统一邮件系统用户使用手册

1、 统一邮件系统统一邮件系统用户使用手册用户使用手册中国石油化工股份有限公司中国石油化工股份有限公司石化盈科信息技术有限责任公司石化盈科信息技术有限责任公司微软（中国）有限公司微软（中国）有限公司2009 年 10 月 目 录第第 1 章章概述概述.11.1邮件系统访问方式 .2第第 2 章章OUTLOOK ANYWHERE 方式方式.32.1配置 OUTLOOK 2007.32.2配置 OUTLOOK 2003.6第第 3 章章使用使用 OUTLOOK WEB ACCESS (OWA)方式访问邮件系统方式访问邮件系统.113.1使用 OWA 方式收发邮件.113.2使用 OWA 更改邮箱密码.

2、133.3修改默认文件夹名称语言 .15第第 4 章章POP3/SMTP 方式方式 .184.1配置 OUTLOOK EXPRESS.184.2配置 FOXMAIL.22第第 5 章章ACTIVESYNC 方式（手机）方式（手机）.26第第 6 章章使用技巧和常见问题使用技巧和常见问题.276.1如何将其它邮件客户端中的邮件和联系人信息导入 OUTLOOK？.27从 Outlook Express 邮件客户端导入到 Outlook 邮件客户端.27从 Foxmail 邮件客户端导入到 Outlook 邮件客户端 .296.2如何解决邮件发送错误？ .336.3为什么某些正常邮件收不到？ .33

3、6.4为什么发送邮件后收到对方的退信？ .336.5如何确认及更改邮件的本地存储位置？ .35Outlook express 客户端.35使用 Outlook Anywhere 方式收发邮件的 Outlook 邮件客户端.366.6使用 OUTLOOK ANYWHERE方式如何存档邮件.396.7如何释放服务器上的邮箱空间？ .416.8如何备份邮箱数据？ .436.9如何变更用户邮箱的密码？ .436.10如何联系邮件系统管理员？ .43第第 1 1 章章概述概述中国石油化工股份有限公司（以下简称“中国石化”）在全国范围内统一部署了新的基于 Microsoft Exchange 2007 的

4、电子邮件系统，实现了一个统一的企业电子消息系统。总部机关的电子邮件地址为 “”, 各直属单位的电子邮件地址为：“”。该系统采用了 Microsoft Exchange server 2007 平台，每个用户电子邮箱容量为300M，每封邮件大小限制为 10M。当邮箱空间占用达 240M 时用户将收到提醒邮件；达270M 时用户将只能接收邮件，无法发送邮件；空间占用满 300M 时，用户将无法发送和接收所有邮件，请用户及时清理邮箱。该平台提供了多种邮箱访问方式，方便用户收发电子邮件，各种方式的特点及适用场合见下表。访问访问方式方式访问访问工具工具特特 点点外网外网访问访问Outlook Anywh

5、ereOutlook 2003 或 outlook 2007可以最大程度地发挥邮件系统功能的方式提供全球地址簿功能具备协同办公功能无需通过 VPNOWA (Outlook Web Accesss)浏览器不需要客户端软件邮件不下载至本地。在线修改口令最方便的一种方式不需通过 VPN,可直接进行访问POP3 和SMTP 方式Outlook、Outlook Express、Foxmail 等传统的收发邮件方式通过 VPNActiveSync 方式安装了 Windows Mobile 5 以上操作系统的智能手机不需要客户端软件在线修改口令不需通过 VPN,可直接进行访问为了获得访问邮件系统的最佳体验，

6、如使用日历任务协同办公（详见 IT 服务网站）、查询地址簿、公网访问无需 VPN 连接等，建议使用 Office 组件中的 Outlook Anywhere方式收发邮件。下面是访问中国石化统一邮件系统各种方式的终端配置和使用方法。1.1 邮件系统访问方式邮件系统访问方式统一邮件系统提供了多种访问方式，用户可以方便的使用这些方式访问统一邮件系统的邮箱。为了获得访问新邮件系统的最佳体验，如使用日历任务协同办公、查询地址簿、公网访问无需 VPN 连接等，建议配置 Outlook Anywhere 方式收发邮件。下表列出了邮件系统的各种访问方式。类型邮件客户端软件访问方式参见章节Outlook Any

7、whereOutlook 2003/2007https:/第 2 章Outlook WEB Access（OWA）IEhttps:/第 3 章Pop/SmtpOutlook ExpressOutlook（各版本）Foxmail发送服务器：接收服务器：第 4 章ActiveSyncIEhttps:/第 5 章第第 2 2 章章OutlookOutlook AnywhereAnywhere 方式方式2.1 配置配置 Outlook 2007Outlook 2007 支持 Exchange 2007 邮件系统提供的自动发现功能，无论在公网还是内网，只要确保使用了正确的 DNS，都可以自动为用户配置好

8、需要的邮箱帐户，具体配置过程参见下面的步骤。1、点击“开始”菜单，打开 Outlook 2007，选择下一步；2、在是否配置电子邮件界面选择“是”，单击下一步；3、选择“Microsoft Exchange、POP3、IMAP 或 HTTP”，点击“下一步”；4、输入“您的姓名”（此处可以输入您的中文名称或其他您希望显示在邮件客户端中的名字）、“电子邮件地址”（此处输入您在系统中的邮箱地址，如）和“密码”（此处输入您的邮箱密码）等信息，点击“下一步”；5、等待 Outlook 2007 通过自动发现服务进行邮箱的自动配置；6、在弹出的“用户名/密码”框中输入用于连接自动发现服务的用户凭证（邮件

9、地址/密码），；7、等待自动发现配置完毕，点击“完成”；8、配置完成，打开 Outlook 2007 并登录邮箱，体验全新的邮件收发方式和各项功能。2.2 配置配置 Outlook 20031、点击“开始”菜单，启动 Outlook2003，第一次启动时需要进行初始化配置，点击“下一步”；2、选择“是”，点击“下一步”；3、服务器类型选择“Microsoft Exchange Server”，点击“下一步”；4、在 Microsoft Exchange Server 框输入用户帐户所在的 Exchange 服务器名称：“BJ-MAIL-11”，勾选“使用缓存 Exchange 模式”，单击“其

10、他设置”，以配置RPC Over HTTP 支持；5、在弹出的“Microsoft Exchange Server”对话框中，保持“常规”属性页不变；6、选择“连接”选项卡，勾选“使用 HTTP 连接到我的 Exchange 邮箱”，点击“Exchange 代理服务器设置”；7、在弹出的“Microsoft Exchange 代理服务器设置”对话框中，按照下面的方式进行输入：“https:/”框输入“”；勾选“仅使用 SSL 连接”和“仅连接到其证书中包含该主题名称的代理服务器”8、点击“确定”两次，回到“Exchange Server 设置”对话框，点击“下一步”；9、点击“完成”，完成 O

11、utlook2003 的配置；10、打开 Outlook，输入用户名和密码，使用 Outlook 各项功能。第第 3 3 章章使用使用 OutlookOutlook WebWeb AccessAccess (OWA)(OWA)方式访问邮件系统方式访问邮件系统3.1 使用使用 OWA 方式收发邮件方式收发邮件具体过程参见下面的步骤：1、点击“开始”2、在弹出的 OWA 登录页面中，在“用户名”输入框中输入用户邮件地址，在“密码”输入框中输入邮箱的密码，点击“登录”；3、如果用户名/密码输入正确，将出现 OWA 邮箱访问界面，可以使用OWA 提供的各项邮件功能。3.2 使用使用 OWA 更改邮箱密

12、码更改邮箱密码通过 OWA 方式可以修改用户邮箱的密码，操作步骤如下：1、登录用户邮箱的 OWA 界面，点击界面的右上角位置处的“选项”按钮；2、在左边的控制栏中选择“更改密码”选项；3、在右侧的操作栏中，输入邮箱的原密码和新密码，点击“保存”按钮；4、在弹出的提示页面上点击“确定”；5、使用变更后的密码登录邮件系统；3.3 修改默认文件夹名称语言修改默认文件夹名称语言1、在某些特殊情况下，如果语言选择中文，但是在邮件栏内显示英文的“Inbox”等项如图，按如下操作修改为中文；2、点击右上角“选项”进入配置页面，选择左侧“区域设置”，点击右侧“重命名默认文件夹，使其名称与指定的语言匹配”，点击

13、上面的“保存”；3、修改完毕，“Inbox”等英文选项显示为中文。第第 4 4 章章POP3/SMTPPOP3/SMTP 方式方式这是一种传统的、通用的收发邮件方式。本质上是一种基于客户端/服务器的访问模式。用户必须安装邮件客户端软件，如 Outlook Express 或 Foxmail 等，客户端通过SMTP 协议发送邮件至发件服务器，而通过 POP3 协议将邮件从收件服务器接收至本地。4.1 配置配置 Outlook Express用户可以使用 Outlook Express 通过 POP3/SMTP 方式收发邮件，具体配置过程参见下面的步骤：1、点击“开始”菜单，运行 Outlook

14、Express，点击菜单栏中的“工具”、“帐户”，打开用户帐户配置界面；2、在 Internet 帐户配置界面中，选择“邮件”标签页，在右边选择“添加”、“邮件”，新建一个邮件帐户；3、在“您的姓名”部分输入用户显示名称（可以使用中文），点击“下一步”；4、在“Internet 电子邮件地址”部分，输入您在系统中的邮件地址，点击“下一步”；5、在“电子邮件服务器名”“下一步”；6、在“Internet Mail 登录”部分，输入您的邮件帐户名和密码，根据您的需要决定是否勾选“记住密码”复选框，点击“下一步”；7、在“祝贺您”部分点击“完成”，完成 Outlook Express 的配置；8、再

15、次通过点击菜单栏中的“工具”、“帐户”，打开用户帐户配置界面，选择“邮件”选项卡，选择新建的邮件帐户，在右边选择“属性”按钮，打开用户邮箱帐户的属性配置界面；9、选择“服务器”选项卡，在“发送邮件服务器”部分，勾选“我的服务器要求身份验证”复选框，点击“确定”，完成用户邮箱的配置。4.2 配置配置 Foxmail用户可以使用 Foxmail 通过 POP3/SMTP 方式收发邮件，具体配置过程参见下面的步骤：1、点击“开始”菜单，运行 Foxmail，打开 Foxmail 主界面，选择“帐户”菜单栏中的“新建”，来创建一个新的邮箱帐户；2、在弹出的“Foxmail 用户向导”对话框中，点击“下

16、一步”；3、在弹出的“建立新的用户帐户”对话框中，输入用户的用户名（中英文均可），并可以选择邮箱路径，之后点击“下一步”；4、在弹出的“邮件身份标记”对话框中，输入“发送者姓名”和“邮件地址”，之后点击“下一步”；5、在弹出的“指定邮件服务器”对话框中，保持帐户类型为缺省“POP3 帐户”，指定“POP3 服务器”地址为“”，在“POP3 帐户名”和“密码”处输入您在服务器上的用户名和密码，指定“SMTP 服务器”地址为“”，之后点击“下一步”；6、在弹出的“帐户建立完成”对话框中，勾选“SMTP 服务器需要身份验证”复选框，之后点击“完成”，完成用户邮箱的配置。第第 5 5 章章Active

17、SyncActiveSync 方式（手机）方式（手机）安装了 Windows Mobile 5 以上操作系统的智能手机可以通过 ActiveSync 方式登录邮件系统，接收和发送邮件以及同步联系人。配置步骤如下：1、打开智能手机，点击“开始”-“程序”，在打开的程序列表中，选择并点击“ActiveSync”项。2、在打开的 ActiveSync 窗口中，点击右下角的“菜单”，在弹出的菜单中选择“配置服务器”3、在打开的“编辑服务器设置”界面中，输入服务器地址为：，勾选“服务器需要加密的 SSL 连接”，点击“下一步”4、输入用户名和密码，域：sinopec，勾选“保存密码”，点击“下一步”5、

18、选择要同步的数据，可以根据需要勾选“联系人”、“日历”、“电子邮件”、“任务”等，点击“完成”6、点击“ActiveSync”窗口中左下角的“同步”菜单，与服务器进行同步第第 6 6 章章使用技巧和常见问题使用技巧和常见问题6.1 如何将其它邮件客户端中的邮件和联系人信息导入如何将其它邮件客户端中的邮件和联系人信息导入 Outlook？6.1.1从从 Outlook Express 邮件客户端导入到邮件客户端导入到 Outlook 邮件客户端邮件客户端1、同时打开 Outlook 和 Outlook Express；2、点击 Outlook 的“文件”菜单下的“导入和导出”；3、在弹出的对话框

19、中，选择“导入 Internet 邮件和地址”，点击“下一步”；4、在弹出的对话框中，要导入的应用程序选择“Outlook Express 4.x, 5.x, 6.x”，勾选“导入邮件”、“导入通讯簿”和“导入规则”三个复选框，点击“下一步”；5、在弹出的对话框中选择“允许创建重复项目”，点击“完成”；6、等待导入进度完成；7、查看导入摘要，点击“保存到收件箱” ，此时，Outlook Express 中的邮件和联系人已经成功导入到 Outlook 中。6.1.2从从 Foxmail 邮件客户端导入到邮件客户端导入到 Outlook 邮件客户端邮件客户端从 Foxmail 中将邮件和联系人导出

20、到 Outlook 的基本流程如下：1、将 Foxmail 邮件导出到一个目录；2、将目录中导出的邮件导入到 Outlook Express；3、将 Foxmail 联系人导出为.wab 格式的 Windows 地址簿文件；4、使用 Outlook Express 导入 Foxmail 导出的 wab 文件；5、使用 Outlook 导入 Outlook Express 中的邮件和联系人。具体操作步骤如下：1、点击“开始”菜单，打开 Foxmail 程序，点击“编辑”菜单中的“选择全部”项，选中 Foxmail 中的所有邮件；2、保持邮件的选中状态，点击“文件”菜单中的“导出”项；3、选择适当

21、的文件夹用来存放导出的邮件，点击“确定”；4、打开导出邮件的文件夹，选中所有邮件，拖拽到 Outlook Express 程序的“收件箱”中；5、查看 Outlook Express 中已经导入了 Foxmail 导出的邮件；6、打开 Foxmail 的地址簿，点击“工具”菜单下的“导出”-“WAB 文件（*.wab）”；7、选择 wab 文件的存储位置，点击“保存”；8、点击“确定”；9、打开 Outlook Express，选择“文件”菜单中的“导入”-“通讯簿”；10、浏览并选择从 Foxmail 中导出的 wab 文件，点击“打开”；11、点击“确定”，完成通讯簿导入；12、按照“从

22、Outlook Express 邮件客户端导入到 Outlook 邮件客户端”中描述的步骤，将已经导入到 Outlook Express 程序中的 Foxmail 的邮件和联系人导入到 Outlook 程序中。6.2 如何解决邮件发送错误？如何解决邮件发送错误？具体现象：发送邮件时提示报错信息：“”。可能原因一：邮件客户端软件中未设置“发送邮件服务器需要身份验证”项；解决方法一：添加邮件客户端设置“发送邮件服务器需要身份验证”项，具体配置按照客户端的不同参见各相关章节。可能原因二：用户安装的杀毒软件附带的邮件监控程序尚未支持发件人身份验证的功能；解决方法二：关闭杀毒软件里面的邮件监控或取消隐私

23、保护功能，具体配置参考杀毒软件用户手册。6.3 为什么某些正常邮件收不到？为什么某些正常邮件收不到？ 原因：邮件系统的反垃圾功能将某些可疑邮件作为垃圾邮件转移到邮箱的垃圾箱中。解决方法：用户打开邮件客户端，点击进入“垃圾箱”文件夹，内查找是否存在该封邮件。如果该邮件存在，请选择该邮件并转移到“收件箱”，并可以设置客户端的垃圾邮件选项，如设置为安全发件人、阻止发件人等，具体配置细节请参考邮件客户端软件的帮助文件；如果在“垃圾箱”里找不到该邮件，可能是其它原因导致信件没有发到邮件系统中。出现这种问题，请联系邮件系统管理员协助处理。6.4 为什么发送邮件后收到对方的退信？为什么发送邮件后收到对方的退

24、信？几类常见退信的分析判断： 对方 E-mail 地址或邮箱帐户不存在；返回信息：“No such user”，“User unknown”，“unknown or illegal alias:”，“user not found”，“cannot be delivered”等，或“Host not found”，“unreachable”，“Connection refused”等；解决方法： 请核对收件人 E-mail 地址后重新发送。 对方邮箱空间不够，无法再接收新邮件； 返回信息： “Quota exceed ”，“hard limit for”，“exceeding”，“storage

25、 allocation”等 解决方法： 联系接收方用户对收件箱进行清理后再发送该邮件。 发送的邮件容量过大，造成接收方服务器拒收； 返回信息： “maximum message size”，“Data size not exceed”等 解决方法：用户可将过大的附件压缩后再次发送。 连接邮件服务器超时； 返回信息：“Connection timed out”等 解决方式：确认核实对方地址是否存在。检查网络，稍后时间重新尝试发送此邮件。 接收方的系统服务商拒收此邮件； 返回信息： “banned”，“not in my list of allowed rcpthosts”，“domain is

26、not welcome”，“SPAM”，“spammers”等 解决方式：请把发送时间、收件人地址、退信内容发给邮件系统管理员解决。如返回信息带有 SPAM 标记，请尝试重新修改邮件的内容和邮件主题再次发送。6.5 如何确认及更改邮件的本地存储位置？如何确认及更改邮件的本地存储位置？6.5.1Outlook express 客户端客户端1、点击“开始”菜单，打开 Outlook Express，选择“工具”菜单中的“选项”项；2、选择“维护”选项卡，点击“存储文件夹”；3、弹出的对话框中列出了当前的邮箱存储位置，可以通过点击“更改”按钮修改邮箱的存储位置；4、指定存储位置，如“d:mail”目

27、录；5、在弹出的对话框中，点击“确定”；6、下图显示了邮箱本地存储中的物理文件；6.5.2使用使用 Outlook Anywhere 方式收发邮件的方式收发邮件的 Outlook 邮件客户端邮件客户端1、点击“开始”菜单，打开 Outlook，选择“工具”菜单下的“电子邮件帐户”项；2、选择“查看或更改现有电子邮件帐户”，点击“下一步”；3、选择需要更改的邮件帐户，点击“新建 Outlook 数据文件”；4、选择“Office Outlook 个人文件夹文件（.pst）”，点击“确定”；5、指定数据文件的存储位置和文件名称；6、指定个人文件夹的标识，点击“确定”；7、设置“将新电子邮件投递到下列位置”栏的下拉菜单，使用新建的个人文件夹作为新邮件的投递位置，点击“完成”；8、在弹出的对话框中点击“确定”，并重新打开 Outlook 邮件客户端；6.6 使用使用 Outlook Anywhere 方式如何存档邮件方式如何存档邮件1、按照“如何确认及更改邮件的本地存储位置”中“使用 Outlook Anywhere 方式收发邮件的 Outlook 邮件客户端”的第一到六步新建本地个人