归档文件整理规则的意义

1、归档文件整理规则实施的意义一、对机关档案工作的意义归档文件整理是机关档案工作的重要组成部分。建国后，通过中华人民共和国档案法、中国共产党机关公文处理条例、国家行政机关公文处理办法、机关档案工作条例等法律、法规的颁布实施，使这项工作在我国各级机关逐步建立起来并制度化。国家档案行政管理部门在研究、总结国内外经验的基础上，曾由台过机关档案工作业务建设规范、文书档案案卷格式标准等一系列归档文件整理工作的配套业务标准和规范，对规范归档文件整理工作起到了重要作用。但随着档案工作实践和其他社会实践的不断发展和变化，机关办公自动化进程大大加快，计算机技术越来越多地应用于档案管理，一些手工管理条件下比较成熟的标

2、准、做法已经逐渐落后于时代的要求，甚至成为制约机关档案工作发展的因素。制定为规则的目的正是适应这种变化的需要，调整和简化归档文件整理方法，为机关档案工作的持续发展提供保障。1 .缓解机关文书档案工作压力从手工管理模式下实现档案管理和检索的目的来看，立卷不失为一种可行的整理形式。但立卷自身也存在一些不足，如立卷过程过于繁琐和复杂，工作量大，效率低等。这与近年来我国各级党政机关机构改革所倡导的精简、高效目标相违背.必将导致机关档案工作受到影响。因此，必须改革归档文件整理方法，以理顺归档文件整理工作质量与效率之间的关系，保证机关档案工作的正常发展，为机关工作提供更好的服务。规则的颁布实施，满足了机关

3、简化手工劳动的要求，在保证归档文件整理工作质量的同时，减少了人力占用，缩短了工作时间，提高了工作效率。同时由于其方法，也更容易被机关文档人员理解和掌握。这就为机关文书档案工作以自身改革来适应新的形势打下了良好的基础。2 .理顺机关档案工作职能归档文件整理的目的是便于提供利用。改革归档文件整理方法，从人力、物力等方面为归档文件整理工作减负，最终目的还是为了理顺机关档案工作的职能，更好地提供利用，为机关各项工作服务。与利用工作的要求相比较，立卷制度存在许多固有的不足之处。例如，案卷的存在增强了检索层次，影响检索效率；案卷题名的拟写随意性强，建立其上的检索途径可靠性差；以案卷为单位提供利用，不同密级

4、和不同事由的文件组合在一起，利用与保密要求存在矛盾；文件装订成卷，不利于复印、缩微、扫描等。更重要的是，由于繁琐的立卷占用了各单位文书人员和档案工作人员绝大部分的工作时间，使其只能将剩余的精力投入到开发利用上，开发利用工作受到影响。规则推行以“件”为保管单位，从根本上克服了上述弊端，同时通过简化归档文件整理工作，对整理和利用之间的矛盾进行了调整，引导机关档案人员将注意力更多地投向深化检索体系、丰富检索途径、完善利用服务等。3 .节约机关的财力、物力机关档案工作是一项条件性很强的工作，所需财力、物力等资源不可能依靠自身经济效益来解决，而须依赖于所在机关提供。由于机关各方面条件的限制，这种资源往往

5、是有限的，因此更需要合理分配。机关档案工作包括许多方面，归档文件整理只是其中一项基础性工作。在原有的工作模式下，由于立卷的需要，有限的资金往往用于大量购置卷皮，以及文件修整所用的各种用具等，而这些本身又会带来不同程度的负面影响。例如，在“立小卷”情况下，常常“一柜子档案半柜子皮”，增加了室藏压力。裁边、打孔等操作，直接破坏了档案原貌睨则推行文件级管理，取消了案卷，不再对档案原件进行形式上的加工，也就避免了上述不利因素，在完整地保持档案原貌的同时，减少了归档文件整理工作所占用的财力、物力，有效地节省了资金，有利于档案管理现代化及机关档案工作其他方面的建设。二、对档案馆工作的意义文件整理归档后，经

6、过档案室保存阶段后，其中具有永久和长期保存价值的档案，最终要移交档案馆继续保管和提供利用。机关归档文件整理工作的质量，决定了档案在档案馆保存的状态，必然也会对档案馆各项管理工作产生影响。采用适宜的归档文件整理方法，从档案室工作阶段就为移交进馆打下良好的基础，因此具有重要意义。1 .便于档案馆控制档案进馆质量档案由机关档案室向档案馆移交时，常常需要按照进馆标准进行局部的调整。例如，由于档案室和档案馆利用需要不同，衡量档案保存价值的标准会发生变化，需要剔除那些不具备进馆价值的档案；由于机关档案室整理工作不合规范或鉴定工作中保管期限划分不准确，移交进馆前就须返工重整。立卷条件下，往往一卷中只有一份或

7、几份文件存在上述情况；就不得不拆卷重整，再重新装订。这样不但费时费力，还会给档案本身带来不必要的磨损。以“件”为保管单位，即使需要再加工，也不存在拆卷问题，直接按件剔除或补充即可。这对档案馆接收档案，以及进馆档案重新进行专题整理等工作都是十分有利的。2 .有利于档案向社会开放中华人民共和国档案法规定：“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放。”目前，各级国家综合档案馆除开放档案外，对建国以来到年限可以开放和将要开放的档案也进行了区分的工作。但这项工作却遇到了许多困难，案卷这种整理形式就是其中之一。提供利用馆藏档案，必须严格区分开放和控制使用的，往往需要具体到每一份文件，而

8、同一案卷内的文件，内容往往并不单一。即使在立小卷的情况下，卷内不同文件在密级、价值等方面也并不一定相同。馆藏档案提供利用时以卷为单位进行，利用者就可能接触到不在其利用范围内的其他档案内容。这既不利于进行保密和控制使用，还会影响其他档案的使用寿命。止匕外，由于强调案卷的整齐美观，档案人员往往组成15mm-20mm厚的案卷。这些案卷内容复杂，页数甚至多达200页左右，不易复印或缩微，限制了利用方式的多样化，给利用者和档案馆的利用服务人员带来不便。这些问题充分说明了传统的立卷方法与档案馆扩大利用之间的矛盾。制定规则，推行文件级整理则可以很好地解决这个问题，为馆藏档案向社会开放利用铺平了道路。止匕外，

9、在缓解档案馆库房压力、提高检索的效率以及查全率、查准率等方面，规则也可以起到显著的作用，为各级档案馆强化基础建设，更好地完成收集、保管和利用等职能服务三、对档案管理现代化的意义1 .为以计算机技术为中心的现代科学技术在档案管理工作中的有效应用铺平道路先进技术手段的引人给档案工作提供了许多新的发展契机，对促进档案工作发展有着显著作用。诸如计算机一次输入多次输由，随机生成各类目录，强大的文件级检索功能，全文扫描、网络检索、复印、缩微等提供利用的技术手段带来了种种便利，衬托由一些传统档案管理手段的落后，也使得原有的部分规范标准（包括立卷）变得不再必要。整理的目的是便于查询、利用。在传统的立卷模式下，

10、其实现方式是按照莫种事先假定的检索目的，将归档文件组织成不同的保管单位（案卷），从而实现对文件的相对集中和系统化，增加检索层次。为查询利用检索途径。档案案卷繁琐、复杂的组织形式，在莫些程度上影响了计算机技术的有效应用。另外，案卷的集合装订方式，也给通过扫描、缩微等方式实现档案的数字化，以及更好地开发档案信息资源设置了障碍。规则奉行与立卷截然不同的文件级整理思路，就从根本上避免了这些弊端，特别是文档一体化相互配合，能够充分发挥计算机技术的优势，使整理工作得到极大的简化。2 .促进机关文档一体化管理的实现文书办理和档案管理是相互衔接的机关工作的两个流程，具有许多共同之处。文档一体化的目的，是充分利

11、用文书办理取得的成果，简化文件整理归档工作，提高工作效率。这一设想在实行计算机辅助管理的条件下可以轻松地实现。其实现方式是：调整归档文件整理工作流程，改变原有的每年集中整理归档的习惯做法，使办理完毕的文件能够直接进入档案整理环节，“随办随归”，从而使归档文件整理变成一项日常工作。同时，尽量以文书办理环节生成的项目来组织检索条目，使归档工作更加贴近文书、业务人员的工作实际，免除档案管理环节中再做大量的重复的数据准备工作。规则向这个方向迈进了一大步。事情办理完毕后，对相关文件进行价值判定和简单的排列、编号即可归档，不必再等到年终集中立卷时确定每份归挡文件的位置。同时，由于检索基本依靠文书办理环节生成的数据项目进行，按立卷要求重新组织条目，录入案卷标题、卷号等数据项目的工作就可以省略了。这样能将文书办理和档案管工作更好地结合在一起，有利于调动文书、业务人员归档工作的积极性，推动文档一体化的最终实现。3 .为设计合理的电子文件整理方法打下基础电子文件与纸质文件在存在形态和利用方式等许多方面不同。电子文件占用载体空间小，因此整理电子文件时不可能依照传统做法，从物理上按不同检索单位（卷）将文件分隔开。同时，由于电子文件利用必须依靠计算机进行，因而自然地具有了检