格点。如果分别输入大的整数，那么会显示网格点。如果分别输入5 5和和8 8，那，那么水平方向每厘米有么水平方向每厘米有5 5个网格点，竖直方向每厘米有个网格点，竖直方向每厘米有8 8个个网格点图网格点图6-316-31。如果输入的数有一个是。如果输入的数有一个是1 1或者或者1010包包括默认的两个括默认的两个1010，那么网格点将被隐藏。，那么网格点将被隐藏。60612. 2. 用对齐网格放置控件用对齐网格放置控件 用网格点控制控件的位置是一个好方法，操作简便而且用网格点控制控件的位置是一个好方法，操作简便而且直观。可以根据实际需要调整网格点间的距离。直观。可以根

41、据实际需要调整网格点间的距离。 用网格点控制控件的位置有两种方法。用网格点控制控件的位置有两种方法。第第1 1种方法是利用种方法是利用“格式下拉菜单中格式下拉菜单中“对齐下级菜单的对齐下级菜单的“对齐网格选项。对齐网格选项。第第2 2种方法是利用种方法是利用“格式下拉菜单中的格式下拉菜单中的“对齐网格选项。对齐网格选项。这是一个单项选择项。如果选中它，那么在以后向报表或窗这是一个单项选择项。如果选中它，那么在以后向报表或窗体添加控件时，添加的控件的体添加控件时，添加的控件的4 4个角都在网格点上。这种设置个角都在网格点上。这种设置对此前已经添加的控件不起作用。但是，移动控件时这种设对此前已经添

42、加的控件不起作用。但是，移动控件时这种设置都起作用。如果在移动控件的同时按下置都起作用。如果在移动控件的同时按下CtrlCtrl键，能够暂取键，能够暂取消这种设置的作用。消这种设置的作用。62【说明】1 1在在“设计视图中翻开报表或窗体，通过是设计视图中翻开报表或窗体，通过是否选定否选定“视图下拉菜单中的视图下拉菜单中的“网格选项，网格选项，可以决定显示还是隐藏网格点和网格线。可以决定显示还是隐藏网格点和网格线。2 2上述两种方法对网格点的设置在下次改变设上述两种方法对网格点的设置在下次改变设置前都将起作用，即使关闭该报表或窗体后置前都将起作用，即使关闭该报表或窗体后再翻开。再翻开。3 3只要

43、用介绍的两种方法之一设置了只要用介绍的两种方法之一设置了“对齐网对齐网格，无论网格点处于显示状态还是隐藏状格，无论网格点处于显示状态还是隐藏状态，网格点都在起作用。态，网格点都在起作用。636.3.6 6.3.6 报表的属性设置报表的属性设置 在报表的设计过程中会经常用在报表的设计过程中会经常用“属性窗口对属性窗口对报表的各个元素，包括控件、节和整个报表，报表的各个元素，包括控件、节和整个报表，进行属性设置。单击工具栏上的进行属性设置。单击工具栏上的“属性按钮属性按钮便可以翻开便可以翻开“属性窗口查看所选元素的属性。属性窗口查看所选元素的属性。双击某元素就在选择该元素的同时翻开了它的双击某元素

44、就在选择该元素的同时翻开了它的“属性窗口。属性窗口。 不同元素的属性项不完全相同。不同元素的属性项不完全相同。 报表的大局部属性项与窗体是一样的。对于每报表的大局部属性项与窗体是一样的。对于每一个属性项，当插入点进入该属性域时，一个属性项，当插入点进入该属性域时，“数数据库窗口的任务栏都会显示关于该属性项的据库窗口的任务栏都会显示关于该属性项的简要说明。简要说明。返回节641. 1. 报表的属性报表的属性 为了查看报表的属性，必须先选择报表。为了查看报表的属性，必须先选择报表。选择报表有两种方法：选择报表有两种方法：单击单击“报表选择器报表选择器( (位于水平标尺和垂直标位于水平标尺和垂直标尺

45、交叉处的灰色按钮尺交叉处的灰色按钮) )。选择选择“编辑菜单中的编辑菜单中的“选择报表。选择报表。65(1) (1) 报表的格式属性报表的格式属性报表的格式属性影响报表的外观，它的主要属性项如下：报表的格式属性影响报表的外观，它的主要属性项如下： 标题标题：用来设定用户预览报表时在报表的标题栏上显：用来设定用户预览报表时在报表的标题栏上显示的文本。示的文本。 页面页眉和页面页脚页面页眉和页面页脚：用来确定页面页眉和页面页脚：用来确定页面页眉和页面页脚中的内容是否要打印出来。中的内容是否要打印出来。 宽度宽度：用来确定报表中节的宽度。：用来确定报表中节的宽度。66(2) (2) 报表的数据属性报

46、表的数据属性 报表的数据属性用来控制报表的数据来源信息，它报表的数据属性用来控制报表的数据来源信息，它的主要属性项如下：的主要属性项如下：记录源：用来指定报表的数据源。记录源：用来指定报表的数据源。过滤器：允许使用一个特定的筛选条件来翻开报表。过滤器：允许使用一个特定的筛选条件来翻开报表。翻开过滤器：用于确定是否应用该报表的筛选条件。当这翻开过滤器：用于确定是否应用该报表的筛选条件。当这个选项设为个选项设为“否的时候，用户不能使用筛选。否的时候，用户不能使用筛选。672. 2. 控件的属性控件的属性 控件的属性绝大局部在第控件的属性绝大局部在第5 5章已经介绍过。章已经介绍过。下面介绍报表中的

47、控件所特有的属性。下面介绍报表中的控件所特有的属性。隐藏重复控件：用来确定是否隐藏报表内主体节隐藏重复控件：用来确定是否隐藏报表内主体节的重复数据值。的重复数据值。 例如，在例如，在“学生课程成绩明细表中将主体节学生课程成绩明细表中将主体节中的中的“姓名字段的姓名字段的“隐藏重复控件属性项隐藏重复控件属性项设为设为“是，那么显示和打印报表时每个学生是，那么显示和打印报表时每个学生仅在他的第仅在他的第1 1行显示姓名，以后的各行都隐藏。行显示姓名，以后的各行都隐藏。这样的报表更清晰。这样的报表更清晰。68 可以扩大和可以缩小可以扩大和可以缩小：用来确定在打印的时候：用来确定在打印的时候控件是否会

48、根据需要进行垂直放大和缩小。控件是否会根据需要进行垂直放大和缩小。 运行总和运行总和：用来确定是否按记录或按组进行总：用来确定是否按记录或按组进行总和计算。不：不对记录进行累加；工作组之上：和计算。不：不对记录进行累加；工作组之上：在同一分组级别对记录进行累加，遇到下一个在同一分组级别对记录进行累加，遇到下一个分组级别时停止；全部之上：对整个报表按指分组级别时停止；全部之上：对整个报表按指定分组级别对各分组都进行累加。定分组级别对各分组都进行累加。696.4 6.4 排序与分组排序与分组 实际的报表往往要将相同类型的数据集中在一实际的报表往往要将相同类型的数据集中在一起，并按一定的顺序排列。这

49、就要在报表中对起，并按一定的顺序排列。这就要在报表中对记录进行排序与分组。记录进行排序与分组。 只有对记录进行了排序与分组，才能对数据进只有对记录进行了排序与分组，才能对数据进行分类、汇总，这正是报表的最主要的功能。行分类、汇总，这正是报表的最主要的功能。 在报表中，排序只影响记录在报表中的次序，在报表中，排序只影响记录在报表中的次序，分组那么用于为报表添加分组那么用于为报表添加“组页眉和组页眉和“组页组页脚。脚。返回70 在在“设计视图中翻开报表，系统就会显示设计视图中翻开报表，系统就会显示“报报表设计工具栏。是新增的。单击表设计工具栏。是新增的。单击“排序与分组排序与分组按钮会弹出按钮会弹

50、出“排序与分组窗口，用以添加、排序与分组窗口，用以添加、删除和修改报表中数据的排序方式和分组选项。删除和修改报表中数据的排序方式和分组选项。 例例6-36-3的操作步骤说明，使用向导创立报表可以的操作步骤说明，使用向导创立报表可以设置记录的分组和排序方式。但是，这样生成的设置记录的分组和排序方式。但是，这样生成的报表只能按一个或几个字段排序，而不能按字段报表只能按一个或几个字段排序，而不能按字段的表达式排序。的表达式排序。71 如果要实现按字段的表达式排序，就只能在如果要实现按字段的表达式排序，就只能在“排序与分组窗口中设置。已有的排序方排序与分组窗口中设置。已有的排序方式和分组选项也可能需要

51、修改。式和分组选项也可能需要修改。 在在“排序与分组窗口设置或修改报表中记排序与分组窗口设置或修改报表中记录的排序方式和分组选项非常方便灵活。录的排序方式和分组选项非常方便灵活。 在在“排序与分组窗口最多可按排序与分组窗口最多可按1010个字段个字段向导中是向导中是4 4个或表达式进行排序。个或表达式进行排序。 72主要内容主要内容6.4.1 6.4.1 记录记录排序排序6.4.2 6.4.2 记录记录分组分组返回736.4.1 6.4.1 记录记录排序排序虽然报表的数据源可能是按某些字段排序的，但不虽然报表的数据源可能是按某些字段排序的，但不一定符合各种报表的要求，而且每个报表都可能对一定符

52、合各种报表的要求，而且每个报表都可能对记录的排序有特定的要求。这就需要在报表中设定记录的排序有特定的要求。这就需要在报表中设定排序。在报表中设定的排序将覆盖它的数据源给出排序。在报表中设定的排序将覆盖它的数据源给出的排序。的排序。例例6-7 6-7 以以“学生选课详单查询为数据源创立报表学生选课详单查询为数据源创立报表“学生课程成绩明细学生课程成绩明细_ _排序，包含的字段为班级名排序，包含的字段为班级名称、学号、姓名、课程名称、平时成绩、考试成绩称、学号、姓名、课程名称、平时成绩、考试成绩和学期成绩和学期成绩7 7个字段。要求该报表的记录按个字段。要求该报表的记录按“班级代班级代号、号、“课

53、程号、课程号、“学号升序排序。学号升序排序。7475操作步骤：操作步骤：使用使用“报表向导创立报表向导创立“学生课程成绩明细学生课程成绩明细_ _排序报排序报表，在向导中设置数据查看方式为表，在向导中设置数据查看方式为“通过选课及成绩通过选课及成绩，但不设置任何排序，但不设置任何排序然后在报表中利用然后在报表中利用“排序与分组窗口为记录设置排排序与分组窗口为记录设置排序：序： (1) (1)切换到切换到“设计视图，单击设计视图，单击“排序与分组按钮，排序与分组按钮，或选择或选择“视图视图 排序与分组，翻开排序与分组，翻开“排序与分组窗排序与分组窗口，如下页图所示；口，如下页图所示；76(2)

54、(2) 单击单击“排序与分组窗口的排序与分组窗口的“字段字段/ /表达式表达式行，再单击右侧的下拉按钮，从弹出的字段列表行，再单击右侧的下拉按钮，从弹出的字段列表中选择要排序的字段；对此题，依次选择中选择要排序的字段；对此题，依次选择“班级班级代号、代号、“课程号、课程号、“学号，如上图所示；学号，如上图所示；(3) (3) 在报表页眉中添加一标签，标签上的内容是：在报表页眉中添加一标签，标签上的内容是：学生课程成绩明细学生课程成绩明细_ _排序。排序。77【说明说明】(1)(1)上述操作接受了系统默认的上述操作接受了系统默认的“升序。如果需升序。如果需要，可在要，可在“排序次序的下拉列表中选

55、择排序次序的下拉列表中选择“降降序。序。(2)(2)如果有多项排序，第如果有多项排序，第1 1行最优先，第行最优先，第2 2行次之，行次之，余类推。余类推。(3)“(3)“排序与分组窗口的排序与分组窗口的“字段字段/ /表达式行是表达式行是可以输入表达式的。可以输入表达式的。(4)(4)此题不考虑分组，在此题不考虑分组，在“排序与分组窗口的排序与分组窗口的“组属性框全取默认值。组属性框全取默认值。 786.4.2 6.4.2 记录记录分组分组 一个组是相关记录组成的集合。报表中的记录分一个组是相关记录组成的集合。报表中的记录分组后，相关的记录将集中在一起，还可以为每个组后，相关的记录将集中在一

56、起，还可以为每个组设置要显示的说明文字和汇总数据。这样就提组设置要显示的说明文字和汇总数据。这样就提高了报表的可读性和信息的利用率。报表的分组高了报表的可读性和信息的利用率。报表的分组可以嵌套，最多嵌套可以嵌套，最多嵌套1010层。层。 记录的分组必须建立在排序的根底上。但是，设记录的分组必须建立在排序的根底上。但是，设置了排序的字段不一定按其分组。置了排序的字段不一定按其分组。 对记录设置分组就是通过设置排序字段的对记录设置分组就是通过设置排序字段的“组页组页眉和眉和/ /或或“组页脚的属性来实现的。组页脚的属性来实现的。79例例6-8 6-8 将例将例6-76-7中的中的“学生课程成绩明细

57、学生课程成绩明细_ _排序报表排序报表复制为复制为“学生课程成绩明细学生课程成绩明细_ _分组报表，并在其中添分组报表，并在其中添加分组，具体要求是：加分组，具体要求是：(1)(1)为报表添加为报表添加“班级代号分组，在班级代号分组，在“班级代号分班级代号分组中嵌套组中嵌套“课程号分组；课程号分组；(2)(2)在在“班级代号和班级代号和“课程号组页眉中分别添加课程号组页眉中分别添加“班级名称和班级名称和“课程名称字段及相关文字；课程名称字段及相关文字；(3)(3)在在“课程号组页脚中添加求学期成绩平均值的计课程号组页脚中添加求学期成绩平均值的计算字段。算字段。 80操作步骤：操作步骤：(1)

58、(1) 在在“数据库窗口的报表对象中，选择数据库窗口的报表对象中，选择“学生课程学生课程成绩明细成绩明细_ _排序，单击工具栏中排序，单击工具栏中“复制按钮，再单击复制按钮，再单击工具栏中工具栏中“粘贴按钮，在对话框中输入：学生课程成粘贴按钮，在对话框中输入：学生课程成绩明细绩明细_ _分组。分组。(2) (2) 在在“设计视图中翻开设计视图中翻开“学生课程成绩明细学生课程成绩明细_ _分组分组报表，并翻开报表，并翻开“排序与分组窗口。排序与分组窗口。81操作步骤：操作步骤：(3) (3) 在在“排序与分组窗口中单击排序与分组窗口中单击“字段字段/ /表达式行表达式行中的中的“班级代号，通过下

59、拉列表将班级代号，通过下拉列表将“组属性中的组属性中的“组页眉和组页眉和“组页脚的属性值都改为组页脚的属性值都改为“是；此时是；此时报表中就添加了两个节：报表中就添加了两个节：“班级代号页眉和班级代号页眉和“班级代班级代号页脚。号页脚。(4) (4) 参照第参照第(3)(3)步再设置步再设置“课程号分组，此时报表中课程号分组，此时报表中又添加又添加“课程号页眉和课程号页眉和“课程号页脚两个节如霞页课程号页脚两个节如霞页图所示，这里添加的页眉和页脚就是前面介绍的图所示，这里添加的页眉和页脚就是前面介绍的“组页组页眉和眉和“组页脚。组页脚。 82操作步骤：操作步骤：83操作步骤：操作步骤：(5)

60、(5) 翻开翻开“字段列表窗口，从字段列表窗口，从“字段列表窗口中拖放字段列表窗口中拖放“班级名称字段到班级名称字段到“班级代号页眉中，并将其关联标班级代号页眉中，并将其关联标签文字修改为：班级名称：；再从签文字修改为：班级名称：；再从“字段列表窗口中拖字段列表窗口中拖放放“课程名称字段到课程名称字段到“课程号页眉中，并将其关联标课程号页眉中，并将其关联标签文字修改为：课程名称：。签文字修改为：课程名称：。(6) (6) 在在“课程号页脚中添加计算字段，方法为先在课程号页脚中添加计算字段，方法为先在“课课程号页脚中添加一非绑定文本框，然后在控件程号页脚中添加一非绑定文本框，然后在控件“属性属性