基本文字材料处理知识讲座2014.2.10

1、基本文字材料处理的几点认识基本文字材料处理的几点认识 文字材料工作是党政工作的重要组成部分。文字材料工作是党政工作的重要组成部分。文字材料工作是一项融多种知识、逻辑思维、社会阅历、经验积累、文字组织综合能力于一体的工作。入门容易，达到一定高度需要付出艰苦的努力，其中，既有文化程度高低、知识面宽窄为基础，也有平时的积累、学习、总结为条件。怎样才能真正搞好文字材料工作，就成为从事文字材料工作人员面临的一个重要课题。根据自己的经历和经验，现对如何搞好文字材料工作的有关问题进行一些阐述，以共同学习提高。一、重视公文写作的意义一、重视公文写作的意义 领导干部四种基本能力领导干部四种基本能力（执政能力）（

2、执政能力） 科学决策部署能力科学决策部署能力 分析判断能力分析判断能力 组织协调能力组织协调能力 公文写作能力公文写作能力 无论是担任领导职务，还是从事与文秘相关的工作，无论是担任领导职务，还是从事与文秘相关的工作，公职人员都免不了经常写文章。文字表达水平也就成了公公职人员都免不了经常写文章。文字表达水平也就成了公职人员业务能力的主要体现。职人员业务能力的主要体现。 公文正文部分的写作是有规律的，它根据“干什么”、“为什么”和“怎么样”的逻辑起点划分，一篇标准的公文正文可由“主旨”、“依据”和“分旨”三个要素构成。三个要素各有一套恒定的“类型”+“文字标志”的表达特征以便区别；同时，三个要素按

3、照“内容集中、先后有序、详略得当”的结构标准和“主旨明确、正确、切实；依据真实、切题、充分；分旨具体、周密、可行”的内容标准组合在一起，传递着形形色色的行政管理信息。二、公文写作主要类型二、公文写作主要类型常见类型常见类型经验材料经验材料请示报告请示报告经验材料经验材料 经验材料或叫典型材料是我们办公文字材料中经常要经验材料或叫典型材料是我们办公文字材料中经常要用到的一种形式。往往上级部门开个什么会议，需要用到的一种形式。往往上级部门开个什么会议，需要我们准备材料在会议上介绍或交流，除座谈性的会议我们准备材料在会议上介绍或交流，除座谈性的会议是要求汇报工作情况外，多半就都属于是经验材料一是要求

4、汇报工作情况外，多半就都属于是经验材料一类。因为既然是介绍本单位的工作或某个方面的工作类。因为既然是介绍本单位的工作或某个方面的工作情况，就说明在这些方面有供别人可学习借鉴之处，情况，就说明在这些方面有供别人可学习借鉴之处，无论是否构成经验或仅是一般做法，那只是相对而言无论是否构成经验或仅是一般做法，那只是相对而言或有程度上的差别，性质上大体如此。再有一种情况或有程度上的差别，性质上大体如此。再有一种情况是领导了解发现或从某些方面反映出来，说哪个学校是领导了解发现或从某些方面反映出来，说哪个学校或哪些方面工作做得不错，派相关同志下去专门总结或哪些方面工作做得不错，派相关同志下去专门总结某个学校

5、某些方面的经验，做有关会议准备如经验交某个学校某些方面的经验，做有关会议准备如经验交流会或通过其它形式予以推广。流会或通过其它形式予以推广。经验材料经验材料 典型经验材料的写法也基本形成套路，一般多为典型经验材料的写法也基本形成套路，一般多为“三段式三段式”或或“四段式四段式”（或说是三要素、四要（或说是三要素、四要素）。即素）。即“认识认识”、“做法做法”、“效果效果”或再加或再加“体会体会”，这是指一般性的经验交流材料，通常，这是指一般性的经验交流材料，通常只要具备这几方面的内容并符合上级部门或会议只要具备这几方面的内容并符合上级部门或会议的有关要求就应该可以用。如果是向较高层领导的有关要

6、求就应该可以用。如果是向较高层领导机关报送，譬如是在地区级以上会议介绍的典型机关报送，譬如是在地区级以上会议介绍的典型经验，那就要组织力量认真总结和加以提炼，真经验，那就要组织力量认真总结和加以提炼，真正能够提供更具普遍意义的经验，但这几个方面正能够提供更具普遍意义的经验，但这几个方面内容大都也是缺少不了的，只是要求更高而已。内容大都也是缺少不了的，只是要求更高而已。至于每份材料结构倒不一定完全要按着这几步先至于每份材料结构倒不一定完全要按着这几步先后顺序去套，应根据具体工作情况和做法来合理后顺序去套，应根据具体工作情况和做法来合理组织材料，写法可多种多样。组织材料，写法可多种多样。 经验材料

7、经验材料 与经验材料比较接近的还有如事迹材料、情况汇与经验材料比较接近的还有如事迹材料、情况汇报材料等。事迹材料（包括单位或集体、个人事报材料等。事迹材料（包括单位或集体、个人事迹）在评选推荐先进时常用。写这类材料最需注迹）在评选推荐先进时常用。写这类材料最需注意的是要突出特点和有具体事例，把最典型的事意的是要突出特点和有具体事例，把最典型的事迹反映出来，同时兼顾到全面而不可片面，切忌迹反映出来，同时兼顾到全面而不可片面，切忌千篇一律、千人一面、套话太多、过于平淡。情千篇一律、千人一面、套话太多、过于平淡。情况汇报材料也是要注意能够体现出本单位自身的况汇报材料也是要注意能够体现出本单位自身的工

8、作特点，据实反映情况，多用事实和数字说话工作特点，据实反映情况，多用事实和数字说话，并提出有关建议，以助于上级部门了解真实情，并提出有关建议，以助于上级部门了解真实情况和作出正确分析判断，切忌空泛议论。况和作出正确分析判断，切忌空泛议论。 请示报告请示报告 请示是机关、事业单位在公文往来中经常用到的重要评议体之一。主要用于向上级机关请求指示、请示批准某一事项。请示的特点：一是时间性较强。请示的事项一般都是急需明确和解决的,否则会影响正常工作,因此时间性强。二是要一事一请示。三是通常主送一个机关，不多头主送，如需同时送其他机关,应当重新换文头再写请示。四是应按隶属关系逐级请示,一般情况不得越级请

9、示,如学校确需越级请示,应同时抄报教育主管部门。 请示报告请示报告 根据请示的不同内容和写作意图不同，请示分为三类：第一类：请求指示的请示。第二类，请求批准的请示。此类请示是下级机关针对某些具体事宜向上级机关请求批准的请示,主要目的是为了解决某些实际困难和具体问题。第三类，请求批转的请示。我们教育系统常用的是第二类请求批准的请示。 请示报告请示报告 请示的正文,主要由请示的原因、内容、要求三部分组成,请示时应将理由陈述充分,提出的解决方案应具体,切实可行。请示的注意事项除其特点中所述之外,还应注意请示与报告的区别,切忌用报告代请示行文;另外请求拨款的应附预算表，即：附件;请求批准规章制度的,应

10、附规章制度的内容;请示处理问题的,本学校应先明确表态。 请示报告请示报告 附件是指附属于正文的文字材料，它也是某些公文的重要组成部分。附件不是每份公文都有，它是根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料的。公文如有附件，应当在正文之后 、落款时间之前，注明附件的名称和件数，不可只写“附件如文”或者只写“附”字。公文如有附件，要在正文最后一行后空1行的左侧空2个字，用3号仿宋字排印“附件”2字后标冒号和附件名称。并将附件置于主件之后，另起一页开始排印，与主件一起左侧装订。 文档的打印除封面外，均要双面打印。请示报告请示报告 报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问时

11、使用的公文 一、报告的使用范围 。报告使用范围很广。按照上级部署或工作计划，每完成一项任务，一般都要向上级写报告，反映工作中的基本情况、工作中取得的经验教训、存在的问题以及今后工作设想等，以取得上级领导部门的指导。 报告，在已发布的党、人大、政府、军队的公文处理规范中，都规定了这个文种。其适用范围，大体上是一致的，但也有些区别。报告的特点报告的特点 内容的汇报性：一切报告都是下级向上级机关或业务主管部门汇报工作，让上级机关掌握基本情况并及时对自己的工作进行指导，所以，汇报性是“报告”的一个大特点。 语言的陈述性：因为报告具有汇报性，是向上级讲述做了什么工作，或工作是怎样做的，有什么情况、经验、

12、体会，存在什么问题，今后有什么打算，对领导有什么意见、建议，所以行文上一般都使用叙述方法，即陈述其事，而不是像请示那样采用祈使、请求等。 报告的特点报告的特点 行文的单向性：报告时下级机关向上级机关行文,是为上级机关进行宏观领导提供依据, 一般不需要受文机关的批复, 属于单项行文. 成文的事后性：多数报告是在事情做完或发生后, 向上级机关作出汇报, 是事后或事中行文. 双向的沟通性：报告虽不需批复,却是下级机关以此取得上级机关的支持 指导的桥梁;同时上级机关也能通过报告获得信息, 了解下情, 报告成为上级机关决策 指导和协调工作的依据.请示与报告的区别：请示与报告的区别：行文目的、行文目的、作

13、用不同作用不同呈报时呈报时间不同间不同主送机主送机关不同关不同处理方处理方式不同式不同内容重内容重点不同点不同 请示请示请求上级批准、请求上级批准、指示，需要上指示，需要上级批复，重在级批复，重在呈请呈请事前行事前行文文 单一、逐单一、逐级级 必须及时必须及时处理明确处理明确作答，限作答，限时批复时批复 汇报情况汇报情况作为请示作为请示原因，重原因，重点在请示点在请示事项事项报告报告向上级汇报工向上级汇报工作、反映情况、作、反映情况、提出建议，一提出建议，一般不需上级答般不需上级答复，重在呈报复，重在呈报 事后或事后或事中行事中行文文 有时可有有时可有多个主送多个主送机关机关 多属阅件，多属阅

14、件，多数不必多数不必作出答复作出答复重点在汇重点在汇报工作情报工作情况，不能况，不能夹带请示夹带请示事项事项示例：关于解决示例：关于解决请示请示 关于解决资金的请示（标题2） （主送机关）： 近年来，（事实依据）。 根据，（理论依据），为了，（目的主旨）；拟（意图主旨），进一步 （分旨）。望考虑实际情况批准为盼。 妥否，请批示。 学校 年月日文字材料存在的问题文字材料存在的问题 散乱、跑题、空泛散乱、跑题、空泛 一是散乱，面面俱到，主题不突出，事例的堆积，没有内在逻辑性； 二是跑题，没有弄清上级领导和机关调研或检查工作的主题，汇报材料抓不住重点，过多过细谈那些与主题关系不大的情况，下笔千言，离

15、题万里； 三是空泛，没有提炼概括，不能抓住本学校的特色组织材料，缺少理性思考，而是就事论事，大话、套话、空话连篇，为拔高工作成绩，甚至存在说假话现象。公文排版字体要求公文排版字体要求 标题的字体：字体一般2号或者小2号黑体 正文的字体：常用3号仿宋体 附件的字体：常用3号仿宋体 行间距为固定值：28磅 向上级机关行文规则要求（第十五条）向上级机关行文规则要求（第十五条） 1.原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。 2.党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。

16、3.下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。 4.请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。 5.除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。 6.受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。 起草公文的基本要求起草公文的基本要求 1.符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。 2.一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。 3.内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨

17、，表述准确，文字简练。 4.文种正确，格式规范。选用公文文种，应根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。 5.深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。 6.公文内容涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，必须征求地区或部门意见，力求达成一致。 7. 拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。 8. 人名、地名、数字、引文准确。引用公文，应当先引标题，后引发文字号。 9. 公文的结构层次序数： 第一层为 一 第二层为 （一） 第三层为 1. 第四层为 （1） 10. 应当使用国家法定计量单位，如公尺、公斤、公升、米、千米等。 11. 文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应在第一次出现时注明准确的中文译名。 12.公文中的数字，除成文日期， 部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词 素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 13.对不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；内容需作修改的，由起草单位修改后重新报送。 14. 公文起草完毕，应经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文，由机关主要负责人签发。负责人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期。 公文写作是一件苦