商务英语写作-商务信函2

1、商务英语写作商务信函2商务信函写作correctness 商业书信必须写得正确，因为它涉及到买卖双方的权利、义务和厉害关系，是各种商业单据的依据。广义的说，商业书信的正确性表现在：（一）运用正确的语言水平（二）叙述得正确（三）数字要正确（四）正确理解和运用商业术语（五） 合适的写作技巧或方法，以及正确运用其他的六个”C”。（一）正确的语言水平下面的内容是用三种不同语言水平的比较参考：Formal: Although Item 12 is enumerated in the report, the writer has ascertained that it is currently not i

2、n theorganization s inventory or in the writer s possession.Informal: Although Item 12 is listed in the report, it s not in our stock now and I don t have it either.Standard: Irregardless of the report that item ain t on our shelves now, and I haven t got it either.(二)叙述得正确商业书信的内容要叙述得正确，既不能说得不够 (Und

3、erstatement) ，更不能说得过头(Overstatement) 。例一： This stove is absolutely the best (or: the verybest) on the market.(这种炉子是市场上绝对最好的炉子。)这句话是用来介绍商品的，但没有具体介绍商品的性能，而是抽象地断定这种炉子是“市场上最好的”。这样介绍商品，不但 不能达到推销的目的，反而使人对写信人有“卖狗皮膏药”的感觉。改写：Our model A195is designed on modern lines and gives, without any increase in fuel co

4、nsumption, 25% more heat than the older models. So you will agree that it is the outstanding stove for economy of fuel.(我们的A195型炉子是按近代样式设计的，在不增加燃料 消耗的情况下，比其他各种旧式炉子温度高25%。所以，你会同意，这是个优良的节约燃料的炉子。)(三)字要正确做对外贸易离不开数字。对商业书信中的数字的正确性要特别加以注意，有时 “失之毫厘， 差之千里”。 甚至引起不同的理解。(a) “以上”，“以下”，“以前”，“以后”，“从到”等 的表达法。$2 or

5、(and) above(over)二美元和二美元以上60dozen or (and) up (upward, upwards)60 打和60 打以上2% or (and) more2%和 2%以上an order for 50 gross or upward50 罗或50 罗以上的定单an order for not less than 50 gross不少于50 罗的定单5% up to 10% inclusive5%到 10%over 5% up to 10% inclusive5%以上到10%( b)from and including today(this date)从今日起(包括今日

6、)on and from Nov. 10;从 11 月10日起on and after Nov.10;(包括11 月 10 日)as from Nov.10从毁约之日起as from the date of the breach(包括毁约之日)到 40up to $40 inclusive;美元up to the maximum of $40（包括40 美元）止up to and including Nov.20到 11月 20 日止（包括11 月 20 日）as from the 1st to the 15th of March inclusive;从 3月1 日到15 日from the

7、1st to 15th of March both inclusive（包括1 日和15 日）during the period beginning on从 3 月 1 日起到3 月 30 日止March 1 and ending on March 30,这一期间（包括头尾两天）both dates inclusive.(四)理解和运用商业术语一般常用的商业用语用字简洁，意义明确，使用得好，工作进行得顺利，使用得不好，就会引起混乱，误解，甚至产生不必要的纠纷，如：You ask very short delivery for your order.写信的人原意是说“你们要求赶快交你们的定货。

8、”可是 short delivery 不是快点交货的意思，而是 “短交”的意思，这就用错了商业术语。因此，应该说：Your require quick(prompt) delivery of your order.(五)合适的写作技巧或方法，以及正确运用其他的六个”c”(1) 、非英语国家的人学英语中普遍的弱点之一是不能正确地拼写 ( spelling ) 每一个英文字。拼写正确与否是一个很重要的问题。有时，一不小心，拼写错了，会误大事或出笑话。你想买靴子，英 文应该是BOOTS要是拼写成BOAT蹴变成你想买船了(2) 、正确使用大写(Capital Letter )一般在每一句，每一个直接引

9、语，每一行诗的第一个字要大写，人的称呼或头衔，书名等要大写，专有名词要大写，月名，星期几要大写，代词I要大写。这是使用英语必须具备的起码的知识。因此，大写使用的正确与否，也是英语水平问题。除了上述一般大写规律以外，在商业书信英语中的大写，还有其本身的特点，现说明于下：(A) North, South, East, West这四个字作为一般方向用时小写，但是当它们作为一个地理概念表示北方地区，南方地区，东方地区，西方地区，或专有的 地名联用时，就必须大写。例： Cotton is the principal crop in the South; it is also grown extensiv

10、ely in the Southwest and in the Sou thern California( 棉花是南部各州的重要作物，西南各州和加利福尼亚南部也广泛种植。)（B ）商品名称从语法上讲，一般的商品名称（非专有名词）没有必要大写。在商业书信中为了强调（）或要促使对方注意，商品名称常常大 写。例： We have seen your advertisement in the “ Textile World” and should be glad if you would send us patterns of Ladies Woolens with your best terms.（ 我们看到你们在”织物界”杂志上的广告，请寄妇女用毛织物样本并告最优惠的价格条件。）（C）文件名称例： we have quoted our best terms on the enclosed Price List.（我们已随函寄送价目表报最优惠价格条件。）（ D ） 公司，团体，城市名称省略时大写例： The Company will pay you $100 annuity.该公司将付给你年金100 美圆。(E)职务名称例： There is enclosed a letter from Mr