年底凭证的整理归档

1、年底凭证的整理归档年底凭证的整理归档主讲：XXX认识会计凭证认识会计凭证一会计凭证的整理和审核会计凭证的整理和审核会计凭证归档的注意事项会计凭证归档的注意事项二三一、会计凭证的概念会计凭证是记录经济业务、明确经济责任、按一定格式编制的据以登记会计账簿的书面证明。记录经济业务的合法性与合理性，保证了会计记录的真实性，加强了经济责任制。二、会计凭证的分类1按其编制程序和用途的不同 原始凭证2 记账凭证（一）原始凭证原始凭证又称单据，是在经济业务发生或完成时取得或填制的，用以记录或证明经济业务的发生或完成情况的原始凭据。它不仅能用来记录经济业务发生或完成情况，还可以明确经济责任，是进行会计核算工作的

2、原始资料和重要依据，是会计资料中最具有法律效力的一种文件。工作令号、购销合同、购料申请单等不能证明经济业务发生或完成情况的各种单证不能作为原始凭证并据以记账。（二）记账凭证记账凭证是由会计人员对审核无误的原始凭证或汇总原始凭证，按其经济业务的内容加以归类整理，作为登记账簿依据的会计凭证。会计人员填制记账凭证要严格按照规定的格式和内容进行。三、会计凭证的作用01记录经济业务，提供记账依据02明确经济责任，强化内部控制03监督经济活动，控制经济运行一、原始凭证的整理步骤1、按经济业务分大类（1）采购付款（销售单、发票、入库单、银行回单）（2）销售收款（销售单、发票、出库单、银行回单）（3）期间费用

3、（报销单、发票、车票、银行回单）（4）其他日常业务（支票、借款单、银行回单、缴税单）（5）期末业务（ 各类计算表、计提表、摊销表）2、按单笔业务分小类（1）按凭证大小排序粘贴（2）相同事项按序黏贴从右至左粘贴（阶梯状、均匀）按大小折叠原 始 凭 证 的 名 称填 制 凭 证 的 单 位 名称 、 填 制 人 姓 名接 受 凭 证 单 位 的 名 称填 制 凭 证 的 日 期经 办 人 的 签 名 或 盖 章经 济 业 务 内 容 ， 如数 量 、 单 价 、 金 额二、原始凭证年末整理时需审核的注意事项1、原始凭证必须具备的内容：2、外来原始凭证（如发票、收据等）从个人取得的原始凭证必须有填制

4、人员的签名或者盖章，同时应写明住址，必要的注明身份证号码（或者身份证复印件）。必须盖有填制单位的财务专用章或发票专用章，套印的税务部门或有关监制部门的专用章填制人员的签名或盖章3、自制原始凭证（如入库单、领料单等）必须有经办单位负责人（或其指定的人员）和经办人签名或者盖章。4、凡需填写大写和小写金额的原始凭证，大写与小写金额必须相符。购买实物的原始凭证，必须有实物验收证明;支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明。5、一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以一联作为报销凭证，必须用双面复写纸(发票和收据本身具备复写纸功能的除外)套写，并连续编号。作废时应当加盖“作废”戳记，连

5、同存根一起保存，不得撕毁。6、销货退回（1）开具退货发票，必须有退货验收证明；（2）退款时，必须取得对方的收款收据或者汇款银行的凭证以及当地主管税务机关开具的“开具红字发票通知单”，不得以退货发票代替收据。7、职工因公借款的借据，须附在记账凭证之后。收回借款时，应当另开收据或者退还借据副本，不得退还原借款收据。8、经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号。(复印件做附件，并注明原件存档处)9、原始凭证发现错误或无法辨认的，不得涂改、挖补。未入账：应退回填制单位或填制人员补填或更正，更正处应当加盖开出单

6、位的公章；发现有违反财经纪律和财会制度的，应拒绝受理；对弄虚作假、营私舞弊、伪造涂改等违法乱纪的，应扣留凭证，报告领导处理。已入账：不能抽出，应另外以正确原始凭证进行更正。10、原始凭证不得外借其他单位如因特殊原因需要使用原始凭证时，经本单位领导批准，可以复制，复制时，须有财务人员在场。向外单位提供的原始凭证复印件，应在专设的登记簿上登记,并由提供人员和收取人共同签名或盖章。11、外来原始凭证如有遗失，需复印对方单位记账联并加盖对方单位公章，标明“此复印件与原件相符”并签名，并注明原始凭证编号金额和内容等，经单位领导人批准后，才能作原始凭证。12、原始凭证张数：一般情况下，记账凭证必须附有原始

7、凭证并注明张数。原始凭证的张数按自然张数计算（原始凭证汇总表应计算在内，原始凭证粘贴纸不应计算）。13、附在记账凭证之后的原始凭证，应折叠、粘贴整齐，对小于记账凭证的原始凭证（如：火车、汽车、飞机、轮船票等），要粘贴在与记账凭证一样大小的原始凭证粘贴单。14、有收付款的原始凭证，在办理完收付款项后，必须加盖“收讫”、“付讫”戳记。三、记账凭证年末审核要点1、记账凭证所附的原始凭证是否齐全，两者内容是否相符，其金额与原始凭证的金额或金额合计数是否一致。2、记账凭证中应借、应贷账户名称是否与经济业务内容相符，账户对应关系是否清楚，应记金额是否正确。3、记账凭证的手续是否完整，应填项目是否填列齐全，

8、有关人员是否都已签章，如有手续不完备的应补办完整，方可入账。一、会计凭证的整理与装订（一）会计凭证的整理1、把所有应归档的会计凭证收集齐全，并根据记账凭证分类。根据不同的种类，按时间或按顺序号逐张排放好。分类整理，按顺序排列，检查日期、编号是否齐全按凭证汇总日期归集（如按上、中、下旬汇总归集）确定装订成册的本数摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针），对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅，保持数字完整整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因；再检查附件有否漏缺；凭证有关人员的印章是否齐全030402012、整理记账凭证的附件，补充遗漏的必不可

9、少的核算资料。3、将记账凭证按适当厚度分成若干本。4、会计凭证的装订工作。（二）会计凭证的装订1、填写会计凭证的封面。封面各记事栏是事后查账和查证有关事项的最基础的索引和凭证。2、填好卷脊上的项目。卷脊上一般应写上“年月凭证”和案卷号。3、将装订好的凭证入盒，由专人负责保管。二、会计资料的归档（一）归档范围（1）会计凭证类：原始凭证、记账凭证；（2）会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；（3）财务会计报告类：月度、季度、半年度和年度财务会计报告；（4）其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定

10、意见书及其他具有保存价值的会计资料。（一单一书两表三清册）【提示】各单位的预算、计划、制度等文件材料属于文书档案，不属于会计档案。（二）归档时间归档时间是指会计部门或者会计人员向档案部门或者档案人员移交的会计档案的时间。归档时间不是由单位随意设定的，而是由国家规章明确规定的，单位会计部门或者会计人员应该严格按照归档时间移交会计档案，档案部门也应该按时接受会计档案。原则上，当年形成的会计材料，由财务会计部门的专（兼）职人员在次年第一季度内按立卷要求分类整理装订，在财务会计部门保管一年后，由会计部门编制移交清册，向本单位综合档案室移交统一保管。（三）会计档案归档要求1、电子归档：单位可以利用计算机

11、、网络通信等信息技术手段管理会计档案。同时满足下列条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存：形成的电子会计资料来源真实有效；电子系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；电子系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案检索关系；采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；建立电子会计档案备份制度；形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。（2）单位从外部接收的电子会计资料，还需附有符合电子签

12、名法规定的“电子签名。【提示】满足安全、可靠条件且非重要档案可仅以电子形式保存。（四）会计资料管理程序临 时 保 管移 交 接 收外 借保 管销 毁归档由会计机构编制会计档案保管清册临 时 保 管移 交 接 收外 借保 管销 毁归档当年档案可由会计机构临时保管1年，确需推迟移交，经档案机构同意最长不超过3年临 时 保 管移 交 接 收外 借保 管销 毁归档由会计机构编制档案移交清册临 时 保 管移 交 接 收外 借保 管销 毁归档会计档案一般不得对外借出，确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按规定办理手续。借用单位应妥善保管和利用借入的会计档案确保借入会计档案的安全、完整并在规定时间内归还。临 时 保 管移 交 接 收外 借保 管销 毁归档永久+定期