质量管理体系编写

1、 体系文件编写培训班 体系文件编写基础知识体系文件编写基础知识主主要要内内容容体系文件概述质量记录编写质量手册编写程序文件编写作业指导性文件编写第一部分体系文件概述一、质量管理体系文件的含义 、文件信息及其承载的媒体。 、质量管理体系文件对建立质量方针和质量目标并使其实现的一组关联的相互作用要素的描述。 、体系文件描述质量管理体系中各个要素的文件的集成。二、质量管理体系文件的作用、文件化的概念 ）体系全过程在文件指导下进行； ）体系全过程有文件予以记录和证明。、体系文件发挥作用的前提条件 ）文件具有适宜性和可操作性； ）通过培训使员工熟悉、理解文件内容。 ）表达信息、沟通意图、统一行动； ）界

2、定部门和岗位的职责与权限； ）保证实现质量方针和目标； ）为培训提供教材； ）为审核、评估提供客观依据； ）为体系持续改进提供依据。3、体系文件的具体作用三、质量管理体系文件的基本要求基本要求具有系统性具有协调性具有唯一性具有适用性标准要素文件别类层次合理文件层次文件类型部门接口过程接口文件体系唯一内容理解唯一有效版本唯一简单易懂说到做到以实际为依据修订及时四、质量管理体系文件的内容标准第五条规定： 学校的质量管理体系文件应包括：（一）质量方针和质量目标；（二）质量手册（含质量方针和质量目标）；（三）本标准所要求的形成文件的程序（即程序文件）；（四）学校为有效策划、实施和控制其质量活动所必需的

3、文件（即作业性文件）；（五）本标准所要求的记录。 五、质量管理体系文件的层次性质量手册（含质量方针、目标）程 序 文 件作 业 性 文 件质 量 记 录四级文件三级文件二级文件一级文件 、明确文件的编制和审批权限。、结构严谨、用词确切。、经常修订，不断完善。 、确定体系文件的编写顺序： 自上而下； 自上而下； 中间突破。六、编制体系文件的注意事项、体系文件常用的编写顺序：质量方针、目标组织结构和岗位职责程序文件质量记录作业性文件质量手册第二部分质 量 手 册 的 编 写 一、质量手册的有关概念 、定义阐明一个组织的质量方针，描述其质量管理体系的文件。 、作用 二、质量手册的内容 标准第六条对质

4、量手册的内容有明确规定。（见下页）标准第六条内容： 学校应编制和保持质量手册，对学校质量管理体系做出系统、完整而又扼要的概述。质量手册包括： （一）学校的质量方针； （二）学校的组织机构、质量责任及其相互关； （三）为建立学校的质量管理体系所形成文件的程序或对其引用； （四）与质量管理相关联的活动及其相互作用的文字表达。三、质量手册编写的基本要求 、有权威性 、有目标性 、有符合性 、有系统性 、有协调性 、有规范性 四、质量手册的编写说明 质量手册的结构：质量手册封 面说明部分正文部分文件目录部分内容包括：手册标题、版本号、单位名称、文件编号、分发好、内容包括：学校简介、手册介绍、管代任命、

5、两图一表内容包括：刊头、文字内容内容包括：程序文件、作业文件、质量记录、的目录 （一）封面部分示例文件编号：EJSC文件分发号： 质量手册 版本号：A/0 发布日期：2004年3月25日 生效日期：2004您4月1日 福州市第二技工学校（二）说明部分 、学校介绍页内容包括：学校性质、历史、规模、培养目标、办学特色、办学优势、设备设施、质量情况、学校地点、联系方法等，要重视学校介绍页的编写质量，给阅读者一个鲜明的形象。 、手册介绍页 内容包括：手册发布、生效日期，版本及标识；手册保持和修订的简单说明；手册分发范围和管理办法说明等。 、两图一表：、两图一表： 两两图图一一表表 行政组织架构图反映机

6、构设 置和机构之间的关系。 质量管理体系架构图只反映质量管理体系覆盖的职能部门。 管理职责分配表由标准要素、职能部门和职责层次构成。 两图一表实例。校长管理者代表副校长副校长副校长办公室总务处学生处教务处鉴定站招就处质管办质量管理体系架构图管 理 职 责 分 配 表标准章节号过程与要素校长副校长管代质管办办公室教务处学生处总务处招就处团委总要求体系文件质量手册文件控制记录控制职责权限10管理承诺 （三）正文部分的编写 、编写思路 、编写方式 ）要素说明方式 ）程序汇编方式 ）要素说明和程序汇编结合方式 、编写质量手册的正文部分要以标准相关条款的内容为基本依据。 、编写示例 1.1、目的（见教材

7、14页）质量手册质量手册 编写示例编写示例手册编写内容依据标准内容、总则1.1、目的a、本手册依据国家重点技工学校质量管理标准（以下简称质量管理标准）的要求，结合学校的实际情况编制而成。本手册的编制目的如下：（1）促进学校坚持正确的办学方向，建立以市场需求为导向的质量管理体系，提高学校教育管理的整体水平，提供满足社会各方面需要的教育服务，使技工教育与社会经济发展和劳动就业相适应。（2）规定学校质量管理的总体要求，作为各部门建立、保持和持续改进质量管理体系的依据。 第一条为促进国家重点技工学校（以下简称学校）坚持正确的办学方向，建立以市场需求为导向的质量管理体系，提高学校教育管理的整体水平，提供

8、满足社会各方要求的教育服务，使技工教育与社会经济发展和劳动就业相适应，手册编写内容依据标准内容b、制定本质量手册引用的法律法规和标准有：国家重点技工学校质量管理标准（试行）（以下简称质量管理标准）；国家重点技工学校标准（修订）； ISO9001：2000质量管理体系要求；中华人民共和国教育法； 中华人民共和国职业教育法；中华人民共和国教师法；国务院关于大力推进职业教育改革和发展的决定。 依据技工学校工作条例和国家重点技工学校标准（修订），引入ISO9000质量管理体系 的思想、原则和方法，制作本标准。质量手册质量手册刊头示例：刊头示例：内 容总 则章节号目 的版 次管理部门领导层页次第1页 共

9、1页公司质量手册章节号版本/修改标题管理职责页次第1页 共1页五、质量方针和质量目标的编写（一）质量方针的编写 、制定质量方针的要求 1）要与质量管理体系相匹配； 2）要反映顾客期望； 3）内容要言简意赅，易懂易记； 4）制定时要集思广益。 、要编写质量方针的概括性简要说明。 质量手册第11条“质量方针”编写示例： 3.11、质量方针 （1）学校的质量方针： 突出技能特色，注重德能双修， 满足就业需求，促进持续发展。突出技能特色：突出技能是技工学校办学的优势所在，是学校生存和发展的有力保证。强化技能教学有利于促进学生就业，有利于满足当地社会经济发展的需要。 注重德能双修：让学生掌握知识和技能，

10、让学生学会如何做人，是学校教育的双重任务。学校必须坚持德育为首位、教学是中心的办学指导思想，为社会多培养素质全面发展的人才。 满足就业需求：深化对“职业教育就是就业教育”的观念的认识，坚持面向市场培养满足社会需求的人才，努力拓展就业通道，满足毕业生的就业需求。促进持续发展：坚持向管理要质量，以质量求发展，以高水平的管理和办学质量保证学校得以持续发展，努力实现做大、做强的目标。 （2）本质量方针与技工学校的办学方向和培养目标相适应、相协调，是实施和改进学校质量管理体系的推动力。 （3）通过宣传、内部沟通、培训等方式使全体教职员工明确学校质量方针的内涵。 （4）质量方针是体系文件的一部分，对其批准

11、、发布、评审、修改等过程的控制，执行文件控制程序。 “质量方针” 举例育四有人才，让三方满意， 集二强合力，创一流学校。需求定目标，技能显特色， 严谨促规范，闽东创一流。突出技能，打造精品， 优质服务，持续改进。德能双修，技高一筹， 发展自我，服务社会。（二）质量目标的编写 、质量目标的基本特性 方向性、 可行性、 层次性 、质量目标的制定依据 国家重点技工学校标准 、制定质量目标基本要求 有先进性和合理性、可评价性； 要逐层分解。 、质量目标的具体内容学校质量目标举例： （1）学生毕业合格率达95以上； （2）学生对学校教育服务的满意度达以上； （3）家长对学校教育服务的满意度达以上； （4

12、）用人单位对学校教育服务的满意度达以上； （5）毕业生的中级技能等级合格率达以上； （6）毕业生当年就业率达以上； （7）校园内不发生重大安全责任事故； （8）毕业生操行考核优良率达以上； （9）学生学习成绩及格率达以上；（10）体育达标率达以上；（11）基础设施和设备的完好率达以上；（12）教师每年参加继续教育培训合格率。质量手册编写练习 、画出“两图一表”； 、初拟学校质量方针； 、初拟学校层次的质量目标； 、拟订“贯标复评”的组织机构：管理者代表、文件编写小组和宣传培训小组。第三部分程序文件的编写一、程序文件的有关概念、程序和程序文件程序为进行某项活动所规定的途径。程序文件规定为完成某项

13、活动的途径和方法所形成的正式文件。程序文件描述程序的文件。2、 程序文件种类：管理性程序和技术性程序。 一/、程序文件的作用 ）规定影响质量的各项活动程序； ）规定过程活动的方法和评价准则； ）阐明活动相关人员的职责、权限及相互之间关系。 ）提供执行、验证和评审质量活动的依据。 一/、程序文件与质量手册的关系 质量手册对程序文件起指导作用；程序文件为质量手册起支持作用。 质量手册可引用、摘录程序文件内容，也可把程序文件汇编组成质量手册。 一/、程序文件与作业性文件的关系 作业性文件是程序文件的细化和具体化，对程序文件起支持作用。 程序文件一般不涉及纯技术的细节，这些细节应在作业指导书中出现。

14、二、体系所需程序文件的策划程序文件包括标准要求的必需程序文件和学校控制质量活动所需的程序文件两类。 （一）必需程序文件的确定 六个必须程序文件： 文件控制程序、记录控制程序、 内部审核控制程序、管理评审控制程序、 纠正措施控制程序、预防措施控制程序。 （二）所需程序文件的策划 、策划的依据以过程策划为基础 、 编写单元的选择每个程序文件对应于一个逻辑上的独立部分。 一个完整的过程要素 编写单元 一个过程要素中的一部分 涉及多个过程要素 3、文件数量的确定2025个左右。 4、程序文件目录示例（21页） （二）/4、策划的步骤找出体系所含过程识别编写程序文件的过程及顺序确定各过程的输入/输出明确

15、各过程的顾客确定各过程的责任人员确定过程所需文件和记录 、成立文件编写组； 、进行编写分工； 、统一编写格式要求； 、拟稿人编写并提交起草件； 、讨论、修改起草件，形成文件初稿； 、征求相关部门意见，进行再修改； 、部门负责人审核后，由管理者代表批准。 三、程序文件的编制步骤 四、程序文件的结构形式 、基本结构包括：刊头、正文、刊尾三个部分。 、刊头、刊尾格式示例。文件类型程序文件文件编号EGJ-CX-01文件版本A/1文件名称文件控制程序页码第1页 共4页发布日期05年6月25日生效日期05年7月1日编 制审 核审 批修改记录序号修改通知单号拟稿人/日期批准人/日期1 /05年5月5日/05

16、年5月8日23 四/、正文部分的内容程序文件正文质量记录适用范围职责目的相关文件工作程序 五、程序文件正文各部分的编写说明 （一）“目的”的编写 “目的”部分主要说明本程序所控制的活动内容、控制的目的和控制所要达到的目标。 ：文件控制程序 “目的”部分编写示例：基础设施控制程序 “目的”部分的编写示例：、纠正预防措施控制程序 “目的”部分的编写示例：、管理评审控制程序 “目的”部分的编写示例： 例1：旨在找出质量管理体系存在的问题，制定改进措施，以确保质量管理体系的适宜性、充分性和有效性。例2：评审质量管理体系的适宜性、充分性和有效性，达到持续改进和完善质量管理体系，确保体系质量方针和质量目标

17、的实现，满足顾客要求。例3：按策划的时间间隔评审质量管理体系，以确保其持续的适宜性、充分性和有效性。 （二）“适用范围”的编写 “适用范围”应说明本程序所涉及的活动内容、有关产品（或服务）、相关部门和人员等。：人力资源控制程序“适用范围”部分的编写示例：例1：适用于承担质量管理体系规定职责的所有人员，包括临时聘用的人员，必要时还包括供方的人员。例2：适用于医院内所有参与质量活动的人员。例3：适用于学校所有在职、在岗人员，包括学校聘用的人员。：文件控制程序 “适用范围”部分的编写示例：例1：适用于公司质量管理体系文件及外来文件、技术文件、行政文件的管理。例2：适用于学校质量管理体系文件的编制、审

18、核、批准、发放、更改、作废、保管等全过程的控制，包括外来文件的控制。例3：适用于质量管理体系运行中有关质量活动的文件的控制和管理。：纠正预防控制程序 “适用范围”部分的编写示例： 例1：适用于质量管理体系运行过程中改进、纠正和预防措施的制定、实施和验证。例2：适用于本公司对纠正和预防措施制定、实施和验证的控制。例3：适用于学校教育、教学实习、就业和后勤服务中存在或潜在的不合格的原因分析以及所采取的纠正和预防措施的控制。 （三）“职责”的编写要规定这项程序实施部门和人员的职责和权限； 规定与实施这项程序有关部门或人员职责和权限。：记录控制程序“职责”部分编写示例： 例:（1）办公室负责监督、管理

19、各部门的质量记录。 （2）各部门资料员负责收集、整理、保管本部门的记录。 （3）档案室负责保管保存期超过一年的质量记录。 （4）各部门负责批准本部门编制的质量记录的样表。 例:（1）办公室负责质量记录的归档管理。 （2）各部门负责建立相关的质量管理体系运行记录并保存。 （3）质管部为质量管理体系记录控制的主管部门。 例:（1）质管部是公司各类质量记录的管理部门，负责各类质量记录表式的审定、分类、编号等工作。 （2）各部门根据职责，负责各自的质量记录，并按规定做好填写、保管和归档。 2、管理评审控制程序 “职责”部分的编写示例 例1:（1）总经理主持管理评审活动。 （2）管理者代表负责向总经理报

20、告质量管理体系运行情况，提出改进建议，组织编写相应的管理评审报告。 （3）办公室负责评审计划的制定，收集并提供管理评审所需的资料，负责对管理评审后的纠正、预防和改进措施进行跟踪和验证。 （4）各相关部门负责准备、提供与本部门工作有关的评审所需资料，并负责实施管理评审中提出的纠正、预防和改进措施。 例:（1）总经理批准管理评审计划，主持管理评审活动，审批管理评审报告。 （2）管理者代表负责审核管理评审计划，协调管理评审计活动的实施，报告质量管理体系的运行情况，审核管理评审报告。 （3）质管部协助管理者代表准备管理评审所需的各种资料，编制管理评审计划，具体组织管理评审，做好评审记录，编写管理评审报

21、告，负责管理评审资料的归档，负责对管理评审后的纠正、预防和改进措施进行跟踪和验证。 （4）各部门负责提供与评审输入有关的相关资料，并负责实施评审输出要求的改进措施。 1、明确“要写什么” （1）识别这项管理活动过程的子过程，即明识别这项管理活动过程的子过程，即明确该程序所需控制的活动环节，以确定程序活动的确该程序所需控制的活动环节，以确定程序活动的重要控制点。重要控制点。 例如编写文件控制程序时，根据标准第七条规定，该程序所需控制的活动环节有： 文件形成：包括计划、编写、审核、批准等。（四）“工作程序”的编写 文件识别：包括文件编号和“受控”的标记。 文件发放：包括发放范围和方法。 文件更新：

22、包括新文件的形成方法和修订、换版的控制办法。 文件作废：包括作废和销毁的处理办法。 文件保管：包括场所的条件要求和保管具体方法。 又如编写教学过程控制程序时，根据教学管理的实际，该程序所需控制的活动环节有： 制定教学计划：包括专业实施性计划、实习课题计划、教师任课安排计划、学科教学进度计划、实验计划、课题实习计划等。 实施教学各个环节：包括备课写教案、教案审批、上课包含对课程表发放、课堂点名、调代课等过程的要求）作业批改、课外辅导、第二课堂活动等。 教学督查：包括建立哪些的督查的制度、确定督查的内容、时间和检查的方式。 （2） 应确定这些活动环节的逻辑顺序，以应确定这些活动环节的逻辑顺序，以确

23、定文件内容的结构顺序。确定文件内容的结构顺序。 具体可从以下两个方面来考虑： 一是以管理活动各个子过程的时间前后来一是以管理活动各个子过程的时间前后来确定，确定，例如，文件控制程序中各具体环节的逻辑顺序为： 制定编写计划确定人员编写文件审核文件批准文件标识文件保管文件发放文件更新文件作废等。 二是时间顺序不好确定的管理活动可按管理二是时间顺序不好确定的管理活动可按管理活动的模块来确定其逻辑顺序，活动的模块来确定其逻辑顺序，例如，在顾客满意度信息管理程序中，对“顾客满意度信息的采集”可分为“顾客座谈会”、“顾客投诉”、“问卷调查”等几个模块来确定其逻辑顺序。 2、明确“要怎么写” （1）编写“工

24、作程序”的具体内容时，要按照已确定的活动环节的逻辑顺序进行。每个具体活动环节应具体说明：做什么、由谁做、什么时间做什么、由谁做、什么时间做、在哪里做，怎么做、做到什么程度。做、在哪里做，怎么做、做到什么程度。 （2）在编写具体条款时，对没有作业性文件支持的具体活动环节的描述应具体、明确，使文件具有良好的可操作性；对有作业性文件支持的具体活动环节的描述，可直接引用作业性文件并写明引用文件的名称。 编写人员在动手编写之前，要熟悉与该项管理活动有关的原有的规章制度等管理文件，使这些文件能得到合理引用。 （3）对需要保留质量记录的具体活动环节，要在具体条款中写明必须保留（或填写）的质量记录的名称。 “

25、工作程序”的编写示例编写示例：例、文件控制程序的编写、编制依据：标准第七条内容： 第七条学校的质量管理体系所要求形成第七条学校的质量管理体系所要求形成的文件，应按照规定的程序进行控制，控制的的文件，应按照规定的程序进行控制，控制的内容包括：内容包括： （一）文件发布前得到批准，必要时对文件（一）文件发布前得到批准，必要时对文件进行评审；进行评审； （二）文件更新时需再次得到批准；（二）文件更新时需再次得到批准； （三）确保使用现场可获得有效版本的（三）确保使用现场可获得有效版本的相应文件；相应文件； （四）保持文件清晰，确保易于识别；（四）保持文件清晰，确保易于识别； （五）确保识别外来文件，

26、并控制其分发；（五）确保识别外来文件，并控制其分发； （六）防止作废文件的非预期使用，作废（六）防止作废文件的非预期使用，作废文件留存时应进行适当标识。文件留存时应进行适当标识。 、识别“文件控制”程序的各个过程： 1、文件形成包括：计划、编写、审核、批准2、文件识别包括：文件编号、“受控”标记3、文件发放包括：文件发放范围和方法4、文件更新包括：新形成、修订换版的方法5、文件保管包括：场所条件、保管方法6、文件作废包括：作废和方法处理销毁 3、编写文件的“工作程序”部分时，要根据控制程序的逻辑顺序对以上各个过程进行具体说明：做什么、由谁做、什么时间做、在哪里做，怎么做、做到什么程度。例：教学

27、过程控制程序的编写、编制依据：标准第二十三条（略）、识别“教学过程控制”程序的各个过程：教学过程控制的内容包括教学计划、教学具体过程、教学督查等。（）教学计划：包括专业实施性计划、实习课题计划、教师任课安排计划、学科教学进度计划、实验计划、课题实习计划等。在“工作程序”部分，要具体说明各种计划由谁制定、如何审批、什么时间完成。（）教学具体过程：包括备课写教案、教案审批、上课（包含对课程表发放、课堂点名、调代课等过程的要求）作业批改、课外辅导、第二课堂活动等。在“工作程序”部分，要具体说明各个过程应该怎么做，应该执行哪些规章制度，应该留下什么质量记录。（）教学督查：包括建立哪些的督查制度、确定督

28、查的内容、时间和检查方式。（五）“相关文件”的编写、说明活动涉及的其他相关程序文件；、说明引用的作业指导性文件；、说明活动涉及的其他文件，如法律、法规文件等。编写“相关文件”部分时，要注意与“工作程序”部分中出现的引用文件，在文件名称、数量及出现的顺序三个方面要保持一致。（六）“质量记录”的编写说明活动过程所使用并留下的记录表格。编写“质量记录”部分时，要注意这部分所列出的“质量记录”，与“工作程序”部分中要求留下的质量记录，在记录名称、数量及出现的顺序三个方面要保持一致。程序文件编写练习 、拟定学校程序文件的目录单并进行文件编号； 、提出文件编写组成员编写程序文件的分工方案； 、确定程序文件

29、的结构和形式。第四部分作业性文件的编写 （一）定义指描述某项活动的具体要求和方法的操作性文件，也称作业指导书。（二）作用支持程序文件； 对作业活动提供技术指导。（三）种类、管理指导类文件： 部门职责范围、岗位任职资格与岗位职责、管理制度（或规定）等。、具体作业指导类文件具体的工作指导书和业务工作管理办法、方案等。一、作业指导性文件的有关概念 、内容的要求 说明文件在哪里使用、谁使用； 说明完成作业的具体步骤； 说明作业的有效方法。 、数量的要求 满足作业指导的需求。 、编写格式的要求 （）刊头、刊尾格式与程序文件相同。 （）作业指导书的正文与程序文件要求相同，其他指导性文件可不按统一格式编写。

30、二、作业指导性文件的基本要求三、作业指导性文件的编制过程 各部门把本部门的各种作业性文件汇总成册，编成部门作业指导手册。（一）部门作业指导手册内容目录策划： 1、岗位职责部分：包括部门职责范围和各岗位职责。岗位职责文件的数量要因岗而定，不要因人而定。 2、规章制度部分：包括各种管理制度、规定、办法等。 3、特定作业指导书：适用于功能比较多、过程比较复杂、技术细节要求比较多的活动。编写时要按程序文件的格式编写，包含六个要素。 （二）清理各科室已有的所有管理文件，进行取舍。 1、确定可以使用但必须进行适当改造的文件。 2、确定体系需要新编写的作业性文件。（三）部门作业指导手册编写步骤、落实各份文件

31、的拟稿人；、拟稿人提交起草件；、组织讨论、修改起草件；、定稿审核后由部门主要负责人审批。（四）作业性文件编写注意事项 1、各份“岗位职责”应写任职条件和必须履行的岗位职责两个方面的内容。 2、各岗位要有关于质量管理方面的职责要求。 3、要对已有的文件进行格式和部分内容的改造。 4、除了特定的作业指导书外，其它作业性文件可不必按程序文件的格式编写。（四）办公室作业指导手册目录示例。（五）作业指导书编写示例。办公室作业性文件目录序 号文 件 名 称1办公室职责范围2办公室主任任职条件与岗位职责3办公室副主任（分管人事）任职条件与岗位职责4办公室副主任（分管文秘）任职条件与岗位职责5办公室、党务干事

32、任职条件与岗位职责6档案管理员任职条件与岗位职责7主办会计任职条件与岗位职责8会计任职条件与岗位职责9出纳任职条件与岗位职责10通讯员任职条件与岗位职责办公室作业性文件目录序 号文 件 名 称11文印员任职条件与岗位职责12驾驶员任职条件与岗位职责13摄像员任职条件与岗位职责14质管组组长任职条件与岗位职责15质管组组员任职条件与岗位职责16人事调配制度教职工培训制度17教职工年度考核制度18教师年度考核方案19行政人员年度考核方案20教职工考勤管理制度办公室作业性文件目录序 号文 件 名 称21文书管理制度22档案管理制度23校务公开制度24校车管理制度25职称评审工作指导书26质量目标考核指