会计软件应用

1、第第1 1章章 会计信息系统概述会计信息系统概述 教学目的与要求：教学目的与要求：系统学习会计信息系统的基本概念、会计信息系统学习会计信息系统的基本概念、会计信息系统的发展过程及会计信息系统的管理和会计系统的发展过程及会计信息系统的管理和会计信息系统建设的方法。要求信息系统建设的方法。要求掌握掌握会计信息系统会计信息系统的有关基本概念，的有关基本概念，熟悉熟悉会计信息管理和建设方会计信息管理和建设方法，法，了解了解手工与计算机会计信息系统的基本区手工与计算机会计信息系统的基本区别。别。1.1 1.1 会计信息系统的基本概念会计信息系统的基本概念1.2 1.2 会计信息系统的总体结构会计信息系统

2、的总体结构1.3 1.3 会计信息系统的发展会计信息系统的发展1.4 1.4 会计信息系统的管理会计信息系统的管理1.5 1.5 会计信息系统的实施会计信息系统的实施1.1.1 1.1.1 信信 息息 1. 1. 系统系统2. 2. 特点特点3.3. 系统的分类系统的分类1.1.2 1.1.2 系系 统统 1.1.数据和信息数据和信息2.2.会计信息会计信息1.1.3 1.1.3 会计信息系统会计信息系统 1. 1. 信息系统信息系统2. 2. 信息系统的功能信息系统的功能3.3. 会计信息系统会计信息系统1.1.4 1.1.4 会计信息系统的特点会计信息系统的特点 1.1.手工会计信息系统的

3、特点手工会计信息系统的特点2.2.计算机方式下会计信息系统的特点计算机方式下会计信息系统的特点1.2.1 1.2.1 财务系统财务系统 1. 1. 总账子系统总账子系统2. 2. 工资子系统工资子系统3.3. 固定资产子系统固定资产子系统4.4.应收子系统应收子系统5.5.应付子系统应付子系统6.6.成本子系统成本子系统7.7.报表子系统报表子系统8.8.资金管理子系统资金管理子系统1.2.2 1.2.2 购销存系统购销存系统 1. 1. 采购子系统采购子系统2. 2. 存货子系统存货子系统3.3. 销售子系统销售子系统4. 4. 商业进销存系统商业进销存系统1.2.3 1.2.3 管理分析系

4、统管理分析系统 1. 1. 财务分析子系统财务分析子系统2. 2. 领导查询子系统领导查询子系统3.3. 决策支持子系统决策支持子系统1.3.1 1.3.1 国外会计信息系统的国外会计信息系统的发展发展1.3.2 1.3.2 我国会计信息系统的我国会计信息系统的发展发展1.3.3 1.3.3 会计信息系统的发展会计信息系统的发展趋势趋势1.4.1 1.4.1 会计信息系统的会计信息系统的宏观管理宏观管理1. 1. 制定会计信息系统的发展规划制定会计信息系统的发展规划 2.2.制定会计信息系统管理规章及专业标准制定会计信息系统管理规章及专业标准3.3. 评审会计核算软件、会同有关部门管理评审会计

5、核算软件、会同有关部门管理会计软件市场会计软件市场4.4.大力抓好人才的培养大力抓好人才的培养5.5.推动会计信息系统理论研究推动会计信息系统理论研究1.4.2 1.4.2 会计信息系统的会计信息系统的微观管理微观管理1.1.建立内部控制制度建立内部控制制度2.2.建立岗位责任制建立岗位责任制3.3. 操作管理操作管理4.4.维护管理维护管理5.5.机房管理机房管理 6.6.档案管理档案管理7.7.病毒预防病毒预防1.5.1 1.5.1 会计信息系统的计划会计信息系统的计划与组织与组织1.5.2 1.5.2 配备计算机硬件和系配备计算机硬件和系统软件统软件 1.5.3 1.5.3 人员培训人员

6、培训 1.5.4 1.5.4 建立会计信息系统建立会计信息系统管理制度管理制度 1.5.5 1.5.5 计算机代替手工记账计算机代替手工记账第第2 2章章 系统服务系统服务 教学目的与要求：教学目的与要求： 系统学习系统管理、软件安装与卸载和总账工具系统学习系统管理、软件安装与卸载和总账工具等功能的基本知识和操作方法。等功能的基本知识和操作方法。 要求要求掌握掌握系统管理中设置操作员、建立账套和操系统管理中设置操作员、建立账套和操作员权限的设置方法。作员权限的设置方法。了解了解软件安装与卸载的方法软件安装与卸载的方法和获得帮助的一般方法；和获得帮助的一般方法；熟悉熟悉总账工具的使用方法总账工具

7、的使用方法和账套输出、引入的方法。和账套输出、引入的方法。22.1 2.1 财务软件的安装与卸载财务软件的安装与卸载22.2 2.2 系统管理系统管理22.3 2.3 设置操作员设置操作员22.4 2.4 账套管理账套管理22.5 2.5 设置操作员权限设置操作员权限22.6 2.6 获得帮助获得帮助22.7 2.7 总账工具总账工具 2.1 2.1 财务软件的安装与卸载财务软件的安装与卸载2.1.12.1.1财务软件安装财务软件安装财务软件必须安装到计算机硬盘上才能运行。财务软件必须安装到计算机硬盘上才能运行。安装方法：安装方法：直接执行光盘驱动器中的安装文件直接执行光盘驱动器中的安装文件“

8、setupexe”并继续按提示安装即可。并继续按提示安装即可。注意注意: :l系统安装完毕，重新启动计算机创设软件运行环境系统安装完毕，重新启动计算机创设软件运行环境并进行系统设置。并进行系统设置。l安装正版软件，须关闭电源后将加密盒安装在主机安装正版软件，须关闭电源后将加密盒安装在主机打印接口上，再重新启动计算机。打印接口上，再重新启动计算机。2.1.2 2.1.2 财务软件卸载财务软件卸载财务软件卸载就是将财务软件从计算机中删除。财务软件卸载就是将财务软件从计算机中删除。卸载方法：卸载方法：既可以使用既可以使用Windows系统中系统中“添加添加/ /删除程序删除程序”功能删除财务软件，也

9、可以使用财务功能删除财务软件，也可以使用财务软件所提供的软件所提供的“卸载软件卸载软件”功能直接卸载软件功能直接卸载软件。 注意注意: :不要轻易卸载软件，以免造成系统混乱。不要轻易卸载软件，以免造成系统混乱。卸载财务软件时并不删除财务、业务数据卸载财务软件时并不删除财务、业务数据。 2.2 2.2 系统管理系统管理 主要功能：主要功能：对财务及企业管理软件的各个对财务及企业管理软件的各个产品进行统一的操作管理和数据维护。产品进行统一的操作管理和数据维护。 主要内容：主要内容：账套管理、年度账管理和操作账套管理、年度账管理和操作员及其权限管理。员及其权限管理。 1 1账套管理账套管理 账套指的

10、是一组相互关联的数据。账套管账套指的是一组相互关联的数据。账套管理包括账套的建立、修改、引入和输出等。理包括账套的建立、修改、引入和输出等。2 2年度账管理年度账管理 对不同核算单位、不同时期的数据需要设对不同核算单位、不同时期的数据需要设置相应的系统路径。年度账管理包括年度账的置相应的系统路径。年度账管理包括年度账的建立、清空、引入、输出和结转上年数据。建立、清空、引入、输出和结转上年数据。3 3操作员及其权限管理操作员及其权限管理 操作权限的集中管理包括设定系统各模块操作权限的集中管理包括设定系统各模块的操作员以及为操作员分配一定的权限。的操作员以及为操作员分配一定的权限。2.2.1 2.

11、2.1 系统管理的内容系统管理的内容 2.2.2 2.2.2 启动系统管理启动系统管理 用户安装好财务软件后，需要建立本单位的用户安装好财务软件后，需要建立本单位的核算账套，首先应运行系统服务下的系统管核算账套，首先应运行系统服务下的系统管理。理。 注意注意: : 启动系统管理后，启动系统管理后，“系统管理系统管理”以最小以最小化窗口的形式出现在任务栏中。化窗口的形式出现在任务栏中。2.2.3 2.2.3 系统注册系统注册系统允许以两种身份注册进入系统管理。系统允许以两种身份注册进入系统管理。一是以系统管理员的身份，二是以账套主管的身一是以系统管理员的身份，二是以账套主管的身份。份。 系统管理

12、员负责整个系统的总体控制和维护工作，系统管理员负责整个系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套。可以管理该系统中所有的账套。账套主管负责所选账套的维护工作。主要包括对账套主管负责所选账套的维护工作。主要包括对所选账套进行修改、对年度账的管理以及该账套所选账套进行修改、对年度账的管理以及该账套操作员权限的设置。操作员权限的设置。在实际工作中，为了保证系统的安全，在实际工作中，为了保证系统的安全，必须为系统管理员设置口令。必须为系统管理员设置口令。 在教学过程中，由于一台计算机供多个在教学过程中，由于一台计算机供多个学员使用，为了方便则建议不为系统管学员使用，为了方便则建议不为系统管理

13、员设置口令。理员设置口令。 注意注意: :为了保证系统及数据的安全与保密，系统提供操为了保证系统及数据的安全与保密，系统提供操作员设置功能。只有系统管理员才有权利设置操作员设置功能。只有系统管理员才有权利设置操作员。因此，定义系统操作员时，必须以系统管作员。因此，定义系统操作员时，必须以系统管理员的身份注册进入理员的身份注册进入“系统管理系统管理”，然后单击，然后单击“权限权限”下的下的“操作员操作员”，进入操作员管理界面，进入操作员管理界面，在该界面中，可以完成增加操作员、修改操作员在该界面中，可以完成增加操作员、修改操作员和删除操作员的操作。和删除操作员的操作。2.3 2.3 设置操作员设

14、置操作员2.3.1 2.3.1 增加操作员增加操作员 增加操作员包括设置操作员的编号、姓名及口令。增加操作员包括设置操作员的编号、姓名及口令。注意注意: :v操作员编号在系统中必须唯一。操作员编号在系统中必须唯一。v所设置的操作员一旦被使用，则不能删除。所设置的操作员一旦被使用，则不能删除。v在实际工作中可以根据需要随时增加操作员。在实际工作中可以根据需要随时增加操作员。v为保证系统安全，分清责任应设置操作员口令。为保证系统安全，分清责任应设置操作员口令。2.3.2 2.3.2 修改操作员修改操作员已设置操作员在使用的过程中，可以由系统已设置操作员在使用的过程中，可以由系统管理员随时修改其姓名

15、及口令。但操作员的管理员随时修改其姓名及口令。但操作员的编号一旦被使用则不能被修改。编号一旦被使用则不能被修改。2.4 2.4 账套管理账套管理账套是指一组相互关联的账务数据。一般来说，账套是指一组相互关联的账务数据。一般来说，可以为企业中每一个独立核算的单位建立一个账可以为企业中每一个独立核算的单位建立一个账套，系统最多可以建立套，系统最多可以建立999套账。其中套账。其中“998”和和“999”账套是系统内置的演示账套，只能参照，账套是系统内置的演示账套，只能参照，而不能输入或修改。而不能输入或修改。2.4.1 2.4.1 建立账套建立账套建立账套，即采用财务软件为本企业建立一建立账套，即

16、采用财务软件为本企业建立一套账簿文件。套账簿文件。首次使用总账系统时首次使用总账系统时, ,应应根据企根据企业的具体情况进行账套参数设置。业的具体情况进行账套参数设置。主要包括：主要包括：核算单位名称、所属行业、启用核算单位名称、所属行业、启用时间、编码规则等基础参数时间、编码规则等基础参数。账套参数决定账套参数决定了系统的数据输入、处理、输出的内容和形了系统的数据输入、处理、输出的内容和形式。式。1 1设置账套信息设置账套信息设置账套信息包括录入账套号、账套名称、账套设置账套信息包括录入账套号、账套名称、账套路径及启用会计期。路径及启用会计期。注意注意: :新建账套号不能与已存账套号重复新建

17、账套号不能与已存账套号重复账套名称可以是核算单位的简称，它将随时显示账套名称可以是核算单位的简称，它将随时显示在正在操作的财务软件的界面上。在正在操作的财务软件的界面上。账套路径为存储账套数据的路径，可以修改。账套路径为存储账套数据的路径，可以修改。启用会计期为启用财务软件处理会计业务的日期。启用会计期为启用财务软件处理会计业务的日期。启用会计期不能在机内系统日期之后。启用会计期不能在机内系统日期之后。2 2输入单位信息输入单位信息输入单位信息包括输入单位名称、单位简称、单输入单位信息包括输入单位名称、单位简称、单位地址及法人代表等相关信息。位地址及法人代表等相关信息。注意注意: :K单位简称

18、必须录入，如有发票业务管理还应单位简称必须录入，如有发票业务管理还应将相关信息输入完整，如单位全称、地址、税将相关信息输入完整，如单位全称、地址、税号等信息。号等信息。3 3确定核算类型确定核算类型确定核算类型包括本币代码、本币名称、本币类确定核算类型包括本币代码、本币名称、本币类型、行业性质及账套主管。型、行业性质及账套主管。注意注意: :O行业性质的选择决定着系统为该账套提供适合行业性质的选择决定着系统为该账套提供适合于该行业的基础数据。于该行业的基础数据。O账套主管可以在此确定，也可以在操作员权限账套主管可以在此确定，也可以在操作员权限设置功能中修改。设置功能中修改。O系统默认按所选行业

19、性质预置会计科目。如果系统默认按所选行业性质预置会计科目。如果单击按行业性质预置科目复选框，则不按行业预单击按行业性质预置科目复选框，则不按行业预置会计科目。置会计科目。4 4确定分类信息确定分类信息如果用户的存货、客户、供应商相对较多，可以如果用户的存货、客户、供应商相对较多，可以对它们进行分类核算。对它们进行分类核算。注意注意: :W若选择各项分类核算，则必须先设置各项分若选择各项分类核算，则必须先设置各项分类方案，然后才能设置相应的基础档案。类方案，然后才能设置相应的基础档案。5 5确定编码方案确定编码方案?确定编码方案是指设置编码的级次和各级的长度。确定编码方案是指设置编码的级次和各级

20、的长度。注意注意: :l除科目编码级次的第除科目编码级次的第1 1级外级外，均可以直接根据，均可以直接根据需要进行修改。需要进行修改。l由于系统按照账套所选行业会计制度预置了一由于系统按照账套所选行业会计制度预置了一级会计科目，因此第级会计科目，因此第1 1级科目编码级次不能修改级科目编码级次不能修改。l在系统未使用前，如果分类编码方案设置有误在系统未使用前，如果分类编码方案设置有误可以在可以在“系统控制台系统控制台”的的“基础设置基础设置”中进行修中进行修改。改。6 6确定数据精度确定数据精度数据精度是指定义数据的小数位数。由于各单位数据精度是指定义数据的小数位数。由于各单位对数量、单价的核

21、算精度要求不一致，为了适应对数量、单价的核算精度要求不一致，为了适应不同的需求，系统提供了自定义数据精度的功能。不同的需求，系统提供了自定义数据精度的功能。在系统管理部分需要设置的数据精度主要有：在系统管理部分需要设置的数据精度主要有：“存货数量小数位存货数量小数位”、“存货单价小数位存货单价小数位”、“开票单价小数位开票单价小数位”、“件数小数位件数小数位”和和“换算换算率小数位率小数位”。2.4.2 2.4.2 修改账套修改账套经过一段时间运行，如果发现账套的某些信息需经过一段时间运行，如果发现账套的某些信息需要修改或补充，可以通过修改账套功能来完成。要修改或补充，可以通过修改账套功能来完

22、成。此功能还可以帮助用户查看某个账套的信息。此功能还可以帮助用户查看某个账套的信息。注意注意: :系统要求，只有账套主管才有权利注册使用系统要求，只有账套主管才有权利注册使用账套修改功能。账套修改功能。1.1.注册注册?若当前操作员不是要修改账套的主管，则应在若当前操作员不是要修改账套的主管，则应在“系统管理系统管理” 中更换操作员。中更换操作员。2 2修改账套修改账套以要修改账套的账套主管的身份注册后，单击以要修改账套的账套主管的身份注册后，单击“账套账套”菜单中的菜单中的“修改修改”选项，进入选项，进入“修改账修改账套套”对话框。修改完成后，如果确认已修改的内对话框。修改完成后，如果确认已

23、修改的内容，应单击容，应单击“完成完成”按钮，否则单击按钮，否则单击“放弃放弃”按按钮，放弃已经进行的修改操作。钮，放弃已经进行的修改操作。2.4.3 2.4.3 输出账套输出账套账套输出账套输出 ，即会计数据备份是将财务软件所产，即会计数据备份是将财务软件所产生的数据备份到硬盘、软盘或光盘中保存起来。生的数据备份到硬盘、软盘或光盘中保存起来。其目的是长期保存，防备意外事故造成的硬盘数其目的是长期保存，防备意外事故造成的硬盘数据丢失、非法篡改和破坏。还可以实现删除当前据丢失、非法篡改和破坏。还可以实现删除当前输出账套的功能。输出账套的功能。注意注意: :只有系统管理员才有权限输出账套。只有系统

24、管理员才有权限输出账套。在删除账套时，必须关闭所有系统模块。在删除账套时，必须关闭所有系统模块。2.4.4 2.4.4 引入账套引入账套账套引入，即会计数据恢复，是指把软盘上或硬账套引入，即会计数据恢复，是指把软盘上或硬盘上的备份数据恢复到硬盘上指定目录下。系统盘上的备份数据恢复到硬盘上指定目录下。系统还允许将系统外某账套数据引入本系统中，从而还允许将系统外某账套数据引入本系统中，从而有利于集团公司的操作。有利于集团公司的操作。注意注意: : 恢复备份数据会将硬盘中现有的数据覆盖，恢复备份数据会将硬盘中现有的数据覆盖，因此如果没有发现数据损坏，不要轻易进行数因此如果没有发现数据损坏，不要轻易进

25、行数据恢复。据恢复。2.5 2.5 设置操作员权限设置操作员权限财务分工在财务软件中主要体现在两个功能上：财务分工在财务软件中主要体现在两个功能上：系统管理中的操作员权限设置和总账模块中的明系统管理中的操作员权限设置和总账模块中的明细权限设置。细权限设置。操作员权限设置功能是用于对已设置的操作员进操作员权限设置功能是用于对已设置的操作员进行赋权。只有系统管理员和该账套的主管有权进行赋权。只有系统管理员和该账套的主管有权进行权限设置。行权限设置。明细权限设置功能是用于对总账模块中各操作员明细权限设置功能是用于对总账模块中各操作员的凭证审核、科目制单及明细账查询打印权限进的凭证审核、科目制单及明细

26、账查询打印权限进行设定。行设定。2.5.1 2.5.1 增加操作员权限增加操作员权限由于操作员权限是指某一操作员拥有某一账套的由于操作员权限是指某一操作员拥有某一账套的某些功能的操作权限，因此，在设置操作员和建某些功能的操作权限，因此，在设置操作员和建立该核算账套之后，可以在操作员权限设置功能立该核算账套之后，可以在操作员权限设置功能中对非账套主管的操作员进行操作员权限的设置。中对非账套主管的操作员进行操作员权限的设置。注意注意: :b在在“增加权限增加权限”对话框中，双击右侧明细权对话框中，双击右侧明细权限选择区中的明细权限，可以根据自己的需要限选择区中的明细权限，可以根据自己的需要添加或删

27、除已选中的明细权限。添加或删除已选中的明细权限。2.5.2 2.5.2 修改操作员权限修改操作员权限修改操作员权限包括设置或取消账套主管修改操作员权限包括设置或取消账套主管及删除操作员权限。及删除操作员权限。1 1设定或取消账套主管设定或取消账套主管账套主管的设立首先在建立账套时指定，修改账套主管的设立首先在建立账套时指定，修改时由系统管理员进行账套主管的设定与放弃的时由系统管理员进行账套主管的设定与放弃的操作，首先在操作，首先在“操作员权限操作员权限”左边窗口中选择左边窗口中选择欲设定或放弃账套主管资格的操作员，然后在欲设定或放弃账套主管资格的操作员，然后在界面右上角选择账套，最后选中旁边的

28、界面右上角选择账套，最后选中旁边的“账套账套主管主管”复选框。复选框。2 2删除操作员权限删除操作员权限系统管理员或账套主管可以对非账套主管的操系统管理员或账套主管可以对非账套主管的操作员已拥有的权限进行删除。作员已拥有的权限进行删除。注意注意: :如果要删除某一操作员的某一账套的多个操作如果要删除某一操作员的某一账套的多个操作权限，可以采用批量删除的功能。权限，可以采用批量删除的功能。2.6 2.6 获得帮助获得帮助 在使用财务软件的过程中，有时会遇到各种问在使用财务软件的过程中，有时会遇到各种问题。用友财务软件系统提供了强大的帮助功能，题。用友财务软件系统提供了强大的帮助功能，可以随时获得

29、各种形式的友好帮助。可以使用帮可以随时获得各种形式的友好帮助。可以使用帮助目录或使用帮助索引。助目录或使用帮助索引。1 1使用帮助目录使用帮助目录目录标签以帮助条目方式列出相关主题的帮助内目录标签以帮助条目方式列出相关主题的帮助内容，如果帮助条目中含有子条目，则帮助条目用容，如果帮助条目中含有子条目，则帮助条目用一本闭合的书表示，双击条目使条目前面图标中一本闭合的书表示，双击条目使条目前面图标中的书由闭合变成打开（再次双击关闭），如果条的书由闭合变成打开（再次双击关闭），如果条目前面的图标变成目前面的图标变成“？”，双击条目则可以显示，双击条目则可以显示该条目的相关帮助正文。该条目的相关帮助正

30、文。2 2使用帮助索引使用帮助索引使用帮助索引可以快速查找帮助内容。在索引使用帮助索引可以快速查找帮助内容。在索引编辑框中键入想要查找的名词，则在名词列表编辑框中键入想要查找的名词，则在名词列表中相同或相近的名词自动被激活。双击此名词中相同或相近的名词自动被激活。双击此名词或单击对话框底部的或单击对话框底部的“显示显示”按钮，则调出相按钮，则调出相应的帮助内容。有的名词被选中之后，会弹出应的帮助内容。有的名词被选中之后，会弹出“已找到的主题已找到的主题”对话框，在其中列出此名词对话框，在其中列出此名词出现的不同位置。出现的不同位置。2.7 2.7 总账工具总账工具当用户新建账套的公共目录与已建

31、立账套的公共当用户新建账套的公共目录与已建立账套的公共目录相同或类似，可以使用总账工具功能对公共目录相同或类似，可以使用总账工具功能对公共目录进行复制。避免了重复录入的工作，节省了目录进行复制。避免了重复录入的工作，节省了会计人员的工作量会计人员的工作量。2.7.1 2.7.1 确定数据源及目的数据确定数据源及目的数据数据源即系统已经建立或外部系统的账套信息。数据源即系统已经建立或外部系统的账套信息。若属于外部系统的账套信息，则需将其先存为文若属于外部系统的账套信息，则需将其先存为文本文件。确定数据源的目的是将数据源中的公用本文件。确定数据源的目的是将数据源中的公用目录复制到目的数据之中。目录

32、复制到目的数据之中。目的数据即在建立新账套后，需要将系统中已存目的数据即在建立新账套后，需要将系统中已存在的某一账套的公用目录数据复制过来的账套。在的某一账套的公用目录数据复制过来的账套。2.7.2 2.7.2 复制数据源信息复制数据源信息可以复制的内容包括：会计科目、外币币种、凭可以复制的内容包括：会计科目、外币币种、凭证类别、结算方式、地区分类、客户分类、供应证类别、结算方式、地区分类、客户分类、供应商分类、客户目录、供应商目录、部门目录、个商分类、客户目录、供应商目录、部门目录、个人目录、项目大类分类、项目目录、存货分类、人目录、项目大类分类、项目目录、存货分类、存货目录等。存货目录等。

33、第第3 3章章 总账 教学目的与要求：教学目的与要求： 系统学习总账系统初始化、日常业务处理系统学习总账系统初始化、日常业务处理和期末业务处理的工作原理和操作方法。和期末业务处理的工作原理和操作方法。 要求要求掌握掌握总账系统初始化中设置会计科目、总账系统初始化中设置会计科目、录入期初余额及设置各种分类、档案资料的方录入期初余额及设置各种分类、档案资料的方法；法；掌握掌握总账系统日常业务处理的凭证处理和总账系统日常业务处理的凭证处理和记账的方法。记账的方法。熟悉熟悉出纳管理的内容和处理方法。出纳管理的内容和处理方法。了解了解期末业务的内容和处理方法。期末业务的内容和处理方法。 3.1 3.1

34、总账系统初始化总账系统初始化3.2 3.2 日常业务处理日常业务处理3.3 3.3 出纳管理出纳管理3.4 3.4 期末处理期末处理3.1 3.1 总账系统初始化总账系统初始化 系统初始化：系统初始化：是指将通用会计软件转成专用会是指将通用会计软件转成专用会计软件、将手工会计业务数据移植到计算机中计软件、将手工会计业务数据移植到计算机中等一系列准备工作，是使用财务软件的基础。等一系列准备工作，是使用财务软件的基础。 总账初始设置的内容：总账初始设置的内容：包括设置基础参数、会包括设置基础参数、会计科目、外币及汇率、凭证类别、结算方式、计科目、外币及汇率、凭证类别、结算方式、分类定义、编码档案、

35、录入期初余额及设置操分类定义、编码档案、录入期初余额及设置操作员明细权限。作员明细权限。 3.1.1 3.1.1 启动总账系统启动总账系统 使用总账系统之前，需要先启动与注册使用总账系统之前，需要先启动与注册系统。系统。 第一次进入总账系统时，首先定义建账第一次进入总账系统时，首先定义建账向导，可以利用建账向导完成初步账套参数设向导，可以利用建账向导完成初步账套参数设置。置。 进入总账系统窗口，可以通过进入总账系统窗口，可以通过“设置设置”菜单中的菜单中的“选项选项”，设置与实际不符的各种参，设置与实际不符的各种参数。数。 1.1.启动总账系统启动总账系统 方法：方法：执行执行“开始开始”|“

36、程序程序”|“用友财务用友财务及企管软件及企管软件UFERP-M8.11”|“财务系统财务系统”|“总账总账”命令（或直接单击桌面上的命令（或直接单击桌面上的“用友财务及企管用友财务及企管软件软件UFERP-M8.11”中中“财务系统财务系统”，再单击，再单击“总账总账”选项），打开选项），打开“注册总账注册总账”对话框对话框 ，输入或选择相关的账套、会计年度、操作日期、输入或选择相关的账套、会计年度、操作日期、用户名及其密码，单击用户名及其密码，单击“确定确定”按钮即可。按钮即可。2.2.设置建账向导设置建账向导 第一次进入总账系统时，首先定义建账向第一次进入总账系统时，首先定义建账向导，可

37、以利建导，可以利建 账向导完成初步账套参数设置。账向导完成初步账套参数设置。注意注意: : 在在“建账向导建账向导”对话框中，一定要认真设对话框中，一定要认真设置置“往来控制方式往来控制方式”，否则一旦设定好年中，否则一旦设定好年中不能再随意修改。不能再随意修改。3.3.设置总账系统选项设置总账系统选项 系统启用后，如果默认账套参数与实际需系统启用后，如果默认账套参数与实际需要不符，用户应根据实际情况，在建立账套之要不符，用户应根据实际情况，在建立账套之前应通过设置前应通过设置“总账系统选项总账系统选项”正确选择适合正确选择适合本单位的各种参数，以达到会计核算和财务管本单位的各种参数，以达到会

38、计核算和财务管理的目的。理的目的。 在在“总账系统总账系统”窗口中，单击窗口中，单击“设置设置”菜菜单中的单中的“选项选项”，打开选项对话框，其中包含，打开选项对话框，其中包含“凭证凭证”、“账簿账簿”、“会计日历会计日历”、“其他其他”四张选项卡。四张选项卡。 “凭证凭证”选项卡选项卡 包括包括“制单控制制单控制”、“凭证控制凭证控制”、“凭凭证编号方式证编号方式”、“外币核算外币核算”、“预算控制预算控制”、“客户及供应商往来款项客户及供应商往来款项” ” 区域。区域。注意注意: :选择选择“凭证审核控制到操作员凭证审核控制到操作员”后，还应后，还应通过通过“明细权限明细权限”去设置相应制

39、单科目权限。去设置相应制单科目权限。 “账簿账簿”选项卡选项卡 包括包括“打印位数宽度打印位数宽度”、“明细账（日记明细账（日记账、多栏账）打印方式账、多栏账）打印方式”、“凭证、账簿套凭证、账簿套打打”、“明细账查询权限控制到科目明细账查询权限控制到科目”、“正正式账每页打印行数式账每页打印行数”区域。区域。 注意注意: : 选中选中“明细账查询权限控制到科目明细账查询权限控制到科目”后，后，还应通过还应通过“明细权限明细权限”去设置相应的明细科去设置相应的明细科目查询权限。目查询权限。 “会计日历会计日历”选项卡选项卡 系统自动将会计期间、开始日期和结束日系统自动将会计期间、开始日期和结束

40、日期列表。此处只需用户选择期列表。此处只需用户选择“启用日期启用日期”。注意注意: : 总账系统的启用日期不能在系统的启用日期总账系统的启用日期不能在系统的启用日期之前。之前。 录入汇率后不能修改总账启用日期。录入汇率后不能修改总账启用日期。 已录入期初余额，不能修改总账启用日期。已录入期初余额，不能修改总账启用日期。 已制单的月份不能修改总账的启用日期，其已制单的月份不能修改总账的启用日期，其他系统中已制单的月份不能修改启用日期。他系统中已制单的月份不能修改启用日期。 新年度进入系统，不能修改总账的启用日期。新年度进入系统，不能修改总账的启用日期。 “ “其他其他”选项卡选项卡 包括包括“数

41、量、单价小数位及本位币精度数量、单价小数位及本位币精度”、“部门、个人、项目排序方式部门、个人、项目排序方式”区域。区域。注意注意: : 账套名称、行业性质等账套信息只在这里显账套名称、行业性质等账套信息只在这里显示，若要修改，可以到示，若要修改，可以到“系统管理系统管理”窗口中修改。窗口中修改。3.1.2 3.1.2 设置会计科目设置会计科目 各单位必须根据国家会计制度的规定使用总账各单位必须根据国家会计制度的规定使用总账科目，可根据实际情况，在满足核算和管理要求以科目，可根据实际情况，在满足核算和管理要求以及报表数据来源的基础上，自行设定明细科目。及报表数据来源的基础上，自行设定明细科目。

42、注意注意: : 会计科目的设置要满足会计报表编制的要求。会计科目的设置要满足会计报表编制的要求。 会计科目的设置必须保持科目间的协调性和体系会计科目的设置必须保持科目间的协调性和体系完整性。完整性。 会计科目要保持相对稳定。会计科目要保持相对稳定。 设置会计科目要考虑到与子系统的衔接。设置会计科目要考虑到与子系统的衔接。1.1.增加会计科目增加会计科目 如果用户所使用的会计科目基本上与所选行如果用户所使用的会计科目基本上与所选行业会计制度规定的一级会计科目一致，则可以在业会计制度规定的一级会计科目一致，则可以在建立账套时选择预置标准会计科目。这样，在会建立账套时选择预置标准会计科目。这样，在会

43、计科目初始设置时只需对不同的会计科目进行修计科目初始设置时只需对不同的会计科目进行修改，对缺少的会计科目进行增加处理即可。改，对缺少的会计科目进行增加处理即可。 如果所使用的会计科目与会计制度规定的如果所使用的会计科目与会计制度规定的会计科目相差较多，则可以在系统初始设置时选会计科目相差较多，则可以在系统初始设置时选择不预置行业会计科目，这样可以根据自身的需择不预置行业会计科目，这样可以根据自身的需要自行设置全部会计科目。要自行设置全部会计科目。 增加明细科目时，系统默认其类型与上级科增加明细科目时，系统默认其类型与上级科目保持一致。目保持一致。 已经使用过的末级会计科目不能再增加下级已经使用

44、过的末级会计科目不能再增加下级科目。科目。 非末级会计科目不能再修改科目编码。非末级会计科目不能再修改科目编码。 注意注意: :2.2.修改会计科目修改会计科目 如果要对已经设置完成的会计科目的名称、如果要对已经设置完成的会计科目的名称、编码及辅助项目等内容进行修改，应在会计科目编码及辅助项目等内容进行修改，应在会计科目未使用之前在会计科目的修改功能中完成。未使用之前在会计科目的修改功能中完成。 已经使用过的末级会计科目不能再修改科目编已经使用过的末级会计科目不能再修改科目编码。码。 已有数据的已有数据的会计科目，应先将该科目及其下级会计科目，应先将该科目及其下级科目余额清零后再修改。科目余额

45、清零后再修改。 被封存的科目在制单时不可以使用。被封存的科目在制单时不可以使用。 只有末级科目才能设置汇总打印，且只能汇总只有末级科目才能设置汇总打印，且只能汇总到该科目本身或其上级科目。到该科目本身或其上级科目。 只有处于修改状态才能设置汇总打印和封存只有处于修改状态才能设置汇总打印和封存。注意注意: :3.3.删除会计科目删除会计科目 如果某些会计科目目前暂时不需用或者不适合企业如果某些会计科目目前暂时不需用或者不适合企业科目体系的特点，可以在未使用之前将其删除。科目体系的特点，可以在未使用之前将其删除。注意注意: : 删除科目后不能被自动恢复，但可通过增加删除科目后不能被自动恢复，但可通

46、过增加功能来完成。功能来完成。 非末级科目不能删除。非末级科目不能删除。 已有数据的会计科目，应先将该科目及其下已有数据的会计科目，应先将该科目及其下级科目余额清零后再删除。级科目余额清零后再删除。 被指定为现金银行科目的会计科目不能删除。被指定为现金银行科目的会计科目不能删除。如想删除，必须先取消指定。如想删除，必须先取消指定。4.4.指定会计科目指定会计科目 指定会计科目是指定出纳的专管科目。系统指定会计科目是指定出纳的专管科目。系统中只有指定科目后，才能执行出纳签字，从而实中只有指定科目后，才能执行出纳签字，从而实现现金、银行存款管理的保密性，才能查看现金、现现金、银行存款管理的保密性，

47、才能查看现金、银行存款日记账。银行存款日记账。注意注意: : 现金科目要设为日记账。现金科目要设为日记账。 银行存款科目要设为银行账和日记账。银行存款科目要设为银行账和日记账。 5.5.设置会计科目辅助项目设置会计科目辅助项目 一个科目设置了辅助核算后，它所发生的一个科目设置了辅助核算后，它所发生的每一笔业务将会登记在总账和辅助明细账上。每一笔业务将会登记在总账和辅助明细账上。可以进行辅助核算的内容主要有：部门核算、可以进行辅助核算的内容主要有：部门核算、个人往来、客户往来、供应商往来及项目核算个人往来、客户往来、供应商往来及项目核算等。等。 管理费用应设成部门核算。管理费用应设成部门核算。

48、生产成本设成项目核算。生产成本设成项目核算。 应收账款设成客户往来核算。应收账款设成客户往来核算。 应付账款设成供应商往来核算。应付账款设成供应商往来核算。 辅助账类必须设在末级科目上辅助账类必须设在末级科目上，但为了查询，但为了查询或出账方便，可以其上级和末级科目上同时设或出账方便，可以其上级和末级科目上同时设置辅助账类置辅助账类。注意注意: :3.1.3 3.1.3 设置外币及汇率设置外币及汇率 汇率管理是专为外币核算服务的。在此可以汇率管理是专为外币核算服务的。在此可以对本账套所使用的外币进行定义，以便在制单或对本账套所使用的外币进行定义，以便在制单或进行其他有关操作时调用。进行其他有关

49、操作时调用。 使用固定汇率的单位，在填制每月的凭证前，使用固定汇率的单位，在填制每月的凭证前，应预先录入该月的记账汇率。否则将会出现汇率应预先录入该月的记账汇率。否则将会出现汇率为零的错误。为零的错误。 使用浮动汇率的单位，在填制当天的凭证前，使用浮动汇率的单位，在填制当天的凭证前，应预先录入当天的记账汇率。应预先录入当天的记账汇率。 “外币外币*汇率汇率=本位币本位币”的折算方式是指直接汇的折算方式是指直接汇率。率。 “外币外币/汇率汇率=本位币本位币”的折算方式是指间接汇的折算方式是指间接汇率。率。 制单时使用固定汇率还是浮动汇率，需在总账制单时使用固定汇率还是浮动汇率，需在总账系统选项系

50、统选项“凭证凭证”选项卡中设置。选项卡中设置。 注意注意: :3.1.4 3.1.4 设置凭证类别设置凭证类别 系统提供了常用的凭证分类方式，用户可系统提供了常用的凭证分类方式，用户可以从中选择，也可以根据实际情况自行定义。以从中选择，也可以根据实际情况自行定义。如果选择了如果选择了“收款凭证收款凭证 付款凭证付款凭证 转账凭证转账凭证”的分类方式，应根据凭证分类的特点进行相应的分类方式，应根据凭证分类的特点进行相应限制条件的设置，以便提高凭证处理的准确性。限制条件的设置，以便提高凭证处理的准确性。 限制科目数量不限，科目间用逗号分隔。限制科目数量不限，科目间用逗号分隔。 填制凭证时，如果不符

51、合这些限制条件，系统填制凭证时，如果不符合这些限制条件，系统拒绝保存。拒绝保存。 可以通过凭证类别列表右侧的上下箭头按钮可以通过凭证类别列表右侧的上下箭头按钮调整明细账中凭证的排列顺序。调整明细账中凭证的排列顺序。注意注意: :3.1.5 3.1.5 设置结算方式设置结算方式 该功能用来建立和管理在经营活动中所涉该功能用来建立和管理在经营活动中所涉及到的货币结算方式。它与财务结算方式一致，及到的货币结算方式。它与财务结算方式一致，如现金结算、支票结算等。结算方式最多可以如现金结算、支票结算等。结算方式最多可以分为分为2级。级。 必须按照结算方式编码级次的先后顺序录入。必须按照结算方式编码级次的

52、先后顺序录入。 结算方式的录入内容必须唯一。结算方式的录入内容必须唯一。 票据管理的标志可以根据实际情况选择是否票据管理的标志可以根据实际情况选择是否需要。需要。 结算方式的编码规则已经在建立账套时设定，结算方式的编码规则已经在建立账套时设定，如果要修改，可以在系统控制台中的基础设置中如果要修改，可以在系统控制台中的基础设置中进行。进行。注意注意: :3.1.6 3.1.6 设置分类定义设置分类定义 设置分类定义主要包括定义客户分类和供应设置分类定义主要包括定义客户分类和供应商分类两部分。商分类两部分。注意注意: : 客户及供应商分类编码必须唯一。客户及供应商分类编码必须唯一。 客户及供应商分

53、类的编码必须与所设定的编客户及供应商分类的编码必须与所设定的编码原则级次结构相符。码原则级次结构相符。3.1.7 3.1.7 设置编码档案设置编码档案 设置编码档案主要包括部门档案、职员档设置编码档案主要包括部门档案、职员档案、客户档案、供应商档案、项目档案五部分。案、客户档案、供应商档案、项目档案五部分。1. 1. 部门档案部门档案 部门档案是设置会计科目中要进行部门核部门档案是设置会计科目中要进行部门核算的部门名称，以及要进行个人核算的往来个算的部门名称，以及要进行个人核算的往来个人所属的部门。人所属的部门。 注意注意: : 部门编码必须与所设定的编码原则级次结构部门编码必须与所设定的编码

54、原则级次结构相符。相符。 若在设置部门档案时还未设置职员档案，则若在设置部门档案时还未设置职员档案，则应先设置职员档案后，再回到设置部门档案中，应先设置职员档案后，再回到设置部门档案中，使用修改功能补充设置部门负责人。使用修改功能补充设置部门负责人。 部门档案资料一旦被使用将不能被修改或删部门档案资料一旦被使用将不能被修改或删除。除。2. 2. 职员档案职员档案 设置职员档案可以方便地进行个人往来核设置职员档案可以方便地进行个人往来核算和管理等操作。算和管理等操作。 注意注意: : 全部职员档案均录入后，必须增加新的空白全部职员档案均录入后，必须增加新的空白行后才能保存。否则，最后一个职员档案

55、将无行后才能保存。否则，最后一个职员档案将无法保存。法保存。 职员档案资料一旦被使用将不能被修改或删职员档案资料一旦被使用将不能被修改或删除。除。 输入职员档案完毕后，需返回到输入职员档案完毕后，需返回到“部门档案部门档案”中，通过中，通过“修改修改”功能补充设置负责人资料。功能补充设置负责人资料。3. 3. 客户档案客户档案 企业如果需要进行往来管理，那么必须进行企业如果需要进行往来管理，那么必须进行将企业中客户的详细信息录入客户档案中。建立将企业中客户的详细信息录入客户档案中。建立客户档案直接关系到对客户数据的统计、汇总和客户档案直接关系到对客户数据的统计、汇总和查询等分类处理。在销售管理

56、等业务中需要处理查询等分类处理。在销售管理等业务中需要处理的客户的档案资料，应先行在本功能中设定，平的客户的档案资料，应先行在本功能中设定，平时如有变动应及时在此进行调整。时如有变动应及时在此进行调整。 客户档案卡片包括客户档案卡片包括“基本基本”、“联系联系”、“信用信用”、“其他其他”四张选项卡。四张选项卡。vv 客户档案必须在最末级客户分类下增加。客户档案必须在最末级客户分类下增加。vv 客户分类编码必须唯一。客户分类编码必须唯一。vv 客户分类编码必须与所设定的编码级次结构相客户分类编码必须与所设定的编码级次结构相符。符。vv 客户编码、名称和简称必须输入，其余可以忽客户编码、名称和简

57、称必须输入，其余可以忽略。略。 “联系联系”选项卡内容可以为空。选项卡内容可以为空。 vv 销售管理系统或应收账款核算系统启用后，销售管理系统或应收账款核算系统启用后，“信用信用”选项卡中的选项卡中的应收余额由系统自动维护。应收余额由系统自动维护。vv 输入各项内容后，必须单击输入各项内容后，必须单击“保存保存”按钮，否按钮，否则表示放弃。则表示放弃。 注意注意: :4 4供应商档案供应商档案 企业如果需要进行往来管理，那么必须将企企业如果需要进行往来管理，那么必须将企业中供应商的详细信息录入供应商档案中。建立业中供应商的详细信息录入供应商档案中。建立供应商档案直接关系到对供应商数据的统计、汇

58、供应商档案直接关系到对供应商数据的统计、汇总和查询等分类处理。在采购管理等业务中需要总和查询等分类处理。在采购管理等业务中需要处理的供应商户的档案资料，应先行在本功能中处理的供应商户的档案资料，应先行在本功能中设定，平时如有变动应及时在此进行调整。设定，平时如有变动应及时在此进行调整。 供应商档案必须在最末级供应商分类下增加。供应商档案必须在最末级供应商分类下增加。 若无供应商分类，则将供应商归入无供应商若无供应商分类，则将供应商归入无供应商分类。分类。 关于设置供应商档案的详细内容请参照设置关于设置供应商档案的详细内容请参照设置客户档案的客户档案的操作操作步骤或参见软件中提供的帮助步骤或参见

59、软件中提供的帮助信息。信息。 注意注意: :5 5项目档案项目档案 项目核算是账务系统辅助核算管理的一项重项目核算是账务系统辅助核算管理的一项重要功能。一个单位项目核算的种类可能多种多样，要功能。一个单位项目核算的种类可能多种多样，比如，在建工程、对外投资、技术改造等等，为比如，在建工程、对外投资、技术改造等等，为了满足企业的实际需要，在计算机账务系统中，了满足企业的实际需要，在计算机账务系统中，借助于计算机处理数据的特点，设计了项目核算借助于计算机处理数据的特点，设计了项目核算与管理功能，企业可以将具有相同特性的一类项与管理功能，企业可以将具有相同特性的一类项目定义成一个项目大类，在总账业务

60、处理的同时目定义成一个项目大类，在总账业务处理的同时进行项目核算与管理。一个项目大类可以核算多进行项目核算与管理。一个项目大类可以核算多个项目，为了便于管理，企业还可以对这些项目个项目，为了便于管理，企业还可以对这些项目进行分级管理。进行分级管理。 必须将需进行项目核算的科目设置为项目账类必须将需进行项目核算的科目设置为项目账类后，才能定义项目和目录。后，才能定义项目和目录。 如果使用存货核算系统，可以在此选择如果使用存货核算系统，可以在此选择“使用使用存货目录定义项目存货目录定义项目”，即使用存货系统中已定义，即使用存货系统中已定义好的存货目录作为项目目录。好的存货目录作为项目目录。 项目大