公文写作理论与实训之第二章

1、公文写作理论与实训公文写作理论与实训第二章 公文写作分类公文写作的分类研究，是理论问题，也是实践问题，应当鼓励百家争鸣，各执其是，大可不必完全划一。 我们从公文写作的功能效力(施治文件规制，令使，知照，讲话，计划，契约、公务文书报告，请示，记载，公函、资政文稿调研，简报，摘编，图表、礼仪文辞祝答，悼祭，请邀，题赠体）、行文方向（上行、下行、平行）、体式形态（通用式和专用式、单体式和复体式、序题式和条款式、说明式和叙议式、常规式和固定式、完整式和简化式）上加以综合、比较、分析，讨论公文写作分类体系问题。 第一节 功能效力分类从分析公文写作功能、效力出发，公文可以分为施治文件、公务务文书、资政文稿

2、、礼仪文辞四类。 一、施治文件一、施治文件 施治文件类公文有： 1.规制体。包括法、条例、规定、章程、办法、规则、准则、细则、守则、制度、纪律等，是规范社会行为、管理行为、组织行为的文字表达，具有规范行为、强制管理的效力。 2.令使体。包括命令、令、决定、决议、指示、意见、批示、批复等，是组织、调动群体力量，为实现一定的组织目标实施领导职能的文字表达，具有决策、指挥、组织、协调、监督、控制的作用。 3.知照体。包括通报、公报、通告、公告、布告、告示、宣言、声明、启事等，在告知重大事项、重要情况的同时，发挥引导、执行或褒贬、诫勉的作用，同样有功能效力的保障。 4.讲话体。包括讲话、演讲、发言、开

3、幕词、闭幕词等，是执政者、领导者、管理者为实施自己的职能而在一定场合里发表的讲话稿，能够发挥与讲话者职能、责任、权限相应的作用和效力。 5.计划体。包括计划、规划、方案、设想、实施纲要、工作要点、活动安排、打算、日程等，有的经过法律程序具有法律效力，有的通过组织程序、领导程序，具有组织效力。 6.契约体。包括契据、合同、协议、聘书、条约、合约等，是契约双方在法律允许的范围内相互作出的承诺，一旦依法形成，在接受法律保护的同时具有法律效力。 二、公务文书二、公务文书 公务文书是机关在处理日常公务、日常工作中形成的公文。 1.报告体。包括工作报告、情况报告、答复报告、建议报告及各种汇报稿、述职稿等，

4、是规制、令使、计划的实施情况和实施效果的总结，是重大社情、民情、政情、灾情、险情的反映，有经验总结也有问题分析，具有下情上达的作用。 2.请示体。包括请示，也包括具有请示性质的请示函、议案、提案等，是在向上级机关请求指示、批准或向依法具有批准权限的同级机关、上级机关授权部门请求审议、通过事项时形成的公务文书，在没有得到批示、批复、审议通过前，不能进入执行程序。 3.记载体。包括记录、纪要、大事记、备忘录等，目的是把机关的重要工作、重要会议、重要活动、重要公务往来和重大举措、重大变化、重大事件、重大事故记录下来，满足择予发布和普遍备查、备忘及修史、编志的需要。 4.公函体。包括商洽函、联络函、沟

5、通函、说明信等，是在机关公务往来中形成的书信体公务文书，在不相隶属的机关、部门、单位之间发挥商洽、沟通、联络、说明的作用，促进机关内外、上下、左右之间的相互理解和支持、协调和配合。 公务文书是各级各类机关适应各种日常公务、日常工作的需要而写作的公文，虽然种类很多，内容很杂，但综合分析，也有其共同的特点，值得注意： 第一，要注意公务文书的内容，是根据日常公务、日常工作的需要提出来的，有求必应，不像施治文件，有明确的规定； 第二，公务文书的写作，有一定的规范，但这种规范对多数公务文书来说，没有法定，常常是约定俗成，留有比较大的弹性； 第三，公务文书的功用是为施治服务，机关的管理职能既体现在实施规范

6、、实施管理、实施领导之中，又体现在处理公务之中，两相比较有主辅之分； 第四，公务文书的效力，在上行请示、报告之中，在平行商洽、联络之中，在没有确定行文方向的备查、备忘之中，其效力同样是可靠的。 三、资政文稿三、资政文稿 资政文稿，是机关工作人员在参政、议政、辅政中形成的文稿，旨在发挥参谋作用、咨询作用、信息作用。 1.调研体。包括调查报告、研究报告、调查研究报告、统计报告、可行性论证报告等，包括形势分析、事态分析，倾向性、苗头性问题分析，也包括具有政策性、决策性问题的提出和设想，是定向信息工作的产物，是为领导决策及其决策实施服务的调研成果。 2.简报体。包括情况简报、工作简报、信息简报等，就是

7、情况、信息、动态的简要通报，有喜报喜，有忧报忧，有是报是，有非报非，求简求实，及时准确，一般不加公文作者的评论、议论。如果有必要加以评论、议论，则在“编者按”、“编后记”中发出。 3.摘编体。是根据资政的需要提供的情况汇编、信息汇编、言论汇编、政策汇编，是同类信息的摘录和编辑、汇总和分类，结构上包括摘录、编辑部分和摘编说明部分，在观点上有同向类摘编也有逆向类摘编，都是为领导决策时提供参考或提供依据。 4.图表体。是以图示、表报为重要表达方式，辅之以必要说明的资政文稿，包括统计表报、财务表报、审计表报、登记表报、调度表报，也包括有关图示、图像、图纸，在数据统计、数理分析中发挥参考作用。 四、礼仪

8、文辞四、礼仪文辞礼仪文辞是在机关公务往来中形成的带有礼节性、仪式性的公务文书，旨在体现在公务往来的各方中贯彻互相尊重、诚信友好的原则，为机关工作提供比较和谐的环境。涉及机关公务活动中的礼仪文辞，大致有4种： 1.祝答体。包括祝词、贺词、答词、谢词、慰词、敬词，在需要向对方表示祝贺、谢答、慰问的时候所提出的写作任务，目的在于加强友好合作的基础和氛围，建立感情融洽、和谐共处的友好关系。 2.悼祭体。包括祭词、悼词、挽词，也包括讣告、唁电，在重要人物，或影响较大，或地位较高，或代表性较强的人物死亡时、丧事中提出的写作任务，在纪念、怀念、悼念中鼓励和发扬某种可贵的精神。 3.请邀体。包括请柬、邀函等，

9、在本机关有重大庆典、宴请、咨询、文娱演出、联谊活动和其它需要邀请某些单位、某些人士参加的重要活动时，常常需要发出请柬、邀函，以示尊重，并达到请邀的目的。 4.题赠体。包括题词、赠言、留言等，领导在参观、出访、会晤、视察、接见、阅文、临事时，时常应邀或主动提出对某件事、某单位、某些人要留下鼓励的话、劝勉的话、纪念的话，就成了题赠体文辞。 礼仪文辞写作，是应机关礼仪活动的需要而写作的文辞，其写作特点： 第一，注意体现互相尊重、礼尚往来的原则，不能因为在一般情况下没有确定性要务而有所疏失； 第二，文辞的形式多种多样，有的成文，有的不成文，只是一段话、一句话，甚至就是几个字； 第三，要注意对象，要注意

10、背景，要有针对性，要注意体现实质性内容； 第四，礼仪文辞写作，有时有个人色彩，但不能忘了公务身份，要讲一定的规格、程序。第二节 运行方向分类 公文写作性质、公文写作功能以及公文关系的法定因素、法定事实、法定力量，决定公文运行的方向和目标。 在公文写作中，公文的作者和读者、公文的发出和接受、公文的制发机关和作用对象之间的内在联系及其相互作用、相互影响，是形成公文写作功能、效力和特征的强大因素。 在公文运行中，从公文的作者到读者，从公文的发出到接受，从公文的制发机关到作用对象，或呈上行关系，或呈下行关系，或呈平行关系，并由此产生公文的不同类型。 一、上行公文一、上行公文 上行公文是在向上级机关请求

11、指示、批准或向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复询问时形成的公文，其主要文种是请示、报告。 请示体、报告体是上行公文。 上行公文写作的基本要求是： 第一，必须尊重上级机关的职责、权力和地位，要始终注意领导与被领导关系，要讲求分寸。 第二，必须把握上下级机关的职能范围、职能权限、职能层次，报告的内容、请示的事项要与上下级机关的职能范围、权限和层次紧相对应。在一般情况下，要主送一个机关，不得越级行文，如果需要其他相关的上级机关阅知，或因特殊情况必须越级上报时，则应当同时呈报相关的上级机关或被越过的上级机关。受双重领导的机关向上级机关行文，应当区别为主送机关和抄报机关，不宜多头主送。 第三，

12、必须实行请示与报告分开的制度，报告处于阅件地位，请示处于办件地位，不能在非请示类公文里夹带请示事项。请示类公文应当一事一文，单头主送。请示事项涉及其他部门业务范围时，应当经过协商取得一致意见后报请，如果经过协商未能取得一致意见时则应在请示中写明。上行公文应当按规定程序上报，除交办答复事项不宜直接报送领导者个人。 二、下行公文二、下行公文 下行文是指机关按其职能范围、隶属关系和管辖区域向下级机关、部门和下级单位以至下级成员的行文。 下行公文种类多，数量大，方面广，诸如法、条例、章程、规定、规则、办法、制度、纪律、命令（令）、通知、决定、决议、指示、意见、批示、批复、计划、规划等文种基本是下行公文

13、，在施治行政、发号施令、组织指挥、协调控制、诫勉奖惩中体现管理职能。规制体、令使体、计划体是下行公文，知照体、讲话体中的很大部分也是下行公文。 在下行公文中，其行文方向多数有具体所指，其受文单位有具体称谓。 普发公文或普行公文在行文方向上直达辖属范围内的全体成员，也是下行公文，只是行文对象没有具体指向、具体称谓，比较普及而已。 下行公文写作应该体现： 一是权威性。下行公文的权威性，不但来源于机关管理职能的范围、权限和层次，而且来源于决策的正确性、适时性，同时还来源于实施决策的力度、措施和效果。因此，写作中必须注意行文机关职能的界定，必须从实际需要和实际可能出发，不能超越职能范围，不能脱离实际，

14、不能忽视可靠性研究和有效性论证。 二是明确性。总的说来，下行公文不是决策的表达就是决策实施的要求，离开表述的明确性就必然伤害公文写作的功能和效力。规范的要求是什么，决策的内容是什么，令使的目标是什么；现在应该办些什么事情，怎样才能办好这些事情；不许怎么办，如果违反了决策精神应该怎么处理；功过的界限、是非的标准，等等，都必须表述明确，不能模棱两可、似是而非、含混其辞，不能产生疑意、歧意。 三是简从性。下行公文种类很多，数量很大，这是事实。但决不是越多越好，要注重实效，可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短，则是重要原则之一。 三、平行公文三、平行公文 平行公文是指在平行机关、同级单位，或者虽然

15、不同级但没有隶属关系的机关、单位之间行文。在处理公务、联系工作、沟通情况、协调关系中，需要平行公文的写作，以期得到对方的理解和支持、协助和合作。 平行公文很多，但主要是公函体，主要文种是函，以及信、电等，礼仪文辞类各体公文，也是平行公文。商洽、协调的结果有时以契约、合同、协议等文字形式表达。契约、合同、协议等是在承诺各方中相互行文、共同执行，因此契约体在行文方向上也属平行公文范畴。 平行公文的主要特点是在平行机关、同级单位或者虽然不同级但是没有隶属关系的机关、单位之间行文，授受各方是平等的，在一般情况下没有特定的约束力，常常是在联络、沟通、商量中求得共识共作。 第三节 体式形态分类 公文作品的

16、体式形态是公文作品结构方式、表达方式、语言方式的体现，也有书写格式、附加标识的因素。 按照公文体式形态的异同，可以把公文分析为若干类型：由于适用范围的影响，有通用式和专用式；由于效力发生的需要，有单体式和复体式；由于条理构式的体现，有序题式和条款式；由于表达方式的特征，有说明式和叙议式；由于书写格式的约束，有常规式和固定式；由于附加标识的规范，有完整式和简化式。 一、通用式和专用式一、通用式和专用式 1.通用式公文，是各级各类机关比较普遍应用的公文文体，包括规制体、令使体、知照体、计划体、请示体、报告体、讲话体、公函体、记载体、调研体、简报体、祝答体、悼祭体、请邀体、题赠体，摘编体、图表体、契

17、约体在某些方面具有专用式特征，但在各级各类机关中运用得比较普遍，也列入通用式公文文体之中。我们所讲述的公文体式就属于这一类。各体之中，还有若干文种，例如规制体中有法、条例、办法、章程、规定、规则、准则，守则、制度、纪律等；例如令使体中有命令（令）、决定、决议、指示、意见、通知、批示、批复等。这就是通用式公文形态。 2.专用式公文，是各级各类机关中为适应专门职能、专项业务、专业活动的需要而形成的公文，如军事机构的军务文书、涉外机构的涉外文书、经济部门的经济文书、司法部门的司法文书、科教部门的科教文书、公证部门的公证文书等等。专用公文，我们并不涉及。 通用公文和专用公文，都具有公文体式的基本特征，

18、有如通用公文中所阐述的那样，只是在适用范围上有所不同而已。由于专用公文的专门性、专业性、业务性很强，反复使用的频率较高，所以其形态模式化一些，有时有固定格式、固定条款、固定程序。但在固定格式、固定条款、固定程序形成之初，与通用公文有相同的要求。 二、单体式和复体式二、单体式和复体式 1.单体式公文，就是由一个文种的一篇公文构成，独立表述公文的内容并体现公文的功能、效力。单体公文没有任何附件，公文的内容、功能和效力结合在一起，同时在一篇公文里表现出来，体态单一、独立存在。如法、条例、决定、决议、规定、规则、指示、意见、指示性通知、通报、通告、公报、公告、请示、报告、议案等，在一般情况下都可能以单

19、体式行文，有时只要在公文标题下标明在什么时间、什么情况下生效就可以了。 2.复体式公文，是指在一次行文中，由相对独立并互有联系的两部分组成，置前为主件，附后为附件。组成复体公文的主件、附件之间的关系，有两种情况：一是复体公文构式中的两部分呈联动式关系，例如批发、转发、下发类公文，其中一部分体现公文的功能、效力，一部分体现公文的具体内容。二是复体公文构式中的两部分呈主辅式关系，有主有辅，有主有次，有主有从。主件已经基本体现公文的内容、功能和效力，附件则以附文、附注、附表等形式为主件提供必要的依据、补充、印证和参考资料。 三、三、序序题式和条款式题式和条款式 1.序题式，是指容量比较大的公文，要分

20、章分题来写，由几大块组成。可能分章、分题，有时不分章、不分题，而使用大标号码的办法排列组合成文。如容量较大的法、条例、章程、计划、方案，如大型的决议、报告、办法、公报、通报等，有章有题有序码，有总有分，呈版块式，或并列，或递进，或因果，或时序，或按照提出问题、观察问题、解决问题的逻辑思维定式结构成文。 2.条款式，是指容量不大、内容单一的公文，只分条、分款、分段落写成，甚至有时一段文字，一个独立的段落就可成文。如批示、批复，具体意见、指示以及颁布令、任免令、奖惩令等，只要容量不大、层次不多，或者问题比较单一、比较集中，包括所有的公文文体、文种都可以分条分款完成写作任务。 四、说明式和叙议式四、

21、说明式和叙议式 1.说明式，包括定义说明、诠释说明、绍介说明，也包括比较说明、事例说明、数字说明，旨在让人知，教人用。说明，就是解说、阐明客观事物的本质、特征、内在联系和发展规律，就是解说、阐明法定作者的方针、政策、办法和措施，就是解说、阐明一种认识、一种思想、一种意见、一种主张。说明式表达方式在公文写作中占有重要位置，不可或缺。在一定意义上说，没有说明就没有公文。 2.叙议式，是指在表达方式中的议论和记叙。在公文写作中必要的议论道理、记叙事实是不可少的，旨在晓之以理，告之以事，特别是在决定决议、公报通报、讲话演说、调研建议类公文里，其议论、记叙的份量会更重一些，有时议得多一些，有时叙得多一些，对增强公文写作的功能效力是需要的。但通篇的议论和记叙在一般情况下是不能成为公文的。 作为公