办公文秘员工高效率工作技巧

1、办公文秘员工高效率工作技巧办公文秘员工高效率工作技巧 n 目录目录n原则n档案管理n工作效率n人n人际关系n形象n礼仪办公文秘员工高效率工作技巧办公文秘员工高效率工作技巧何谓品质何谓品质 ( (P)P)nProduct 产品nPolicy 原则nPeople 人nPresentation 形象 秘书的品质？ 高效率的档案管理技巧高效率的档案管理技巧 档案的重要性档案的重要性n处理业务的参考n可作为法令的依据n可作为了解机关或公司历史的参考n可作为研究时的参考高效率的档案管理技巧高效率的档案管理技巧 档案归档的方法档案归档的方法n按性质内容分类n按名字分类n以顺序分类n以颜色分类n以编号分档n依

2、地理位置分类n以日期顺序归档高效率的档案管理技巧高效率的档案管理技巧 档案管理应注意之细节档案管理应注意之细节n待处理事项文件在未归档前应如何整理？待处理事项文件在未归档前应如何整理？n待办事项文件待办事项文件n今天今天n未来未来n特定的日子特定的日子n不特定的日子不特定的日子高效率的档案管理技巧高效率的档案管理技巧 一些特殊的档案一些特殊的档案n参考档：依据工作内容、行业、兴趣参考档：依据工作内容、行业、兴趣n待读档待读档n工作流程档工作流程档n待归档待归档n初步分类初步分类分大档分大档n分二类分二类百分之百确定需要归档、百分之百确定需要归档、 不确定是否要归档不确定是否要归档n分二类分二类

3、紧急、不紧急紧急、不紧急n名片档名片档高效率的档案管理技巧高效率的档案管理技巧 如何追踪被调阅的文件如何追踪被调阅的文件如何提高工作效率如何提高工作效率n86,400 n生涯规划n例行性的工作、执行性的工作如何提高工作效率如何提高工作效率n每日工作计划每日工作计划n桌历桌历n昨天未完成的工作昨天未完成的工作/昨天未动工的工作昨天未动工的工作n以前计划以前计划/以前被交代的工作以前被交代的工作n今天应追踪的工作今天应追踪的工作如何提高工作效率如何提高工作效率分清轻重缓急分清轻重缓急重要性n重要n不重要n重要n不重要紧急性n紧急n紧急n不紧急n不紧急如何提高工作效率如何提高工作效率工作进度评估术工

4、作进度评估术如何提高工作效率如何提高工作效率基本思考过程基本思考过程（值得做吗？）寻求支援拒绝做延迟做授权别人做必须做吗？需亲自做吗？应立即动手做吗？如何做？否否不知道是是否任何事情马上做是办公室人际关系办公室人际关系与上司或同事之差异与上司或同事之差异n男女n年纪n学历n家庭n社交圈n立场n兴趣n星座/血型n国籍/省籍 分析型（T Technical） 反反应应力力（弱）（弱）反反应应力力（强）（强）办公室人际关系办公室人际关系人际风格的类型与运用人际风格的类型与运用果断力（弱）果断力（弱）果断力（强）果断力（强）1 1、人际风格指标、人际风格指标驾驭型(Bold)平易型(Sympathet

5、ic)（两轴由两种行为层面构成，四个象限代表四种不同的人际风格）（两轴由两种行为层面构成，四个象限代表四种不同的人际风格） 表现型(Expressive)办公室人际关系办公室人际关系每种人际风格的长处每种人际风格的长处n分析型：分析型：n推理力强、一丝不苟、严肃、按部就班、谨慎小心推理力强、一丝不苟、严肃、按部就班、谨慎小心n驾驭型：驾驭型：n独立、坦率、果决、实际、讲求效率独立、坦率、果决、实际、讲求效率n平易型：平易型：n态度合作、支持别人、善于外交、有耐心、忠诚态度合作、支持别人、善于外交、有耐心、忠诚n表现型：表现型：n外向、热诚、说服力、喜爱趣味、率真外向、热诚、说服力、喜爱趣味、率

6、真办公室人际关系办公室人际关系如何找出对上司的附加价值如何找出对上司的附加价值n与上司目标一致n弥补上司的缺点n化解上司的压力n符合上司要求的工作态度办公室人际关系办公室人际关系结语结语当你还是个小助理时，看看大助理在做些什么？有一天，你也可以成为大助理。当你还是个大助理时，看看老板做些什么？有一天，你也可以成为老板。办公室人际关系办公室人际关系如何解决冲突如何解决冲突n暂停n让一步办公室人际关系办公室人际关系如何赢得别人的友谊如何赢得别人的友谊n微笑n对别人有兴趣n记住对方的名字在任何语言中都是对 别人最甜美及重要的声音n做一个好听众，鼓励对方多谈自己n谈论对方有兴趣的话题n很诚恳的让对方觉

7、得对方很重要办公室礼仪办公室礼仪仪表守则仪表守则n衣着n装扮n举止n谈吐办公室礼仪办公室礼仪接待客人接待客人n茶水准备n如何引导客人n如何介绍n如何交换名片n坐车礼仪办公室礼仪办公室礼仪餐桌礼仪餐桌礼仪n自助餐n正统西餐办公室礼仪办公室礼仪电话礼仪与应对技巧电话礼仪与应对技巧n在公司中电话扮演着一个内外联系工作的第在公司中电话扮演着一个内外联系工作的第一线角色，客户满意与否，常靠这一线间。一线角色，客户满意与否，常靠这一线间。n以客为尊是公司内每一个人的基本服务观念，以客为尊是公司内每一个人的基本服务观念，只要有一个人疏忽，对公司整体印象而言，只要有一个人疏忽，对公司整体印象而言，就会造成伤害

8、，而电话更是公司服务客户的就会造成伤害，而电话更是公司服务客户的前锋部队，使用得当的话，将成为解决问题前锋部队，使用得当的话，将成为解决问题的有利工具，使用不当反而将形成公司的困的有利工具，使用不当反而将形成公司的困扰。扰。办公室礼仪办公室礼仪电话礼貌电话礼貌n电话一来，立刻去接，先说自己的正确身份（自己的名字或单位）。电话一来，立刻去接，先说自己的正确身份（自己的名字或单位）。n声调要愉快，咬字要清楚，使打电话的人立刻对我们有好印象。声调要愉快，咬字要清楚，使打电话的人立刻对我们有好印象。n讲求礼貌（请、对不起、打扰了、谢谢、再见）。讲求礼貌（请、对不起、打扰了、谢谢、再见）。n注意听，好好

9、地回答对方所提的问题，不要匆忙，这样能为我们的公注意听，好好地回答对方所提的问题，不要匆忙，这样能为我们的公司建立好感。司建立好感。n有错误或延迟，应立刻向对方道歉，应立刻把话讲清楚，用文雅的口有错误或延迟，应立刻向对方道歉，应立刻把话讲清楚，用文雅的口气直接向话筒说话，嘴离话筒一尺远，用自然的语调讲话，听筒贴着气直接向话筒说话，嘴离话筒一尺远，用自然的语调讲话，听筒贴着耳朵，以便听清楚。耳朵，以便听清楚。n电话交谈时要记住要点并记下日期，以便来日参考。电话交谈时要记住要点并记下日期，以便来日参考。n让对方结束，这是一种礼节。对方挂断后轻将话筒放回去。让对方结束，这是一种礼节。对方挂断后轻将话

10、筒放回去。n你与你的老板应相互协议，看他要你如何替他接电话。你与你的老板应相互协议，看他要你如何替他接电话。n对方回电话，应先致谢。对方回电话，应先致谢。n电话交谈时，应尽量面带微笑。电话交谈时，应尽量面带微笑。办公室礼仪办公室礼仪打电话的要诀打电话的要诀n事先要有计划，要打的电话一次打完。事先要有计划，要打的电话一次打完。n编一本常用的电话号码簿。编一本常用的电话号码簿。n电话铃响三声之内要接听。电话铃响三声之内要接听。n让人家有时间来听电话，至少要响到十下才放弃。让人家有时间来听电话，至少要响到十下才放弃。n报出自己的名字及头衔，并顺便问对方是否方便讲话。报出自己的名字及头衔，并顺便问对方是否方便讲话。n在通话过程中，如需对方等候（譬如需寻找资料）应告在通话过程中，如需对方等候（譬如需寻找资料）应告知对方并得到对方同意始让对方听音乐。否则应挂掉电知对方并得到对方同意始让对方听音乐。否则应挂掉电话等资料找齐后再与对方通话。话等资料找齐后再与对方通话。n先打电话的秘书有权把对方接通后再请老板来接电话。先打电话的秘书有权把对