档案管理讲义_档案管理

1、最新资料欢迎阅读档案管理讲义 档案管理第二编档案管理第一章文书档案管理一、文书档案：是 指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在党务、行政管理等 活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。二、文件材料的收集是指立档单位各部门及个人按照档案管理的 要求，在日常工作中有目的地收集文件材料的活动。三、文件材料的收集工作的要求：1.文件材料应当齐全完整，并 符合长久保管的质量要求；2 .归档文件材料应当精练准确，并反映立档单位的主要职能；3 .档案机构要加强对收集工作的监督和指导；4 .及时移交应归档文件材料。四、文件材料收集主要有几种方法：1.严格按照归档范围进行收 集。这是收集工作的主要形

2、式。2.建立相关制度，加强对零散文件的 收集。3.明确具体人员职责，保证归档文件材料齐全完整。4.平时收 集。五、文件材料价值鉴定包括两个方面的工作任务：一是确定归档范围；二是划分保管期限 六、文件材料的鉴定原则：1.历史的观点，要分 析文件材料的价值，不能脱离当时的历史条件。2.全面的观点，一方面要全面地分析文件材料各方面的特征，再一方面要全面地预测将来 社会对档案利用的需要；既要考虑当前的需要，又要考虑长远的需要3.发展的观点，档案的价值有时效性和扩展性的特点。七、.鉴定应注意的问题：1.以文件材料为主，不是“有收必归”， 凡是报道本机关情况，反映本单位工作活动的，或以简报形式发布的 与本

3、机关主要职能工作有关的文件，则应随同本机关形成的文件纳入 归档范围。2.以文件材料价值为主，不是“有文必档” 。3.归与不归， 不能光看有无红字版头和文号。普发文件不存档。4.以本机关为主，不是“外机关都不要"，许多外来的上、下级文件，都是反映本机关 主要职能活动的。5.要注意宏观文件材料，也要注意微观文件材料。八、2006年12月18日国家档案局颁发机关文件材料归档范 围和文书档案保管期限规定。各机关单位必须以此作为鉴定工作和 判定文件材料归档和不归档的基本依据。九、机关文件材料归档范围：1.反映本机关主要职能活动和基本 历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文

4、 件材料。2.机关工作活动中形成的在维护国家、 集体和公民权益方面 具有凭证价值的文件材料。3.本机关需要贯彻执行的上级机关、 同级 机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料。4.其他对本机关具有查考价值的文件 材料。十、机关文件材料不归档范围:1.上级机关文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；2 .本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性 文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信 封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文 件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无

5、关的文件材 料，有关工作参考的文件材料；3 .同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄 送文件材料；4 .下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄 报的文件材料，不是重要的不保存。十一、国家档案局对文书档案规定的保管期限有 2种，即永久和 定期。定期一般分为30年、10年。带“重要”划分为永久。分析文件材料的内容是判定其价值和划分保管期限的基础。文件材料的现实作用和历史作用主要取决于其内容十二、永久保管的文书材料主要包括：1.本机关制定的政策法规性文件材料；2 .本机关召开重要会议、举办重大活动形成的主要文件材料；3 .本机关职能活动中形成的重要业务文件材料

6、；4 .本机关关于重要问题的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计 报表等；5 .本机关机构演变、人事任免等文件材料；6 .本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；7 .上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、批复等文件材料。十三、划分保管期限应注意的问题：1.注意文件之间的联系，不 要孤立地看其价值；8 .注意考察文件的实际内容，不要单从形式上看其价值；9 .注意考虑文件的长远需要，不要静止地看其价值；10 要综合研究文件的各种作用，不要片面地看其价值。十四、机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定是正确区分文件

7、材料价值、划分保管期限的基本依据。档案保管期限表 主要由顺序号、条款、保管期限和备注等项组成。条款是一组类型相 同的文件材料名称，包括一组文件材料的来源、内容和形式，文字要 简明确切。十五、归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、 作为文书档案保存的各种纸质文件材料。十六、归档文件有以下限定：1.必须是办理完毕的文件材料，文 书处理程序不是文件现行效用的结束。2.必须是文书档案范畴的纸质 文件材料。3.必须是应保存的文件材料。十七、归档文件整理是将归档文件以“件”为单位进行装订、分 类、排列、编号、编目、装盒，使之有序的过程。十八、规则确定了归档文件的整理原则：1.遵循文件的形成 规

8、律，保持文件之间的有机联系。2.区分文件不同价值。3.便于保管 和利用”。“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”是整理 原则的基本指导思想，“便于保管利用”是整理原则的基本要求。“事由原则”将同一事由的的文件材料排在一起，是为了充分体现文件的形成规律和文件之间的有机联系。十九、规则规定：“件”即归档文件的整理单位。一般以每份 文件为一份。这是对“件”概念认识和“件”实体确定的基本原则。二十、归档文件整理单位“件”的确定的统一要求是：1.正本与定稿为一件，正本与发文处理为一体；2 .正文与附件为一件；3 .转发文与被转发文为一体；4 .原件与复制件为一件；5 .来文与复文可为一件；6 .

9、文件处理单与文件为一件；7 .报表、名册、图册等每册（本）为一件。会议记录为一本，不要拆开，保持一件。二H一、归档文件的修整：1.修裱破损文件；2 .复制字迹模糊或易褪变文件；3 .超大纸张折叠；4 .去除易锈蚀的金属物。二十二、只有有明确请求、询问的事项，需要对方明确答复（批复、批示、复函）时，其形成的来文与复文方可“可为一件” 。二十三、件内稿本、文本的排列：规则规定：“正本在前，定稿在后；主件在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后”。处理单在前，正本在后；发文文件处理单在前，定稿在后。二十四、装订的要求：采用左侧装订的，应将文件左、下边对齐; 采用左上角装订的，应

10、将文件左、上边对齐。装订工作最好由专人负 责。二十五、分类是归档文件按其内容和形式特征划分类别和层次， 构成有机体系的过程。分类必须在区分全宗的基础上进行。 在通常情 况下，一个独立的机关、团体、企业、事业单位，可以称为一个立档 单位，其形成的归档保存的文件材料（档案）单独构成全宗。二十六、归档文件的分类具体包括选择确定分类方法， 制定分类 方案和文件实体归类等内容。规则以年度、机构或问题和保管期 限作为基本的分类方法。规划、计划应归于当年度，年度总结一般放 入第二年。件内稿本、文本日期不一致的，应以装订时排在前面的文 本日期为准。二十七、保管期限分类法是将归档文件按照不同的保管期限分开，分成

11、永久、定期两个类别，其中定期一般可分为 30年、10年。二十八、年度分类时应注意哪些情况：1.文件有多个时间，分年 度时，一般来说以文件签发日期（即落款日期）为准据以断定文件所 属年度。2.跨年度形成的有密切联系的文件，往往统一在办结年度归档。3.件内稿本、文本日期不一致，应以装订时排在前面的文本的日 期为准；4.文件没有标注日期。二十九、机构分类法：机构分类法是将归档文件按其形成或处理 的部门划分类别。机构适用于内部组织机构比较稳定， 职责范围比较 清楚，形成文件材料在内容上不相交叉的机关单位。注意事项：1.原则上哪个机构处理处理或办理的文件就归入哪个机构的类别中，对于几个机构共同处理或办理

12、的文件，有主办机构的应归入主办机构。2 .机关内部设置的临时机构，应和内部机构一样设置类目，其形成的 文件材料归入该临时机构。三十、问题分类法：问题分类法是按归档文件内容划分类别。按 问题分类，不受机关内部机构限制。这种分类法适用内部机构变化较 大，职责范围不甚清楚，形成的文件材料在内容上常有交叉的机关单 位。采用问题分类法，可以避免或减少同一内容文件材料分散的现象， 便于按专题查找利用。采用问题分类法，要注意考虑机关内设机构的 基本职能和业务范围，尽量做到问题和机构基本对应。同时，类目设 置要符合逻辑，类名要简明准确，前后一致。三十一、分类方案有哪些：1.保管期限一一年度一一机构分类法；3

13、.保管期限一一年度一一问题分类法；4 .年度一一机构一一保管期限分类法；5 .问题一一年度一一保管期限分类法；6 .保管期限一一年度分类法。三十二、分类应注意的问题：第一，同一层次的分类必须依据同一标准；第二，类目设置要合理，含义要明确，不可互相交叉，互相包容，类目具有排它性；第三，划分的子项的外延总和应等于母项的外延。三十三、归档文件的排列，是指在分类体系的最低一级类目内， 按照一定的原则和方法排定归档文件先后次序的过程。 归档文件的排 列，规则强调了 “事由原则”，同一事由即有密切联系的文件材料 应当排列在一起。规则还提供了按照文件材料形成时间、重要程 序等排列的不同方法。三十四、按照事由

14、原则排列归档文件的主要优点是：第一，体现 了遵循文件形成规律，保持文件之间有机联系的整理原则。第二，对 判定和体现文件材料的价值具有十分重要的作用； 第三，有利于检索和档案实体存取工作。三十五、排列的方法：1.同一事由内归档文件的排列，最简单的 方法是按照文件材料形成时间的先后顺序， 时间最的在前、时间晚的 在后。按文件材料的重要程度排列，重要的在前，次要的在后。2.不同事由间归档文件的排列：（1）是按不同事由办结时间的先后顺序 排列；（2）是按事由的重要程度排列。（3）按事由文件材料的责任者或承 办部门分别集中排列。（4）按事由文件材料所反映的不同问题分别集 中排列。三十六、归档文件排列应注

15、意哪些问题；1 .不同类目归档文件的排列，编制分类方案时就确定了的，应以编制 部门的有关文件为准。2.不可将归档文件直接按形成时间或收、发文 文号顺序排列。3.“随办随归”应服从归档文件按事由排列原则。 4.“零头”归档文件的排列。三十七：归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。 编号是编目工作的起点和 基础，其目的是固定分类、排列体系，也为编目及查找实体提供了条 件。三十八、件号分为室编件号和馆编件号两种。 室编件号在同一年度、统一组织机构的一个保管期限内从“1”开始逐件流水编号。三十九、馆编件号的编制方法有哪几种参考；2 .将室编件号与馆编件号

16、合二为一；3 .充分利用原基础，对部分变动较大的归档文件目录进行调整；4 .统一编制馆编件号。四十、档号项目分为哪几项：档号项目分为必要项和选择项：其 中必要项目包括全宗号、年度、保管期限和件号，机构或问题项为选 择项。四十一、归档章一般盖在归档文件首页上端居中的空白位置。编目主要是指编制归档文件目录。 编制归档文件目录，可以实现 归档文件从一次文献向二次文献的初步转化，为档案的保管、鉴定、 检索、统计和编研等工作的开展提供基本条件。四十二、归档文件目录设置件号（室编件号、馆编件号）、责任 者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。责任者填写：责任者是指制发文件的国家机构、 社会组织或个 人，即

17、文件的作者、署名者。1.责任者有多个时，填写列居首位的责 任者；2 .主办单位、立档单位或上级主管部门是责任者的必须填写， 其余视 需要填写；3 .被省略的责任者用 “等r表示，责任者之间以“；”分隔；4 .没有责任者的文件材料，需考证清楚后填写，并加 “"标识。题名填写：1.正题名不能揭示文件内容时，副题名应当抄录在正 题名之后，并在副题名之前加“：2并列题名是以第二种语言书写 的与正题名对照并列的题名，填写时与正题名一并抄录，并列题名前 加“ =”。3.有些文件题名过于简单或题名含义不清，不能揭示文件 材料内容，填写时也要照实抄录，但应重新拟定准确的题名附后，并 加“"

18、标识。4.对于没有题名的文件，可直接填写拟好的题名，加 上”"标识。5.如果正文题名反映出附件内容，转发文题名指明被 转发文题名，填写时仅抄录正文题名、转发文题名。否则，附件题名、 被转发文题名均要抄录，并加“（）”标识，但不可另作条目。6.干部 任免、调配等人事方面的文件材料，凡涉及到本单位人员，其人员名 字要照实抄录，附在题名后，并加“（）”标识。7.来文与复文为一件 时，填写复文题名作为本件题名。来文与复文各为一件时，分别填写11最新资料欢迎阅读来文与复文的题名。日期填写：以8位阿拉伯数字标注年月日。时间不详时用数字“0”表示，同时在备注中加以说明。页数填写：填写一件文件的总页

19、数。有字迹和图表的页面算作一 页，空白面不算。备注填写：备注用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、移出、销毁等。备注栏难以填写时，可以在备注栏加 注“丁将具体内容填入备考表中。四十三、装盒是将归档文件按件号顺序装入档案盒，同时包括填 写盒内文件目录、盒内备考表和编制、填写盒封面与盒背脊项目等工 作内容。档案盒的摆放方式分为竖式和横式两种。起止件号：填写盒内排列最前和最后的归档文件的件号， 其间用« " 连接，如 “ 18 36”。填写备考表是对盒内文件材料进行动态管理的有效措施。盒脊 项目的设置包括全宗号、年度、保管期限、机构或问题、起止件号和 盒号等。四十

20、四、装盒的具体要求：第一，不同形成年度的归档文件不能 放入同一档案盒。第二，不同保管期限的归档文件不能放入同一档案 盒。第三，不同机构或问题类目的归档文件不能放入同一档案盒。第 四，当遇到同一类目的归档文件数量少，不够一盒时，只能通过装入 不同厚度的档案盒来解决。第五，档案盒只是归档文件的装具，不具有保管单位的性质和作用。第二章 科技档案管理 四十五、科技档案管理的核心任务是： 依据档案法律法规，按照科技档案的运行规律和特点，集中统一管理 科技档案，确保其完整、系统、准确和安全，为满足科技档案的利用 需求提供信息支持与服务。四十六、科技档案：企、事业单位和国家机构、社会组织及个人 从事生产、科

21、研、基建及此管理活动直接形成的对国家和社会具有保 存价值的应当归档保存的科技文件材料。四十七、科技档案的种类主要有：工业生产技术档案，农业科技 档案，设备仪器材料，科学技术研究档案，地质档案，测绘档案和医 学科技档案等。工业生产技术档案主要是工业产品档案， 具基本特点 是型号成套；基建档案的特点是建设项目成套；设备仪器档案特点是型号成套；科研档案的基本特点是课题成套。四十八、科技档案的功能：(一)、科技档案的知识储备和依据凭 证功能。1.知识储备功能。它所储备的是在科技、生产活动中直接产生和 形成的原生信息。2.依据凭证功能：(1).科技档案是产品定型的依 据；(2) .科技档案是产品再生产或

22、停产产品恢复生产的依据；(3) .科技档案是工程维护、使用的依据；(4) .科技档案还具有客观的凭证作用。（二）科技档案的情报功能。 科技档案的情报功能是指科技档案的内容在科技、生产活动中所具有的科技参考作用和科技交流作用。 它表现在三个方面：1.科技档案 为科技研究工作提供条件。2.科技档案为工程和产品设计提供条件。3 .科技档案是进行科学技术交流的工具。（三）、科技档案的促进生产力发展和提高经济效益的功能。四十九、科技档案的收集：就是按照国家的有关规定，通过切实 可行的措施和方法，把对国家和社会有保存价值的科技文件资料收集 到档案部门的工作。科技档案收集工作主要包括：科技文件归档、基 层档

23、案部门收集工作和档案馆的收集工作。五十、科技文件归档制度的内容，一般包括科技文件归档范围、 归档时间、归档份数、归档要求、归档手续。确定归档范围的标准： 科技文件是否具有保存价值。五十一、确定归档范围的基本方法：1.研究和分析本单位科技、 生产活动的范围，从而掌握本单位在科技、生产活动中形成的科技文 件的各类和成分，确定归档范围中应包括哪些方面的科技文件； 2.掌握本单位的基本职能情况，将本单位在基本职能活动中形成的科 技文件作为归档范围的主体，并研究和分析围绕其基本职能活动进行 的其他科技、生产活动中形成的科技文件，从而确定这些科技文件的 归档范围；4 .正确划分本单位科技资料、科技文件与文

24、书档案材料的界限；5 .根据国家及专业主管部门确定的文件归档范围，结合本单位实际，确定具体的科技文件归档范围。五十二、科技文件的归档时间最常见的5种情况：1.在项目全部结束时间归档；2 .按工作阶段归档；3 .按子项结束时间归档；4 .按年度归档；一是活动和形成周期较长，按年度比按阶段归档更合适的科技项目文件；二是某些自然观察或观测活动中形成的科技文件；三是应该作为科技档案归档保存的科技文件，一般按年度归档。5.随时归档。（1）.科技文件复制部门同科技档案部门合一的设计单位施工图。（2）.机密性较强的特殊科技文件。（3）.外来文件。五十三、科技文件归档的基本要求：一是归档工作由相关的科技业务部

25、门承担；二是归档的科技文件，应做到书写材料优良、字迹工整、图形清晰，有利于长久保存；三是归档的科技文件必须做到完整、准确，并经过系统整理、编目，由项目负责人审查后及时归档；四是档案部门有责任监督、指导科技人员做好科技文件的归档工作。五十四、基层档案部门开展科技档案收集应注意哪几个问题：1.要认真贯彻集中统一管理科技档案的原则；2 .要遵循科技档案的自然形成规律；3 .要保证科技档案的完整、准确。五十五、科技文件的归档份数一般归档 1份，重要的、使用频繁 的应归档2份以上。在具体确定科技文件归档份数时，应考虑：要考 虑归档材料的重要程度、要考虑开架阅览的需要、要根据国家有关规 定。办理科技文件归

26、档手续主要包括两个方面：编写归档情况简要说 明、填写归档文件移交清单。五十五、基层档案部门开展科技档案收集工作的方法和措施：1 .按照归档制度的规定接收科技文件材料归档， 按照本单位归档制度 的有关规定，接收科技文件材料归档，是基层档案部门收集科技档案 的基本方法。2.纳入计划管理，实行多种方式结合的收集方法，各单 位应当把科技材料的形成、积累、整理和归档纳入科技工作程序和生 产、科研、基建等计划，列入有关部门有关人员的职责范围。3.确定和疏通科技档案收集渠道，定向定内容收集。4.抓住重要环节和关键 阶段进行收集。五十六、从2006年起，安徽省委、省政府在全省范围内实施了 档案管理模式改革。改

27、革的内容之一就是调整科技档案的归属和流 向，将科技档案由原先的科技专业档案馆保管改变为由国家综合档案 馆保管。五十七、国家综合档案馆确定收集范围时应考虑以下原则：1.价值原则。2.分级管理原则。3.综合性原则。五十八、科技档案接收制度:1.科技档案实行无偿进馆制;2 .科技档案实行相关单位主送制；3 .科技档案实行补送制。五十九、科技档案进馆的交接手续：向国家综合档案馆移交科技 档案时，移交单位需要准备一式两份的移交清册和有关及档案的考证 材料。六十、科技档案的整理工作，包括系统整理和科学编目两部分。六十一、科技档案整理工作的原则：遵循科学档案的自然形成规 律，保持科技档案之间的有机联系，充分

28、利用档案原有的整理基础， 对科技档案进行分门别类地整理，便于保管和利用。六十二、科技档案分类方案的编制具体步骤是什么：第一，根据 库藏科技档案的基本各类设置大类， 有多少科技档案，就设置多少个 大类。第二，在每个大类中，根据科技档案的内容构成和形成特点， 按照已确定的分类标准和分类方法， 进行类系展开，设置相应的上位 类和下位类，形成不同的类别层次，构成一个完整的类系。第三，给 每一个类目以固定的代字或代号；第四，将形成的类目体系用文字或图表形式表达出来。第五，撰写说 明，指出分类方案的编制依据、分类标准、类目代字或代号的使用方 法等。六十三、科技档案最基本的分类方法有哪几种：1.工程项目分类

29、 法；2 .型号分类法；3 .课题分类法；4 .专业分类法；5 .时间分类法；6 .地域分类法。六十四、基建档案的分类：性质一一工程项目分类法、流域（水 系）一一工程项目分类。.设备档案的分类：性质一一型号分类法、六序一一型号分类法。随着产品和设备的革新、改进，工程及设备的管理、维修，还会 逐步形成和补充一些新的科技文件。 对于这些文件材料，应单独组成 案卷，不必地前期已组成案卷的科技文件再行拆卷。六十五、科技案卷的基本特征：1.案卷是一组具有有机联系的科 技文件。2.案卷内的科技文件有一个相对的数量界限。3. 一个案卷内 科技文件的保存价值大体相同。价值小的服从价值大的，保管期限一 律从长。

30、六十六、科技档案组卷方法：1.产品、设备食品文件（特别是图 纸部分）按其反映的不同部件、结构、系统分别组成案卷。2.基建工程的科技文件（特别是图纸部分），按其反映的不同专业，分别组成 案卷；3.科研课题的科技文件可以按其反映的不同研究阶段，分别组成案 卷。4.产品、设备、基建、科研方面的文字材料或管理性的文件材料， 按照其反映的不同问题或不同名称，分别组成案卷。六十七、科技档案案卷排列的具体方法：1.产品类案卷按产品开 发设计（含初步设计、技术设计）、工艺、加工制造、生产定型等工 作程序，或按其产品系列、结构排列。2.科研类案卷按课题准备立项 阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推

31、广应用等阶 段排列。3.基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计（含 初步设计、技术设计、施工力设计）、工程施工、工程监理、工程竣 工验收等排列。4.设备类案卷按设备依据性材料，外购设备开箱验收 或自制设备设计、制造、验收，设备安装高度，随机文件材料，设备 运行，设备维护等排列。第三章 会计、人事及音像档案的管理 六十八、会计档案是 指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反 映单位经济业务的重要史料和证据。会计档案的特点：1.形成范围广。 凡是具备独立会计核算的单位，都要形成会计档案。2 .档案类别稳。3.外在形式多样。六十九、会计核算材料归档范围包括：（归档要遵循

32、会计核算工 作的规律，力求会计档案的齐全、完整和准确）1.会计凭证，重要的 会计核算材料，应当归档。2.会计账簿，各个单位的会计账簿，其名 称和外形虽不尽相同，但账簿是会计核算的主要材料，应全部归档。3 .财务报告都是应归档。4.其他核算材料。七十、会计档案的归档要求：1。归档的会计核算材料真实、准 确。2.会计档案移交原则上应保持原卷册封装。3.要严格交接手续。 会计档案保管期限分为永久和定期两类。定期中又分为3年、5年、10年、15年、25年。永久保管期限的档案在各立档单位构成比例最 小，但价值最大。它主要是年度决算财务报告及会计档案的保管清册和销毁清册。七十一、.在销毁会计档案时，应当注

33、意：部分特殊的会计档案 如涉及到未结清的债权债务的原始凭证、涉及产权的原始凭证以及工 资发放表等，可适当延长其保管期限，抽出单独立卷，并在会计档案 案卷目录中说明。另外，处在项目建设期间的基建会计档案，即使会 计档案期限已满，也不得销毁。七十二、人事档案的收集：人事档案的收集工作，是人事档案管 理部门根据本机关人事管理权限的范围及人事档案的收集归档范围， 将有关部门形成的人事档案集中起来，统一保管的工作。七十三、人事档案分为正本和副本，正本分为十类：第一类，履 历材料；第二类，自传材料；第三类，鉴定、考核、考察材料；第四类，学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、培训结业 成绩表和评聘专业

34、技术职务、考绩、审批材料）；第五类，政治历史情况审查材料；第六类，参加中国共产党、共青团及民主党派材料；第七类，奖励材料；第八类，处分材料；第九类，录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、 退职材料及各种代表会议登记表材料；第十类，其他可供组织参考的材料。七十四、人事档案副本是由正本中以下类别复制件（或重复件） 构成：第一类的近期履历材料； 第三类的主要鉴定、考核材料；第四类的学历、学位和评专业技术职务的材料；第五类的政治历史情况审查结论；第七类的奖励材料；第八类的处分决定材料；第九类的衡器于报表和工资、待遇、出国审批材料；其他类别如有重复的材料，也可归入副本。七十五、人事档案提

35、供利用的主要方式有以下几种：1.在档案室 或阅览室提供档案查阅。2。外借。3.出具证明材料。4.提供综合整 理的有关材料。5.咨询服务。七十六、照片、盘带说明内容和填写要求：照片题名（简要地概 括出照片内容，一组照片可用相同题名）、照片号（按两段式填写）、 底片号（该张照片的底片号）、参见号（与本组或本张照片有联系的 其它门类档号）、文字说明（要求突出该张照片的主要要素）。一盘或 一盒磁带作为一个保管单位，著录一个条目。第四章 档案的保管和统计 七十七、档案保管基本任 务：一是维护档案实体的秩序状态，使档案在存放和使用中始终有序； 二是保护档案实体的理化性状，使其在存放和使用中不受或少受人为

36、和自然因素的损害，并尽量延长其物质形体的寿命。七十八、档案保管工作的具体内容：包括三个方面，即库房内档案的日常管理；档案流动过程中的保护；为延长档案的寿命而采取的各种专门技术处理，如修复、复制等。七十九、档案保管工作的基本要求：以防为主，防治结合；加强重点，照顾一般；立足长远，保证当前；不断改善档案的贮藏环境和保管条件，最大限度地延长档案的寿命。八十、档案架柜排放与编号：过道的宽度一般在1 1.2m之间,非密集档案架（柜）之间的距离一般在 80cm左右所有的档案架（柜） 均不可紧靠墙壁。编号：自门口起从左至右编架（柜）号，每个架柜 的栏也从左至右编栏号，每栏的格自上而下编格号。八十一、档案库房

37、管理制度：1.档案库房防火制度；2 .档案库房供配电系统管理制度；3 .档案清点交接制度；4 .人员出入库房管理制度；5 .档案库房安全检查制度。八十二、档案材料的耐久性：凡色素成分是炭黑，转移固定方式是结膜的字迹最耐久，如墨汁、黑色油墨；凡色素成分是燃料、固定方式为粘附的均不耐久如铅笔字迹；音像档案中的聚酯片基是目前最好的片基， 银盐黑白片的保存寿命可 以超过500年，彩色片不适合于长期保存塑料唱片一般不作为档案保 存。对于需要长期保存的传真件宜用复制件替代归档保存。八十三、档案库房的保护：档案库房适宜的温适度标准为：温度 14C-24C,相又t湿度45%60%温度过低（太干燥），会使载体材

38、 料变脆变硬，从而降低档案的耐久性。八十四、档案的统计工作：档案统计工作是以表册、数字等形式 揭示档案和档案工作有关情况的一项业务工作，它包括档案的基本登 记和综合统计两部分。档案统计工作的内容：1.档案数量统计。2.档案业务工作质量统计。3.档案开发利用情况统计。4.档案工作条件 统计。八十五、档案清点交接制度：档案馆（室）应围绕以下五种情况 制定和执行档案清点交接制度：一是档案的入库清点交接； 二是库房管理人员工作变动时的清点交接；三是档案日常利用后，库房管理人员与有关人员的清点交接； 四是档案大规模搬迁、整理之后进行清点交接；五是定期清点，一般上档案馆2 3年、档案室1 2年全面清点一次。 档案清点时，应对清点中发现的问题及发生问题的原因作详细记录， 尤其是档案缺损情况一定要记录具体，清点人或交接人应在清点记录 上签名，并将清点记录归入全宗卷。同时，应将清点情况书面报告有 关领导。八十六、对重要档案的保护：重要档案的利用一般不提供原件， 应以其缩微品或复制件替代，利用时应有专人监管。对重要档案的复 制，也要采取比一般档案更严格的限制和保护措施。第五章 档案提供利用工作 八十七、档案提供利用工作的基本途径：1.