公文处理规范及格式-下

1、公文处理规范及格式公文处理规范及格式乔树伟5/3/2022一、一、党政机关公文处理工作条例党政机关公文处理工作条例行文规则行文规则 公文办理公文办理 公文管理公文管理二、二、党政机关公文格式党政机关公文格式用纸格式用纸格式 印装格式印装格式 文面格式文面格式版头版头 6 6个要素个要素份号、密级和保密期限、紧急程度、份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人发文机关标识、发文字号、签发人 主体主体 9 9个要素个要素标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件成文日期、印章、附注、附件版记版记 2 2

2、个要素个要素抄送机关、印发机关和印发日期抄送机关、印发机关和印发日期 三、公文常见格式错误三、公文常见格式错误公文处理规范及格式公文处理规范及格式公文格式要素公文格式要素版记部分版记部分版记中的分隔线与版心版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线，推荐条分隔线用粗线，推荐高度为高度为0.35mm0.35mm中间的分隔中间的分隔线用细线，线用细线，推荐高度为推荐高度为0.25mm0.25mm末条分隔线与公文最末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘后一面的版心下边缘重合重合5/3/2022公文格式要素公文格式要素版记部分版记部分 版记一定要在版记一定要在偶数页偶数页

3、上上。假设公文内容很短，假设公文内容很短，即使首页可以放下版记内容，由于公文是双面印刷，即使首页可以放下版记内容，由于公文是双面印刷，版记也必须移至第版记也必须移至第2页上，即便第页上，即便第2页除了版记没有页除了版记没有任何内容；任何内容； 公文的篇幅如果在一个折页（即有四面）以上，公文的篇幅如果在一个折页（即有四面）以上，这时公文的页数一般应是这时公文的页数一般应是4的倍数（一般是用的倍数（一般是用A3纸纸印制，骑马装订），此时版记也一定要放在最后一印制，骑马装订），此时版记也一定要放在最后一面，而不管前面的空白有多少（一般不会超过面，而不管前面的空白有多少（一般不会超过3面），面），版记

4、页和空白页都不标页码；版记页和空白页都不标页码； 如果附件是被转发的文件，转发文件还应标识如果附件是被转发的文件，转发文件还应标识自己的版记。自己的版记。5/3/2022公文格式要素公文格式要素版记部分版记部分1.1.分隔线分隔线与版心同宽，首条分与版心同宽，首条分隔线与末条用粗线，中间隔线与末条用粗线，中间用细线。首条位于版记第用细线。首条位于版记第一个要素之上，末条分隔一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心线与公文最后一面的版心下边缘重合。下边缘重合。公文格式要素公文格式要素版记部分版记部分2.2.抄送机关抄送机关除主送机关外需要执除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他行或知晓公文

5、内容的其他机关，应当使用机关全称机关，应当使用机关全称或规范化简称。或规范化简称。最后一个抄送机关名称后标句号一般用一般用4 4号仿宋体字，左右各空一号仿宋体字，左右各空一字，首先标识字，首先标识“抄送抄送”二字，后标二字，后标全角冒号，随后标注抄送机关名称，全角冒号，随后标注抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐回行时与冒号后的首字对齐5/3/2022如主送机关名称过多导致公文如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应将主首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记部分。送机关名称移至版记部分。5/3/2022公文格式要素公文格式要素版记部分版记部分如把主送机关移至版记，除将如把主送机

6、关移至版记，除将“抄送抄送”改改成成“主送主送”外，编排方法与抄送方法相同。主、外，编排方法与抄送方法相同。主、抄送二者兼具时，应将主送机关置于抄送机关抄送二者兼具时，应将主送机关置于抄送机关之上一行，中间不加分隔线。之上一行，中间不加分隔线。主送：南通市教育局主送：南通市教育局抄送：南通市财政局、南通市人力与社会保障局、南抄送：南通市财政局、南通市人力与社会保障局、南 通市编制委员会。通市编制委员会。如皋高等师范学校办公室如皋高等师范学校办公室 20122012年年1111月月2828日印发日印发公文格式要素公文格式要素版记部分版记部分3.3.印发机关和时间印发机关和时间。一般用一般用4 4

7、号仿宋体字号仿宋体字，编排在末条分隔编排在末条分隔线上，印发机关线上，印发机关左空一字左空一字，印发日期印发日期右空一右空一字字，用用阿拉伯数字将阿拉伯数字将年、月、日标全，年份年、月、日标全，年份应全称，月、日不编虚位（即应全称，月、日不编虚位（即1 1不编为不编为0101），），后加后加“印发印发”二字。二字。主送：南通市教育局主送：南通市教育局抄送：南通市财政局、南通市人力与社会保障局、南抄送：南通市财政局、南通市人力与社会保障局、南 通市编制委员会。通市编制委员会。如皋高等师范学校办公室如皋高等师范学校办公室 20122012年年1111月月2828日印发日印发公文页码公文页码页码：公

8、文页数顺页码：公文页数顺序号。序号。一般用一般用4 4号半角号半角宋宋体阿拉伯数字编排在版体阿拉伯数字编排在版心下边缘之下，数字左心下边缘之下，数字左右各放一条一字线，一右各放一条一字线，一字线距版心下边缘字线距版心下边缘7MM7MM。单页码居单页码居右空一字右空一字，双，双页码居页码居左空一字左空一字。-8-8-页码一般用页码一般用4 4号半角宋体阿拉伯数字号半角宋体阿拉伯数字编排在公文版心边缘之下，数字左编排在公文版心边缘之下，数字左右各放右各放1 1条一字线；一字线上距版心条一字线；一字线上距版心下边缘下边缘7mm7mm 。单页码距右空。单页码距右空1 1字，双字，双页码距左空页码距左空

9、1 1字。公文的版记页前有字。公文的版记页前有空白页的，空白页与版记页均不编空白页的，空白页与版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。订时，页码应当连续编排。5/3/2022新标识条形二维码新标识条形二维码公文的特定格式公文的特定格式v信函格式信函格式v命令格式命令格式v纪要格式纪要格式5/3/2022公文的特定格式公文的特定格式信函信函发文机关标志用发文机关全发文机关标志用发文机关全称或者规范化简称，用红色小标宋称或者规范化简称，用红色小标宋体字居中排布，上边缘至上页边体字居中排布，上边缘至上页边30mm30mm。联合行文时，使用主办机

10、关。联合行文时，使用主办机关标志。标志。发文机关标志下发文机关标志下4mm4mm处印一条处印一条红色双线（上粗下细），距下页边红色双线（上粗下细），距下页边20mm20mm处印一红色双线（下粗上细），处印一红色双线（下粗上细），线长均为线长均为170mm170mm，居中排布，居中排布。如需标注份号、密级和保密如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，居左自上而下排期限、紧急程度，居左自上而下排列。第一要素距双线的距离为列。第一要素距双线的距离为3 3号号汉字高度的汉字高度的7/87/8。公文的特定格式公文的特定格式信函信函发文字号顶格居版心发文字号顶格居版心右边编排在红色双线下，右边编排在红色双

11、线下，与该线距离亦为与该线距离亦为3 3号汉字号汉字高度的高度的7/87/8。标题居中排布，与其标题居中排布，与其上最后一个要素相距二上最后一个要素相距二行。行。首页不显示页码。首页不显示页码。首页不要页码版记不加印发机关和印发日期、分隔线 抄送：， 2 30mm首页不用页码空两行发文字号顶格居版心发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条右边缘编排在第一条红色双线下红色双线下5/3/2022公文的特定格式公文的特定格式命令命令发文机关标志由发文机发文机关标志由发文机关全称加关全称加“命令命令”或或“令令”字组成，居中排布，上边缘字组成，居中排布，上边缘于版心上边缘为于版心上边缘为20mm20mm，

12、推荐，推荐使用红色小标宋体字。使用红色小标宋体字。发文机关标志下空二行发文机关标志下空二行居中编排令号，令号下空二居中编排令号，令号下空二行编排正文。行编排正文。发文机关标志下空两行居中编排令号发文机关标志下空两行居中编排令号令号下空两行编排正文令号下空两行编排正文“命令”或“令”的正文，其格式要求同公文的标题和正文正文下空两行右空四字编排签发人签名章，签名章左空二字编排签发人职务，相对于签名章上下居中5/3/2022纪要标志由纪要标志由“纪要纪要”组成，居中排组成，居中排布，其上边缘至版心布，其上边缘至版心上边缘为上边缘为35mm，推，推荐使用红色小标宋体荐使用红色小标宋体纪要标志下空两行居

13、中编 排 纪 要 编 号 ， 如“2012号”5/3/2022公文的特定格式公文的特定格式纪要纪要纪要编号下空纪要编号下空1 1行编排发文机关和行编排发文机关和成文日期，发文机关左空成文日期，发文机关左空1 1字，成字，成文日期右空文日期右空1 1字。字。5/3/2022标注出席人员名单，一般用标注出席人员名单，一般用3 3号黑体字，在正文或附件说号黑体字，在正文或附件说明下空明下空1 1行左空行左空2 2字编排字编排“出出席席”二字，右标全角冒号，二字，右标全角冒号，冒号后用冒号后用3 3号仿宋体字标注出号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。标注请

14、冒号后的首字对齐。标注请假和列席人员名单，除依次假和列席人员名单，除依次另起另起1 1行并将行并将“出席出席”二字改二字改为为“请假请假”或或“列席列席”外，外，编排方法同出席人员名单编排方法同出席人员名单。5/3/2022标注出席人员名单，一标注出席人员名单，一般用般用3 3号黑体字，在正号黑体字，在正文或附件说明下空一行文或附件说明下空一行左空两字编排左空两字编排“出席出席”二字，后标全角冒号，二字，后标全角冒号，冒号后用冒号后用3 3号仿宋字标号仿宋字标注出席人单位、姓名注出席人单位、姓名同一单位不同人员之间、同一单位不同人员之间、不同单位之间的分隔符号不同单位之间的分隔符号可根据实际情

15、况确定，回可根据实际情况确定，回行时与冒号后的首字对齐，行时与冒号后的首字对齐，段末加句号段末加句号错误5/3/2022为什么对为什么对9999版国家标准进行修订版国家标准进行修订 中国共产党机关公文处理工作原来遵循的是中国共产党机关公文处理工作原来遵循的是19961996年下发的年下发的中国共产党机关公文处理条例中国共产党机关公文处理条例，国家行政机关公文处理工作遵循的是国家行政机关公文处理工作遵循的是20002000年下发的年下发的国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法。这两个文件对公。这两个文件对公文格式的规定不同，公文用纸、排版、公文要素的文格式的规定不同，公文用纸、排版、公

16、文要素的编排都有很大的不同。编排都有很大的不同。GB/T 9704GB/T 970419991999国家行国家行政机关公文格式政机关公文格式只适应于国家行政机关公文格式。只适应于国家行政机关公文格式。 本次本次条例条例的修订，旨在的修订，旨在统一中国共产党和统一中国共产党和国家行政机关的公文处理工作国家行政机关的公文处理工作。作为配合新。作为配合新条例条例使用的国家标准，也有必要对党的机关的公文格式使用的国家标准，也有必要对党的机关的公文格式和行政机关公文格式进行统一规范。和行政机关公文格式进行统一规范。5/3/2022为什么去掉了主题词为什么去掉了主题词 主题词，即在标引和检索中用以表达公文

17、主题的规范化的词主题词，即在标引和检索中用以表达公文主题的规范化的词或词组。或词组。 本次条例修订，明确提出去掉主题词要素，主要有几个原因：本次条例修订，明确提出去掉主题词要素，主要有几个原因： 一是主题词主要用在公文的归档管理和查询检索再利用等环一是主题词主要用在公文的归档管理和查询检索再利用等环节，公文办理过程中不需要主题词。在公文起草时标注主题节，公文办理过程中不需要主题词。在公文起草时标注主题词增加了公文制作人员的工作量。词增加了公文制作人员的工作量。 二是主题词标引存在固有的局限性。由于个人的理解和认识二是主题词标引存在固有的局限性。由于个人的理解和认识差异，对同一个公文，人工标引的

18、主题词可能存在很大差异。差异，对同一个公文，人工标引的主题词可能存在很大差异。 三是信息搜索和全文搜索技术已经得到快速发展，现在已经三是信息搜索和全文搜索技术已经得到快速发展，现在已经出现了自动标引技术，即便在纸质公文中不标引主题词，在出现了自动标引技术，即便在纸质公文中不标引主题词，在将公文数字化后，信息系统也可以自动标引关键词，同样实将公文数字化后，信息系统也可以自动标引关键词，同样实现对公文的信息化管理和高效便捷利用。现对公文的信息化管理和高效便捷利用。 19851985年的一号文件首次注明了文件的主题词，年的一号文件首次注明了文件的主题词，20122012年年党政公文处理条例党政公文处理条例没没有要求必须用主题词。有要求必须用主题词。5/3/2022为什么在公文版记中不需要为什么在公文版记中不需要标注拟稿人、校对人和份数等信息标注拟稿人、校对人和份数